Perfil do técnico de 

secretariado 
 

Curso Profissional de Secretariado 

FCT- Prática Simulada 

Mariana Vicente  

Professor orientador: Rodrigo Alberto

2019/2020
2019/2020
Perfil do técnico de 
secretariado 

Curso Profissional de Secretariado 

FCT- Prática Simulada 

Mariana Vicente  

Professor orientador: Rodrigo Alberto 

2019/2020
 Dedicatória: 

Dedico este trabalho a todos os médicos, enfermeiros, 

polícias e bombeiros deste país. 

   

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 Agradecimento 

Agradeço à nossa escola, pela incentiva deste estágio 

simulado apesar das circunstâncias que se andam a passar, 
pela ajuda dos professores e por estes estarem sempre 
presentes para nos orientar e para nos ajudar. 

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Epígrafe 

“​A beleza vem de dentro e pode ser envolvida num

invólucro agradável: vestimenta correta, apresentação e
postura profissional​”.

Stefi Maerker  

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Resumo e palavra-chave 

Para que exista organização, coordenação, comando, 

controlo e planeamento é necessário haver um profissional de 
secretariado numa empresa. Pois é este profissional que 
organiza todas as atividades administrativas da diretoria de 
uma empresa. Compete a este manter contacto com as 
organizações que de alguma forma a empresa participa, faz 
lembrar ao seu superior as atividades que se irão realizar ao 
longo do dia, deve relembrar ao chefe as suas obrigações na 
empresa. O trabalho executado pelo profissional de 
secretariado faz com que o tempo seja otimizado, que os 
compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja 
respeitada por cumpri-los e que todos os deveres 
relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor 
maneira possível​. 

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Abstrat 

In order for organization, coordination, command, control and 

planning to exist, it is necessary to have a secretarial 
professional in a company. Because it is this professional who 
organizes all administrative activities of the board of a 
company. It is up to him to keep in touch with the 
organizations that the company participates in some way, 
reminds his superior of the activities that will be carried out 
throughout the day, he must remind the boss of his obligations 
in the company. The work performed by the secretarial 
professional ensures that the time is optimized, that the 
commitments are fulfilled, that the company is respected for 
fulfilling them and that all the duties related to the company 
are met in the best possible way. 

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Índice 

1. Capa 

2. Folha em branco 

3. Folha de rosto 

4. Dedicatória 

5. Agradecimentos 

6. Epígrafe 

7. Resumo e palavra-chave 

8. Abstrat 

9. Índice 

10. Introdução 

11. Competências pessoais 

14. Competências profissionais  

16. Competências técnicas 

19. Tarefas dos profissionais de secretariado 

21. Competências humanas 

22. Ética, relações interpessoais e relações intrapessoais 

23. Principais funções de uma secretária 

24. Conclusão 

25. Fontes de informação e de pesquisa 

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 Introdução 

O secretariado é uma profissão extremamente exigente, este 

requer boa formação pessoal e profissional. 

Deve ter conhecimentos de línguas, informática, finanças, 

marketing, relações públicas, direito, protocolo, arquivo, 
redação de documentos e organização de eventos estas são 
apenas algumas das competências necessárias.  

É essencial que o profissional de secretariado tenha as 

devidas competências pessoais, técnicas adequadas, assim 
como deve conhecer as tarefas que fazem parte da rotina 
diária e o código deontológico que pauta a conduta dos 
profissionais da área. 

 
 

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Competências pessoais 

O secretário deve possuir competências pessoais, estas são 

aspetos da personalidade que se relacionam com o saber, 
ser e estar na sociedade que permitem agir com bom senso, 
simpatia ou boa educação no quotidiano.  

Existem várias competências pessoais entre elas a: 

Assertividade- ​deve saber-se expressar e afirmar as suas 

opiniões de forma clara, direta e correta respeitando o 
próximo. 

Capacidade de comunicação-​ deve saber-se comunicar 

com diversos públicos é super importante para o 
desenvolvimento das tarefas com sucesso. 

Brio profissional- ​é super importante desenvolver a atividade 

profissional com rigor e profissionalismo cumprindo prazos, 
desenvolvendo tarefas com rigor e responsabilidade 
respeitando a ética profissional. 

Flexibilidade- ​deve evitar-se a intransigência deve cultivar-se 

um espírito aberto para saber ouvir-se e aceitar outras 
opiniões. 

Determinação- ​deve manter-se sempre foco nos objetivos e 

atuar em função dos interesses da organização. 

Cultura geral- ​a cultura geral no secretariado permite ter uma 

boa conversa, facilita assim o processo de comunicação. 

Cortesia e diplomacia- ​o profissional de secretariado é o elo 

de ligação entre o público interno e o externo da empresa. É 
importante ter uma postura assertiva, assim como conhecer e 
aplicar as regras de conduta social que facilitam o bom 

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relacionamento, é imprescindível saber ouvir, criar empatia, 
ser delicado, ser gentil e ser amável no trato. 

Criatividade- ​a criatividade facilita a criação das tarefas 

diárias e permite apresentar situações inovadoras às chefias 
para ultrapassar situações de impasse. 

Boa memória-​ um profissional de secretariado que apresente 

boa memória é indispensável visto que, no exercício das suas 
funções tem constantemente que relacionar 
acontecimentos, informações e pessoas. 

Pontualidade- ​um profissional de secretariado deve sempre 

ser pontual, pois ser-se pontual é uma questão de boa 
educação e de respeito pelo próximo. 

Proatividade- ​ser-se proativo é agir com inteligência, prever, 

antecipar, resolver problemas e propor soluções. É uma das 
qualidades mais apreciadas no secretariado. 

Simpatia e empatia-​ devem-se estabelecer relações cordiais 

com todas as instituições e pessoas que se relacionam com a 
empresa, privilegiando assim o próximo, deve ser-se cordial, 
assertivo, colocar-se no lugar do outro, ser educado e ser 
amável. 

Visão- ​ter visão é anteceder as situações, esta capacidade 

permite planear o trabalho, aumentar a criatividade, evitar 
problemas e manter a motivação. 

Boa aparência- ​o profissional de secretariado é a primeira 

imagem da empresa onde trabalha, o profissional deve 
primar por uma aparência cuidada, deve apresentar uma 
boa aparência cuidando da sua higiene pessoal, ter cabelos 
e pele cuidados, mãos e unhas tratadas, vestir-se de acordo 
com o código de vestuário da empresa onde trabalha, deve 
apresentar elegância e descrição. Pois a boa aparência 
causa uma boa impressão nas pessoas com quem se cruza é 

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uma excelente forma de projetar uma imagem positiva da 
empresa e cativar o próximo. 

Boa dicção-​ deve pronunciar e articular corretamente as 

palavras, facilitando assim a comunicação ao mesmo tempo 
e contribui para o projeto de uma imagem positiva na 
empresa.  

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Competências profissionais 

Os secretários devem também possuir competências 

profissionais, estas são também aspectos da personalidade 
que se manifestam no desempenho das tarefas de 
secretariado.  

Existem várias competências profissionais que são: 

Capacidade de adaptação-​ deve ter-se capacidade de 

adaptação à cultura e às pessoas da empresa que a 
compõem, é decisiva para o profissional ter um bom 
desempenho e para criar boas relações interpessoais. É 
necessário aceitar e compreender as diferenças individuais, 
deve saber-se colocar no lugar do outro, ter uma atitude 
positiva e saber comunicar eficazmente. 

Capacidade de organização-​ deve manter-se o local de 

trabalho organizado, a agenda sempre atualizada, assim 
como os assuntos para resolver, assim evitam-se perdas de 
tempo, desgaste físico, mental e aumenta a eficiência. 

Dinamismo- ​é essencial ser-se ativo, ter espírito de iniciativa e 

raciocínio rápido para fazer face às exigências profissionais 
diárias. 

Sigilo profissional-​ em secretariado existe um lema “saber ver, 

ouvir e calar” isto quer dizer que deve-se manter a discrição 
sobre os assuntos relacionados com a empresa e manter o 
sigilo profissional. Não se deve confidenciar assuntos relativos 
à vida pessoal e profissional um profissional de secretariado 
deve manter sempre discrição sobre os assuntos relacionados 
com a empresa e manter o sigilo profissional não se deve 
confidenciar assuntos relativos à vida pessoal e profissional 

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dos seus superiores hierárquicos da empresa e dos colegas, 
bem como informação relativa à organização. Jamais se 
deve partilhar documentos da empresa sem autorização 
prévia das chefias. 

Eficácia- ​a eficácia permite realizar tarefas, atingindo os 

objetivos propostos e aumentando a produtividade. 

Facilidade aprendizagem- ​é essencial um profissional de 

secretariado tenha um espírito aberto para a aquisição de 
novos conhecimentos, já que estes facilitam e melhoram o 
desempenho profissional e promovem a integração na 
empresa ou organização. 

Lealdade- ​um profissional de secretariado deve adotar um 

comportamento de confiança, dedicação e lealdade 
perante as chefias e a organização que representa. 

Estabilidade emocional- ​um profissional de secretariado deve 

saber separar a vida pessoal da vida profissional, deve 
também saber lidar com a pressão e gerir sentimentos. A 
impulsividade deve ser evitada, deve-se parar para pensar e 
agir. 

Responsabilidade- ​um profissional de secretariado ao ter 

responsabilidade realiza as tarefas com eficácia e assume as 
consequências dos seus próprios atos. 

Tenacidade- ​um profissional de secretariado deve ter 

tenacidade perante os desafios diários que vão surgindo, 
deve ser persistente e nunca deve desistir perante as 
adversidades. 

Tato- ​em secretariado é muito importante ter tato e ter 

sentido de oportunidade nos relacionamentos interpessoais 
assim como deve compreender, corrigir e encorajar o 
próximo evitando assim impor vontades. 

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Competências técnicas 

Os secretários devem possuir competências técnicas, estas 

são conhecimentos e capacidades exigidas no exercício das 
funções administrativas, como domínio de idiomas, 
informática, protocolo etc. 

As competências técnicas são: 

Domínio da língua materna-​ um secretário deve dominar a 

expressão e a oralidade da língua portuguesa, deve ter 
vocabulário enriquecido, deve ter domínio na gramática, 
não deve apresentar erros na ortografia e deve refletir uma 
imagem positiva na empresa. 

Conhecimento de línguas estrangeiras-​ com a abertura dos 

mercados para o exterior é necessário que os secretários 
tenham fluência de uma segunda ou até terceira língua 
estrangeira. 

Informática- ​são requeridas algumas competências tais como 

saber trabalhar em Ms Windows, Ms office (excel, powerpoint, 
outlook), em ferramentas da web e possuir bons 
conhecimentos de navegação de internet. 

Expediente geral de escritório- ​o secretário deve dominar o 

expediente geral de escritório, permitindo assim que faça a 
planificação do trabalho, a gestão de propriedades e do 
tempo, cooperando assim com a eficiência e com a 
eficácia. 

Técnicas de arquivo-​ um secretário deve saber arquivar 

corretamente os diferentes documentos, deve conhecer e 
estruturar corretamente um sistema de arquivo, facilitando 

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assim a organização do trabalho e permitindo disponibilizar 
de imediato os documentos quando solicitados. 

Protocolo- ​um secretário deve conhecer as regras básicas do 

protocolo empresarial. Permitindo assim o estabelecimento 
de relações interpessoais, o acolhimento e a receção de 
visitantes à empresa e diminuindo as barreiras culturais e 
facilitando a comunicação e a organização de eventos. 

Noção de direito-​ um profissional deve ter noções de direito 

deve estar atualizado sobre áreas administrativas, comerciais, 
fiscais e laborais possibilitando assim a realização das tarefas 
e o apoio às chefias. 

Finanças e contabilidade-​ um secretário deve saber analisar 

mapas de vendas, balanços, demonstrações de resultados, 
deve conhecer as obrigações fiscais e os seus respetivos 
prazos, deve saber classificar documentos, saber fazer caixa e 
saber gerir o fundo de maneio. 

Relações públicas-​ um secretário é um elo de ligação entre a 

empresa e o seu público, este exerce diariamente a função 
de relações públicas, deve manter o equilíbrio nas relações 
públicas estabelecidas entre a empresa e o seu público 
projetando assim uma imagem positiva para a empresa. 

Conhecimentos específicos-​ o secretário dependendo das 

especificidades das tarefas que executa, deve procurar 
aprofundar, conhecimentos na área onde atua, como por 
exemplo nas áreas da saúde, comunicação, recursos 
humanos ou finanças.  

Área comportamental- ​é importante que o secretário tenha 

conhecimentos na área comportamental para saber gerir 
conflitos, situações de stress, faltas de tempo, para conseguir 
comunicar e negociar eficazmente. 

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Atendimento ao cliente-​ um excelente atendimento ao 

cliente, vai representar um aumento das expectativas do 
cliente, em relação ao serviço ou produto prestado pela 
empresa, em secretariado torna-se fundamental que 
qualquer profissional desenvolvam certas habilidades no 
relacionamento interpessoal, de forma a conseguir tornar-se 
empático no momento de satisfazer as necessidades do 
cliente. 

Comunicação e expressão​- um secretário deve expressar-se 

com naturalidade, nitidez e correção detendo um raciocínio 
rápido e deve adequar o tom de voz às circunstâncias, a sua 
capacidade de expressão escrita é extremamente 
importante no desenvolvimento de um dia de trabalho. Deve 
redigir com nitidez a simplicidade e exatidão e ao mesmo 
tempo deve ser delicado e prudente. 

Logística- ​um secretário deve compreender o conjunto de 

providências e ações que irão garantir a realização de uma 
atividade específica. Este é responsável por várias atividades 
entre elas a organização de eventos, organização de viagens 
e organização de eventos. 

Tratamento da documentação e informação- ​o secretário 

deve recepcionar, interpretar, analisar, armazenar e deve 
fazer a manutenção de toda e qualquer informação emitida 
ou recebida pela empresa, o secretário é fundamental para 
a manutenção de qualquer outra técnica secretarial, visto 
que este é intermediador do processo e estes são 
alimentados pela informação. 

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Tarefas dos profissionais de secretariado 

O secretário tem inúmeras tarefas e responsabilidades. A 

tipologia das tarefas vai depender da dimensão da empresa, 
do setor da atividade onde está inserida e das competências 
pessoais e técnicas de cada profissional.  

Quando a empresa é grande, as tarefas encontram-se 

agrupadas por departamentos, assim a especificidades das 
tarefas dependem da localização da estrutura 
organizacional. Enquanto que numa pequena média 
empresa a diversidade das tarefas atribuídas é maior pois 
essas tarefas estão concentradas no secretariado. 

As tarefas dependem de vários fatores, tais como: 

❏ Dimensão da empresa. 
❏ Estrutura organizacional adotada. 
❏ Departamento. 
❏ Ramo da atividade da empresa. 
❏ Relação com os superiores hierárquicos. 
❏ Personalidade e experiência profissional. 
❏ Formação académica. 

O conjunto das tarefas asseguradas pelo secretariado são: 

❏ Atendimento presencial e não presencial:​ o secretário 

faz a receção e encaminhamento dos visitantes, assim 
como recebe, encaminha e efetua chamadas 
telefónicas. 
❏ Receção, separação, registo e distribuição da 
correspondência recebida-​ o secretário recepciona e 
gere a correspondência, separa a correspondência, 
regista e distribui pelos diferentes destinatários. 

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 ❏ Redação da comunicação escrita- ​o secretário elabora 
redações da correspondência estas podem ser em 
língua portuguesa ou estrangeira podem ser ditadas ou 
minutadas consoante a necessidade da empresa. 
❏ Arquivo- ​dever ser onde ocorre a sistematização e 
organização das informações das empresas. O 
secretário é responsável pela conceção do sistema de 
arquivo, pela classificação, ordenação e arquivo de 
toda a informação da empresa para a qual trabalham. 

❏ Gestão da agenda-​ o secretário deve proceder ao 

agendamento e estabelecimento de prioridades nas 
tarefas a executar. 

❏ Organização de viagens e de reuniões-​ o secretário 

organiza viagens de negócios para as chefias e 
colaboradores da empresa, reserva passagens, estadias 
em hotéis, prepara o dossiê de viagem, entre outras 
coisas. 

Na organização de reuniões o secretário é responsável 

pela redação e preparação da documentação de 
apoio, organiza o espaço, prepara o equipamento de 
apoio e reduz relatórios e atas. 

❏ Traduções e retroversões​- o secretário está encarregue 

de elaborar traduções e de retroversões de 
documentos. 

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Competências humanas 

O secretário além de possuir competências pessoais, 

profissionais e técnicas deve possuir também competências 
humanas como possuir: 

❏ Flexibilidade; 
❏ Coragem; 
❏ Resiliência; 
❏ Otimismo; 
❏ Equilíbrio emocional; 
❏ Autodidata; 
❏ Lealdade; 
❏ Objetividade; 
❏ Criatividade; 
❏ Dinamismo; 
❏ Entusiasmo; 
❏ Paciência; 
❏ Tolerância; 
❏ Profissionalismo; 
❏ Pontualidade; 
❏ Cultura. 

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Ética, relações interpessoais e relações intrapessoais 

Ética- ​O secretário deve ter princípios éticos, pois está sempre 

exposto a situações que o leva a cometer deslizes éticos em 
função de eventuais pressões internas e externas ao seu 
mundo de trabalho.  

Relações interpessoais- ​Um secretário​ ​deve saber ser flexível, 

deve ter relações conforme as pessoas que são.​ ​Deve 
procurar diferentes maneiras de modo a obter o equilíbrio 
emocional e evitar comportamentos que manifestem 
insegurança, como protestar contra casuais observações 
desfavoráveis do seu trabalho ficando assim ressentido ou 
ofendido. 

Relações intrapessoais-​ É de extrema importância o 

secretário conhecer-se enquanto pessoa e interpretar as 
características da sua personalidade pois isso garantirá uma 
postura e um perfil adequado ao profissional de assessoria.

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Principais funções de uma secretária 

1. Assessorar 
2. Planear 
3. Controlar 
4. Organizar 

Para completar as funções do secretário, este profissional 

deve também ter conhecimentos noutras áreas tais como: 

❏ Ciências da informação; 

❏ Línguas; 

❏ Termos Jurídicos. 

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Conclusão 

Após a realização deste trabalho conclui que o profissional 

de secretariado é uma peça chave dentro de uma empresa 
ou organização, devido à flexibilidade das suas 
competências técnicas e humanas, o profissional precisa de 
ter para estar apto ao que as empresas ou organizações 
esperam e precisam para o mercado competitivo. 

Pode-se afirmar que o profissional de secretariado é 

multifuncional e polivalente pois atua em diversas áreas numa 
empresa. 

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 Fontes de informação e de pesquisa 

Frase da epigrafe tirada- 

https://prezi.com/p/1agqzoetd-ab/profissional-de-secretariad
o/ 

https://prezi.com/5swlg546t6hb/modulo-4-o-profissional-de-se 
cretariado/   

https://prezi.com/qjxbz1lrsr71/competencias-e-boas-maneiras 
-de-um-secretario/ 

https://www2.unifap.br/secretariado/perfil-do-profissional-de-s 
ecretariado   

https://pt.wikipedia.org/wiki/Secretariado   

https://pt.slideshare.net/sandra/profissional-de-secretariado   

https://pt.slideshare.net/sandra/o-profissional-de-secretariado  

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