AUXILIAR ADMINISTRATIVO

PROSOL

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Assistente administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondência .

Instrutora: Elaine Cristina

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Conceitos Básicos

PROSOL

Nosso primeiro encontro da aula de Capacitação será bordado conhecimentos básicos: teoria da administração, habilidades do administrador e processo de administração.

ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS Houve diversos questionamentos acerca dos pontos de vista sobre a administração: Ciências ou arte? Atualmente, podemos afirmar que cada administração apresenta seu estilo, cada qual com as suas virtudes e sua forma ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado. A administração, também chamada gerenciamento ou gestão empresas, supõe a existência de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo comum que é a empresa. Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
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Técnica- Utiliza conhecimetnos, métodos e técnicas nec essarias para a realização de tarefas especificas; Humana ± Capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analizando as suas atitudes e motivações; Conceitual ±Analisa a complexidade da Empresa, ajustando o comportamento das pessoas com as técnicas implementadas.

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PODC Funções do Administrador PLANEJAR ±Traçar o plano de ação, visualizando um esttado futuro. ORGANIZAR ± Processo de ordenar o fluxo de pessoas e matériais, abtendo o máximo de resultado com um mínimo de recurso. DIRIGIR ± Delegar ás pes soas responsabilidade na execução do plano de ação. CONTROLAR ± Acompanhar tudoo que na Empresa analizando se está dentro do Planejamento.

Instrutora: Elaine Cristina

Falta de Comunicação. O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço. Fatlta de Coordenação. podendo ser aplicadas por todos. de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos: y y Eficiência ± fazer certa coisa. Falhas na Comunicação podem gerar problemas. Emissor CANAL DE INFORMAÇÃO Receptor Retorno ± Feed Back Instrutora: Elaine Cristina .AUXILIAR ADMINISTRATIVO EMPRESA PROSOL Entidade que reunie os fatores de produção com a finalidade de desvolver uma atividade econômica TERRA TRABALHO CAPITAL EMPRESA A As empresas possuem três objetivos. COMUNICAÇÃO As empresas sofrem os principais desavios/problemas. Excesso de Burocracia. Os administradores buscam o alcance dos três objetivos. Eficácia ± fazer a coisa certa. além de atritos pessoais. A regra do processo de comunicação é simples. Falta de liderança. A remuneração do material humano. y y y y y y A comunicação dentro da Empresa é fundamental para o andamento do processo. Falta de iniciativa e criatividade. Falta de redefinição de Áreas eresponsabilidades. entre os depatarmentos. y y y A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço .

Não-verbal ± são gestos. Podemos nós comunicar de diversas formas. o importante é saber expressar seus sentimentos e vontades. Culta. Coloquial. sinais. representa a volta de mensagens enviada pelo emissor. Popularou Regional.Quais são as habilidades admirativas? __________________________ _____________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________ ________ 3-Cite os principais problemas que as empresas enfrentam e sua opinião para soluciona-los. Este retorno pode ser tanto positivo quanto negativo. y Retorno Instrutora: Elaine Cristina . dentre elas destaca -se: y y y Verbal.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL O processo bem aplicado pode gerar bons resultados para a empresa. O Feedback. y Canal de informação. Escrita ± a escrita. o importante é conhece rmos esta diferença. A linguagem pode ser : y y y y ATIVIDADES 1-Defina com suas palavras o que é Administração? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________________ ______ 2. Vulgar. códigos e símbolos.a fala.Faça um texto onde se possa identificar: y y Emissor. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Receptor.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ _________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ __________________ _____________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _____________________ __________________________________________ _______________________________________________________________ Instrutora: Elaine Cristina .

y Acompanhar os casos pendentes. Instrutora: Elaine Cristina . você terá noções de tipos de clientes e ações e podem ajudar a melhor definir o produto . y Falta de Flexibilidade. y Cliente Intermediário: é que intermedeia a venda dos produtos. CLIENTES: QUEM SÃO ELES? y Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serv iços da empresa. y Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores . primeiramente. PARA QUE OS PROBLEMAS DOS CLIENTES POSSAM SER SOLUCIONADOS É PRECISO: y Escutar. O QUE AFASTA UM CLIENTE? y Falta de atenção. por isso nesta aula. sugestões e críticas. apurar opiniões. y Indiferença. CONHECENDO O CLIENTE Ainda são raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes. y Registar as informações recebidas. y Posicionar diariamente a gerencia sobre as ativid ades realizadas. a faixa etária e classe social. sabermos quem são os nossos clientes. y Descortesia. anotar e levar o caso á gerencia. entre outras informações importantes. Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso. saber qual o grau de satisfação.AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2º CLIENTE PROSOL É fundamental o conhecimento do tipo de cliente que frequenta a empresa. y Erros. y Dificuldades de acesso ás informações. y Morosidade.

ATIVIDADES 1-Quais são os tipos de clientes? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. que tipo de produto ou serviços tem carência no mercado atual. ATRAVÉS DO MARKETTING CONSEGUIMOS: y Conhecer as tendências e preferencias dos clientes.  Propaganda ±é a comunicação em massa. pois informações sobre a empresa ou produto.O que afasta um cliente da empresa? Instrutora: Elaine Cristina .AUXILIAR ADMINISTRATIVO QUAL O PIOR CLIENTE? PROSOL O PREÇO DA INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇOS VENDAS MARKETING Marketing é o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING  Pesquisa de Mercado ± refere.  Merchandising ± exposição do produto ou serviço. de acordo com a necessidade do mercado. cujo objetivo é difundir informações. pois veicula. A mídia é uma importante ferramenta para a propaganda. saber qual a sua necessidade.se a pesquisar o cliente. y Manter a imagem do produto ou serviço em alto nível. de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. criar atitudes e induzir a ações benéficas. y Comprar pelo melhor preço e vender por um preço competitivo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL __________________________________ _____________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. utilizar corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho. MERCADO DE TRABALHO PERFIL PROFISSIONAL Atuais exigências do mercado de trabalho Muito mais que habilidades técnica.Quais são as principais ferramentas do Marketing? _______________________________________________ ________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4 . ele deve possuir algumas habilidades que determinam sua conduta social. além do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão. As idéias são comp artilhadas e estudadas em Instrutora: Elaine Cristina . faça a simulação da venda de um produto. ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobreo mundo em geral. Analise estes dois exemplos: EMPRESA A: A empresa A é composta por pessoas com ótimashabilidades técnicas. saber resolver conflitos em seu ambiente de trabalho. seguindo os passos para uma boa venda. cooperar com o próximo. o mercado de trabalho atual exigindo pessoascom habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso significa que.Com a ajuda do educador. Os trabalhadores desta empresa respeitam uns aos outros e há bastante cooperação entre eles. motiva r sua equipe e ainda. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em equipe. todas interessadas em um objetivo único e motivadas para alcançar tal objetivo. ter ideias criativas no desempenho das atividades e soluções de problemas.

‡ Comunicação e colaboração: saber ouvir e comunicar-se com os colegas de trabalho. qual é o perfil do profissional do futuro? Quais as qualidades que gerentes.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL grupo com a participação de todos. colaborar comos membros da equipe. porém os trabalhadores desta empresa pensam apenas em seu próprio desenvolvimento. implementar soluções. empresários e patrões estão dando maior atenção atualmente? ‡ Aprender a aprender: ter curiosidade e vontade de aprender novatécnicas e competências. demonstrar interesse no autodesenvolvimento. gerar novas idéias. refletindo em aumento de salários. agir. benefícios e gratificações. ‡ Raciocínio criativo e resolução de problemas: saber definir ereconhecer problemas. A redução do estresse no trabalho. Tanto os sucessos quanto às derrotas são divididas. saber trabalhar efetivamente em grupo. quanto para a empresa. Por fim. solucionar conflitos e compartilhar as melhorespráticas em seu ambiente de trabalho. Taishabilidades comportamentais geram satisfação tanto para o trabalhador em seuambiente de trabalho. não ajudam uns aos outros na resolução de problemas ou na aquisição de novos conhecimentos. EMPRESA B: Esta empresa é composta por pessoas com asmesmas habilidades técnicas que as da empresa A. Instrutora: Elaine Cristina . controlar e avaliar os resultados. escondem as novas idéias para seu próprio mérito. Pare e pense: Qual destas empresas terá mais sucesso no futuro? Emqual delas você gostaria mais de trabalhar? Por que? Repare que os funcionários das duas empresas possuem as mesmascompetências técnicas. porém são as habilidades de personalidade ecomportamento que farão a empresa A se destacar no mercado de trabalho. aunião da equipe e a formação de laços afetivos se traduzem em maior produtividadepara a empresa. saber pesquisar sozinho sobre um assunto.

Para que serveo currículo? O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional. sua formação escolar. você deve ter todo o cuidado ao prepará-Io. que quer dizer "Carreira da Vida". além de dados pessoais como endereço. telefone e data de nascimento. asprincipais atividades e funções exercidas. pois um currículomal elaborado pode desqualificar um candidato. Instrutora: Elaine Cristina . Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículoeficiente. portanto. cursos eestágios. Já o currículo bem feito facilita oingresso no mercado de trabalho.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡ Desenvolvimento de liderança: ser capaz de dar autonomia aos colegas de trabalho. a palavra currículo vem do latim"CurriculumVitae". visualizar energizar e capacitar um grupo ou equipe paraatingir as iniciativas empresariais DICAS PARA UM CURRÍCULO COMPETITIVO Elaborando o Currículo Qualo significado da palavra currículo? Segundo o dicionário Aurélio.

a empresa solicitará. Cursos Não é preciso relacionar todos os cursos realizados. Instrutora: Elaine Cristina . o tempo detrabalho e. Dados como RG.AUXILIAR ADMINISTRATIVO Objetividade PROSOL O currículo não deve ser longo. ressalte em seu currículo asua formação escolar e cursos realizados. Se você tem uma lista extensa de empregos anteriores selecionesomente os 05 últimos. Mencione também suas habilidades maisrelevantes. Fotografia Não anexe fotografia. Relacione somente os mais importantes (iniciando pelo mais recente) e que sejam afins ao cargo que você está pleiteando . oprofissional responsável pela seleção de pessoal na empresa poderá considerá-Iopouco prático e pode perder o interesse em lê -Io. não ultrapasse duas páginas. Lembre-se que o selecionador tem muitos currículos para analisar. Caso contrário. Neste caso. CPF e Carteira de Trabalho não d evem ser colocados. Experiência Inicie pela experiência mais recente (último emprego). a não ser que seja soli citado. utilize uma fotografia recente e de boa qualidade . o cargo exercido. Especifique a empresa. Sófaça uma terceira página se sua experiência for realmente longa. as atividades desenvolvidas. portant o. Posteriormente. resumidamente. Primeiro Emprego Se você ainda não tem experiência profissional. se forem necessários.

e as principais atividades desenvolvidas. ‡contatar agências ou consultorias de recrutamento. Ao procurar emprego você tem algumas opções como: ‡verificar anúncios em jornais. tempo de trabalho. ‡contatar bolsas de empregos em sindicatos. O seu currículo poderá ser enviado via intern et. por e-mail (correio eletrônico). pelo correio convencional. instituição e período.indicar cursos diversos como: línguas. cargo exercido.Área que pretende atuar ‡ESCOLARIDADE. ‡ procurar bolsas de empregos em órgãos e Secretarias do Trabalho. É importante fazer uma revisão antes da entrega ou remessa do currículo. ‡CURSOS.AUXILIAR ADMINISTRATIVO MODELO DE RESENTAÇÃO ‡ DADOS PESSOAIS PROSOL Nome Idade Endereço Telefone e-mail ‡OBJETIVO. ‡Todos os dados informados no seu currículo devem ser precisos everdadeiros. ou entregue pessoalmente.indicar o curso. informática. Não esquecer de indicar a carga horária do curso ‡EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL . Envio via Internet Atualmente a internet é um meio de seleção de pessoal cada vez maisuti lizado. ‡verificar sites de recrutamento na internet.locais. ‡O currículo não deverá conter capa. Para utilização da internet você deverá disponibilizar seu currículo em umahomepage (página da internet). Instrutora: Elaine Cristina .

‡Não use tênis. Exclua jeans. futebol. 2 Apresentação e Postura na Entrevista de Seleção. ‡Use roupas sóbrias e discretas. ‡Caso você não tenha experiência profissional. atente-se para a boaeducação e imagem que irá transmitir. Desenvolva um raciocínio completo. disposição e comprometimento com o trabalho. E possibilita aocandidato expor suas qualificações pessoais e profissionais. ‡Fale com clareza e naturalidade. bermudas. postura. portanto. ‡Evite assuntos polêmicos como política. ‡Mãos e cabelos devem estar bem cuidados. ‡ Confirme data. ‡Não exagere na maquiagem e no perfume. evite gírias e vícios de linguagem.dedicação. ‡Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa. fale das suas habilidades. O que é a entrevista de seleção? A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Destaforma você estará demonstrando interesse no cargo. sem se estenderdemais. e religião. Seja objetivo. aguarde a sua vez de falar. Na entrevista o selecionadorbusca obter fatos relacionados ao histórico profissional e confirmar as informaçõescitadas no currículo. Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa. Tenha cuidad o com a gramática.AUXILIAR ADMINISTRATIVO Pessoalmente PROSOL Oriente-se na recepção ou portaria da empresa sobre como proceder para aentrega do currículo. ‡Se a entrevista for coletiva. Instrutora: Elaine Cristina . não comentando fatos negati vos de outra empresa ou pessoas. Os sapatos deverão estar limpos e engraxados. lembre-se queneste momento você já está sendo avaliado. horário. ‡Seja ético. roupas curtas e com Decotes. ‡Chegue no mínimo 10 minutos antes do horário marcado. mas eviterespostas como "sim" e "não". A entrevista também permite ao selecionador de pessoal avaliar aaparência. en dereço e nome do entrevistador. ‡Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista. e a qualidade da fluência verbal do candidato.

Falar ao telefone pode parecer muito fácil.a clareza e a atenção são. Instrutora: Elaine Cristina . pois suas informações serão verificadas. ‡Não minta em relação ao seu currículo. não deixando que o telefone toque mas de três vezes. alguns cuidados a observar nas comunicaçõestelefônicas. A sua responsabilidade como profissional ao fazer ligações ou receber chamadas telefônicase muito maior do que se pensa.outras empresas e o publico em geral é feita por telefone. INSTRUMENTOS Uso de Instrumentos de Atendimento e ferramentas de trabalho No ambiente de trabalho é importante que o profissional desenvolva uma conduta que tenha como objetivo a correta realização de suas ações.O tom de voz. No momento da entrevista. independente do seu ramo deatividades. uma vez que grande parte do rela cionamento com os clientes. pois neste momento você está passando uma imagem sua eda empresa em que trabalha. mas se engana quem pensa assim. afinal é aí que começamsuas chances de aprovação . ‡ Não atenda ao telefone apenas com ³Alo´. fornecedores. ‡ Atendimento Telefônico A comunicação telefônica e essencial para uma empresa. Dicas ‡ Atenda ao telefone prontamente.Estes hábitos só se adquirem com a prática e bons métodos. ³um momento´ e ³obrigado (a)´.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡Lembre-se de desligar o celular. entre outros. ³Por favor´. aposte na sinceridade. sempre mencione o nome da empresa e o seu nome. ‡ Diga sempre.

meu amor. que permite a comunicação entre pessoas. demonstrando rapidez e se gurança nas informações. Expressões condicionais(poderia. ³Simular na sala de aula um atendimento telefônico. um minutinho. E-mail ± endereço eletrônico É um sistema de transmissão de informação. só ne). FAX Instrutora: Elaine Cristina . oi cara. só um minuto. ‡ Expresse suas idéias com clareza. Ok). É considerado um modo econômico e rápido de enviar e receber informações. benzinho) . 5. pode crê . faria. prejuízos. independente de onde se encontram.Gírias (Ta legal. registrando o nome de quem telefonou. Tratamentos íntimos (querido(a). com duas cenas. atendimento correto e atendimento incorreto´. impossível) . ta. que são os ±profissionais-divisõesdepartamentos. 6. Palavras e Expressões que não devem ser usadas 1. 3. 2. tudo encima. Expressões que indiquem tempo(um momentinho. que utilizam os serviços de outros profissionais dentro da própriaempresa.rapinho). nunca. Não se esqueça de seus clientes internos.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡ Tenha sempre papel e caneta para anotação. 4. 7. Lembre-se é a partir de sua postura ao tele fone que o publico vai formar a imagem daempresa. gostari a. Palavras Negativas(Problemas. Exageros(Nunca tivemos uma única reclamação). se o senhor quisesse). numero. Expressões repetitivas (ne. falou. dificuldades. valeu. ultrapassando meios mais convencionais. hora e data.

Sociedade empresarial (Sociedade Limitada): formada por dois ou mais sócios (havendo limitações. residente ou não no Brasil. DADOS CADASTRAIS Razão Social: Nome da empresa. tem como principal finalidade. ata. Instrutora: Elaine Cristina . Denominação: Recebe o nome das atividades da empresa. transmitir cópias.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Equipamento utilizado pelas empresas e organização em geral. e até Conselhos). 5º EMPRESAS Toda empresa deve ser constituída devidamente para que seja Notas reconhecida e possa emitir entre outros. registrada no Registro Civil das Pessoas Jurídicas. LEGALIZAÇÃO E LOCALIZAÇÃO DAS EMPRESAS CONTITUIÇÃO DE FORMA JURIDICA Empresa Individual: Formada por uma única pessoa e o objetivo é mercantil Fiscais. pelo novo código civil passou a denominar ³Empresário´. seus sócios podem ser pessoas físicas ou jurídicas. Este equipamento pode ser instalados diretamente na linha telefônica ou através do computador. o Fax também conhecido como Fác-similie. Sociedade civil de Profissão ou Sociedade Simples (S/S): Constitui exclusivamente por pessoas físicas domiciliadas no país. (unipessoal). objetivo poderá ser mercantil ou civil. pedir empréstimo bancários. A empresa para de considerar habilitada é necessário estar registrada em: y Junta Comercial. objetivo: prestação de serviços relativos ao exercício de profissão legalmente regulamentada.

APLICAÇÃO DO CONCEITO 5S Seiri: senso de utilização. Instrutora: Elaine Cristina .E). EMPRESAS PÚBLICAS. pretende-se identificar de forma rápida. fácil e de grande visibilidade. onde o capital é de origem particular. os itens ou bens que. Este S focaliza-se na eliminação dos itens desnecessários. que corresponde a eliminar o que é desnecessário. precisamos de um ambiente de trabalho agradável e favorável. Com a colocação das etiquetas vermelhas. Nº de Inscrição Estadual (I. y y Decoração. PRIVADAS E MISTAS Públicas: A empresa é oriunda de órgãos governamentais. Receita Federal. Som. Privada: Provinda de uma firma individual ou sociedade. separando-o do que de facto é necessário. Mista: È a junção de Empresas Pública e Privada. Limpeza. Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ± CNPJ. à partida. Prefeitura Municipal. Uma das metodologias mais utilizadas é a colocação de etiquetas vermelhas nos itens que não são necessários para a conclusão das tarefas. Seguem abaixo algumas medidas que podem tornar ainda mais produtivo e agradável o ambiente de trabalho: y y y Ventilação Iluminação.AUXILIAR ADMINISTRATIVO y y y y y PROSOL Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. CONDIÇÕES DE TRABALHO Para obter qualidade e produtividade.

periodicidade limpeza dos postos de trabalho. eliminando perdas de tempo e de eficácia. deve -se também procurar analisar se os equipamentos se encontram em condições de uso. datas para a identificação dos destino a dar aos itens desne cessários. padronização. que significa colocar em ordem. bem como criar metodologias de controlo para que as condições de limpeza e arrumação se mantenham. para que possam facilmente ser utilizados e arrumados. os locais ou postos de trabalho já se encontram devidamente organizados. sempre com o objectivo de aumentar a produtividade do trabalho. procede-se à criação de uma nova forma de organização dos postos de trabalho. etc. definição de níveis de stocks mínimos. o que é conseguido mediante a realização de tarefas como: (i) Identificar a me lhor localização para os itens considerados como necessários. sejam eles. etc. Shitsuke : senso de ordem mantida que significa disciplina. Seiketsu : senso de higiene que significa asseio. calibrações. O que se pretende nesta fase. com a retirada de tudo o que é dispensável para a realização das tarefas. guardando de forma ordenada tudo que é necessário. (ii) Organizar a forma de manter esses itens nos locais definidos. que todos se apercebam quando algum item não está no local. O passo a seguir consiste em efectuar uma limpeza a fundo. (iii) Conseguir fazer de uma forma visual fácil. Seiso: senso de limpeza que significa eliminação dos desperdícios. Para isso será necessário de finir por escrito os aspectos a controlar de forma a que se possam atingir os objectivos traçados. Depois de uma primeira arrumação dos locais de trabalho. Nesta fase deverão ser definidas regras e metodologias para sistematizar a manutenção do trabalho inicial. tendo apenas o que é necessário e nas quantidades necessárias. consiste na Instrutora: Elaine Cristina . de forma a que não se corra o risco de voltar à situação inicial. Seiton: senso de organização. nomeadamente em termos de manutenções. Nesta fase. é repensar toda a forma de trabalho. com o cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL não terão utilidade num determinado local e que podem ser deslocados para outras zonas. (iv) Definir limites para stocks. A última fase dos 5S¶s. (v) Definir e implementar indicadores para monitorizar a situação. aferições. Para além das tarefas normais de limpeza.

Pública e Mista.Arrumação.Em uma empresa que você trabalha faça uma avaliação em relação as condições de trabalho. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2.Faça uma redação ressaltado a importância da aplicação dos 5s. formação e autodisciplina e (ii) assegurar que os 5 S¶s se tornem o hábito de todos os colaboradores.Limpeza SEIKETSU . _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________ ______________________ ______________________________________________________________ 3. Instrutora: Elaine Cristina .Padronização SHITSUKE .Disciplina ATIVIDADES 1-Explique o que é Empresa Privada.Utilização SEITON . cada vez com mais e melhores resultados. SEIRI . Ordenação SEISO .AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL execução de um trabalho contínuo de forma a que os esforços e recursos com a metodologia dos 5 S¶s seja mantida. Para isso será necessário definir um sistema de medição e monitorização das novas regras e práticas implementadas. as principais preocupações são: (i) Assegurar a manutenção da aderência dos colaboradores à metodologia dos 5S¶s através de comunicação. Nesta última fase.

Entretanto. Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo: Instrutora: Elaine Cristina . em virtude de ter a carta demorado a chega r ao destinatário. nas grandesorganizações. existe uma seção denominada Seção de Protocolo. o nome de quem recebeu e o numero do protocolo. FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la. Os dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar.realmente.sempre se colocam a data.Algumas organizações acrescentam o assunto tratado na documentação.possibilitando a sua localização rápida. justificará o atraso na respost a estecontrole a que nos referimos denomina -se protocolo e apresenta também avantagem de controlar a movimentação do papel dentro da própria organização. providencia-se um recibo. haja um grande período de tempo e ntre a resposta e a emissão dacorrespondência. onde todos osdocumentos destinados à empresa são entregues. para ser entregue ao remetente. anotada na carta. O protocolo é de tamanha importância que.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL DOCUMENTOS Documentos diversos PROTOCOLO CONCEITO DE PROTOCOLO: O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previneimprevistos desagradáveis. Data de entrada. se. Pode ocorrer ainda que. paraverificar se não faltam anexos mencionados. Após a verificação. se o número está correto. ela deve ser entregue naquele Departamento.

Neles. Quando o funcionário recebe o document o. no documento. Existem também cadernos de protocolo. que circulam de uma seçãopara outra. risca a anotação relativa àseção onde ele se encontrava. o número seqüencial e o nome da seção.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL SECÃO DE ARQUIVO Protocolo nº__________ Data:___/___/____ Assinatura____________ TINTAS RUBI Protocolo Assunto: Pedido de catálogo Nome: Empresa Dois Irmãos N 007 Data: 03/04/78 Recebido por: Anota-se. cuja desvantagem éser feito em folha solta. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Instrutora: Elaine Cristina . a data de en trada. podendo -se perder facilmente. registra-se a data de entrega do documento. CARGA É o nome que se dá ao registro cumulativo das entradas e saídas dodocumento de cada seção. ARQUIVO Além de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos. confecciona-se um carimbo com estes dados e ele éutilizado para facilitar a anotação. Normalmente.é também conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por umapessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades e conservadas por essapessoa ou assessores. para consultas fut uras. Este registro é feito na própria pasta ou envelope onde se coloca odocumento. Substituem o recibo de protocolo. o assunto de quetrata e nome quem recebeu.

d) em ordem cronológica. endossá -lo. Estevisto garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente parapagá -lo. desde que identificada a assinatura doendossante). seja por países. e) em ordem de assunto. Toda empresa dispõe de um certo numero d documentos que devem. b)nominal___________ é o que consta o nome da pessoa que deverecebê -lo.. cidades. bairros. c) em ordem numérica. Daí a preocupação em não perdereste tipo de cheque. Podem ser classificados como: a) em ordem alfabética. ser arquivados por assunto. mediante identificação(porém. Um cheque visado é como dinheiro. é a arrumação dos documentos em ordem de data de emissão ou de chegada. isto é. feito sempre dentre de uma rigorosa seqüência alfabética. ou seja. Instrutora: Elaine Cristina . se essa pessoa assinar no verso. etc. suas relações etc. os que se referem à direção geral dos negócios. estados. prevalecendo a ordenação dos documentos dentre de uma divisão geográfica. O banco pagará a essa pessoa. com vantagem. b) em ordem geográfica.. considerando letra por letra. outropessoa poderá recebê-lo. municípios. c) cruzado_____________ este che que é carimbado ou riscado comdois traços transversais. consiste em grupar os documentos de acordo com o assunto neles tratados. Existem vários tipos de cheques: a) portador__________ qualquer pessoa que o apresentar ao caixa debanco poderá retirar o dinheiro.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e maisfreqüentemente procurado pela empresa. d) visado____________ é aquele que recebe um visto do banco. dispondo os documentos em seqüêncianumérica.

ou vai a um anco fazer umempréstimo.e) especi l cheque que co erente o pagamentoat certo limite. arante e a comprovação a e rea organi ações NOTA P OMISSÓ IA uando você faz uma compra a prazo. que é aceita. assina uma ota Promissória. pagamentos financeira. A pessoa que emite um cheque especial tem umcart o i entificação que etermina o limite garanti o pelo anco.Portanto. OPI DE E UE e suma import ncia Esta ferramenta para a organi ação e controle e cheques emiti os. isto é assinada pelo devedor . Instr t r : l ine ristina ¡ AUXILIAR ADMINIS RATIV   PROSOL um e ¦ ¤¥ ¤ £¢ . prometendo pagar a dívida ouempréstimo ota Promissória é um a promessa de pagamento. determinada data.

tributadas pelo ICMS ±Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços -quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial. Instrutora: Elaine Cristina .AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL RECIBO COMERCIAL O Recibo é muito importante em um acordo comercial. cada uma para uma finalidade. NOTA FISCAL OPERAÇÕES MERCANTIS NOTAS FISCAIS Existem alguns modelos de Notas Fiscais. pois é a sua única prova que a transação financeira foi concretizada e ambas as partes estão de acordo com o que está escrito no mesmo.  Nota Fiscal de Venda a consumidor: está Nota Fiscal é emitida nos casos de venda a consumidor. e qual operação está sendo realizada. A sua utilização depende do tipo da empresa que a emitirá.

quantidade . Instrutora: Elaine Cristina . sendo fundamental a descrição do serviço prestado (este modelo de nota pode variar de acordo com o município ). Emitimos este documento. valores. nos casos de saída ou entrada de mercadorias. impostos. é necessário a citação da natureza da operação.  Nota Fiscal ± Fatura: Comprova a origem da mercadoria. a descrição do produto.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL  Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de serviços.

..  O CUPOM FISCAL é o documento fiscal emitido.. Humberto Piragibe Magalhães e ChristóvãoPiragibe Tostes Malta (Dicionário Jurídico. crédito. quando inclui elementos da legislação fiscal... ou prestação de serviços sem benefício financeiro á empresa emissora......ECF. qualquer que seja o valor da operação.. transporte de bens. 1º:371). Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes..... à pessoa natural..... a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal. empréstimos de bens.....  A DUPLICATA MERCANTIL OU SIMPLESMENTE DUPLICATA... principalmente as do IPI -ICMS-ISSQN... a fatura só é emitida para pagamentos ainda não ef etuados (vendas à prazo ou contra-apresentação). ou consumida no próprio estabelecimento pelo comprador.. É título casual... a definem como o título de crédito constituído por um saque vinculado a um crédito decorrente de contrato de compra e venda mercantil ou de prestação de serviços igualado aos títulos cambiários por determinação legal. circulável por meio Instrutora: Elaine Cristina .. nas vendas à vista.. como por exemplo na devolução de produtos ou cancelamento de contrat os de serviços...... Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal....... .AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Fixando conceitos e tirando duvidas.... as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como na regularização de do ações.. pelo equipamento Emissor de Cupom Fiscal . Em geral.é um documento comercial que representa a venda para clientes domiciliados em território nacional.  Fatura (português brasileiro) ou factura (português europeu) ..... ou jurídica não -contribuinte do imposto em que a mercadoria for retirada. Entretanto....  A NOTA FISCAL é um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa.. formal. No Brasil usa-se também como documento fiscal..é uma espécie de título de crédito que constitui o instrumento de prova do contrato de compra e venda..... Nesse caso o formulário denomina -se "nota fiscal/fatura".

vencida. uando  Carnê é uma ordem de pagamento impressa. e ele deverá devolvê-la dentro de 0 dias. A duplicata paga. identificada e com orientação de desconto ou acréscimo em decorrência da efetuação de uitação.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL    ©  de endosso e negoci ©  fat ra de mercadorias endidas a prazo. para cobrança de serviços prestados. emissão. Geral ente tít lo de crédito assinado elo ¨§ . A duplicata tem origem em uma só fatura. É obrigatória nas vendas  mercantis a prazo e pode ser protestada por falta de pagamento. com a sua assinatura de   A duplicata deve ser apresentada ao devedor dentro de  0 dias de sua aceite ou declaração escrita esclarecendo por uitação no próprio título. para segurança do devedor. porém de uma só fatura podem ser extraídas di ersas duplicatas. para ue não a aceita. com ue ele não possa ser cobrado por algum   endossário de má-fé. A duplicata de prestação de serviços é título emitido por profissionais ou por empresas. deve ser retirada de circulação. Instr t ra: Elaine Cristina    comprador em  e promessa de pagamento da antia correspondente  el.

 A decisão de compra deve ser com o pleno conhecimento das tendências de mercado.  Deve-se analisar a qualidade dos produtos.Discorra sobre os benefícios da boa compra . preços e condições de pagamento. ATIVIDADES 1.Necessidade da empresa.  Deve-se acompanhar a constante evolução do mercado. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º . 3. 3º Condições atuais de mercado. 2º Disponibilidade de Vendas para a compra.AUXILIAR ADMINISTRATIVO ORÇAMENTOS DE VENDAS PROSOL Quando é solicitado pelo cliente um orçamento para a sua empresa. mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucros. ____________________________ _____________________________________________________________ __________________________ ___________________________________ 2. ORDEM DE COMPRA As compras são de vital importância para o bom funcionamento e andamento da empresa.______________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Instrutora: Elaine Cristina .Elabore um orçamento de venda. PRINCÍPIOS PARA A COMPRA FICAZ  Os métodos de compra devem adapta-se ás necessidades da empresa.Cinte alguns tipos de N.F existentes. em relação a tecnologia e beneficio. Informações não citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente. o mesmo deve conter informaçõesnecessárias para a efetivação da venda.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ASSISTENTE ADMINISTRATIVO COM ÊNFASE EM RH TRABALHO EM EQUIPE PAGINA 49 ASSISTENTE DE DEPARTAMENTO PESSOAL Instrutora: Elaine Cristina .

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