Você está na página 1de 12

Apresentação

Vulgarmente se utiliza a expressão “Gestão do Tempo” mas, até que ponto faz sentido?

Na verdade, não é possível gerir o seu tempo! Este é igual para todos nós, é imutável, não se altera com
tentativas de esticar ou não o nosso dia.

Cada dia tem 24h e o tempo é de facto uma das poucas coisas na nossa vida que é totalmente igual para
qualquer um de nós. A nossa maior ou menor riqueza não o altera. O nosso passado não o modifica.

Não sendo correcto dizer-se “Gestão do Tempo”, não deixa de ser verdade que os nossos comportamentos
ao longo de um dia ou de uma vida alteram a nossa percepção do que fazemos durante o tempo que
usamos. Fica então claro que o que podemos fazer é “Gerir o nosso uso do Tempo”. Isto sim faz sentido!

Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos.
Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito
menos para os amigos.

O Futuro do Trabalho:
Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial

Domenico De Masi

TEMPO

A concepção comum de tempo é indicada por intervalos ou períodos de duração. Por influência de ideias
supostamente desenvolvidas por Einstein (teoria da relatividade), o tempo vem sendo considerado como
uma quarta dimensão do contínuo espaço-tempo do Universo, que possui três dimensões espaciais e uma
temporal.

Pode dizer-se que um acontecimento ocorre depois de outro acontecimento. Além disso, pode-se medir o
quanto um acontecimento ocorre depois de outro. Esta resposta relativa ao quanto é a quantidade de tempo
entre estes dois acontecimentos. A separação dos dois acontecimentos é um intervalo; a quantidade desse
intervalo é a duração.

Gestão do Tempo Página 2 de 12


Uma forma de definir depois baseia-se na assumpção de causalidade. O trabalho realizado pela
humanidade para aumentar o conhecimento da natureza e das medições do tempo, através de trabalho
destinado ao aperfeiçoamento de calendários e relógios, foi um importante motor das descobertas
científicas.

As unidades de tempo mais usuais são o dia, dividido em horas e estas, por sua vez, em minutos e estes
em segundos. Os múltiplos do dia são a semana, o mês, o ano e este último pode agrupar-se em décadas,
séculos e milénios.

Ninguém gere o tempo. Não conseguimos colocar as 17 horas antes das 15. 2008 só chega depois de
2007. Gerimos energias, dedicação e esforço. Aquilo a que chamamos gestão do tempo não é mais do que
saber colocar mais energia onde é mais importante e colocar menos energia onde é menos importante.

1. A GESTÃO DO TEMPO COMO SAFIO PESSOAL E ORGANIZACIONAL

Drama crónico das sociedades ditas modernas, a falta de tempo que permite equilibrar de forma eficiente a
nossa vida profissional com a pessoal, poderia ser facilmente colmatada com uma gestão racional da nossa
agenda e do nosso esforço. Quem é que pode afirmar peremptoriamente que consegue conciliar na
perfeição o papel de super profissional com o de pai ou mãe dedicado? E quantos são aqueles que em
Portugal dão um uso produtivo a todas as suas horas de trabalho?

O segredo parece estar na adequada gestão do tempo.

Infelizmente um mau hábito ainda muito comum no nosso país é também confundir ‘presença' com tempo
útil de trabalho. “Valorizamos e desvalorizamos pessoas pelo tempo que estão nas empresas, sem medir a
qualidade desse tempo de presença, discutimos demasiado as horas de trabalho e pouco a satisfação
profissional das pessoas, que é aquilo que as leva a trabalhar mais, melhor e em menos tempo”, de acordo
com Jorge Marques, presidente da Associação Portuguesa dos Gestores e Técnicos dos Recursos
Humanos (APG).

Não ter um uso adequado do tempo levará a que:

- Falhemos compromissos assumidos;


- Deixemos de dar atenção ao essencial;
- Tenhamos stress de forma continuada;
- Problemas de saúde;
- Problemas familiares;
- Sentimento generalizado de mau estar e de mau humor
- atrasos permanentes
- perda de amigos e influencia

Lembre-se que uma gestão equilibrada da sua vida levará a uma maior qualidade de vida que se traduzirá
por uma relação harmoniosa entre o espaço que dá à sua carreira profissional e família pessoal, sem
esquecer a sua própria privacidade e desejos pessoais.

Como gerir o seu tempo de trabalho?

O tempo de trabalho é organizado em função das prioridades e das obrigações. O essencial é saber
gerir o tempo eficazmente de forma a atingir o equilíbrio entre as responsabilidades profissionais e a
dedicação à vida pessoal.

Elaborar um plano de todas as actividades é o primeiro passo para uma gestão do tempo. Mas não é o
suficiente. Há que ter em conta os possíveis contratempos e por isso é necessária precaução. Deve adaptar
sempre o tempo tendo em conta o método de trabalho e sempre com uma margem de segurança para
eventuais imprevistos.

A gestão do tempo para além da vida profissional passa também pela vida pessoal. O plano do tempo deve
cobrir todo o dia e não somente as horas de trabalho. Deve incluir os momentos que dedica a si próprio, à
sua família e aos seus amigos.

Gestão do Tempo Página 3 de 12


Por outro lado, os trabalhos de maior dimensão necessitam de muito mais tempo. O ideal é definir e planear
etapa por etapa até ao resultado final. Deste modo obtém-se uma melhor gestão do tempo bem como do
próprio trabalho. Em complemento, estes mesmos trabalhos devem ser divididos em vários numa espécie
de sequências que se tornam mais fáceis de gerir. O resultado é o mesmo e o cansaço menor.

Outro factor relevante para uma boa gestão do tempo de trabalho é delegar funções. Algumas pessoas
sabem delegar o seu trabalho e outras são perfeitamente incapazes. Delegar algumas funções quotidianas
com as quais se perde imenso tempo e que podem ser realizadas por outras pessoas vai permitir
rentabilizar o seu tempo.

Estabelecer uma lista de prioridades também contribui para a gestão do tempo. A lista passa pela definição
do que é mais importante e urgente, seguido daquelas que são mais secundárias e menos importantes. Em
último lugar devem ficar as que são as prioridades anexas, ou seja, aquelas que se gostaria de fazer se
sobrar tempo.

Importa salientar também que trabalhar demasiadas horas sem qualquer tipo de gestão do seu tempo acaba
por destruir lentamente o equilíbrio indispensável entre trabalho e vida privada e afectar gravemente a
saúde.

O tempo é um inimigo subtil que ataca fugindo.


(Autor desconhecido)

2 . AUTO-AVALIAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS PESSOAIS PARA A GESTÃO DO TEMPO


Gerir o tempo é um comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa.
- O Primeiro passo é o do auto-conhecimento das capacidades intrínsecas dos indivíduos e suas
limitações.
- O Segundo passo é a exploração de todo o potencial de cada indivíduo, com o objectivo de sistematizar,
priorizar e gerir as suas actividades diárias;
- O Terceiro passo é o relacionamento entre o indivíduo e os outros que o rodeiam.
Cada pessoa tem hábitos próprios e como tal terá de elaborar um plano de acordo com eles e com as suas
características específicas. Deste modo um reconhecimento das dificuldades que se enfrenta é importante
numa fase inicial:
- Esquecimentos
Muitos profissionais enfrentam contrariedades devido a esquecerem-se de compromissos e actividades que
tinham de realizar com um prazo específico. Para estas pessoas é importante um registo escrito que
possam consultar facilmente (como uma agenda) e onde se encontrem todas as actividades bem
organizadas. Algum tempo deve ser perdido a registar, enquadrar e modificar todas as actividades de modo
a prevenir futuros esquecimentos.

- Tarefas numerosas

Gestão do Tempo Página 4 de 12


Por vezes é difícil conciliar as diversas actividades que são desenvolvidas. Isso em parte deve-se a um
excesso de tarefas a desempenhar e que exige naturalmente não uma eliminação de ocupações mas sim
uma melhor organização ao longo do dia ou da semana. Por exemplo, a prática do desporto, as idas ao
cinema, as visitas de amigos, as aulas e ainda por cima os estudos ou trabalhos sobrecarregam um horário
e levam a uma tendência para deixar para trás o que se considera menos importante (na maioria dos casos
o estudo). Mas não é necessário que isso seja assim. Basta que se planeie até mesmo só mentalmente o
que se irá fazer para que o tempo chegue para tudo.

- Falta de produtividade
Quando existe um horário apertado para a elaboração de uma tarefa, a pressão é tal que a qualidade do
trabalho sai muitas vezes prejudicada. Muitas vezes quando se concede mesmo muito tempo para essa
actividade o resultado não é muito satisfatório. Isto porque o que interessa é dedicar a altura do dia em que
se possui maior facilidade na execução de uma tarefa (algumas pessoas preferem trabalhar logo de manhã,
outras pela noite dentro), e tal não deve nunca ser contrariado. Também não é positivo pensar que só
quando se termina é que se deve repousar. As pausas muitas vezes facilitam a motivação e a própria
agilidade mental e por isso devem ser sempre programadas quando se pretende executar um trabalho com
valor.

- Cansaço
Muitas queixas relacionadas com o tempo prendem-se com o cansaço que o cumprimento dessas
actividades provocam sem que haja uma aparente razão e mais uma vez a solução prende-se com um a
melhor organização do tempo disponível de forma a maximizar os resultados obtidos com um mínimo de
fadiga e a efectuar frequentes pausas. Também a pressão é um queixume frequente e muitas vezes isso é
atribuído aos próprios planos que estabelecem prazos inexoráveis. Mas isso só acontece quando os planos
não são elaborados com honestidade quanto às próprias capacidades ou quando não são organizados pela
pessoa que os deve cumprir ou em função das suas características. É por isso fundamental obedecer a
algumas regras na feitura de um plano, pois eles podem perder todas as suas virtudes se mal elaborados ou
mal aplicados.

- Indecisão
Ainda é de considerar que muitas pessoas sofrem de indecisão e se lamentam da perda de tempo em
actividades inúteis ou com maus resultados. Para essas é ainda mais importante a feitura de um plano pois
só assim poderão resolver esses problemas. Se não esquematizarmos o que iremos fazer num determinado
dia com antecedência o tempo tende a passar sem que nada de útil seja atingido. Se não considerarmos
com antecedência e na medida do possível as actividades a desenvolver num determinado período, somos
confrontados com escolhas que podem resultar numa má organização e numa perda de tempo.

Conselhos úteis

1 - Separar trabalho do lazer – as várias actividades a desempenhar podem ser aproximadamente


divididas entre trabalho e lazer e essa divisão é importante para programar a sua realização uma vez que
devem ser intervaladas para permitirem um melhor resultado.

2 - Programar actividades – sem esquecer as actividades que parecem mais evidentes mas que também
são das mais importantes e tendo em conta os objectivos que se pretende atingir, é necessário programá-
las eficientemente.

3 - Não adiar tarefas menos interessantes – adiar indefinidamente não soluciona os problemas e não
torna essas actividades mais divertidas, só mais urgentes, exigindo uma atenção mais cuidada e
aumentando a pressão para a sua realização.

4 - Não ser inflexível – muitas das actividades que desempenhamos dependem de outros quer para a
fixação de objectivos quer através de pequenas tarefas auxiliares e por isso devemos tomar em conta a sua
velocidade de trabalho e decisão e deixar espaço para que atrasos e erros não possam pôr em risco todo o
trabalho desenvolvido.

5 - Aproveitar todos os momentos – muitas vezes se considera que o tempo perdido em deslocações, por
exemplo, é inútil, mas isso não é verdade. Mesmo nos autocarros e comboios é possível estudar, ler ou
mesmo conversar adicionando ao tempo perdido em transportes uma actividade que faríamos mais tarde. É
importante identificar todas estas oportunidades de utilizar o tempo mais eficientemente para que a vida se
torne mais fácil e agradável.

Gestão do Tempo Página 5 de 12


6 - Antecipar o que for possível – frequentemente já sabemos o que irá acontecer desde o momento em
que somos informados de uma alteração e a reacção mais rápida possível só irá beneficiar a realização dos
diferentes trabalhos. Não é proveitoso manter um plano que sabemos não ser viável até ao último minuto
possível.

7 - Encarar um plano com cepticismo – Um plano não é uma ordenação divina e nesse sentido não tem
de ser seguido escrupulosamente. Alterações pontuais são frequentes e devem ser encorajadas. Os planos
são instrumentos extremamente úteis mas devem ser encarados com cuidado pois podem induzir em vícios
perniciosos e difíceis de alterar como a aversão à mudança ou a cega obediência sem questionar.

Por tudo isto, quando se elabora um plano é necessário pensar e considerar as suas vantagens,
conhecer as suas falhas e saber reagir prontamente a todas as contingências. Uma planificação
extremamente rígida não é desejável.

Para muitas pessoas um plano pode até ser prejudicial uma vez que possuem uma flexibilidade mental que
lhes permite organizar os seus dias sem problemas de maior e sem cansaço, por isso é necessário avaliar
qual a aplicação dos planos na vida de cada pessoa antes de os elaborar e pôr em prática.

Ritmo de Trabalho

Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar
cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar
com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.

Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.

Pessoas madrugadoras: você é o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas da manhã,
cheia de energia e entusiasmo? Então é muito provável que consiga trabalhar muito, e eficientemente, logo
de manhã cedo.

Pessoas noctívagas: você é, pelo contrário, o tipo de pessoa que só ganha consciência das horas depois
do despertador tocar e após vários cafés fortes? Deixe as tarefas difíceis ou as reuniões e encontros
importantes para o fim da manhã ou mesmo para a tarde.

Independentemente de ser um dos dois tipos, o seu nível de energia e de performance flutuam ao longo do
dia inteiro.

Convém descobrir quando você funciona optimamente e quando funciona menos bem. Divida o seu dia com
base nisso: faz as tarefas mais difíceis quando estiver com mais energia e as tarefas fáceis ou de rotina
ficam para quando estiver mais cansado e sonolento (depois de almoço, por exemplo).

O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação:

Convém iniciar o dia com um bom pequeno-almoço. Para muitos isto parece uma missão impossível. Mas
vamos ainda mais longe: tome-o sentado. Basta levantar-se dez minutinhos mais cedo!

Opte por um almoço ligeiro. Se comer uma refeição pesada, a sua digestão vai exigir sangue extra,
sangue que, de facto, necessita para que o seu cérebro funcione bem. Daí a sensação de moleza e de
sonolência que ataca muitos de nós logo a seguir ao almoço. Escusado será dizer-se que este efeito piora
se beber álcool.

Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insónias e irritabilidade.

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nível de energia baixar drasticamente à noite.
Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorará muito.

Tente sair do escritório, depois de um dia de trabalho, com uma disposição positiva. É melhor fechar a porta
atrás de si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechá-la apressadamente
porque amanhã ainda vai ter muito que fazer.
Para muitos de nós, parece uma tarefa impossível mas seria melhor não pensar no trabalho durante as
últimas duas horas antes de ir dormir. Tente!

SINTOMAS DE MÁ GESTÃO DE TEMPO

Gestão do Tempo Página 6 de 12


1. Horários sobrecarregados
2. Prazos não respeitados
3. Referências constantes ao passado
4. Não admitir a iniciativa dos outros
5. Nunca recusar seja o que for
6. tratar os assuntos superficialmente
7. Impossibilidade de marcar um encontro antes de 2 meses
8. Anular compromissos à ultima da hora
9. Discutir assuntos profissionais durante as refeições
10. Decisões demasiado rápidas ou arrastadas
11. Fadiga/cansaço
12. Duvidas relativamente a si próprio (falta de confiança)
13. Medos
14. Lamentações/queixas
15. Aborrecimento
16. Falta de tempo para reflexão, formação pessoal e informação
17. Problemas e ausências a nível familiar

3. A ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E A GESTÃO EFICAZ DO TEMPO

Você tem a sensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais
para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue
ter o trabalho em dia? Se respondeu que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de
dizer basta!

Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pessoal.

A organização é um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria das pessoas
foi formada para desempenhar a sua profissão, mas são poucas as que sabem trabalhar de modo eficiente
e eficaz.

Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas sugestões.

Faça agora

Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preciso
momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. Não acumule coisas. Coloque
os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Eliminá-los reduz a sua carga
de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles.

Seja organizado

Não seja desorganizado, Olhe para a sua secretária e decida o que guardar e o que deitar fora. Você pode
utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam úteis.

Saiba gerir o seu tempo

Não perca muito tempo com assuntos de pouca importância. Como se costuma dizer "tempo é dinheiro", por
isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importância.

Faça planos

Gestão do Tempo Página 7 de 12


O planeamento serve para você saber quais são as suas actividades para o dia-a-dia e a longo prazo. Para
se organizar mais facilmente, divida-o em três categorias:

Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao planeamento das suas actividades. Divida o
trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano
ao longo do dia;

Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas
pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam;

Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos mais importantes do mês seguinte e dá-lhe uma
visão geral que tornará o planeamento semanal mais eficiente;

Se você planear bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim
poderá aproveitá-lo da maneira que pretender.

Dicas
1. Faça diariamente uma lista das coisas a fazer, para não perder tempo a tentar lembrar-se o que
ainda tem para fazer ou o que é prioritário nesse dia.

2. Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a
retomá-las onde tinha parado.

3. Seja realista ao estabelecer deadlines, para si e também para os seus colaboradores. Um deadline,
supostamente, deve estimular, não stressar.

4. Simplifique a sua vida. Talvez não seja necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra ou
participar em todas as reuniões do departamento de marketing.

5. Tenha a coragem de tirar umas férias e de descontrair.

6. Introduza tempo para pensar, para desenvolver novas projectos ou para organizar as suas ideias.

7. Se não quer prolongar uma conversa desnecessariamente, não faça perguntas abertas.

8. Convém fazer as coisas que não gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê-las quando
estiver cansado.

9. Tente chegar a horas às reuniões.

10. Dê a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas.

11. Não tem que ler tudo de uma ponta a outra. Aprenda a ler na diagonal.

Mind Mapping: uma forma diferente de administrar o tempo

Sabia que se estimulado da maneira correcta, o cérebro pode ampliar sua capacidade de memorização,
produtividade e criatividade nas actividades do dia-a-dia?

Quando fazemos anotações, sejam elas de estudo, reuniões ou planeamentos, 90% das palavras que
escrevemos são desnecessárias para a compreensão da ideia. Como fazer?

Podemos distribuir os assuntos e actividades pelos tópicos que julgar mais interessantes: dias da semana,
papéis (mãe, esposa, educadora, filha, amiga, por exemplo). "A técnica do Mind Mapping mostra como
utilizar cores, palavras-chaves e ramificações de ideias para que possamos compreender o assunto com
mais facilidade. Esses "truques" dão mais agilidade ao pensamento e também na tomada de decisões, além
de manterem o foco nas questões principais", explica.

Gestão do Tempo Página 8 de 12


A técnica pode ser usada tanto na vida profissional como na vida pessoal, pois estimula o bem gerir de
prioridades, a agilização de processos e a tomada de decisões, aprimora a capacidade de aprendizado,
desenvolve a visão global e aumenta a criatividade na solução de problemas.

Os desenhos feitos num mapa mental partem de um único centro, a partir do qual são irradiadas as
informações relacionadas. Podem ser feitos com um software adequado ou com canetas coloridas e um
bloco de papel, e podem ser usados por todos os profissionais para gerir qualquer tipo de informação. Este
método de registro é cada vez mais usado por uma série de profissionais de todas as áreas de
conhecimento humano.

Exemplos de Mind mappings

Gestão do Tempo Página 9 de 12


necessitaria ou mesmo mereceria de nós, para sobre ele nos podermos pronunciar, formular juízos, ou até
propor sugestões úteis.

E isto leva à conclusão de que o problema que se nos põe na aplicação da nossa atenção não é tanto o da
“falta de tempo” ou o da sua “excessiva absorção”, mas – confessada ou inconfessadamente – o da
prioridade da sua aplicação ou preferência de utilização que se lhe dê. E essa opção é, na realidade, menos
racional do que seria de esperar na época em que vivemos, talvez porque, sendo ela mais exigente para
com o comportamento a que somos obrigados nas nossas actividades fundamentais, nos sentimos em
compensação, mais autorizados a fugir ocasionalmente a essa disciplina sempre que tal é possível.

Gestão do Tempo Página 10 de 12


ANEXOS

CONSIDERAÇÕES SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes através de
suas empresas, no que se refere à administração do tempo. Aumento de carga de trabalho,
número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças no mercado e falta de
planeamento organizacional são os principais percalços, segundo os profissionais e suas
empresas, que impedem as pessoas de administrarem os seus tempos de forma eficiente e
eficaz.

Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa organizar
tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos
pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e
tocam o trabalho "da melhor maneira possível". Nesta constante guerra travada contra os
ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram esquecidas, o que vêm
dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, de seus tempos:

Administração de tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento. Não existe
nenhuma técnica milagrosa ou mágica e nem programa de computador ou agenda electrónica
que resolva o problema da má administração do tempo. Administrar tempo é comportamento,
é a atitude assertiva diante de uma tarefa.

Não existe a "administração do tempo no trabalho". O tempo é um recurso constante no


nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você em uma
reunião de trabalho ou jogando uma partida de baralho. Os nossos dias sempre têm vinte e
quatro horas e neste espaço de tempo você tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à
família, à sua saúde, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto,
nós administramos o tempo de nossas vidas e não do trabalho. O trabalho é uma das
actividades que temos durante as nossas vinte quatro horas diárias de vida. Raramente
encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas não consegue
fazê-lo em sua vida pessoal ou vice-versa. Ou você administra o seu tempo ou não administra.
"Seu tempo" significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado à sua empresa.

Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade. Um dos grandes problemas


que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar estes três
elementos, que são totalmente diferentes entre si. Urgência está ligada ao tempo, ao prazo de
execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente,
dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se
atingir os nossos objectivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da
tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos
maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer
logo (isto está directamente ligado à urgência), nem tão pouco uma coisa importante (isto está
directamente ligado à importância).

As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as chamadas
prioridade "1". Prioridades “2” são as tarefas urgentes e importantes e a prioridade "3"
corresponde às tarefas urgentes e não importantes.

Quer dizer que as coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são
urgentes? Exactamente. Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma
tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo
critério de urgência. Prioridade é uma combinação de urgência e importância.
Gestão do Tempo Página 11 de 12
As tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridades "2" e "3" (de alta
urgência), pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas
depois, quando a mente estiver mais livre das "tarefas incendiárias". Por isto é que a
chamamos de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" são aquelas importantes para nós e
temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar
relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não seria
bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas
tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.

Saiba dizer "não". Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas
que não têm urgência e nem importância, a famosa prioridade "4", que se não as fizéssemos,
não faria a mínima diferença. Mas, muitas vezes, continuamos a fazê-las por não saber dizer
"não", seja para o nosso interlocutor, seja para nós mesmos. Temos que entender que isto só
prejudica a administração de nosso tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas
"alienantes", dizendo "não" da melhor forma possível, não criando nenhum choque de
relacionamento, mas com convicção, coerência e com a argumentação certa.

Utilize os recursos como aliados e não como inimigos. Alguns recursos como a agenda, a
secretária electrónica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na administração do
tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande vilão. Saiba qual o melhor
tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a secretária electrónica, saiba
utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a praticar logo. Isto é urgente e
importante, ou seja, uma prioridade "2". Consciencialize-se disto para que tenha tempo para
trabalhar em coisas realmente mais prioritárias.

* Alberto Alvarães é Consultor Organizacional e Professor Universitário. Artigo originalmente


publicado no site RH.com.br.

Gestão do Tempo Página 12 de 12

Você também pode gostar