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Parte 2
Gestión de Procesos
GESTIÒN DE PROCESOS
1.1. Conceptos
1.2. Clasificación de los procesos
1.3. Gestión de los procesos
1.4. Indicadores de los procesos
Filosofía de Gestión por Procesos
DEFINIRLOS
ENTENDER MEDIRLOS
PROCESOS
PROVEER
MAYOR
VALOR
AL CLIENTE
COMUNICAR
MEJORAR DESEMPEÑO
CONTINUAMENTE
Organizaciones Administradas por
Procesos
Organización
- Gente
Satisfacción
- Procesos del
- Infraestructura Cliente
- Estrategia
- Recursos
No muestra al cliente
DIRECCIÓN
GENERAL
No muestra el producto/
servicio que se provee al
cliente
No muestra el flujo de la
ADMINISTRACIÓN FINANZAS OPERACION
MARKETING
actividad a través de la
organización
Aparece el “Aislamiento
entre funciones”
CALID MTTO FÀBRI No existe interacción entre
AD CA funciones
Perspectiva vertical: Por Funciones
Administración Tradicional
CLIENTE
Enfoque Funcional o por Procesos
GESTION FUNCIONAL GESTION POR PROCESOS
Organización por departamentos o Organización orientada a los procesos
áreas
Los departamentos condicionan la Los procesos de valor añadido se
ejecución de las actividades a través realizan a través de métodos
de políticas (procedimientos).
Autoridades basadas en jefes Autoridad basada en los líderes del
departamentales proceso
Principio de jerarquía y de control Principio de autonomía y autocontrol
(empoderamiento)
Como hacer mejor lo que venimos Para que lo hacemos y que debemos
haciendo hacer
Las mejoras tienen un ámbito Las mejoras tienen un ámbito
limitado: el departamento transfuncional y generalizado: el
proceso
Algunos Problemas de la
Gestión Tradicional
Pedidos urgentes
Pedidos urgentes
seguidos de
seguidos de cancelación
cancelación
de órdenes
de órdenes Servicio al Cliente
No se
No se especifican
especifican loslos
requisitos para
requisitos para lala compra
compra
Proveedores no
Proveedores no
calificados (confianza)
calificados (confianza)
No se
No se verifica
verifica la
la compra
compra
Empresa
Tiempos de
Tiempos de respuesta
respuesta
inadecuados
inadecuados
Sistemas inadecuados
Sistemas inadecuados
No enfocada
No enfocada al al cliente
cliente
Quejas yy reclamos
Quejas reclamos sin
sin
Falta de
Falta de liderazgo
liderazgo yy sin
sin visión
visión del
del
solución
solución
negocio
negocio Cancelación del
Cancelación del
Planificación sin
Planificación sin medición
medición dede
servicio
servicio
resultados.
resultados. Pérdida de
Pérdida de clientes
clientes
Inadecuada comunicación
Inadecuada comunicación interna
interna
Proveedores Información no
Información no
Demanda no
Demanda no clara
clara
adecuada
adecuada
No existe
No existe enfoque
enfoque de de procesos.
procesos.
La Organización a través de Procesos
MARKETING CONTROL
GESTIÓN I+D
PLANIFICACIÓN
SERVICIOS
FINANZAS CONTABILIDAD PERSONAL
INFORMÀTICOS
Proceso 1
CLIENTE
CLIENTE
Proceso 2
2 Interno Externo
Proceso de la empresa
Consumidores:
Son los clientes
externos
1 3 4 5 indirectos
Subprocesos
Operación
Actividades Preparación
Inspección
Archivo
Control
Tipos de Procesos
Procesos Gerenciales
Salidas
Entradas
Procesos de
Clientes Clientes
Realización
Procesos de Soporte
Principios de Gestión de Calidad
ISO 9000:2005
“Enfoque de Procesos”
Un resultado deseado es alcanzado
más eficientemente cuando las
actividades y recursos
relacionados son administrados
como un proceso.”
¿A qué conduce el enfoque de procesos?
A identificar las interfaces de las actividades dentro y entre
las funciones de la organización, reduciendo barreras
interfuncionales.
A establecer responsabilidades claras para la gestión de las
actividades.
A entender la interdependencia entre los procesos del
sistema
A considerar factores como: recursos, métodos y materiales
A proveer confianza a los clientes a través de un conjunto de
procesos consistentes, efectivos y eficientes
A enfocar los esfuerzos en los procesos principales
¿ Qué es un Proceso ?
ISO 9000:2005
Un proceso es un conjunto de
actividades, mutuamente relacionadas,
las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
CONTROLES
Procedimientos
Especificaciones
Objetivos
PROCESO
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
Materiales Productos
Solicitudes Servicios
Información Software
RECURSOS
Insumos
Personal
Equipos / Información
ENTRADAS SALIDAS
Estudios de mercado Especificaciones
Requerimientos de Planificación de la
clientes fabricación
Leyes y regulaciones del Listas de materiales
producto Planos / bocetos /
Datos de diseños prototipos
anteriores
CONTROLES RECURSOS
Procedimiento de diseño Software
Plan del diseño Personal de Ingeniería
Normas aplicables Equipo y personal para
elaborar prototipos
Los Procesos son
interdepartamentales: Diseño
No. ACTIVIDAD Dise- Produc- Geren- Merca Control Ingenie-
ño ción cia deo Calidad ría
1 Identificación de XX
necesidades del
consumidor
2 Elaboración de XX
boceto
3 Revisión del X XX
boceto
4 Elaboración de XX
planos de
producto y de
fabricación
5 Revisión de X XX X
planos
6 Elaboración de X XX
Prototipo
7 Verificación del XX
prototipo
8 Revisión de los X X XX X X X
resultados del
prototipo
9 Aprobación del XX
diseño
Tipos de procesos de realización (esenciales)
• a.PROCESOS DE INNOVACIÓN: La organización
investiga las necesidades, emergentes o latentes de
los clientes y luego crea los productos o servicios
que satisfarán esas necesidades.
• b. PROCESOS OPERATIVOS: Donde se producen y se
entregan los productos a los clientes. El objetivo es
la excelencia y la reducción de costos.
• c. SERVICIO POSTVENTA: Que tiene como objetivo
atender y servir al cliente después de la venta o
entrega del producto o servicio.
• .
Características de los procesos bien gestionados‐
Harrington ‐
1.
1. Tienen
Tienen un responsable
2. Tienen llímites
ímites definidos (alcance)
(alcance)
3. Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas
4. Tienen
Tienen procedimientos
procedimientos documentados,
documentados, requisitos de
entrenamiento
1. Definir el propósito del proceso
La razón por la que existe el proceso, lo que se espera de él.
2. Definir el alcance
a. Definir los límites (desde la actividad inicial a la final)
b. Determinar los productos, localidades que son parte de la
aplicación y sus exclusiones.
3. Establecer el responsable del proceso.
La persona que coordina las actividades y es responsable de los
resultados
4. Establecer políticas
Definir guías de acción generales o específicas en la aplicación
del método para el proceso.
Pasos para la planificación de un proceso (2)
6. Identificar las entradas
Cuales son los proveedores y que nos entregan para el proceso
7. Identificar las salidas
Cuales son los productos del proceso y los procesos‐clientes de estos
8. Identificar las actividades principales
Únicamente las actividades clave que van desde las entradas a las salidas, no
las tareas
9. Identificar los métodos principales que se usan en el
proceso
Procedimientos, Instructivos y Registros
10.Definir los recursos necesarios para el proceso
1. Mano de obra (incluir tercerizados) y contratistas
2. Infraestructura,Equipos y maquinaria
3. Insumos, software
11.Definir los métodos de seguimiento (indicadores)
Alcance del Proceso
Es el ámbito de las actividades incluidas en el proceso en
términos de productos, límites inicial y final y exclusiones.
Se define por las actividades inicial y final:
Compras:
Inicia
1. Recepción de la solicitud de compra
2. Elaboración del plan de compras
Finaliza:
Llegada del camiòn de materiales
Ingreso del material a inventarios
Entrega del material a Producción
Considera exclusiones: no aplica a materiales importados
Dueño del Proceso (Responsable)
Funcionario a cargo de asegurar la correcta
ejecución, de principio a fin.
Debe medir y dar seguimiento a su eficiencia y
eficacia (indicadores).
Debe mantener la interrelación con los otros
procesos.
Debe asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente.
Debe asegurar que el método a ser aplicado en
dicho proceso esté claramente definido
(documentado si así se decidiera).
Dueño del Proceso 2
Debe asegurar que se disponga de la información
necesaria.
Debe coordinar acciones con las áreas funcionales
de la organización.
No necesariamente es el gerente de un área.
Típicamente se escoge al funcionario que tiene la
mayor influencia o participación en dicho proceso.
Debe asegurar que el proceso genere valor para el
cliente y para los objetivos de la organización.
Selección del Responsable del Proceso
1. Responsabilidad: Quién tiene más
Recursos, Trabajo, Molestias, capacidad de
cambiar, posibilidades de éxito.
2. Poder para actuar: autoridad y
responsabilidad del proceso total.
3. Capacidad de liderazgo: capacidad para
dirigir el equipo
4. Conocimiento del proceso: (deseable no
obligatoria)
Elementos de un Proceso
Objetivo
Medidas (indicadores)
Dueño del
proceso
Guías y controles
Proceso
Entradas Salidas
Recursos
FICHA DE PLANIFICACIÓN DE PROCESO
1. Nombre del del Proceso ACCIONES CORRECTIVAS 2. Código: (A llenar por ASEG.)
Tipo de Proceso: (A llenar por ASEG.)
3. Responsable JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
9. Actividades principales:
Identificación de las No conformidades reales o potenciales
Analisis de causa y definición de acciones
Elaboración del plan de acción
Seguimiento del cumplimiiento
Verificación de la eficacia y cierre
Frecuencia
Objetivo Indicador Plazo Responsable Formula Valor Actual Meta
Control
INDICADORES
ENTRADA SALIDA
PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
RESPONSABL
FÓRMULA DE FUENT FRECUENCIA VALOR
INDICADOR E DE DE REVISION INICIAL
CALCULO E CALCULO
No. de SACP’s
Eficacia de levantadas a No
Conformidades Archivo Coordinadore
acciones recurrentes / de SACP s del SGC .
Trimestral
Correctivas No. total de SACP’s
levantadas
Indicadores
Recomendaciones para su definición (1)
Asegurar que el indicador tenga relación con el
objetivo buscado
El proceso debería contar con sus propios
indicadores.
Los indicadores deben proporcionar la
información que los usuarios necesitan.
Los indicadores deben medir aquellos
elementos importantes del proceso.
Usar el menor número de indicadores posible.
Indicadores
Recomendaciones para su definición (2)
Un indicador debe ser cuantificable y
mensurable.
De ser posible, debe tener un sentido físico para
los usuarios, en función de sus tareas.
El número resultante debe tener significado.
Debe estar definido en forma precisa y clara, sin
confusión.
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
• S Seleccionar
• A Analizar
• M Medir
• M Mejorar
• E Evaluar
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
SELECCIÓN DEL PROCESO:
requisitos del cliente
Dimensión
Dimensióndedelalacalidad
calidad
(Requisitos del Cliente)
(Requisitos del Cliente)
Ítem
Ítemde
deSatisfacción
Satisfacción#1
#1 Ítem
Ítemde
deSatisfacción
Satisfacción#2
#2 Ítem
Ítemde
deSatisfacción
Satisfacción#3
#3
Incidente
Incidente Incidente
Incidente Incidente
Incidente
Crítico
Crítico Crítico
Crítico Crítico
Crítico
Incidente
Incidente Incidente
Incidente Incidente
Incidente
Crítico
Crítico Crítico
Crítico Crítico
Crítico
Incidente
Incidente Incidente
Incidente Incidente
Incidente
Crítico
Crítico Crítico
Crítico Crítico
Crítico
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
SELECCIÓN DEL PROCESO: criterios
1. Impacto en el cliente ¿cuán importante es para
el cliente?
2. Indice de cambio ¿puede arreglarlo?
3. Condición de rendimiento ¿cuán deteriorado
se encuentra?
4. Impacto sobre la empresa ¿Qué importancia
tiene para la empresa?
5. Impacto sobre el trabajo ¿cuáles son los
recursos disponibles?
SELECCIÓN DEL PROCESO.
MATRIZ DE SELECCIÓN DE PROCESOS
CRITERIOS DE SELECCIÓN
CRITERIOS DE
CALIFICACION
1
2.‐ ANALIZAR:
Documentación del
proceso
Identificar Cuál es el 5 Identificar El diagrama se forma.
1 los procesos proceso en
estudio? los pasos en Seguir secuencia real
el proceso usando símbolos.
Identificar Qué necesita
el proceso para
2 las entradas
empezar y qué Asegurar que las sali-
y salidas Identificar
produce? das satisfacen los re-
los requisitos
6 proveedor -
querimientos de los
clientes. Definir con-
Identificar Entidades que cliente tratos, reportes, etc.
3 los proveedores proveen las
entradas
Identificar Cómo se puede saber
si el proceso cumple
Identificar Entidades que 7 las mediciones
4 los clientes reciben las o indicadores
los estándares esta-
salidas blecidos?
EVALUACION DEL VALOR AGREGADO.
El objetivo del EVA es optimizar las actividades VAE
(valor agregado en la empresa ) y minimizar o
eliminar las actividades sin valor agregado (SVA).
VALOR.
SI ¿Necesid NO
ades para
generar el
output?
¿Contribu NO
ye a los
requerimi
entos del
cliente
¿Contribuye
a las
funciones de
SI la empresa?
SI NO
Valor
Valor
agregado Sin valor
agregado
para la agregado
real
empresa
PROCESO
Tiempo
tiempo % tiempo total
acumulad actividade acumulad % Tiempo
Actividad VAC VAN SVA o s Demora o acumulado
TOTAL
%
EVALUACION DE VALOR
AGREGADO
Unidad de
PROCESO: Gestíon de pedidos tiempo minutos
Tiempo
tiempo % tiempo total % Tiempo
VA acumula actividade acumula acumulad
Actividad VAC N SVA do s Demora do o
Atender llamada del cliente 5 5 9% 5 0%
Completar datos de la nota de pedido 10 15 28% 15 0%
Enviar NP a revisión 3 18 34% 60 78 35%
Revisión estado de cuenta del cliente 5 23 43% 83 0%
Enviar NP a invntarios 3 26 49% 30 116 17%
Confirmar disponibilidad de producto 3 29 55% 119 0%
Enviar a Gerencia de Ventas 3 32 60% 15 137 9%
Revisar condiciones comerciales 3 35 66% 10 150 6%
Devolver NP autorizada 15 50 94% 5 170 3%
Emitir Orden de despacho
(producción) 3 53 100% 173 0%
0
0
TOTAL 11 18 24 53 120 173
% 21% 34% 45% 69%
Indicadores de un Proceso
SALIDA
ENTRADA
>1
ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
Recoger información en el campo
Diagnóstico del proceso‐2
• TIEMPO: Hay diferencias entre la mañana y la
tarde?, entre el lunes y el viernes? Entre
meses?
• LUGAR: Hay diferencias entre la parte superior,
la inferior o laterales?
• TIPO: Hay diferencias entre los distintos tipos
de producto?
• SINTOMA: Forma del defecto, tamaño,color,
manera como aparece.
Identificar las deficiencias del proceso
MATERIA PRIMA
BARATA
¿Por qué?
MALA CALIDAD MAL
DEL PRODUCTO DISEÑO
¿Por qué?
NO DURA
VENTAS
BAJAS
NO
ENTRENAMIENTO
MALA NO
ATENCIÓN PROCEDIMIENTO
MALA
ACTITUD
Diagrama Causa - Efecto
subcausas
subcausas
Efecto
subcausas
subcausas
1.Determinar el impacto de
las mejoras: Feedback del
cliente, datos.
2.Estandarizar el proceso y
verificar las mejoras:
Estandarizar y Controlar
Normalizar Entrenamiento
Informes
Gerenciales