PRÉ - EVENTO

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PRÉ-EVENTO
Na concepção:

Brainstorming;
Orçamento disponível;
Definição do tema central;
Definição do objectivo do evento;
Escolha do público-alvo;
Definição da programação básica (dia, hora e local
previstos);
Enumeração dos recursos necessários (humanos e
materiais);
Descrição de factores condicionantes (aprovação do
projecto, clima, limitação de espaço e de data,
transporte, estacionamento no local, alojamento;
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prazos) com diversos exemplos de planos B.
 PRÉ-EVENTO
Quanto ao planeamento:
Definição quantitativa e qualitativa dos itens necessários para a
realização do evento;
Elaboração do orçamento final;
Reserva do local escolhido;
Definição das equipas envolvidas na organização e realização do
evento;
Criação de um cronograma detalhado com as actividades do
evento (que será utilizado durante toda a fase da realização);
Criação de lista de aquisição de serviços e equipamentos
(exemplos: sistema de audiovisual, de informática, de limpeza e de
transporte dos convidados antes, durante e depois do evento;
policiamento e ambulâncias, catering; alojamento);
Iniciar contactos preliminares;
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 PRÉ-EVENTO
Quanto ao planeamento (CONT.):

Pedido de apoios (institucionais e comerciais);

Selecção dos meios para a cobertura mediática;
Elaboração e distribuição dos convites e comunicados de
imprensa;
Elaboração de um dossier informativo (ajuda na divulgação aos
órgãos de comunicação social);
Divulgação Integrada;
Preparar material a entregar a todos os participantes do evento.

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 PRÉ-EVENTO
E na etapa da preparação:

Confirmação e instrução aos serviços contratados;

Preparação das infra-estruturas (concepção, produção,
montagem);
Follow-up dos convites e comunicados enviados;
Entrega da programação final a cada colaborador;
Preparar as sessões solenes (de abertura, de encerramento);
Avaliação dos resultados do pré-evento.

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 EVENTO
A fase da realização do evento engloba precisamente a
execução do evento que foi planeado e preparado na fase anterior.
Nesta etapa também é necessário que o Relações Públicas,
organizador do evento, tenha no cronograma criado por si os
seguintes momentos (adaptado de Cesca, 2008):
Verificação de todo o suporte e logística do dia;
Recepção e acomodação dos convidados (processo de
inscrição, caso se aplique);
Entrega de material (programa do evento, folhetos
informacionais sobre o tema, formulários de avaliação);
Controlo e acompanhamento das actividades a decorrer e dos
serviços utilizados;
Acompanhamento aos órgãos de comunicação social;
Entrega de certificados;
6 Recebimento dos formulários de avaliação.
 EVENTO
Avaliação Execução

A avaliação de um evento consiste no processo de observação,

medição e acompanhamento crítico da sua implementação com o
fim de avaliar os resultados de forma precisa (Pedro et al., 2005:
95).

Avaliação dos resultados do evento;

Elaboração de um relatório com todos os indicadores do
evento (resultados, desempenho da equipa, objectivos alcançados);
Divulgação dos resultados (pode ser interna e externamente);
Balanço financeiro;
Agradecimentos.

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Enquadramento do planeamento e gestão de
projetos de organização de eventos

 A importância do planeamento:
- Porquê? Para assegurar que o processo de gestão do evento corra
sem problemas;
- É o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de
as atingir;
- Ajuda a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar
as acções que necessita de realizar para atingir os objetivos, dando,
por outro, lado medidas de desempenho para se certificar que as
metas são atingidas;
- Permite evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e
recursos;
- É o fator chave para conseguir o sucesso do evento.

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Enquadramento do planeamento e gestão de
projetos de organização de eventos

 Quem está envolvido:

- Todas as entidades interessadas no evento, estão envolvidas nas
diversas etapas do processo de planeamento;

- Principais entidades interessadas: organizadores, clientes,

patrocinadores envolvidas em todas as etapas;

- Outras entidades: empreiteiros, fornecedores, clientes e voluntários

envolvidos nas últimas etapas do planeamento.

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As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
Desenvolver - Começa com uma ideia,
desenvolvida depois numa
conceitos
Concetualização proposta;
- Apresenta detalhadamente
Estudo de as metas e objetivos do
viabilidade evento e identifica as
Planeamento Geral entidades interessadas e
que contributo poderão
Aperfeiçoar dar ao evento.
Planeamento conceitos
Detalhado

Gestão do Evento

Avaliação dos
Resultados

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As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
- Depois de chegado a acordo no que
Desenvolver respeita à ideia;
conceitos - Permite determinar se o evento é ou não
Concetualização possível e desejável no seu mercado alvo:
• Porquê realizar o evento;
Estudo de • Qual será a natureza do evento;
viabilidade • Onde será realizado?
Planeamento Geral • Qual a logística necessária?
• Quanto irá custar?
Aperfeiçoar • Que recursos são necessários?
Planeamento conceitos • Poderá ser realizado no prazo pretendido?
Detalhado • Que pesquisa de mercado será necessária?
• Existirá mercado para o evento?
• Quem irá participar?
Gestão do Evento • Como será publicitado?
• Existem eventos similares?
• Quem irá organizá-lo?
Avaliação dos • Metas e objetivos compatíveis com as da
organização?
Resultados • Quanto demorará a organizar?
• Temos a equipa, fundos e empenho para a
organizar?
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As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
Desenvolver - Se o evento for viável, se houver
conceitos alterações têm de ser introduzidas nas
Concetualização
ideias originais;
Estudo de - Os conceitos originais terão de ser
aperfeiçoados, de acordo com as
viabilidade
Planeamento Geral conclusões do estudo de viabilidade;
- Os objetivos do evento poderão ser
Aperfeiçoar agora definidos mais claramente em
Planeamento conceitos relação aos objetivos S.M.A.R.T.;
- A visão do evento também pode ser
Detalhado S.M.A.R.T. definida mais claramente;
Specific ( específicos) - Com os conceitos representados de
Measurable (mensuráveis) forma mais clara, é possível levar a cabo
Gestão do Evento Achievable (atingíveis)
uma análise detalhada S.W.O.T.;
Realistic (realistas)
Time Specific (limitados no - Isto permite produzir um plano geral que
tempo) tire partido dos pontos fortes, que
Avaliação dos ultrapasse os pontos fracos, que tire
Resultados S.W.O.T. proveito das oportunidades e que
Strengths (forças) minimize as ameaças identificadas.
Weaknesses (fraquezas)
Opportunities (oportunidades)
12 Threats (ameaças)
As Cinco etapas do planeamento de
projectos de eventos

- Deve identificar:
Concetualização
• Quem serão os participantes;
Define a direção • Os recursos específicos necessários;
Planeamento Geral • Um prazo para as tarefas a ser
estratégica do executadas;
evento • Quem irá dirigir o evento;
• Quem irá tomar decisões;
Planeamento • Funções chave e responsabilidades;
Detalhado • Estrutura do pessoal;
• Serviços de apoio necessários;
• Ações e tarefas necessárias,;
Gestão do Evento • Financiamento necessário;
• Estimativas de custos;
• Orçamento tentativo;
Avaliação dos • Instalações necessárias;
Resultados • Transportes necessários;
• Atividades de marketing necessárias;
• Pessoal / voluntários necessários;
13
As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos

Concetualização - Deve identificar (continuação):

•Quando terá lugar o evento
(hora/dia/mês mais apropriados);
Define a direcção • Onde terá lugar (localização geográfca
Planeamento Geral estratégica do
e edifício);
• Logística;
evento • Quem serão os clientes;
Planeamento • Especialistas necessários;
• Efeitos e consequências da análise
Detalhado SWOT;
• Metas e objectivos claros;
• Políticas e regras;
Gestão do Evento • Flexibilidade da estrutura do plano
(para permitir alterações à medida que
a organização do evento progride).
Avaliação dos
Resultados

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As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
Fornece o enquadramento operacional e a
estrutura organizacional para a gestão de
Concetualização operações
Estrutura Organizacional Complexa

Planeamento Geral

Planeamento
Detalhado

Gestão do Evento

Avaliação dos
Resultados

O planeamento detalhado atribui as funções ao pessoal individualmente,

15 em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.
As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
Fornece o enquadramento operacional e a
estrutura organizacional para a gestão de
Concetualização operações (continuação)
Tarefas chave e seus prazos

Planeamento Geral

Planeamento
Detalhado

Gestão do Evento

-Inclui descrições dos sistemas a serem usados para o controlo e

Avaliação dos monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como
Resultados relatórios de procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas,
além dos critérios pelos quais será medido o desempenho;
- Preparação de planos de contingência ;
16 - Elaboração de planos individuais para diferentes aspetos do evento,
por exemplo, saúde e segurança.
As Cinco etapas do planeamento de
projectos de eventos
Atividades diferentes do
Concetualização planeamentos detalhado e geral

Planeamento Geral
-É necessário outro plano para esta fase, para monitorizar
se está tudo a correr de acordo com o plano e para voltar
Planeamento
a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal;
Detalhado
- Este plano fornece descrições das funções a serem
desempenhadas enquanto o evento decorre;
Gestão do Evento
- Mostra quem fará o quê, quando e como, durante o
evento.
Avaliação dos
Resultados

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18 Horário para a Gestão de Actividades durante o Evento
As Cinco etapas do planeamento de projetos
de eventos
Avaliação de resultados para
Concetualização verificar cumprimento de
objetivos.

Planeamento Geral - Quando o evento termina, os resultados devem ser

avaliados para verificar se se atingiu os objetivos (do evento

Planeamento e da organização);
Detalhado - Fornece o feedback e ensinamentos que serão úteis na
gestão de projetos futuros, bem como para reportar
Gestão do Evento sucessos ou razões para insucessos aos agentes
interessados.
Avaliação dos
Resultados

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 Estrutura Organizacional Complexa

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 Tarefas chave e seus prazos

21
22 Horário para a Gestão de Actividades durante o Evento