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Definição

GED na verdade vem do termo inglês EDM - Eletronic Data Management, que ao ser traduzido se
transforma em Gerenciamento Eletrônico de Dados. Como normalmente associamos "dados" aos
"documentos" gerados em nosso computador, a tradução de GED acabou se transformando em
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. A maior vantagem de usar um sistema GED é que as
informações contidas nos documentos são indexadas em um banco de dados, permitindo que possamos criar,
controlar, armazenar, compartilhar e rastrear os documentos de forma rápida e segura.

Vantagens na Utilização de Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Primordialmente, a principal vantagem na utilização de sistemas baseados no gerenciamento eletrônico de


documentos, é a otimização to tempo na busca dos mesmos, além de economia em espaço físico destinado
ao arquivamento e acesso.

Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários
separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta
condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja depreciação e perda da
informação.

Com a implantação de sistemas baseados em GED, há grande economia em espaço físico destinado ao
arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço.
Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras
atividades.

Desvantagens do GED

De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em GED. Há única necessidade é
que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total
eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.

Principais Aplicações na Gestão Eletrônica de Documentos ( GED )

Como exemplo, temos a implantação GED baseada em gestão eletrônica de documentos vitais, que é
amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqüentes, ou mesmo manuseio.
Como exemplo, podemos citar na área de saúde, os prontuários, e na área de gestão de empreendimentos, os
contratos e afins.

É possível citar também, a área básica da implantação GED, que é a digitalização de documentos de
manuseio freqüente. Basicamente, os documentos físicos são digitalizados através de aparelhos de
digitalização profissional, afim de manter uma cópia digital de fácil acesso.

Um ponto chave no gerenciamento eletrônico de documentos é a organização e controle de arquivos e


documentos. Através de uma metodologia diferenciada, é feito um trabalho de organização e controle de
acesso para os documentos. Assim, otimizando os processos de busca, tanto física, quanto digital obtendo o
máximo em eficiência em acesso.

Há também a possibilidade de gerenciamento documental, voltado a gestão de mídias eletrônicas. É o


processo de implantação de um sistema GED, só que o mesmo possui acesso a mídias eletrônicas, ao invés
de sistemas web interligadas.

Benefícios Qualitativos e Quantitativos da Gestão Eletrônica de Documentos

Aumento da Produtividade e Redução de Custos


Mais Segurança na Acessibilidade na Informação
Backup Automatizado e Simples dos Dados
Unificação da Base de Dados
Ganho de Espaço Físico com o GED
Eliminação da Necessidade de Meios Físicos de Armazenamento:
Remoção Física dos Documentos:

Gestão Eletrônica de Documentos: Questão Ambiental

Para se produzir uma tonelada de papel, são necessárias em média 3 toneladas de matéria-prima (celulose)
obtidas a partir de aproximadamente 24 arvores de porte médio.

Por essas razões um projeto de gestão eletrônica de documentos é sempre considerado um projeto de impacto
ambiental positivo. Claro, como a GED é baseada no uso de sistemas de computador e máquinas, também há
um ônus no que diz respeito ao consumo de energia elétrica e também as emissões de carbono relacionadas a
fabricação dos computadores e equipamentos, etc.. mas o ganho ainda é positivo, pois realizando a
digitalização de documentos em larga escala e passando a produzir tais informações já no meio digital,
eliminamos em alguns casos até 70% a necessidade de consumo mensal de papel nas empresas.

Gestão Eletrônica de Documentos: Questão Tecnológica

O armazenamento das informações em meio digital ao invés de papel além da vantagem ambiental citada
acima, ainda tem vantagens técnicas, operacionais e de redução de custo. Do mesmo modo que são
necessárias algumas dezenas de árvores e algumas toneladas de carbono para se produzir uma tonelada de
papel, com a gestão eletrônica de documentos para se armazenar a mesma quantidade de informação em
discos rígidos de servidores ou então mídias tais como DVDs e CDs com a tecnologia atual são necessárias
quantidades muito menores de emissão de carbono.