Você está na página 1de 58

INTRODUÇÃO AO MUNDO DO TRABALHO

Iniciando uma carreira na área administrativa.

Provavelmente nenhum de nós quando questionados, ainda criança, sobre o que desejávamos ser, respondíamos: -
“Ah! Eu quero mesmo é ser um auxiliar administrativo, vendedor, atendente, balconista, secretaria, etc.”.
Todos querem ser astronautas, modelo, piloto de formula uma atriz jogador de futebol, apresentadora, etc.
E  agora aqui estamos querendo desempenhar esta função. Como fica, então, nossa situação? 
Na verdade, depende basicamente de como cada um de nós encara a vida interiormente.
Como tudo na vida, as coisas têm sentido na medida em que conseguimos estabelecer um paradigma, ou melhor, a
maneira de vermos as coisas, de interpretar aquilo que chamamos de realidade.
Exemplo: de garçons a métri de cruzeiros – de Office boy a executivo

PROFISSIONALIZAÇÃO

O processo da profissionalização pressupõe o desenvolvimento de HÁBITOS formados por CONHECIMENTO,


HABILIDADES, e ATITUDES.

O profissional sem conhecimento = estúpido / saber

O profissional sem atitude = pusilânime / querer fazer

O profissional sem habilidade = incapaz / saber fazer

Um bom profissional precisa:

Iniciativa - Não ficar esperando que os outros (o governo, o empregador, o parente, o padrinho) venham resolver
seus problemas. Pessoas que começam coisas novas. A iniciativa, enfim, é a capacidade daquele que, tendo um
problema qualquer, age: arregaça as mangas e parte para a solução.
Autoconfiança - Tem autoconfiança, isto é, acredita em si mesmo. A crença em si mesmo faz o indivíduo arriscar
mais, ousar, oferecer-se para realizar tarefas desafiadoras, enfim, torna-o mais empreendedor.
Aceitação do risco - Aceitar riscos, ainda que seja muitas vezes cauteloso e precavido contra o risco, a verdade é
que ele o aceita em alguma medida.
Sem temor do fracasso e da rejeição - O profissional fará tudo o que for necessário para não fracassar, mas não é
atormentado pelo medo paralisante do fracasso. Pessoas com grande amor próprio e medo do fracasso preferem
não tentar correr o risco de não acertar - ficam, então, paralisadas.
Decisão e responsabilidade - Não ficar esperando que os outros decidam por ele. Ele toma decisões e aceita à
responsabilidade que acarretam.
Energia - É necessária uma dose de energia para se lançar em novas realizações, que usualmente exigem intensos
esforços iniciais. Dispõe dessa reserva de energia, vinda provavelmente de seu entusiasmo e motivação.
Automotivação e entusiasmo–bons profissionais são capazes de automotivação relacionada com desafios e tarefas
em que acreditam. Não necessitam de prêmios externos, como compensação financeira. Igualmente, por sua
motivação, são capazes de entusiasmarem-se com suas ideias e projetos.
Controle - Acreditar que sua realização depende de si mesmo e não de forças externas sobre as quais não tem
controle. Ele se vê como capaz de controlar a si mesmo e de influenciar o meio de tal modo que possa atingir seus
objetivos.
Otimismo–Ser otimista, o que não quer dizer sonhador ou iludido. Acredita nas possibilidades que o mundo oferece,
acredita na possibilidade de solução dos problemas, acredita no potencial de desenvolvimento.
Persistência - Por estar motivado, convicto, entusiasmado e crente nas possibilidades, é capaz de persistir até que
as coisas comecem a funcionar adequadamente.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 1
INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO

CONCEITOS:

ADMINISTRAÇÃO
A palavra administração tem origem no latim e significa: administration
Ad = (direção para, tendência, junto de).
Minister = Comparativo de inferioridade, o sufixo ter (subordinação e obediência) aquele que realiza uma função
abaixo do comando de outrem. Função que se desenvolve sob o comando de outro, um serviço que se presta a
outro.

Administrar é dirigir uma organização utilizando técnicas de gestão para que alcance seus objetivos de forma
eficiente, eficaz e com responsabilidade social e ambiental.

Administrar é a essência do trabalho do administrador é obter resultados por meio das pessoas que ele coordena.

Assim administrar é manter as organizações coesas, fazendo-as funcionar.

Funções básicas do auxiliar Administrativo: Planejar, Organizar, Controlar- POC.

Habilidades do Administrador

Habilidades Técnicas: Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas. Saber decidir e solucionar
problemas.

Habilidades Humanas: Saber lidar com pessoas, comunicando-se eficientemente, negociando, conduzindo
mudanças, obtendo cooperação e solucionando conflitos.

Habilidades Conceituais: Ter Visão sistêmica. – visão do todo. – exemplo a águia e a galinha

A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial
por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em
todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos.

Breve histórico da evolução da administração.

A influencia militar, religiosa, acadêmica e empresarial.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 2
Evolução história das empresas

 Fase artesanal Antiguidade até a pré- Revolução Industrial Até 1780


Deste a antiguidade, até 1780, o regime de produção esteve limitado a artesãos e a mão-de-obra intensiva e não
qualificada, principalmente mais direcionada para a agricultura.
O sistema básico de comércio era de troca por troca (trocas locais).

 Fase da industrialização
Com a revolução industrial, as empresas sofreram um processo de industrialização ligado às máquinas.
O uso do carvão, nova fonte de energia, veio a permitir um enorme desenvolvimento nos países. A empresa assume
um papel relevante no desenvolvimento das sociedades, introduzindo novas máquinas consoantes o material que se
queria produzir, como a máquina de fiar, tear, maquina a vapor, locomotivas, etc.

 Fase de desenvolvimento industrial


Os dois expoentes marcantes desta fase são o aço e a eletricidade.
O ferro é substituído pelo aço, como fonte básica da indústria, e o vapor é substituído pela eletricidade e derivados de
petróleo.Os desenvolvimentos do motor de explosão e do motor elétrico estabelecem uma relação entre a ciência e o
avanço tecnológico das empresas. Isto fez com que se desse o desenvolvimento dos transportes e das
comunicações, o que permitiu encurtar as distancias entre diferentes áreas, o que permite o desenvolvimento rápido
do intercambio comercial.

 Fase do Gigantismo Industrial


Nesta fase as empresas atingem enormes proporções, passando a atuar em operações de âmbito internacional e
multinacional.Surgem os navios cada vez mais sofisticados e de grande porte, grandes redes ferroviárias e
autoestradas cada vez mais acessíveis.O automóvel e o avião tornam-se veículos cada vez mais usuais / correntes,
e com o aparecimento da televisão as distâncias encurtam-se.

 Fase moderna
Corresponde à fase em que o desenvolvimento científico e tecnológico das empresas se afirma de forma
surpreendente e a utilização de meios tecnológicos cada vez é mais preciso.
Cada vez é mais notório o contraste entre os países do norte e do sul, começando a ser classificados por países
desenvolvidos (os da zona norte, mais avançados a nível tecnológico e empresarial), e países em vias de
desenvolvimento (países da zona do sul, menos industrializados, e mais rurais).
Nos países desenvolvidos começam a “circular” novos materiais básicos (Ex plástico alumínio ,fibras sintéticas, etc.).
Ao petróleo e eletricidade são aumentadas novas formas de energia, como a nuclear e a solar.
O surgimento de novas energias, como o circuito integrado e a informática, permitem a sofisticação da qualidade de
vida quotidiana. O uso de TV em cores, computador, comunicação por satélite e os carros, permite dinamizar as
empresas. Existe uma relação direta entre empresa, consumo, publicidade.
Os consumidores cada vez passam a ser mais existentes em termos de tecnologia. Surge então à competição entre
as empresas no intuito de satisfazer os clientes, o que leva de forma direta e endireita ao avanço tecnológico.
Por trás deste avanço estão estudos científicos. A ciência cada vez fica mais ligada à empresa.

A 2ª grande Guerra Mundial


 Fase de incerteza Pós – Moderna
Hoje em dia as empresas encontram-se num clima de turbulência. O ambiente externo das empresas caracteriza-se
por uma complexidade e mobilidade que os empresários não conseguem “gerir” de forma adequada.
Nesta fase, as empresas lutam com escassez de recursos e cada vez é mais difícil colocar os produtos no mercado.
As empresas tendem a estagnar, o que não é recomendável, pois a empresa deve assumir-se como um sistema de
aberto a mudanças e inovações a todos os níveis, nomeadamente em nível de produtos internos, e gestão.

Social
Econômica
Globalização Integração Política Do Mundo
Tecnológica
Cultural

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 3
O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

A profissão de assistente administrativo é focada em realizar atividades fundamentais em empresas públicas e


privadas.

Suas principais funções estão relacionadas com o trabalho de escritório, sendo estas:

 Tramitar entrada e saída de correspondência.


 Recepção de documentos e materiais.
 Atender chamadas telefônicas informatizadas.
 Atender ao público (interno e externo).
 Confeccionar e arquivar e documentos.
 Manter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências.
 Ter conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os
programas usados.
 Digitar cartas, ofícios, relatórios, memorandos, atas de reunião e outros documentos;
 Preparar apresentações e planilhas;
 Organizar reuniões, apresentações, jantares e outros eventos;
 Organizar viagens, excursões e visitas;
 Manter organizado os arquivos da empresa ou setor;
 Solicitar móveis, papéis, formulários e outros materiais usados no escritório;
 Ajudar na recepção se necessário;
 Elaborar orçamentos e relação de estoque;
 Pagar contas, faturas bancárias e fazer faturamento;
 Manter organizado o escritório e com bom layout;
 Sugerir e implementar novos métodos de trabalho;
 Contratar e treinar novos auxiliares de escritório;
 Conscientizar os funcionários para os procedimentos de segurança.

Habilidades Necessárias 

 Boa habilidade de comunicação escrita e oral;


 Boa habilidade em usar computadores, processadores de textos e planilhas eletrônicas;
 Saber adaptar-se a novas tarefas.
 Boa habilidade em resolução de problemas, planejamento e organização;
 Firme em cálculos;
 Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes;
 Saber trabalhar sob pressão, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas término de serviços;
 Saber manter informações confidenciais.

Conhecimentos Necessários
 
 Conhecer métodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho em um escritório; 
 Deve saber o que cada pessoa da empresa faz
 Deve saber elaborar orçamentos e elaborar relatórios
 Deve saber manter registros e controles

Local de trabalho do Assistente Administrativo


 
 Normalmente trabalham em escritórios de empresas;
 Utilizam computadores, telefones, faxes, calculadoras, copiadoras, telefones celulares e carros;
 Normalmente trabalham no horário normal das empresas;
 Relaciona-se com gerentes, supervisores, público, fornecedores e clientes.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 4
Características Importantes de um Profissional de Sucesso

1. O profissional deve definir suas metas;


2. O profissional deve estar sempre buscando novos conhecimentos;
3. Fazer seu marketing pessoal com simplicidade e ousadia;
4. Ter um bom relacionamento com a equipe de trabalho, amigos, família;
5. Buscar sempre a excelência profissional;
6. Ser determinado;
7. Ter equilíbrio emocional;
8. Saber ouvir;
9. Aprender a trabalhar em equipe;
10. Estar sempre de bom humor;
11. Ser organizado.
12. Ser educado e saber usar as palavras como: Por Favor, Por Gentileza, Com Licença, Desculpa, Obrigado.

Administração e suas perspectivas

A tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas através das pessoas. Seja nas indústrias, no comércio, nas
organizações de serviços públicos, nos hospitais, nas universidades, nas instituições militares ou em qualquer outra
forma de empreendimento humano, a eficácia com que as pessoas trabalham em conjunto para conseguir objetivos
comuns depende principalmente da capacidade daqueles que exercem função administrativa.
Qualquer que seja a posição ou o nível que ocupe, o administrador, quando tem responsabilidade por subordinados,
só pode alcançar resultados através da efetiva cooperação dos colegas. Todos os que obtêm resultados através do
desempenho dos subordinados subscrevem basicamente as mesmas funções como administrador.
Toda organização precisa ser administrada adequadamente para alcançar os seus objetivos com a maior eficiência e
economia de ação e de recursos. Devido às suas limitações físicas, biológicas e psíquicas, o homem tem
necessidade de cooperar com outros homens para, em conjunto alcançar objetivos.

CARACTERISTICAS DAS EMPRESAS

O conceito de empresa é muito semelhante ao de organização. As empresas nascem quando um grupo de pessoas
se junta, se organiza e trabalha coordenadamente em torno de um objetivo comum.

O conceito de organização é muito amplo. Pode ser:

 Uma fábrica;
 Uma creche;
 Uma loja;
 Uma igreja;
 Um clube;
 Uma associação de moradores;
 Uma ONG.

Empresa, por sua vez, é toda organização que tem como objetivo obter lucro.

Uma ONG que se dedica a uma causa ecológica, por exemplo, obtém recursos financeiros por meio de doações e de
campanhas desenvolvidas junto a comunidades. Ela usa esses recursos para pagar suas despesas e para investir
nas atividades a que se propôs. O que sobra é utilizado em melhorias internas na base física da ONG ou fica para o
próximo exercício. Por isso se diz que uma ONG não tem fins lucrativos.
Já em uma fábrica de sapatos, o produto das vendas é usado para pagar os operários, comprar matéria-prima, pagar
taxas, etc. O restante será distribuído entre os sócios, que farão dele o que quiserem. A diferença, nesse caso, é que
a fábrica, como todas as empresas privadas, tem o lucro como objetivo principal.
Quem lida com administração precisa saber reconhecer as modalidades de empresas, já que suas tarefas cotidianas
vão variar de acordo com o tipo de estrutura em que está inserido profissionalmente. Existem muitos tipos de
empresas e organizações, que podem ser agrupados de acordo com critérios variados, tais como:

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 5
 A atividade específica que realizam;
 O tamanho (porte);
 A tributação (como pagam impostos e taxas);
 A organização jurídica (como o poder público as reconhece);
 Os objetivos e;
 A estrutura do capital (como se organizam os bens, o dinheiro e as ações dentro da estrutura organizacional).

Atividades que realiza

Tomando como base as atividades que desenvolvem, as empresas podem pertencer ao ramo:
 Da indústria;
 Do comércio ou;
 Da prestação de serviços.

São consideradas indústrias as fábricas ou usinas que transformam matérias-primas em produtos ou mercadorias.
Uma fábrica de leite em pó, por exemplo, compra o leite dos produtores rurais e o submete a um processo industrial
sofisticado para obter o produto final, que ela também embala antes de distribuir.

Entende-se por comércio as atividades realizadas pelas lojas, distribuidoras ou representantes comerciais que
vendem mercadorias. Eles não são fabricantes, já que compram para revender por atacado (em grandes
quantidades) ou a varejo (diretamente ao consumidor).

Prestadoras de serviços são empresas que oferecem algum tipo de trabalho intelectual ou manual ao consumidor.
Exemplos: uma empresa que conserta aparelhos eletrônicos, um curso de línguas, uma firma de conserto de roupas,
um restaurante. Embora as prestadoras de serviço não tenham como finalidade principal a venda de produtos, elas
também podem efetuá-la. É o caso, por exemplo, de uma firma consultora de moda que formata coleções e cria
linhas de roupas para pessoas ou para as empresas. Nada impede que ela também venda alguns acessórios para
acompanhar as roupas. Do mesmo modo, um estabelecimento comercial, que tem como finalidade principal a venda
de produtos, pode também oferecer serviço. É o caso, por exemplo, de uma loja de produtos eletrônicos que tem,
entre seus funcionários, alguns encarregados de pequenos consertos para os clientes interessados.

Porte e tributação

Porte Quanto ao porte, uma empresa pode ser classificada como micro, pequena, média ou grande. Essa
classificação, segundo a lei complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, depende do seu faturamento anual
bruto, ou seja, de quanto ela consegue obter por ano. Assim temos:

 Microempresa – Fatura até R$ 240 mil por ano.


 Pequena empresa – Fatura entre R$ 240.001,00 e R$ 2.400.000,00 por ano.
 Média ou grande empresa – Fatura acima de R$ 2.400.000,00 por ano.

Tributação Todas as empresas, quando desenvolvem regularmente suas atividades, recolhem impostos, taxas e
contribuições ao governo federal, estadual e/ou municipal. Em função do tipo de atividade que exercem, do volume
de faturamento que apuram, por opção ou mesmo por determinação legal, as empresas adotam um regime de
tributação específico para recolhimento de tributos. Veremos, adiante, esses regimes de tributação.

Organização Jurídica

Quanto à organização jurídica, as empresas podem ser:

 Privadas – Pertencem a uma pessoa ou a um grupo e atuam no sentido de produzir riqueza ou gerar lucro,
que é distribuído entre os sócios para seu uso particular. Um supermercado, por exemplo, investe uma parte
do lucro na manutenção de sua estrutura e a outra parte vai para os donos e os seus sócios.
 Públicas – Foram criadas por lei específicas e com capital exclusivamente público para prestar serviços à
comunidade. Podem ser municipais, quando ligadas à prefeitura; estaduais, quando pertencem ao
governo do estado; ou federais, que pertencem e trabalham para o governo do país.

Embora não possam ser deficitárias, tais empresas não tem por objetivo o lucro, mas sim cumprir aquilo que é
estabelecido pelo poder municipal, estadual ou federal. Exemplo: o governo de cada estado brasileiro tem secretarias
de obras, cultura, de meio ambiente, de educação, entre outras. Cada uma delas deve criar projetos na sua área de
atuação e trabalhar para que sejam implantados. Algumas vezes, diferentes instâncias do poder público podem se
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 6
juntar. No município do Rio de Janeiro, por exemplo, parte das escolas públicas pertence à prefeitura e parte ao
governo do estado. Outros exemplos são a Caixa Econômica Federal e as companhias estaduais de água e esgoto.

 Autarquias – Em alguns casos, as empresas públicas podem se organizar de forma muito especial. As
autarquias, por exemplo, são entidades estatais autônomas, com patrimônio e receita próprios, criadas por lei
para executar, de forma descentralizada, atividades típicas da administração pública. As autarquias são
isentas de tributação. Exemplo: o INSS, as universidades federais e o banco Central do Brasil.

 Empresas de Economia Mista – Criadas pelo governo com a participação de capital privado, para a
realização de empreendimentos ou ações de interesse social. Por esse motivo, o lucro obtido pela atividade
de uma empresa de economia mista. Criada originalmente para explorar o petróleo no subsolo brasileiro,
acabou se transformando em uma empresa de energia, lidando também com gás natural, fontes de energia
alternativa, etc. Uma parte dela é pública e a outra pertence a acionistas.

Dependendo de seus objetivos e da maneira como são organizados os bens, o dinheiro e as ações dentro de sua
estrutura, as organizações se dividem também em fundações, ONGs, associações, cooperativas e agências
reguladoras.

Fundações – Podem ser privadas ou públicas. Em ambos os casos, elas são organizações sem fins lucrativos que
têm a função de administrar e cuidar de um determinado patrimônio. Elas são criadas por um ato do Estado ou de
uma pessoa física ou entidade privada, que, por doação ou por testamento, institui uma pessoa jurídica autônoma
destinada a fins de utilidade pública ou de beneficência, mediante dotação especial de bens. A Fundação Nacional do
Índio, a Fundação Casa Rui Barbosa e a Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e estatística (IBGE) são órgãos
públicos que se organizam como fundações para realizar tarefas especificas. Já a Fundação Roberto Marinho é uma
organização privada, criada, em 1977, por Roberto Marinho, presidente das Organizações Globo. Ele investiu parte
de sua fortuna pessoal no desenvolvimento de projetos educacionais, culturais, ambientais e de estímulo à cidadania.

ONGs e Ocupes– As ONGs (Organizações Não Governamentais) e as OCIPEs (Organizações da Sociedade Civil de
Interesse Público) não tem fins lucrativos e formam o chamado terceiro setor (o Estado é o primeiro setor, as
empresas privadas formam o segundo setor). Tais organizações foram criadas para oferecer, de forma coletiva ou
comunitária, serviços básicos, como: saúde, educação, defesa dos direitos humanos, etc. Nos primeiros tempos,
eram mantidas por doações feitas por empresas, governo, organizações internacionais ou pessoas físicas. A mão de
obra era, principalmente, composta por voluntários que trabalhavam sem renumeração, pelo simples prazer de
ajudar. Com o tempo, algumas dessas organizações cresceram, se profissionalizaram e hoje dão emprego a muitos
profissionais.

Cooperativas – São associações de pessoas ou grupos profissionais que se reúnem para trabalhar em uma mesma
atividade. Seus membros dividem os custos de administração do negócio e os resultados. Um exemplo são as
cooperativas de cuidadores de idosos, existentes em várias grandes cidades brasileiras. Essas cooperativas sondam
o mercado e indicam clientes ao cuidador, pagam suas taxas e realizam atividades administrativas. O cuidador, por
sua vez, desconta parte de sua renumeração para a cooperativa à qual está ligado.

Associações – São entidades formadas por um grupo de pessoas que se reúnem com objetivos comuns. Em geral,
não tem caráter empresarial nem visam a lucros. Um exemplo são as associações de moradores de um bairro, que
se juntam para prestar serviços e cuidar dos interesses da comunidade, buscando melhorar as condições de vida de
quem mora no local. Outro exemplo é a Associação Brasileira de Odontologia, que reúne dentistas de todo o Brasil,
realiza congressos e troca de informações entre seus membros.

Agências Reguladoras – Com a descentralização, a flexibilidade dos monopólios estatais e a redução de barreiras à
entrada de capital estrangeiro no país, surgiram grandes grupos econômicos interessados em explorar atividades que
outrora eram exclusiva função do Estado, como os serviços de telecomunicações e energia. Como esses serviços
são considerados estratégicos, essenciais para o bem comum, o governo criou as agências reguladoras, que devem
ditar as normas sob as quais determinadas atividades devem ser desenvolvidas. A ANATEL (Agência Nacional de
Telecomunicações) e a ANVISA (Associação Nacional de Vigilância Sanitária) são agências reguladoras. A Aneel,
por exemplo, cria normas para a produção e distribuição de energia elétrica e leilões para a construção de
hidrelétricas.
Empresa

Uma empresa é um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade particular, pública, ou de
economia mista, que produz e oferece bens e/ou serviços, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana.
O lucro, na visão moderna das empresas privadas, é consequência do processo produtivo e o retorno esperado pelos
investidores. As empresas de titularidade do Poder Público têm a finalidade de obter rentabilidade social. As
empresas podem ser individuais ou coletivas, dependendo do número de sócios que as compõem.
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 7
Categorias de empresas

A concepção de uma empresa seja ela grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, não se torna possível sem a
adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar a organização e o consequente
desenvolvimento da empresa.

Os princípios administrativos são dados por quatro fatores:

Planejamento, Organização, Direção e Controle.

A organização pode ainda ser divida em duas fases:

1. Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de organização.


2. Economia Evoluída: aumento do consumo, produção empresarial, desenvolvimento da organização.

As empresas ainda podem ser classificadas quanto à:

1. Objetivos (comerciais, industriais, de prestação de serviços).


2. Tamanho (grande, média, pequena, micro).
3. Estrutura: (individuais, coletivas, públicas, mistas).
4. Volume de Trabalho Interno (simples, complexas).

Divisão das empresas

Pelo setor econômico

Dependendo do tipo de prestação da empresa, têm-se as seguintes categorias:

1. Setor primário, correspondendo à agricultura, pecuária, extrativismo, pesca, exploração;


2. Setor secundário, correspondendo à indústria e beneficiamentos;
3. Setor terciário, correspondendo ao setor de serviços e comercio.

Pelo número de proprietários

O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como podem ser mais de
uma, formando sociedades.

Existem as seguintes modalidades nas legislações brasileira:

1. Empresa em nome individual


2. Sociedade por quotas
3. Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda. terminação no nome da empresa).
4. Sociedade Anônima, (SA - terminação no nome da empresa).

Pelo fim

1. Fim lucrativo
2. Fim não lucrativo

Essa divisão parte da antiga conceituação de Empresa, uma associação organizada ou empreendimento ou ainda
uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com objetivo de lucro.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 8
PLANEJAMENTO

O Planejamento é um processo gerencial que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas
de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução
esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha
coerência e sustentação.

A administração estratégica é um processo envolvendo administradores de todos os níveis da organização, que


formulam e implementam objetivos estratégicos. Já o Planejamento Estratégico seria o processo de elaboração da
estratégia, na qual se definiria a relação entre a organização e o ambiente interno e externo, bem como os objetivos
organizacionais.

O planejamento prever o futuro da empresa, em relação ao longo prazo. De uma forma genérica, consiste em saber o
que deve ser executado e de que maneira deve ser executado. Este é crucial para o sucesso da organização, e a
responsabilidade deste planejamento assenta sobretudo nos gestores de topo, dado o nível de decisões que é
necessário tomar.

Na generalidade o planejamento pode ser dividido em três níveis:

 Planejamento estratégico;
 Planejamento táctico;
 Planejamento operacional.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. Suas características são:


É projetado no longo prazo e seus efeitos e consequências são estendidas para vários anos (em geral, cinco) pela
frente. Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em
atingir os objetivos em nível organizacional.
É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao quais todos os demais
estão subordinados.

PLANEJAMENTO TÁTICO.

É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas características são:
É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.
Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos
departamentais. É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL.

É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:
É projetado para o curto prazo, para o imediato. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o
alcance de metas específicas.
É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 9
Missão

A missão é o objetivo fundamental de uma organização, traduz a finalidade última da empresa e consiste na definição
dos seus fins estratégicos gerais. É o enunciado dos propósitos gerais que expressam intenções fundamentais da
gestão global. Traduz-se numa filosofia básica de atuação, é o ponto de partida para a definição de objetivos e deve
projetar a cultura da empresa. Deve ser formalmente expressa, servindo de guia e orientação para os colaboradores
da empresa, no entanto, traduzindo-se numa declaração explícita ou num implícito entendimento, a sua função é dar
continuidade de orientação e uniformidade de propósitos.
Quando se traduz numa declaração explícita a missão deve ser breve e simples para mais fácil entendimento, flexível
para durar mais tempo e distintiva para a diferenciar, focalizada nos clientes, desafiadora mas alcançável e
motivadora.

Visão

A visão é o estado futuro desejado e alinhado com as aspirações de uma organização, algo que a organização pode
definir e redigir após responder à questão “para onde pretende ir?”. Normalmente a resposta a esta questão é
formulada em função das análises internas e externas efetuadas e condicionada por essas análises. Saber responder
a esta questão é fundamental para uma clara definição da missão e dos objetivos da organização. A visão
compreende algo que ainda não se tem, um OBJETIVO, que se acredita poder vir a ser real, a visão deve ser
mobilizadora e motivadora. Esse futuro é o que aspiramos, o que esperamos alcançar e criar – algo que requer
mudanças significativas e progresso para ser atingido.”

Valores

Os valores são o conjunto de sentimentos que estruturam, ou pretendem estruturar, a cultura e a prática da
organização. Normalmente, os valores surgem agregados à missão, como uma simples relação ou de forma mais
elaborada, como crenças ou políticas organizacionais. Os valores representam um conjunto de crenças essenciais ou
princípios morais que informam as pessoas como devem reger os seus comportamentos na organização.

Objetivos

Os objetivos traduzem os resultados essenciais a atingir pela organização no cumprimento da sua Missão e de forma
que permitem atingir a Visão que tem.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 10
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

“A estrutura organizacional constitui uma cadeia de comando, ou seja, uma linha de autoridade que interliga as
posições da organização e define quem se subordina a quem”

Fatores que determinam um modelo organizacional:

 Especialização do trabalho
 Departamentalização
 Cadeia de comando
 Amplitude de controle
 Centralização e descentralização
 Formalização

Estrutura simples

A estrutura simples é caracterizada pelo baixo grau de departamentalização, grande amplitude de controle,
autoridade centralizada e pouca formalização. A estrutura simples corresponde a uma organização bastante
horizontal, com funções bastante flexíveis e um líder principal. Essa é uma forma que pequenas empresas costumam
adotar. É uma estrutura que permite comunicação direta entre os funcionários, não há especialização de tarefas, há
pouca padronização de procedimentos e os diretores e proprietários participam das atividades cotidianas da
organização. Essa estrutura costuma ser usada também por empresas que trabalham com apenas uma linha de
produtos, em um mercado muito específico e cujas estratégias competitivas costumam ser foco no custo ou foco na
diferenciação.

Algumas vantagens dessa estrutura são Algumas desvantagens dessa estrutura são
Fácil comunicação entre os funcionários da organização, a partir do momento que o mercado dessa organização ou sua linha
O acesso aos superiores é rápido, permitindo eficaz resolução de certos de produtos desenvolve-se a ser maior ou mais complexa, essa
problemas. estrutura pode tornar-se obsoleta, o fato de não haver processos
Os funcionários costumam ter uma visão mais global da empresa bem padronizados ou tarefas específicas pode atrasar os processos
Torna-se mais fácil obter informações dentro da organização. e perde-se parte da vantagem competitiva que se tinha antes.

Estrutura Funcional (Burocracia)

A estrutura funcional é sustentada pela padronização. É caracterizada por tarefas operacionais padronizadas, pela
especialização de funções, por regras e regulamentos formais, pela baixa flexibilidade, pequena interação entre
departamentos, autoridade centralizada, pequena amplitude de controle e processo decisório bastante rígido. A
empresa é dividida em departamentos funcionais, por exemplo, o departamento de finanças, o departamento de
marketing, de recursos humanos e assim por diante. Nessa estrutura, cada departamento é responsável por suas
próprias atividades, e para a comunicação inter-departamental existem procedimentos específicos a serem seguidos
para que a comunicação seja facilitada e padronizada.

Algumas vantagens dessa estrutura são Algumas desvantagens dessa estrutura são
Há uma maior especialização por área de conhecimento, Há uma grande necessidade de se ter diretores que coordenem as atividades
A comunicação interna é bem desenvolvida e a entre os departamentos,
transferência de conhecimento é alta. Exige um trabalho difícil de sinergia interdepartamental.
Permite maiores oportunidades de crescimento pessoal de Torna-se mais difícil se adaptar a mudanças externas e fragiliza a flexibilidade da
cada trabalhador, organização,
As atividades de cada trabalhador são bem definidas e Por causa do foco intradepartamental, os trabalhadores podem acabar focando
específicas, demais nos objetivos do departamento, dando menos ênfase aos objetivos e
estratégias globais da empresa.

Estrutura Multidivisional (M-Form)

A "estrutura multidivisional" é caracterizada de divisões independentes, cada uma representando um centro ou um


negócio separado. Cada divisão é como uma "sub-unidade" da empresa toda, é um departamento que sobrevive
independente dos outros. Essa estrutura é comumente usada em empresas grandes, que têm grandes quantidades
de informações estratégicas, ou adota a focalização geográfica (divisão da América Latina, da Europa e da Ásia), por
exemplo.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 11
Algumas vantagens dessa estrutura são Algumas desvantagens dessa estrutura são
Direitos de tomada de decisão são delegados a funcionários em níveis mais Os diretores de cada unidade tendem a focar em seus
baixos na hierarquia, que costumam ter conhecimento específico sobre sua área próprios objetivos, e isso maximiza valor para a organização
de atuação e podem implementar com maior eficácia soluções e novos desde que não exista dependência entre as unidades da
procedimentos. A descentralização das decisões permite que a gerência da empresa. Conflitos de interesse entre as unidades podem
organização foque em decisões estratégicas e globais. também se desenvolver

Matricial

A estrutura matricial (Departamentalização Matricial) une duas formas de departamentalização: funcional e


multidivisional. Ao mesmo tempo em que a empresa possui departamentos especializados (recursos humanos,
financeiro, produção etc) os funcionários também são direcionados a unidades geográficas ou produtivas. Então ao
mesmo tempo que o funcionário trabalha em seu departamento, trabalha também na unidade para qual ele foi
designado. Organizações que estão em constante mudanças, sempre com novos projetos ou produtos costumam
adotar essa estrutura. Cada funcionário é designado a um grupo durante um certo projeto, e quando este termina, o
mesmo funcionário é realocado com uma nova equipe em um novo produto.

Algumas vantagens dessa estrutura são Algumas desvantagens dessa estrutura são
Um projeto ou produto tem a opinião e expertise de É uma estrutura muito difícil de ser implementada. Problemas com
especialistas de todas as áreas envolvidas e assim pode se funcionários tendo de responder a mais de um chefe pode criar conflitos. Pode
desenvolver com maior eficiência. O nível de conhecimento dos haver também um maior custo de influência, o funcionário perderá mais tempo
funcionários, tanto sobre a empresa como sobre seus produtos, tentando influenciar ambos os chefes. Funcionários podem não se sentir
aumenta. Já que cada funcionário está sempre em projetos incentivados a se preocuparem com o sucesso do seu time de trabalho, que
diferentes, ou tem de se atentar para duas áreas que ele está sempre mudando, e dar preferência ao resultado que o produto trará ao
trabalha, o nível de informação requerido do funcionário é seu departamento. Conflitos entre os diretores dos departamentos que o
maior. A empresa consegue se adaptar melhor a mercados que funcionário responde podem se desenvolver, e o custo para resolver esses
estão em constante mudança, pois sua adaptabilidade é maior. conflitos se torna alto.

Novos modelos organizacionais:

A estrutura de equipe

Estrutura de equipe- tem sido difícil implementar os conceitos de equipe na pratica. A cadeia vertical de comando
sempre constitui um poderoso meio de comando seja das pessoas das funções ou dos processos, mas seu ponto
frágil é jogar a responsabilidade para a cúpula e isentar a base da organização de qualquer compromisso. As equipes
estão se tornando uma forma bastante comum de organizar as atividades do trabalho em geral as organizações
estão utilizando equipes como seu principal meio de coordenação ao coordenar e integrar ela desmonta as antigas
barreiras departamentais e descentraliza o processo decisório nas equipes isso faz que as pessoas tenham de ser
tanto generalistas como especialistas. É comum encontrar equipes auto gerenciada cuidando de unidades
estratégicas de negócios com total autonomia e liberdade. Os lideres das diversas equipes formam uma equipe a
equipe lideres enquanto os executivos regionais também participam de uma equipe. Nas grandes organizações ainda
baseadas no modelo burocrático a estrutura de equipe complementa a burocrático para aumentar a eficiência da
padronização proporcionando flexibilidade e agilidade para o velho modelo.

Algumas vantagens dessa estrutura são Algumas desvantagens dessa estrutura são
Redução das barreiras - entre departamentos e aumento do compromisso das Desvantagens maior tempo despendido - para a
pessoas pela maior proximidade entre elas. Mais flexibilidade da estrutura coordenação por meio de reuniões. Pode provocar
organizacional e menor tempo de reação aos requisitos do cliente e às mudanças descentralização exagerada e não planejada, nem sempre
ambientais, pois as decisões da equipe são mais rápidas por dispensar os membros da equipe tomam decisões de acordo com os
aprovação hierárquica. Participação das pessoas devido ao total envolvimento em objetivos organizacionais ou departamentais por falta de
projetos globais em vez de tarefas estreitas e monótonos do depto as tarefas são noção corporativa e tendem a tomar decisões que são boas
enriquecidas e ampliadas. Menores custos administrativos, pois a criação de para a equipe mas que não podem ser más para a
equipes derruba a hierarquia requerendo poucos gerentes para a sua supervisão. organização como um todo.

A organização virtual

A organização virtual é caracterizada pelo uso da tecnologia da informação como base e sustentação para sua
formação. Ela usa ferramentas da tecnologia para unir pessoas, processos e recursos sem precisar de um espaço
físico para tal. Essas organizações são formadas por "parceiros", que são corporações reais que se unem para atingir
um objetivo comum; são organizações em rede e costumam ser temporárias.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 12
Tipos de Negócios (empresas)

Franquia

Franquia ou franchising empresarial é o sistema pelo qual o franqueador cede ao franqueado o direito de uso da
marca ou patente, associado ao direito de distribuição exclusiva ou semi-exclusiva de produtos ou serviços.
Eventualmente, o franqueador também cede ao franqueado o direito de uso de tecnologia de implantação e
administração de negócio ou sistemas desenvolvidos ou detidos pelo franqueador, mediante remuneração direta ou
indireta, sem ficar caracterizado vínculo empregatício. (aluguel de Hoeltis)
No Brasil, as franquias encontram respaldo legal na  Lei 8.955, de 14/02/94.

Empresa familiar

O empreendedor é a pessoa que gera, acumula e distribui riqueza a partir de um sonho, ideal ou necessidade de
sobrevivência. A princípio, ele visa melhorar a condição social de sua família, dividindo com sua mulher as tarefas
iniciais. Posteriormente, os filhos são envolvidos, às vezes precocemente, nas operações da firma, criando-se assim
uma sociedade familiar que vai gerar ao longo dos anos uma série de questões mais complexas do que a simples
administração de uma atividade comercial ou industrial.

Escritório em casa (home Office)

O Escritório em Casa (ou Home Office) é o trabalho profissional realizado em casa. É  uma opção atrativa
para o início de micro e  pequenas empresas já que representa considerável redução de custos.
Sua expansão vem mudando o contexto empresarial e o perfil do  emprego, a partir da terceirização de
serviços gerada pelos novos modelos empresariais decorrentes da globalização da  economia.
A tendência mundial, tida como irreversível, é de maiores oportunidades para as home offices, em especial nos
seguintes setores:
- contabilidade – cosméticos – alimentos – confecções - publicidade e computação gráfica -consultorias em geral

Cooperativas

É uma sociedade de pessoas com forma e natureza jurídica próprias, de natureza civil, não sujeita a falência,
constituída para prestar serviços a seus associados (número mínimo de 20 pessoas físicas).
É uma empresa com dupla natureza, que contempla o lado econômico e o social de seus associados. O cooperado é
ao mesmo tempo dono e usuário da cooperativa: enquanto dono ele vai administrar a empresa e enquanto usuário
ele vai utilizar os serviços.

Comércio eletrônico

Em todo o mundo, as empresas buscam novas formas de aperfeiçoar a produção, comercialização e distribuição de
seus bens e serviços, de forma a garantir ganhos de produtividade e a redução de custos para competir no mercado
globalizado.
Com a globalização da economia, outro fenômeno vem conquistando espaços em vários países, inclusive no Brasil: o
comércio eletrônico (e-commerce), uma forma de fazer negócios através do computador.
Comércio eletrônico (ou e-commerce) é a automação das transações comerciais pela utilização das tecnologias de
informática e telecomunicações. A parcela mais visível do comércio eletrônico para a maioria das pessoas é
constituída pelo universo de "lojas virtuais" disponíveis na Internet.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 13
REGISTRO DE EMPRESAS

Para uma micro ou uma pequena empresa exercer suas atividades no Brasil, é preciso ter registro na prefeitura da
cidade onde vai funcionar, no estado, na Receita Federal, na Previdência Social, na Entidade de Classe e na
Secretaria de Meio-Ambiente e outros órgãos de fiscalização.

Na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica

O registro legal de uma empresa é tirado na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro de Pessoa
Jurídica. Para as pessoas jurídicas, esse passo é equivalente à obtenção da Certidão de Nascimento de uma pessoa
física. A partir desse registro, a empresa existe oficialmente - o que não significa que ela possa começar a operar.

Para fazer o registro é preciso apresentar uma série de documentos e formulários que podem variar de um estado
para o outro. Citamos os mais comuns:

- Contrato Social;
- Documentos pessoais de cada sócio (no caso de uma sociedade).
O Contrato Social é a peça mais importante do início da empresa, e nele devem estar definidos claramente os
seguintes itens:
- Interesse das partes;
- Objetivo da empresa;
- Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas.

Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro empresas e empresas de pequeno
porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.

Ainda na Junta Comercial ou no Cartório, deve-se verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome
pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio,  com três opções de nome. Há estados que já
oferecem esse serviço pela Internet.

Se tudo estiver certo, será possível prosseguir com o arquivamento do ato constitutivo da empresa, quando
geralmente serão necessários os documentos:

- Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;


- Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;
- Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;
- FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;
- Pagamento de taxas através de DARF

Os preços e prazos para abertura variam de estado para estado. Para isso, o ideal é consultar o site da Junta
Comercial do estado em que a empresa estiver localizada.

Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa),
que é uma etiqueta ou um carimbo, feito pela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato
contitutivo.

CNPJ

Com o NIRE em mãos, chega a hora de registrar a empresa como contribuinte, ou seja, de obter o CNPJ. O registro
do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa
específico. Os documentos necessários, informados no site, são enviados por sedex ou pessoalmente para a
Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet.

Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que a empresa irá exercer. Essa classificação será
utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa. Lembre-se que nem
todas as empresas podem optar pelo Simples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitação
profissional. Portanto, antes de fazer sua inscrição no CNPJ, consulte os tipos de empresa que não se enquadram no
Simples.

Alvará de Funcionamento

Com o CNPJ cadastrado, é preciso ir à prefeitura ou administração regional para receber o alvará de funcionamento.
O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais,
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 14
agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a
pessoas físicas ou jurídicas. Isso é feito na prefeitura ou na administração regional ou na Secretaria Municipal da
Fazenda de cada município.

Geralmente, a documentação necessária é:

- Formulário próprio da prefeitura;


- Consulta prévia de endereço aprovada;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do Contrato Social;
- Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário.

Inscrição Estadual

Já o cadastro no sistema tributário estadual deve ser feito junto à Secretaria Estadual da Fazenda. Em geral, ele não
pode ser feito pela Internet, mas isso varia de estado para estado. Atualmente, a maioria dos estados possui
convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único
cadastro.

A Inscrição Estadual é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte
intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia. Ela é necessária para
a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e em geral a documentação
pedida para o cadastro é:

- DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;


- DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;
- Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;
- Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do
imóvel ou escritura pública do imóvel;
- Número do cadastro fiscal do contador;
- Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços;
- Certidão simplificada da Junta (para empresas constituídas há mais de três meses);
- Cópia do ato constitutivo;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do alvará de funcionamento;;
- RG e CPF dos sócios.

Observação: em alguns estados a inscrição estadual deve ser solicitada antes do alvará de funcionamento.

Cadastro na Previdência Social

Após a concessão do alvará de funcionamento, a empresa já está apta a entrar em operação. No entanto, ainda
faltam duas etapas fundamentais para o seu funcionamento. A primeira é o cadastro na Previdência Social,
independente da empresa possuir funcionários.

Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles. Ainda que seja um único
funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os
respectivos tributos. Assim, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar
o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das
atividades.

Aparato fiscal

Agora resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu empreendimento entre em ação. Será necessário solicitar
a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais. Isso é feito na prefeitura de cada
cidade. Empresas que pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretaria de Estado
da Fazenda.No caso do Distrito Federal, independente do segmento de atuação da empresa, esta autorização é
emitida pela Secretaria de Fazenda Estadual.

Uma vez que o aparato fiscal esteja pronto e registrado, sua empresa pode começar a operar legalmente. Antes, no
entanto, certifique-se que tudo ocorreu bem durante os procedimentos anteriores. Se estiver tudo certo, basta tocar o
seu negócio adiante.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 15
Visões de Responsabilidade Social

A melhor maneira de analisar o conceito de responsabilidade social empresarial é identificando as diversas visões
existentes, apresentadas a seguir:

 A responsabilidade social como atitude e comportamento empresarial ético e responsável: É dever e


compromisso da organização assumir uma postura transparente, responsável e ética em suas relações com
os seus diversos públicos (governo, clientes, fornecedores, comunidade, etc.)

 A responsabilidade social como um conjunto de valores: Não incorpora apenas conceitos éticos, mas uma
série de outros conceitos que lhe proporciona sustentabilidade, como por exemplo, autoestima dos
funcionários, desenvolvimento social e outros.

 A responsabilidade social como postura estratégica empresarial: A busca da responsabilidade social é vista
como uma ação social estratégica que gera retorno positivo aos negócios, ou seja, os resultados são
medidos através do faturamento, vendas e market share.

 A responsabilidade social como estratégia de relacionamento: Voltado na melhoria de qualidade do


relacionamento com seus diversos públicos-alvo, a responsabilidade social é usada como estratégia de
marketing de relacionamento, especialmente com clientes, fornecedores e distribuidores.

 A responsabilidade social como estratégia de marketing institucional: O foco está na melhoria da imagem
institucional da empresa. São os ganhos institucionais da condição de empresa-cidadã que justificam os
investimentos em ações sociais encetadas pela empresa.

 A responsabilidade social como estratégia de valorização das ações da empresa (agregação de valor): “A
reputação de uma empresa e o valor de suas ações no mercado andam juntos”. Uma pesquisa feita por esta
organização identificou que 70% do valor de mercado de uma empresa dependem de seus resultados
financeiros. Os outros 30% dependem da sua reputação no mercado.

 A responsabilidade social como estratégia de recursos humanos: As ações são focadas nos colaboradores e
nos seus dependentes, com o objetivo de satisfazê-los e conseqüentemente reter seus principais talentos e
aumentar a produtividade.

 A responsabilidade social como estratégia de valorização de produtos/serviços: O objetivo não é apenas


comprovar a qualidade dos produtos/serviços da empresa, mas também proporciona-lhes o status de
“socialmente corretos”.

 A responsabilidade social como estratégia de inserção na comunidade: A empresa busca aprimorar suas
relações com a comunidade e a sociedade e também a definição de novas formas de continuar nela inserida.

 A responsabilidade social como estratégia social de desenvolvimento na comunidade: A responsabilidade


social é vista como uma estratégia para o desenvolvimento social da comunidade. Dessa forma, a
organização passa a assumir papel de agente do desenvolvimento local, junto com outras entidades
comunitárias e o próprio governo.

 A responsabilidade social como promotora da cidadania individual e coletiva: A empresa, mediante suas
ações, ajuda seus colaboradores a se a tornarem verdadeiros cidadãos e contribui para a promoção da
cidadania na sociedade e na comunidade.

 A responsabilidade social como exercício de consciência ecológica: A responsabilidade social é vista como
responsabilidade ambiental. A empresa investe em programas de educação e preservação do meio
ambiente, e conseqüentemente, torna-se uma difusora de valores e práticas ambientalistas.

 A responsabilidade social como exercício de capacitação profissional: Neste caso, o exercício de


responsabilidade social se dá com a capacitação profissional dos membros da comunidade e empregados da
empresa.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 16
 A responsabilidade social como estratégia de integração social: Esse conceito parte do pressuposto de que o
maior desafio histórico da nossa sociedade atual é o de criar condições para que se atinja a efetiva inclusão
social no país.

Responsabilidade Social tem um conceito amplo, com muitos significados e sinónimos, cidadania corporativa,
desenvolvimento sustentável, crescimento sustentável, sustentabilidade, capitalismo sustentável, filantropia
empresarial, marketing social e activismo social empresarial. Todos estes desfechos referem-se em geral ao
conjunto de acções estabelecidas por empresas em relação a sociedade que transitam a esfera directa da
sua actividade económica.

A responsabilidade social de uma empresa melhora a sua comunicação com a sociedade por uma simples
razão: a partir do momento em que a empresa está convencida do seu papel social e se orienta para a
melhoria contínua dessa sociedade, este esforço resulta apenas num constante fortalecimento, que aumenta
e reforça o seu conceito junto dessa mesma sociedade.

Percebe-se então que inúmeras são as interpretações e definições de Responsabilidade Social Empresarial, e que
cada empresa acaba atuando de uma forma perante si e a sociedade. Em geral, não há um significado preciso de
responsabilidade social, surgindo assim, conhecimentos teóricos com diferentes conceituações – responsabilidade
social como obrigação social; responsabilidade social como aprovação social e responsabilidade social como
abordagem sistêmica dos stakeholders.

Relações Interpessoais e Qualidade de Vida no Trabalho

A valorização do ser humano, a preocupação com sentimentos e emoções, e com a qualidade de vida são fatores
que fazem a diferença. O trabalho é a forma como o homem, por um lado, interage e transforma o meio ambiente,
assegurando a sobrevivência, e, por outro, estabelece relações interpessoais, que teoricamente serviriam para
reforçar a sua identidade e o senso de contribuição.
Fatores Intrapessoais e a Qualidade de vida no Trabalho
Cada pessoa tem uma história de vida, uma maneira de pensar a vida e assim também o trabalho é visto de sua
forma especial. Há pessoas mais dispostas a ouvir, outras nem tanto, há pessoas que se interessam em aprender
constantemente, outras não, enfim as pessoas tem objetivos diferenciados e nesta situação muitas vezes priorizam o
que melhor lhes convém e às vezes estará em conflito com a própria empresa.
O auto conhecimento e o conhecimento do outro são componentes essenciais na compreensão de como a pessoa
atua no trabalho, dificultando ou facilitando as relações. Dentre as dificuldades mais observadas, destacam-se: falta
de objetivos pessoais, dificuldade em priorizar, dificuldade em ouvir.
É bom lembrar também que o ser humano é individual, é único e que, portanto também reage de forma única e
individual a situações semelhantes.
No cenário idealizado de pleno emprego, mesmo de ótimas condições financeiras, conforto e segurança, alguns
trabalhadores ainda estarão tomados pelo sofrimento emocional. Outros, necessitados, cavando o alimento diário
com esforço excessivo, ainda assim se declaram felizes, esperançosos.

Responsabilidade Pela Qualidade de Vida no Ambiente de Trabalho

Normalmente procura-se passar a responsabilidade para a outra parte, porém é importante lembrar que somos
produto do meio, mas também influímos no meio.
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 17
Além de constituir responsabilidade da empresa, qualidade de vida é uma conquista pessoal. O auto conhecimento e
a descoberta do papel de cada um nas organizações, da postura facilitadora, empreendedora, passiva ou ativa,
transformadora ou conformista é responsabilidade de todos.
Arranjo Físico e Ambiente de Trabalho
O objetivo de um arranjo funcional é garantir conforto, bem-estar, satisfação e segurança para os funcionários e
garantir aos clientes melhores condições de visualizar os produtos, além de um ambiente saudável e agradável de
ser visitado, ao espaço físico oferecer flexibilidade na disposição dos materiais e bom aproveitamento do espaço, à
empresa propiciar aumento dos níveis de qualidade, produtividade e eliminação dos desperdícios.
Esses fatores em si não promovem a satisfação, mas a sua ausência a inibe. Por outro lado, fatores como
oportunidade de auto-realização, reconhecimento pela qualidade e dedicação no trabalho, a atratividade do próprio
trabalho em si e a possibilidade de desenvolvimento pessoal e profissional do trabalhador são motivadores em
essência. Recebem o nome de fatores de motivação.
Princípios dos 5S
Como se sabe, os 5S são sinônimos de qualidade para o ambiente de trabalho e cabem aqui algumas observações
como: a realidade e percepção do ambiente, que é observada de maneiras distintas por cada pessoa.
Os nossos sentidos e os nossos valores podem nos confundir. Quando isso ocorre deixamos de ver a bagunça, o
desperdício, e todo tipo de comportamento que gera má qualidade de vida. É preciso prestar mais atenção para
perceber a realidade.
Os 5 sensos ou bom senso, que é mais adequado assim colocar, procura mostrar que com uma boa utilização dos
materiais, uma boa ordenação, com uma limpeza constante, com saúde e higiene e acima de tudo com autodisciplina
se alcança maior conforto e um melhor relacionamento no trabalho e conseqüentemente melhores resultados para a
empresa.
Pode-se criar um ambiente de qualidade em torno de si, usando as mãos para agir, a cabeça para pensar e o
coração para sentir, por meio do sistema ou programa 5S. É só colocar em ação cinco sensos que estão dentro de
cada um.
Os passos que se deve seguir são faxina geral, limpar o ambiente e os objetos, separar tudo o que se precisa com
freqüência daquilo que se usa esporadicamente, fazer uma arrumação de forma a se facilitar a vida no trabalho,
guardar cada coisa em seu lugar, manter os equipamentos em ordem e bom funcionamento, combater o desperdício,
ordenar as informações, estar atento as condições de saúde e higiene e por fim uma auto disciplina e
aperfeiçoamento constante do local de trabalho.
Podemos iniciar a longa caminhada da melhoria continua praticando os cinco (bons) sensos que cada um tem dento
de si: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. A mudança deverá ocorrer dentro de cada um. Se não
tomarmos a decisão pessoal de viver com dignidade, ninguém poderá nos ajudar.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 18
O estudo da liderança

A condução de um grupo de pessoas, transformando-o numa equipe que gera resultados é chamado de liderança.

É a habilidade de motivar e influenciar os liderados, de forma ética e positiva, para que contribuam voluntariamente e
com entusiasmo para alcançarem os objetivos da equipe e da organização.

Assim, o líder diferencia-se do chefe, que é aquela pessoa encarregada por uma tarefa ou atividade de uma
organização e que, para tal, comanda um grupo de pessoas, tendo autoridade de mandar e exigir obediência.

Para os gestores atuais, são necessárias não só as competências do chefe, mas principalmente as do líder.

Teorias

Existem três principais teorias sobre a liderança:

Traços da personalidade. Segundo esta teoria o líder possui características marcantes de personalidade que o
qualificam para a função.

Estilos de liderança. Esta teoria aponta três estilos de liderança: autocrática, democrática e liberal.

Situações de liderança . Nesta teoria o líder pode assumir diferentes padrões de liderança de acordo com a situação

Para alguns os líderes influenciam as pessoas graças ao seu poder, que pode ser o poder legítimo, obtido com o
exercício de um cargo, poder de referência, em função das qualidades e do carisma do líder e poder do saber,
exercido graças a conhecimentos que o líder detém.

Estilos de Liderança

Liderança autocrática: Na Liderança autocrática o líder é focado apenas nas tarefas. Este tipo de liderança também é
chamado de liderança autoritária ou diretiva. O líder toma decisões individuais, desconsiderando a opinião dos
liderados. O líder determina as providências e as técnicas para a execução das tarefas, de modo imprevisível para o
grupo. Além da tarefa que cada um deve executar, o líder determina ainda qual o seu companheiro de trabalho. O
líder é dominador e pessoal nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro.

Liderança democrática: Chamada ainda de liderança participativa ou consultiva, este tipo de liderança é voltado para
as pessoas e há participação dos liderados no processo decisório. Aqui as diretrizes são debatidas e decididas pelo
grupo, estimulado e assistido pelo líder. O próprio grupo esboça as providências para atingir o alvo solicitando
aconselhamento técnico ao líder quando necessário, passando este a sugerir duas ou mais alternativas para o grupo
escolher. As tarefas ganham novas perspectivas com o debate. A divisão das tarefas fica ao critério do próprio grupo
e cada membro pode escolher os seus próprios companheiros de trabalho. O líder procura ser um membro normal do
grupo. Ele é objetivo e limita-se aos fatos nas suas críticas e elogios.

Liderança liberal : que significa "deixai fazer, deixai ir, deixai passar". Neste tipo de liderança as pessoas tem mais
liberdade na execução dos seus projetos, indicando possivelmente uma equipe madura, auto dirigida e que não
necessita de supervisão constante. Por outro lado, a Liderança liberal também pode ser indício de uma liderança
negligente e fraca, onde o líder deixa passar falhas e erros sem corrigi-los.

Liderança paternalista: O paternalismo é uma atrofia da Liderança, onde o Líder e sua equipe tem relações
interpessoais similares às de pai e filho. A Liderança paternalista pode ser confortável para os liderados e evitar
conflitos, mas não é o modelo adequado num relacionamento profissional, pois numa relação paternal, o mais
importante para o pai é o filho, incondicionalmente. Já em uma relação profissional, o equilíbrio deve preponderar e
os resultados a serem alcançados pela equipe são mais importantes do que um indivíduo.

Embora os estilos de liderança já tenham sido identificados anteriormente e designados com estes ou outros nomes
aqui ficam outros estilos de liderança associados à relação causal entre cada estilo e os efeitos sobre o clima de
trabalho e o desempenho:

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 19
Estilo Visionário: Canaliza as pessoas para visões e sonhos partilhados. Tem um efeito muito positivo sobre o clima
de trabalho. É apropriado para situações onde ocorra mudanças que exigem uma nova visão.

Estilo Conselheiro: Relaciona os desejos das pessoas com os objetivos da organização. Ajuda um empregado a ser
mais eficiente, melhorando as suas capacidades de longo prazo.

Estilo Relacional: Cria harmonia melhorando o relacionamento entre as pessoas. Ideal para resolver e sarar conflitos
num grupo; dar motivação em períodos difíceis; melhorar o relacionamento entre as pessoas.

Estilo Pressionador: Atinge objetivos difíceis e estimulantes. Tem um efeito por vezes negativo sobre o clima de
trabalho pois é frequentemente mal executado.

Estilo Dirigista: Acalma os receios dando instruções claras em situações de emergência. É apropriado em situações
de crise; para desencadear uma reviravolta na situação; com subordinados difíceis.

Estilo de liderança: sempre foi complexo, por estar diretamente condicionado com as reações do comportamento
humano, mas é imprescindível que seja situacional, flexível e adaptado para os resultados que se pretende. O
principal objetivo pretendido deve contar com as etapas do estilo autocrático, democratico e liberal levando em conta
o receptor com as ações de auto-estima e afetividade (respeito ao liderar ). O estilo deve ser situacional devido ao
aprimoramento contínuo de todo o ambiente de trabalho.

Ética

Ética é a parte da filosofia dedicada aos estudos dos valores morais e princípios ideais do comportamento humano. A
palavra "ética" é derivada do grego ἠθικός, e significa aquilo que pertence ao ἦθος, ao caráter.

Diferencia-se da moral, pois, enquanto esta se fundamenta na obediência a costumes e hábitos recebidos, a ética, ao
contrário, busca fundamentar as ações morais exclusivamente pela razão.

A ética não se resumia à moral (entendida como "costume", ou "hábito"), mas busca a fundamentação para encontrar
o melhor modo de viver e conviver, isto é, a busca do melhor estilo de vida, tanto na vida privada quanto em pública.

A ética também não deve ser confundida com a lei, embora com certa frequência a lei tenha como base princípios
éticos. Ao contrário do que ocorre com a lei, nenhum indivíduo pode ser compelido, pelo Estado ou por outros
indivíduos, a cumprir as normas éticas, nem sofrer qualquer sanção pela desobediência a estas; por outro lado, a lei
pode ser 

A ética empresarial pode ser entendida como um valor da organização que assegura sua sobrevivência, sua
reputação e, consequentemente, seus bons resultados, a ética empresarial é "o comportamento da empresa -
entidade lucrativa - quando ela age de conformidade com os princípios morais e as regras do bem proceder aceitas
pela coletividade (regras éticas)."

Importância

A ética profissional e consequentemente das organizações é considerada um fator importantíssimo para a


sobrevivência delas, tanto das pequenas quanto das grandes empresas.

As organizações estão percebendo a necessidade de utilizar a ética, para que o "público" tenha uma melhor imagem
do seu "slogan", que permitirá, ou não, um crescimento da relação entre funcionários e clientes.

Desse modo, é relevante ter consciência de que toda a sociedade vai se beneficiar através da ética aplicada dentro
da empresa, bem como os clientes, os fornecedores, os sócios, os funcionários, o governo… Se a empresa agir
dentro dos padrões éticos, ela só tende a crescer, desde a sua estrutura em si, como aqueles que a compõem.

Quando a empresa tira vantagem de clientes, abusando do uso dos anúncios publicitários, por exemplo, de início ela
pode ter um lucro em curto prazo, mas a confiança será perdida, forçando o cliente a consumir produtos da
concorrência. Além disso, recuperar a imagem da empresa não vai ser fácil como da primeira vez;

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 20
A ética na empresa visa garantir que os funcionários saibam lidar com determinadas situações e que a convivência
no ambiente de trabalho seja agradável. De forma ética.

A ética do lucro

O lucro é a parte mais sensível de uma organização, por isso exige cuidado no momento do planejamento para sua
obtenção. Isto significa que ser antiético, enganando seus clientes, não é uma boa conduta para a empresa que
almeja se desenvolver e crescer perante à concorrência.

Assim, pode-se deduzir que a obtenção do lucro é um dos fatores advindos as satisfação dos clientes, pois é objetivo
do negócio, que a empresa desenvolve para cumprir suas metas, tendo como retorno o resultado
dos serviços prestados.

Valores éticos

São um conjunto de ações éticas que auxiliam gerentes e funcionários a tomar decisões de acordo com os princípios
da organização.

Quando bem implementado, os valores éticos tendem a especificar a maneira como a empresa administrará os
negócios e consolidar relações com fornecedores, clientes e outras pessoas envolvidas.

Código de ética

É um instrumento criado para orientar o desempenho de empresas em suas ações e na interação com seu
diversificado público.[desambiguação necessária] Para a concretização deste relacionamento, é necessário que a
empresa desenvolva o conteúdo do seu código de ética com clareza e objetividade, facilitando a compreensão dos
seus funcionários.

Se cada empresa elaborasse seu próprio código, especificando sua estrutura organizacional, a atuação dos seus
profissionais e colaboradores poderia orientar-se através do mesmo.

O sucesso da empresa depende das pessoas que a compõe, pois são elas que transformam os objetivos, metas,
projetos e até mesmo a ética em realidade. Por isso é importante o comprometimento do indivíduo com o código de
ética.

COMUNICAÇÃO E EXPRESSÃO:

COMUNICAÇÃO EFICAZ NAS ORGANIZAÇÕES

Poucos mecanismos eficazes de comunicação são aplicados atualmente nas organizações. Na realidade, a ênfase
maior está na metodologia de trabalho, nos fluxogramas, relatórios e processos.

DIFERENÇA ENTRE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

Informação - Emissor envia a mensagem (conjunto de dados com a intenção de eliminar uma séria de incertezas)
para o Receptor.

Comunicação - Emissor envia a mensagem para o Receptor, no entanto esta mensagem deve ser entendida,
decodificada e retornada ao Emissor através do FEEDBACK (compreensão da mensagem que foi transmitida).
Obs: um dos grandes problemas de comunicação nas organizações está relacionado com o FEEDBACK mal feito.

TIPOS DE COMUNICAÇÃO

Interpessoal: Uma pessoa se comunica com outras pessoas. Quanto mais pessoas envolvidas neste tipo de
comunicação, maiores chances de ocorrer problemas de comunicação.

Interfuncional: Uma Área da empresa se relaciona com outras áreas da própria empresa. A comunicação pode ser
verbal, escrita, telefônica ou por e-mail.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 21
Corporativa: A empresa se relaciona internamente com seus funcionários ou com outras empresas. Ex1:
Comunicado oficial do Presidente da empresa para todos os empregados internos. Ex2: Empresa ABC S/A envia
correspondência para o Jornal A GAZETA (uma falha na comunicação corporativa pode afetar bastante a imagem da
empresa que emitiu a mensagem).

Informal: Quando os canais formais de comunicação da empresa funcionam precariamente (jornal interno, intranet,
quadro de avisos, etc.). Também conhecida como “rádio corredor”, pois ela é sempre veloz, porém, normalmente, é
imprecisa. Funcionários começam a gerar a informação informalmente através de boatos e fofocas.

EFEITOS DA COMUNICAÇÃO VERBAL

Palavra = 7%, Tom de Voz = 38% e Postura corporal = 55% (gesto, olhar).

FALHAS NA COMUNICAÇÃO

São ruídos ou mal entendidos que podem levar a empresa a sérios prejuízos.

Causas

Ambiente adverso: Local com muito barulho, tumultuado e com trânsito de pessoas.
Momento impróprio: Uma pessoa está atendendo ao telefone e outro funcionário entra na sala e dá um recado.
Linguagem inadequada: Falar muito termo técnico e palavras estrangeiras para público leigo.
Exposição descuidada ou exagerada: O emissor fica distraído enquanto transmite a mensagem; transmitir a
mensagem com muitos rodeios e perdendo o foco principal.
Incoerência da mensagem: Mensagem de otimismo está sendo transmita por pessoa desmotivada e triste. Os
receptores vão ficar desconfiados.
Conotação preconceituosa: Ex: quando um instrutor diz para os estagiários no primeiro dia de treinamento – “vou
explicar para vocês bem devagar para entenderem direitinho!”. Na verdade, não se deve julgar superior em relação
ao receptor da mensagem principalmente se forem de escolaridade inferior.
Choque de personalidades e Cultura diferenciada: O emissor deve tomar cuidado com palavras e termos que não
são entendidos ou possuem outra interpretação em outras regiões do próprio país.

CONCLUSÃO

Nunca é demais perguntar: “entendeu?” ou “existe alguma dúvida?”.


Anotar os pontos importantes da mensagem verbal é fundamental.
Observar as reações do receptor ao longo da transmissão da mensagem.
Mensagens escritas precisam de cuidados redobrados, pois o receptor não vai tirar dúvidas com o emissor.
Ter empatia na comunicação, ou seja, o que pode parecer simples para o emissor da mensagem pode ser muito
complicado para o receptor.

Comunicação Verbal e não verbal

A Comunicação é entendida como a transmissão de estímulos e respostas provocadas, através de um sistema


completa ou parcialmente compartilhado. É todo o processo de transmissão e de troca de mensagens entre seres
humanos.

Para se estabelecer comunicação, tem de ocorrer um conjunto de elementos constituídos por: um emissor (ou
destinador), que produz e emite uma determinada mensagem, dirigida a um receptor (ou destinatário). Mas para que
a comunicação se processe efetivamente entre estes dois elementos, deve a mensagem ser realmente recebida e
decodificada pelo receptor, por isso é necessário que ambos estejam dentro do mesmo contexto (devem ambos
conhecer os referentes situacionais), devem utilizar um mesmo código (conjunto estruturado de signos) e
estabelecerem um efetivo contato através de um canal de comunicação. Se qualquer um destes elementos ou fatores
falhar, ocorre uma situação de ruído na comunicação, entendido como todo o fenômeno que perturba de alguma
forma a transmissão da mensagem e a sua perfeita recepção ou decodificação por parte do receptor.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 22
Elementos da Comunicação:

Contexto – Emissor – Mensagem – Receptor – Contato - Código

- Codificar: transformar, num código conhecido, a intenção da comunicação ou elaborar um sistema de signos;

- Decodificar: decifrar a mensagem, operação que depende do repertório (conjunto estruturado de informação) de
cada pessoa;

- Feedback: corresponde à informação que o emissor consegue obter e pela qual sabe se a sua mensagem foi
captada pelo receptor.

LINGUAGEM VERBAL: as dificuldades de comunicação ocorrem quando as palavras têm graus distintos de
abstração e variedade de sentido. O significado das palavras não está nelas mesmo, mas nas pessoas (no repertório
de cada um e que lhe permite decifrar e interpretar as palavras);

LINGUAGEM NÃO VERBAL: as pessoas não se comunicam apenas por palavras. Os movimentos faciais e
corporais, os gestos, os olhares, a entoação são também importantes: são os elementos não verbais da
comunicação.

Os significados de determinados gestos e comportamentos variam muito de uma cultura para outra e de época para
época.

A comunicação verbal é plenamente voluntária; o comportamento não verbal pode ser uma reação involuntária ou um
ato comunicativo propositado.

Alguns psicólogos afirmam que os sinais não verbais têm as funções específicas de regular e encadear as interações
sociais e de expressar emoções e atitudes interpessoais.

a) expressão facial: não é fácil avaliar as emoções de alguém apenas a partir da sua expressão fisionômica. Por
vezes os rostos transmitem espontaneamente os sentimentos, mas muitas pessoas tentam inibir a expressão
emocional.

b) movimento dos olhos: desempenha um papel muito importante na comunicação. Um olhar fixo pode ser entendido
como prova de interesse, mas noutro contesto pode significar ameaça, provocação.

Desviar os olhos quando o emissor fala é uma atitude que tanto pode transmitir a ideia de submissão como a de
desinteresse.

c) movimentos da cabeça: tendem a reforçar e sincronizar a emissão de mensagens.

d) postura e movimentos do corpo: os movimentos corporais podem fornecer pistas mais seguras do que a expressão
facial para se detectar determinados estados emocionais. Por ex.: inferiores hierárquicos adotam posturas atenciosas
e mais rígidas do que os seus superiores, que tendem a mostrar-se descontraídos.

e) comportamentos não verbais da voz: a entoação (qualidade, velocidade e ritmo da voz) revela-se importante no
processo de comunicação. Uma voz calma geralmente transmite mensagens mais claras do que uma voz agitada.

f) a aparência: a aparência de uma pessoa reflete normalmente o tipo de imagem que ela gostaria de passar. Através
do vestuário, penteado, maquiagem, apetrechos pessoais, postura, gestos, modo de falar, etc., as pessoas criam
uma projeção de como são e de como gostariam de ser tratadas. As relações interpessoais serão menos tensas se a
pessoa fornecer aos outros a sua projeção particular e se os outros respeitarem essa projeção.

Conclusão: na inteiração pessoal, tanto os elementos verbais como os nãos verbais são importantes para que o
processo de comunicação seja eficiente.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 23
Tipos de Discursos
Discurso é a prática humana de construir textos, sejam eles escritos ou orais. Sendo assim, todo discurso é uma
prática social. A análise de um discurso  deve, portanto, considerar o contexto em que se encontra, assim como as
personagens e as condições de produção do texto.

Em um texto narrativo, o autor pode optar por três tipos de discurso: o discurso direto, o discurso indireto e o discurso
indireto livre. Não necessariamente estes três discursos estão separados, eles podem aparecer juntos em um texto.
Dependerá de quem o produziu.

Vejamos cada um deles:

Discurso Direto: Neste tipo de discurso as personagens ganham voz. É o que ocorre normalmente em diálogos. Isso
permite que traços da fala e da personalidade das personagens sejam destacados e expostos no texto. O discurso
direto reproduz fielmente as falas das personagens. Verbos como dizer, falar, perguntar, entre outros, servem para
que as falas das personagens sejam introduzidas e elas ganhem vida, como em uma peça teatral.
Travessões, dois pontos, aspas e exclamações são muito comuns durante a reprodução das falas.
Ex. “O Guaxinim está inquieto, mexe dum lado pra outro. Eis que suspira lá na língua dele – Chente! que vida dura
esta de guaxinim do banhado!…”.

Discurso Indireto: O narrador conta a história e reproduz fala, e reações das personagens. É escrito normalmente
em terceira pessoa. Nesse caso, o narrador se utiliza de palavras suas para reproduzir aquilo que foi dito pela
personagem.Ex. “Elisiário confessou que estava com sono.”.

“Fora preso pela manhã, logo ao erguer-se da cama, e, pelo cálculo aproximado do tempo, pois estava sem relógio e
mesmo se o tivesse não poderia consultá-la à fraca luz da masmorra, imaginava podiam ser onze horas.” 

Discurso Indireto Livre: O texto é escrito em terceira pessoa e o narrador conta a história, mas as personagens
têm voz própria, de acordo com a necessidade do autor de fazê-lo. Sendo assim é uma mistura dos outros dois tipos
de discurso e as duas vozes se fundem.

Ex.“Que vontade de voar lhe veio agora! Correu outra vez com a respiração presa. Já nem podia mais. Estava
desanimado. Que pena! Houve um momento em que esteve quase… quase!”

Ruídos na comunicação

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 24
Atualmente, apesar das profundas evoluções tecnológicas verificadas, com o diversificado leque de meios e formas
de comunicação, ainda existem problemas que impedem o desenvolvimento de uma comunicação efetiva, por falta,
falhas e até mesmo excesso de informações.
 
Estes obstáculos à comunicação, mais propriamente à eficácia da comunicação, mais conhecidos por ruídos, de uma
maneira geral, são frequentes e temidos pelos gestores conscientes da importância da comunicação na organização.
 Ruído é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, que pode provocar danos ou desvios
na mensagem.
 
 As informações que circulam dentro da organização têm que ser comunicadas de forma a serem compreendidas por
todos, não gerando dúvidas nem posteriores ruídos. O colaborador deve saber com exatidão tudo o que ocorre
dentro da empresa, no que diz respeito a sua função, para passar adiante a informação para o cliente de forma
adequada e completa. E a comunicação funcional, articulando-se de forma com duas outras vertentes da
comunicação pode introduzir elementos de ruído e distorção detrimentais dos seus objetivos: falamos da vertente da
partilha de valores, da cultura organizacional, de criação de sentimento de pertença, bem como da comunicação
ligada à motivação e satisfação dos públicos internos.
 
A comunicação ocorrendo de forma efetiva trará vantagens para a empresa, para o colaborador e consequentemente
para o cliente que se tornará fiel à empresa que lhe prestar o melhor atendimento.

O que é redação técnica?

Primeiramente, vejamos esses dois termos em separado:

Redação é o ato de redigir, ou seja, de escrever, de exprimir pensamentos e ideias através da escrita.

Técnica é o conjunto de métodos para execução de um trabalho, a fim de se obter um resultado.

Logo, para que você escreva uma redação técnica é necessário que certos processos sejam seguidos, como o tipo
de linguagem, a estrutura do texto, o espaçamento, a forma de iniciar e finalizar o texto, dentre outros.

Dessa forma, a necessidade de certa habilidade e de se ter os conhecimentos prévios para se fazer uma redação
técnica é imprescindível!

A redação técnica engloba textos como: ata, circular, certificado, contrato, memorando, parecer, procuração, recibo,
relatório, currículo.

No mundo dos negócios não há tempo a perder. Assim sendo, acreditamos que nessa prerrogativa resida a
importância de as empresas estarem cada vez se aprimorando mais quanto aos requisitos exigidos para a
contratação de seus funcionários, sobretudo a competência em comunicar-se de forma adequada e objetiva.

Prova disso são as redações – as quais constituem parte do processo seletivo.

Sabemos que memorandos, relatórios, comunicados e cartas comerciais fazem parte das atividades desenvolvidas
dentro de uma empresa, uma vez que possibilitam a formalização da escrita. Elas representam, portanto, o registro
formal da correspondência interna ou externa ou o registro de uma situação profissional.

Como dito anteriormente, vale mencionar que o interlocutor não dispõe de tempo para decifrar possíveis
truncamentos estabelecidos mediante uma comunicação que não se realizou de forma plena, o que implica tão
somente na perda de excelentes oportunidades por parte do empresário. Por essa razão, faz-se necessário que o
redator esteja apto a proceder de forma adequada, ou seja, pronto a desenvolver suas habilidades em relação ao ato
de redigir, levando-se em consideração os pormenores estabelecidos pela linguagem em referência. Ao desenvolver
bem tal procedimento, o funcionário ajuda a criar uma imagem positiva da empresa.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 25
Mediante tal pressuposto, o que se pode notar é que a clareza e a precisão no discurso revelam-se como fatores
primordiais. Para tanto, há que se observar que antes de tudo o texto precisa estar claro, retratado por uma
linguagem simples, porém culta. Sendo assim, algumas dicas são bastante eficazes, tendo em vista os recorrentes
“desvios”, como por exemplo, as redundâncias, os chavões, as expressões em desuso, entre outros fatores, que
acabam interferindo de forma direta na qualidade da mensagem. Eis, pois, alguns casos representativos:

* Vimos pela presente comunicação / Vimos por meio desta..., sendo que o mais recomendável é entrar diretamente
no assunto.

* Inteiramente à disposição de nossos clientes..., uma vez que “somente à disposição de nossos clientes” já é o
bastante.

* Chegamos a uma conclusão que... , quando o correto é somente dizer “concluímos que...”.

* No caso das datas, o recomendável é que sejam assim expressas: São Paulo, 7 de outubro de 2009.

* Quanto à saudação final, vale lembrar que devemos utilizar “respeitosamente” em se tratando de autoridades
superiores ao destinatário, e “atenciosamente” no caso de hierarquias iguais ou inferiores a ele.

Redação técnica

Compreender as características linguísticas é fator preponderante para compreender a diferença que há entre
a redação técnica e a redação literária. Dessa forma, tomemos como exemplo duas situações rotineiras, levando em
consideração o que se espera por parte do interlocutor:

Quando solicitamos uma declaração, seja ela destinada a qualquer finalidade, esperamos que nela haja clareza e
objetividade, no sentido de fazer com que os objetivos prestados mediante a comunicação sejam consolidados.
Agora, ao lermos um poema, por exemplo, certamente à interpretação que faremos dele pode não ser a mesma de
outrem. Tal fato se dá pela presença de uma linguagem subjetiva, a qual possibilita múltiplas interpretações. Dessa
forma, o interlocutor está livre para fazer a interpretação que desejar, ao contrário da modalidade primeira, cuja
característica principal se manifesta pela presença de apenas uma só interpretação, dado o caráter objetivo proferido
mediante a comunicação.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 26
Documentos administrativos
1. CERTIFICADO
2. CIRCULAR
3. CONTRATO
4. DECLARAÇÃO
5. ORDEM DE SERVIÇO
6. PROCURAÇÃO
7. RECIBO
8. RELATÓRIO
9. REQUERIMENTO
10. CONVITE
11. OFÍCIOS
12. ATAS
CERTIFICADO

Certificado, como o próprio nome já diz, certifica alguma coisa que a pessoa fez. É um documento comprobatório de
que o indivíduo fez um curso ou participou de um simpósio, encontro, congresso ou oficina. É emitido pelos
organizadores ou realizadores do evento.

O certificado é o conteúdo, ou seja, o corpo da certificação. Esta última atesta “ser verdade” algo que está declarado.
Portanto, fazer a certificação é um ato sério, pois quem assina está assumindo a responsabilidade sobre aquilo que
afirma o documento.

Veja um exemplo: 

CERTIFICADO

Certifico que o(a) aluno(a) __________________________________


________________________ participou do curso de auxiliar administrativo
nesta escola, no período de _______  a __________, perfazendo um total
de ________ horas.

Santa Maria, ________________.

________________________
Diretor Geral do Departamento de Educação do SENAI RS

CIRCULAR

A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do
departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e
homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. 

Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários. 

Este documento oficial deve ter: 

1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);


2. Título e número (circular nº 02/2013);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 27
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)

Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode-se colocar (em
letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular. 

Modelo de Circular

Fundação Terceiridade 
CNPJ: 32.003.003/0001-01
Rua do João, 600
640030-300 – Porto Alegre – RS

CIRCULAR Nº 02/13. Em 16 de fevereiro de 2013.

Ementa: Feriado de carnaval

Senhores funcionários:

Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e
25 que, respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá
expediente. Em relação a este fato, estimo bom descanso a todos.

Atenciosamente,

___________________
Joaquim João de Oliveira.
Gerente administrativo

R: ACM
D: CVS

CONTRATO

De acordo com o dicionário Aurélio, contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas que entre si transferem direito
ou se sujeitam a alguma obrigação. 
Ou seja, uma das partes cede um direito e a outra assume uma responsabilidade sobre algo.
A estrutura do contrato, geralmente, já vem digitada com as lacunas a serem preenchidas.··.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 28
Vejamos um exemplo: 

Contrato Social Civil

Que entre si, fazem ______________________________________________,


brasileiro, casado, professor, residente e domiciliado nesta cidade
de ___________________, Estado de ______________, portador da Identidade RG
nº _________, série ___________, expedida pelo_______________________, e
______________________________, brasileira, casada, empresária, residente e
domiciliada nesta cidade de ___________________, Estado de _________________,
portador da Identidade RG nº _____________, série __________________, expedida
pelo __________________________ sob cláusulas e condições seguintes:

Primeira:A sociedade civil ficará sob a denominação de ____________________ e terá


sua sede matriz na Rua _______________, nº __________, nesta cidade de
______________, Estado de ____________________ .

Segunda:A presente sociedade terá como exploração o ramo de


_____________________ .

Terceira:
_________________________ , etc.

______________, ______ de _____ de _______ .

______________________________
Assinatura dos contratados

______________________________
Assinatura das testemunhas

DECLARAÇÃO

A declaração é um tipo de texto muito ligado às situações cotidianas, que se constitui num relato proferido por
alguém a favor de outra pessoa, procurando evidenciar uma verdade em que se acredita. 

Trata-se de uma comunicação escrita, cuja estética segue alguns padrões fixos que envolvem conhecimentos
linguísticos adequados, tais como o tipo de linguagem, a estrutura textual, o espaçamento, a forma de iniciar e
finalizar a mensagem, dentre outros fatores. 

Visando aprimorar nossos conhecimentos acerca da composição textual em evidência, enfatizaremos as seguintes
particularidades: 

# Tal documento deverá fazer referência ao objetivo pretendido por meio do discurso, ou seja, a expressão
“declaração” é grafada com letras maiúsculas, ocupando uma posição de destaque sobre as demais; 

# Em seguida redige-se a mensagem pretendida, focalizando o assunto específico; 

# Ao final, cita-se o local, a data, enfatizando dia, mês e ano, seguida da assinatura do emissor (declarante) e seu
respectivo cargo (função), quando for o caso. ··.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 29
Vejamos o modelo: 

DECLARAÇÃO

DECLARAMOS para os devidos fins que a aluna ---------------------------(nome da pessoa a que se refere às
informações prestadas), encontra-se regularmente matriculada na seguinte instituição de ensino (nome
da escola, faculdade). Situada à Rua (endereço completo da instituição).

Por ser verdade, afirmo o presente documento.

 
(local e data)

 
-------------------------------- 
Assinatura do emissor

MEMORANDO

O memorando, assim como os demais gêneros textuais, apresenta uma finalidade discursiva específica e é
constituído de traços distintos. Um deles é representado pela objetividade, ou seja, um discurso demarcado por uma
linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de uma comunicação veiculada no meio comercial.

Em termos conceituais, o memorando constitui um tipo de comunicação eminentemente interna estabelecida entre as


unidades administrativas de um mesmo órgão, de níveis hierárquicos iguais ou distintos.

Ele representa um documento cuja característica principal é à agilidade – dada a isenção de quaisquer
procedimentos burocráticos que porventura venham a dificultar a tramitação do referido ato comunicativo. Desse
modo, no intuito de evitar um aumento no número de comunicações feitas, os despachos ao memorando devem ser
dados no próprio documento e, no caso da falta de espaço, em folha de continuação.

Partindo do princípio de que o referido documento é endereçado a funcionários, e não a autoridades, como é o caso
da carta e do ofício, além das características antes ressaltadas, a estrutura se compõe dos seguintes pressupostos,
entre eles:

- Timbre da instituição;
- Número do memorando;
- Remetente;
- Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa;
- Indicação do assunto;
-  Local e data;
- Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto;
- Despedida;
- Assinatura e cargo.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 30
Mediante o exposto, vejamos na prática um exemplo, o que nos permitirá conferir mais de perto as elucidações aqui
firmadas:

ORDEM DE SERVIÇO

A ordem de serviço é um documento que tem a função de emitir comunicações internas em uma empresa a respeito
de um trabalho que precisa ser efetuado. 

É necessário que a ordem tenha número e data, a qual é colocada antes do nome de quem assina, com indicação do
cargo. 

Veja um exemplo:

Ordem de serviço nº 01 

O Departamento de Processos comunica a seus funcionários que, a partir do dia 1º


do próximo mês, não haverá mais o sábado de trabalho, pois a jornada passará para
8 horas diárias, ou seja, 40 horas semanais. Certo de que não haverá dúvidas. 

Em 25 de janeiro de 2009. 

_______________________ 
Chefe do Departamento de Processos.

PROCURAÇÃO

A procuração é um documento legal que transfere a alguém (outorgado) poderes para agir no nome de outra pessoa
(outorgante).

Logo, quem concede o direito é o outorgante e quem recebe, o outorgado.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 31
Quanto à forma, há dois tipos procuração: a pública e a particular. A primeira é lavrada em cartório por um tabelião,
em livro próprio, o qual será arquivado. Já a segunda, é lavrada pelo outorgante ou pessoa autorizada, datilografada
ou de próprio punho.

O outorgado também é chamado Procurador (aquele que representa) e o outorgante de Constituinte (aquele que
delega). 

A procuração precisa ter identificação, profissão das partes, os poderes delegados, a finalidade e o prazo de
validade. Abaixo, após o corpo do texto, devem vir expressos local, data e assinatura do outorgante ou constituinte.

Observe um modelo:

PROCURAÇÃO

Eu, Eloá Oliveira, brasileira, natural de Marilândia, casada, Residente e Domiciliada em Belo Horizonte, MG,
Rua Joaquina Silvério, nº 444, RG 4254748, CPF 263.362.421.12, NOMEIO MEU PROCURADOR O Sr. João
da Silva, brasileiro, natural de Marilândia, casado, Residente e Domiciliado em Belo Horizonte, MG, Rua
Joaquina Silvério, nº 444, RG 2542636, CPF 263.895.325-13, PARA FINS ESPECÍFICOS DE efetivar
matrícula, junto à Universidade Federal de Minas Gerais, PODENDO em meu nome, fazer a inscrição no
curso de Pedagogia, para o qual fui selecionada no Processo Seletivo de 2008.

Belo Horizonte, 03 de março de 2013. 

___________________ 
Eloá Oliveira

RECIBO

O recibo é um documento muito importante, pois é a prova de que uma transação financeira foi realizada.
É uma declaração por escrito, na qual alguém (pessoa física ou jurídica) declara ter recebido de outrem o que está
especificado. 
Há blocos de recibos já prontos em papelarias, contudo, a empresa pode fazer um próprio, com timbre. 
Este documento deve constar de duas vias para que fique uma cópia com cada uma das partes envolvidas. 
É fornecido pela pessoa ou empresa que recebe o dinheiro e todo processo do acordo estará especificado no corpo
do texto. 
No alto, escreve-se RECIBO e à direita o valor da transação em algarismos. 
Depois do texto, a pessoa que fornece o recibo deve assinar, afirmando ter auferido determinada quantia. 
No caso do recibo ser emitido por pessoa jurídica, pode haver necessidade de especificar a retenção do Imposto de
Renda sob o valor bruto. Pode ou não ter testemunhas. 

Veja os exemplos: 

PESSOA FÍSICA:

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 32
RECIBO

De R$100,00

Recebi da Sra. Armandina Aroldo a quantia supracitada de R$ 100, 00 (cem reais),


referente à venda de uma calça jeans modelo Slim, fabricação brasileira, marca LGit.

Patos de Minas, 25 de janeiro de 2013.

________________ 
Líria Souza 

PESSOA JURÍDICA:
 
RECIBO

Mão de obra: R$ 2.000,00 


Retenção de IR: R$ 320,00 
Líquido a receber: R$ 1.680,00

Recebi da empresa Cimentoso – Materiais para construção Ltda., inscrita no CNPJ sob o
nº 63.533.312/0001-35, a quantia de R$ 1.680,00 (um mil, seiscentos e oitenta reais)
referente aos serviços de acabamento de uma construção civil com 350 m2 (trezentos e
cinquenta metros quadrados).

Arapuá, 25 de janeiro de 2013.

_____________ 
David Souza

Testemunhas: 
___________________ 
___________________ 

RELATÓRIO

O relatório tem por finalidade expor informações sobre um decreto, uma decisão, um projeto, uma atividade, uma
pesquisa ou algo semelhante, a fim de prestar contas, sejam financeiras ou administrativas. Pode ser complexo como
de uma empresa e simples como de um estágio. 

O discurso em um relatório deve ser claro, objetivo, conciso e exato. 

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 33
Veja o modelo:
Empresa _________________________________

Relatório da Diretoria Financeira

Senhores Acionistas: 

Em cumprimento às disposições legais e estatuárias, submetemos a sua apreciação o Balanço Geral,


referente ao exercício de 2013, a demonstração da conta “Lucros e Perdas” e o parecer do Conselho
Fiscal. 
No exercício que encerrou tivemos o imenso prazer de participar na subscrição do capital inicial da
____________________, com R$ __________. A nossa carteira de ações alcança hoje R$
____________________, quase todo da __________ de grande valor. O nosso capital foi aumentado de
R$ ___________ para R$ ________ com incorporação do Fundo __________, passando o valor
nominal das ações de R$ _________ para R$ ______, e o nosso patrimônio de R$ _________ para
__________. 
Finalmente nos colocamos inteiramente à disposição de V.S.ª para todos os esclarecimentos que se
fizerem necessários. 

Vitória, ___ de _____ de __________. 

______________________
_______________________
Assinaturas 

Balanço Geral em: ________________


Ativo ___________________
Passivo __________________.

REQUERIMENTO:

Requerimento deriva-se do verbo requerer, que, de acordo com seu sentido denotativo, significa solicitar, pedir, estar
em busca de algo. E principalmente, que o pedido seja deferido, ou seja, aprovado.

Podemos fazer um requerimento a um órgão público, a um colégio, a uma faculdade, e mais a uma infinidade de
outros destinatários.

É importante sabermos que o requerimento pertence à chamada Redação Técnica, pois como todo texto, o mesmo
constitui-se de algumas técnicas específicas para redigi-lo.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 34
Observemos, portanto, o modelo a seguir:

Ilm. º. SR. Diretor da Escola Estadual Dom Bosco

(Nome da pessoa que solicita o requerimento), aluna regularmente matriculada no nono ano do ensino
fundamental desta escola, vem respeitosamente solicitar a V. Sª a expedição dos documentos
necessários à sua transferência para outro estabelecimento de ensino.
Nestes termos, pede deferimento

Londrina, 04 de novembro de 2013.


(Assinatura)

Quanto à estrutura, ele compõe-se de:

Título da autoridade - A quem se dirige o texto

Texto 
# Nome do solicitante
#Identificação do solicitante
# Exposição do que se quer

Fecho
#A fórmula convencional
# Local e data
#Assinatura 

Observações importantes: 

# Num requerimento, as expressões “abaixo-assinado”, “muito respeitosamente” e outra que já se tornaram arcaicas,
devem ser abolidas.

# O nome do solicitante deve vir acompanhado de informações que o identifiquem, conforme a natureza do
requerente.

# Para se fazer o pedido, pode-se usar uma das seguintes formas: 


Pede a V. S.ª, Solicita a V. S.ª, Requer a V. S.ª 

# As fórmulas convencionais de requerimento admitem as seguintes variações:


• Pede a aguardar de ferimento - P. e A. D.
• Termos em que pede deferimento
• Espera deferimento - E. D.
• Aguarda deferimento - A. D.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 35
CARTA CONVITE

Convites Formais
A seguir encontram-se as principais regras para todos os tipos de convites que precisam ser mais formais:
- Use um cartão simples, nas cores creme ou marfim, com pouca decoração - os ornamentos podem vir em dourado
ou relevo.
- Para convites escritos à mão, use um papel simples de boa qualidade - branco ou quase branco.
- As letras em quase todos os convites formais são geralmente impressas em preto. O dourado pode ficar berrante
demais. Se os convites forem feitos à mão, use tinta preta.
- Use a terceira pessoa (ele, ela, eles, em vez de eu, você, nós). O Dr. Einstein e Sra. têm o prazer de solicitar a
companhia dos Professor Alberto...
- Não use abreviaturas, como Sab., Capt., Rev. Escreva as palavras por extenso: Sábado, Capitão etc. As
abreviaturas básicas, todavia, como Sr., e Sra., são inevitáveis. A abreviatura Dr. também é aceitável.
- Centralize o texto. As únicas parte que não precisam ser centralizadas são o nome do endereçado, que pode vir
escrito à mão no canto superior esquerdo do cartão; o endereço do remetente; quando for o caso, a razão do evento;
as instruções sobre como responder ao convite, como R.S.V.P.; e as instruções relativas ao traje a ser usado. As três
últimas observações são colocadas normalmente no fim do cartão e podem ser dispostas à direita ou à esquerda,
conforme parecer melhor.
- Não pontue ao final de cada linha. A pontuação só deve ser usada para separar determinadas palavras numa
mesma linha e nas abreviações. Como R.S.V.P. (ou R.s.v.p., que também está correto).
Os convites informais devem incluir os seguintes itens:
- o/s nome/s do/s anfitrião/ões; o/s nome/s do/s destinatário/s; o tipo de evento e, geralmente, o motivo; o endereço
onde o evento se realizará; a data e a hora do evento, geralmente nesta ordem: o telefone para o qual ligar em caso
de confirmação ou não de presença.
Ao enviar ou responder a um convite formal, use sempre que possível o nome completo da pessoa, incluindo o nome
de batismo.
Tradicionalmente, o nome da mulher é omitido se ela é citada junto com o marido (como, por exemplo, Sr. e Sra.
Amadeu Azevedo). As crianças com menos de 15 anos são geralmente identificadas por seus nomes de batismo e
costumam se listadas junto com os pais.

Convites Informais
Para eventos menos formais, em geral é suficiente um telefonema ou um bilhete escrito à mão.
Num convite informal, use a primeira e a segunda pessoas (eu, nós, você) em vez de a terceira (ele, ela, eles),
Os cartões de correspondência com formato e tamanho de cartão postal devem ser colocados num envelope antes
de serem enviados.
R.S.V.P.: Se você estiver enviando convites, sejam eles formais ou informais, e quiser saber com antecedência quem
virá ou não, adicione as letras R.S.V.P. - do francês Réspodez, si vous plaît, que significa "responda, por favor".
Coloque as letras na parte debaixo do convite, em cima do telefone para o qual a pessoa deve ligar para confirmar a
presença.

Respostas
A maneira certa de se aceitar ou declinar um convite vai depender do tipo de convite recebido. Todas as respostas
devem ser redigidas à mão, de preferência num papel branco ou creme de boa qualidade. Você também pode usar
cartões nos eventos menos formais.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 36
OFÍCIOS

O documento é utilizado para reivindicarmos algo ou então fazer a solicitação para alguma coisa. Ele deve ser escrito
dentro da norma culta da língua portuguesa e encaixado dentro de um corpo para que o texto não fuja do assunto. É
necessário ser coerente e apresentar argumentos necessários para que o documento seja atendido.

No momento de inserir as palavras em seu ofício você deve pensar muito bem, pois isso deixará ainda mais
apresentável o seu ofício. É importante que não se use em hipótese algumas gírias e muitos menos vícios
linguísticos. Os pronomes de tratamento precisam ser usados e cada qual para a sua funcionalidade. Dentre eles
estão Reverendíssimo, Senhor, Senhora, Doutora, Excelência, entre outros.

Os seus dados pessoais são os mais importantes na hora da criação. Isso porque serão através deles que as
autoridades analisarão. No caso de ser uma empresa não esqueça dos dados como nome, endereço, CNPJ, entre
outras. Para uma pessoa comum é preciso nome, endereço, ocupação, empresa para qual trabalha, CPF, onde
mora, etc.
Quanto ao documento é necessário que coloque o número do documento, pois ao contrário do que parece ele
também possui uma autenticação. No momento da descrição é preciso que descreva de uma forma curta e precisa
tudo que é necessário. Havendo um ofício sem esta descrição então não é considerado como tal. E também não
adianta você colocar duas linhas achando que conseguirá algo. É preciso expor realmente o que está ocorrendo, qual
é o problema ou solicitação para que possa ser atendimento o mais breve possível.

OFÍCIO DE REQUERIMENTO

Ofício nº (número)/(ano)
À Secretaria de Trânsito
Município de Serrariano – SR
Odoriovaldo Furtado Machado, brasileiro, solteiro, lenhador, inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e
domiciliado à Rua dos Cortes, nº 111 - Jardim do Bosque, nesta cidade, vem respeitosamente à presença de Vossa
Senhoria solicitar a colocação de um quebra molas em meu bairro, em frente ao Colégio Municipal, tendo em vista
que o trânsito de veículos flui em velocidade elevada no local, colocando em risco a integridade física dos pedestres,
especialmente das crianças que frequentam aquele estabelecimento de ensino.
Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração.
(local), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(nome)
SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE DOCUMENTOS
Inícios Fechos
1. Acusamos o recebimento de seu 1. Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao
documento e para tanto... assunto, firmamo-nos Atentamente
2. Cumpre cientificá-los de que... 2. Aguardando suas providências a respeito, subscrevemo-nos
3. Com o presente, vimos trazer ao Atenciosamente
conhecimento de V. Sª que... 3. À inteira disposição de V. Sª, para qualquer duvida subscrevemo-
4. Com (em) referência ao assunto..., nos Atenciosamente.
lamentamos comunicar... 4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos
5. Tendo chegado ao nosso conhecimento de alta estima e consideração.
que V. Sª (Senhor) pretendem... 5. Com a consideração de sempre, firmamo-nos Atenciosamente
6. O fim da presente é solicitar-lhe... 6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência,
7. Pedimos a fineza (gentileza) de enviar- subscrevemo-nos Atentamente
nos... 7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos
8. Temos a satisfação de apresentar a V. Sª Atentamente
o portador desta... 8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente.
9. Solicitamos vossa ordem para (no 9. Sem mais para oportunidade.
sentido de que)... 10. Desde já agradeço a atenção dispensada.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 37
ATAS

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas,
formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio de um documento chamado
“ata de reunião”.
Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas,
condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se
tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação.
O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por
objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas.
Algumas orientações gerais continuam válidas. Principalmente no que diz respeito às informações que devem
constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunião se tornou um
documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina.

O que escrever na ata?


Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:
 Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões
foram tomadas)
 Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)
 Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se
ler uma ata de reunião)
 Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas
idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes)
 Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)
 Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário,
local e participantes da próxima reunião)
Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante
lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões
tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre
algum aspecto da reunião.

Layout
Antigamente existiam várias regras para elaboração de atas de reunião. As principais eram:
 Texto corrido, em um único parágrafo, com todas aquelas informações da lista anterior.
 A ata deveria ser escrita à mão, pelo “secretário”, durante a reunião, e assinada por todos os presentes ao
final da mesma.
 Não era permitido nenhum tipo de rasura, e em caso de erro eram usadas expressões como “digo,”.
Enfim, essas regras caíram. Desconheço a existência de norma para redação de atas (como as regras para redação
oficial). Mas o que eu tenho visto nas empresas por aí é a preocupação em registrar suas atas em um layout que
facilite a leitura e interpretação do documento. Alguns softwares até já apresentam modelos a serem meramente
preenchidos com as informações da reunião.
Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é aquela que
exige que as informações sobre as discussões e decisões figurem exatamente na ordem em que ocorreram.
Algumas empresas adotam padrões de layout para seus documentos. Manter este padrão para as atas de reunião é
uma boa opção: ajuda a manter a identidade visual dos documentos da empresa, e as pessoas não se sentem
intimidadas. Afinal, já conhecem estruturas de documento semelhantes.

Dicas para redigir uma boa ata de reunião

 Posicione-se em um local mais central, onde seja possível visualizar todos os participantes e ouví-los com
clareza.
 Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar
nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião!
 Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que:
1. Você digita rápido o suficiente
2. Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião)
3. Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de
informações por queda de energia/bateria. (Aliás, tenha de qualquer maneira um papel e uma caneta,
caso isso ocorra. Assim, a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica.)
4. Sempre que possível, faça uma gravação do áudio da reunião. Se você perder alguma informação,
anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas
anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata.
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 38
Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As
pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa
forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos.

Modelos de Atas

As atas são os registros dos principais pontos decididos em reuniões, eleições e Assembleias Gerais. Elas devem ser
registradas em um livro específico, com páginas numeradas.

Modelo de Ata de Fundação do Grêmio Estudantil


  Ao dia______ do mês de______ do ano de______ às______ horas, os estudantes da
escola____________________________ , reunidos em Assembleia Geral, sob a coordenação
de__________________________ (nome do estudante escolhido para coordenar a Assembleia), dão por abertos os
trabalhos da Assembleia Geral dos alunos e colocam em discussão a pauta única da Assembleia: a fundação da
entidade representativa dos estudantes, o Grêmio Estudantil.
Aprovou-se o nome do Grêmio____________________________ e ficou decidido que, todo ano, as próximas
Diretorias do Grêmio comemorarão este dia como data de fundação.
Aprovadas as questões mencionadas acima, passou-se à aprovação do Estatuto do Grêmio Estudantil que rege a
entidade.
A seguir, iniciou-se a discussão para a eleição da primeira Diretoria do Grêmio Estudantil, que será eleita na disputa
de chapa(s) em urna.
Por fim, declarou-se fundado o Grêmio Estudantil__________________ , órgão representativo dos estudantes da
Escola.
Nada mais havendo para tratar no momento, encerrou-se a Assembleia Geral e a presente Ata. Para fins de direito,
segue a presente Ata devidamente assinada.
_________________________________________
Representante da Comissão
Pró-Grêmio que coordenou a Assembleia Geral.

Modelo de Ata de Assembleia Geral


 Ata nº________ da Assembleia Geral dos Estudantes do Grêmio Estudantil__________________, da
Escola_________________________ aos__________________ dias______ do mês______ de do ano de______,
às______ horas, em primeira (ou segunda) convocação, reuniram-se, conforme o Edital nº________ , em Assembleia
Geral, sob a coordenação de _____________ , o qual convocou para fazer parte da mesa coordenadora os seguintes
membros: ________________________ (especificar os nomes e cargos).
Composta a mesa, designou________________________ (nome) para secretariar a Assembleia.
Dando início, procedeu à seguinte leitura da ordem do dia
________________________________________________ (resumo do ocorrido):
Nada mais a tratar, o coordenador agradeceu a presença de todos e deu por encerrada a Assembléia à qual
eu,_______________________, secretariei e registrei a presente Ata que, após lida e aprovada, segue assinada
pelos presentes.
________________________, de___________ de________ 20___ .

____________________________________
Assinatura do Coordenador de Comunicação
____________________________________
Assinatura do Coordenador Geral
_______________________________________________________________
Seguem as assinaturas dos presentes.

Modelo de Ata de Reunião da Diretoria

Registrar as reuniões da Diretoria do Grêmio é simples:


- Marcar a data da reunião
- Fazer uma lista de presença
- Resumo dos pontos discutidos
- Decisões tomadas
- Assinatura de todos os participantes.
 
ARQUIVO

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 39
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou
indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os
documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.

Etimologia
Do latimarchívum, lugar onde se guardam os documentos.
1. Lugar onde se guardam documentos
2. Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
3. Conjunto de dadosorganizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suportemagnético.

Finalidade
 Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das
atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o
controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem
informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
 Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política,
social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma
importante fonte de pesquisa.

Funções do Arquivo
 Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
 Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos setores da empresa;
 Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação;
 Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
 Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.

Quanto ao uso (Teoria das três idades)

A Teoria das três idades é baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três
fases: corrente, intermediária e permanente.

 Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, é o
“conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e
recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em
razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde à
produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
 Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso
pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T. A).
Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de
retenção temporária que se dá por razões de precaução.
 Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em
função do seu valor” (D.T.A). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas
instituições administrativas públicas ou privadas.

Quanto à natureza

 Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua
forma. Certas variáveis precisam ser controladas, pois caso contrário, podem deteriorar os documentos,
(temperatura, luminosidade, umidade etc).
 Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico, independente da forma
física,comercial e industrial.

Quanto à abrangência

 Arquivo Setorial: São aqueles que cumprem função de arquivo corrente e, por esta razão, devem ser
guardados próximos aos órgãos operacionais e por isso costumam ser descentralizados.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 40
 Arquivo Geral: São aqueles que recebem os documentos de diversos órgãos de uma mesma organização
física...

PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

É formado pelo acúmulo natural de documentos, seu objetivo principal é guardar e preservar documentos a fim de
fornecer informações necessárias para utilizações futuras.
O termo “arquivo morto” é utilizado de maneira equivocada, pois se entende por morto o que não tem mais utilidade,
logo não existem motivos para se arquivar um documento que nunca mais será utilizado. Um arquivo só deve manter
os documentos que ainda poderão ser utilizados, mesmo que eventualmente, para fins administrativos ou históricos.
O principal motivo de criação do Documento de Arquivo é provar, testemunhar algo, sendo que o tipo de
conhecimento registrado em cada documento é único.
É o registro de qualquer informação, é através dele que o homem se Cada documento é único, ou seja, as cópias
não possuem o mesmo valor probatório (de testemunhar algo) dos originais.
Os conjuntos de documentos representam as relações internas e externas da Instituição, suas funções, atividades e
estrutura.
Um documento perde seu significado se for arquivado em um conjunto de documentos de origem diferente da dele
(por exemplo: uma pasta funcional não deve ser arquivada juntamente com os livros de protocolo). Um conjunto de
documentos deve ser preservado sem dispersão, mutilação ou acréscimos indevidos.
Se um documento não foi produzido ou recebido pelo órgão, não deve ser mantido em seu conjunto de documentos.
Não se deve misturar documentos de origens diversas, ou seja, um documento só terá valor se integrado a um
conjunto próprio.

CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Utilizar sempre caixas para arquivar os documentos, dando prioridade às caixas plásticas (chamadas de poliondas),
pois as de papelão possuem grande quantidade de elementos ácidos que são um dos piores fatores de deterioração
dos documentos ao longo do tempo.
Utilizar estantes e armários de metal, pois os móveis de madeira podem ser atacados por cupins e outros insetos.
Afastar os documentos de produtos inflamáveis.
Evitar grampos e clipes de metal, pois eles enferrujam e acabam danificando os documentos. Se possível, utilizar
grampos trilho e clipes plásticos.
Manter o ambiente limpo e arejado, pois os papéis são feitos de células vivas que precisam de oxigênio e ventilação
para evitar que se deteriorem; é pelo mesmo motivo que as caixas arquivo possuem aberturas. A limpeza do local
também é fundamental no combate à proliferação de fungos e bactérias que não apenas danificam os documentos,
mas também causam danos à nossa saúde.
Não comer nem guardar alimentos perto de arquivos para evitar insetos.
Não arquivar papel de fax, pois, com o tempo, a tinta se apaga; se for realmente indispensável o arquivamento,
providenciar uma cópia.
A incidência direta da luz (natural ou artificial) pode causar amarelamento,desbotamento e ressecamento do papel.

IMPORTANTE

Documentos a serem encaminhados ao Arquivo, cópias e documentos que tenham diversas vias que são arquivadas
por outros setores não precisam ser guardados, assim evita-se sobrecarregar o Arquivo Central de documentos.

No caso de eventuais dúvidas sobre a destinação dos documentos, entrar em contato com o Arquivo Central da
instituição.
Deve-se sempre utilizar o bom senso na hora de selecionar os documentos
Evitar o arquivamento de cópias, rascunhos, bilhetes, fax;
Procurar arquivar apenas uma via dos documentos;
Lembrar que documento não é local de recados, só fazer anotações que forem estritamente necessárias (como por
exemplo, os despachos);
Utilizar o mínimo de grampos e clipes e somente se for indispensável;
Panfletos, propagandas e informativos de outras empresas ou Instituições não precisam ser arquivados, a não ser
nos casos em que tais documentos tiverem algum tipo de valor histórico para a Instituição.

Formato de arquivo digital é a forma usada por determinada aplicação computacional reconhecer os dados
gerados por ela. Cada aplicativo tem um formato específico, padronizado ou não para que possa tratar as
informações contidas no arquivo gerado.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 41
Tipos

Os formatos de arquivos digitais podem ser:

 Arquivos de texto
 Arquivos de Imagem
 Arquivos de som
 Arquivos de vídeo
 Arquivos compactados
 Bancos de dados
 Arquivos executáveis

Alguns tipos de arquivo mais comuns foram criados por grandes empresas como a Microsoft, Adobe, IBM, Oracle
dentre outras, e se tornaram padrão de mercado.

Alguns exemplos

 Formato .HS - Programa do Haskell


 Formato .XLS - planilhas do Microsoft Excel
 Formato .DBF - Bancos de dadosDbase
 Formato .MDB - Bancos de dados Access
 Formato .FB - Bancos de dadosFirebird
 Formato .DOC - Documento de texto do Microsoft Word
 Formato .PDF - Documentos AcrobatAdobe
 Formato .TXT - Arquivos Texto comum.

Funções do setor de arquivo

O dicionário diz que arquivar significa guardar em arquivo, conservar, reter na memória, pôr em lugar conveniente.
No universo da administração, arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização
ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações. Essas duas
informações nos levam a concluir que arquivar é um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as
informações retidas, colocadas “em lugar conveniente”, como diz o dicionário, irão servir para ajudar a dirimir dúvidas
ou esclarecer questões que ainda irão ocorrer.

O substantivo arquivo designa diferentes realizadas: ele pode ser o conjunto de documentos e correspondências que
devem permanecer guardados; o móvel que guarda esses documentos ou ainda a sala ou o lugar onde estão os
papéis arquivados.
Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o
departamento financeiro, etc. E os métodos de organizá-los também podem ser variados. No arquivo do setor de
pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já no setor de compras pode querer o organizar o seu
arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos. Não se guarda nada à toa, sem motivo. Portanto, o arquivo
preserva a situação administrativa e fiscal, a memória e a história da empresa ou organização que o criou e o
mantém. Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de
serviço, os documentos arquivados vão ser muito úteis nesse sentido. Se houver alguma pendência com relação ao
pagamento (ou não) de alguma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a dúvida. E
assim por diante. A principal finalidade de um arquivo é servir à administração de uma instituição, qualquer que seja a
sua natureza. Quando a atividade administrativa se extingue (por fechamento da empresa ou outro motivo qualquer),
os arquivos passam a desempenhar um novo papel: tornam-se úteis para a cultura e para a história. Esse novo papel
é decorrente do primeiro, ou seja, os atos do dia a dia aparentemente banais, preservados num determinado arquivo
por questões fiscais, podem ser fundamentais, no futuro, para uma avaliação da vida daquela instituição e até do
próprio país. Qualquer que seja a configuração, a forma de organização e o tamanho de um arquivo, as suas funções
básicas são sempre parecidas: guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a interesses
pessoais, empresariais ou oficiais.

Tipos de arquivos

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 42
 Alguns são dedicados a pessoas, a instituições, empresas, cidades ou mesmo países. Assim, são muito amplas e
variadas as maneiras de classificar os tipos de arquivos. Vamos ver algumas maneiras , levando em conta quem os
criou os arquivos podem ser:
 Públicos: Formados em instituições do governo federal, estadual ou municipal. Exemplos: o Arquivo Nacional guarda
material referente ao país; o Arquivo Estadual do Rio Grande do Sul preserva aspectos da vida administrativa,
política e cultural desse estado.
 Institucionais: Pertencem a escolas, igrejas, associações, clubes, organizações não governamentais (ONGs) e
organizações sem fins lucrativos. Exemplo: o arquivo de um clube de futebol.
 Empresariais: Arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplo: arquivo do Bradesco.
 Familiares ou pessoais: Preservam correspondência, fotos, cartas, certidões de nascimento, diários, livros e muitos
outros documentos afins. Os arquivos pessoais de alguns políticos, músicos, escritores, jornalistas e pesquisadores
são tão significativos que costumam ser doados a uma instituição ou mesmo vendidos para bibliotecas.

Classificação dos arquivos quanto à sua evolução e tempo de vida

Arquivo Corrente: Guarda a documentação mais atual, consultada com mais freqüência, por isso, também é
conhecido como arquivo de movimento. Deve ser mantido em local de fácil acesso, justamente para facilitar a
consulta. Exemplo: arquivo de uma empresa de exportação deve abrigar todas as guias e os processos elaborados
para viabilizar a venda, no exterior, dos diferentes tipos de produtos com que a empresa trabalha.

Arquivo intermediário: Preserva documentos que vieram do arquivo corrente e, com o tempo, foram deixando de
ser usados com frequência. Sua permanência no intermediário é temporária, pois estão aguardando para serem
jogados fora ou mandados para o arquivo morto. Exemplo: documentos reunidos ao longo dos últimos dez anos pelo
arquivo do departamento financeiro de uma empresa.

Arquivo morto: Abriga documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso passou a ser apenas esporádico.
São conservados por causa de seu valor histórico e também para fins de pesquisa. Exemplo: arquivo de uma
Secretaria de obras que abriga planos para a urbanização do Rio Grande do sul no fim do século XIX.

Documentos arquiváveis

Documento é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou empresa no decorrer de suas
atividades e que se constitui em elemento de prova ou de informação, sendo, portanto, conservado por essas
instituições e seus sucessores para efeitos futuros. Também são considerados documentos peças escritas, fotos,
desenhos ou mapas produzidos ou recebidos por pessoas físicas. Os mais comuns são os seguintes:
Recibo: é o comprovante que alguém deve assinar quando recebe alguma encomenda, um documento importante,
um sedex ou algum pagamento.
Nota fiscal: Deve acompanhar as remessas de mercadorias expedidas pelo fornecedor. Nela precisam ser
relacionados os produtos, as quantidades, os preços e a data da operação. Além disso, precisam também ser
discriminados os impostos, os descontos e até o valor do frete. A nota fiscal permite, entre outras coisas, que se
troque um produto que foi entregue com defeito.
Guias de recolhimento: Tipo de boleto bancário usado para pagar os impostos. Para cada imposto há uma guia
diferente.
Requisições de materiais ou pedidos de compra: formulários usados internamente para solicitar materiais de
consumo ou produtos ao almoxarifado, ou ainda para pedir a compra de materiais que não estão no estoque.

Principais métodos de arquivamento

Se tiver que escolher, ele próprio, qual o método de arquivamento que vai usar, o profissional dessa área deve refletir
sobre as atividades cotidianas da empresa ou da organização para a qual trabalha e também sobre os documentos
que ela gera, observando principalmente quais são as principais solicitações feitas aos arquivos. Para quem utiliza
um arquivo, o importante é que possa encontrar aquilo que está sendo procurado. E para que isso seja possível, é
importante conhecer os vários métodos de arquivamento de documentos. Não devemos esquecer que uma mesma
empresa pode ter vários arquivos, e cada um deles pode empregar um método diferente.

 Ordem alfabética - O arquivo é feito com base no nome de pessoas ou empresas.

1. Por nome de pessoas:


 Em primeiro lugar vem o sobrenome e depois o nome. No caso de mais de um sobrenome, o último é o que vale.
Exemplo: Carla Andrade de Oliveira – Oliveira, Carla Andrade etc.
 Graus de parentesco e títulos não são considerados, sendo colocados entre parênteses no final. Exemplo: Pedro
Souza Jr. – Souza, Pedro (Jr) ou Doutor Osvaldo Pinto, Pinto, Osvaldo (Dr.).
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 43
 Sobrenomes com as palavras Santo, Santos, São não são separados. Exemplo: Armando Santa Rosa – Santa Rosa,
Armando.
 Sobrenomes com inicial maiúscula são considerados parte do sobrenome. Exemplo: Bernardo Di Carmo – Di Carmo,
Bernardo.

2. Por nome de empresas:


 O arquivo é feito diretamente no nome da empresa sem inversão. Exemplo: banco Geral do Comércio – Banco Geral
do Comércio.
 Números são escritos por extenso. Exemplo: 3 Irmãos Transportadora Ltda. – Três irmãos Transportadora Ltda.
 Documentos de empresas conhecidas pela sigla são arquivados por essas siglas, como se fossem palavras.
Exemplo: SENAI – SENAI.
 Em nomes de empresa que começam com artigos, este é colocado entre parênteses no final. Exemplo: A Voz do
Povo – Voz do Povo (A).

 Assunto – O importante nesse método é a escolha do assunto principal, sua divisão e subdivisão. Exemplo: em uma
agência de automóveis o assunto principal pode ser “carros nacionais e importados”. Estes podem ser divididos em
“novos” e “usados”. Cada um desses grupos, por sua vez, subdivide-se em especificações como: “fabricante”,
“modelo”, “cor”, “ano”.

 Ordem Numérica – Costuma ser usada para arquivar informações confidenciais. Só quem detém a lista com o tema
relativo a cada número sabe de que trata conteúdo das pastas. Os documentos são separados em pastas numeradas
em ordem crescente ou decrescente. Um índice auxiliar contém os números das pastas e as informações nelas
guardadas. Esse índice precisa ser atualizado constantemente.
 Referência Cruzada – Médoto usado quando a pessoa ou empresa é mais conhecida por seu apelido ou nome
fictício. Exemplo: nome fictício - Pão de Açúcar; razão social - Companhia Brasileira de Distribuição. Nesse caso, o
arquivo tem uma pasta em nome de pão de Açúcar, mas dentro se lê a observação: “Companhia Brasileira de
Distribuição”.

 Ordem Cronológica – Os documentos são arquivados por ordem de data, crescente ou decrescente. A ordem
alfabética é usada como uma subdivisão, a fim de organizar os papéis que compartilham a mesma data.

 Geográfico – Os documentos são arquivados levando em consideração uma região geográfica preestabelecida
como, bairros, municípios, estados, regiões do país etc.
Esse método costuma ser utilizado nos departamentos de vendas, importação e exportação de empresas.

 Arquivo Eletrônico – De modo geral, valem as mesmas regras usadas para o arquivamento de papéis. A
informatização do trabalho e a digitalização de documentos são uma tendência irreversível. Vivemos numa sociedade
virtual e a informática é uma ferramenta de trabalho importantíssima. Mas isso não significa que o arquivo físico,
como papéis, gavetas e fichas, esteja condenado a desaparecer.

 Os documentos que têm valor legal e fiscal, - como os relativos ao Imposto de Renda, à escritura de bens imóveis,
etc. – podem até ser arquivados no sistema do computador, mas precisam ser guardados também em papel. E mais:
esse papel precisa durar muito. Alas, quem lida com arquivos deve “desconfiar” dos documentos em fax e em Xerox,
pois sua vida útil é bastante reduzida. Já imaginou a possibilidade de uma escritura de uma casa ou um terreno, por
exemplo, desaparecer com o tempo? Por isso o ideal é guardar documentos impressos, evitando Xerox e fax. Além
disso, documentos sobre a vida funcional dos empregados não devem ser jogados fora nunca. Mesmo que o
empregado saia da empresa, sua pasta deve continuar no arquivo, pois ele pode, no futuro, precisar de
documentação para fins de pensão ou aposentadoria.

 Documentos considerados mais descartáveis, como correspondência, ordens internas de serviço etc., podem ser
guardados apenas em arquivo eletrônico. No computador, os documentos devem ser classificados e encaminhados
para pastas que ficam nos diferentes diretórios. Aliás, cabe lembrar que, na linguagem da informática, guardar é
salvar. Um arquivo digital, quando bem organizado, permite localizar com rapidez os diferentes documentos. Em
geral, os softwares têm instrumentos de busca para facilitar esse trabalho: basta escrever uma palavra-chave que
conste no documento e o computador poderá encontrá-la facilmente. A economia de espaço é outra vantagem do
arquivo eletrônico, pois papéis e documentos exigem um grande espaço físico para serem guardados. Até mesmo
alguns documentos contábeis podem ser gerados e armazenados em computador, sem necessidade de impressão.
Mas, de qualquer forma, os documentos arquivados eletronicamente devem ter, necessariamente, uma cópia de
segurança chamada de backup.

Rotinas Administrativas (DEPARTAMENTOS)

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 44
As Rotinas Administrativas dentro de uma organização representam uma das tarefas mais importantes no dia-a-dia
dos profissionais que atuam na área administrativa. À medida que você aprende os conhecimentos do curso você
verá que esta formação é fundamental dentro da empresa. Realizar uma rotina não significa que todos os dias a
função é a mesma, significa que há uma relação de atividades que devem ser cumpridas. A realização destas tarefas
exige dinamismo, envolvimento e, quanto mais interesse o profissional demonstra, melhor e mais eficientes são os
resultados.

Introdução

As Rotinas Administrativas são atividades praticadas diariamente nas organizações. O objetivo do desenvolvimento
deste componente curricular é o de executar as atividades de apoio administrativo, observando a legislação vigente,
com responsabilidade e ética profissional.

GESTÃO DE PESSOAS E DEPARTAMENTO DE PESSOAL:

 Relações humanas no trabalho;


 Política de recursos humanos;
 Características dos processos de: recrutamento; seleção; integração; desenvolvimento; capacitação; avaliação;
admissão e demissão de pessoal;
 Características dos planos de: cargos; carreiras; salários;
 Principais aspectos da legislação trabalhista e previdenciária: formas de contratação; CLT (Consolidação das Leis
do Trabalho); férias; turnos e duração do trabalho; 13º salário; rescisão de contrato; INSS (Instituto Nacional de
Seguridade Social);
 Folha de pagamento: parte patrão e empregado da folha de pagamento, elaboração da folha de pagamento de
forma escrita calculada manualmente e feita em sistemas informatizados, pagamento com salários fixos e variáveis,
horas extras, insalubridade e periculosidade, salário família, contribuições ao INSS, IRRF, Contribuição
Confederativa, Salário Liquido.

LEGISLAÇÃO

 A hierarquia trabalhista: Constituição Federal;


 Regimento interno da empresa;
 Contrato individual de trabalho;
 Termos e formas de rescisão;
 Curriculum vitae;
 Sistema de elaboração de folha de pagamento;
 Planos de benefícios (vale transporte, vale refeição etc.): controle; recepção; distribuição;
 Qualidade de vida;
 Sistema de Recursos Humanos.
Identificar as características básicas da folha de pagamento
12. Auxiliar nas rotinas envolvidas na contratação de pessoal

A. Lendo e interpretando planilhas referentes à folha de pagamento.


B. Controlando a recepção e distribuição de benefícios.

13. Auxiliar em rotinas específicas de departamento de pessoal (benefícios, cadastros, documentos etc.).

C. Atualizando planilhas de folha de pagamento.


D. Atualizando cadastro de funcionários, Fazendo levantamento do ponto dos funcionários.
E. Dando suporte nos processos de recrutamento, seleção, admissão e demissão.
F. Preenchendo guias e documentos afins.
G. Utilizando ferramentas computacionais e softwares específicos.

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDADE E CUSTOS

Fundamentos de Contabilidade e Custos:


 Razões e proporções: regras de três simples e composta; porcentagens;
 Juros simples e composto: capitalização; descontos;
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 45
 Taxas de juros;
 Cálculos de custos de produção: matéria-prima; horas de preparação; peças ou serviços/hora; hora-homem; hora-
máquina;
 Sistema tributário Nacional Federal, Estadual, Municipal;
 Recolhimento de Impostos: natureza; prazos; preenchimento de formulários; formas de pagamento; ICMS (Imposto
sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços); IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados); ISQN
(Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
outros;
 Classificação contábil de patrimônio: ativo; passivo; origem; controle patrimonial; balanço patrimonial;
 Escrituração: livros; documentos; débito e crédito; classificação; lançamentos; razonetes;
 Balancetes: avaliação de estoques;
 Normas Brasileiras de Contabilidade;
 Técnicas de apresentação de resultados;
 Razão social, nome fantasia, marcas e logomarcas;
 Principais características e tipos de sociedades: anônima; limitada; simples; empresária; em nome coletivo; em
conta de participação; em comandita simples; por ações; falência e concordata.

SISTEMA FINANCEIRO:
Sistema Financeiro:
 Administração financeira: definição; finalidade;
 Características da Estrutura do Sistema Financeiro Nacional: Conselho Monetário Nacional; Banco Central;
Entidades Privadas;
 Títulos de créditos;
 Cálculos de juros bancários e de financiadoras;
 Bases de cálculos: alíquotas; prazos; formas de recolhimento;
 Taxas de retorno;
 Fluxo de caixa;
 Produtos e serviços financeiros;

Critérios de Avaliação

14. Auxiliar na administração do patrimônio empresarial (qualquer fluxo contábil gera um fluxo financeiro e vice-versa)

A. Elaborando os demonstrativos financeiros, espelhando as variações patrimoniais.


B. Elaborando planilhas de custos.
C. Verificando a necessidade de recolhimento ou recuperação de impostos.
D. Interpretando planilhas e gráficos;
E. Utilizando ferramenta computacional e software específico
F. Utilizando cálculos matemáticos aplicados.
G. Controlando registros contábeis e patrimoniais.

MERCADO:
 Conceito de mercado;
 Segmentação de mercado;
 Definições de marketing;
 Pesquisas de mercado: preços e condições de pagamento; fornecedores;
 Vantagem competitiva;
 Necessidade do pós-venda.

15. Identificar os canais de comunicação, de marketing e vendas.


16. Auxiliar na elaboração de informações e materiais de divulgação
17. Controlar o estoque de materiais de divulgação

Utilizando as ferramentas de comunicação (prospecção e contato com cliente)


B. Direcionando as técnicas e ferramentas para o público alvo.
C. Apresentando textos coerentes.
D. Apresentando materiais adequados
E. Mantendo nível de estoque necessário

FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LOGÍSTICA

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 46
 Controle de materiais: quantidades; levantamento de necessidades; requisição de materiais; solicitação de
compras; conferência de materiais; devolução de materiais fora de especificação;
 Cadeia de suprimentos;
Distribuição de materiais;
 Controle de documentos de recepção e encaminhamento de materiais;
 Organização física e layout;
 Controle patrimonial;
 Sistema de estocagem;
 Controle de serviços de terceiros: limpeza; transporte; vigilância; segurança;
 Roteirização de transportes, distribuição de cargas e fluxos de transporte;
 Armazenagem e distribuição física de materiais e técnicas de planejamento da logística empresarial em regiões,
forma física;
 Fatores Condicionantes da Terceirização, vantagens, fatores restritivos, atividades que podem ser terceirizadas;
 Controle de horário e circulação de veículos;
 Transporte de cargas: segurança, técnicas, roteiros e tipos de transporte.
19. Manter o estoque em nível estabelecido pela empresa
20. Identificar os materiais de acordo com orientações específicas
21. Organizar a estocagem de materiais

A. Atendendo requisições de materiais em tempo hábil.


B. Verificando o estoque físico com o contábil.
C. Calculando ponto de pedido.
D. Facilitando o acesso dos materiais. (facilidade de entrada e saída – compra e venda)

22. Auxiliar no controle da logística de serviços


23. Compreender, interpretar, organizar e controlar os fluxos de serviços de terceiros, controle sobre contratos e
prestação de serviços terceirizados.

A. Conferindo as planilhas de escalas de turnos de trabalho.


B. Subsidiando a chefia na interpretação dos contratos.
C. Acompanhando o fluxo de malotes.
D. Acompanhando o fluxo de veículos

Processos de Compras:
 Modalidades de compras (licitação, concorrência etc.);
 Pesquisa de preços: custos, tarifas e taxas;
 Atendimento a fornecedores;
 Processo de compra: preparação, recebimento e relatório de pedido;
 Conferência de carga de acordo com o pedido de compra;
 Importação e exportação.
Atender requisição de compras de acordo com procedimentos
25. Manter o cadastro de fornecedores atualizado
26. Encaminhar o pedido de compras

A. Identificando as solicitações.
B. Encaminhando os materiais.
C. Incluindo novos fornecedores.
D. Atualizando os dados cadastrais
E. Identificando o tipo de compra
F. Enviando a solicitação de compra para o responsável.

Administração da produção

Administração da produção ou Administração de operações é a função administrativa responsável pela produção de


bens e serviços.

Segundo Slack (1996, p.34) a produção é a função central das organizações já que é aquela que vai se incumbir de
alcançar o objetivo principal da empresa, o seja, sua razão de existir.

A função produção se preocupa principalmente com os seguintes assuntos:

Estratégia de produção: as diversas formas de organizar a produção para atender a demanda e ser competitivo.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 47
Projeto de produtos e serviços: criação e melhora de produtos e serviços.

Sistemas de produção: arranjo físico e fluxos produtivos.

Arranjos produtivos: produção artesanal, produção em massa e produção enxuta.

Ergonomia

Estudo de tempos e movimentos

Planejamento da produção: planejamento de capacidade, agregado, plano mestre de produção e sequenciamento.

Planejamento e controle de projetos

Entradas – Transformação – Saídas

O processo produtivo consiste na transformação de entradas (de materiais e serviços) em saídas (de outros materiais
e serviços).

Transformação é o uso de recursos para mudar o estado ou condição de algo para produzir saídas. A maioria das
operações produz tantos produtos como serviços. Os processos de transformação podem ser de vários tipos:

De materiais - processam suas propriedades físicas (forma, composição, características), localização (empresas
distribuidoras ou de frete) ou posse (empresas de varejo).

De informações - processam a forma da informação (ex. contadores), localização (ex. empresa de telecomunicações)
ou posse (ex. consultoria, serviços de notícias, etc.).

De consumidores – processam condições físicas (ex. médicos), de localização (acomodação: ex. hotéis), de estado
psicológico (indústria do entretenimento), etc.

Proteção da Produção

Entre as principais responsabilidades da Gerência de operações está a proteção da produção: são medidas utilizadas
para garantir a continuidade da produção ao longo do tempo, defendendo-a de intempéries e circunstâncias externas.
A proteção da produção pode ser dividida de acordo com sua natureza:

Proteção física - envolve a construção de um estoque de recursos, de forma que qualquer interrupção de
fornecimento possa ser absorvida pelo estoque. Serve tanto para matérias-primas quanto para produtos acabados.

Proteção organizacional - é uma função de isolamento do pessoal da produção com o ambiente externo. É feito pelo
pessoal de apoio (escritórios, etc.). Seu uso excessivo tem sido criticado por modelos japoneses, que preveem maior
interação de pessoal da fábrica com fornecedores/clientes externos.

Tipos de operação de produção

A gerência de operações trata de operações produtivas, que tipicamente se diferem em quatro variáveis:

Volume - Em sistemas de grande volume de produção (por exemplo, os sistemas da lanchonete McDonalds), há um
alto grau de repetição de tarefas. Isso possibilita a especialização de trabalhadores, e a sistematização do trabalho
(procedimentos-padrões estão estabelecidos em um manual, com instruções de como cada parte do trabalho deve
ser feita) e de ferramentas (ex. fogões e frigideiras especializados para o McDonalds). A implicação mais importante
disto é o custo unitário baixo, pois no mínimo, os custos fixos são diluídos em um grande número de produtos.

Em sistemas com baixo volume de produção (por exemplo, um restaurante pequeno), há um número pequeno de
funcionários, e não há grande repetição de tarefas. Isso pode ser mais gratificante para o funcionário, mas é
prejudicial à sistematização. Além disso, o custo unitário é bem mais alto, pois é pouco diluído. O capital exigido, no
entanto, é intensivo.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 48
Variedade- Confronta produtos ou serviços altamente padronizados (analogia: ônibus, com rotas estabelecidas) com
outros produtos e serviços altamente flexíveis e customizáveis (analogia: táxi, que pode seguir infinitas rotas). O que
é padronizado tem custos mais baixos e pode ter uma taxa de erros menor (e por consequência, uma qualidade
maior).

Variabilidade (de demanda) - Contrapõe negócios de alta variação de demanda (demanda instável – por exemplo, um
resort que fica cheio na alta temporada, mas vazio na baixa) com negócios de demanda estável (por exemplo, um
hotel na frente de uma rodoviária movimentada). O custo unitário de primeiro caso é maior, e ele deve se adaptar
para contratar funcionários temporários, etc.

Visibilidade - Depende do quanto da operação é exposto para os clientes. Operações de alto contato (ex. varejo de
material de construção) exigem funcionários com boas habilidades de interação com o público. Operações de baixo
contato (ex. vendas por catálogo, ou via web) exigem funcionários menos qualificados, e pode ter alta taxa de
utilização por isso, tem custos mais baixos. Visibilidade baixa tolera prazos de entrega mais longos, e por isso podem
trabalhar com menor estoque. Há operações de visibilidade mista: algumas micro operaçõesé de alta visibilidade,
outras de baixa.

Administração pública

Administração pública (ou gestão pública) é, em sentido orgânico ou subjetivo, o conjunto de órgãos, serviços e
agentes do Estado, bem como das demais pessoas coletivas públicas (tais como as autarquias locais) que
asseguram a satisfação das necessidades coletivas variadas, tais como a segurança, a cultura, a saúde e o bem
estar das populações. Uma pessoa empregada na administração pública diz-se servidor público ou funcionário
público.

A administração pública, segundo o autor Alexandre de Moraes, pode ser definida objetivamente como a atividade
concreta e imediata que o Estado desenvolve para assegurarem os interesses coletivos e subjetivamente como o
conjunto de órgãos e de pessoas jurídicas aos qual a Lei atribui o exercício da função administrativa do Estado.

Sob o aspecto operacional, administração pública é o desempenho perene e sistemático, legal e técnico dos serviços
próprios do Estado, em benefício da coletividade. A administração pública pode ser direta, quando composta pelas
suas entidades estatais (União, Estados, Municípios e DF), que não possuem personalidade jurídica própria, ou
indireta quando composta por entidades autárquicas, fundacionais e paraestatais.

No Brasil

Dentro da organização da Administração Pública do Brasil, integram o Poder Executivo Federal diversas carreiras
estruturadas de servidores públicos, entre elas as de Diplomacia (Diplomatas), Militares (Forças Armadas), Ciclo de
Gestão (Especialista em Políticas Públicas, Analistas de Orçamento e Planejamento, Técnico do IPEA, Analista de
Finanças e Controle), Supervisão do Mercado Financeiro e de Capitais (Analista do Banco Central do Brasil,
Analistas e Inspetor da CVM, Analista da SUSEP), Auditoria (Receita Federal, Previdência Social e Ministério do
Trabalho), Segurança Pública (cargos de Delegado, Perito, Papiloscopista, Escrivão e Agente da Polícia Federal e
Analista de Informações da ABIN) e Regulação Federal (Especialista em Regulação das Agências Reguladoras
Federais - ANATEL, ANCINE, ANEEL, ANP, ANAC, ANTAQ, ANTT, ANVISA, ANS e ANA).

Há, ainda, os servidores não estruturados em carreiras (integrantes do Plano de Classificação de Cargos de 1970),
temporários, empregados públicos e terceirizados via convênio.

Logística

A Logística é a área responsável por prover recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as
atividades de uma empresa.

Entre as atividades da logística estão o transporte, movimentação de materiais, armazenamento, processamento de


pedidos e gerenciamento de informações.

Pela definição do Council of Logistics Management, "Logística é a parte do Gerenciamento da Cadeia de


Abastecimento que planeja,programa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas,

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 49
materiais semiacabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem
até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes“.

Em resumo: "Logística é a arte de comprar, receber, armazenar, separar, expedir, transportar e entregar o
produto/serviço certo, na hora certa, no lugar certo, ao menor custo possível”.

Atividades envolvidas

A logística é dividida em dois tipos de atividades - as principais e as secundarias:

Principais: Transportes, Manutenção de Estoques, Processamento de Pedidos.

Secundarias: Armazenagem, Manuseio de materiais, Embalagem, Suprimentos, Planejamento e Sistema de


informação.

Recursos humanos

Na gestão organizacional, sãochamados recursos humanos o conjunto dos empregados ou dos colaboradores dessa
"organização". A Gestão de Recursos Humanos frequente é atribuída à função que ocupa para adquirir, desenvolver,
usar e reter os colaboradores da organização. Estas tarefas podem ser realizadas por uma pessoa ou um
departamento (profissionais em recursos humanos) junto dos diretores da organização.

O objetivo básico que persegue a função de Recursos Humanos (RH) com estas tarefas é alinhar as políticas de RH
com a "estratégia" da organização, que reservará para implantar a estratégia através dos trabalhadores.

Durante muito tempo ficou associada à forma coerciva como organização tratava os seus trabalhadores. Depois de
algum tempo adquiriu o nome de Gestão de pessoal e só depois gestão de recursos humanos (GRH). Esta última
designação foi a mais popular e melhor aceita, isto porque trouxe uma lufada de ar fresco, mais flexibilidade e, acima
de tudo, começou a preocupar-se com os trabalhadores, a dar importância e reconhecer o mérito do talento humano
de cada organização.

Dicionário de Administração

1. 5S – 1. Filosofia japonesa de administração. Consiste em organizar o ambiente de trabalho, conservá-lo


limpo, manter as condições, o padrão e a disciplina. 2. Programa de gerenciamento participativo que objetiva
criar condições de trabalho adequadas a todas as pessoas em todos os níveis hierárquicos da organização;
1- Seiri - Senso de descarte / utilização / arrumação;
2- Seiton - Senso de organização / ordenação / sistematização;
3- Seiso - Senso de limpeza / zelo;
4- Seiketsu - Senso de saúde / asseio / higiene / integridade;
5- Shitsuke – Senso de autodisciplina / educação;
2. ABSENTEÍSMO - Do francês absentéisme, derivado do inglês absenteeism, de absentee, ou pessoa que
falta ao trabalho, à escola etc. Que vive ou está, via de regra, ausente.
3. ASAP (AS SOON AS POSSIBLE) - O quanto antes, assimque possível, assunto ou problema, sem censura,
com alguém estimulando a todos e anotando tudo falado;
4. AUDITORIA DE QUALIDADE - É uma avaliação imparcial da harmonia de uma atividade com ralação a um
conjunto de procedimento ou critério: padrões, regulamentos, regimentos contratuais e diretrizes.
5. B2B ou BTB (BUSINESS TO BUSINESS) - É o comércioeletrônico entre empresas. Somente empresas
participam;
6. B2C ou BTC (BUSINESS TO CUSTOMER) - A empresa que vende diretamente para o consumidor via
internet;
7. BEHAVIORISMO - Procedimento, comportamento, Teoria Comportamental;
8. BENCHMARK - Parâmetros de excelência, exemplos de coisas boas. Medida de desempenho de um
processo de nívelinternacional, usada com referência para melhoria e desenvolvimento. 2. (Marcos
Referenciais). Processo
9. sistemático usado para estabelecer metas para melhorias no processo, nas funções, nos produtos etc.,
comparando uma empresa com outras. As medidas de benchmark derivam, em geral, de outras empresas
que apresentam o desempenho “Melhor da classe”, não sendo necessariamente concorrentes;
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 50
10. BENCHMARKING - É um método para melhorar o desempenho a fim de identificar melhores práticas de
gestão;
11. BOARD - Conselho diretor;
12. BPF - Boas Práticas de Fabricação;
13. BRAINSTOMING - Tempestade de idéias. 1. Técnica de solução de problemas em grupo que aumenta a
participação de todos os membros. Colhem-se todas as idéias que surgirem no grupo, sem serem avaliadas
ou discutidas neste primeiro momento. 2. Procedimento utilizado para auxiliar um grupo a criar o máximo de
idéias no menor tempo possível.
14. BSC (BALANCED SCORECARD) - Sistema de medição do desempenho e controle gerencial. MM&A;
15. BUDGET - Orçamento;
16. BUSINESS INTELLIGENCE - Conjunto de softwares que ajudam em decisões estratégicas;
17. CARTA DE CONTROLE - Gráfico de dados ao longo de um determinado tempo;
18. CARTA DE FLUXO DE PROCESSO (FLUXOGRAMA) - Representação gráfica que apresenta a seqüência
de um trabalho;
19. CASH - Dinheiro vivo;
20. CCQ (CIRCULO DE CONTROLE DE QUALIDADE) - Pequeno grupo de empregados de uma unidade que se
reúne voluntariamente e com o apoio da administração para gerar idéias que aumentam a produtividade e
melhoram a qualidade; CEP (CONTROLE ESTATÍSTICO DE PROCESSO) - Metodologia usada para o
controle de dados de forma estatística para o aprimoramento contínuo da qualidade.
21. CEO (CHIEF EXECUTIVE OFFICER) - É o cargo mais alto da empresa. É chamado também de presidente,
principal executivo, diretorgeral, entre outros. Quando existe um presidente e um CEO, o primeiro é mais
forte;
22. CIO (CHIEF INFORMATION OFFICER) - Responsável pelo planejamento e estratégia por trás da tecnologia.
Pode ser também ChiefImagination Officer, termo criado pela fabricante americana de computadores
Gateway. É responsável por promover a criatividade entre o pessoal;
23. CLIENTE EXTERNO - Atual ou futuro comprador de produto/ serviço;
24. CLIENTE INTERNO - Pessoa ou setor que depende da produção do seu trabalho na organização;
25. COACH (PROFESSOR, TREINADOR, FACILITADOR, INSTRUTOR) - Entidade (pessoa, equipe,
departamento, empresa, etc.) que atue como agregador das capacidades de cada elemento da cadeia
(equipe, departamento, empresa, etc.);
26. COACHING - Treinamento, “desenvolvimento”. Sessões de aconselhamento feitas por um consultor de
carreira que acompanha e se envolve no desenvolvimento contínuo do profissional.
27. COEFICIENTE DE ROTAÇÃO - É a relação entre as retiradas de um estoque e o seu próprio estoque médio:
CR = saídas/estoque médio. (CAM 1/85);
28. COGNIÇÃO - Ato ou ação de conhecer, aquisição de um conhecimento.
29. COMMODITY - Produto primário, geralmente com grande participação no comércio internacional;
30. CONSUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT - Gerenciamento das relações com o cliente;
31. CORE BUSINESS - Negócio principal da empresa;
32. CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) - Ou marketing one-to-one;
33. COMPETÊNCIA ESSENCIAL - É a descoberta daquiloque se sabe fazer melhor. A competitividade de uma
empresa advém da sua habilidade de desenvolver competências únicas e essenciais, que permitam gerar
produtos inesperados;
34. DATA-BASE MARKETING - Marketing baseado em banco de dados de nomes e pessoas, para quem você
dirige mensagens de interesse de sua empresa;
35. DESEMPENHO - Resultado numérico obtido de processos e de produtos que permite avaliá-los e compará-
los em relação às metas, aos padrões, aos resultados históricos e a outros processos e produtos;
36. DOWNSIZING (REDUZIR, ENCOLHER, DIMINUIR, CORTAR) - 1. Redução no número de funcionários da
empresa. 2. Redução dos níveis hierárquicos em uma organização com o objetivo de aproximar os níveis
operacionaisda alta direção. (GBRH96). 3. Reestruturação de uma empresa através de cortes no quadro de
empregados.
37. EMPOWERMENT - 1. Dar poder ao grupo/equipe. Ferramenta gerencial para melhorar os processos e o
rendimento das empresas. É o reconhecimento do valor dos empregados, delegando-lhes suficiente poder de
decisão e responsabilidade para que possam resolver sozinhos os problemas de sua alçada. 2.
Estabelecimento de autonomia e responsabilidade às pessoas na tomada de decisões e ações. (GBRH96);
75. ENDOMARKETING - 1. É uma área diretamente ligada à de comunicação interna, que alia técnicas de
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 51
marketing a conceitos de recursoshumanos. 2. Marketing interno realizado por meio de um conjunto de ações
desenvolvidas para conscientizar, informar e motivar o indivíduo. (GBRH96);
38. ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - Planejamento dos Recursos do Negócio. Sistemas de
gestão empresariais;
39. 78. ESTRATÉGIA - Conjuntos imaginados de eventos que se pretende alcançar em alguma época futura, ou
deles se aproximar, se nãoforem finitos. É baseada em atividades e não em competências;
40. EXCELÊNCIA - Busca incessante de melhor em tudo, estimulada pela necessidade que tem o empresário de
se sobressair em relação aos outros;
41. EXTRANET - São páginas que ligam a empresa a seus clientes e fornecedores.
42. FACTORING - Prática de algumas empresas que consiste em comprar cheques pré-datados de lojistas
cobrando comissão;
43. FEEDBACK - Informação transmitidas pelos gerentes aos empregados no início, meio e fim de uma
atividade. Proporciona ao empregado uma forma de medir seu próprio desempenho. É uma forma de retorno
do que foi transmitido;
44. FOLLOW-UP - Dar prosseguimento a uma discussão ou debate, retomando temas para atingir soluções.
Também pode significar revisão das tarefas que foram geradas após uma reunião ou auditoria, quando os
prazos para realização se esgotaram.;
45. GQT (GESTÃO DE QUALIDADE TOTAL) - É um modelo participativo da administração que visa à satisfação
dos clientes através dos princípios da Qualidade, buscando a sobrevivência da empresa. Ver TQC;
46. HEADHUNTER - Caça-talentos do mundo corporativo;
47. HOLÍSTICA - Vem do grego Halos, que significa todo ou inteiro. É um novo paradigma que se apresenta
como resposta evolutivaà crise de fragmentação vivida pelo homem na atualidade, quer pela criação e
divisão de fronteiras que só existem na mente humana.
48. ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARTION) – Organização Internacional de
Normatização. Fundada em Genebra,Suíça. É responsável pela auditoria e publicação da ISO 9000;
49. ISO 9000 - Normas de gestão da qualidade, diretrizes de seleção e uso.
50. Certifica sistemas de qualidade.
51. JOB ROTATION - Rodízio de funções promovido pela empresa.
52. JOINT VENTURE - Associação de empresas, não definitiva, para explorar determinado negócio, sem que
nenhuma delas perca sua personalidade jurídica.
53. JUST-IN-TIME (JIT-KANBAN) - 1. Filosofia de produção voltada par eliminação de desperdícios no processo
total de fabricação. Sistema baseado no mercado japonês, destinado a minimizar os custos de controle de
estoque. 2. É atender ao cliente interno ou externo no momento exato de sua necessidade, com as
quantidades necessárias ara a operação/produção. 3. Metodologia com base nas pessoas, cuja filosofia é
eliminar tudo aquilo que não adiciona valor ao produto. O objetivo é fornecer exatamente as peças
necessárias, nas quantidades necessárias, no tempo necessário.
54. KAIZEN – 1. Processo de melhorias contínuas, com bom senso e baixos investimentos. 2. Conceito de
administração japonesa que significa aprimoramento contínuo, envolvendo todos os funcionários de uma
organização.
55. KANBAN - Sistema de Controle da Produção e dos Inventários
56. LIDER - Aquele que cria estratégias, que determina a direção na qual a empresa deve avançar e que
onsegue fazer com que os subordinados o sigam por estarem convencidos de suas idéias.
57. MARKET SHARE - Fatia de mercado. Participação no Mercado.
58. MARKUP - É um sobre-preço que se acrescentado ao preço final do produto (digamos, após custo de
produção, distribuição e margem de lucro prevista). Mesmo que Over Price;
59. MBA (MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION) - Pós-graduação em administração de empresas;
60. MENTORING - Profissional mais velho, com experiência e habilidade de relacionamento, que acompanha e
passa para o mais novo suas idéias sobre o trabalho e a carreira.
61. MISSÃO DA EMPRESA - A razão de ser de uma organização, as necessidades sociais a que ele atende o
seu foco fundamental de negocio (NBR ISSO 14004). Ajuda a explicar e orientar o esforço de todos na
empresa. Define qual é o negocio. Um exemplo é uma empresa que fabrica produtos de beleza. Sua missão
não será vender cremes e sim vender beleza as pessoas.
62. NETWORKING - Construir uma boa rede de relacionamentos, geralmente em sua área de atuação.

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 52
63. ON THE JOB - No dia-a-dia do Trabalho. Exemplo Treinamentos On The Job. Utilizar a rotina, dentro das
tarefas práticas de um indivíduo. Sem retirá-lo para a sala de aula. Como um estágio prático supervisionado
diretamente.
64. ORGANIZAÇÃO - Companhia, corporação, firma, empresa ou instituição, ou parte desta, pública ou privada,
sociedade anônima, limitada ou com outra forma estatutária que tem função e estrutura administrativa
próprias.
65. OUTPLACEMENT - 1. Prática gerencial de recursos humanos. Consiste no aconselhamento, apoio,
orientação e estímulo ao profissional demitido, preparando-o técnica e psicologicamente para as
oportunidades de mercado, bem como para o planejamento de sua carreira. 2. Investimento de uma empresa
na recolocação de exfuncionário em outra organização. (GBRH96).
66. PADRÕES - São índices escolhidos como referencia de comparação;
67. PARADIGMAS - Maneira como vemos o mundo, não no sentido visual, mas sim em termos de percepção,
compreensão e interpretação;
68. PCP - Planejamento e Controle da Produção
69. PDCA (PLAN, DO, CHEK AND ACT) - Planejar, Desenvolver, Controlar e Agir corretamente. Ferramenta que
implica na melhoria de todos os processos de fabricação ou de negócios.
70. PhD - PhilosophyDoctor;
71. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - Processo global com o objetivo de determinar o que um negócio deve
ser e qual a melhor maneira de realizá-lo;
72. PLAYER - Empresa que está desempenhando algum papel em algum mercado ou negociação;
73. PPCP - Planejamento, Programação e Controle da Produção
74. POLÍTICA DE PORTAS ABERTAS - Uma oportunidade oficial que a organização dá ao funcionário de apelar
aos executivos da empresa quando se sentir prejudicado pela chefia imediata;
75. PROGRAMAÇÃO LINEAR (PL) - Técnicas de Pesquisa Operacional;
76. PUBLICIZAÇÃO - Movimento introdutor de um novo modelo de administração pública baseado em alianças
estratégicas entre o Estado e a Sociedade.
77. QUIKE STEP - Em português significa passo acelerado.
78. QVT (QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO) - Crença na importância de enriquecer os fatores motivadores
intrínsecos no trabalho, inclusive fatores como segurança, saúde desafio, envolvimento e valorização.
79. RAPPORT - Do francês (relação). Relação de mútua confiança e compreensão entre duas ou mais pessoas.
A capacidade de provocar reações de outra pessoa. Também chamado de empatia.
80. REENGENHARIA - 1. Processo pelo qual a empresa é levada a repensar sua forma de trabalhar,
descobrindo melhores formas de realizar um trabalho. 2. Método usado para reprojetar e reformar
sistematicamente toda uma empresa, função e processo.
81. ROTATIVIDADE - É a indicação do número de vezes que um estoque se renovou. (Ra = Ca/Em) onde Ca é o
consumo total anual e Em é a média aritméticados 12 estoques mensais. (CAM 1/85).
82. SABÁTICO - Repensar, redescobrir, reciclar;
83. SALES MANAGER - Gerente de vendas;
84. SETUP - Sistema de troca rápida.
85. SPREAD - Taxa de risco;
86. STAKEHOLDERS - Palavra que significa depositários. Pessoa ou grupo com interesse na performance de
organização e no meio ambiente na qual opera.
87. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT - Gerenciamento de cadeia de abastecimento.
88. TEAM BUILDING - Dinâmica de grupo em área externa, onde os participantes serão expostos a várias
tarefas físicas desafiadoras, que são exemplos comparativos dos problemas do dia-a-dia da empresa. Tem
como finalidade tornar uma equipe integrada;
89. TREND - Tendência;
90. TURNOVER - Palavra em inglês, que na tradução quer dizer rotatividade, movimentação, giro, circulação,
medida da atividade empresarial relativa ao realizável a curto prazo, vendas. Rotatividade de mão-de-obra.
91. VISÃO DA EMPRESA – descreve a posição que a organização deseja alcançar no futuro.
92. VISÃO DO FUTURO – é a imagem viva de um estado do futuro ambicioso e desejável, relacionado com a
máxima satisfação dos Clientes.
93. WORKAHOLIC - Viciado em trabalho;
94. WORKSHOP - Treinamento em grupo de acordo com a técnica dominada pelo instrutor. (Rev. Exame
set/2005).
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 53
95. ZONA DE LIVRE COMÉRCIO - Sistema no quais as tarifas alfandegárias são zero para os países que
integram uma zona de livre comércio, embora cada país tenha um nível diferente de tarifas para os países
externos ao acordo de livre comércio.
96. Benchmarking - é um processo sistemático e contínuo de medida e comparação das práticas de uma
organização com as das líderes mundiais, no sentido de obter informações que a possam ajudar a melhorar
o seu nível de desempenho. Ou seja, é uma técnica de observação eadaptação das melhores práticas das
melhores empresas, que, no entanto, não deve ser confundida com a espionagem industrial. A Rank Xerox é
considerada a empresa pioneira na aplicação do benchmarking.
97. Brainstorming - É uma técnica para reuniões de grupo que visa ajudar os participantes a vencer as suas
limitações em termos de inovação e criatividade. Criada por Osborn em 1963, uma sessão de brainstorming
pode durar desde alguns minutos até várias horas, consoante as pessoas e a dificuldade do tema. Em regra,
as reuniões não costumam ultrapassar os 30 minutos. O brainstorming tem quatro regras de ouro: nunca
critique uma sugestão; encoraje as idéias bizarras; prefira a quantidade à qualidade; e não respeite a
propriedade intelectual. Além de zelar para que todos os participantes (geralmente entre 6 e 12 pessoas)
cumpram as regras, o líder da sessão deve manter um ambiente relaxante e propício à geração de novas
ideias.
98. Cultura Organizacional - As empresas, tal como os países, têm uma culturaúnica. É, por isso, crucial que as
empresas divulguem de forma explícita quais são os valores que valorizam. Quando o fazem por escrito, o
documento chama-se declaração de missão. Para James Collins e Jeremy Porras, autores do livro
BuilttoLast, a razão por que algumas empresas têm sucesso a longo prazo, enquanto outras acabam por
esaparecer está na cultura organizacional. Nesta era de incerteza tudo deve ser posto em causa, à
excepção dos valores. Esses têm de ser imutáveis.
99. Downsizing - Nos anos 80, as grandes empresas cresceram de forma desordenada através da diversificação
para novos negócios. Criaram estruturas gigantescas para competir numa era em que a velocidade e a
flexibilidade sãoois requisitos-chave. Por isso, nos anos 90 foram forçadas a reestruturar-se, um processo
designado downsizing (um termo importado da informática). Aplicado à gestão significa a redução radical do
tamanho da empresa, geralmente através do delayering (redução dos níveis hierárquicos) ou da venda de
negócios não estratégicos. As empresas ganham flexibilidade e perdem burocracia e ficam mais próximas do
mercado e dos clientes.
100. Empowerment - É um conceito de gestão associado ao trabalho de Rosabeth Moss Kanter,
professora em Harvard e ex-editora daHarvard Business Review. Segundo a autora, as empresas que dão
mais poder e autonomia aos seus trabalhadores são as que estão melhor posicionadas para competir a
101. longo prazo. O meio empresarial parece começar a levar a sério esta recomendação. O caso clássico
da aplicação radical do empowerment é o da empresa brasileira Semco,
102. Equipes Autogeridas - As self management teams (equipes autogeridas) são compostas por um
pequeno número de pessoas que tem a responsabilidade por um processo operacional e os seus resultados.
Elas têm os meios para resolver problemas relativos à execução do trabalho e gerem a divisão e o
planejamento das tarefas do grupo. Foi um conceitona moda nos anos 70, mas cujo entusiasmo decresceu
na última década, visto que os resultados da aplicação nem sempre foram os desejados. Hoje tem
novamente mais adeptos, devido à crescente qualificação dos recursos humanos.
103. Gestão por Objetivos - Criada por Peter Drucker nos anos 50, a gestão por objetivos (management
byobjectives - MBO) descreve um sistema de gestão em que os trabalhadores e os gestores de topo definem
em conjunto qual é o objetivo final do seu trabalho, como o realizar, de que forma será avaliado e qual o
tempo necessário à concretização. É uma técnica popular em todo o mundo. Há, no entanto, três críticas
clássicas à sua aplicação: os gestores tendem a definir metas pouco ambiciosas ou irrealistas; os objetivos
raramente resultam de um processo participativo e descentralizado; e não promove o trabalho de equipe.

A expressão Curriculum Vitae vem do latim onde “vitae” é vida e “curriculum” tem o sentido de trajetória, curso ou
carreira. Logo, se fôssemos traduzir a tal expressão seria algo como “a trajetória da vida”. 

Então, o Curriculum Vitae terá como objetivo trazer uma síntese das qualificações, experiências profissionais,
formação acadêmica e dados pessoais. Neste último, não se usa mais colocar naturalidade, filiação, no caso de RG e
CPF, só quando solicitado, caso contrário, não é necessário. A foto, que foi banida há algum tempo, volta com ênfase
total e permite até mesmo um leve sorriso. 

O importante é que o empregador tenha um perfil do candidato, sem mesmo conhecê-lo pessoalmente. O CV é como
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 54
se fosse a primeira porta aberta na conquista do emprego e, por isso, é essencial. 

Atualmente, há programas que permitem a elaboração de currículo, o qual é entregue diretamente ao responsável via
on-line. No entanto, o digitado e impresso ainda são o mais utilizado, mesmo que enviado por e-mail. 

Seja claro e objetivo, não “faça rodeios”, como dizem. Revise seu CV para verificar se não ficaram erros de
ortografia. Não rasure, nem passe corretivo. Cuidado para não amassá-lo, de preferência coloque dentro de uma
pasta plástica. Seja simples e objetivo, escreva o necessário de maneira clara. 

Observação importante: O CV deve ter no máximo duas folhas inteiras! E mais: toda informação deve ser verídica!
Nunca invente nada, mesmo porque se for testado na entrevista a respeito de algo que declarou falsamente, irá
passar vergonha!

Nome completo

Não escreva currículo ou curriculum vitae (isso é outra coisa, quem sabe o que é currículo não precisa ser informado
do que é).

1 Dados Pessoais:

Data de Nascimento: 00/00/0000 – não vai á idade Ao lado dos dados


Naturalidade: cidade – UF – País de origem pessoais (canto
Endereço: Rua, edifício – prédio – bloco nº. superior direito) vai a
Bairro: - CEP sua foto.
Cidade: de residência atual - UF Não escreva foto
Estado Civil: solteiro, casado ou viúvo (não vai noivo, namorada ou companheiro). (não precisa ser a
Fone(s) de contato: e de recados Ex: dona Maria. velha 4x3)
E-mail: de contato ou MSN (de preferencia com
(não vai CPF, RG, TE, CNH, maternidade, esposa marido ou dependentes). roupa formal, modelo
meio busto ou 1/8 –
padrão foto de galeria
de ex-presidentes).

2 Objetivo Pretendido:
Qual o seu interesse em encaminhar um currículo

3 Instrução e Formação:
Qual a formação – o título à data de formatura ou conclusão escrever sempre do ultimo para os mais antigos

4 Experiências Profissionais:
Escrever sempre do ultimo para os mais antigos
Trabalho atual:
Função:
Atividades Desempenhadas:
Período – a partir de quando
Último trabalho:
Função: Ex: auxiliar administrativo
Atividades Desempenhadas:
Período – de quando a quando
Penúltimo trabalho:
Função: Ex: auxiliar de atendimento
Atividades Desempenhadas:
Período – de quando a quando

5 Cursos e capacitações profissionais de Interesse da Empresa:


Nome do curso – carga horaria do curso, nome da instituição de ensino ou empresa organizadora e cidade.
(do último pra os mais antigos)
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 55
Observação – curso de interesse das empresas – balé aquático, fotografia espacial e outros sem interesse direto não
vão aqui.

6 Disponibilidades e conhecimentos:
(O que realmente você conhece e se dispõe a fazer como:)
 De viagens programadas para treinamentos e capacitação em todo o RS por Ex.;
 De conhecimentos gerais em informática (básico intermediário ou avançado)
 Conhecimento vivencial nas regiões X e Y.
 Carteira de motorista categoria Ex - AD.
 De veiculo próprio para trabalho (moto ou carro).
 Equipamentos de informática e comunicação para uso profissional (celular ou not book).
 Experiências diversas, produções e ações comerciais em feiras e eventos.
 Disponibilidade para trabalho em turnos diversos e aos finais de semana se for o caso.
 Firma individual cadastrada para prestação de serviços autônomos.

7 Outras experiências profissionais:


(mesmo sem registro na carteira profissional, exemplo:).
Auxiliar de produção, auxiliar da construção civil, diarista, carpinteiro, vendedora, atleta de judô, cuidador de
idosos, motorista de entrega, conferente, babá, caseiro, representante comercial, promoter etc...

8 Informações Adicionais:
(as que são realmente interessantes de se acrescentar como cargos de liderança e projetos sociais e participação
efetiva em ONGs e organizações interessantes, C.T.G, Igrejas, clubes, etc., ou ainda pagina na web ou blogs)

9 Pretensão salarial:
EX: conforme a politica institucional para o cargo, mas não posso aceitar remuneração inferior a R$ X.

10. Referencias pessoais:


Nome, cargo, ocupação, e relação com você além do telefone de contato atual.
(pedir autorização para a pessoa para ser sua referência e fornecer o telefone de contato)
Observação:
 Esteja preparado para responder as seguintes perguntas em uma possível 2ª fase.

Quem é você como você se descreve?


Como você considera ser o meu perfil profissional e em que se baseia esta imagem?
Seus objetivos de curto e médio prazo são? Por quê?
Porque se propôs a esta nova oportunidade profissional?
O que você procura num trabalho?
Quais as suas maiores qualidades?
Quais as experiências que me terão maior satisfação até hoje? Por quê?
Como você lida com o estresse? Por quê?
Você tem defeitos? (sim resposta obvia) então. Quais?
Como é o relacionamento com o seu pai? Como é a sua mãe? Com qual você se identifica mais? Por quê?
O que você faz no seu tempo livre?
Você aceita trabalhar em outra vaga na empresa? Por quê?
Por quê? Por quê? Por quê? Por quê? Por quê? Se for um psicólogo ele vai adorar Por quê? Por quê? Por quê?

 Escreva-se em todas as possíveis empresas de recrutamento e seleção de pessoal e nas principais


SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 56
empresas de seu interesse através da internet.

Anexos – documentos

Aula Prática

Introdução – a importância da leitura na imaginação e planejamento.

A pratica do dia a dia nas empresas levanos a se familiarizar com os documentos

Criar uma empresa – nome, razão social, CNPJ, endereço completo, contato,

Certificados
Participação em um curso – para um(a) estudante
Formado horizontal, bordas, molduras, logo, timbre, nº de referencia, ex: ATA carga horaria, data, certificamos ou
certifico, verso ref. discrição dos itens coerência do curso operacional ou gerencial.

Circular
Será expediente interno no próximo sábado e não haverá atendimento ao público.
Assunto, memorial, descrição, Informo, comunico ou comunicamos,

Contrato
De fornecimento de matéria prima ou compra e venda ou locação
Maquina usada para empresa de uma pessoa física com pagamento em 10 vezes
Objeto do contrato, formas de pagamento datas e clausulas, parágrafos, denominações, responsabilidades, registros

Declaração
Funcionário que trabalha no horário noturno para comprovação de trabalho junto a Polícia
Nome completo, função, horário, período, desde quando, na data citada.

Memorando
Que informe ou indique que há uma mudança nas regras viagens pela empresa.
Algo que fique na memoria do trabalho que sirva de referencial para orientar algo novo, nº, data texto claro, autor
Pode ser trabalhado como se e-mail fosse costumeiramente leva vistos.

Ordem de serviço
Revitalização da fachada da filial e repintura da logomarca da empresa. Contratação de serviços especializados.
Informar as regras e prazos para realização dos serviços

Procuração
Advogado representar a empresa junto ao processo do ministério do trabalho – ex-funcionário
Objeto especifico, formas de representação, órgão datas e clausulas, poderes parágrafos, denominações,
responsabilidades, registros prazo substabelecimento.

Recibo
500 referende a pintura da fachada da empresa para uma pessoa física, ou chaveiro, carpinteiro, vidraceiro, lanche,
moto taxi, faz tudo.
Valor R$ 25,00
Recebi diferente de paguei.

Relatórios
4q1poc ordinários e extraordinários. Bêbado no sofá.

Observação
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão
Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 57
Horas 13:30 horas e não 01.30h
Muitos documentos são vistados
Concordância verbal de inicios e assinaturas.

Agenda
Porta cartões
Celular
Calculadora
Caneta
Cartão pessoal
Pen driv – mod de doc
Carimbo

SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – Área de gestão


Auxiliar Administrativo – Santa Maria RS. Prof. Gilson Dal Osto 58

Você também pode gostar