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ENGENHARIA INDUTRIAL MECÂNICA E ENGENHARIA INDUSTRIAL ELÉTRICA

CAMPUS MONTE CASTELO

ADMINISTRAÇÃO – PROF. TEREZA CRISTINA

TEORIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DO PLANEJAMENTO

São Luís,

2011
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Maranhão

IFMA Campus Monte Castelo

Profª. Tereza Cristina – Engenharia Industrial Mecânica

Componentes: Cássio Marcos (EM1011006-21), Carlos Henrique (EE1010003-21), Josely


Vasconcelos (EM1011014-21), Hugo Andrade (EE1011011-21), Pablo Henrique (EE1011015-21)
e Dalmir Matos (EM1011008-21).

O Planejamento

A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica


cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se
estruturar, reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus
custos juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade
nos seus serviços. Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e
escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, pois as empresas não trabalham na base da
improvisação. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve
ser feito e em que seqüência, sendo uma técnica para absorver a incerteza permitir mais
consistência no desempenho da empresa.

Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua
capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o
crescimento possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da
corporação. Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às
mudanças de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de
mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a
comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços.

Para entendermos o planejamento, vamos considerar algumas definições:

Objetivo é o alvo que se pretende atingir, podendo ser geral ou específico.

Exemplo de objetivo geral é aumentar a competitividade da organização; objetivo específico é


aumentar a fatia de mercado.

Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração. Exemplo de meta é atingir e manter
de maneira lucrativa e ética, fatia de mercado de 40% em doze meses.

Desta forma, Planejamento significa:

- a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas, que ao final, a escolha se dará


sobre a melhor ação;
- Diz respeito a implicações futuras de decisões presentes, pois é um processo de decisões
inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente
estabelecidos;

- Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los.

- É onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando e em que seqüência, como dito
anteriormente.

O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com
prováveis mudanças, estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio
ambiente. Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro
das organizações. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo
proposto. Improvisar é agir ao acaso. Com isto, podemos identificar dois tipos de organizações.
A primeira, com alta capacidade de planejar, praticamente não terá necessidade de
improvisar. A Segunda, com baixa capacidade de planejar, certamente terá grande
necessidade de improvisar; as empresas não podem trabalhar na base da improvisação.

As etapas do planejamento

O planejamento possui três etapas:

- O estabelecimento dos objetivos a alcançar

- Tomada de decisões a respeito das ações futuras

- Elaboração de planos

1. Estabelecimento dos objetivos

A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá-los é o começo do


planejamento. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos, que
devem ser atingidos em certo período de tempo (metas), ou ainda, são pretensões futuras
que, alcançadas deixam de ser objetivos e se tornam realidade. Os objetivos em relação ao
tempo podem ser: imediatos, acessíveis e imaginários. Explicando melhor, quanto mais os
objetivos distanciam-se no tempo, mais se tornam imaginários.

À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos
acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma
contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.

Hierarquia dos objetivos

As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a
necessidade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes
e predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam
sobre os objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos
específicos.
Desdobramentos dos objetivos

Como conseqüências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos,


que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais, diretrizes, metas,
programas, procedimentos, métodos e normas. Com base nos objetivos almejados, a
organização define a estratégia para alcançá-los. Por estratégia entende-se como o conjunto
de objetivos, finalidades, metas, diretrizes fundamentais e de planos, postulados de forma a
definir em que situação a organização se encontra, que tipo de organização ela é ou deseja ser.

Existem vários conceitos e interpretações sobre o que é ser estratégico, sendo que todos estão
associados ao conceito de escolha de rumo, um caminho, que uma vez constatado onde se
está localizado, decide-se aonde se quer chegar, relacionando-se direta ou indiretamente a
noções de planejamento.

A estratégia e os objetivos descrevem um conceito do campo de atuação da organização. Eles


especificam o volume, a área e as direções do crescimento, os principais pontos fortes e as
metas de responsabilidades.

A estratégia permite a definição das políticas, o seu desdobramento em diretrizes, e a partir


daí, em metas dos diversos departamentos, programas, procedimentos, métodos e normas.
Vejamos um a um. (Pol DIMEPP menor)

Políticas – As políticas organizacionais são regras que vão orientar o comportamento e o


procedimento interno e externo das organizações, tendo como características principais, a
flexibilidade, a abrangência, a coordenação e a ética, podendo ser dividida em políticas gerais
e políticas específicas e utilizam verbos como: manter, seguir, usar, prover, assistir, etc.
Direcionam a execução das ações e proporcionam marcos ou limitações para demarcar as
áreas nas quais a ação administrativa deverá se desenvolver.

Exemplos de políticas gerais:

O critério básico para qualquer decisão é a relação rentabilidade/custo;

A busca do consenso na tomada de decisão é prioritária.

Exemplo de políticas específicas:

Remunerar os funcionários com salários compatíveis com o mercado de trabalho e com as


funções exercidas;

Não será tolerado atraso superior a 30 minutos.

Diretrizes – São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos.
Sendo os objetivos o fim, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los.
Exemplo: Diretrizes de pessoal, diretrizes de compra, diretrizes de venda, etc.
Metas – São objetivos quantificados com prazo de duração, ou alvos que se pretende atingir a
curto prazo. Podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos
departamentais.

Exemplo: metas de produção mensal, de cobrança diária, de venda quinzenal, etc.

Programas – São atividades necessárias para atingir cada uma das metas, sendo os mesmos
específicos.

Exemplo: programas de produção, programas de venda; programas sociais, etc.

Procedimentos – É a maneira pela qual os programas são executados. Também chamados de


rotina, prescrevem a seqüência cronológica de tarefas específicas. Exemplo: procedimentos
para admissão de pessoal, procedimentos para desligamento de pessoal, etc.

Método – O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Sua amplitude é mais restrita
e limitada que o procedimento. Exemplo: método de como descrever uma atividade, método
de preenchimento de relatório gerencial.

Obs: Tanto o procedimento quanto o método podem utilizar-se de fluxogramas que


representam o fluxo ou a seqüência de operações.

Normas – São regras ou regulamentos que cercam e asseguram os procedimentos,


estabelecendo os limites do empregado, esclarecendo o que deve e o que não deve ser feito.

Exemplo: define locais de fumar, se permitido ou não fumar, horário de trabalho, horário de
almoço, etc.

Princípios para o estabelecimento dos objetivos

São três os princípios para o estabelecimento dos objetivos:

a). Principio da Comunicação total – Os objetivos devem ser comunicados à toda empresa, e
todos os níveis hierárquicos devem conhecer e compreender os objetivos da organização e a
sua participação relativa quanto ao alcance deles. Mesmo que determinada área não faça
parte daquela ação ou daquele objetivo, deverá a mesma ter pleno conhecimento dos
objetivos estabelecidos.

b). Princípio da coerência vertical – O objetivo de um nível deve ser aquele que torne mais
provável, mais fácil e econômico a realização do objetivo organizacional imediatamente
superior.

c). Principio da coerência horizontal – deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos
órgãos situados no mesmo nível organizacional, para evitar conflitos ou incompatibilidades.

Ex: Vendas x Produção

2. Tomada de Decisão
O planejamento é um processo que, a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados,
determina a priori, o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira.
Feito o diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados, o
planejamento é o caminho entre ambos, entre a situação presente e a situação objetivada. Há
várias maneiras diferentes para se fazer esse caminho; é preciso compará-las e escolher a mais
adequada. E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão. Decidir é
selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma determinada
questão.

Embora todo planejamento seja um processo de tomada de decisão, toda decisão não é
necessariamente um planejamento.

Características da Tomada de decisão

a). Tomada de decisão antecipatória – refere-se à decisão sobre o que fazer, e como, antes de
a ação requerida ser executada. O Planejamento envolve um processo formal, enquanto a
tomada de decisão pode ser informal.

b). Interconexão das decisões – O Planejamento busca conjugar as decisões nos diversos níveis
e áreas da organização, bem como, com outras decisões antecedentes e subseqüentes.

c). Criação de um estado futuro desejável – O planejamento busca alcançar uma situação
futura almejada pela organização. Pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais
como a objetivos departamentais ou setoriais.

Métodos utilizados no processo decisório

Podemos descrever ao menos quatro métodos utilizados;

a). Experiência passada: É o método mais utilizado e comum para a tomada de decisões. A
experiência passada não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu
ambiente, pois o que foi apropriado no passado pode ser inapropriado numa situação futura.
Se a situação presente apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a
perspectiva histórica não pode ser ignorada.

b). Experimentação: É um método alternativo para a tomada de decisão. Por exemplo, temos
num teste de mercado, a experiência piloto, para decidir sobre o lançamento de um produto
novo.

c) Pesquisa operacional: Utiliza vários modelos analíticos ou matemáticos para verificar as


relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações, matrizes e modelos
matemáticos. Uma marcante contribuição desta abordagem foi a conscientização sobre a
necessidade de colocação explícita de objetivos, recursos, restrições e riscos.

d). Árvores de decisões: É uma extensão da matriz decisorial, tendo por finalidade projetar os
possíveis efeitos de uma decisão através de um período de tempo.
Qualquer que seja o método utilizado, o importante é a predição das conseqüências possíveis
das decisões a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas conseqüências para que a
melhor alternativa possa ser escolhida.

3. Elaboração de planos

Abrangência do planejamento:

Além da hierarquia dos objetivos, existe a hierarquia do planejamento. Os níveis do


planejamento podem ser; estratégico, tático e operacional.

O planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo e abrangente da organização,


situando-se no topo da hierarquia empresarial, tendo como características:

a. É definido no nível institucional e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão
subordinados.

b. É projetado em longo prazo com efeitos e conseqüências estendidos por vários anos.

c. Envolve a empresa como um todo, abrangendo seus recursos e áreas de atividade, e


preocupa-se em atingir os objetivos no nível organizacional;

O planejamento tático: É o planejamento feito no nível departamental, tendo como


características:

a. É definido no nível intermediário para cada departamento da empresa.

b. É projetado em médio prazo ou para o exercício atual.

c. Envolve cada departamento, seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os


objetivos departamentais.

O planejamento operacional: É o planejamento feito no nível operacional tendo como


características:

a. É definido para cada atividade ou tarefa, sempre no nível operacional;

b. É projetado sempre no curto prazo ou imediato.

c. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupando-se com o alcance de metas


específicas.

Prazos:

Longo prazo: Contexto quase ou totalmente incerto;

Médio prazo: Contexto de determinismo aleatório. Pode ser definido com certa validade, por
métodos estatísticos de previsão por extrapolação de tendência.
Curto prazo: Contexto de determinismo puro. Pode ser definido com bastante segurança.

Tipos de planos

O planejamento produz um resultado imediato: O Plano, que é o evento intermediário entre o


processo de planejamento e o processo de sua implementação. Todos os planos têm um
propósito comum: a previsão, a programação e a coordenação de uma seqüência lógica de
eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os
comandam. Como um plano descreve um curso de ação, ele precisa proporcionar respostas às
questões: o quê, quando, como, onde e por quem.

Técnicas relacionadas com o planejamento

As técnicas utilizadas para o planejamento servem igualmente para o controle, sendo as


principais: Cronograma, gráfico de Gantt e Pert.

Cronograma: É um gráfico de planejamento e controle. Demonstra o início e o término de cada


evento de um processo operacional dentro dos períodos de tempo considerados, permitindo a
sincronização dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, por meio de
simples traços cheios (o que foi planejado) ou pontilhados (o que foi realizado).

Gráfico de Gantt: Igualmente simples, também relaciona a atividade ao tempo de uma


maneira muito semelhante à que vimos na descrição do cronograma. A técnica para sua
elaboração consiste em segmentar cada atividade em seus componentes críticos e listá-los e
apresentá-los graficamente em função do tempo. Pode-se acompanhar a execução do
processo na prática e compará-lo com a previsão anterior. O tempo é indicado por colunas
atravessadas no gráfico, com tarefas individuais representadas por flechas terminando em
pontos. O tamanho e posições das flechas mostram a data de início e a duração das tarefas.
Você também pode usar linhas sólidas ao invés de flechas terminando em pontos.
Método Pert: (PROGRAM EVALUATIONREVIEW TECHNIQUE) É uma técnica de revisão e
avaliação de programas. O método é baseado em cinco elementos principais: rede, alocação
de recursos, considerações de tempo e de custo, rede de caminhos e caminho crítico. A rede é
um diagrama que mostra as relações entre as atividades e os eventos durante todo o período
de realização de uma tarefa. Tem três componentes: eventos (círculos), atividades (setas) e
relações (seqüências). Os eventos são pontos que indicam o início ou o fim de uma tarefa; as
atividades representam a energia cognitiva ou física empenhada para a realização do evento e
são representadas por flechas; o tempo necessário para sua realização é indicado pelo número
colocado ao lado; as relações são indicadas pela seqüência de eventos e atividades na rede.
Para este método são utilizadas três estimativas de tempo para realização de uma atividade:
otimista, mais provável e pessimista. Estimado o tempo, passa-se a calcular o caminho crítico -
análise do tempo de cada etapa para determinar o tempo mínimo possível para completar o
projeto. O caminho crítico é a seqüência mais comprida de atividades dependentes que levam
à finalização do plano. (o mais longo) – deve ser o mais controlado. A figura abaixo exemplifica
uma rede de PERT.

Obs.: Sugerimos a utilização do cronograma ou do gráfico de Gantt. O PERT foi citado apenas a
título de apresentação. Sua metodologia é bastante complexa e não se mostra tão adequado
como os outros. Porém, independentemente da maneira escolhida para ilustrar a ordenação
das atividades no tempo, é fundamental que se avalie com bastante seriedade o tempo
necessário e ideal para desenvolver cada operação e que toda a equipe se conscientize da
importância do cumprimento dos prazos, o que, em última instância, implica a efetividade das
operações programadas e reflete o compromisso com a empresa.

Princípios de administração aplicados ao planejamento

Dois princípios se sobressaem dentre os inúmeros princípios de planejamento apontados pelos


diversos estudiosos. São eles:

a) Princípio da definição do objetivo: O planejamento começa logo após a fixação do objetivo


que se pretende alcançar e é estruturado em função desse objetivo. Como a finalidade da
organização é fazer a empresa atingir de forma mais eficiente e econômica os seus objetivos,
torna-se primordial então, a necessidade de estabelecer de forma clara, os objetivos que se
pretende alcançar.

b) Princípio de flexibilidade do planejamento: O planejamento é permanente e aplicável tanto


para atividades que ainda não estejam em funcionamento quanto para as que já estejam em
funcionamento. Deve ser flexível, uma vez que sua execução, poderá mostrar certas falhas
imprevistas que poderão ser corrigidas no decorrer do seu desenvolvimento. As datas, os
programas, a articulação das unidades envolvidas e a distribuição das tarefas deverão ser tão
elásticas e flexíveis quanto permita o caso em questão.

Características do planejamento

· O planejamento é um processo permanente e contínuo. Para alguns autores, o planejamento


é muito mais uma questão de mentalidade voltada para o futuro do que um elenco de planos
e programas de ação.

· O planejamento é sempre voltado para o futuro. O planejamento é uma relação entre coisas
a fazer e o tempo disponível para tanto; Como o passado se foi e o presente está andando, é
com o futuro que o planejamento se preocupa.

· O planejamento visa à racionalidade da tomada de decisão. Ao estabelecer esquemas para o


futuro, o planejamento funciona como um meio de orientar o processo decisório, dando- lhe
maior racionalidade e subtraindo a incerteza inerente a qualquer tomada de decisão; Se por
um lado, o planejamento limita as alternativas e retira razoável parcela para decidir, por outro,
imprime maior dose de segurança e de consistência nas escolhas feitas.

· O planejamento visa selecionar entre várias alternativas um curso de ação. O curso de ação
selecionado pode ter duração variável, mas sempre sua escolha deve ser baseada tanto em
função das conseqüências futuras como em função das possibilidades de sua execução e
realização.

· O planejamento é sistêmico. O planejamento deve considerar tanto o sistema como os


subsistemas que o compõe; Deve considerar a totalidade da empresa, do órgão ou da unidade
para o qual foi feito, sem omitir os relacionamentos internos e externos.
· O planejamento é interativo. Ele envolve passos ou fases que se sucedem. É um processo que
faz parte de um processo maior que é o processo administrativo. O planejamento deve ser
interativo e flexível, pois pressupõe avanços e recuos, alterações e modificações em função
dos eventos novos e inesperados que ocorrem tanto no ambiente interno como no ambiente
externo da empresa ou da unidade.

· O planejamento é uma técnica de alocação de recursos. Visa definir de forma antecipada e


estudada a alocação de to dos os recursos disponíveis da empresa ou da unidade.

· O planejamento é uma técnica cíclica. À medida que o planejamento é executado torna-se


realidade e possibilita a avaliação e mensuração para novos planejamentos com informações e
perspectivas mais seguras e corretas. O planejamento reduz a incerteza e aumenta a
informação.

· O planejamento é uma função administrativa que interage com as demais. O planejamento


está intimamente relacionado com as demais funções administrativas, como organização,
direção e controle, influenciando e sendo influenciado por todas elas, a todo momento e em
todos os níveis da organização.

· O planejamento é uma técnica de coordenação e integração. O planejamento permite a


coordenação, sincronização e integração de várias atividades para a consecução dos objetivos
definidos.

· O planejamento é uma técnica de mudança e inovação. O planejamento é uma das melhores


maneiras de se introduzir mudanças e inovação em uma empresa, sob uma forma
previamente definida e devidamente programada para o futuro.
Referências Bibliográficas

ANSOFF, H. Igor. Estratégia empresarial. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1977.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. SP Makron Books, 1997

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de.Estratégia empresarial - uma abordagem


empreendedora. São Paulo: Atlas, 1991.