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Gestão de Projetos

UFCD 4565
25horas

Fátima Lopes – 15/11/2021


Porquê é Que As Organizações Precisam dos Projetos?

• Vantagem competitiva
direta
Clientes Externos (> Risco) • Aumentar resultados das
Ganhar
Dinheiro vendas e os lucros
• Obediência a Normas e
Regulamentos, Nacionais e Clientes Externos (> Risco)
Internacionais

• Reduzir custos
Motivações • Aumentar produtividade
• Melhorar a eficiência da
Imposições Poupar
cadeia de valor
Externas Dinheiro • Podem conduzir à perda de
competências criticas
• Por em causa futuros
projetos externos

Clientes Internos (< Risco)


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Qual o Impacto dos Projetos nas Organizações?

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Encadeamento dos Grupos de Processos da Gestão do Projeto:

Enter Phase/ 2 Exit Phase/


1 5
Start Project 4 End Project
3

1. Processos de Início (Iniating Processes)


2. Processos de Planeamento (Planning Processes)
3. Processos de Implementação/Realização (Executing Processes)
4. Processos de Monitorização e Controlo (Monitoring & Controlling Processes)
5. Processos de Encerramento (Closing Processes)

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Encadeamento dos Grupos de Processos da Gestão do Projeto:

Notas:
1. Neste exemplo as fases são sequenciais e no encerramento de cada fase
reavalia-se a fase seguinte (waterfall).
2. Em muitos projetos há sobreposição das fases e atividades, podendo implicar
recursos adicionais, mas menor prazo de realização (agile).

2 2 2
1 5 1 5 1 5
4 4 4
3 3 3

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Fase 1 do Projeto
Início do Projeto – Estudos Prévios

❑ A primeira FASE do Projeto compõem-se de um conjunto de estudos/análises


tais como:
✓ Especificação dos requisitos do dono do projeto;
✓ Identificação e matriz das partes interessadas;
✓ Análise de constrangimentos;
✓ Primeira análise de risco e estudo de viabilidade (caso de negócio);
✓ Avaliação de opções;
✓ Decisão: Go/No go.

❑ Se for decidido realizar o Projeto deve produzir-se o documento designado:


Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

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Caso de Negócio
(Business Case)

❑ Análise que permite estabelecer o que é expectável do projeto/programa,


como por exemplo:

✓ Benefício ou valor para o dono do projeto e/ou para a organização/negócio


e/ou para a sociedade (propósito);
✓ Requisitos funcionais (e legais) dos entregáveis;
✓ Custos esperados do projeto e da exploração do respetivo resultado;
✓ Proveitos esperados da exploração do resultado;
✓ Riscos aceitáveis (económicos, financeiros, técnicos, sociais, ambientais, …);
✓ Necessidade(s) de prestações das áreas operacionais multifuncionais;
✓ Mudanças estruturais, tecnológicas, culturais, ambientais associadas ao
projeto/programa.
Baseado em NP 4513:2014 (11.1.1)

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Caso de Negócio
(Business Case)

❑ O caso de negócio deve evidenciar que o projeto/programa está alinhado com


a visão e estratégia organizacional (do negócio) e com os objetivos do dono do
projeto;

❑ O caso de negócio deve determinar se o investimento no projeto é ou não


interessante (para o negócio);

❑ O caso de negócio é, normalmente, da responsabilidade do patrocinador


(sponsor).

Baseado em NP 4519:2013 (3.22)

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Criar Um Caso de Negócio é Uma Mas Será que Todos os
Boa Ferramenta de Seleção / Projetos Devem ser Precedidos
Fundamentação de Projetos. de um Caso de Negócio?

Quando Deve Ser Feito o Caso de Negócio?

Comité de
Peritos SIM
decide se Dá-se Inicio
Ideia
aprofunda a ao Projeto
Problema ou investigação Decisão
para Criar o
Oportunidade GO / NO
Business Case
GO
NÃO

Abandono da
Oportunidade ou
decide ações de
mitigação.
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Função do Caso de Negócio
(Business Case)
Verificar o grau de contribuição da solução para a
resolução do problema/oportunidade
• Funcionando como justificativo do financiamento
• E como base para a priorização dos projetos

Evidenciar o grau de alinhamento do projeto com os


objetivos de negócio
• Melhorando o grau de conhecimento em relação ao negócio
• Contribuindo para a qualidade do planeamento

Apresentar uma visão consistente para todos os


interessados

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Obter fundos
para o projeto

Demonstrar o interesse / valor do projeto:


•Para a organização
•Numa perspetiva estratégica
•E/Ou de curto prazo
•Para o cliente

Ser simples e conciso.


Para ser entendido por

Objetivos do
todos

Caso de
Comunicar os
factos relevantes a
todos os

Negócio interessados

Fornecer ao
Apresentar uma visão consistente para todosleitor
os uma
interessados visão da
situação pós-
implementação
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Processo de Elaboração de um Caso de Negócio
(Business Case)

Caso de
Projeto
Negócio
Elaboração Progressiva do Caso de Negócio

Definir Aprofundar Preparar o Caso


o Âmbito Conhecimento de Negócio Definir e
Ideia
Planear o
Problema
Oportunidade • Visão projeto
• Problema / com base
------------ • Clientes • Processo
Oportunidade nos
Decisão de • Grupos de • Tecnologia
• Limites do
Criar o Caso Interesses • Desenho resultados
âmbito
de Negócio • Riscos Organizativo do Caso de
• Pressupostos
• Tecnologias • Os Diversos Negócio
• Objetivos
• Boas-práticas Cenários e a
• Calendário
• Benchmarking Recomendação
• OrçamentoApresentar uma visão consistente para todos os
Final
interessados

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Como Deve Ser Criado um Caso de Negócio
(Business Case)

Porque é um Processo de
Encare-o como um míni projeto:
Descoberta. Use uma metodologia:
• Com duração • Interativa, capaz de se adaptar ao
• Com orçamento que for sendo descoberto
• Com recursos especializados • De aprofundamento incremental
afetos

▪ Geralmente as metodologias adotadas


assentam na elaboração de cenários que
vão sendo criados, avaliados, refinados e
confirmados ou descartados

▪ Existe um custo significativo no


refinamento dos diferentes cenários
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Perguntas a Que o Caso de Negócio Deve Responder
(Business Case)

Porque é o projeto necessário? Isto é, Identificação do problema ou oportunidade

Quais as consequências da não resolução do problema ou da não resposta à


oportunidade?

Qual é a solução recomendada? Como é que o projeto soluciona o problema ou responde


à oportunidade no âmbito da organização?

Em que grau é que essa solução resolve o problema ou responde à oportunidade


identificada?

Quando é que a solução estará pronta?

Quais os recursos necessários para desenvolver e implementar a solução?

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Componentes a Incluir no “Business Case”

Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

• O Caso de Negócio serve para justificar o projeto


• O Documento de Início do Projeto (Project Charter) serve para
formalizar o projeto

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Requisitos de Negócio
Enunciado claro do problema a resolver / oportunidade a aproveitar
Identificação as interdependências com outros projetos ou sistemas
Identificar os requisitos de negócio aplicáveis ao projeto:
Implicações no serviço ao cliente
Ganhos que irão ser obtidos (De eficiência e eficácia)
Identificar os critérios para a determinação do sucesso do projeto:
Resolução do problema
Melhoria no serviço ao cliente
Evidenciar a ligação entre os requisitos de negócio aplicáveis ao projeto, o
plano de negócio e a missão da organização
Identificar as consequências/efeitos do projeto:
Nos parceiros de negócio
Nos restantes interessados
Análise de Ambiente
Requisitos de Análise Custo / (Enquadramento da
Negócio Benefício Análise de Risco
Solução)

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Questões Para as Quais Procuramos Resposta

• Porque vamos desenvolver o


projeto?
Os requisitos de • Quem vai beneficiar com o
negócio devem
projeto?
permitir
responder a • Porque vamos desenvolver o
questões como: projeto agora?
• Como vamos medir o sucesso do
projeto?

Análise de Ambiente
Requisitos de Análise Custo / (Enquadramento da
Negócio Benefício Análise de Risco
Solução)

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Análise Custo / Benefício
Deve permitir identificar benefícios:
• Tangíveis:
Poupanças (dinheiro, horas)
Redução das reclamações
Aumento da produção (justificando a sua necessidade pela existência de procura)
• Intangíveis

Benefícios intangíveis não justificam uma opção. Mas podem reforçar uma escolha

❑ Identificando no mínimo dois cenários alternativas e comparando-os com a situação


nula:
Situação corrente vs. Implementar nova tecnologia
Melhorar sistema existente vs. Desenvolver novo sistema
Solução manual vs. Solução tecnológica
Análise de

• Desenvolvimento interno vs. Comprar solução Requisitos de


Negócio
Análise Custo /
Benefício
Ambiente
(Enquadramento
Análise de Risco
da Solução)

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Análise Custo / Benefício

Cada alternativa Para cada A avaliação deve


deve ser analisada alternativa deve ser identificar
com base numa identificado o custo claramente as
avaliação Custo / total do projeto A avaliação deve fontes usadas para A avaliação deve
Benefício: • Infraestrutura estender-se para a estimativa de justificar
• Telecomunicações além da entrada em custos: objetivamente a
• Recursos Humanos produção da • Resposta de fornecedor alternativa
•Na capacidade para a
resolução do problema, e
• Hardware e Software solução • Outro projeto de âmbito escolhida
• Manutenção e Suporte idêntico
• No seu custo
•Custos para parceiros ou •Resultados de projeto
outros interessados (Ex. piloto
Impacto ambiental) •Informação publica ou
informação publicada
(Fontes dessa
informação)

Requisitos de Análise Custo / Ambiente Análise de Risco


Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Questões Para as Quais Procuramos Resposta

• Quanto custa implementar e


manter este projeto?
A Análise • Quanto se poupa com este
Custo/Benefício
projeto?
deve permitir
responder a • Esta é a melhor opção para
questões como: obter a melhor qualidade de
resultado final ao mais baixo
custo?

Vale a pena prosseguir com


o projeto?
Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente
Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Ferramentas e Técnicas: Análise de Ambiente

Análise SWOT

Oportunidades Forças

Ameaças Fraquezas

 Análise MAP – Modelo dos


Alinhamentos e Paradoxos
Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente
Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Ferramentas e Técnicas: Análise MAP (Exemplo)

Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente
Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Análise de Risco
Os constrangimentos:
• Orçamentais
• Calendário
• Âmbito
• Qualidade

Deve O plano para minimizar o


permitir impacto desses
constrangimentos
identificar:

Descrever a forma como são


identificados novos riscos ou
problemas durante o ciclo de vida
do projeto.

Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Questões Para as Quais Procuramos Resposta

• Qual a probabilidade de sucesso do


Permitindo projeto?
responder • O que deve ser feito para maximizar
a probabilidade de sucesso?
a questões • O grau de contingência/reserva do
como: orçamento e do calendário adequa-
se ao nível de risco do projeto?

Análise de
Requisitos de Análise Custo / Ambiente Análise de Risco
Negócio Benefício (Enquadramento
da Solução)

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Em Síntese, Um Bom Caso de Negócio Deve:

Ser Correto Ser Imparcial Ser Claro Ser Eficiente


• Incluir todos os custos / •Analisar todas as • Entendível por todos • Recorrer a standards
benefícios alternativas de forma •Financeiros / Não •Recursos dedicados e
• Recorrer a fontes de consistente Financeiros treinados
informação credíveis •Não esconder / • Técnico / Não Técnico •Desenvolvimento
• Explicitar na totalidade: sobrevalorizar factores •Minimizar uso de incremental
que possam condicionar termos técnicos •Minimizar o custo de
•A variância nos valores
a decisão elaboração
estimados • Ser consistente ao longo
• Os pressupostos de dos diferentes cenários • Usar métricas comuns à
cálculo organização
•Explicitar / analisar os •Identificar Custos /
benefícios intangíveis Benefícios Críticos

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Conselhos Para Construir um Caso de Negócio Eficaz:
Utilize múltiplas métricas
• Payback Period em projetos abaixo de determinado valor
• Em projetos com maiores custos use indicadores mais rigorosos (Analise o ROI, Ex. VAL + Payback + TIR). (Siga a regra
80/20 – 80% do orçamento é usado em 20% dos projetos)
• VAL – Quanto dinheiro faremos com o projeto
• TIR – A que taxa é remunerado o investimento no projeto
• Payback – Quando é que teremos o dinheiro investido de volta

Complemente a Análise ROI com uma Análise de Sensibilidade

Seja prudente nos benefícios e exigente nos custos


• Tenha cuidado! Não se deixe “levar” pela síndrome do chinês

Faça-o em parceria com a área de negócio interessada e com a área financeira


• Compromete o cliente
• Melhora a aceitação dos resultados por parte da organização
• Aumenta a credibilidade do estudo

Seja pragmático
• Adeque a profundidade do estudo à importância do projeto
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Análise ROI versus Análise de Sensibilidade (Exemplo)

Volume Negócios Resultados Liquidos


4 000 000,00 € 1 500 000,00 €
3 000 000,00 € 1 000 000,00 €
2 000 000,00 €
500 000,00 €
1 000 000,00 €
- €
- €
2008 2009 2010 2011 2012 2013
2008 2009 2010 2011 2012 2013 -500 000,00 €

VAL: 7.037.937 VAL: 2.383.081

TIR: 103,70% TIR: 52,18%

Custo Prod.: 45% -> 60%


Vol. Vendas: - 25%

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Avaliação Económico-Financeira do Investimento

❑ Métodos Empíricos:

1. Método da Taxa Média de Retorno (TMR) ou do ROI (Return on Investment)

2. Método do Período de Recuperação do Investimento (PRI) ou do PBP


(Payback Period)

❑ Métodos Científicos (consideram a variação do valor do dinheiro com o tempo):

1. Método do Valor Atual Líquido (VAL) ou do NPV (Net Present Value)

2. Método do Período de Recuperação Atualizado (PRA)

3. Método da Taxa Interna de Rendibilidade (TIR)

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Avaliação de Opções do Projeto

❑ Opções Reais versus Opções Financeiras:

Depois de realizar a análise económico-financeira ao projeto deve ponderar-se um


conjunto de opções reais:

1. Vantagem do adiamento do investimento; impactes de opções de


expansão, de contração, de substituição de meios, de atraso, ...

2. Contingências contextuais, técnicas, sociais, ambientais, …

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Termo de Abertura do Projeto
(Project Charter)
❑ Objetivos:
1. Autorizar formalmente o arranque do projeto (ou de uma nova fase do projeto);
2. Identificar o gestor do projeto e as responsabilidades e autoridades adequadas;
3. Documentar os objetivos do projeto, os entregáveis esperados e os aspetos
económicos do projeto;
4. Documentar os pressupostos e os constrangimentos.
❑ Entradas:
1. Documentos da primeira fase (ou de fases anteriores);
2. Caso de negócio (business case), se aplicável;
3. Contrato(s);
4. Fatores externos ao projeto (da envolvente).

Nota: De acordo com a norma NP ISO 21500:2012 o “termo abertura do projeto” determina o arranque do projeto.

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Desenvolver Visão Integrada do Projeto
Desenvolver FASE 1:
• Estudos Prévios
• Termo de Abertura do Projeto
(Project Charter)

Desenvolver FASE 2:
• Plano de Gestão do Projeto*
(Project Management Plan)

* Nota: O primeiro Plano G. Projeto é de alto nível (macroplano) e o planeamento vai


sendo detalhado com a evolução do projeto.

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Canvas

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Canvas
Ex. pelo PMBOK: Cerveja artesanal (2017)

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Links de sugestão (opcionais):

• IAPMEI - Ferramenta de Avaliação de Projetos

• IAPMEI – Ferramentas de Apoio à Gestão

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