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CURSO DE AUXILIAR

ADMINISTRATIVO
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

“Olá, aluno tudo bem? Espero que goste do conteúdo. Sabemos que não
está fácil conseguir um bom emprego em épocas de crise, por isso, nada
melhor do que investir na qualificação. Parabéns por dar este passo
importante.”

Bruno Sampaio - Autor

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SUMÁRIO
FUNÇÕES DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO .................................. 5
QUAIS AS CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS? ......................... 5
QUAL A FORMAÇÃO NECESSÁRIA? ............................................. 5
PRINCIPAIS ATIVIDADES ................................................................. 6
MERCADO DE TRABALHO ............................................................... 6
CURIOSIDADES .................................................................................... 6
CONHECENDO OS SETORES DE UMA EMPRESA .......................... 7
O setor administrativo ............................................................................ 7
Trabalhar em Sintonia ............................................................................ 7
RH ............................................................................................................. 7
O setor comercial ..................................................................................... 8
O setor financeiro .................................................................................... 9
Atividades desenvolvidas no departamento financeiro ................. 10
O setor contábil...................................................................................... 10
Atividades específicas da contabilidade .......................................... 11
PESSOA FÍSICA E PESSOA JURÍDICA .............................................. 11
TIPOS DE DOCUMENTOS .................................................................... 11
Cheque .................................................................................................... 11
Ordem de pagamento ............................................................................ 14
Nota promissória ................................................................................... 15
Recibo ....................................................................................................... 1
Nota fiscal ................................................................................................. 1
Fatura ....................................................................................................... 2
Borderô ..................................................................................................... 2
DARF ........................................................................................................ 2
CARTAS COMERCIAIS ....................................................................... 4
ORGANOGRAMA ................................................................................. 5

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FLUXOGRAMA ..................................................................................... 5
CRONOGRAMA .................................................................................... 6
ORGANIZAÇÃO ........................................................................................ 6
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ....................................................... 6
HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ........................................ 7
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO ................................................ 7
TIPOS DE ARQUIVOS ...................................................................... 8
ORGANIZAÇÃO DA AGENDA ........................................................... 9
O PROCESSO 5S ...................................................................................... 10
Significado .............................................................................................. 11
A natureza do 5S é semelhante à natureza dos seres vivos. Está
dentro de nós ...................................................................................... 12
O 5S agora, para os desafios de hoje ................................................... 12
REUNIÕES ................................................................................................ 13
Como organizar uma reunião .............................................................. 13
1. Agendamento prévio ................................................................. 13
2. Ter horário previsto para finalizar ............................................. 14
3. Circular a pauta preliminar ......................................................... 14
4. Divulgar a pauta definitiva ........................................................... 14
5. Elenco de apoio não fica no palco ................................................ 15
6. Reunião não é assembleia! ............................................................ 15
7. Ter regra para telefonemas, eletrônicos e interrupções ............ 15
8. Cuidado com discursos e monólogos ........................................... 16
9. Temas relevantes que surgem fora da pauta .............................. 16
10. Secretariado forte é essencial ..................................................... 16
Modelo de ata de reunião ..................................................................... 17
MARKETING PESSOAL ........................................................................ 18
Dicas para marketing pessoal .............................................................. 18
Capacidade de comunicação: ........................................................... 19
Postura profissional adequada: ....................................................... 19

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Cuidados com a aparência: .............................................................. 19


Criatividade e inovação: ................................................................... 19
Humildade: ........................................................................................ 19
13º SALÁRIO ............................................................................................ 19
O QUE É? .............................................................................................. 19
QUEM TEM DIREITO? ...................................................................... 20
COMO CALCULAR? .......................................................................... 20
RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO ................................... 22
CONTRATOS EM REGIME CLT ..................................................... 23
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO ........ 23
AVISO PRÉVIO.................................................................................... 23
ATENDIMENTO AO TELEFONE ........................................................ 23
Bibliografia................................................................................................. 27

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FUNÇÕES DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO


O Auxiliar administrativo é o profissional que trabalha na área
administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador
em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse
profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística
da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida
das contas à pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza
atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.

QUAIS AS CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS?

Atenção a detalhes, capacidade de concentração, capacidade de lidar


com o público, capacidade de organização, metodologia, dinamismo,
determinação, conhecimento de assuntos gerais, saber trabalhar sob pressão,
saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação,
boa memória, bom humor, paciência, confiabilidade, responsabilidade, pró-
atividade.
QUAL A FORMAÇÃO NECESSÁRIA?

Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação


necessária, porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no
mínimo, ensino médio completo. Também para um estudante de
administração, é muito interessante atuar como Auxiliar administrativo, pois

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ele aprende na prática conceitos teóricos passados na faculdade, além de


estar sendo supervisionado por um profissional da área que pode ajudar e
tirar dúvidas conceituais sempre que necessário. É exigido, geralmente, que
o profissional tenha boa comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de
informática, além da constante atualização por meio de cursos e palestras da
área.
PRINCIPAIS ATIVIDADES

As funções do Auxiliar administrativo são muito parecidas com as de


uma secretária ou o secretário e, em muitas empresas, as atribuições são as
mesmas. Receber e enviar correspondências e documentos, controlar as
contas à pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais,
preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de
logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e
fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar
e apresentar relatório financeiro, coordenar o departamento de compras,
manter organizados arquivos e cadastros, e muitas vezes, controlar o
departamento de recursos humanos.
MERCADO DE TRABALHO

O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas


empresas abrem todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter
um setor que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no
mercado de trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante, além da
vontade de se desenvolver e se atualizar.
CURIOSIDADES

Nas antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos


séculos IV e V, tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de
confiança do rei ou imperador e possuíam o maior domínio da escrita do
reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se
encarregavam de sua execução. Esses escribas eram os antigos secretários
do reino. O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu
que sua filha, Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se
tornou a primeira mulher a ultrapassar tal barreira. No centenário do
nascimento de Lílian, no dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de
escrever lançaram um concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o

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passar dos anos, esse dia foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a
função de secretária ou o secretário.

CONHECENDO OS SETORES DE UMA EMPRESA


Compreender as reais funções dos setores de uma empresa e como
esses setores se relacionam ou deveriam se relacionar é essencial para o
sucesso e sobrevivência do negócio.

Em uma empresa existem pelo menos os seguintes departamentos:


RH, comercial, financeiro, administrativo e contábil. Quais as funções de
cada um deles e quem são seus principais clientes externos e internos?
O SETOR ADMINISTRATIVO

O setor administrativo é o responsável pelo "funcionamento" da


empresa. É esse setor que gerencia suas obras, aquisições, adaptações e trata
dos relacionamentos da empresa e dos seus aspectos fiscais e tributários,
realizar auditorias e fornecer dados extremamente necessários para todos os
outros setores.
TRABALHAR EM SINTONIA

Nessa mesma lógica funcionam todos os outros setores que juntos


servem para facilitar a geração de lucros e a satisfação de toda a sua clientela.

Para atingir esse nível de conhecimento e funcionalidade é necessário


ativar pelo menos uma característica: a humildade. Portanto, todos os setores
devem trabalhar juntos, em sintonia e na mesma direção para que a empresa
continue prosperando.
RH

O departamento de RH é um setor de extrema importância dentro da


organização. Afinal de contas, esse setor é o principal responsável pela
seleção e recrutamento do pessoal que irá compor o quadro de funcionários
da empresa.

É para o setor de RH que se encaminham ou canalizam todos os


problemas ou conflitos envolvendo o quadro de funcionários da empresa. O
setor de RH controla o cumprimento dos horários de entrada e de saída do
expediente da empresa, controla os descontos salariais, concessão de créditos
consignados para os colaboradores, distribui EPI's, uniformes, remédios,

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controla o plano de saúde,


pagamento e recolhimento
dos impostos que envolvem
a folha de pagamentos,
cálculo e descontos dos
impostos federais
pertinentes a folha como
INSS e IRPF, enfim, uma
série de atribuições que
fazem deste setor o
"coração da empresa".

Para funcionar bem,


assim como o coração humano, ele tem que estar bem afinado e em sintonia
com essas atribuições. Os colaboradores que compõem esse quadro devem
ser pessoas extremamente educadas e pacientes, não que os dos outros
setores também não tenham que ter essas qualidades, mais é que em uma boa
parcela de vezes eles estarão tratando de problemas e de pessoas
extremamente carentes de ensino, de informação e de formação.

O setor de RH não tem a atribuição do setor comercial que é o de gerar


receitas, mais sim de gerenciar e alocar recursos de maneira eficiente visando
reduzir despesas e aumentar a qualidade de vida de todos os colaboradores
da empresa.

Assim, ele não possui necessariamente clientes externos, possui


clientes internos sem os quais não haveria necessidade da existência do setor
de RH e todos os outros setores. E dessa forma os setores comercial,
financeiro, administrativo e contábil são seus principais clientes. É para
esses setores que o RH trabalha. Entender essa lógica é essencial para o bom
funcionamento de toda a empresa.
O SETOR COMERCIAL

É o setor responsável pelo planejamento e coordenação das atividades


de comercialização e venda dos produtos e/ou serviços da empresa.

As principais atividades deste departamento são: controlar e indicar o


desempenho dos vendedores, definir as áreas de venda, contatar e aumentar
a carteira de clientes, elaborar e negociar propostas de venda, analisar o

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mercado, analisar as condições da empresa e propor melhorias nas vendas da


empresa, intermediar as relações da empresa com os clientes, entre outras.

Em suma, o departamento
Comercial é responsável
pela ponte entre a empresa
e os clientes e, com isso,
deve promover, realizar e
controlar a venda dos
produtos e/ou serviços da
empresa.

Essa área é responsável


no período pré-venda, a
própria venda e o pós-venda. É necessário prospectar clientes, garantir a
venda e assegurar que o cliente está satisfeito e que continuará comprando
os produtos da empresa.
O SETOR FINANCEIRO

Assim como os outros, o departamento financeiro é um dos mais


importantes dentro de uma empresa, pois cabe a este administrar o dinheiro,
os investimentos, riscos financeiros e o relacionamento com investidores.
Além desses atributos, o departamento também realiza trabalhos com áreas
financeiras mais complexas, por exemplo, taxa de câmbio, alterações de
caixa de juro, divisas estrangeiras, alterações das taxas de juros e dentre
outras.

O departamento
financeiro é um setor que
executa atividades
delicadas e que trabalha
diretamente com
cálculos, o que exige do
profissional da área um
grande nível de
concentração e atenção.
Outro fator que contribui
para a presteza dessas atividades é ter raciocínio lógico, ter conhecimentos e

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habilidades com a matemática, caso contrário, fica difícil exercer essa


função.

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

• Controle bancário: têm como responsabilidade controlar todas as


movimentações bancaria da empresa, extratos, pagamentos, emissão
de cheques, tarifas cobradas, investimentos, empréstimos e dentre
outros.
Planejamento financeiro: responsável por elaborar o fluxo de caixa,
buscar alternativas de investimentos e financiamentos e, além disso,
analisa toda a estrutura de capital da empresa.
• Contas a receber: Controla todas as receitas geradas pela empresa.
• Contas a pagar: responsável por controlar os pagamentos realizados
pela empresa, por exemplo: fornecedores, colaboradores, impostos e
dentre outros.
• Tesouraria: Controla todo o dinheiro gerado, os gastos, as notas de
gastos que entram e saem da empresa.
• Auditoria: avalia os registros de contabilidade ou de qualquer outra
atividade que envolva recursos financeiros da empresa.
• Faturamento: área que cuida da preparação e envio das contas.

O setor financeiro de uma empresa deve ser organizado e funcionar de


acordo com os padrões de qualidade estabelecidos do desenvolvimento do
trabalho. Este setor também deve contar com pessoas de extrema confiança,
que preze pela ética e o compromisso de suas atividades.

O SETOR CONTÁBIL

Uma contabilidade não pode ser considerada apenas como o setor que
cuida de tributos e operações legais entre empresa e prestadores de serviço,
existem muito mais procedimentos que são de competência da área contábil.

O controle gerencial dos números de uma empresa dá uma base ao


rumo que ela deve tomar diante do mercado que se apresenta. Aquela
empresa que não conduz sua contabilidade por meio de profissionais
especializados está de certa forma, sendo negligente com seu patrimônio, o
que pode acarretar a falta de diretriz nas ações posteriores.

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ATIVIDADES ESPECÍFICAS DA CONTABILIDADE

A contabilidade é quem vai ajudar na abertura da firma. Ela que estará


junto a órgãos governamentais em nome de sua instituição para assegurar
que esteja em perfeitas condições para iniciar no mercado.

Hoje é possível que a contabilidade seja a base para todos os processos


legais de uma empresa, sejam eles contratações,
transações, fusões, outsourcing, entre outros serviços. Além disso, devem
ser de seu cuidado também operações com tributos e trabalhistas como folha
de pagamento, descontos, registros, emissão de notas e gerenciamento de
balanços da empresa.

Toda empresa, seja ela qual for, precisa do apoio de alguém do


mercado contábil, é um dos pontos cruciais para que ela cresça com bases
sólidas e sucesso posterior. Não há condições de manter um negócio muito
tempo sem conhecer seus dados como lucro real, ativos e passivos, além do
preço dos produtos. A contabilidade pode ser uma parceira nessa empreitada
e tornar sua empresa ainda mais organizada e com grandes chances de
crescimento.

PESSOA FÍSICA E PESSOA JURÍDICA


Basicamente, todo ser humano é uma pessoa física e as empresas são
pessoas jurídicas. No Código Civil, existem muitas diferenças entre os dois
termos, tanto sobre a definição quanto em relação a direitos e deveres.

Segundo a advogada Carolina Defilippi, todo mundo é considerado


Pessoa Física ao nascer, mesmo que não tenha CPF, o cadastro na Receita
Federal. Já a Pessoa Jurídica, é um conjunto de pessoas ou bens, criado de
acordo com a lei e com uma finalidade – que pode ser administração,
prestação de serviços, produção ou comercialização de produtos.

Sempre há uma pessoa física responsável pela jurídica e, em alguns


casos, o indivíduo poderá responder por problemas na empresa. Exemplos
de Pessoas Jurídicas: País, estados e municípios, empresas, associações,
igrejas e partidos políticos.

TIPOS DE DOCUMENTOS
CHEQUE

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Segundo o Conselho Monetário Nacional (CMN), os cheques correspondem


atualmente a 15% do volume de pagamentos feitos no país.
TIPOS DE CHEQUE

AO PORTADOR

Quando não consta o nome a quem o cheque é destinado, ou seja,


qualquer pessoa pode sacar o valor ou depositá-lo. Este tipo só vale para
valores até R$100, segundo as regras da Federação Brasileira de Bancos
(Febraban).

NOMINAL

Trata-se do cheque que cita o nome do seu destinatário. Somente esta


pessoa poderá descontar o cheque (a não ser que o endosse a outro).
ENDOSSADO

É quando o portador (o destinatário de um cheque nominal) coloca no


verso da folha o nome do novo favorecido, assinando – endossando – tal
transferência.
CRUZADO

Sabe aqueles dois traços paralelos, na diagonal, que se vê no canto de


um cheque? Pois bem, significa que aquele valor não pode ser sacado, apenas
depositado em uma conta. Vale lembrar que os traços podem ser feitos em
qualquer lugar, mas
normalmente usa-se
no canto superior
esquerdo da folha.

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ADMINISTRATIVO

É um cheque emitido pelo banco, a pedido do proprietário da conta,


em favor de um terceiro. Nesse caso, o destinatário tem a certeza de que o
cheque tem fundos (usado em transações com valores muito altos).
PRÉ-DATADO

Neste tipo, negocia-se quando será o depósito, podendo ser em uma


data futura. Vale destacar, no entanto, que, legalmente, um cheque é pagável
no instante em que é apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido
com data posterior. Ou seja, caso quem recebeu o pagamento decida
descontar o valor antes da data combinada e não houver dinheiro na conta
para compensá-lo, a instituição pode devolvê-lo e a pessoa que emitiu o
cheque, se prejudicar.
COMO PREENCHER UM CHEQUE

✓ No campo “R$”, escreva o valor do cheque em números


✓ Na linha abaixo, escreva o valor do cheque por extenso, que deve ser igual
ao valor numérico
✓ Na linha iniciada com “a”, escreva para quem está realizando o
pagamento (quem poderá descontar o cheque)
✓ Nos traços em branco (______,___de_________de______), coloque a
cidade e data em que você está preenchendo o cheque
✓ Por último, assine o cheque, na linha logo abaixo da data. Esta assinatura
deve ser igual à registrada no momento em que abriu a sua conta
DICAS DE SEGURANÇA

✓ Ao preencher cheques, elimine os espaços vazios e evite rasuras.


✓ Procure emitir sempre cheques nominais e cruzados;

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✓ Anote valores, datas e portadores no canhoto do cheque. Esta atitude


economiza dor de cabeça caso algo de errado aconteça com o cheque e
também auxilia no controle das suas finanças;
✓ Ao receber um novo talão, confira se os seus dados estão corretos;
✓ Leve com você apenas algumas folhas de cheque e não todo o talão;
✓ Nunca deixe no talão cheques assinados!
✓ Se a conta foi, por algum motivo, desativada, destrua os talões atrelados
a ela;
VOCÊ SABIA?

✓ A idade mínima para se possuir um talão de cheques é de 16 anos,


mediante autorização de um responsável.
✓ As folhas de cheques têm validade de seis meses a partir da data de
confecção pelo banco.
✓ Sustar um cheque não significa deixar de pagá-lo, pois não te livra de ser
protestado por quem recebeu o cheque que você sustou – exceto nos casos
de perda, furto ou roubo, com a apresentação de boletim de ocorrência.
CHEQUE SEM FUNDO

Quando um cheque volta por não ter fundos, o dono da conta pode
quitar a dívida, regularizando imediatamente a sua situação. Caso a pessoa
não pague e volte a ser cobrada, o banco inclui seu nome no Cadastro de
Emitentes de Cheques sem Fundos (CCF) do Banco Central.

Fica a critério do banco fechar ou não a conta do devedor, que, por


Lei, não poderá mais emitir nenhum cheque em seu nome.

E para tirar seu nome do CCF é preciso solicitar, no banco, a exclusão


de seu nome do CCF, por carta, e comprovar o pagamento da dívida. Isso só
é feito mediante apresentação do cheque que deu origem à inclusão; do
extrato da conta com o registro do débito do cheque e da declaração do
beneficiário (pessoa que recebeu o cheque sem fundos), validando em
declaração autenticada no cartório que a dívida foi quitada.
ORDEM DE PAGAMENTO

Ordem de Pagamento, ou ORPAG, é um serviço oferecido pelos


bancos para as pessoas que precisam enviar ou receber dinheiro sem ser
clientes e ter uma conta bancária.
O QUE É E COMO FUNCIONA?

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Uma ordem de pagamento (ORPAG) é uma autorização que uma


pessoa dá a um terceiro para que retire certa quantia do banco, com um
cheque ou serviço de remessa de valores.

Para solicitar esse serviço basta pedir ao atendente do caixa uma


ordem de pagamento e fornecer os dados pedidos e o montante a enviar.
DADOS NECESSÁRIOS:
Do remetente: Nome

Nome RG e CPF

Endereço Data de nascimento

RG e CPF Endereço

Telefone Agência de destino

Do destinatário:

NOTA PROMISSÓRIA

Uma nota promissória é um documento que constitui uma promessa


incondicional de pagamento. A pessoa que o emite, conhecida como
subscritor, compromete-se a pagar a uma segunda pessoa (o beneficiário ou
tomador) uma certa quantia de dinheiro num determinado prazo.

Enquanto instrumento formal de pagamento, uma nota promissória


deve obedecer a requisitos de validade. O documento tem de incluir, seja no
início ou em outra parte, a menção “nota promissória” que o identifica como
tal. Por outro lado, deve detalhar a quantia de dinheiro a pagar, bem como os
respectivos juros, tanto por
extenso como em números.

O nome do beneficiário
(podendo ser uma pessoa
singular ou coletiva), a data
e o local de pagamento, a
data e o local de subscrição,
bem como a assinatura do
https://eagletecnologia.com/blog/vendas/ 1
subscritor também devem
constar na nota promissória.

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RECIBO

Um recibo é um documento escrito que se entrega para registrar e


certificar que alguém pagou aquilo que devia o tinha que pagar. Também é
denominado como comprovante de pagamento. Normalmente, o recibo é
duplicado e nos casos em que é exigido até triplicado. Isto significa, que é
realizado de maneira escrita ou eletrônica, o recibo em questão será emitido
com uma ou duas cópias porque uma delas, geralmente o original será
entregue a pessoa que firma um pagamento como prova confiável que foi
pago, enquanto que a cópia do mesmo ficará em mãos de quem emite para
também ter um registro que tal conta ou dívida foi paga dentro do
estabelecido.

Quase todas as atividades cotidianas que implicam um pagamento, por


exemplo, o pagamento de um serviço, a compra num supermercado, a
aquisição de um bem material como vestimenta ou um móvel, receberão com
o pagamento a entrega de um recibo, comprovante, registro ou fatura, como
assim se denomina, que justamente confirma que aquilo que foi comprado
em uma loja tenha sido devidamente pago.
NOTA FISCAL

A Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de


venda de produtos ou serviços. A Nota Fiscal documenta a transação e serve
para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada
sonegação fiscal.

Hoje em dia, a maioria dos municípios emite e exige uma Nota Fiscal
Eletrônica (NFE). A Nota Fiscal Eletrônica é transmitida pela internet e serve
para facilitar o tramite de papel do documento entre o emissor da nota
(prestador de serviço ou comerciante), o comprador e os órgãos públicos. Ela
é emitida eletronicamente e armazenada; e sua validade é garantida por uma
assinatura digital (token). A Nota Fiscal Eletrônica (NFE) é parte do projeto
do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo
através de um decreto firmado em janeiro de 2007.

Alguns dos benefícios da NFE: além do aumento da velocidade de


transmissão da informação, incluem a simplificação do processo e a
preservação do meio ambiente, já que a impressão física do documento não
é necessária.

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FATURA

É um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição


de algo que ainda não foi pago, ou seja, que deve ser pago. A fatura também
pode ser usada como controle, como por exemplo, de um telefone fixo ou
móvel, onde o cliente pode ver detalhes de uso, relação e valores das
chamadas, vencimento e todas as explicações da empresa contratada para o
serviço depois de utilizar todos os serviços que lhe foram disponibilizados
ao usuário.

A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada


do boleto bancário para o pagamento.
BORDERÔ

Borderô é o documento onde são relacionados os cheques pré-datados


e/ou duplicatas que foram negociados com a empresa de Factoring!

No Borderô de cheques ou duplicatas, é informado o valor pago por


cada cheque pré-datado ou duplicata, além de todas as demais condições da
operação.

O Borderô de Cheques ou duplicatas, deve ser arquivado pelo


comerciante como documento que demonstra quais cheques ou duplicatas
foram negociados com a Factoring, enquanto ainda houver cheques para
serem depositados e duplicatas a vencer.
DARF

O DARF é um documento instituído pelo Ministério da Fazenda e pela


Receita Federal para uso dos contribuintes no pagamento dos tributos
embutidos em suas operações. Servindo tanto para pessoas físicas quanto
para pessoas jurídicas, o DARF pode ser dividido em 2 tipos: o DARF
Simples e o DARF Comum.
DARF SIMPLES

Esse modelo de DARF entrou em vigor em janeiro de 1997, como o


documento utilizado pelas empresas que recebiam tratamento diferenciado e
pagavam seus tributos unificados em uma só guia, ou seja, as pessoas
jurídicas optantes pelo Simples. Os valores compreendidos por esse tipo de
guia incluíam IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS e ISS — os

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dois últimos no caso de Estado e município conveniados com a Receita


Federal.

Com o surgimento da Lei Complementar de número 123, de 2011, que


instituiu o Simples Nacional, o DARF Simples entrou em desuso, sendo
substituído pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
DARF COMUM

O DARF Comum começou a vigorar pouco depois do Simples, em


abril de 1997, e permanece em uso até hoje como o principal documento na
arrecadação de tributos oriundos de contribuintes pessoas físicas e jurídicas.
Essa é a guia de pagamento que você deve utilizar para pagar o PIS sobre o
faturamento da sua empresa, o imposto de importação na alfândega sobre
mercadorias trazidas do exterior ou o imposto de renda pela sua fonte
pagadora.
COMO PREENCHER O DARF

Você pode optar por preencher o Documento de Arrecadação de


Receitas Federais por meio eletrônico, através de um software da própria
Receita Federal chamado Sicalc, que é atualizado mensalmente para
acompanhar a taxa Selic. Assim, guias emitidas após o prazo do vencimento
são calculadas com multa e juros da forma mais correta possível. Atente-se
para as informações necessárias para o preenchimento correto do DARF:

✓ Nome e telefone do contribuinte;


✓ Período de apuração (prazo em que ocorre o fato gerador do tributo);
✓ Número do CPF ou do CNPJ;
✓ Código de pagamento (tabela disponibilizada no site da Receita);
✓ Número de referência (vinculado a algum evento específico com a
Receita);
✓ Data de vencimento;
✓ Valor principal a ser pago;
✓ Multa, se houver;
✓ Juros, se houver;
✓ Valor total.

Além disso, vale ressaltar que a Receita Federal disponibiliza um


modelo DARF em sua página para que você possa usar nos pagamentos
feitos em rede bancária, ficando sempre em dia com o Fisco. E se por acaso

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tiver dificuldades no preenchimento do DARF, procure a ajuda de um


contador, afinal de contas, ele é o profissional mais adequado para fornecer
informações precisas sobre o assunto.

Por último, mas não menos importante, vale relembrar que o DARF é
um documento extremamente relevante para sua vida fiscal, devendo, por
isso, ser bem armazenado. Assim, anexe o comprovante com a guia após o
pagamento e tome as devidas precauções para sua guarda.
CARTAS COMERCIAIS

A chamada redação técnica se constitui de uma estrutura específica,


de um estilo próprio, cuja comunicação tem uma finalidade pura e definida,
como é o caso do memorando, declaração, ata, entre outros tantos,
veiculados no meio administrativo, comercial e jurídico. Neste artigo
abordar-se-á, especificamente, a carta comercial.

Ela, também chamada de carta empresarial, é utilizada pelas empresas


em geral, sejam estas atuantes no comércio, setor bancário, na indústria, setor
de serviços, entre outros
segmentos. Em se tratando do
conteúdo, tal modalidade pode
ser definida por distintas
intenções, tais como o
agradecimento por um serviço
prestado, solicitação de um
determinado orçamento,
cobrança na melhoria dos
serviços prestados, cobrança
financeira, entre outras.Dessa
forma, tendo em vista a estrutura
predefinida, atenhamo-nos às
partes elementares que a
compõem:

✓ Timbre ou cabeçalho; https://alunosonline.uol.com.br/portugue 1


✓ Local e data;
✓ Índice e número (sendo esta parte opcional);
✓ Identificação do destinatário;

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✓ Epígrafe ou ementa (a qual revela o assunto referente à carta), também se


consolidando como parte opcional;
✓ Vocativo;
✓ Texto;
✓ Despedida;
✓ Assinatura.
ORGANOGRAMA

O organograma é
uma espécie de
diagrama usado para
representar as
relações hierárquicas
dentro de uma
empresa, ou
simplesmente a
distribuição dos
setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.
FLUXOGRAMA

Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar


processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica, ou de
fluxo). Geralmente confundido com o organograma, o fluxograma possui a
diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é
uma representação da estrutura funcional da organização. O fluxograma

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também pode ser usado por programadores para elaboração de algoritmos


(programação estruturada), porém, neste caso ele possui algumas
representações próprias.
CRONOGRAMA

É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas


por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que
aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da
disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos),
possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma


ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho


Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a
possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente
crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no
prazo estipulado.

ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO S

A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da


sociedade humana. O homem teve sempre a preocupação de registrar suas
observações e os seus pensamentos, para os deixar às gerações futuras.

Assim começou a escrita. Na sua essência isto nada mais é do que


registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é
arquivar.

Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro


sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos,
estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas
depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do
trabalho intelectual e espiritual do homem.

Arquivo é toda a coleção de documentos conservados, visando à


utilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo não só

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos


guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento,
visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição


desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela
o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui
fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o
administrador a tomada de decisões.

HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Para garantir longa vida útil ao acervo, se faz necessário prevenir a sua
deterioração. Requer o conhecimento básico das condições de
armazenamento, exposição e segurança da documentação. Os fatores que
fragilizam ou danificam a maioria dos acervos são: temperatura; umidade
relativa; iluminação; poluição atmosférica; agentes biodeterioradores e ação
do homem. Assim, o planejamento da preservação não deve ser visto como
um elemento novo, mas como um componente das operações e
responsabilidades da Instituição.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODO ALFABÉTICO

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à


ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes
dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a
procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do


correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética
dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em


fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são
arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o “cliente”
ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser
considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte


a qualquer novo “cliente” que seja registrado.
MÉTODO ALFABÉTICO NUMÉRICO

Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou


reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples,
tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método
que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez,
no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e
alfanumérico.
MÉTODO ESPECÍFICO OU POR ASSUNTO

Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras


dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de
arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta
a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o
assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente
o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada,
além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.
MÉTODO SIMPLIFICADO

Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método,


pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao
mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de
todos eles.

TIPOS DE ARQUIVOS

ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO

Estes arquivos são conhecidos também pelos nomes de "imediato",


"andamento", "vigilância", ou ainda pela expressão inglesa "Follow-up".

Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento,


indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou
indicações que aguardam providências em datas determinadas, como,
exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que
devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, dentre outros.
ARQUIVO ATIVO (TEMPORÁRIO)

São os que contém documentos em uso constante;

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ARQUIVO INATIVO (INTERMEDIÁRIO)

São os que contém documentos de menor frequência de uso.

Da lista a seguir uns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo


morto:

• Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa,


uma organização ou de uma coletividade;
• Todo documento que determina uma obrigação permanente;
• Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para
provar um direito ou uma obrigação;
• Todo documento que abre um precedente;
• Todo documento que fornece informação sobre a organização, o
funcionamento ou a história de um serviço da instituição, sociedade,
etc;
• Todo documento que prova um direito permanente;
• Em princípio todos os projetos que têm relação direta com a instituição
ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção,
ampliação, etc...);
• Documentos de valor permanente (estabelecido pelo código civil e
comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos
legais em geral, etc.
ARQUIVO MORTO (PERMANENTE)

São os que contém os documentos de frequência praticamente nula.


ORGANIZAÇÃO DA AGENDA

A secretária ou o secretário organiza o escritório, sua mesa, seus


papéis, sua agenda e a agenda de seu executivo. Ela deve ser exemplo de
organização.

Organizar uma agenda não é uma tarefa tão fácil quanto parece. É
preciso que as partes envolvidas trabalhem em conjunto para que ela
funcione perfeitamente.

Uma secretária ou o secretário não pode organizar a agenda de seu


diretor sozinha, ela precisa da colaboração dele para que todos os
compromissos sejam cumpridos conforme a necessidade.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Alguns executivos costumam decidir seus compromissos sempre de


última hora. E quem acaba prejudicada é a secretária ou o secretário, que
precisa reorganizar novamente todos os compromissos.

Mas se seu diretor costuma seguir sua agenda à risca, segue algumas
dicas importantes antes de confirmar um compromisso:

✓ Precisa confirmar a presença dele em uma reunião? Antes de dizer “sim,


ele estará presente” é necessário que você o comunique primeiro. Assim,
você não corre o risco de confirmar justamente nos dias que ele estará
ausente do escritório.
✓ Não sabe quanto tempo vai durar a reunião? No dia que for agendar já se
informe qual será o prazo necessário para a mesma, assim você consegue
deixar tempo suficiente.
✓ Lembre-se de deixar 15 minutos a mais. Geralmente reuniões de negócios
costumam se estender um pouco mais.
✓ Deixe um pequeno intervalo de 15 minutos a cada duas horas de
compromissos. Neste tempo você consegue passar um recado importante,
seu diretor uma ligação que seja necessária ou até mesmo tomar um
cafezinho.
✓ Logo que chegar ao escritório, revise toda a agenda e passe os
compromissos para seu diretor. Alguns preferem receber via e-mail,
telefone, mensagem no celular e até a tradicional agenda de papel.

O PROCESSO 5S
O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país
depois da segunda guerra mundial.

Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas


americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem
foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como
Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da
Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final,
entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de


conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar do ambiente,
equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios,


resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios,
inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.
SIGNIFICADO

5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S.


Não é fácil encontrar em outro idioma palavras que têm o mesmo significado
de cada termo na cultura nipônica. Por exemplo: Seiri já foi traduzido como
seleção, descarte, senso de utilização. Seiketsu aparece como higiene,
padronização, senso de saúde.

Seiri Senso de Utilização

Seiton Senso de Ordenação

Seisou Senso de Limpeza

Seiketsu Senso de Saúde

Shitsuke Senso de Autodisciplina

E há certo sentido: com o Seiri, fazemos seleção, ou seja, separamos


o que é útil do que não é útil, que será descartado. Assim, é facilitado o uso.
Com senso de utilidade/utilização dos recursos, isto é, senso de utilização, a
seleção e o descarte e o uso serão mais adequados. No entanto, a palavra
descarte, por exemplo, fortalece o sentido de jogar fora dando pouco valor
ao sentido de uso.

Quanto ao Seiketsu, a higiene depende de seguirmos padrões


saudáveis de uso, ordem e limpeza. A expressão senso de saúde representa
nossa sensibilidade para avaliar as boas práticas (as práticas saudáveis),
capacidade de padronizá-las, assegurando a saúde. Considere saúde para
tudo: física, mental, social, financeira, ambiental etc.

A tradução utilizando a palavra senso se tornou uma das mais


divulgadas no Brasil a partir de meados da década de 1990. Além de iniciar

11
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

com S, facilitando a didática do 5S, este termo remete ao bom senso,


característica de pessoa sensata. A prática do 5S é um bom meio de apurar a
sensatez. Com isso, o 5S deixa de ser uma coisa de fábricas, máquinas,
ferramentas. O 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer
lugar, para facilitar a solução de qualquer desafio.

Finalmente, essa tradução aproxima o 5S de o que é natural no


organismo vivo. Praticar 5S é semelhante ao que qualquer ser vivo faz para
viver.

Aprender 5S é como "reaprender" o que é natural. Podemos nos


inspirar no nosso corpo para cuidar do mundo em que atuamos.

A NATUREZA DO 5S É SEMELHANTE À NATUREZA DOS SERES VIVOS. ESTÁ


DENTRO DE NÓS

5S Comando No corpo humano

Senso de Separar o que é útil do que não é. Nosso corpo descarta o que não precisa e usa o que lhe
Utilização Melhorar o uso do que é útil. é útil em infinitas reações químicas.

Senso de Um lugar para cada coisa. Cada coisa São vários sistemas, nos quais cada célula está em seu
Ordenação no seu lugar. lugar.

Senso de Limpar e evitar sujar. Não viveríamos se não houvesse limpeza constante do
Limpeza organismo pelas fezes, urina, respiração, anticorpos
etc.

Senso de Saúde Padronizar as práticas saudáveis. O que cada célula deve fazer para a saúde do organismo
está "escrito" no DNA.

Senso de Assumir a responsabilidade de seguir Não precisamos chamar a atenção da célula para fazer
Autodisciplina os padrões saudáveis. o que lhe compete. Ela faz o que tem de ser feito.

1Fonte: Manual do Projeto Pedagógico Viver 5S

O 5S AGORA, PARA OS DESAFIOS DE HOJE

Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as


novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Após a guerra, no Japão, era preciso dar um jeito na bagunça para


retomarem a vida. Agora, há outro desafio constante a ser atendido, mesmo
em países que não passaram por guerra. No mundo de hoje, as coisas chegam
muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há uma chuva de
informações, oportunidades e descartáveis chegando a todo momento.

O papel principal do 5S, hoje, é nos orientar como observar, avaliar e


tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa,
cidadão e profissional.

Com o 5S, teremos serenidade para bom proveito, sem estresse, das
oportunidades do novo jeito de viver.

REUNIÕES
Planejar Reuniões é a tarefa que, quando bem feita, garante melhores
chances de que a mensagem para a reunião seja transmitida e o resultado
pretendido seja alcançado, com a participação de todos os interessados e o
entendimento de todos os envolvidos.

Mas as reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de


comunicação quando bem empregados, e também podem ser ineficientes
ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Fazer reuniões é custoso e complexo, e muitas vezes é possível


substitui-las por outras formas de comunicação que não envolvam colocar
todos os interessados ao redor de uma mesa de reunião. Mas quando elas
forem inevitáveis, as 10 dicas abaixo podem facilitar a vida de todos os
participantes, e especialmente a do encarregado de coordená-la.
COMO ORGANIZAR UMA REUNIÃO

1. AGENDAMENTO PRÉVIO

Emergências acontecem, mas boa parte das que acontecem em cima


da hora são porque o responsável não se organizou.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

"A tempo" é um conceito aberto.


Vai depende do assunto e contexto: às
vezes, 30 minutos de antecedência podem
ser suficientes, e em outras vezes 48h pode
ser pouco.

Mas que fique claro: reuniões


marcadas com minutos de antecedência
dificilmente vão produzir resultados tão positivos quanto as marcadas com
tempo para todos se prepararem e atualizarem informações.

2. TER HORÁRIO PREVISTO PARA F INALIZAR

Toda reunião previamente agendada tem local e horário para iniciar,


mas frequentemente não é divulgada uma previsão de duração ou horário
para encerrar.

Há reuniões (como as assembleias realizadas entre pares, incluindo as


de condôminos ou entidades de classe) que não devem mesmo encerrar sem
ser por comum acordo. Mas uma reunião profissional, de equipe de projeto
ou entre membros de uma mesma organização, pode e deve ser planejada
para se encaixar em um determinado horário.

A mera existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um
instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.

3. CIRCULAR A PAUTA PRELIMINAR

Todos os participantes e interessados devem ser informados, já no


primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião.
Deverão ser informados quais os temas previstos e qual é o objetivo de quem
está promovendo o evento (É para consultar? Decidir? Comunicar algo?
Mudar um plano?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, mesmo básica – pode ser um parágrafo informal
de e-mail – é essencial.

4. DIVULGAR A PAUTA DEFINITIVA

Quando a reunião já estiver completamente agendada, é importante


circular a versão completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis
outros temas que tenham surgido depois ou sugeridos por outros

14
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

participantes – e cuidado com categorias como "outros assuntos", "diversos"


e similares.

É também o momento de divulgar definitivamente o local, horário (de


início e fim), e a lista dos participantes.

5. ELENCO DE APOIO NÃO FICA NO PALCO

Quanto maior o número de presentes sem interesse direto em cada


assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária)
da comunicação na reunião, que cresce com o número de pessoas
participando.

É mais uma vantagem da pauta bem definida: poder dispensar os


participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela,
assim que este ponto for tratado.

Mas deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso
como um ponto positivo, e não como uma rejeição!

6. REUNIÃO NÃO É ASSEMBLEIA!

Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para


que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral
podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata, ou
receber uma comunicação posterior.

Como já vimos acima, uma reunião só com as pessoas envolvidas


diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer
um “choque de realidade” pós-reunião: inclua no grupo não apenas os
tomadores de decisão, mas também as pessoas que compreendem os detalhes
práticos das situações em análise.

7. TER REGRA PARA TELEFONEMAS, ELETR ÔNICOS E INTERRUPÇÕES

Quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar,


e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.

É claro que a cortesia manda não deixar o celular levar vantagem:


quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que
você deve ser privilegiado com a sua atenção.

15
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto
ao tratamento de ligações, torpedos, notebooks, etc. É aceitável lidar com
eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem
ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas
ter uma regra geral, é melhor que o improviso, a incerteza e o tratamento
diferenciado.

8. CUIDADO COM DISCURSOS E MONÓLOGOS

A não ser que alguns


participantes tenham sido
designados como ouvintes,
reuniões devem ser
organizadas de modo a
garantir voz e vez a todos os
integrantes, pois as
conclusões comprometerão
igualmente a todos.

Conflitos e dissenso são naturais, mas, ao perceber que um debate está


se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que
outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão
oportunidade de se expressar, se possível sem limitar prazos ou o direito de
réplicas.

9. TEMAS RELEVANTES QUE SURGEM FORA DA PAUTA

Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta, mas


apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a
reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem


ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este
agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).

10. SECRETARIADO FORTE É ESSENCIAL

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente


designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição
adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em
si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar


encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que
serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas
(interrompendo imediatamente caso note que não entendeu com clareza
absoluta qual foi a decisão tomada) e gerar uma ata ou resumo sumarizando-
as – logo após a reunião.

A ideia é que, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser


convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se
de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles
terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou
registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de


divulgar esta ata: Quem precisa assinar? É um documento público ou não?
Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das
informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar
encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo
dedicado muito tempo a algum problema secundário.
MODELO DE ATA DE REUNIÃO

https://www.modelosimples.com.br/modelo- 1

Os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

✓ Tema da reunião
✓ Motivo da sua realização
✓ Data, horário, duração e local em que se realizou

17
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

✓ Quem a coordenou (se for o caso), quem secretariou e quem esteve


presente
✓ Tópicos discutidos e decisões tomadas
✓ Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a
próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela.

MARKETING PESSOAL
Marketing pessoal é uma ferramenta usada para promoção pessoal de
modo a alcançar o sucesso. É uma estratégia usada para "vender" a imagem,
e influencia a forma como as outras pessoas olham para quem a utiliza.

Na maior parte das ocasiões, esta expressão é usada para designar um


modo de se expressar, que contribui para o alcance de um determinado
objetivo, como um emprego, por exemplo.

O marketing pessoal é muito procurado por pessoas que procuram


entrar no mercado de trabalho, e é uma forma de diferenciação de todos os
outros. Assim, em entrevistas de emprego, o marketing pessoal assume uma
importância vital, porque o candidato ao emprego tem que saber como se
expressar. O marketing pessoal capacita a pessoa a alterar a sua postura,
imagem e conduta.

Um indivíduo deve saber mostrar que é confiante, tem capacidades


específicas, tem valor, e que pode contribuir para o crescimento da empresa.
Além disso, deve conseguir revelar capacidade de aprender e de iniciativa, e
inteligência emocional para lidar e se relacionar com outras pessoas. Tão
importante como saber, é saber mostrar que se sabe.

Sabendo que o marketing pessoal e profissional estão relacionados, é


importante saber mostrar no contexto laboral características como bom
senso, responsabilidade, capacidade de liderança, maturidade, otimismo,
empatia, ética, integridade, persistência, paciência, etc.
DICAS PARA MARKETING PESSOAL

Existem áreas importantes que estão relacionadas com um bom marketing


pessoal:

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CAPACIDADE DE COMUNICAÇÃO: não significa falar muito, mas


falar o suficiente para que os outros entendam o que você está dizendo. Em
muitas ocasiões, o processo de comunicação tem dois sentidos, e por isso
também é muito importante saber ouvir;

POSTURA PROFISSIONAL ADEQUADA: saber ser sério quando a


situação exige seriedade. É importante saber se comportar em um contexto
profissional, agindo de acordo com a sua função e dentro da expectativa dos
seus superiores;

CUIDADOS COM A APARÊNCIA: adaptar a forma de se vestir de


acordo com o contexto em que está inserido. Ter o cuidado de saber se vestir,
não adotando um estilo formal em contextos informais (passando a imagem
que não se importa e não segue regras) e estilos formais em contextos
informais (intimidando e podendo passar uma imagem de superioridade);

CRIATIVIDADE E INOVAÇÃO: mostrar disponibilidade e sugerir


ideias que contribuem para resolução de problemas. Isto pode acontecer no
contexto do trabalho ou pessoal, sabendo como ajudar amigos quando eles
precisam;

HUMILDADE: não se considerar melhor que os outros e não tentar


promover a sua imagem de uma forma agressiva e forçada perante outros.
Quem faz isso, passa a imagem de arrogância e acaba prejudicando o seu
marketing pessoal.

13º SALÁRIO
O QUE É?

Como o próprio nome já diz é um salário bônus (ou gratificação de


Natal), pago no final de ano e, normalmente, realizado em duas parcelas,
contendo os descontos de INSS, FGTS e imposto de renda. Portanto, o valor
do 13º salário corresponde a um salário de um mês trabalhado na empresa.

Mas, caso o colaborador tenha sido contratado durante o ano, ele


receberá o valor proporcional de sua gratificação.

A primeira parcela do 13º salário deve ser paga entre fevereiro e o


último dia útil do mês de novembro. Já a segunda parcela normalmente é

19
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

quitada no dia 20 de dezembro. Caso o dia caia no final de semana, ele


precisa ser antecipado para o último dia útil antes da data.

Mas as parcelas não são repartidas igualmente:

A primeira delas, chamada de adiantamento, correponde à metade da


remuneração do mês anterior ao mês de recebimento e não sofre descontos.
A segunda parcela equivale ao salário bruto do mês de dezembro, com os
descontos do adiantamento da primeira parcela, o INSS e o Imposto de
Renda (IR)
QUEM TEM DIREITO?

Todo profissional com carteira assinada, seja rural, doméstico ou


urbano, tem direito à gratificação. Conforme a CLT, a partir de quinze dias
de serviço, o trabalhador já passa a ter direito ao décimo terceiro salário. Os
aposentados e pensionistas do INSS também recebem o benefício.

Quando um empregado é desligado da empresa sem justa causa, o


décimo deve ser acertado na rescisão do contrato. Já um empregado demitido
por justa causa não tem direito a receber o benefício. Além disso, quem
possui os benefícios de licença maternidade ou afastados por acidente de
trabalho, também tem direito à gratificação.

Só recebe o benefício cheio quem trabalha na empresa desde janeiro


ou antes, sendo que em janeiro é preciso ter trabalhado ao menos 15 dias.
COMO CALCULAR?

13º = (salário mensal ÷ 12) x meses trabalhados

1. Divida o salário bruto por 12.

2. Multiplique o resultado pelo número de meses em que trabalhou até


outubro – o cálculo é sempre feito até outubro porque a primeira parcela é
paga em novembro e o empregado que começou a trabalhar em novembro
não recebe o benefício.

3. A primeira parcela será equivalente à metade do valor encontrado, sem


descontos.

20
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

4. Para chegar à segunda parcela, divida novamente o salário bruto por 12 e


multiplique o resultado pelo número meses trabalhados. Em seguida, basta
subtrair do resultado o adiantamento e os e descontos do INSS e do IR.

Exemplo:

Salário: R$ 2.000,00
Total de meses: 12
Total de meses trabalhados: 11
(R$ 2.000,00 / 12) x 11 = R$ 1.833,33

Um fator importante e desconhecido por muitos é que, para o cálculo


do 13° salário, deve-se adicionar a remuneração variável como, por exemplo,
adicional de insalubridade, noturno ou periculosidade, comissões.

Horas extras

Se o funcionário recebeu horas extras ao longo do ano, o 13º


salário terá um acréscimo proporcional a essas horas trabalhadas.
Para calcular, some todas as horas extras feitas até outubro e divida
por 12. Multiplique o valor encontrado pelo custo da hora extra e some ao
salário bruto, que será usado para o cálculo da primeira parcela do 13º.
Em dezembro, a conta é refeita para incluir no pagamento da segunda
parcela as horas extras feitas em novembro. Em janeiro, novamente, a
empresa refaz o cálculo para pagar o complemento referente às horas extras
trabalhadas em dezembro que não entraram na conta do 13º.

Descontos de INSS e IR

O desconto do INSS pode ser de 8%, 9% ou 11%, de acordo com a


faixa salarial. Já o IR é descontado sobre o salário bruto, descontados: o
INSS, a contribuição para previdência privada (como o fundo de pensão da
empresa) e eventuais descontos de dependentes e pensão alimentícia. O valor
encontrado é a base de cálculo do IR. Sobre esse valor, são aplicadas as

21
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

alíquotas da tabela progressiva de IR. A recomendação é de que o


empregador acesse o site da Receita Federal e confira a tabela vigente.

RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO


O que é? Término da relação de trabalho por vontade do empregado
ou do empregador. Existem muitas causas e classificações para rescisão de
contrato de trabalho:

Sem justa causa: de iniciativa por parte do empregador, onde o contratante


não tem mais interesse na prestação de serviços do funcionário. A empresa
precisa comunicar previamente sobre a decisão.

Por justa causa por parte da empresa: quando o empregado comete um


ato faltoso (artigo 482 da CLT), de tamanha gravidade, que se justifica o
rompimento do contrato de trabalho sem a obrigação de pagamento de alguns
títulos, como Fundo de Garantia, aviso prévio e férias proporcionais.

Por justa causa por parte do profissional: se dá geralmente quando a


companhia não cumpre os termos assinados no contrato ou sobrecarrega o
trabalhador. Este tipo de rescisão também acontece quando um funcionário
corre risco de vida na profissão ou sofre algum tipo de dano moral.

Por culpa recíproca: quando ambas as partes cometem, ao mesmo tempo,


faltas que constituem justa causa para a rescisão - descumprem algum dever
ou alguma obrigação legal ou contratual que lhe são inerentes.

Acordo de demissão: Com a Reforma Trabalhista, surgiu a regulamentação


da manifestação recíproca de desinteresse pela continuidade da relação de
trabalho. A partir de agora, empregadores e empregados podem firmar um
acordo para rescisão do contrato de trabalho, o qual terá um custo
intermediário para empresa.

Geralmente, cada empresa possui um sistema que calcula os valores que


devem ser pagos.

No site a seguir pode-se calcular isso:


https://www.catho.com.br/conteudo/duvidas-trabalhistas/calculo-de-
rescisao-do-contrato-de-trabalho.php

22
CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CONTRATOS EM REGIME CLT

Geralmente chamada de fase de experiência do trabalhador. Valem por


contratos de 45 dias e renováveis por mais 45. Depois desse período haverá
o término normal do acordo. Então, depende da empresa prorrogar este
contrato ou não. Caso passe um dia a mais de trabalho, além do prazo de
experiência em contrato, isso já valida a efetivação do profissional.
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO

O TRCT é um documento formal que consta dados pessoais do


trabalhador, como nome de pai e mãe, e dados básicos da empresa, como
nome fantasia e razão social. No TRCT constam também informações sobre
contrato, como data de admissão e desligamento, além do registro de todas
as verbas que devem ser pagas por conta da rescisão (aviso prévio, férias e
13º proporcionais, entre outros).

"Se o tempo de trabalho for superior a um ano, o TRCT deve ser


homologado pelo sindicato responsável ou pela delegacia regional de
trabalho, e, com o termo e carteira de trabalho, o empregado pode dar
também entrada no levantamento do Fundo de Garantia do Tempo de
Serviço (FGTS)", indica Fernanda.
AVISO PRÉVIO

O aviso prévio surgiu pela preocupação de empregado e empregador


se programarem para uma possível quebra de contrato - seja para o
trabalhador buscar uma nova posição, ou para a empresa contratar um novo
funcionário.

De acordo com o artigo 487 da CLT, quando um contrato não tem


prazo de término estipulado e há intenção de rompimento de alguma das
partes, é necessário o aviso com antecedência mínima de 30 dias.

"Se a empresa não quiser que o empregado trabalhe neste período,


deve indenizá-lo com o valor respectivo aos 30 dias de cumprimento do aviso
prévio. No caso do trabalhador não cumprir o aviso, a empresa pode
descontar o valor no pagamento das verbas rescisórias. É uma obrigação das
duas partes", conta a especialista.

ATENDIMENTO AO TELEFONE

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Pode ser que algumas vezes a empresa inclua em suas funções o


atendimento ao telefone. Como fazer isso?

Linguagem Formal: evite brincadeiras, gírias,


intimidades, etc.

Tenha cuidado com os ruídos: algo que é


extremamente prejudicial ao cliente são as
interferências, ou seja, tudo aquilo que atrapalha a
comunicação entre as partes (chieira, sons de
aparelhos eletrônicos ligados, etc.). Sendo assim, é
necessário manter a linha “limpa” para que a
comunicação seja eficiente, evitando desvios.

Fale no tom certo: Se falar muito baixo, o cliente


pode não ouvir você. Se falar muito alto, o cliente pode achar que está sendo
rude ou achando que ele não escuta bem. Sendo assim, devemos usar um tom
de voz que seja compreensível, evitando desconforto para o cliente.

Fale no ritmo certo e fale corretamente: Procure encontrar o meio termo


(nem lento e nem rápido), de forma que o cliente entenda perfeitamente a
mensagem, que deve ser transmitida com clareza e objetividade.

Tenha equilíbrio: se você estiver atendendo um cliente sem educação, use


a inteligência, ou seja, seja paciente, ouça-o atentamente, jamais seja hostil
com o mesmo e tente acalmá-lo, pois assim, você estará mantendo sua
imagem intacta.

Tenha carisma: seja


uma pessoa empática e
sorridente (mesmo ao
telefone) para que o
cliente se sinta
valorizado pela
empresa, gerando um
clima confortável e
harmônico. Para isso,
use suas entonações com criatividade, de modo a transmitir emoções
inteligentes e contagiantes.

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Controle o tempo: se precisar de um tempo, peça o cliente para aguardar na


linha, mas não demore uma eternidade, pois, o cliente pode se sentir
desprestigiado e desligar o telefone.

Atenda o telefone o mais rápido possível: o ideal é atender o telefone no


máximo até o terceiro toque, pois, é um ato que demonstra afabilidade e
empenho em tentar entregar para o cliente a máxima eficiência.

Como atender? O ideal é dizer o nome da empresa o nome da própria pessoa


seguido ainda, das tradicionais saudações (bom dia, boa tarde, etc.). Além
disso, quando for encerrar a conversa lembre-se de ser amistoso,
agradecendo e reafirmando o que foi acordado.

Seja pró-ativo: se um cliente procurar por alguém que não está presente na
sua empresa no momento da ligação, jamais peça a ele para ligar mais tarde,
pois, essa é uma função do atendente, ou seja, a de retonar a ligação quando
essa pessoa estiver de volta à organização. Tente resolver o problema, ou
anote o recado e retorne assim que a pessoa que ele procurava estiver
disponível.

Telefone no mudo: ao falar


com alguém da empresa e o
cliente estiver na linha, peça
para aguardar e coloque o
telefone no mudo, ficando
sempre atento para quando a
chamada voltar.

Tenha sempre papel e


caneta em mãos: a
organização é um dos
princípios para um bom
atendimento telefônico, para
que quando necessário anotar
o nome da pessoa e os pontos principais que foram abordados. Se tiver que
dar um recado, ou, retornar uma ligação lembre-se de sua responsabilidade,
evitando esquecimentos.

Tenha uma postura afetuosa e prestativa: ao atender o telefone, você deve


demonstrar para o cliente uma postura de quem realmente busca ajudá-lo, ou

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seja, que se importa com os problemas do mesmo. Atitudes negativas como


um tom de voz desinteressado ou atendimento de forma automática,
contribuem para a desmotivação do cliente, sendo assim, é necessário
demonstrar interesse e iniciativa para que a outra parte se sinta acolhida.

Não seja impaciente: busque ouvir o cliente atentamente, sem interrompê-


lo, pois, essa atitude contribui positivamente para a identificação dos
problemas existentes e consequentemente para as possíveis soluções que os
mesmos exigem.

Mantenha sua linha desocupada: você já tentou ligar para alguma empresa
e teve que esperar um longo período de tempo para que a linha fosse
desocupada? Pois é, é algo extremamente inconveniente e constrangedor.
Por esse motivo, busque não delongar as conversas e evite conversas
pessoais, objetivando manter, na medida do possível, sua linha sempre
disponível para que o cliente não tenha que esperar muito tempo para ser
atendido.

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ent&_101_returntofullpageurl=http://www.tst.jus.br/web/guest/home%3fp_
auth%3dkstelbpe%26p_p_id%3d3%26p_p_lifecycle%3d1%26p_p_state%
3dnormal%26p_p_state_rcv%3d1&_101_assetentryid=22108414&_101_ty
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Cálculo do 13° salário: como saber quanto vai receber de gratificação:


https://www.tororadar.com.br/blog/13-salario-calculo

Décimo Terceiro: o que é , como calcular e quem tem direito:


https://blog.vhsys.com.br/como-calcular-e-pagar-o-13o-salario/

Como calcular o valor do 13º: https://endeavor.org.br/pessoas/como-


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