10 AÇÕES

PARA REDUÇÃO
DE CUSTOS NAS
EMPRESAS
Sumário
Introdução_________________________________________03 7. Reavaliar seu regime tributário____________________ 17

1. Mobilizar a equipe para reduzir custos______________04 8. Usar o diferimento de impostos e encargos_________ 19

2. Trocar fornecedor da folha de pagamento __________ 06 9. Instituir o banco de horas_________________________ 20

3. Reavaliar e/ou trocar a operadora de saúde_________ 08 10. Usar a tecnologia a seu favor_____________________ 21

4. Reduzir benefícios como vale-transporte e VR_______10
5. Trocar fornecedores que cobram em moeda estrangeira
para fornecedores brasileiros ________________________12
Matriz de impacto para definir estratégias de redução de
custos ____________________________________________ 23
Considerações Finais_______________________________ 28

6. Reavaliar e negociar com fornecedores fixos que estão

sendo subutilizados ________________________________ 14

Introdução
A pandemia da COVID-19, causada pelo novo coronavírus
descoberto em dezembro de 2019, trouxe consigo uma crise
mundial nunca antes vista. Países precisaram parar suas
economias para salvar vidas e seus habitantes precisaram
mudar drasticamente seu estilo de vida. Sem poder sair na rua,
o consumo diminui, a receita caiu, demissões em massa
aconteceram mundo afora e novos negócios foram congelados.
A redução de custos é uma das principais ações para
sobrevivências das empresas em momentos de crise. Mas
independente do que causou esta crise, o mapeamento dos
processos para entender quais custos podem ser cortados sem
impactar em qualidade dos produtos e serviços é de
fundamental importância para o planejamento e gestão de
custos do negócio.
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Com o mapeamento dos processos, você consegue um
panorama de quais são os principais pontos da sua operação,
onde existe oportunidade de otimização e assim, fazer uma
redução de custos de forma estratégica, sem impactar na
qualidade de seus produtos e serviços ou cortar pessoal.
Antes de tomar qualquer medida, é preciso analisar o seu
cenário. Qual minha realidade? O quanto fui afetado? Qual o
real impacto no meu negócio? Qual parte da minha operação é
fundamental nesse momento? O que posso reavaliar e
otimizar? Onde eu posso cortar gastos com menos impacto?
Reunimos 10 ações para redução de custos nas empresas e
como fazê-las para guiar você antes de tomar decisões.

1. Mobilizar a equipe para reduzir custos
Seja transparente e deixe claro os motivos da redução de
custos. Nessa hora, demonstre empatia com os times, equalize
o conhecimento a ser transmitido para que todos entendam a
importância das ações. Cuide para dar informações na
quantidade certa - excesso de detalhes atrapalha e a falta
deles gera insegurança. Converse com o time e veja o lado
deles - podem surgir novas ideias nessa troca.
Antes de decidir o que será cortado ou reduzido, analise os
resultados e as necessidades de cada área em períodos mais
curtos do que o habitual para verificar alterações mais
rapidamente e com mais informações em tempo real. Esta
análise é importante para entender o real impacto da crise no
seu negócio e agir rapidamente no tempo certo, ajustando suas
metas conforme essa nova realidade.
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Reúna os líderes de cada equipe e levante quais custos podem
ser otimizados no momento com retorno maior (o famoso ROI)
ou serem cortados sem grandes impactos na operação ou na
interação com outros times. Pense, por exemplo, em
ferramentas essenciais para operação ou investimento em
marketing. Você pode substituir as ferramentas usadas
atualmente por concorrentes com menor custo e otimizar os
processos do marketing para focar naqueles que trazem um
retorno maior. Projete e deixe claro possíveis cenários futuros e
ações a serem tomadas em cada um deles, mapeie e detalhe o
caminho a ser tomado - pense estrategicamente antes do
desastre acontecer.
 05

Lembre-se que custo é diferente de caixa.

Analise as métricas que realmente impactam seu negócio para entender se você
precisa de mais caixa entrando ou realmente cortar custos. Pode acontecer do seu
negócio não perder sua carteira de clientes com cancelamentos, mas ter a entrada
desses valores atrasados ou parcelados, o que faz o corte de custo uma medida
temporária.

2. Trocar fornecedor da folha de pagamento
A folha de pagamento é uma das funções mais importantes do
departamento pessoal e nenhuma empresa pode ficar sem este
processo - seja com um time interno responsável por seu
processamento ou pela terceirização desta função. A
terceirização da folha de pagamento é uma medida
estratégica adotada por gestores de excelência. Afinal, o alto
volume de dados e de informações atuais exige soluções
tecnológicas e eficientes e impõe uma atenção redobrada em
controles e mecanismos de pagamento.
06
Para reduzir custos nesta área, analise o desempenho e sua
satisfação com o atual fornecedor. Calcule qual o custo total
dele e faça uma pesquisa de mercado. Procure por valores de
empresas concorrentes que prestam o mesmo serviço e os
diferenciais de cada uma para achar o melhor custo-benefício.
Essa simples mudança pode economizar muito no final do
balanço financeiro do seu negócio.
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2. Trocar fornecedor da folha de pagamento

Antes de contratar o novo fornecedor, verifique também:

● os serviços oferecidos pela empresa;

● a equipe responsável e sua formação;
● o modelo de comunicação com os clientes;
● as soluções tecnológicas que a empresa utiliza.

Tudo isso ajudará você escolher não apenas o serviço com o

melhor custo-benefício financeiro, mas também possibilitará a
melhora no atendimento e relacionamento com o fornecedor,
evitando futuras dores de cabeças no processo.
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3. Reavaliar e/ou trocar a operadora de saúde

O plano de saúde representa um dos maiores investimentos Outra medida é a implementação da coparticipação - o modelo
financeiros em pessoas de uma empresa. E em tempos de crise em que o colaborador paga uma parte do que usar do plano,
na saúde, se tornou um benefício imprescindível. Mesmo geralmente focado em pequenos procedimentos, como
diante disso, há estratégias para redução de custos sem consultas, exames simples e pronto socorro. Esse modelo
prejudicar os colaboradores: a reavaliação do plano oferecido. costuma ter uma precificação menor e a porcentagem da
divisão de custos varia conforme a operadora disponibiliza.
Comece fazendo um estudo de mercado para verificar se o seu
plano de saúde empresarial está com os custos inflados em
relação ao mercado por conta dos reajustes das apólices (em
média 17% ao ano) - nesse quesito, a reavaliação pode gerar
uma economia de até 30% em uma troca de operadora.
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3. Reavaliar e/ou trocar a operadora de saúde

A última estratégia é o downgrade do plano, ou seja, trocar a A terceira forma é redução dos valores de reembolso - verifique
modalidade do plano atual para uma inferior. Existem formas a flexibilização dessa variação com sua operadora. A quarta e
de realizar a troca com um mínimo impacto nos colaboradores e última forma é a troca de acomodação de apartamento para
ainda ser relevante financeiramente. A primeira maneira é enfermaria, que só tem efeito em caso de internação.
trocar o plano nacional por um regional, se for o caso do seu
Para todas essas mudanças, consulte um especialista da
time estar fisicamente em apenas uma região do país. A
área.
segunda é diminuir a rede credenciada, considerando os
hospitais que os colaboradores mais usam - pode ser que
aquele hospital de renome fique sem utilização, porque fica
distante da casa dos colaboradores e torna-se desnecessário.

4. Reduzir benefícios como vale-transporte e VR
O vale-transporte e o vale-refeição são os benefícios mais
conhecidos e tradicionais oferecidos aos trabalhadores.
O vale-transporte é um adiantamento feito pelo empregador
para custear o deslocamento até o escritório, e vice-versa de
todos os colaboradores que optarem pela utilização desse
benefício. Como o trabalho remoto se tornou a solução para
grande parte das empresas como medida de proteção de seus
funcionários contra a expansão do coronavírus, surge a dúvida
se o vale-transporte pode ser suspenso. E a resposta é sim,
pois não haverá deslocamento do trabalhador para realizar
suas atividades profissionais.
10
Já o vale-refeição - com uso exclusivo para restaurantes - é um
benefício para cobrir os custos com refeições durante o
expediente e, o vale-alimentação é de uso limitado a
supermercados. Ao contrário do vale-transporte, esses
benefícios não são obrigatórios por lei, em alguns casos.
Devido ao isolamento social cresceu a demanda de
colaboradores que dão preferência ao vale-alimentação. Nesse
caso, se a empresa optar pela redução de custos, cortando ou
substituindo esses dois benefícios, é obrigatório verificar o que
foi definido por meio de negociação coletiva com o sindicato, ou
diretamente com o profissional.
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4. Reduzir benefícios como vale-transporte e VR

O artigo 468 da CLT diz que só tem validade uma mudança de

contrato que tenha consentimento entre patrão e empregado e
que não resulte, diretamente ou indiretamente, em prejuízos
para o empregado. Logo se a sua convenção não diz nada a
respeito desses benefícios, mas você já fornece, fique atento a
este artigo da CLT para evitar prejuízos futuros.

5. Trocar fornecedores que cobram em moeda
estrangeira para fornecedores brasileiros
Pagamentos em moeda estrangeira costumam ter um custo
maior e variam conforme a oscilação do valor da moeda em
relação ao real e o método de pagamento escolhidos. Existem
duas opções: pela troca de câmbio ou através de cartão de
crédito internacional.
Na troca de câmbio, o financeiro faz um processo similar ao
câmbio para turismo internacional, troca-se o valor que se tem
em real pelo valor equivalente ao da nova moeda cotada no dia
da transação e considerando na conta final a adição do IOF
(imposto sobre operações financeiras) de 1,1% sobre o valor.
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Ao usar o cartão de crédito, o valor do IOF passa a ser de
6,38% e a cotação da moeda considerada no cálculo é o valor
fechado no dia da compra ou pagamento - antigamente, a
cotação considerada era a da data de fechamento da fatura do
cartão, ou seja, você poderia pagar mais por essa transação se
a moeda estivesse mais valorizada do que no momento em que
ela ocorreu.
Além disso, também há o imposto de importação sobre
serviços e produtos, cujo valor pode ultrapassar 30% do valor
da fatura que deve ser recolhido pela empresa contratante.
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5. Trocar fornecedores que cobram em moeda

estrangeira para fornecedores brasileiros

Ou seja, o valor final a ser pago é um somatório da conversão

do real para a moeda de destino com as porcentagens de
imposto sobre o método escolhido e imposto de importação.
Veja por exemplo: se a mensalidade é de US$ 10, em um
cenário onde um dólar equivale a R$ 5,56 e que o pagamento
seja realizado no cartão de crédito, o valor convertido com IOF
será de R$ 59,14. Somado ao imposto de serviço importado, o
valor total a ser pago pode chegar a R$ 75,82.

Considerando o dólar como a moeda das principais grandes

ferramentas e a desvalorização do real no mercado, fica cada
vez mais caro manter os contratos com fornecedores
estrangeiros. Além de economizar, a troca por fornecedores
brasileiros também incentiva e fortalece o mercado nacional.
*Valores pesquisados referentes a maio de 2020.

6. Reavaliar e negociar com fornecedores fixos que
estão sendo subutilizados
Muitos custos que são considerados como imutáveis, na
verdade, não são. Um exemplo disso são os fornecedores fixos,
como os de serviços de telefonia e internet. Fique atento, pois,
às vezes, essa fidelidade não está dando retorno suficiente.
Eles precisam ser constantemente avaliados e comparados
com os benefícios daqueles disponíveis no mercado para saber
se compensa continuar mantendo a parceria. Essa
possibilidade de mudança também se refere aos fornecedores
de benefícios, como vale-alimentação. Você deve avaliar qual
fornecedor poderá atendê-lo da melhor forma e com o melhor
preço.
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Veja alguns exemplos de fornecedores que devem ser
avaliados são:
SERVIÇO DE TELEFONIA
Compare o plano de telefonia da sua empresa com outros
planos disponíveis no mercado. Às vezes, você pode migrar
para um plano que seja mais econômico e que atenda às
necessidades da sua empresa de acordo com seu uso habitual.
Estabelecer um controle das ligações feitas, com emissão de
relatórios, também é importante para minimizar gastos
desnecessários.

6. Reavaliar e negociar com fornecedores fixos que
estão sendo subutilizados
SERVIÇO DE INTERNET
Existem muitos fornecedores de planos de internet no mercado
e, acredite, isso é bom para você. Com essa concorrência, eles
estão sempre oferecendo vantagens cada vez melhores para
conquistar mais clientes. A mesma lógica do custo-benefício
dos serviços telefônicos deve ser considerado também nesta
área - migre para um plano que seja mais econômico e que
atenda às necessidades da sua empresa de acordo com seu
uso habitual ou previsto.
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EMPRESAS DE BENEFÍCIOS
A análise em relação ao fornecedor de benefícios deve ser
cuidadosa, pois o pacote de benefícios que a empresa oferece
impacta diretamente na satisfação dos funcionários. O que
você deve avaliar são as tarifas praticadas pela companhia, a
qualidade do atendimento, a agilidade nas recargas e a
cobertura de estabelecimentos credenciados.
Por isso, o ideal é contar com uma empresa sólida no
mercado, que lhe ofereça tudo isso e um pouco mais. Essa
empresa poderá ter o melhor atendimento e as menores tarifas
do mercado.
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Uma série de pequenos cortes somados pode

ser maior do que um único grande corte.
Não se deixe enganar por um grande valor em uma das linhas do seu relatório. Pode ser
que em um primeiro momento o corte dele pareça ser a solução, mas se não houver
cuidado e análise do cenário, as consequências podem ser maiores e mais prejudiciais ao
seu negócio. Pequenos cortes em diversas áreas ficam escondidos em várias linhas do
mesmo relatório - para enxergá-las é preciso colocar todos os valores na ponta do lápis.
Essa estratégia também gera menos impactos na sua operação e qualidade de serviço.

7. Reavaliar seu regime tributário
O regime tributário é o conjunto de leis que regulamenta a
forma de tributação de pessoas jurídicas, ou seja, ele que ditará
a maneira que sua empresa deverá contribuir socialmente
sobre o lucro líquido (CSLL) e nas questões a respeito da
arrecadação do imposto de renda. Hoje, existem quatro tipos
de regimes: simples nacional, lucro presumido, lucro real e MEI.
A escolha correta pode ajudar seu negócio a ser mais saudável
financeiramente e deve ser feita com a ajuda de um contador
com experiência na área.
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O Simples Nacional unifica os pagamentos dos tributos em uma
única guia, o DAS - Documento de Arrecadação do Simples
Nacional, e é exclusivo para empresas de micro e pequeno porte
com receita anual até 4,8 milhões de reais. Vale observar que
empresas com este regime e receita bruta anual superior a 3,6
milhões de reais estão sujeitas ao pagamento do ISSQN (Imposto
sobre Serviços de Qualquer Natureza) ou ICMS (Imposto sobre
Circulação de Mercadorias e Serviços) por fora do DAS, que irão
variar de acordo com município e estado onde a organização está
registrada.
O Lucro Presumido é o regime em que o imposto de renda e a
CSLL são calculados com base em um percentual correspondente
ao lucro da empresa e pode ser adotado por empresas cuja receita
no ano anterior seja de até 78 milhões de reais.

7. Reavaliar seu regime tributário
Já o Lucro Real é o mais complexo dos regimes. É calculado
com base no lucro real da empresa (receitas - despesas). É
importante ressaltar que qualquer empresa com receita bruta
acima de R$78 milhões deve, obrigatoriamente, adotar o Lucro
Real como seu regime de tributação. Por último, o MEI
(Microempreendedor Individual) só é válido para empresas com
faturamento anual de até 81 mil reais e que não possua sócios.
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Para reavaliar seu regime, levante a previsão de faturamento
(receita bruta), a previsão de despesas operacionais (o
investimento total que você precisa para manter sua operação
atual), sua margem de lucro, o valor de investimento em pessoal,
sua área de atuação e questões societárias. Analise também
questões de expansão de mercado, lucro operacional e custo
tributário sobre mercadoria ou serviço para verificar qual o mais
vantajoso para sua empresa no momento.
Tenha em mente que uma vez alterado o regime tributário só
será possível trocá-lo no próximo ano-calendário.

8. Usar o diferimento de impostos e encargos
Com a crise do coronavírus que atingiu o Brasil em março de
2020, o governo federal se viu frente a um desafio nacional:
conter os impactos na economia. Por isso, permitiu o
diferimento de alguns impostos e encargos trabalhistas, ou
seja, adiar sua arrecadação e com isso proporcionar um alívio
momentâneo no fluxo de caixa das empresas para que possam
se recuperar da perda de receita causada pelo avanço da
COVID-19 no país.
Entre os diversos impostos e encargos trabalhistas incluídos
nesta iniciativa estão o recolhimento de FGTS, PIS/Pasep,
Cofins, contribuição patronal para a Previdência e da parcela da
União das empresas optantes pelo Simples Nacional. Em
resumo, a cobrança destes serão adiadas por dois ou três
meses, dependendo do caso.
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Além disto, a Medida Provisória Nº 927 de 22 de março de 2020
dispõe que os recolhimentos do FGTS referentes a março, abril e
maio deste mesmo ano poderão ser feito em seis parcelas, sem
juros ou correção a partir de 07 de julho. Outra disposição da MP
927 foi sobre o pagamento de férias adiantadas (coletivas ou
individuais), onde dispõe que este deverá ocorrer até o 5º dia útil
do mês subsequente ao do início das férias e o pagamento do
adicional de um terço pode ser feito após a concessão das férias e
até a data de pagamento do décimo terceiro salário de 2020.
Você pode conferir todas as alterações trabalhistas feitas em meio
a pandemia através do nosso portal Notícias Convenia, realizado
em parceria com a Corelaw.

9. Instituir o banco de horas
O banco de horas nada mais é do que o saldo de horas extras
no qual o colaborador pode usar no futuro - ou compensar em
caso de saldo negativo. Funciona assim: toda hora extra
trabalhada além da jornada estabelecida fica registrada e se
acumula de acordo com o período determinado pela empresa,
assim o colaborador pode usar as horas para folgar ou sair mais
cedo quando necessitar.
Se a empresa determinar que o banco funcionará
mensalmente, o colaborador deve compensar suas horas,
positivas ou negativas, dentro do mês. Se o período
determinado for trimestral, a compensação deve acontecer até
o final do terceiro mês. Isso economiza no pagamento de horas
extras e dá flexibilidade para a empresa e suas equipes.
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Para essa estratégia dar certo, é preciso ter controle da jornada
individual de trabalho e transparência com o time para que cada
um tenha controle sobre seu banco de horas. A falta de um
sistema de monitoramento efetivo traz riscos aos gestores, caso
um trabalhador resolva acionar a Justiça do Trabalho. Cabe à
empresa comprovar se esse indivíduo estava ou não laborando
além da carga horária previamente estabelecida por contrato.
Além da questão financeira, o banco de horas também pode ser
um indicador de gestão e produtividade. Quando a empresa tem
conhecimento do quanto suas equipes estão trabalhando além do
habitual e em que frequência isso acontece, colabora para que os
processos internos sejam otimizados, com o objetivo de produzir
mais em menos tempo ou readequar a gestão do tempo.
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10. Usar a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma grande aliada na redução de custos

em diversos pontos. Com seu uso, você economiza materiais,
otimiza e automatiza processos, aumenta a produtividade e
qualidade da operação, diminui erros e retrabalhos e aumenta
os lucros obtidos. Além disso, traz mais segurança para a
tomada de decisão baseada em dados. Por isso, ganha cada
vez mais adeptos no mundo corporativo.

Antes de implementar novos métodos tecnológicos, é preciso

estar atualizado em relação às novidades do mercado, para ter
em mãos as opções mais ágeis, de fácil uso e que atendam às
suas necessidades. Também é preciso treinar todos os
colaboradores envolvidos para o uso correto da ferramenta e
oferecer suporte - só assim seu negócio terá todos os
benefícios citados acima.

10. Usar a tecnologia a seu favor
Porém, para o total sucesso dessa estratégia, é necessária uma
mudança na cultura organizacional. Os colaboradores
precisam encarar os problemas com uma nova perspectiva, de
forma a tornar as atividades mais ágeis e com qualidade de
forma constante para que os benefícios sejam perenes dentro
da organização.
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Outro grande motivo para adotar a tecnologia como aliada é a
segurança da informação. Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de
Dados) prevista para entrar em vigor em agosto de 2020, a lei
modifica drasticamente a relação entre usuários e detentores de
dados - e as áreas de RH e DP são duas das poucas que lidam
com dados pessoas sensíveis para executar seu trabalho e
gerenciar a jornada do colaborador da admissão até o
desligamento. Por conta disso, precisarão adaptar seus processos
em um esforço conjunto com os departamentos jurídico e de TI
para entrarem em conformidade com a nova lei.

Matriz de impacto para definir estratégias de redução
Para ajudar você a verificar qual a melhor estratégia de redução
de custos, montamos uma matriz de impacto. Nela, você
poderá avaliar o impacto que as ações terão e em qual
intensidade, podendo personalizar de acordo com o seu
cenário.
O objetivo é colocar as ideias em um gráfico simples e
organizá-las conforme a redução de custo que sua empresa
precisa atacar e o impacto em dois pontos principais
inicialmente. Estes pontos deverão estar nos eixos (o mais
importante no eixo vertical e o menos importante no eixo
horizontal) e as estratégias são divididas por intensidade
(baixa, média e alta). Como estamos falando em redução de
custos, a economia financeira será o eixo vertical em nossos
exemplos. Você pode utilizar esse modelo para realizar outras
análises, se desejar.
23
No exemplo 1, o cenário tem como necessidade uma economia em
curto prazo , por isso a matriz tem como foco analisar estratégias
com impacto financeiro versus seu tempo de execução. Nesse
cenário com futuro incerto, as prioridades serão aquelas com
menor impacto (baixo ou médio) em ambos os pontos, assim as
demais estratégias poderão ser revisitadas conforme o decorrer
dos eventos antes de implementar as estratégias mais agressivas.
Já no exemplo 2, a segunda maior preocupação é a estabilidade
dos colaboradores da empresa, e por isso a análise tem foco no
impacto financeiro versus impacto no time. As prioridades são
estratégias com baixo impacto neste segundo ponto, mas é
importante levantar também estratégias com impactos negativos
para colocar em prática caso essas não sejam suficientes.
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Matriz de impacto para definir estratégias de redução

Exemplo 1

Adotar banco de Otimizar retorno

Alto

horas de vendas em
20%
Economia financeira

Médio

Trocar ferramenta de Cortar 10% do

comunicação estrangeira por um investimento em
Baixo

concorrente nacional marketing

Baixo Médio Alto

Tempo de execução
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Matriz de impacto para definir estratégias de redução

Exemplo 2

Reavaliar
Cortar benefícios
Alto

operadora de
como VT e VR
benefícios
Economia financeira

Médio

Adotar banco de
Baixo

Realocar pessoas horas

Baixo Médio Alto

Impacto nos colaboradores

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Matriz de impacto para definir estratégias de redução

Template
Alto

Prioridade 3 Prioridade 4
Variável 1

Médio
Baixo

Prioridade 1 Prioridade 2

Baixo Médio Alto

Variável 2
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Por último, lembre-se que são as pessoas

que farão sua empresa navegar por esse
momento da melhor forma possível.
Cogite realocar pessoas para realizarem outras funções mais importantes neste
momento na operação - por exemplo, se você verificar que não haverá vendas,
realoque os vendedores para a área de retenção de clientes. Tenha em mente que o
impacto organizacional será proporcional aos cortes efetuados.
 28

Considerações Finais

Para adotar qualquer destas ações de redução de custos nas

empresas, é primordial realizar um planejamento. Estipule
metas mensais, semestrais, anuais ou o período que melhor se
encaixar em sua situação, mas não faça isso sem antes ter
realizado muitas análises e pesquisas sobre seus negócios e
seu cenário atual. Nenhuma estratégia deve ser colocada em
prática antes de passar por ferramentas de planejamento
estratégico.

Agora que você já tem conhecimento dessas ideias inovadoras

para reduzir custos em sua empresa, está na hora de colocá-las
em prática. Você percebeu que a maioria delas pode ser
implantada de forma simples e ágil? Então não perca mais
tempo! Comece a economizar já!
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