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Apostila Outlook
Apostila Outlook
OUTLOOK 2010
2013
CURSO OFERECIDO PELO PIT – PROGRAMA INTERNO DE
TREINAMENTO DO SEMASA, ABRANGENDO RECURSOS DO INSTRUTOR –
PROGRAMA QUE SÃO POUCO USADOS OU DIFUNDIDOS DENTRO
DA AUTARQUIA.
DENIS KATKO
Curso de Outlook 2010 PIT – Programa Interno de Treinamento Denis Katko
Sumário
O que é o Outlook?..................................................................................................................... 4
Adicionar uma conta de e-mail ................................................................................................ 4
Criar uma nova mensagem de e-mail ..................................................................................... 5
Encaminhar ou responder a um e-mail ................................................................................... 5
Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail ................................................................. 6
Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail ............................................................... 6
Etapas Rápidas............................................................................................................................ 7
Adicionar uma assinatura de e-mail às mensagens .............................................................. 8
Adicionar uma assinatura padrão no Microsoft Outlook 2010 ........................................... 9
Criar um compromisso de calendário ................................................................................... 11
Agendar uma reunião com outras pessoas........................................................................... 11
Agendar uma reunião com outras pessoas........................................................................... 13
Criar um contato....................................................................................................................... 15
Criar uma tarefa........................................................................................................................ 15
Criar uma anotação .................................................................................................................. 16
Criando um Grupo de Contatos............................................................................................. 16
Adicionar sinalizador para acompanhamento ..................................................................... 18
Registrando informações em diário ....................................................................................... 26
Registrar itens e arquivos no diário ....................................................................................... 26
Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook ................................................... 27
Alterar automaticamente as horas de início e de término de todas as entradas ............. 28
Desativar o Diário .................................................................................................................... 29
Esvaziar o Diário ...................................................................................................................... 30
Denis Katko
Instrutor
O programa Microsoft Outlook 2010 é um dos programas que faz parte de uma suíte
(conjunto de programas) Microsoft Office 2010, da empresa Microsoft Corporation, São
eles Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint 2010 e Microsoft
Outlook 2010.
O Outlook 2010 começou a ser desenvolvido com base em um outro programa também
da Microsoft chamado OUTLOOK EXPRESS, até o surgimento do Windows 98 ele era
um dos componentes desse sistema operacional com a chegada em 2000 pelo Windows
XP ele foi incluído como um dos programas do Microsoft Office 2003, 2007 e 2010.
Antes de poder enviar e receber e-mails no Outlook 2010, você precisa adicionar e
configurar uma conta de e-mail. Se tiver usado uma versão anterior do Microsoft
Outlook no mesmo computador em que instalou o Outlook 2010, suas configurações de
conta serão importadas automaticamente.
Se você não tem experiência com o Outlook ou se estiver instalando o Outlook 2010 em
O Outlook 2010 permite que você se comunique com um ou mais destinatários usando
um amplo conjunto de recursos e personalizações.
Para remover um nome das linhas Para e Cc, clique nele e pressione DELETE. Para
adicionar um destinatário, clique na caixa Para, Cc ou Cco e digite o destinatário.
Arquivos podem ser anexados a uma mensagem de e-mail. Além disso, outros itens do
Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas, podem ser incluídos com as mensagens
enviadas.
Você pode abrir um anexo do Painel de Leitura ou de uma mensagem aberta. Depois
de abrir e exibir um anexo, é possível salvá-lo em uma unidade de disco. Se uma
mensagem tiver mais de um anexo, você poderá salvar vários anexos como um grupo
ou um por vez.
Abrir um anexo
Salvar um anexo
2. Na guia Anexos, no grupo Ações, clique em Salvar como. Você também pode
clicar com o botão direito do mouse no anexo e clicar em Salvar como.
Muitas das ações mais comuns que as pessoas costumam realizar nas mensagens de e-
mail envolvem várias etapas. Por exemplo, responder a uma mensagem e depois
movê-la para outra pasta ou encaminhar uma mensagem para a equipe. O Outlook
2010 inclui as Etapas Rápidas, uma galeria de comandos que executam essas tarefas de
várias etapas em um único clique. Assista a este vídeo para saber como as Etapas
Rápidas ajudam a operar nos e-mails com mais eficiência e a criar Etapas Rápidas
personalizadas para fazer tarefas repetitivas.
A tela abaixo é mostrada quando clicamos na pequena seta localizada a parte direita
inferior da tela acima
Você pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de e-mail que
incluem texto, imagens, seu Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou até mesmo
uma imagem da sua assinatura manuscrita.
necessários.
Nome
Diretoria ou Coordenadoria
Ramal XXXX - Área - Caixa Postal XX
Compromissos são atividades que você agenda no seu calendário e que não envolvem
convites a outras pessoas nem reserva de recursos.
Compromisso.
Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos
como salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas
na Caixa de Entrada.
Definir um lembrete
Você pode definir ou remover lembretes para vários itens, incluindo mensagens de e-
mail, compromissos e contatos.
reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
em Adicionar Lembrete.
pendentes usando lembretes. Clique com o botão direito do mouse na coluna Status do
Sinalizador na lista de mensagens. Ou, se a mensagem estiver aberta, na
guia Mensagem, no grupo Controle, clique em Acompanhamento e, em seguida,
clique em Adicionar Lembrete.
Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos como
salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas na sua Caixa
de Entrada.
Atalho do teclado Para criar uma nova solicitação de reunião em qualquer pasta do
3. Na caixa Local, digite uma descrição ou um local. Se usar uma conta do Microsoft Exchange,
4. Nas listas Hora de Início e Hora de Término, clique na hora de início e de término da reunião.
Se você marcar a caixa de seleção O dia inteiro, o evento será mostrado como um evento de 24
uma pessoa ou recurso para incluí-la na reunião. Se pesquisar com a opção Mais Colunas,
clique em Ir.
em OK.
verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da
reunião.
O painel Sugestões de Reunião localiza o melhor horário para a sua reunião (o período em
que a maioria dos participantes está disponível). Para selecionar um horário de reunião,
grade de disponibilidade.
10. Para configurar uma reunião recorrente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique
Para alterar o horário do lembrete da reunião, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em
O organizador também pode definir o horário do lembrete para os destinatários alterando esse
Criar um contato
Contatos podem ser tão simples quanto um nome e endereço de e-mail ou incluir
outras informações detalhadas, como endereço físico, vários telefones, uma imagem,
datas de aniversário e quaisquer outras informações que se relacionem ao contato.
Muitas pessoas mantêm uma lista de coisas a fazer — em papel, em uma planilha ou
com uma combinação de papel e métodos eletrônicos. No Microsoft Outlook, você
pode combinar várias listas em uma só, receber lembretes e controlar o andamento das
tarefas.
amigos, sem ter de adicionar cada nome sempre que escrever para elas. Para criar um
grupo de contatos:
endereços nem em seus contatos, crie ou adicione uma pessoa como um contato.
Com um sinalizador Clique Rápido, também é possível atribuir sinalizadores a itens com
apenas um clique.
Neste artigo
de término do dia de
trabalho de hoje
Amanhã Data atual mais um dia Data atual mais um dia Data de início do dia
Esta Semana Data atual mais dois dias, Último dia de trabalho Hora de início do dia
mas não depois do último dia desta semana atual mais dois dias de
de trabalho desta semana trabalho
Personalizado A data atual é exibida; A data atual é exibida; A data atual é exibida;
escolha uma data escolha uma data escolha uma data
Os sinalizadores criam um lembrete visível para avisar que uma ação está pendente.
Quando uma mensagem é sinalizada, um sinalizador é exibido para a mensagem na
lista de mensagens. Os itens sinalizados também aparecem na Barra de Tarefas
predeterminada.
Quando você passa o mouse sobre as mensagens sinalizadas na Lista de Tarefas, são
exibidos os detalhes associados ao sinalizador, como a data de conclusão, o tipo de
DICA Você também pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informações, consulte Adicionar um sinalizador de Clique Rápido.
em Acompanhamento e em um sinalizador.
DICA Você também pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.
Para obter mais informações, consulte Adicionar um sinalizador Clique Rápido.
Na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique com o botão
direito em Cartão de Visita, Cartão, Telefone ou Lista, clique
em Acompanhamento e em Personalizar.
Caso haja um sinalizador que você use com frequência, como Próxima Semana, ele
pode ser atribuído como Sinalizador Rápido. Quando você clica na coluna do
sinalizador, o Sinalizador Rápido é aplicado. Por padrão, o sinalizador Clique Rápido é
definido como Hoje.
3. Na lista Lembrete, clique na seta e depois selecione a data na qual você deseja
ser lembrado.
DICA Você também pode selecionar outras informações do item nas caixas Data de
Início, Data de Conclusão e Sinalizar como. Na lista Sinalizar como, selecione outro
texto como Revisar ou Responder a Todos, para reforçar para que serve o lembrete.
Esse texto aparecerá na Barra de Informações na mensagem. Também será possível
solicitação. Escolha entre as várias opções de uma lista ou digite seu próprio texto. O
texto padrão é Acompanhamento.
em Acompanhamento .
3. Na lista Sinalizar como, selecione uma ação ou digite seu próprio texto. O que
caixa Lembrete.
que acontece com as mensagens não lidas — por exemplo, mensagens de pessoas ou
grupos específicos — antes de chegarem à Caixa de Entrada.
5. Clique em Avançar.
OBSERVAÇÃO Para aplicar essa regra em todas as contas e nas pastas Caixa de
Entrada, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas na última
página do Assistente de Regras.
diário pode ser utilizado para controlar itens do Microsoft Outlook como, por
exemplo, mensagens de e-mail ou reuniões. Também pode controlar outros arquivos
do Microsoft Office; por exemplo, documentos do Word ou pastas de trabalho do
Excel. Pode inclusive manter um registro de qualquer interação que você queira
lembrar — mesmo que algo não esteja localizado no seu computador, como uma
conversa telefônica ou uma carta em papel que você tenha enviado ou recebido.
DICA Para acessar rapidamente o Diário, você pode adicionar o botão do modo de
exibição Diário ao Painel de Navegação. Na parte inferior do Painel de Navegação,
clique em Configurar Botões , depois em Adicionar ou Remover Botões e, por
4. Na lista Para estes contatos, marque as caixas de seleção dos contatos cujos
itens devem ser registrados automaticamente.
3. Na caixa Tipo de entrada, clique no tipo de entrada de diário que está sendo
registrada.
1. Localize o arquivo que você deseja registrar. Você pode usar o Outlook, o
1. Abra o contato.
Diário.
hora que você deseja usar para a data de término do item e clique em Término.
campos de hora usados para exibir itens na linha do tempo, o local e a duração dos
itens podem ser alterados na linha do tempo.
2. Forneça a nova data de início e a hora. Para alterar a hora de término, altere o
número na caixa Duração.
OBSERVAÇÃO A alteração das horas associadas a uma entrada de diário não altera a
hora de início do item, documento ou contato ao qual faça referência.
Desativar o Diário
Para desativar o Diário, limpe as várias caixas de seleção na caixa de diálogo Opções de
Diário. Não é possível desativar o Diário com uma única opção.
clique em Opções.
seleção.
contatos.
entradas do Diário.