Empresa Contratante: AMBIETEC – SOLUÇÕES E TECNOLOGIAS AMBIENTAIS INOVADORAS
Gestor Responsável: DEIVID ALCANTARA Contrato: 07/2021 Período das ações: De 01/07/21 à 01/12/2021 Carga Horária: 120 horas de consultoria Resp. Técnico: VIVIANE FERREIRA MAGALHÃES
Confidencial VIVIANE MAGALHÃES
1. OBJETIVOS DA CONSULTORIA
Analisar informações prévias, apresentar soluções e orientar o empreendedor da referida empresa, na
tomada de decisões críticas para o sucesso do negócio, alinhando e assessorando na definição de estratégias e posicionamento de mercado.
2. LEVANTAMENTO PRÉVIO
A empresa em estudo é a Ambietec Soluções e Tecnologias Ambientais Inovadoras, sediada na Rua
Aurelino Froes Moreira, nº 363 - Miragem, Lauro de Freitas - BA. A Ambietec teve seu início a partir dos esforços empreendedores de Deivid Alcantara Santos, proprietário, que começou a partir de suas experiências no ramo industrial de tratamento de efluentes – CETREL, resolveu iniciar seu negócio.
Atualmente, sua empresa conta com uma infraestrutura mais adaptada a sua realidade de consultoria e Engenharia Ambiental no mercado interno de Lauro de Freitas. A empresa é Micro e, conta com um capital social de R$150.000,00 (Cento e cinquenta Mil reais), não possui um quadro de funcionários fixos, entretanto atua com diversas parcerias para atuação mediante demanda de serviços: engenheira ambiental, arquiteto, biólogos, topógrafos e geólogos, que compõem a equipe técnica e operacional em formato de parceria bem como a parte administrativa.
Vale salientar que ocorreram várias dificuldades neste ramo de atividade que quase acarretou o fechamento da empresa. E, no intuito de conseguir atender à crescente demanda foi apostado em algumas parcerias técnico-administrativas que, apesar dos esforços não contribuíram diretamente para o crescimento da empresa, especialmente nos departamentos: administrativo e financeiro; este primeiro, que permaneceu sem um efetivo desenvolvimento e gestão que configurasse uma análise mais profunda e detalhada de seu perfil empresarial e lugar no mercado, planejamentos a curto e longo prazo (sem um planejamento estratégico) ou qualquer direcionamento para alavancar o crescimento estrutural e operacional da empresa; e financeiro que o longo do tempo veio sofrendo com vários encargos existente sobre dívidas vencidas.
Entretanto, com toda a infraestrutura estabelecida atualmente e, a visão de mercado de Deivid, é
possível em breve alcançar uma fatia de mercado maior e, poderá então retomar os prejuízos ocorridos e com isso concorrer mais efetivamente com empresas já conhecidas no mercado, além de ampliar sua área de atuação para Municípios circunvizinhos.
A Ambietec não possui um organograma definido, tendo em vista sua estrutura por parcerias, Deivid assume um papel geral sendo responsável por todas as etapas do processo, com exceção da contabilidade que é terceirizada. Os serviços de captação de clientes, fechamento de propostas, emissão de notas fiscais, controle de pagamentos de clientes, financeiro, execução e todo operacionalização do departamento administrativo é executado por Deivid, sem um controle efetivo dessa gestão. Ainda, com o aumento da demanda abre-se a possibilidade de contratação de mão de obra temporária sem vínculo empregatício para conseguir atender o volume de serviços adquiridos.
É importante frisar, que apesar dessa estrutura organizacional linear e enxuta, essa modalidade de parcerias por projetos e contratos favorece economicamente o desenvolvimento da empresa reduzindo custos fixos operacionais e de pessoal.
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O impacto causado pela pandemia e, a crise atual do mercado reduziu drasticamente o faturamento gerando uma perda significativa no desenvolvimento dos negócios. Entretanto, Deivid decidiu que era o momento de se estruturar para um crescimento sólido, organizado e sistemático.
3. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL
A aplicação do instrumento de diagnóstico contribui para a compreensão dos sintomas, causas e a
correta proposição de melhorias às dificuldades organizacionais, para isso foi necessário estruturar o processo de diagnóstico em fases, como em um projeto, de forma a permitir explorar da melhor forma a organização, revelando de maneira clara e concisa o contexto atual e a visão de futuro da mesma. As fases para a aplicação do instrumento de diagnóstico, desenvolvido a partir da validação dos elementos, questões e/ou pontos de análise são ilustradas na Figura 1 abaixo:
FIGURA 1 : FASES DE APLICAÇÃO DA CONSULTORIA
Coleta de Análise dos identificação Plano Plano de Início (preparação) dados dados das Soluções estratégico Ação (diagnóstico)
INÍCIO (PREPARAÇÃO)
Foram aplicados dois métodos de coleta de dados para o estudo em questão:
entrevista: composta de 41 perguntas relevantes (anexo 1) sobre as três principais áreas de
análise: a organizacional, financeira e operacional, ao qual foram possíveis identificar os pontos críticos; ferramenta estratégica foi o SWOT (do inglês strengths, weaknesses, opportunities and threats) ou seja as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa e mercado.
A partir da interseção das duas análises, foi possível identificar os obstáculos que impedem o crescimento da Ambietec no mercado atual e, sintetizando ainda mais, com o foco em priorizar estes problemas, utilizamos a ferramenta matriz GUT, restringindo a listagem obtendo-se um resultado que estabelece o grau de prioridade de cada item analisado, possibilitando a constatação de soluções que irão proporcionar mais assertividade na tomada de decisões direcionadas aos objetivos da empresa.
COLETA DE DADOS (DIAGNÓSTICO)
Foram definidas, através de uma análise interna (com base nos problemas que mais impactam a Ambietec), as 3 áreas específicas que influenciam no objetivo deste estudo: organizacional, financeiro e operacional (Anexo I, tabela de resultado da análise).
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ASPECTOS ORGANIZACIONAIS Os problemas identificados sobre aspectos organizacionais da empresa foram:
PRINCIPAIS PROBLEMAS PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS
1. A empresa não possui planejamento Desconhecimento das dificuldades; estratégico; Dificuldade para fidelizar clientes; Dificuldade de crescimento; 2. Não conhece suas metas e objetivos; Problemas financeiros; Baixa margem de lucro; 3. Não investe na disseminação de sua imagem institucional (marca Custos desnecessários; estruturada); Não adquire escalabilidade (Potencial de expansão); 4. Não conhece seus resultados e seus Não possui foco no desenvolvimento pois custos; está preso em problemas do dia-a dia; Redução da demanda de serviços 5. Não analisa suas informações para formular estratégias;
6. Não possui um controle de
relacionamento com o cliente;
Pode-se perceber claramente que, a empresa não se estruturou administrativamente para se posicionar no mercado de maneira formal e organizada. A falta de metas e planejamento dificulta seu crescimento de maneira segmentada, ou seja,
ASPECTOS FINANCEIROS Os problemas identificados sobre aspectos financeiros da empresa foram:
PRINCIPAIS PROBLEMAS PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS
1. Não possui controle orçamentário; Dificuldade de conseguir crédito; Precificação inadequada; 2. Não realiza gestão do fluxo de caixa; Problemas financeiros; Baixa margem de lucro; 3. Não separa conta pessoal da conta da Custos desnecessários; empresa; Desconhecimento sobre sua evolução financeira; 4. Não reconhece o que é despesa ou investimento; A empresa arca com dívidas que não são dela (mistura entre conta da 5. Não precifica seus serviços de forma empresa e de sócio); planejada; vive pagando dívidas; inadimplência; 6. Não possui capital de giro;
7. Não controla seus recebimentos e não
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gerencia suas compras;
8. Não mede seus resultados (ticket
médio);
ASPECTOS OPERACIONAIS
Os problemas identificados sobre aspectos operacionais da empresa foram:
PRINCIPAIS PROBLEMAS PRINCIPAIS CAUSAS
1. Não possui uma área comercial Dificuldade no fechamento de novos estruturada para atender a demanda de negócios; clientes atuais e prospectar novos Perda de oportunidade de negócios; clientes favorecendo seu reconhecimento no mercado; Atraso na entrega dos serviços Perda de clientes; 2. Não tem um padrão de execução nos Desorganização administrativa; seus processos; Entrega de processos errados; Clientes insatisfeitos; 3. Não faz uso de tecnologias em seus Redução de faturamento. processos; Terceirizados desorganizados perante clientes; 4. Não entrega seus processos dentro do prazo;
5. Não possui controle dos contratos de
serviços terceirizados;
A primeira perspectiva desta análise pode ser considerada como um desenho de toda a estrutura atual do empreendimento. Os demais campos são interligados e busca-se com a análise desse primeiro, verificar aspectos como desenho organizacional, o modo de pensar da empresa, bem como sua personalidade e as relações de poder que envolvem a organização e como isso se traduz nas responsabilidades e tomadas de decisão. Esta análise interna coloca em evidência as deficiências e qualidades da empresa que está sendo analisada, ou seja, os pontos fortes e fracos da empresa deverão ser determinados diante da sua atual posição no mercado.
Na segunda investigação, utilizei a matriz SWOT (Figura 2) que, subdivide-se em análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças). A análise do ambiente externo é composta pelo monitoramento de forças macro ambientais (exemplos são o cenário econômico- demográfico, o contexto sociocultural e as modificações tecnológicas) e de agentes econômicos importantes para a organização (como os clientes, competidores, fornecedores e distribuidores), ela tem por finalidade estudar a relação existente entre a empresa e seu ambiente em termos de
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oportunidades e ameaças, bem como a sua atual posição no mercado, e prospectiva quanto à sua posição no mercado desejada no futuro.
FIGURA 2: ANÁLISE SWOT
Focando na análise do ambiente externo, têm-se timidamente percebido o aquecimento do mercado
pós pandemia, o que proporcionou a Ambietec novas possibilidades de crescimento em mercados ainda não explorados (Plano de Negócios/Logística Reversa), com essa retomada, algumas parcerias com instituições terão um grau de relevância na busca pelo crescimento. A possibilidade de entrar em novos negócios injeta na empresa uma carga extra de energia, renovando seu portfólio, sua equipe e seus planos.
Entretanto, existe uma insegurança por parte dos clientes por conta da instabilidade do mercado mediante possível retorno das medidas restritivas do governo. O que tem prejudicado o faturamento deste ano em relação ao ano anterior (ver figura 3). Além do custo com subcontratados, que elevou o preço de seus serviços, dificultando a inter-relação entre a Ambietec e seus clientes relutantes em aceitar um acréscimo nos orçamentos apresentados.
O poder de barganha dos concorrentes e intermediários que, conseguiram se manter ativos no período pandêmico, é um fator que restringe o crescimento da Ambietec na fatia de mercado. Atualmente representada por 0,32% de market-share.
Na análise do ambiente interno da Ambietec, alguns itens são de extrema relevância, trazendo um diferencial estratégico: a capacidade técnica e a rede de relacionamentos que o empresário possui. Esse é um tópico importante para se focar e trabalhar trazendo negócios, o que será bem delineado em nosso plano de ação elencado mais a frente neste projeto.
Outro aspecto importante a citar, correlacionando os dois métodos de pesquisa acima é, a ausência de um planejamento estratégico, o que impacta na maioria das causas apresentadas nos 3 âmbitos da empresa: organizacional, financeira e operacional.
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Para tanto, com o objetivo de priorizar as dificuldades identificadas, com maior potencial de prejuízos à premissa desse estudo, que é o crescimento da empresa, foi utilizada uma ferramenta que define os problemas em relação à gravidade, urgência e tendência de ocorrer, aplicando-se uma nota entre (1 a 5), sendo 1 a menor, e 5 a maior, chamada Matriz GUT (ver quadro abaixo) obtendo-se um resultado que estabelece o grau de prioridade deste problema.
Tendo como resultado da análise Executada (entrevista) foram: identificados, compilados, analisados e filtrados os problemas críticos com maior relevância para o estudo e objetivos em questão. E, assim foram definidos 20 problemas, caracterizados como de maior grau de priorização: GRAVIDADE URGENCIA TENDENCIA PROBLEMA RESULTADO TOTAL GRAU DE PRIORIDADE G U T
A empresa não compreende claramente o seu
4 5 5 100 9% negócio.
A empresa não realiza o seu planejamento
4 5 5 100 9% estratégico.
A empresa não analisa informações para
4 3 4 48 4% formular estratégias.
A empresa não traça metas estratégicas, mas
faz um acompanhamento básico dos 4 4 4 64 6% resultados.
Não, a empresa não investe na disseminação de
5 5 4 100 9% sua imagem institucional.
A empresa não possui nenhum tipo de
2 2 1 4 0% investimento,
A empresa possui planejamento e controle
4 3 2 24 2% orçamentário? A empresa sabe diferenciar despesa de 4 2 2 16 1% investimento? A empresa realiza a gestão do seu fluxo de 4 4 5 80 7% caixa? A empresa possui uma separação entre o que é 5 5 5 125 12% dela e o que é do proprietário? A empresa possui controle sobre seu capital de 3 3 4 36 3% giro? A empresa mantem um estrito controle 1 1 3 3 0% contábil? A empresa compreende todos os custos 3 2 2 12 1% envolvidos no seu negócio? A empresa precifica o seu serviço de maneira 3 2 2 12 1% adequada? A empresa tem um faturamento que condiz 4 3 4 48 4% com o planejado? A empresa controla seus recebimentos ? 4 4 5 80 7% A empresa mede e controla seu ticket médio? 4 4 3 48 4% A empresa compreende seus processos de 4 4 5 80 7% negócios e os registra? A empresa faz uso da tecnologia em seus 4 3 3 36 3% processos? A empresa entrega seus produtos ou serviços 4 4 4 64 6% dentro do prazo estipulado?
TENDENCIA NOTA GRAVIDADE URGENCIA (se nada for feito) 1 Sem gravidade Pode esperar Não muda nada 2 Pouco grave Pouco urgente Piorar em Longo Prazo 3 grave O mais rápido possivel Piorar em médio prazo 4 muito grave É urgente Piorar em curto prazo 5 Extremamente grave Precisa ser resolvido já Piorar rapidamente
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Analisando os resultados obtidos, pode-se perceber em vermelho os aspectos mais relevantes e, na
última coluna os de maior prioridade. Na escala de prioridade devemos entender como ponto de partida os itens de maior pontuação para o de menor pontuação. E, com base nesse levantamento podemos listar os principais e prioritários aspectos relevantes para construção do plano de ação a ser trabalhado em 2022. As soluções identificadas foram estratificadas no plano de ação.
