MATERIAL PRELIMINAR - OFICINA 23

Administração do Tempo: Pontos de Atenção

Tomadores de tempo

Vamos iniciar nossa “Oficina de Aprendizagem” entendendo um pouco mais dos tomadores de
tempo. Alguns exemplos: redes sociais, jogos….sabemos que o tempo é um dos fatores mais
falado nos dias atuais, pois é indispensável o uso do relógio para planejarmos nosso dia,
agendar compromissos, almoçar, definir tempo livre para ir à praia, sair com os amigos e ficar
com a família, sem falar que precisamos de tempo para ler e praticar atividade física. Porém
existem alguns “obstáculos” para que nosso objetivo seja atingido:

1º usar inadequadamente o tempo. Ou seja, fazer apenas o que dá prazer. O ser humano tem
uma tendência para buscar conforto, e se deixarmos a vida nos levar, seremos reféns de nós
mesmo, pois realizaremos somente aquilo que queremos e deixaremos de lado aquela tarefa
que precisa ser feita, aquele exercício que precisa ser começado entre outros. Claro, sabemos
que às vezes, é necessário momentos de "relaxamento", mas não podemos viver uma vida sem
realizar tarefas difíceis que exigirá da gente mais esforço.

2º a perda de tempo pela dispersão. Muitas vezes, iniciamos uma tarefa e por falta de foco,
quando nos damos conta, estamos fazendo atividades totalmente diferentes daquela tarefa
inicial. Um exemplo do que estamos falando, é a internet: começamos fazendo uma busca e
quando vemos já estamos em outro assunto totalmente diferente que não era o foco daquele
momento.
3° é a falta de atenção concentrada e realizar as atividades no automático. O nosso cérebro é
programado para apagar as experiências repetidas. Assim, quando entramos em uma rotina, é
como se fizéssemos algo mil vezes, mas valendo só como uma. Entramos no piloto automático e
não vemos o tempo passar, perdemos a noção dos detalhes e quando nos damos conta, tudo
mudou, ou seja, muitas vezes deixamos de ter tempo de qualidade e não vemos os detalhes de
nossa própria vida.

E os tomadores de nosso tempo?

Esses tomadores podem ser de várias naturezas.

Os principais são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal.

Por tomadores de tempo de natureza institucional compreendemos: excesso de tarefas,

papéis, interrupções, telefonemas e reuniões.

Excesso de Tarefas: grande parte das pessoas tem coisas demais para fazer. O excesso de
tarefas frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando
imobilizada.
Excesso de interrupções: a maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período
razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos.
Aqueles que trabalham em locais abertos frequentemente se veem forçados a dar um pouco do
seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para dentro da sala e
dizer: "Você tem um minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá para você me dar uma
ajudazinha?" etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem
sempre o são, uma “ajudazinha" pode levar até 30 minutos quando não mais.
Como o relacionamento interpessoal no trabalho é algo que as pessoas julgam importante, elas
ficam sem saber como lidar com o problema sem serem indelicadas. Acabam se prejudicando,
tendo de ficar trabalhando até mais tarde, levar trabalho para casa ou não fazem com a
qualidade o que tinham para fazer.

Temos três elementos que devem ser considerados:

- a quantidade de reuniões realizadas;
- o tempo de duração dessas reuniões e
- o número de pessoas convocadas para a reunião.

Todos esses elementos em excesso são grandes tomadores de tempo!

Alguma vez você já ouviu que a importância de uma pessoa é medida pela quantidade de
reuniões que ela participa! Será?
Na maioria das vezes as pessoas são convocadas para reuniões sem antecedência, seus
objetivos não são anunciados com clareza, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída
previamente, as pessoas convocadas não sabem porque estão sendo convocadas nem o que se
espera delas, não podendo, portanto, se preparar.
Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos
participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida, nem são
informados do andamento das coisas que foram decididas.

Muito bem!
Agora que você conhece os tomadores de tempo de natureza institucional, vamos conhecer os
tomadores de tempo de natureza pessoal, mas antes…
Geralmente concluímos que o problema está mais nos outros do que em nós mesmos. Puro
engano!!

Existem tomadores de tempo que são gerados por nós mesmos. Vamos conhecer?

Tendência à Procrastinação: procrastinar é deixar para depois aquilo que você pode fazer
naquele momento, ou seja, adiar tarefas e deixá-las para depois.
A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos seres humanos.
Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que confrontadas com uma
tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a adiar, na
esperança de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária.
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada é muito
difícil, complexa, longa, ou desagradável.

Indecisão: a falta de objetividade é outro tomador de tempo. Ter dificuldade para tomar decisões
rápidas é um elemento que atrapalha muito na administração do tempo.

Falta de foco: quem não tem foco no que faz, raramente conseguirá administrar bem o seu
tempo. Pessoas desse tipo realizam várias vezes a mesma coisa (retrabalho), tem dificuldade
em iniciar e finalizar uma tarefa e se distrai com muita facilidade.

Perfeccionismo: tudo em excesso é nocivo! Ser perfeccionista pode atrapalhar muito na sua
administração do tempo. É claro que precisamos de organização, controle, disciplina, capricho
etc., mas em excesso pode se transformar em um grande problema.

Elementos do TEMPO:

Hoje em dia é comum vermos pessoas correndo pra lá, correndo pra cá. O conhecimento, as
pessoas, as mudanças caminham com uma velocidade impressionante aos nossos olhos. E
somos movidos a um único fator: o tempo!

Como pode existir pessoas que conseguem conciliar uma série de atividades: trabalho,
família, estudo, amigos, saúde e lazer ao mesmo tempo? E outras que quando questionadas
sobre a realização de determinadas tarefas como ler um livro ou praticar atividade física,
simplesmente respondem que não tem tempo.

Por que algumas vezes o tempo passa muito rápido e em outras horas demora muito para
passar? Para todas as pessoas, o dia é composto por 24 horas, por que para algumas sobra
mais tempo do que para outras?

O que vocês acham?