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eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravação ou quaisquer outros.
Gestão é palavra do momento. No mundo dos negócios é comum
Diretor Editorial Revisão ouvir sobre gestão do conhecimento, de pessoas, de recursos etc.
Luis Matos Fernanda Batista dos Santos Sabemos que o papel de gerir compete ao líder, chefe, gestor, ad-
ministrador, entre outras tantas denominações dadas a este profissio-
Assistência Editorial Projeto Gráfico e Capa
Monalisa Neves Daniele Oliveira nal. Para que ele obtenha resultados satisfatórios, necessita - além de
características peculiares à sua função, como organização, liderança,
Preparação de Originais Arte carisma - possuir acesso rápido a todas as informações dos projetos e
Jeferson Ferreira Luciane S. Haguihara atividades que estão ou serão executados em seu departamento.
Esse acesso é feito por meio de recursos computacionais ofereci-
dos por softwares para controle e gestão de negócios e projetos. Em

PROJECT
■^ ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS COM
especial, destaca-se o Microsoft Project que possibilita a automatiza-
ção do controle de diversas tarefas. A partir do momento em que você
especifica suas necessidades, o software passa a controlar prazos,
TORNE-SE UM ESPECIALISTA EM GESTÃO DE PROJETOS E EQUIPES! disparando avisos cada vez que uma atividade não é cumprida. Isso
ajuda em muito a reduzir os atrasos na entrega de projetos, pois é pos-
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) sível saber em tempo real se tudo está correndo perfeitamente ou se é
(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) necessário realocar recursos e pessoas para cumprir o prazo necessá-
rio. Com essas informações, também é possível confeccionar gráficos
Carmona, Tadeu.
Administração de Empresas com Project / Tadeu
de desempenho para identificar possíveis "gargalos'' em equipes e
Carmona. São Paulo: Liigerari Books, 20CÕ. processos.
Neste livro você terá uma visão geral do Microsoft Project e apren-
derá passo a passo a explorar os recursos desta ferramenta para con-
1. Gestão de pessoas 2. Plane ameiito FÍUQÍÍCÚÍÍU
^ (} r Ct3 n .l v ân 4O ^ G S ** e P. O^^IT, gf!^n dfí í n íi-pmj J J_ Tn+"1j'O.
seguir eficiência máxima na gestão, seja ela de pessoal, recursos, co-
nhecimentos, ou qualquer outra coisa que inventem...

índice para catalogo sistemático: i.


Adminisrraoão de Empresas oom prnjeor
Boa leitura!
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ín d ic e Escala de tempo de um projeto..........................................................

Capítulo 1 Capítulo 8;
Método de um projeto....................................................................... Restrições e atrasos........................................................................45
Iniciando um projeto ................................................................10 Restrições inflexíveis...............................................................45
Restrições flexíveis..................................................................46
Atrasos......................................................................................48
Atrasos e trabalho total ............................................................49
Iniciando uma folha de projetos........................................................
Construindo uma folha de projetos...........................................12
A barra Project Guide ...............................................................13 Capítulo 9
Relações de trabalho.................................................................15 Etapas ............................................................................................51
Etapas com duração.................................................................52
Grupos e listagens de etapas ...................................................52
Capítulo 3
Modos de exibição.............................................................................
Modos de exibição de tarefa ....................................................19 Capítulo 10
Modos de exibição de recurso .................................................22 Definição de recursos....................................................................55
Ordenação de recursos.............................................................56
Compartilhamento de recursos ................................................57
Capítulo 4
Configuração.....................................................................................
Exibir........................................................................................24 Capítulo 11
Geral .............................,..........................................................25 Custo fixo de tarefas e recursos.....................................................59
Construção de uma Planilha de ...............................................25 Custo de tarefas .......................................................................59
Recursos com valores definidos ..............................................25
Custo fixo de materiais.............................................................60
Um custo fixo, para todo o projeto ..........................................61
Capítulo 5
Formatação.......................................................................,...............
Formatação diferenciada de texto............................................28 Capítulo 12
Formatando listas de tarefas ....................................................29 Tarefa de resumo de projetos......,.................................................62
Formatação de barras e gráficos ...............................................31 Plano de linha de base .............................................................63
Criando vínculos .....................................................................34 Comparação com custos de linha de base ...............................64

Capítulo 6 Capítulo 13
Tarefas............................................................................................... Resolvendo conflitos de recursos..................................................68
Alocação rápida de recursos ............,.......................................41 Delimitação de uso ................................................................., 69
Capítulo .14
Gráficos.........................................................................................71
Escalas de tempo de gráficos................................................... 73 Capítulo 22
Visualização e portabilidade do Microsoft Project .....................106
Capítulo 15 Organização e tecnologia.......................................................106
Replanejando atividades
(pico, disponibilidade, custo e trabalho)........................................76 Capítulo 23
Conhecendo os indicadores ...................................,.................76 Alterações rápidas dos dados de um projeto ...............................111
Picos e disponibilização de recursos ..........,...........................77 Alterando formatos de campos de data ..................................111
Delimitações ............................................................................80 Copia de informações de um campo para vários campos ......112

Capítulo 16 Capítulo 24
Projetando aumento salarial ..........................................................81 Cálculos simples de custos de horas extras ................................115
Orçamento estourado ..............................................................82 Redistribuição de recursos .....................................................116

capitulo 17 Capítulo 25
Acompanhamento do projeto .84 Outlook e Microsoft Project........................................................119
Controle de arquivos e tarefas.................................................120
Capítulo 18 Administrando recursos humanos de um
Sinalizando riscos com o Project Server.......................................87 projeto com o Outlook............................................................122
Análise inicial de riscos ...............................................,..........88
Identificando um risco.............................................................89 Capítulo 26
Questões ..................................................................................90 Atalhos úteis.................................................................................123
Comandos do teclado para acessar caixas de diálogo..,..........124
Capítulo 19 Comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos......124
Comandos do teclado para acessar menus..............................125
Agrupando férias e folgas ............................................,................92
Comandos do teclado para acessar caixas de texto.................125
Criação de férias e folgas coletivos e individuais....................92
Comandos do teclado para criar
Interrompendo um trabalho para uma folga ............................94
uma estrutura de tópicos em um projeto.................................125
Comandos do teclado para selecionar e
Capítulo 20 editar caixas de diálogo...........................................................126
Curva S de custos..........................................................................96 Comandos do teclado para editar
dados em um modo de exibição..............................................126
Selecionar dados em um modo de exibição............................127
Capítulo 21 Comandos do teclado para selecionar
Filtros e relatórios .......................................................................100 e editar a barra de entrada.......................................................128
Aplicação simples de filtro..................................................... 100 Mover-se no painel lateral.......................................................128
Relatórios................................................................................101
Método de um projeto como esse é importante, pois o Project nos ajuda a administrar, e até
mesmo a descobrir erros e inconsistências no nosso planejamento,
Atualmente na versão 2003, o Microsoft Project é, como o próprio porém, o responsável pelo projeto é você. O programa nos ajuda a
nome indica, um software para gerenciamento de sistemas com base aplicar um método e a permanecer dentro dos parâmetros estabeleci-
na criação de tabelas, gráficos e bancos de gerenciamento a partir de dos para um dado projeto, porém, o fundo prático do gerenciamento
ferramentas gráficas, no lugar de longas sequências de números divi- é responsabilidade humana.
didos por colunas ou com listagens de nomes impressas com fita em Sem a elaboração de um método de trabalho, o planejamento diá-
uma impressora matricial. Falamos, assim, do meio, ou mídia, com o rio, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficará várias
qual o programa alcança seus objetivos. vezes atrasado, já que não existem diretrizes para execução do proje-
O objetivo de um software de gerenciamento de projetos é organi- to, e nem para sua atualização.
zar todos os dados relacionados a um determinado tipo de atividade, Um bom exemplo de projeto é o raciocínio que nos leva a fazer o
como, por exemplo, o funcionamento de uma empresa com diversos backup dos dados que estão no nosso disco rígido: existe um fim a ser
departamentos, uma fase de transição que ocorra em um único depar- alcançado, salvaguardar seu trabalho e poder recuperá-lo em caso de
tamento ou a apresentação de um determinado produto. problemas. Esse fim, por sua vez, está atrelado a outros objetivos: guar-
Em vez de uma coleção de planilhas, uma para cada assunto (como dar todos os dados necessários, de maneira rápida, ou de preferência
ocorre sempre que um projeto é gerenciado com o Microsoft Excel), automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados.
ou, ainda, ao contrário do que ocorre quando são utilizados os bancos Para atingirmos esses objetivos é necessário estabelecer diretri-
de dados MDB do Microsoft Access (quando temos uma coleção cen- zes (os backups serão feitos todos os dias? Em CD-ROM? Têm de ser
tralizada de dados que não possui uma maneira coerente de apresen- duplicados na mesma hora? Uma cópia fica trancada na última gaveta
tá-los, ou de extrair informações pertinentes), os projetos gerenciados da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferra-
pelo Microsoft Project permitem não só o gerenciamento da informa- mentas que será utilizado para a elaboração de todo o projeto.
ção, mas também a consulta, a manipulação e a representação gráfica Por fim, a utilização dessas ferramentas passa pelo levantamento
e numérica por meio de padrões de uso corrente do mercado. das funções de cada uma delas, bem como pela distribuição de cada
O Microsoft Project não acompanha a versão "oficial" do Microsoft ferramenta ao seu responsável. Portanto, ao elaborar um método de
Office, normalmente utilizada em trabalhos de escritórios. O CD de ins- trabalho, é importante estabelecer uma forma de distribuição do tra-
talação do programa é adquirido em separado e, se você tem Windows balho e dos meios utilizados em sua distribuição. Vejamos:
XP, deve possuir as correções do Service Pack 1 instaladas em sua es-
tação de trabalho. No caso do Windows 2000, instale as atualizações • o número de profissionais disponível;
do Service Pack 4 no sistema. Não é possível utilizar o Microsoft Project • o tempo total disponível;
2003 em estações de trabalho rodando Windows Me e 98, apesar das • o tempo individual (por profissional) disponível;
versões anteriores serem perfeitamente compatíveis. • o tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponível;
• o valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por eta
Iniciando um projeto : pa e por projeto.

O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de proje- Delineado o método do projeto, podemos aplicá-lo a sua constru-
tos, não um software de criação de projetos, assim como o Microsoft ção; área em que o Project tem um papel prjmordial. Não se prenda a
Word é um editor de textos, e não um software de criação de tex- preciosismos técnicos nem a malabarismos matemáticos, ou de com-
tos. Aqui, entendemos criação como o ato de fazer objetos surgirem posição de pessoal. Veremos, mais adiante, que o Project é capaz de
prontos, acabados e completos; como se fosse possível um livro "nas- consertar várias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidação
cer" já pronto para ser publicado. Apesar de parecer infantil, um aviso de valores cronológicos e monetários.
Para fazê-lo, dique na caixa logo abaixo de Insira a data estimada
iniciando uma folha de projetos

Discutiremos a passagem das diretrizes do projeto para o computa-


dor supondo que você já possua o software instalado. O ideal é instalar
tpdos os componentes; basta clicar em Instalação. Essa modalidade
ocupa cerca de 250 MB do disco rígido. Para iniciar o Microsoft Project,
dique em Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Project (no nosso caso, a versão 2003).
Inicialmente, a tela do programa é dividida em duas partes:

• A tela do assistente (Tarefas), que auxilia na criação de uma folha


de projetos em menos de cinco minutos (1);
• A folha de projetos propriamente dita (2).

Construindo uma folha de projetos


1. Vamos dar início a uma folha de projetos com os recursos do
assistente (Tarefas), localizado à esquerda da tela. O primeiro passo
para a criação do projeto é estabelecer uma data para o seu término.
para o início do projeto e marque a data em que o projeto terá início.
Ao clicar na seta que indica para baixo, ao lado da caixa, abre-se um
menu suspenso, com o qual escolhemos a data desejada por meio de
um calendário parecido com o do Microsoft Outlook (Figura 2.2):

2. Logo após, dique em Salvar e ir para Etapa 2. Aqui, é preciso


definir se o projeto será colaborativo, ou seja, se outras pessoas terão
acesso ao projeto via Internet ou rede interna. Clique em Não, pois,
para criar um projeto com colaboração on-line, são necessários o
Microsoft Project Server (para redes internas) e o Project Web Access
(para projetos visualizáveis via Internet). Clique em Salvar e ir para
Etapa 3.

3. Clique em Salvar e Concluir para terminar a criação de sua


planilha.

A barra Project Cuide:


Criada a planilha, podemos controlar a criação e a formatação
do projeto com os botões da barra de ferramentas Guia do Projeto
(Figu-
ra 2.3). Se a barra não estiver visível, habilite-a com um dique sobre R e la ç õ e s d e tra b a lh o
a barra Padrão com, o botão direito do mouse, clicando, em seguida,
sobre Guia do Projeto. Como iniciamos nosso trabalho definindo em que momento o pro-
jeto começaria, determinaremos, agora, quantas e quais horas do dia,
ou da semana, serão utilizados para a execução do projeto. Com a de-
finição das horas de trabalho é mais fácil realizar a divisão de tarefas,
de pessoal e de recursos.

1. Para dar início à configuração dos horários de trabalho, dique


em Tarefas e, em seguida, em Definir períodos úteis gerais. Aparece-
rá a tela Visualizar Período de Trabalho (Figura 2.4), em que é possível
observar uma tabela de horas semelhante à utilizada pelo Outlook em
seu Calendário, ou pelos portáteis PocketPC, em Calendar Do lado
esqqerdo da tela, estará ativo o assistente Definir as horas úteis ge-
rais do projeto.

O mesmo resultado pode ser obtido por meio do menu Exibir >
Barras de Ferramentas > Guia do Projeto.
Após a seleção da barra, dique em um dos botões disponíveis:

• Tarefas é o botão que controla todas as opções relacionadas


com criação, agendamento e administração de tarefas. Com ele, dare
mos corpo ao projeto;
• Recursos é o botão com o qual controlamos as opções relaciona 2. Em primeiro lugar, o assistente solicita a escolha do padrão de
das à disposição de recursos (pessoal, horas de trabalho, equipamen horas que será utilizado para trabalhar. Estão acessíveis, por meio de
tos) para a execução de um projeto ou de uma determinada tarefa; um menu suspenso, as opções Standard, a "jornada americana", ou
• 0 botão Controlar acessa todas as funções ligadas ao decorrer do seja, oito horas de trabalho, de segunda a sexta-feira, divididas dia-
projeto. As opções desse botão são responsáveis pelo acompanhamen riamente por um período de uma hora dedicado ao almoço, 24 Ho-
to do projeto, inserção de mudanças em seu decorrer e análise de ris ras, em que não são considerados períodos de descanso, ou os finais
cos tanto do ponto de vista integral corpo em uma determinada etapa; de semana, o que quer dizer que não haverá interrupção do trabalho,
• Relatório, o último botão dessa barra de tarefas, é o responsável mesmo que as equipes sejam trocadas e, por último, a opção Turno da
por todas as funções relacionadas à criação e formatação de relatórios Noite, que serve para definir um período de trabalho para horas notur-
(parciais ou finais) intrínsecos ao projeto. Também possui comandos nas. Essa última opção é baseada no modelo americano, que reconhece
que criam filtros de observação de tarefas críticas para o projeto. as horas noturnas como as que têm início às 23 h e terminam às 8 h da
manhã, com intervalo de uma hora para descanso. Vale lembrar que, 6. Podemos, por exemplo, fazer com que aos sábados as horas tra
no Brasil, as horas noturnas sâo computadas no período entre 22 h e balhadas transcorram entre as 9 h e as 13 h, sem período de almoço.
5 h da manhã. No nosso caso, utilizaremos o modelo Standard. Sele- Para isso, selecione Sábado na seção Horas para. Em seguida, seleçio-
cione-a e dique em Salvar e ir para Etapa 2. ne 09:00 na coluna De: e 13:00 na coluna Até:. Depois, mova a segun
da linha da coluna De: para cima até chegarmos na opção Branco, re
3. A segunda etapa do assistente é chamada de Definir a semana petindo o processo, logo após, com a linha Até:. Dessa forma, já temos
de trabalho. Com ela, customizamos os dias da semana que serão um período único, mas reduzido, de horas trabalhadas aos sábados.
utilizados para trabalhar. Por padrão, os dias selecionados como dias
úteis são os da semana americana, mas, se for necessário, dê um di 7. Se, ao contrário, você quer que todos os dias possuam o mesmo
que na caixa de verificação dos finais de semana para habilitá-los. regime de horas trabalhadas, dique em Aplicar a Todos os Dias para
que as configurações sejam padronizadas.
4. Se você quiser utilizar o regime de hora predefinido em Visua
lizar período de trabalho para todos os dias da semana, incluindo os 8. A terceira etapa chama-se Definir Feriados e Dias de Folga. Aqui,
sábados ou domingos, dique em Salvar e ir para Etapa 3. Se quiser é possível definir dias, fora os definidos no passo anterior, em que não
personalizar a faixa de horas trabalhadas, dique em Quero ajustar as haverá trabalho. Essa opção é utilizada para a inserção de feriados
horas úteis mostradas para um ou mais dias da semana. ou de dias de descanso coletivos; o que, infelizmente, não é feito de
forma automática, como no Outlook. Para tanto, dique no link Alterar
5. Ao clicarmos nessa opção, surge, logo abaixo dela, uma área Período Útil (o link não foi traduzido de forma correta pela equipe res
para customização das horas (Figura 2.5). Com ela, podemos fixar um ponsável) e, ao surgir a tela homónima, selecione o dia do mês em que
horário diferenciado para um determinado dia: dique na seção Horas será feriado ou descanso coletivo.
para e escolha o dia no menu suspenso. Em S3guida, digite os valores
desejados nas colunas De: e Até: para definir os horários de trabalho 9. Em seguida, apague a indicação de horas das colunas De: e Até:
e os intervalos de descanso. e dique em OK. Podemos fazer a mesma coisa selecionando o dia e
clicando em Período não útil. Os feriados e os dias em que não há
trabalho são indicados com a data sublinhada, em um plano de fundo
cinzento (Figura 2.6).

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Figura 2.6.
10. Agora, vamos à opção Definir unidades de tempo. Com ela, Modos de exibição
podemos definir a quantidade de horas trabalhadas que será levada
em conta no projeto, seja diariamente (Horas por dia), semanalmente Criada a folha de projetos inicial, podemos, enfim, preenchê-la,
(Horas por semana) ou mensalmente (Dias por mês). inserindo os dados relacionados ao projeto. No entanto, antes disso
seria conveniente definir uma estratégia de configuração para a folha
de projeto.
Em primeiro lugar, vamos escolher a forma de exibição que mais
nos convém. Configuramos, no capitulo anterior, um calendário de
horas trabalhadas, porém, não é absolutamente necessário o seu apa-
recimento na tela para que esteja armazenado, ou funcional. De acor-
do com as necessidades do operador, o calendário pode ser oculto,
enquanto uma nova forma de exibição é habilitada.
O primeiro passo é saber qual formato de visualização é capaz de
"mostrar" com mais precisão os dados de maior importância para
o projeto. Apesar de podermos substituir uma configuração com
apenas alguns apertos de botões no menu Exibir, é conveniente
fazer as configurações previamente, ganhando tempo na posterior
elaboração de relatórios e no projeto como um todo. No Microsoft
Project, os tipos de exibição disponíveis são divididos em três gran-
des grupos:

• Modos de exibição de tarefa: exibem as tarefas, ou tasks, agen-


dadas pelo operador do projeto.
Figura 2.7. • Modos de exibição de recurso: exibem os recursos agendados
para a execução da tarefa, bem como características da sua utilização.
Clique em Salvar e Concluir se você quiser salvar apenas essa fo- • Modos de exibição combinados: modos que reúnem mais de um
lha de projeto. No entanto, se for preciso criar um calendário paralelo, tipo de exibição na mesma tela.
clique em Definir calendários adicionais e, em seguida, em Definir um
novo calendário-base. Modos de exibição de tarefa
Ao criarmos um calendário alternativo, o programa solicita que seja
dado um nome ao novo calendário. O Project nâo deixa dois calendá- Nesse modo, temos como os principais tipos de exibição o Ca-
rios coexistirem no mesmo projeto sem que eles sejam identificados. lendário, o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt. Se optar pelo
Os calendários alternativos que farerr) salvos podem ser utilizados por modo de exibição Calendário, já visto no início desse guia, é possí-
meio do menu Tarefas > Definir períodos úteis gerais. Logo após, cli- vel criar, editar ou analisar as tarefas do projeto organizando-as com
que no menu suspenso Selecione um modelo de calendário no qual parâmetros cronológicos: dias ou semanas em que as tarefas estão
deseja basear as horas úteis do seu novo calendário e selecione o agendadas, dias reservados para descanso, fixação de metas para ho-
estilo de calendário salvo. ras trabalhadas.
O modo Calendário é ideal para mostrar as tarefas agendadas em
uma semana ou em uma sequência específica de semanas, indicando
o tempo estimado para a execução de cada tarefa. A ordenação de
pessoal e de recursos para uma tarefa com duração definida que não
tome muito tempo também deve ser feita preferencialmente nesse
modo de exibição.
O modo de exibição Diagrama de Rede é idêntico ao modo Diagra-
ma de Rede Descritivo. Este último pode ser acessado com o menu
Exibir > Mais modos de exibição > Diagrama de Rede Descritivo e
é útil por permitir a visualização de rótulos e de caixas de informação
mais detalhadas.
Com o projeto no formato de fluxograma, o modo Diagrama de
Rede é empregado para analisar, criar ou editar subtarefas e depen-
dências, entendendo-as como ações e recursos interdependentes ou
fundamentais em tarefas ou projetos simultâneos. Cada tarefa nos é
apresentada em uma caixa ou nó, sendo que cada um dos envolvi-
dos no esquema organizacional é conectado aos demais por meio de
uma linha.
Por outro lado, as caixas no modo de exibição Diagrama de
Rede Descritivo são maiores e podem exibir rótulos detalhando os
dados na caixa. É claro que caixas maiores ocupam mais espaço e,
portanto, menos caixas cabem em uma página impressa, pelo me-
nos em uma impressora comum; problema inexistente no caso de
folhas impressas em plotters ou em impressoras matriciais com fo-
lha contínua.
Outra diferença importante fica por conta de no Diagrama de Rede
Descritivo ser possível ter uma melhor noção de trabalhos que estão
em andamento, pois o programa exibe uma linha diagonal em tare-
fas que estão em andamento e linhas diagonais cruzadas em tare-
fas concluídas.
Utilize ambos os modos para vincular tarefas, para especificar a
seqüência dessas tarefas e para determinar datas de início e término.
Além disso, os diagramas de rede podem ser aplicados para exibir gra-
ficamente tarefas concluídas, tarefas em andamento, ou aquelas que
ainda não foram iniciadas.
Por último, o modo de exibição Gráfico de Gantt dá-nos informações
sobre o projeto por meio de duas formas de visualização: planilha, do
lado esquerdo, e gráfico, do lado direito. A área da tela ocupada pela
planilha exibe informações como datas de início e término, duração
e recursos atribuídos. O gráfico tem por função mostrar as tarefas e
suas subdivisões no formato de barras coloridas (Figura 3.1).
Figura 3.1.

O tamanho e a posição da barra que indica a escala de tempo, nor-


malmente dividida em semanas de sete dias, mostram o momento em
que cada tarefa começa e termina (Figura 3.2, item 1). Além disso, a
posição de uma barra de tarefas em relação à outra indica se as tarefas
são consecutivas ou se elas se sobrepõem. Para analisar mais tarefas
em relação à escala de tempo, dique no botão Menos zoom (Figura
3.2, item 2) ou siga o menu Exibir > Zoom. Em seguida, escolha a op-
ção de tempo que deseja visualizar na tela.
O Gráfico de Gantt é a melhor maneira de controlar projetos exten-
sos, pois fixa dependências e vínculos entre diversas tarefas. Ao vin-
cular tarefas, podemos observar como alterar a duração de uma tarefa
que afeta as datas de início e término de outras tarefas, bem como a
data de término do projeto. Esse tipo de recurso dá um maior controle
do andamento do projeto, além de permitir, posteriormente, a criação
de relatórios mais detalhados.

Nota: os vínculos, nos projetos administrados por Project, cor-


respondem a dependências entre tarefas no que diz respeito a
datas e disponibilização de recursos.

Modos de exibição de recurso

Os Modos de Exibição de Tarefas têm o foco centrado na orga-


nização do que deve ser feito, e em quanto tempo pode ser feito. O
Modo de Exibição de Recursos, por sua vez, é especializado em mos-
trar como cada coisa será feita, ou seja, como cada ferramenta será
utilizada na execução de um trabalho, quem será o responsável pela
execução da tarefa e qual será o custo envolvido, tanto da ferramenta
como do profissional.
Nesse grupo, temos os modos de exibição Uso do Recurso, Plani-
lha de Recursos e Gráfico de Recursos.
Em Uso do Recurso, podemos conjugar um determinado recurso
a uma tarefa agendada ou a uma determinada quantidade de trabalho
agendada para execução de cada tarefa; seja por dia, semana, mês ou
outro dado de tempo. Além disso, é possível empregar essa modalida-
de para estabelecer os custos da utilização de uma determinada quan-
tidade de recursos para uma dada tarefa, ou mesmo para as subtare-
fas de uma tarefa mais abrangente. Veremos, mais adiante, no Capítulo
Definição de recursos, como é possível construir tabelas de recursos
consistentes e ao mesmo detalhadas em menos de meia hora.
E porfalar em consistência, lembre-se de que a disponibilidade real
de um recurso alocado, seja operacional ou humano, é tão importan-
te quanto seu custo operacional. A perda de um recurso com o qual
estávamos contando, simplesmente porque ele foi alocado, de última
hora, para um outro projeto, é um dos elementos que mais pesam ao
tratarmos de atrasos na execução de um projeto. Para evitar esse tipo
de contratempo, nada melhor do que criar uma planilha do tipo Uso
de Recurso, observando quais recursos estão superalocados, ou seja,
previstos para dois ou mais projetos, e remanejando-os.
0 modo Planilha de Recursos também pode ser utilizado para esse
fim, pois é capaz de exibir informações sobre recursos em formato
de planilha, o que permite analisar, adicionar ou editar informações
sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo
trabalhado, número de horas de trabalho e o custo planejado para a
execução de cada tarefa em que o recurso está envolvido.
O modo Gráfico de Recursos exibe graficamente informações sobre
a alocação, o trabalho ou os custos dos recursos ao longo do tempo.
Ao selecionar o Gráfico de Recursos em um modo de exibição combi-
nado, com algum modo de exibição de recurso nopainel superior e o
Gráfico de Recursos no painel inferior, é possível analisar informações
sobre a utilização de cada recurso de forma individualizada.
c o n fig u r a ç ã o
Feita a escolha do modo de exibição em que desenvolveremos
nosso projeto, vamos construir a configuração operacional do progra-
ma. Queremos que essa configuração sirva tanto para o projeto atual,
criado no início desse guia, como para as demais folhas de projeto
que montaremos no futuro. Todas as configurações relacionadas dire-
tamente com a folha de projetos e com os dados lá inseridos estão no
menu Ferramentas > Opções.

Nota: lembramos que o modo dê exibição pode ser substituído a


qualquer momento.

E x ib ir
Na aba Exibir, da caixa Opções, podemos configurar a forma
como os dados serão mostrados na tela. Para criar um modo de
exibição padrão, com o qual será mostrado o arquivo toda vez em
que o projeto for aberto, dique no menu suspenso Modo de exibição
padrão e escolha a opção desejada (Figura 4.1).
Para definir xim formato de data, dique no mesmo menu suspenso.
O formato padrão é <Dia da Semana> dia/mês/ano, como, por exem-
plo, Seg, 28/01/03 ou Seg, 28/Jan/03, porém, podemos substituí-lo, por
exemplo, pela inserção da data seguida da hora atual.
Em Opções de unidade monetária para <nome do projeto atual>,
é possível definir qual moeda será utilizada como padrão para os custos
do projeto. Se quisermos, por exemplo, alterar o padrão de Reais (R$)
para Dólar ($), devemos fazer manualmente a modificação do símbolo na
linha Símbolo. Da mesma forma, podemos excluir valores "quebrados"
de um projeto, substituindo o valor 2, da linha Casas decimais, por 0.

G eral
Na aba Geral, habilite a área Assistente de planejamento e dique
em Conselhos do 'Assistente de planejamento' para ativar dicas sobre
possíveis erros, inconsistências ou a melhor maneira de visualizar um
projeto.

1. Nesta aba, também podemos fixar valores-padrão para as horas


trabalhadas em nosso projeto. Suponha que todos os envolvidos rece
berão R$ 10,00 por hora, e, se fizerem hora extra, receberão R$ 18,00.
Pois bem, esse valor pode ser acrescentado automaticamente ao pro
jeto. Basta acessar a área Opções gerais para <nome do projeto>.

2. Em seguida, dique na caixa Adicionar novos recursos e tarefas


automaticamente para preencher a linha Taxa padrão com o valor que
pretende atribuir a horas trabalhadas.

3. Agora, acesse a linha Taxa padrão de horas extras e insira o valor


que deve ser pago por essas horas. Logo após, dique em Definir como
padrão. A partir de então, todos os novos recursos referentes a horas
trabalhadas inseridos no projeto obedecerão ao padrão definido.

C o n s tru ç ã o d e u m a P la n ilh a d e
R e c u rs o s c o m v a lo re s d e fin id o s
1. Na tela principal do Project, abra o menu Exibir e selecione o
modo de exibição Planilha de Recursos. Em seguida, preencha a pri-
meira linha da coluna Nome do Recurso, no nosso caso, Administra-
ção de estoque.
2. Na coluna Tipo, selecione a opção Trabalho no menu suspenso
que automaticamente surge na linha. Essa opção engloba todos os
gastos que envolvem o trabalho de profissionais, ou seja, horas tra
balhadas. Se quiséssemos listar matérias-primas, ferramentas, livros
ou outros tipos de recursos que não podem ser classificados como
recursos humanos, deveríamos selecionar a opção Material.

3. Mantenha a coluna Unidade máxima com seu valor-padrão,


100%. Unidade máxima diz respeito à porcentagem ou número má
ximo de unidades de um recurso disponível. O valor inscrito nessa
opção indica em que quantidade, ou proporção, o recurso está dispo
nível. O valor-padrão é 100%, mas é possível alocar um recurso abaixo
(subutilização) ou acima (superutilização) de sua capacidade total. O
Project aceita valores de subutilização de até 0% (ou, o não-emprego
do recurso) e valores de superutilização de até 60.000.000% (taxa de
proporções irreais).

4. Note que as células sob as colunas Taxa padrão e Taxa h. extra


são preenchidas automaticamente, pois já definimos um valor para
esse recurso (Figura 4.2).

5. Na coluna Custo/uso, coloque o valor do salário mensal, se a


célula corresponde a mão-de-obra, ou o valor por unidade, se corres
ponde a um tipo de material.

6. Suponha, por exemplo, que estejamos falando das pedras para


calçamento que serão usadas na reforma do andar térreo de nosso
prédio. Após escolher a opção Material, vamos à coluna Unidade do
material e escolhemos o indicador (m), para representar metros. Por
algum motivo, m, o padrão, não é aceito pelo Project. A palavra metro
também é aceita. Dessa forma, informamos ao Project que cada metro
de pedraria custa R$ 5,00.

Existem outras abas de configuração, porém, no momento, nâo se-


rão estudadas, pois o que fizemos é o suficiente para produzir folhas
de projeto e tabelas bem organizadas segundo as nossas necessida-
des. Essas configurações, no entanto, são válidas apenas para o pro-
jeto atual. Se quisermos que elas se estendam a todos os documentos
criados, devemos salvar o projeto como modelo. Saiba como fazer:

1. Clique no menu Arquivo > Salvar como. Em Salvar como tipo,


escolha a opção Modelo (*. mpt), em que mpt é a abreviação de
Microsoft Project Template, ou Modelo do Microsoft Project.

2. Dê um nome ao modelo e clique em Salvar. Surgirá uma tela


(Figura 4.3) que solicita quais elementos do arquivo devem ser re
passados para o seu modelo. Se quisermos que apenas os valores
configurados em Opções sejam salvos, selecione Taxas do recurso e
Custos fixos.

3. No entanto, se quiser que todos os valores do projeto sejam


anexados ao modelo para utilização posterior, selecione também Va-
lores reais e Valores de todas as linhas de base. Mais adiante, vere-
mos os significados dessas expressões. Por último, clique em Salvar
para terminar.
F o rm a ta ç ã o
Tarefas, páginas e elementos de um projeto podem sofrer modifica-
ções após a inserção em uma folha de dados ou em uma tabela, seja
para facilitar a organização de informações, ou, simplesmente, para fa-
cilitar a visualização de grandes volumes de dados, gráficos ou núme-
ros; fator essencial quando manipulamos ou apresentamos projetos de
grande porte. Modificações como essas são chamadas de formatação.
A formatação tem por objetivo dar um rosto a um documento, a
um tipo de informação ou mesmo a um intervalo de dados, fazendo
com que dados mais importantes se destaquem, tornando mais sim-
ples nossa análise. A maioria das opções de formatação do Microsoft
Project pode ser aplicada por meio da barra de ferramentas Formata-
ção e dos menus Formatar e Ferramentas.

Formatação diferenciada de texto IMI s 11; Ií I! 11M1:11 I!


Para distinguir uma categoria de texto (as subtarefas de uma tarefa
de grande porte, por exemplo) de outros textos presentes no projeto,
é possível alterar a formatação de todos os textos da categoria deseja-
da. Desde que não sejam os modos de exibição de formulário, pouco
importa em que modo estamos trabalhando. Esse tipo de tarefa pode
ser cumprida com a ferramenta Estilos de texto.

1. No menu Exibir, dique no modo de exibição desejado. Para apli


car um modo de exibição não listado, dique em Mais modos de exibi
ção, escolha o que for de seu gosto e, em seguida, dique em Aplicar.

2. No menu Formatar, dique em Estilos de texto. Depois, acesse


o menu suspenso Alterar item e dique no tipo de informação que de
seja alterar. Como exemplo, clicaremos na opção Títulos semanais,
presente todas as vezes em que o modo de visualização Calendário
é utilizado.

3. Logo após, personalize o elemento a seu gosto, por meio das


opções Fonte, Estilo de fonte e Tamanho. Porém, lembre-se de que o
elemento deve ser destacável, mas também deve ser de leitura fácil,
tanto na tela como em folha impressa. Portanto, evite "concepções ar
tísticas" e dê preferência a fontes de contornos bem definidos, como
Arial ou Times. O mesmo vale para as opções do menu suspenso Cor.
Verde-oliva e Azul-petróleo ficam bonitos na tela, mas dificultam a vi-
sualização e a leitura.

4. Clique em OK para que as alterações sejam realizadas. Para al-


terar a formatação de outro tipo de informação sem fechar a caixa de
diálogo, clique em um novo tipo de informação na caixa Alterar item
e selecione as opções de formatação desejadas.

Podemos atingir o mesmo efeito clicando com o botão direito do


mouse sobre uma caixa de texto, e selecionando, em seguida, a opção
Estilos de texto (Figura 5.1).

Formatando listas de tarefas


Com a opção Estilos de texto, também podemos aplicar formata-
ções diferenciadas a um determinado conjunto de tarefas. Veja como:

1. Vá ao menu Exibir e clique em Gráfico de Gantt. Nesse modo,


teremos acesso a uma tabela de listagem de tarefas, como vimos an-
teriormente (Figura 5.2).
2. Clique no menu Formatar, e, em seguida, na opção Estilos de
texto. Na caixa Alterar item, clique no tipo de informação a ser altera
da e selecione as opções de fonte, tamanho e cor que deseja dar-lhe.
No nosso caso, clicaremos na opção Tarefas da etapa, que será for
matada com fonte Arial 9, em negrito, e com a cor vermelha.

3. Clique em OK e observe o resultado na figura a seguir (Figu


ra 5.3).

Com a ferramenta Pincel, localizada na barra de ferramentas Pa-


drão, podemos aplicar em outra tarefa as configurações de uma tarefa
individual. Para utilizar esse recurso, clique no botão Pincel, selecione
a tarefa da qual deseja "clonar" a formatação e, em seguida, clique na
tarefa que quer formatar.
Formatação de barras e gráficos 11MI i í 11 IU i .1H b 11U

No modo de exibição Gráfico de Gantt, também é possível formatar


as barras que exibem graficamente a duração e a importância de uma
determinada tarefa. Diferente do que ocorre no Microsoft Excel, em que
dados e elementos gráficos que os representam são tratados de forma
separada, como se fossem somente o resultado da utilização de uma
ferramenta de desenhos, no Project, as barras gráficas podem ser re-
configuradas a partir das tarefas da Lista de tarefas, ou a partir de qual-
quer outra fonte de dados que resulte na obtenção de barras gráficas.

1. Para fazer a formatação de uma^arra no modo de exibição Grá-


fico de Gantt, acesse a coluna Nome da Tarefa, na Lista de Tarefas
(área em preto na Figura 5.4).

2. Selecione a tarefa que deseja alterar. Em seguida, vá ao menu


Formatar e clíque em Barra. Selecione, depois, a aba Forma da barra.

3. Essa tela é dividida em três seções (Início, Meio e Fim) que cor
respondem às extremidades e ao meio da barra. Para fixar que a barra
deve ser iniciada com um determinado símbolo, dique no menu sus-
penso Forma da área Início e escolha o símbolo desejado.

fl. Em Tipo, é preciso decidir se o objeto terá apenas uma moldura


(Com moldura), se ele será formado por uma única cor (Sólido) ou se
terá um tracejado (Tracejada). Em Cor, é possível escolher uma cor
para aplicar a qualquer uma das opções. As modificações podem ser
observadas na área Exemplo, que, na verdade, oferece a visualização
das modificações que estão sendo feitas no objeto.

5. Na área Meio, da mesma tela, dique em Forma para escolher a


espessura com que a barra será representada. Em Padronagem, esco
lha a forma de preenchimento da barra: se escolher a cor preta, a barra
será preenchida com uma única cor, selecionada no menu suspenso
Cor. Se, pelo contrário, a padronagem branca for marcada, a barra
possuirá apenas o contorno da cor escolhida.

6. Se for de seu gosto, escolha um símbolo para finalizar a barra,


assim como fez em seu início (passo 3). Clique em OK para finalizar a
formatação. Se for necessário, o botão Redefinir faz com que a forma
tação volte ao seu status anterior.

Também podemos aplicar um único padrão de formatação a todas


as barras existentes em um Gráfico de Gantt. Para tanto, siga o menu
Formatar > Estilos de barra. Em seguida, no campo Nome, procure
pela barra que deseja formatar e faça as alterações desejadas. Clique
em OK para finalizar.

Também é possível utilizar essa opção para criar estilos de barra per-
sonalizados. Suponha, por exemplo, que fosse necessário criar uma nova
barra para uma tarefa que será feita por um funcionário terceirizado:

1. Ainda na Janela Estilos de barra, dique no botão Inserir linha.


Logo após, vá ao campo Nome e dê um título ao estilo de barra. Clique
no sinal de visto (Figura 5.7) para que o novo estilo seja salvo.
C r ia n d o v ín c u lo s
É perfeitamente possívei fazer o aporte de um elemento contido
em um documento de outro aplicativo do Microsoft Office para uma
folha de projetos do Project. Podemos, por exemplo, selecionar um
conjunto de tarefas controlado inicialmente em uma planilha de Excel
e, com os comandos Copiar e Colar, trazer toda a sequência de células
para o Project.
No entanto, a operação não é tão simples se o documento ante-
riormente em uso não pode ser descartado e ainda mais se ele vai
continuar a ser utilizado (costuma-se dizer que o documento continua-
rá ativo). Nesses casos, do ponto de vista operacional, a inserção de
dados de um documento externo ao Project pode ser mais um proble-
ma do que uma solução: atualizar o documento e o projeto significa
fazer duas vezes a mesma coisa, sem nenhum tipo de benefício direto,
portanto, é um retrabalho.
Como não é para perder tempo que a capacidade de transferir da-
dos entre aplicativos existe, foi criado o sistema de vínculos. Os vín-
culos permitem que um dado copiado de uma planilha do Excel ou do
banco de dados do Access sejam "espelhados" na folha de projetos
do Project, e não simplesmente colados. Assim, qualquer alteração
feita nos valores de uma planilha financeira, por exemplo, será imedia-
tamente refletida nas folhas do projeto que compartilhar seus dados.

1. Suponha que você tenha uma planilha financeira com os valores


unitários de todos os materiais necessários para a execução de uma
reforma em seu escritório, bem como os valores totais gastos para
cada material, segundo as estimativas do arquiteto (Figura 5.8).
2. Agora, imagine que devemos repassar esses valores para uma
folha de projetos, no formato de Lista de Recursos; utilizado para nos
dar acesso a todos os custos, de matéria-priraa e humanos, que te-
remos com a obra. Com relação ao nome dos materiais, basta copiar
as células do Excel em que eles estão inseridos, e, depois, apertar o
botão Colar na folha de projetos (Figura 5.9).

3. Para inserir os valores da coluna Custo Unitário, na planilha do


Excel, na coluna Custo/uso, da Lista de Recursos do Project, clique^m
Copiar e alterne para a tela do Project. Porém, como queremos que os
dados possam ser compartilhados de uma maneira dinâmica, selecio-
naremos os campos correspondentes às células copiadas do Excel.

4. Logo após, abriremos o menu Editar e escolheremos a opção


Colar Especial. Aparecerá uma tela homónima.

5. Nela, selecionamos a opção Colar vínculo (Figura 5.10) e clica-


mos em OK. Os dados já foram inseridos e vinculados aos campos.
6. Repita o mesmo processo com as demais colunas. Se existe uma
fórmula de soma total na planilha do Excel, como vemos na Figura 5.9,
é possível vincular essa soma à sua Lista de Recursos do Project, da
mesma maneira que vinculou os demais dados. A soma não será vin-
culada como fórmula do Excel (o Project não suporta essas fórmulas),
mas como texto puro.

0 valor aparece por inteiro, em Reais (ou na moeda escolhida), pois


apenas a saída formatada para a planilha do Excel (o valor monetário)
é implantada, e não a fórmula. A fórmula pode ser alterada manual-
mente no campo da Lista de Recursos, mas isso fará com que o víncu-
lo com a planilha do Excel seja quebrado. O certo, portanto, é alterar
os valores na tabela do Excel, aplicativo em que a fórmula é atualizada
automaticamente, e, dessa forma, o vínculo com o Project se encarre-
ga de atualizar as modificações.

Dica de organização
Mantenha planilhas, bancos de dados e folhas de projeto ligados a
um mesmo assunto em um só diretório central, divididos em diretó-
rios segundo o tipo de arquivos: diretório Planilhas para planilhas,
Controle de Projeto para folhas de projeto, e assim por diante.
Além disso, subdivida cada um desses diretórios por assunto. Por-
tanto, as planilhas de Excel ligadas às finanças do projeto ficarão
no subdiretório Finanças. O mesmo procedimento deve ser aplica-
do ao Project e ao Access. Esse tipo de raciocínio parece complicar
as coisas? Se olhar com mais atenção, verá que não é bem assim:
espere até ter de administrar mais de uma dezena de documentos
ou bases de dados para ver como a organização pode facilitar seu
trabalho e, literalmente, contribuir para o seu sono.
T a re fa s
À primeira vista, pode parecer que basta digitar nomes de tarefas
em uma lista ou formulário para que tenhamos uma folha de proje-
to pronta. Porém, isso não é verdade. Atribuição e administração de
tarefas possui fatores mais complexos do que simplesmente listar o
conjunto de atividades, indicando, ao lado, quem será o responsável
por cada uma delas. Se assim fosse, folhas de projeto não teriam razão
de existir (o Wordpad cumpriria perfeitamente a tarefa), e muito me-
nos os administradores de projeto, pois tudo se resumiria à simples
atividade de riscar o que já foi feito, e de inserir novas tarefas que
porventura apareçam.
0 Project possui o modo Formulário de Tarefas para controle de-
talhado de tarefas ou recursos individuais. A partir da criação de uma
lista de tarefas com o formulário, é possível criar uma tabela no modo
Gannt Chart, acompanhando graficamente o desenrolar das tarefas.
Dessa forma, projetando o controle das tarefas, temos acesso a várias
possibilidades de hierarquização, o que permite um melhor controle
das etapas que temos de percorrer para terminar um projeto.

Nota: o Formulário de Tarefas é habilitado por meio do menu


Exibir > Mais Modos de Exibição > Formulário de Tarefas.

1. Selecionada a opção Formulário de Tarefas, dique em Aplicar.

2. No Formulário de Tarefas (Figura 6.1), dique em Nome e digite o


nome pelo qual a tarefa será conhecida. No nosso caso, escolhemos
Levantamento de material.
3. Em Duração, digite o total do período de trabalho necessário para
concluir a tarefa. Esse período geralmente confere com o tempo gasto
do início até o término da tarefa. Devemos tomar cuidado com as espe-
cificações dos horários de trabalho: as horas consideradas como aptas
ao trabalho são as mesmas definidas no modo Calendário. Assim, se foi
decidido que sua equipe trabalhará todos os dias das 10 às 16 h apenas,
é esse o tempo que será computado no decorrer do projeto.

H. Para indicar que a tarefa terá uma duração de apenas alguns mi-
nutos, digite o valor do tempo que deseja dedicar à tarefa (por exem-
plo, 20) e, logo ao lado, coloque a letra m. Se você quer que a tarefa
dure algumas horas, digite a letra h ao lado do valor. Note na Figura
6.2 que, ao inserir em Duração um período de 20 horas, temos, apa-
rentemente, mais horas do que as que gostaríamos de reservar para
o trabalho.

5. Isso ocorre porque as horas levadas em conta são as horas tra


balhadas do projeto, e não o tempo que corresponde às ordens crono
lógicas. Se quer que o tempo computado faça referência às horas cro
nológicas, e não às horas de trabalho, crie um calendário alternativo,
de 24 horasírabalhadas, e utilize-o no lugar do calendário-padrão.

6. Para fazê-lo, abra o menu Ferramentas > Alterar Período Útil.


Clique, em seguida, no botão Novo.
7. Aparecerá a janela Criar novo calendário base. Insira o nome
que quer dar ao calendário (no nosso caso, Nova contagem de tempo)
e dique, logo após, na opção Criar uma cópia do calendário. Selecio-
ne a opção 24 horas e dique em OK.

8. Agora, devemos selecionar os dias em que as configurações de


calendário personalizadas entram em vigor, ou tudo o que fizemos
anteriormente simplesmente não funcionará. Para tanto,dique no ca
lendário da área Data(s) selecionada(s) (Figura 6.4), ao mesmo tempo
em que mantém a tecla Ctrl pressionada. Para selecionar toda uma
sequência de dias, dique no primeiro dia do calendário especial, ao
mesmo tempo em que pressiona a tecla Shift do teclado. Depois, di
que no último dia no qual o horário especial deve figurar: todo o perí
odo será selecionado.
9. Em seguida, vá até a área Definir a(s) data(s) selecionada(s)
como e selecione a opção Período útil não padrão. No controle de
horas das colunas De: e Até: insira 00:00 na primeira coluna e 23:59
na segunda. Clique em OK para efetuar as alterações.

Se quer que a duração da tarefa permaneça fixa independentemen-


te da quantidade de recursos específicos que lhe foram atribuídos (as
chamadas atribuições), clique na caixa de verificação Controlada pelo
empenho. Se não escolher essa opção, o tempo da tarefa aumentará
ou diminuirá, de acordo com os recursos alocados.

A lo c a ç ã o rá p id a d e re c u rs o s
Por falar em alocação de recursos para executar uma tarefa, esse
tipo de atividade pode ser feita no próprio modo Formulário de Ta-
refas. Aqui, é preciso lembrar-se de que mostramos como funciona
uma Planilha de recursos, no tópico Modos de exibição. Pois bem:
quaisquer recursos (humanos ou materiais) listados em uma Planilha
de Recursos podem ser alocados para a execução de uma tarefa, de
forma quase instantânea. Saiba como:

1. Clique em uma linha da coluna ID e digite um número de identi


ficação para o recurso. Esse ID é importante, pois com ele é possível
identificar a utilização de um determinado recurso apenas para uma
determinada tarefa, principalmente se aplicarmos filtros em relatórios.

2. Em seguida, clique na célula ao lado do ID preenchido, ou seja,


na coluna Nome dos Recursos. Aparecerá um menu suspenso com
a lista de todos os itens presentes na Lista de Recursos criada ante
riormente. Se não foi criada uma lista com os recursos disponíveis, o
menu estará em branco.

3. Escolha o recurso que deseja alocar. Depois, vá à coluna Unida


des. Aqui, especificamos quantas unidades do recurso serão utiliza
das para executar a tarefa. Por padrão, as unidades sâo representadas
em porcentagem: uma maneira prática de controlar recursos financei
ros ou relacionados a materiais fixos e recursos desgastáveis, como
materiais de construção, papel, tinta e gasolina. No entanto, quando
tratamos de recursos cujo valor unitário é alto, ou quando falamos de
funcionários indicados para uma tarefa pode ser mais adequado utili
zar um sistema de contagem decimal.
4. Para habilitar o sistema de contagem decimal, siga o menu Ferra
mentas > Opções e dique, em seguida, na aba Cronograma. Na linha
Mostrar unidades de atribuição como, selecione a opção Decimal.
Depois, dique em Definir como padrão e, para confirmar, em OK.

5. Na coluna Trabalho, defina o tempo que será gasto pelo recurso


citado para executar a tarefa descrita no formulário. A esse procedi
mento dá-se o nome de Tempo de alocação do trabalho. Por meio
dele, um recurso pode ser medido, assim como ocorre com a duração
de uma tarefa, por minutos, horas, dias ou meses, inserindo, para re
presentar cada período, o valor do tempo seguido da abreviatura que
representa a unidade de tempo válida, por exemplo, m para minutos.

Você deve ter notado que existem outros conjuntos paralelos ao


formulário de tarefa, com as opções Nome da predecessora, Tipo e
Latência. Essas opções dizem respeito ao andamento da tarefa como
parte de um conjunto maior de funções. Elas serão devidamente abor-
dadas no Capítulo seguinte, Escala de tempo de um projeto.
Escala de tem po de um projeto
As tarefas, assim como a movimentação de recursos, obedecem
a uma ordem cronológica estabelecida. Alguns processos dependem
da execução de outros, de modo que precisa existir uma linha do tem-
po bem montada para que não ocorra "atropelo" de tarefas, processos
em atraso ou superutilização de recursos.

Para saber mais: superutilização de recursos ocorre quando um


recurso é fundamental em dois ou mais projetos ao mesmo tempo,
sendo que a soma das horas de utilização nesses projetos é maior
do que o volume de horas em que ele estará disponível para o tra-
balho. Também existe superutilização quando um recurso opera
por um longo período de tempo em dois trabalhos simultâneos.

Como vimos na seção anterior, com o modo de exibição Formulário


de Tarefas é possível controlar todas as tarefas presentes em um calen-
dário de projetos, definindo quais recursos estarão disponíveis para o
projeto e em quanto tempo. Até o momento, no entanto, não mostramos
como podemos interligar cada uma das tarefas do projeto, bem como
seus recursos. Em vista disso, para não haver confusão no ordenamen-
to dos processos, utilizamos as chamadas tarefas predecessoras.

Nota: predecessora é toda a tarefa que tem início ou fim antes


que outra seja posta em andamento. Tarefas predecessoras pos-
suem vínculos com tarefas anteriores.

1. No modo de exibição Formulário de Tarefas, dique na coluna


Nome da predecessora. Clique no indicador do menu suspenso para
que apareçam as tarefas disponíveisno projeto.

2. Escolha a tarefa que deseja definir como precedente à tarefa


atual. Em seguida, clique na coluna Tipo.

3. Essa coluna estabelece o tipo de relação dedependência existen


te entre as tarefas. Se quer que a tarefa declarada na coluna Nome da
predecessora termine para que a tarefa listada no formulário seja inicia
da, selecione a opção Tl (Término-a-lnício). Porém, se for necessário
que a tarefa predecessora tenha início para que a tarefa atual também
o tenha, selecione II (Início-a-lnício). Em situações em que a tarefa
predecessora deve terminar antes do término da tarefa atual, dique
em TT (Término-a-Término). Por último, quando a tarefa predecessora
deve começar antes que a outra termine, escolha a opção IT (Inicio-
a-Término). É necessário criar vínculos às tarefas (veja mais adiante)
para que as escolhas sejam efetivas.

4. Vá para o campo Latência. A latência pode ser definida tanto


como um período de avanço como um período de retardo para uma
determinada tarefa. Na prática, é um indicador para sabermos se a
tarefa está "adiantada" ou "atrasada". Assim, se a tarefa predecessora
Recursos terminasse dois dias antes do combinado, poderíamos ano-
tar esse "adiantamento" digitando 2d (dois dias) na célula correspon-
dente da coluna Latência.

Ao alterar o modo de exibição para Gráfico de Gannt, note que já foi


inserido um vínculo entre a tarefa atual e sua predecessora de forma
automática. Essa relação é mostrada pela linha azul que sai da tarefa
predecessora (Figura 7.1) terminando na tarefa atual. Ao posicionar-
mos o cursor do mouse sobre a seta, recebemos informações sobre o
vínculo representado.
R e s triç õ e s e a tra s o s
Os períodos de latência não podem e náo devem provocar confu-
são no desenvolvimento de um projeto. No entanto, é exatamente isso
o que acontece se as indicações de atraso ou adiantamento de um
processo não passarem de apontamentos textuais em um formulário,
representados no Gráfico de Gantt por meio de setas.
Para evitar que esses possíveis acontecimentos transformem-se
em um transtorno para o administrador, o Microsoft Project pode op-
tar pela criação de restrições para a tarefa. As restrições são aplicadas
sobre a tarefa como um conjunto de limitações, e funcionam como
uma espécie de trava, impedindo o início ou término da tarefa antes
de uma data ou prazo predeterminado.
Se a restrição não está associada a uma data especifica-la é cha-
mada de flexível. Basta delimitar a quantidade de dias que devem an-
teceder o início ou fim do projeto para criar a restrição. As restrições
que têm uma data fixa como parâmetro são chamadas de inflexíveis.

Restrições inflexíves

1. Para criar uma tarefa com restrição inflexível, siga o menu Exibir
> Gráfico de Gantt.

2. Posicione o mouse sobre a linha com a tarefa até que o cursor


tome a forma de uma cruz branca. Clique duas vezes sobre a tarefa.

3. Aparecerá a caixa Informações sobre as tarefas, em que é pos


sível não só conseguir informações sobre a tarefa, mas também for
matá-la. Nesse momento, o que nos interessa são as opções que po
demos encontrar na aba Avançado.

4. Na área Restringir tarefa, vá até a linha Prazo final, e, em se


guida, clique no menu suspenso para ter acesso ao calendário. Nele,
especifique uma data para o término da tarefa, clicando sobre o dia
desejado. Dessa forma, criamos uma restrição inflexível que indica
que, em um dia predeterminado, a tarefa deve ser finalizada.

5. Podemos reforçar a restrição mediante a área Tipo de restrição.


No menu suspenso, clique em Deve terminar em e, em Data da restri
ção, escolha o mesmo dia selecionado em Restringir tarefa.
6. Também é possível estabelecer que a tarefa deve começar em
um dia prefixado. Basta selecionar a opção Deve iniciar em, no mes-
mo menu suspenso, definindo a data desejada logo em seguida.

Restrições flexíveis

Ainda na caixa Informações sobre a tarefa, encontraremos os re-


cursos necessários para criar tarefas com restrições flexíveis. Lem-
bramos que tarefas flexíveis devem ser utilizadas somente quando
não existem tarefas predecessoras ligadas à tarefa em que desejamos
aplicar esse tipo de restrição.

1. Na caixa Informações sobre a tarefa, dique na aba Avançado.


Em seguida, vá até a área Duração e escolha o número de dias, horas
ou meses que deseja atribuir para a execução da tarefa.

2. Depois, dique na opção Estimada. Ela estabelece que o prazo


não é fixo e pode ser alternado com outras tarefas.

3. Em Tipo de restrição, selecione a opção Não terminar depois


de. Logo após, no calendário suspenso da linha Data da restrição,
selecione a data que corresponde ao dia definido em Duração para o
término da tarefa.

4. Clique em OK para aplicar a restrição. Ao observar o Gráfico de


Gantt, note que a tarefa editada com a restrição está assinalada com
um ícone representando uma tabela com um sinal vermelho em seu
interior (Figura 8.1). O ícone indica que a tarefa possui uma restrição de
término. Para ler a restrição, posicione o mouse sobre o ícone citado.
5. Da mesma forma, quando criamos uma restrição de Início da ta-
refa, ela será representada por um ícone com um ponto azul, no lugar
do vermelho (Figura 8.2).

6. Por último, note que na área das barras do Gráfico de Gantt, uma
tarefa com restrição em seu término passa a ser representada por uma
seta verde voltada para baixo. Posicionando o mouse sobre essa seta,
é possível ler as características do término da função. Para alterar a
formatação da seta, dique duas vezes sobre ela, para que surja a caixa
Formatar barra (Figura 8.3).
Atrasos

No entanto, e se o projeto atrasar? Ora, atrasos podem tanto ser


administrados como previstos com a ajuda do Microsoft Project.
Para administrar atrasos possíveis, ou em pleno andamento, sem
que o projeto como um todo seja afetado, devemos definir uma mar-
gem de atraso para a tarefa (margem de atraso permitida) ou para o
projeto como um todo (margem de atraso total).
Margem de atraso é o período de tempo em que uma tarefa pode
ser adiada sem afetar a data de término de outra tarefa ou do projeto.
A margem de atraso permitida é o tempo que uma tarefa pode ser
adiada sem atrasar outra tarefa. A margem de atraso total é o tempo
de atrasado permitido considerando o projeto como um todo.

1. Para ver o quanto uma tarefa pode ser atrasada sem compro
meter outras ou o andamento do projeto, siga o menu Exibir > Mais
modos de exibição.

2. Na lista Modos de exibição, dique em Gantt detalhado e, em


seguida, em Aplicar.

3. No menu Exibir, marque a opção Tabela e, em seguida, dique


em Atraso. Na parte gráfica do modo de exibição, a margem de atraso
será representada como barras finas à direita das tarefas, com os va
lores do atraso ao lado das barras de Gantt.

4. Na tabela, observe a coluna Margem de atraso permitida para


ver em quanto tempo uma tarefa pode atrasar sem comprometer tare
fas das quais ela é predecessora.

5. Para alterar a margem de atraso possível em uma tarefa, dique


duas vezes sobre o campo com o valor do atraso, na coluna Margem
de atraso permitida. Aparecerá a caixa Informações sobre a tarefa
de resumo.

6. Clique na -aba Predecessoras e procure a tarefa predecessora


da tarefa atual. Marque o campo Latência e espere que surjam duas
setas à direita do campo. Utilize essas setas para aumentar ou diminuir
o atraso da tarefa.
Observação: a margem de atraso permitida deve ser utilizada para
determinar se é possível o atraso da tarefa. Ao marcarmos o valor
0 (zero), o Project passa a admitir que a tarefa não pode atrasar.

A tra s o s e tra b a lh o to ta l
Porém, como saber, de fato, o quanto um funcionário trabalhou
desde o início de um projeto, ou quanto um recurso foi utilizado, so-
bretudo devido a ocorrência de períodos de atraso? Em planilhas do
Excel, seria possível fazer uso da opção Autosoma ou, em soluções
mais sofisticadas, montar funções matemáticas que façam a conta-
gem de todo o período, incluindo os atrasos. No Microsoft Project,
uma tarefa como essa pode ser feita de forma automática, a partir das
ferramentas de controle de trabalho real, também chamadas de "con-
trole de dados efetivos". Saiba como habilitá-las:

1. Para habilitar a contagem de trabalho real, siga o menu Exibir >


Mais modos de exibição > Uso da tarefa.

2. Clique novamente no menu Exibir e, depois, em Tabela Uso.


Selecione a opção Trabalho (Figura 8.4).
3. No campo Real, digite ou selecione o trabalho real das atribui-
ções de recurso que você deseja atualizar (Figura 8.5). Note que a in-
clusão do tempo real de trabalho diminui a quantidade de trabalho exi-
bida na coluna Restante. Da mesma maneira, a coluna % trab. concl.
(Porcentagem de trabalho concluído) é atualizada automaticamente.

Para uma melhor visualização dos índices de trabalho real em um


projeto, dique com o botão direito do mouse na tabela de Detalhes
(Figura 8.6) e, em seguida, selecione a opção Trabalho real. É possível
mostrar o custo real de cada uma das tarefas com os mesmos recur-
sos, porém, clicando em Custo real em vez de Trabalho real.
E t r a ir c is
Etapas sào pontos de referência que servem para marcar eventos
considerados importantes em um projeto. Estes eventos seriam capa-
zes de monitorar o andamento do projeto com um todo. Na prática, a
divisão de um grande plano em etapas pode ajudar a organizar proje-
tos de grande porte.
Em um Gráfico de Gantt, qualquer tarefa com duração igual a zero
é exibida automaticamente como uma etapa. A montagem de um pro-
cesso por etapas obedece aos passos a seguir:

1. No menu Exibir, dique em Gráfico de Gantt.

2. Digite 0 (zero) no campo Duração da tarefa da atividade (tarefa)


que deseja transformar em uma etapa. Aperte a tecla Enter para que
as alterações tenham efeito.

3. A tarefa será visualizada, no Gráfico de Gantt (Figura 9.1), como


um losango em preto: configuração-padrão, que pode ser alterada
com um dique duplo sobre o objeto.
Etapas com duração
Algumas etapas do projeto precisam de um tempo determinado,
uma duração. Auditorias, leituras de documentação e inventários de
ferramentas são etapas importantes, às vezes vitais, para complemen-
tar um projeto. No entanto, todas devem possuir um período delimi-
tado de aplicação, justamente para evitar atrasos. Algumas equipes
conseguem cumprir rigorosamente todos os prazos de um projeto,
para, logo depois, perder-se em um longo período de auditoria. Este
tipo de problema acaba fazendo o projeto naufragar ou, o que por ve-
zes é pior, perder a credibilidade.
Uma outra situação possível: muitos projetos, quando terminados,
são repassados para uma equipe de trabalho paralela, responsável
pela auditoria de aprovação. Essa aprovação - na verdade um "passar
de olhos" detalhado em tudo o que foi feito - costuma ser a etapa final
de um projeto, porém, aqui vale o mesmo que foi dito nos parágrafos
anteriores: aprovações ou auditorias não podem demorar tanto a pon-
to de comprometer o projeto.

1. Para que uma etapa possua duração maior do que 0 (zero), di


que, na tabela, com o botão direito do mouse sobre a tarefa, ou na
barra de Gantt correspondente à tarefa, selecionando, em seguida, a
opção Informações sobre as tarefas.

2. Clique na aba Avançado. Na seção Duração, insira a duração


da tarefa, seguindo a notação do Project: d para dias, m para minu
tos etc.

3. Marque a caixa de seleção Marcar tarefa como etapa do projeto.


Clique em OK para efetuar a alteração

Grupos e listagens de etapas

0 Project 2003 contém grupos predefinidos de tarefas ou recur-


sos, utilizados para categorizar e exibir informações acumuladas so-
bre tarefas, recursos ou etapas. Neste último caso, temos a exibição
de tarefas, entendendo-as ou não como etapas. Não há discriminação
entre as etapas com duração igual a zero e as etapas com um tempo
definido previamente.
1. Para criar um grupo que liste etapas, abra o menu Exibir e dique
no modo de exibição desejado. Para agrupar tarefas ou etapas, sele-
cione os modos Planilha de Tarefas, Gráfico de Gantt ou Uso daTarefa.
Se deseja agrupar recursos, selecione os modos Planilha de Recursos
ou Uso do Recurso.

2. Vá ao menu Projeto e dique em Agrupar por. Escolha a opção


Etapas. Note: apenas as tarefas que são etapas serão mostradas na
tabela (Figura 9.2).

3. É possível criar agrupamentos com mais de um critério. Para tan-


to, dique em Projeto > Agrupar por e, depois, em Personalizar > Agru-
par por. Na linha Agrupar por, mantenha a opção Etapa (Figura 9.3).
4. Clique na linha Segundo critério e, em seguida, acione o menu
suspenso da linha Nome do campo. Aqui, escolha o critério que dese
ja utilizar para agrupar as etapas. Se, por exemplo, quiséssemos que
as diferentes etapas existentes no projeto fossem listadas segundo
sua conclusão, bastaria selecionar a opção % concluída (porcenta
gem concluída).

5. Em Ordem, podemos escolher se as etapas serão mostradas em


ordem Crescente (as com menor porcentagem de conclusão primei
ro) ou Decrescente (as tarefas com maior taxa de conclusão são lista
das primeiro).

6. É possível alterar o layout do agrupamento, clicando na linha de


cada critério. Depois, clique em Fonte, ou Cor da célula, para alterar
as características desejadas. Lembre-se de escolher combinações que
sejam, ao menos, legíveis.

7. Clique em OK para finalizar o processo.


Definição de recursos
A listagem dos recursos disponíveis é uma parte essencial da ges-
tão de um projeto. Sem uma correta disposição de recursos humanos
e materiais, um projeto tem pouquíssimas chances de dar certo.
Depois de dividir o projeto em tarefas e etapas, é essencial saber
com que força de trabalho, representada pelos recursos, podemos con-
tar. No momento da montagem da folha de projetos, recursos e etapas
podem ser facilmente alterados ou redimensionados. No entanto, essa
facilidade não ocorre com a gestão de recursos. A saída de um profis-
sional ou a superutilização de uma determinada ferramenta são capazes
de "bagunçar" um projeto ou de deixá-lo sem chance de recuperação.
Para definir a quantidade exata de recursos necessários em um
projeto, podemos utilizar a ferramenta Criar equipe da empresa.

1. No menu Exibir, dique em Planilha de recursos. Logo após, siga


o menu Exibir > Tabela > Entrada.

2. No menu Ferramentas, dique em Criar equipe da empresa. Utili


ze a caixa de diálogo que aparecer logo após para fazer uma filtragem
dos recursos que deseja utilizar. A lista de recursos filtrados é exibida
na coluna Recursos da empresa. Todo recurso que já estiver contabili
zado na sua equipe de projeto estará relacionado na coluna Recursos
da equipe.

3. Depois, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Ela


indica recursos que possuem força de trabalho (em porcentagem) ou
tempo livre para participar de outras tarefas.

4. Informe o tempo necessário para que um recurso fique dispo


nível ao trabalho e, depois, selecione o intervalo de datas nas caixas
De: e Até:.

5. Na coluna Recursos da empresa, selecione o recurso que deseja


adicionar ao projeto e dique em Adicionar. Para selecionar vários recur
sos, mantenha a tecla Ctrl pressionada e dique naqueles que desejar.

A essa altura, o leitor deve ter percebido que a criação de uma


equipe subentende uma lista de recursos já existentes. Porém, não há
motivo para susto: a seção Configuração mostra-nos, em detalhes,
como montar manualmente uma Planilha de Recursos, e supomos que
a maioria dos administradores de projeto opta por fazer o mais sim-
ples primeiro, ou seja, criar uma lista de recursos genérica e fácil de
consultar antes de partir para operações mais complexas.

Ordenação de recursos

Após a criação da tabela de recursos, podemos utilizar algumas


ferramentas administrativas que facilitam a visualização da atualização
ou da disponibilidade dos recursos. Uma das maneiras mais simples
de classificar um recurso é com o critério alfabético.

1. Na Folha ou Planilha de Recursos, dique no menu Projeto e, logo


após, em Classificar. Assim, abrimos a caixa homónima (Figura 10.1)

2. Na linha Classificar por, selecione a opção Fonética.

3. Escolha a opção Decrescente, se quiser uma listagem iniciada


com as últimas letras do alfabeto, ou Crescente, se quiser uma lista
gem iniciada a partir da letra A, ou do número 0 (zero), se os nomes
dos recursos são iniciados-por algarismos.

4. Se deseja uma classificação simples, basta, então, clicar em


Classificar. No entanto, se pretende fazer uma listagem permanente,
seguindo a ordem de classificação anteriormente definida, dique em
Renumerar recursos permanentemente.
5. Também podemos fazer com que essa classificação seja válida
apenas para a folha de projeto atualmente aberta, clicando em Classi-
ficar recursos por projeto.

C o m p a rtilh a m e n to d e re c u rs o s
Quando criamosum novo projeto, podemos utilizar a lista de recur-
sos de um projeto jà em andamento. Devido a ferramentas fornecidas
pelo Project, é possível compartilhar recursos, inclusive com detalha-
mento da porcentagem dos recursos utilizados em conjunto com os
demais projetos, e tudo em menos de cinco minutos.

1. Abra o projeto em que deseja aportar os recursos. Em seguida,


vá ao menu Exibir e selecione a opção Planilha de recursos.

2. Em seguida, abra o projeto com a lista de recursos que deseja


compartilhar. Esse projeto, a partir de agora, será chamado de projeto
dopool de recursos, pois dele retiraremos referências para a listagem
de outros processos.

3. Volte ao projeto que será repositório dos recursos. Siga o menu


Ferramentas > Compartilhamento de recursos. Cliqueem Compar
tilhar recursos.

4. Aparecerá a janela Compartilhar recursos (Figura 10.2). Ela per


gunta se queremos adicionar recursos próprios, ou se queremos inse
rir recursos de um projeto já existente. Ciique na opção Usar recursos
e, na linha De:, selecione o nome do projeto que é pool de recursos.
5. Vá a área Em caso de conflito com informações sobre recursos
ou calendário, e selecione a opção O participante do compartilha
mento tem prioridade, se quer que todos os recursos sejam passados
de forma indiscriminada para o novo projeto, independentemente da
quantidade ou disponibilidade de recursos que podem ser utilizados
para a montagem da tabela.

6. Se quisermos que os recursos utilizados majoritariamente pela


tabela que é opool de recursos nâo se tornem disponíveis para o novo
projeto, dique em O pool tem prioridade, e, depois, em OK.

7. A partir de agora, tudo o que for mudado em uma das listagens


de recursos (incluindo taxas de utilização e valores monetários) tam
bém será alterado na outra tabela.

Cuidado: as alterações incluem o uso de símbolos monetários e a


formatação visual (cor das células, fonte etc).
C u s to fix o d e ta re fa s e re c u rs o s
Ao listarmos os recursos, pode ser necessário definir um custo fixo
para um determinado tipo de recurso, seja um recurso material ou
humano. No caso dos recursos materiais, é comum que a definição
de custos fixos diga respeito a uma dada matéria-prima, ou a um ele-
mento de produção, do qual conseguimos obter um custo invariável,
independentemente do sistema ou do processo empregado.
Com relação aos recursos humanos, os custos fixos dizem respei-
to, normalmente, ao valor de cada hora trabalhada, ou ao valor esti-
pulado para horas extras e horas tratadas como prestação de serviço
"extraordinário", expressão muito comum quando trabalhamos com
profissionais autónomos em um projeto.

C u sto d e tarefas

0 maior problema quando tratamos dos recursos de um projeto está


no custo total de uma tarefa, não de um material. Para a aprovação de
um projeto, costuma-se pedir uma contagem "justa" do custo de cada
tarefa: custos computados como variáveis raramente são admitidos.

1. Para criar uma tarefa com custo fixo, abra seu projeto e, no menu
Exibir, dique em Gráfico de Gantt.

2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela e, depois, em Custo.

3. Selecione a tarefa para a qual deseja definir um custo fixo. Para


tanto, dique no campo correspondente da coluna Nome da tarefa. Em
seguida vá ao campo Custo fixo e digite o valor desejado (Figura 11.1).
Custo fixo de materiais

Para a inserção de custos fixos de materiais, o processo é um pou-


co mais complicado, mas não impossível de ser feito.

1. Abra o projeto e, no menu Exibir, dique em Planilha de recursos.

2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela, e selecione a op


ção Entrada.

3. Selecione o recurso material para o qual você deseja atribuir um


custo fixo, ou digite seu nome, se for um novo recurso. Em seguida,
dique em Tipo e selecione a opção Material.

4. Em Rótulo do material, digite uma unidade de medida para o


recurso. Novamente, por motivos estranhos, a abreviação de tonelada
(t) e metros (m) não é aceita.

5. Em Taxa padrão, digite um valor para o material. A Taxa padrão


define um custo fixo para o material. Se não forem cumpridos os passos
seguintes, a taxa-padrão é assumida como custo fixo de um material.

6. No entanto, pretende-se que algumas variáveis de custo sub


sistam para um mesmo tipo de material. Clique com o botão direito
do mouse sobre o campo do recurso para o qual deseja definir vários
valores, e, logo após, em Informações sobre o recurso.

7. Depois, clique na aba Custos e observe suas tabelas. Elas são


utilizadas para definir as variações de custo para o recurso cujo nome
é mostrado na linha Nome do recurso (Figura 11.2). A tabela A (pa
drão) possui a taxa-padrão do recurso, ao passo que as demais tabe
las podem conter as taxas ou valores paralelos.
8. É possível fazer com que uma taxa seja válida apenas para uma
determinada data. Para tanto, basta clicar em Data efetiva e, logo
após, escolher uma data no calendário presente no menu suspenso.
Essa opção é útil para quem trabalha com recursos que variam de
acordo com o valor de moedas estrangeiras, como o dólar, combustí
veis ou energia elétrica.

9. As demais tabelas são utilizadas apenas como extensões da ta


bela A (padrão). Cada tabela suporta apenas 25 linhas de variação.

Um custo fixo para todo o projeto


Enfim, em algumas situações, os responsáveis pela aprovação do
projeto não querem saber de detalhes. Eles querem saber apenas
quanto o projeto, como um todo, vai custar. Se você não se importa de
cair nessa armadilha disfarçada de facilidade (real intenção desse tipo
de pedido), o Project permite a fixação de um custo para o projeto.

1. No menu Exibir, selecione a opção Gráfico de Gantt. Em segui


da, selecione, no mesmo menu, as opções Tabela e Custo.

2. Abra o menu Ferramentas e dique em Opções. Depois, dique


na aba Exibir.

3. Na área Opções de estrutura de tópicos para <nome do proje


to, selecione a opção Mostrar tarefa de resumo do projeto.

fl. Em seguida, acesse a aba Cálculo e em Opções de cálculo do


Microsoft Office Project, dique em Projeto ativo.

5. Clique em OK. De volta à tabela, dique no campo Nome da tare-


fa e selecione a opção Tarefa de resumo do projeto. Depois, em Custo
fixo, digite um valor para todo o projeto.

Para saber mais: uma tarefa de resumo de projeto funciona como


uma espécie de "rótulo" de identificação, com informações sobre
a duração, o trabalho e os custos de todas as tarefas do projeto.
A tarefa de resumo do projeto aparece na parte superior da folha
de projetos, com o número de identificação 0 (zero). Ela ainda
mostra a linha do tempo do projeto do início ao fim. Confira como
criar uma tarefa de resumo no próximo tópico.
Tarefa de resumo de projetos
A tarefa de resumo de projetos, apresentada na seção anterior,
pode ser utilizada tanto para definir um custo fixo para um determi-
nado projeto, como para dsscobrir o custo ou os prazos efetivos de
um projeto em andamento. Tais recursos podem ser utilizados como
uma espécie de "consciência" do projeto, mostrando como andam os
atrasos, a utilização do material e quanto, efetivamente, foi gasto até o
momento. Saiba como habilitar essa ferramenta:

1. Abra o menu Exibir > Gantt Chart. Em seguida, clique em Exibir


> Tabela > Custos.

2. Agora, siga o menu Ferramentas > Opções > Exibir. Na área


Opções de estrutura de tópicos para <nome do projeto, clique em
Mostrar tarefas de resumo e em Mostrar tarefa de resumo do projeto

3. Clique em OK. Note que, na área da tabela do modo Gantt Chart,


todas as outras tarefas passarão a ser precedidas da tarefa Projecti
(ou qualquer outro nome que você dê ao seu projeto). Se não con-
seguir visualizar as subtarefas abaixo da tarefa de resumo, dique na
barra de resumo e, em seguida, no sinal de soma (+) ao lado da tarefa.
Pressionara botão Mostrar subtarefas tem o mesmo efeito.

4. Na coluna Custo fixo, podemos definir um custo fixo para todo


o projeto, ou, simplesmente, visualizar o custo já existente. Também é
possível comparar o custo atual com o custo de plano do projeto.

P la n o d e lin h a d e b a s e
Uma linha de base é o conjunto de datas de início e de término
originais de um projeto. Com este recurso, também contemplamos
durações de tarefas, de trabalho e estimativas originais de custo, ante-
riores ao primeiro salvamento da folha de projetos, momento em que
este passa a ser definido como um projeto fechado. A linha de base,
portanto, é o ponto de referência por onde medimos as alterações rea-
lizadas desde o início do projeto. Saiba, a seguir, como criar e salvar
um plano de linha de base, lembrando que esse procedimento deve
ser efetuado no início do projeto, para que possam ser feitas as com-
parações devidas.

1. No menu Exibir, dique em Gráfico de Gantt. Depois, com o


mouse, selecione as tarefas que deseja adicionar à sua linha de base,
associado à pressão da tecla Shift. Se quer selecionar tarefas não-ad-
jacentes (não muito próximas umas das outras) em sua linha de base,
utilize o mouse junto com a tecla Ctrl.

2. Siga o menu Ferramentas > Controle > Salvar linha de base.

3. Aparecerá a janela Salvar linha de base. Clique na opção homó


nima e em Linha de base. É possível salvar até 11 lintias de base, com
configurações diferentes, no mesmo projeto.

4. Na área Para, clique em Tarefas selecionadas. Se quiser que os


dados atualizados da linha de base que correspondem às tarefas se
lecionadas (bem como de suas subtarefas e tarefas vinculadas) sejam
acumulados nas tarefas de resumo dessas tarefas, marque a caixa de
seleção Para todas as tarefas de resumo.
5. Para que os dados selecionados da linha de base das tarefas de
resumo sejam atualizados de forma a refletir exclusões de subtarefas
ou adições de tarefas cujos valores da linha de base você já tenha
salvo anteriormente, marque a caixa de seleção De subtarefas para
tarefa(s) de resumo selecionada(s).

6. Se quiser criar uma linha de base para o projeto inteiro, em vez


de contemplar apenas algumas tarefas, vá até Para e selecione a op
ção Projeto inteiro. Clique em OK para finalizar.

C o m p a r a ç ã o c o m c u s to s d e lin h a d e b a s e
As linhas de base também podem se tornar um importante sub-
sídio para mostrar em que pontos as alterações do projeto estão se
distanciando com maior ênfase do projeto original. O Project permite
que os custos atuais (chamados de custos reais) do projeto em anda-
mento sejam comparados com os custos da linha de base, dividindo,
inclusive, o progresso dos custos em fases.

1. No menu Exibir clique em Uso da Tarefa. Em seguida, clique, no


vamente, no menu Exibir, selecionando, dessa vez, as opções Tabela,
e, depois, Custo.

2. No menu Formatar, clique em Estilos de detalhe.


3. Na coluna Campos disponíveis, dique sobre as opções Custo
real, Custo da linha de base e Custo. Pressione o botão Mostrar para
adicionar esses campos à tabela Uso da Tarefa. Clique em OK para
finalizar. O resultado obtido é semelhante ao da Figura 12.3.
Resolvendo conflitos de recursos
Mais do que montar um projeto e fazer o controle diários dos gas-
tos, um controle de recursos pode ser decisivo para que tenhamos
sucesso ou fracasso em um projeto. Recursos não são inesgotáveis,
nem podem ser remanejados, bem no final do projeto, para darmos
uma "ajeitada" nas colunas da folha de dados...
Quando recursos estão sendo compartilhados em um pool de
recursos, o próprio Project encarrega-se cre avisar ao administra-
dor quando há conflito na utilização de um recurso entre dois ou
mais projetos.

Nota: leia os tópicos Definição de recursos e Custo fixo de tarefas


e recursos para mais informações.

Da mesma maneira, o Project pede que o administrador eleja o pro-


jeto que terá prioridade sobre o uso dos recursos. Isso feito, a resolu-
ção de todos os conflitos de recursos penderá para o projeto selecio-
nado como prioritário.
Quando uma tabela não participa de um pool, ou quando os re-
cursos foram simplesmente transportados a partir de uma tabela do
Excel, a melhor forma de analisar e administrar um conjunto de re-
cursos pode não ser a mais automática. Os ensinamentos a seguir
mostram-nos como adicionar e administrar manualmente os recursos
de um projeto.

1. Abra sua folha de projetos e, em seguida, dique em Exibir >


Planilha de Recursos.

2. Também no menu Exibir, dique em Tabela, opção Entrada,


para criarmos um layout que possibilite a inserção de novos recursos
ao projeto.

3. Digite o nome do recurso que deseja adicionar ao projeto em um


campo vazio da coluna Nome do Recurso. Depois, dê um dique duplo
sobre o campo.

fl. Será aberta a janela Informações sobre o recurso. Na aba Ge-


ral, acesse a área Tipo de reserva e escolha entre Comprometida e
Proposta. Recursos propostos são todos os recursos com marcação
provisória, inseridos no projeto para fins de planejamento. Recursos
comprometidos dizem respeito a todo recurso formalmente alocado
para uma determinada tarefa do projeto, ou seja, são recursos "oficial-
mente" utilizados no projeto. Escolha a opção Proposta sempre que
precisar inserir um novo recurso na tabela, substituindo-a por Com-
prometida somente com o término da inserção de recursos.

5. No campo Grupo, podemos criar um grupo para reunir este re


curso e alguns outros de seu gosto. É possível agrupar recursos que
tenham um mesmo objetivo, como, por exemplo, criar o grupo Muro
no recurso Tijolo, e compartilhá-lo com os recursos Cal e Cimento,
ou recursos de um mesmo tipo, mesma procedência, que ainda não
foram pagos etc.

6. No campo Unid. Máximas (Unidades Máximas), podemos defi


nir a porcentagem ou a quantidade máxima por unidade com a qual
o recurso pode ser utilizado para cumprir uma determinada tarefa.
Quando for incluir uma unidade por extenso, insira apenas numerais.
No caso de recursos de trabalho, como abreviações de palavras ou
de unidades de tempo (horas, minutos, semanas), saiba que simples
mente não são aceitos e, se necessários, devem ser inseridos na colu
na Unidade do Material.

D e lim ita ç ã o d e u s o
O uso de um determinado recurso por uma tarefa pode ser deli-
mitado manualmente mediante a manipulação dos modos de visua-
lização e com os devidos ajustes nos atributos de alguns recursos.
Veja como:

1. No menu Exibir, dique em Uso dos Recursos. Nesse modo, os


recursos estão agrupados de acordo com as tarefas pelas quais estão
atribuídos. Em tarefas para as quais não há recursos atribuídos não
surge um sinal de soma (+) à esquerda.

2. Selecione na coluna Nome da tarefa o recurso para o qual deseja


aplicar um ajuste. Depois, vá para a divisão de fases, uma folha amare
la que mostra a progressão cronológica da tarefa, do lado direito<ios
modos de exibição Uso da Tarefa e Uso do Recurso.
G r á f ic o s
A utilização maciça de recursos e sua disposição também podem ser
representadas graficamente. O Project possui ferramentas que permitem
transformar em gráficos colunas e campos, assim como no Excel. A
diferença fica por conta da qualidade dos gráficos e da maior exatidão
que atingimos: os gráficos do Project são automaticamente atualizados
todas as vezes em que a utilização de um recurso ou os planos para uma
tarefa são alterados. Além disso, os gráficos do Project podem abranger
períodos de vários anos. São necessários, apenas, os dados a serem
vistos e, devido ao tamanho, a utilização dos botões Mais zoom e Menos
zoom na Barra de Ferramentas Formatação.

1. Para colocar um gráfico de utilização de recursos ou de tare


fas em seu projeto, dique no menu Exibir, e, em seguida, selecione a
opção Planilha de Recursos (para visualizar recursos) ou Gráfico de
Gantt (para visualizar tarefas).

2. Depois, abra o menu Janela > Dividir. 0 resultado será parecido


com o que vemos na figura a seguir:
3. Isso feito, dique no painel inferior e no menu Exibir, selecionan-
do o modo Gráfico de Recursos. Observe o visual da tela na Figu-
ra 14.2.

4. Habilite o menu Formatar e dique em Estilos de barra. Na área


Recursos selecionados, Disponibilidade de recursos, escolha a op
ção mais adequada às suas necessidades. Na maioria das vezes, a
opção Mostrar como barra é a mais satisfatória e a mais simples
de visualizar.

5. Em Recurso > Disponibilidade de recursos, podemos utili


zar, novamente, o padrão de barras, criando um ambiente de con
frontação, em que as barras de todos os recursoe disponíveis serão
mostradas em paralelo com as barras específicas de um determina
do componente.

6. É claro que para uma melhor visualização dessas colunas o ideal


é diferenciá-las. Isso pode ser feito com um simples dique em Cor,
definindo cores diferentes para cada barra (Recursos selecionados).
7. Para obter um maior contraste, é possível alterar o preenchimen-
to das barras, clicando em Padronagem. Para situações em que o re-
latório tem de ser realmente "limpo", ou em que a ordem do dia é não
gastar tinta de impressão, é possível definir cores apenas para a linha
de subscrição, selecionando a cor branca em Padronagem. O resulta-
do fica parecido com o que vemosna Figura 14.3.

8. Para exibir o valor numérico de cada gráfico na parte inferior dos


gráficos, marque a caixa de seleção Mostrar valores. Para mostrar
uma linha que indique a disponibilidade de recursos individuais, mar
que a caixa de seleção Mostrar linha de disponibilidade.

9. Clique em OK. Para visualizar um recurso diferente dos que es


tão atualmente em utilização, clique sobre o recurso desejado e sele-
cione-o. Com um arraste domouse, podemos selecionar mais de um
recurso simultaneamente.

Escalas de tempo de gráficos


0 leitor deve ter notado que os gráficos são guiados por uma linha
temporal que demonstra, em ordem cronológica, quais recursos estão
sendo utilizados ou dísponibilizados no decorrer de cada tarefa. Com a
ajuda da ferramenta Escala de tempo, essa linha pode ser ajustada de
acordo com as necessidades do projeto.

1. Primeiramente, dique sobre a tabela em que os dados estão


contidos, e não na área de gráficos. Em seguida, dique no menu For
matar > Escala de tempo.

2. Note que existem três abas: Camada superior. Camada interme


diária e Camada inferior. Cada uma corresponde a uma "camada" da
linha do tempo utilizada no gráfico, cabendo, normalmente, à superior
o controle das semanas, à intermediária o controle dos dias e à inferior
o controle das horas.

3. Em nosso caso, vamos clicar na aba Camada intermediária.


Logo após, clicaremos na aba Unidades para substituir a contagem do
tempo por uma opção de nosso gosto. As opções são: Anos, Minutos,
Trimestres, Semestres e Períodos de dez dias.

4. Em Contagem, insira um número para delimitar a frequência


com que os rótulos de tempo serão representados na tela. Se, por
exemplo, foi escolhida a unidade Dias, com o número 3 em Conta
gem, serão mostradas referências separadas de três em três dias.

5. Em Opções de escala de tempo, podemos escolher o número de


camadas que podem ser aplicadas à linha do tempo. Para criar uma li
nha com controle de ano, mês e dia, por exemplo, devemos selecionar
a opção Três camadas (superior, intermediária e inferior).

6. Em Tamanho, é possível definir a quantidade áezoom da tabela.


O ideal para uma boa visualização é variar entre 100 e 150%.

7. Para basear os rótulos da escala de tempo nas configurações de


ano fiscal, marque a caixa de seleção Usar ano fiscal. Para basear os
rótulos no calendário, desmarque-a.

8. Se foi criada uma linha do tempo com mais de três camadas,


configure as demais abas. Em seguida, dique em OK. O resultado
pode ser visto na Figura 14.4.
Replanejando atívidades (pico,
disponibilidade, custo e trabalho)
Por vezes, com os gráficos à mão, é possível notar algumas incon-
sistências no que diz respeito à utilização do tempo e dos recursos.
Na maioria dasvezes, essas inconsistências indicam períodos de pico
de utilização seguidos de períodos de inatividade, superalocação de
recursos, custos excessivos destinados a uma tarefa simples, ou a ve-
rificação de um tempo exagerado com uma mesma ferramenta.
Problemas como esses podem ser resolvidos com ferramentas e
indicadores fornecidos pelo próprio Project. Qualquer recurso pode
ser programado para ser reposicionado ou redistribuído, assim como
qualquer tarefa pode ser reformulada em custos e trabalho.

C onhecendo os indicadores
O primeiro passo para um remanejamento eficiente de atividades e
recursos é aprender a utilizar e reconhecer os alertas enviados pelos
indicadores do Project. Os indicadores são ícones que representam
informações relativas a uma tarefa ou recurso, alertando o administra-
dor para problemas relacionados com esses elementos. Os indicado-
res são mostrados no campo Indicador (Figura 15.1), à esquerda do
campo Id na maioria das tabelas.
Neste Capítulo, estes são os indicadores que nos interessam:

• ES Redistribuição: informa que alguns conflitos ou superaloca-


ções têm de ser solucionados, pois estão atrasando ou dividindo uma
determinada tarefa;
• S Prazo inconsistente: mostra que a tarefa terminará em uma
data fora do prazo estabelecido, por conta de atrasos ou sublocação
de recursos;
• S Restrição inflexível: indica que a tarefa não pode ser alterada
porque está atrelada a uma data com uma das seguintes situações:
Deve terminar em, Deve iniciar em, Não terminar antes de. Não ter
minar depois de, Não iniciar antes de e Não iniciar depois;
• EU Restrição moderamente flexível: mostra que a tarefa pode
ser ajustada em alguns de seus parâmetros. As restrições desse gru
po são: O mais breve possível, O mais tarde possível, Não terminar
antes de. Não terminar depois de, Não iniciar antes de e Não iniciar
depois de;
• H3 Atraso: a tarefa não foi agendada ou não foi concluída no pra
zo determinado;
• [H Sem inserção: a tarefa possui calendários de recursos e eta
pas sem inserção de dados (vazios);
• H Delimitação: o trabalho foi distribuído de acordo com um pla
no de delimitação crescente. A delimitação define de que modo o tra
balho feito por um recurso ou uma atribuição será distribuído ao longo
do tempo;
• [Ã|: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma
delimitação de sino;
• H: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma
delimitação de pico duplo;
• H: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma
delimitação de pico inicial.
• @: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma
delimitação de pico final.

Picos e disponibilização de recursos


Quando um dos indicadores mostrados anteriormente surgir em
uma tabela, é bom prestar atenção. Detectado o problema, é possível,
de uma forma simples, empregar o próprio Project para remanejar da-
dos, impedindo, por exemplo, atrasos por insuficiência de recursos.

1. Clique em Exibir > Uso dos Recursos, para visualizar todas


as atribuições e alocações de recursos, bem como os indicadores a
elas associados.
2. Os recursos em vermelho (Figura 15.2) estão superalocados. Por
isso, vemos o indicador mostrando que a tarefa deve ser redistribuída.

Os recursos em preto estão alocados com a capacidade máxima


ou abaixo dela.

3. Seja como for, observe o recurso ou tarefa que parece ter incon
sistência, fazendo a leitura do volume de trabalho atribuído em relação
a escala de tempo. Note que em alguns casos o tempo de trabalho
e os custos estão superalocados (cor vermelha). Se operamos com
um volume diário de horas trabalhadas (por exemplo, oito horas), isso
significa que, em um dos dias de execução da tarefa, um dos recur
sos (humano ou material) trabalhou menos do que o exigido, e tentou
compensá-las depois. O problema é que, como há outra tarefa, acaba
ocorrendo intercalação de atividades, atrapalhando o andamento or
denado do projeto.

4. Uma maneira de resolver esses problemas é utilizar a opção Re


distribuir recursos do menu Ferramentas. Na janela aberta, vá para a
área Redistribuição de cálculos e dique em Automática. Em seguida,
em Procurar superalocaçóes em uma base, dique em A cada hora.
Dessa forma, a utilização de recursos será melhor monitorada durante
a redistribuição.

5. Logo após, selecione a opção Limpar nivelamentos anteriores,


para desfazer quaisquer alterações de redistribuição aplicadas ante-
riormente, substituindo-as pela atual.

6. Em Intervalo de nivelamento para <nome do projeto>, sele


cione Redistribuir o projeto inteiro, caso todo o projeto apresente in
consistências e superalocaçóes. Se existe inconsistência em apenas
uma parcela do projeto, dique em Redistribuir e, depois, selecione os
períodos em que foram encontradas as inconsistências, utilizando as
linhas de: e até: (veja a Figura 15.3).

7. Na área Solucionando superalocaçóes, dique nas opções Nivelar


sem atrasar o projeto, A redistribuição pode ajustar atribuições indivi-
duais de uma tarefa e O nivelamento pode criar interrupções no traba-
lho restante. Em Ordem de redistribuição, mantenha a opção Padrão, a
não ser que o projeto esteja todo "bagunçado", com atrasos em diver-
sas áreas. Nesse caso, o ideal é selecionar a opção Prioridade, padrão.
8. Clique em Redistribuir agora. Aparecerá uma janela perguntan-
do se desejamos redistribuir os recursos do pool inteiro ou se que-
remos alterar apenas os recursos selecionados. Vamos optar, neste
exemplo, pela primeira opção.

Dica: a primeira opção é a Ideal se estivermos trabalhando com


recursos compartilhados ou se montarmos um pool de recursos
para centralizar os elementos utilizados no projeto.

Delimitações

Quando os ajustes de redistribuiçâo automática não funcionarem,


podemos, anualmente, criar delimitações para tentar consertar os pro-
blemas do projeto. Por meio das delimitações, é possível redistribuir o
trabalho de modo que ele seja organizado cronologicamente de uma
forma mais racional, facilitando a realocação dos recursos.

1. No menu Exibir, ciique em Uso da Tarefa. Em seguida, selecione


o nome do recurso que quer delimitar.

2. Clique com o botão direito do mouse sobre a tabela e, depois,


em Informações sobre a atribuição. Selecione a aba Geral.

3. Em Delimitação do trabalho, clique na opção de delimitação de


recursos desejada. No nosso caso, escolhemos a opção Pico final,
pois o trabalho ganha um acréscimo considerável no final do prazo.
Para finalizar, clicamos em OK.

4. Se clicarmos em Exibir > Uso de Recursos, podemos notar o íco


ne-da atribuição ao lado do recurso. 0 agendamento já foi delimitado.
Projetando aumento salarial
Se houver necessidade de calcular um aumento salarial no decor-
rer do projeto, podemos fazer a análise do impacto dessa nova situa-
ção pelo método de acumulação, para só depois decidir o custo que
será aplicado à tabela.

1. Para dar início ao procedimento, dique em Exibir > Planilha


de Recursos.

2. Selecione um recurso de trabalho sobre o qual queira aplicar


uma simulação de aumento salarial. Dê-lhe um dique com o botão
direito do mouse, selecionando, em seguida, a opção Informações so
bre o recurso.

3. Clique na guia Custos. Na área Acumulação de custos, escoJha


a opção Início, caso o aumento seja dado desde o começo da tarefa.
Se o aumento será dado somente na conclusão das atividades, clique
em Final.

4. Na mesma janela, clique nas Tabelas de taxas de custo e selecio


ne a planilha A (padrão). Em seguida, na coluna Data efetiva, escolha
a data em que deseja aplicar o reajuste salarial. Em Taxa padrão, de
termine o nível de aumento da taxa-padrão a partir da data escolhida,
o que corresponde ao custo por hora trabalhada.

5. Na coluna Taxa de horas extras, defina o custo das horas ex


tras, por hora trabalhada, a partir do dia em que ocorreu o aumento
de salário.

6. Na coluna Custo por uso, acerte a média proposta para o salário


mensal bruto. Não esqueça de incluir custos trabalhistas e gastos re
lativos ao imposto de renda, se existirem. Clique em Fim para concluir
a configuração.

Para alterar o custo final das tarefas com base no aumento salarial,
execute os seguintes passos:

1. No menu Exibir > Mais modos de exibição. Selecione a opção


Uso de Recursos e clique em Aplicar.
2. Clique em Exibir > Tabela e, logo após, escolha a opção Uso.

Orçam ento estourado


Também podemos calcular se o aumento terá impacto negativa no
orçamento final do projeto. Essa tarefa pode ser realizada por meio de
um simples recurso de filtragem, ferramenta que veremos com mais
detalhes no tópico Filtros e relatórios, mais adiante neste livro.

1. No menu Exibir, clique em Uso de Tarefa. Depois, no mesmo


menu, siga o comando Tabela > Custo.

2. Na caixa Filtragem, normalmente marcada com a opção Todas


as tarefas (veja detalhe da Figura 16.1), selecione a opção Custo aci
ma do orçado e dique no botão de Filtragem.

3. Se as tarefas em que o aumento salarial foi aplicado estiverem


entre os recursos que provocaram o estouro de orçamento, sempre é
possível retornar ao modo Planilha de Recursos para tentar acertar um
aumento salarial que não resulte em ónus excessivo ao projeto, ou ao
menos a um certo conjunto de tarefas.
4. Em uma situação análoga, podemos analisar todos os salários
e custos que superem um determinado padrão. Uma ação como essa
teria por objetivo cortar custos de algumas áreas ou grupos tornando
a estrutura organizacional mais enxuta e dinâmica. Para fazer uma ve
rificação como essa, dique na caixa Filtro e, em seguida, em Custo
maior que.

5. Na caixa que será aberta, preencha a linha Mostrar tarefas/atri


buições cujo custo será maior do que o valor especificado como teto
para os custos. Clique em OK e, em seguida, no botão Filtro.

Para saber como criar um relatório de aumento salarial, envolvendo


as informações sobre orçamentos estourados, leia o tópico Filtros e
relatórios, mais adiante, dedicado a esses recursos.
Acompanhamento do projeto
Não basta projetar e prever, também é preciso acompanhar o de-
senrolar do projeto. Porém, esta é uma tarefa que pode tornar-se mais
difícil do que todo o planejamento em si: na criação de um projeto
existem muitos detalhes, e cada um ocupa a atenção do administra-
dor em separado, principalmente se ele tiver um bom checklist à mão
como controle do plano piloto. Já o acompanhamento, infelizmente,
não permite essa divisão: o administrador tem de prestar atenção,
ao mesmo tempo, em todos os indicadores, para que nenhum alerta
vermelho passe despercebido.
Recorrer aos indicadores, vistos anteriormente, é uma forma de
criar um sistema de acompanhamento, porém, alertamos, bem rudi-
mentar, dado£|ue se limita a apresentar inconsistências que ocorrem
na utilização de determinados recursos em determinadas tarefas, não
sendo capaz de ilustrar pontos críticos do projeto como um todo.
Tendo em vista esses problemas, informamos que com o Project
Server é possível fazer um acompanhamento automático de tudo o
que foi planejado. Para tanto, basta abrir o projeto e clicar sobre uma
tarefa. Lembre-se de que informações sobre recursos só são possíveis
quando estes estão inseridos em uma tarefa.
Em seguida, siga o menu Colaborar > Solicitar informações sobre
o andamento do projeto. Responda Sim à pergunta sobre se deseja
continuar a acessar o projeto, mesmo sabendo que os projetos publi-
cados no Project Server são salvos.

Nota: o Project Server é formado pelo Windows 2000 Server em


conjunto com os módulos de utilização da rede e compartilha-
mento de documentos para o Project.

1. Na caixa Solicitar informações sobre o andamento do projeto


para, selecione Projeto inteiro, Modo de exibição atual ou Itens sele-
cionados.
No caso de escolher a opção Projeto inteiro, solicite informações
sobre o andamento do projeto em todas as atribuições. A opção Modo
de exibição atual dá-nos informações relativas somente às atribuições
novas e alteradas das tarefas indicadas no modo de exibição.
Por último, se clicarmos em Itens selecionados, é possível solicitar
informações relativas apenas às atribuições novas e alteradas das ta-
refas selecionadas.
2. Nas caixas Solicitar informações sobre o andamento do projeto
para o período de ePara, dique nas datas desejadas. As informações
serão exibidas na tela.

3. Para inserir informações adicionais, ou para editar o texto da


notificação de e-mail, dique em Editar texto da mensagem, digite o
texto desejado na caixa Texto da mensagem e dique em OK.

Se notar inconsistências no decorrer da análise do projeto, é possí-


vel fazer alterações imediatas com o trabalho ainda aberto no Project
Server. Para tanto, selecione a tarefa desejada e obedeça aos pas-
sos seguintes.

1. No menu Colaborar > Publicar, dique em Atribuições novas e


alteradas. Clique em OK quando o aplicativo perguntar se deseja sal
var o projeto.

2. Na caixa Publicar atribuições novas e alteradas para, selecione


Projeto inteiro. Na caixa Visualização, é possível ver as atribuições
alteradas e o que foi alterado.

Quando as alterações não são aceitas, ou se um projeto comparti-


lhado é corrompido, por um motivo qualquer, durante o processo de
alteração, é possível forçar a reintegração de dados. Saiba como:

1. Abra o projeto e selecione as tarefas que deseja reeditar, ou das


quais quer recuperar informações perdidas devido a pane na rede.

2. Depois, abra o menu Colaborar > Publicar. Logo após, clique em


Republicar atribuições.

3. Se quiser salvar o projeto antes de publicar as atribuições, clique


em OK.
Na caixa Republicar atribuições para, selecione Projeto inteiro. Em
seguida, force a inserção de informações reais no projeto clicando em
Substituir trabalho real inserido por recursos.

4. Faça as alterações desejadas. Para assumir a responsabilidade


pelo gerenciamento das atribuições republicadas, clique em Tornar-se
o gerente destas atribuições. Feche o projeto para finalizar.
As informações também podem ser recebidas na forma de rela-
tórios. Para isso, dique na barra de ferramentas Guia do projeto e
selecione a opção Controle. Em seguida, escoiha Solicitar relatórios
de status no formato de texto.
Sinalizando riscos com o Project Server (ll||f|(
Podemos entender como risco a possibilidade de ocorrer algum
imprevisto ou evento que possa provocar um impacto negativo em
um projeto.
Um risco é uma situação negativa em potencial, ou seja, uma situa-
ção que pode ser adversa, que pode ocorrer, mas ainda sem existên-
cia concreta. Na verdade, os riscos tornam-se perigos reais (situações
negativas de fato) caso não sejam adequadamente racionalizados.
Assim como fazemos para evitar transtornos com doenças, neste
caso, o fundamental é saber para onde os riscos apontam e onde
podem desembocar - habilidade não muito fácil de encontrar nos
outros, tampouco de conseguir para si mesmo. Se existe um risco
evidente em algum detalhe do planejamento, com certeza este deta-
lhe vai crescer e se transformar em uma questão: um problema real
que deve ser resolvido antes de darmos continuidade ao projeto. Se
o risco não é tão evidente, mas, ainda assim, foi indicado em algum
momento, faça o possível para situá-lo e isolá-lo - o problema está
querendo tomar forma.
Com essas questões em vista, é importante sabermos como utili-
zar ferramentas do Project para criar uma linha de análise de riscos.
A principal dentre essas ferramentas chama-se, justamente. Risco. 0
único "porém" é que se trata de uma ferramenta on-line, ou seja, pre-
cisa de um servidor Windows 2000 Server com Project Server e o
Microsoft Share Point, presente no Microsoft Office 2003, instalados
para se tornar um recurso habilitável.
Essas linhas ajudam a sinalizar riscos, portanto, elas não os pre-
vêem, oí|ue significa que não podemos substituir a atenção e o bom
senso humanos por uma ferramenta.
Para começar sua análise de riscos, conecte-se ao servidor em que
está rodando o Project. Aqui, omitimos técnicas de configuração do
servidor e de criação de contas de usuário, pois esse não é o objetivo
do livro. Portanto, supomos que a rede em que você trabalha já possui
um servidor Project devidamente configurado.

1. Para conectar-se ao servidor, dique em Ferramentas > Opções.


Em seguida, selecione a aba Colaborar.

2. Na área Opções de colaboração do <nome do projeto, dique


em Colaborar usando e selecione a opção Microsoft Office Project
Server. Na linha URL do Project Server, digite o endereço HTTP atri-
buído à interface de controle do Project Server. Essa interface utiliza o
protocolo HTTP porque se comporta como uma página Web, empre-
gando, no entanto, o padrão XML, no lugar de HTML ou ASP.

3. Em Identificação do Project Server, selecione a opção Nome


de usuário <Usuário> do Microsoft Office Project. Lembramos
que a conta deve estar corretamente habilitada no servidor para que
haja conexão.

4. Na linha Endereço de e-mail, digite o endereço que a empresa


lhe reservou. Se a rede é controlada por um servidor Active Directory
(Windows 2000 Server/ Server 2003), digite o endereço de e-mail atri
buído pelo domínio ao seu usuário, seja no servidor de e-mails inter
no, seja como propriedade do seu usuário do Active Directory.

5. A opção "Publicar atribuições novas e alteradas" atualiza atri


buições de recursos quando alteramos um projeto que está disponível
on-line. Selecione alguma das opções a seguir: O início, Término, %
concluída ou Estrutura de tópicos.

6. Na área Ao salvar, selecione as duas opções existentes: Atribui


ções novas e alteradas (salva as alterações feitas no projeto) e Resu
mo do projeto. Clique em OK para finalizar.

A n á lis e in ic ia l d e ris c o s
Feita a conexão, podemos ativar a ferramenta Riscos. A conexão
com o servidor Project será imediata.

1. Vá ao menu Colaborar e clique em Riscos. A seção do Project


Server será imediatamente iniciada.

2. Na coluna Nome do projeto, clique em um projeto para associá-


lo ao risco.

3. Depois, clique em Novo risco. Na página seguinte, insira as infor


mações necessárias sobre o que considera arriscado. Como modelo,
é possível inserir as seguintes informações como critérios em uma
análise de risco:
• Probabilidade: especifica a chance de ocorrência do risco por
meio de uma porcentagem;
• Impacto: determina a gravidade dos efeitos adversos caso o aci
dente realmente ocorra, numa escala de um a dez;
• Custo: também está ligada ao impacto, mas de um ponto de
vista exclusivamente monetário;
• Categoria: especifica o tipo de risco;
• Descrição: ilustra o poder destrutivo da ameaça;
• Plano atenuante: estabelece possíveis planos para minimizar as
chances de problemas;
• Plano de contingência: especifica os planos de recuperação
caso acidentes ocorram;
• Acionador: estabelece a condição que aciona o plano de contin
gência.

4. Após inserir na página todas as informações, vá até a parte in


ferior da folha de projeto e especifique quais tarefas, projetos e docu
mentos serão estudados nessa análise de risco. Logo após, dique em
Salvar e fechar para concluir a edição de riscos.

5. Editar riscos presentes é, também, uma opção. Basta selecio-


nar um projeto e clicar em Editar risco. A conta de usuário deve pos
suir permissão de escrita sobre o projeto para que as alterações te
nham efeito.

Identificando um risco:

Um típico exemplo de risco é criado quando um determinado recur-


so (matéria-prima ou mão-de-obra) possui um único fornecedor. Este
tipo de situação, mesmo em atividades secundárias, pode significar a
interrupção da tarefa e, conseqúentemente, posteriores atrasos.

1. Abra o menu Exibir e selecione a opção Planilha de Recursos.

2. Na tabela, dique no campo à direita do ponto em que deseja


inserir outro campo. Logo após, siga o menu Inserir > Coluna.

3. Em Nome do campo, dique em um campo de texto, como


Textol ou Sinalizadori. Em Título, digite algo como Fornecedor Único
edêOK.
4. Para cada recurso com um único fornecedor, marque Sim no
campo Fonte única.

Para visualizar os recursos ou tarefas em que só há um fornecedor


envolvido, dique no botão AutoFiltro e, no título do campo, selecione
a opção Fornecedor único, ou com o nome que tenha escolhido para
o campo. Na seta de filtragem da coluna Fornecedor único, dique em
Sim. Os resultados aparecem automaticamente e não é preciso ter o
servidor on-line para implementar tal reeurso.

Questões |

Como dissemos anteriormente, sempre que um possível risco é


negligenciado, pode se transformar em um problema, um fator con-
creto de preocupação para o projeto. Os fatores de preocupação po-
dem estar ligados tanto a tarefas como a recursos e atribuições.
Qualquer profissional envolvido em um projeto pode questioná-
lo durante o seu desenvolvimento. E fazer essa afirmação equiva-
le a por "no papel" um problema de conhecimento geral, ou, pelo
menos, que esteja no domínio das pessoas interessadas. E é exata-
mente esse o objetivo. Quanto melhor documentado for um projeto,
incluindo seus percalços, mais simples será a análise e a resolução
de problemas.

1. No menu Colaborar, dique em Questões. Espere que o projeto


hospedado no Project Server seja aberto.

2. Na coluna Nome do projeto, dique em um projeto para associá-


lo à questão, e, em seguida, em Nova questão.

3. Na página seguinte, digite as informações necessárias sobre


a questão. Podemos utilizar os seguintes critérios para especificar
uma questão:

• Status: especifica o estado atual do alerta (ativo ou inativo);


• Categoria: estabelece o tipo de questão proposta;
• Proprietário: campo que indica o responsável pelo encaminha
mento da questão;
• Prioridade: número indexado que define a seriedade da questão;
• Resolução: dá-nos o plano para encaminhar a questão.
4. Na parte inferior da página, determine tarefas, projetos, riscos,
documentos e outras questões que possam causar ou sofrer o impacto
dessa questão. Clique em Salvar e fechar para concluir as alterações.

Para editar uma questão anteriormente criada, clique na planilha


que a contém e, logo após, clique sobre a questão, para exibir seu
conteúdo. Depois, clique em Editar questão, para fazer alterações ou
adicionar comentários.
Agrupando férias e folgas
Recursos humanos não estão disponíveis em regime 24/7 - 24 ho-
ras por dia, todos os dias da semana. Os profissionais envolvidos em
um projeto precisam de tempo para descansar, como dias de folga e
de férias, benefícios garantidos por lei.
Estes períodos de descanso têm de ser contabilizados quando lida-
mos com trabalho humano para que os prazos e os custos acertados
com relação à remuneração (salário) ou alocação de trabalho (horas
trabalhadas^m uma tarefa) não se tornem irreais.

Criação de férias e folgas coletivos e individuais 1 í M |


No tópico Iniciando uma folha de projetos, mostramos como criar
um calendário personalizado, admitindo alguns dias de folga, com a
ajuda do assistente do Microsoft Project. Agora, criaremos manual-
mente um conjunto de dias de folga e de feriados, mediante as opções
do menu Ferramentas.

1. No menu Ferramentas, dique em Alterar período útil. Quando


surgir a caixa homónima, defina os dias que serão identificados como
folgas e, depois, dique na área Definir a(s) data(s) selecionada(s)
como, em Período não útil.

2. Clique em OK para finalizar. O dia escolhido passará a ser consi


derado um dia sem trabalho.

3. Para selecionar um período inteiro de dias, mantenha a tecla


Shift pressionada enquanto dica nos dias desejados. Para completar
a operação é só deslizar o ponteiro do mouse.

4. Se quiser que um determinado dia da semana seja sempre lista


do como dia de folga, dê um clique na coluna de abreviação do dia da
semana presente no calendário. Dessa forma, será selecionado o dia
requerido. Em seguida, clique em Período não útil e dê OK.

Como é evidente, o procedimento apresentado cria um calendário


de folgas ou deferias para todo os profissionais, o que é muito bom no
caso de folgas coletivas, mas não resolve nosso problema se tivermos
que gerenciar folgas e férias individuais. Nesse tipo de situação, deve
ser utilizado o assistente do Project.

1. Na barra de ferramentas Guia de projetos, dique no botão Re


cursos e escolha a opção Definir períodos úteis dos recursos.

2. 0 assistente que surgir à esquerda da tela solicita a definição do


recurso em que deseja atribuir configurações personalizadas. Escolha
um recurso de trabalho de sua planilha e dique em Salvar e ir para
Etapa 2.

3. Na segunda etapa, defina um período de horas úteis para o re


curso e, depois, dique em Salvar e ir para Etapa 3.

4. Agora, fixe a semana de trabalho do recurso. Suponha que Pe


dro faça um tratamento médico às segundas-feiras e, por isso, não
pode vir trabalhar, compensando sua ausência com horas extras tra
balhadas nos demais dias úteis. Assim, em Definir a semana de tra
balho, exclua a segunda-feira de sua caixa de verificação.

5. Como Pedro terá de compensar algumas horas nos demais dias


da semana, clicaremos em Quero ajustar as horas úteis mostra
das para um ou mais dias da semana, determinando, em segui
da, para cada um dos dias restantes da semana, mais duas horas
de trabalho.

6. Clique em Salvar e ir para Etapa 4. Na tela seguinte, escolha


Alterar Período Útil. Suponha, agora, que tenhamos de definir o pe
ríodo de férias anuais do nosso recurso. Antes de tudo, vamos se-
lecionar um mês e um ano (o Project vai até o ano 2049) com um
clique na barra de rolagem à direita do calendário, arrastando-a
para baixo.

7. Logo após, arraste o mouse, pressionando, ao mesmo tempo, a


tecla Shift sobre os dias que pretende transformar em férias privadas
do recurso (Figura 19.1). Em seguida, clique em Período não útil e
conclua apertando o botão OK.
8. Clique em Salvar e ir para Etapa 5. Nessa etapa, a última, pode-
mos determinar horários de trabalho, folgas e férias para outros recur-
sos, ou, simplesmente, concluir a edição.

Interrompendo um trabalho para uma folgas


Em algumas situações, pode ser requerida a concessão de uma
folga (como abono ou licença médica) para um determinado profis-
sional. Essa ausência, obviamente, poderia ser computada como folga
no calendário dos recursos, mas, como fazer para representá-la no
esquema de trabalho de todo o projeto?
Muito melhor do que simplesmente cadastrar um dia de folga no
calendário é criar uma interrupção na tarefa.

Nota: a questão aqui gira em torno do fato deste dia não ser exa-
tamente um dia de folga, pois não foi planejado.

Com isso, fazemos com que esse dia seja considerado de forma
correta: um dia de falta justificada, mas imprevista, e, portanto, mere-
ce ter racionalizada a quebra que provocou no decorrer do projeto.

1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.


2. Na área com as barras gráficas, dique com o botão direito do
mouse na tarefa que foi interrompida com o auxílio dos recursos, se-
lecionando, a seguir, a opção Dividir tarefa (Figura 19.2).

3. O cursor mudará de formato. Então, dique na barra de Gantt da


tarefa e selecione a parte equivalente à data em que está ocorrendo a
quebra da tarefa.

No caso de sentir necessidade de aumentar o prazo para uma tare-


fa, posicione o ponteiro na extremidade direita da tarefa dividida até
que o cursor se transforme em um ponteiro voltado para a direita. A
seguir, expanda a barra até o marcador de data correspondente ao
prazo em que deseja estender a tarefa. Para diminuir o prazo, o pro-
cesso é o mesmo, com a diferença de que temos de arrastar o cursor
para a esquerda.
Também é possível mover apenas uma das partes da tarefa divi-
dida para outra data ou prazo. Para tanto, dique em uma das partes
da tarefa (exceto a primeira) e espere o cursor tomar a forma de uma
cruz. Quando isso ocorrer, podemos movimentar uma das partes tia
tarefa para outro indicador de tempo.
Curva s de custos
Uma curva S (S-Curve) é uma apresentação gráfica de custos, ho-
ras trabalhadas ou quaisquer outros tipos de recursos acumulados
que devem ser confrontados para controle dormite de tempo do pro-
jeto. 0 nome deriva do formato da curva ser similar à letra S (curvada
no início e no término, e inclinada na parte intermediária), o que repre-
senta um projeto de início lento, mas, depois, com um pico acelerado
para, no fim, voltar a reduzir o ritmo.
Para criar uma curva S, o Microsoft Project supõe que os dados
necessários serão exportados de uma planilha do Excel. Isso se dá
porque custos, datas e Jempo deveriam, de fato, ganhar forma e de-
senvolvimento em planilhas do Excel, mais adequada para a arma-
zenagem desse tipo de dados. O software entende que foi escolhido
apenas para criar o projeto, o que proporciona maior liberdade para
desenvolver os gráficos e tabelas necessários em sua finalização.

1. Primeiramente, acesse as ferramentas que permitem a criação


da curva e que, por padrão, não são mostradas pelo Project. Para tan
to, siga o menu Exibir > Barras de Ferramentas > Análise.

2. Assim que a barra surgir (Figura 20.1), dique em Analisar os da


dos de escala de tempo no Excel.
3. Na janela do assistente (Figura 20.2), dique em Projeto inteiro
e, depois, em Avançar. Para que a curva S seja montada para apenas
uma tarefa, selecione-a na tabela antes de iniciar o assistente, clican-
do, logo após, em Tarefas selecionadas no momento.

4. Na segunda etapa, selecione os campos que serão exportados,


clicando na caixa Campos disponíveis, e, logo em seguida, na seta
Adicionar. Os campos que serão utilizados aparecerão na caixa Cam
pos a serem exportados. Clique em Avançar.

5. Na terceira etapa, responda à pergunta: Que intervalo de datas


e unidades gostaria de usar?. Em De:, digite uma data inicial para os
dados que quer extrair. Em Até:, digite a data final para esses mes
mos dados. Em Unidades, escolha a unidade de medida que será uti
lizada para a representação da curva de tempo (Figura 20.3). Clique
em Avançar.
6. À pergunta Deseja representar graficamente os dados de escala
de tempo no Excel?, responda Sim e dique em Avançar.

7. Na tela seguinte, a última etapa, dique em Exportar dados e trans


porte as informações para o gráfico em S que será criado pelo Project.

8. O resultado será parecido com o visto na Figura 20.4. Dessa


forma, criamos um gráfico de curva S tradicional, apesar do projeto
utilizado para o^xempio não dar origem exatamente a um S. Porém,
podemos transformar esse gráfico em qualquer outro tipo de gráfico.
Para tanto, basta clicar no botão Tipo de gráfico, da caixa Gráfico, es
colhendo, em seguida, o formato que deseja aplicar.

9. Se, por exemplo, desejássemos criar um gráfico em forma de


pizza, exibindo a participação que cada um dos recursos teve, diaria-
mente, na execução do projeto, poderíamos clicar em Tipo de gráfico
> Gráfico de Pizza 3D. O resultado seria semelhante ao que vemos na
Figura 20.5. Note que, nesse tipo de gráfico, podemos obter informa-
ções detalhadas sobre o dado representado posicionando o mouse na
área desejada.
Vale a pena notar que criamos uma tabela de referência, com todos
os dados utilizados para a criação do gráfico (Figura 20.6). Essa tabela
pode ser utilizada para consulta de valores, ou para fazer modificações
por meio da edição dos valores contidos nas células.
Filtros e relatórios
Para concluir esse breve livro, vamos nos aprofundar um pouco
mais sobre filtros e relatórios, temas em que já tocamos anteriormen-
te, de forma pouco detalhada, em alguns tópicos. Tanto as ferramen-
tas de filtro como a montagem de relatórios são recursos que podem
acrescentar subsídios à montagem e execução do projeto, pois, com
eles, os dados podem ser refinados com maior intensidade e situa-
ções que envolvam interrupção de tarefas ou outros tipos de risco
podem ser encontradas com maior facilidade.

Aplicação simples de filtro


1. Para uma aplicação simples de filtro, não importa o modo de exi
bição do projeto. Para iniciar a aplicação, siga o menu Projeto > Filtro
para, selecionando, em seguida, a opção de filtro desejada.

2. Para aplicar um filtro que não esteja na lista, ou para aplicar um


filtro de realce, dique em Mais filtros.

3. Para aplicar um filtro de tarefa, dique em Tarefa (Figura 21.1) e


escolha o filtro que deseja aplicar, por exemplo, Custo acima do orça
do. Todos os campos relacionados com a tarefa surgirão na exibição.

4. Depois, dique em Aplicar, para que o filtro errtre em funciona-


mento. Para selecionar um filtro de recurso, dique em Recurso e não
em Tarefa.
Lembrete: recursos são todas as pessoas, equipamentos e mate-
riais empregados para completar as tarefas de um projeto.

5. Podemos editar um determinado filtro antes de aplicá-lo. Para


tanto, dique no botão Editar e, após o surgimento da janela Definição
de filtro em <nome do projeto, dique em Nome do campo para alte
rar o campo que serve como eixo-padrâo da consulta. Em seguida, di
que na coluna Teste e selecione a operação lógica de sua preferência
para substituí-la pela operação atual. É possível, por exemplo, substi
tuir o operador "é maior que" pelo operador "está contido em".

6. Clique na coluna Valores para alterar o campo com o qual é feita


a comparação para a filtragem. Para colocar em prática a alteração do
filtro, clique em OK e, logo após, em Aplicar.

Se você clicar em Realçar, e não em Filtrar, as entradas que corres-


pondem aos critérios do filtro seráo mostradas na cor azul, misturadas
às entradas originais. Qualquer filtro ou realce pode ser desativado
com um clique em Todas as tarefas, ou em Todos os recursos, de
acordo com a situação. Para tanto, pode lançar mão da caixa de valo-
res do filtro, ou de diques nas setas de qualquer uma das colunas.

Relatórios
Os filtros são boas ferramentas para "garimpagem" de dados, po-
rém, não podem ser considerados no momento em que precisamos
dar um veredicto conclusivo sobre uma determinada questão ou seus
desdobramentos. No caso de pareceres conclusivos, o normal é acei-
tar apenas a presença de relatórios, bem embasados e, de preferên-
cia, bem formatados.
Por isso, o Microsoft Project pode auxiliar o administrador de pro-
jetos a criar relatórios. Um dos modos de exibição (Relatórios) permite
a criação de folhas de resumo, ou de análise, bem completas, e, o que
é melhor, em menos de dez minutos.

1. Clique em Exibir > Relatórios. Na janela que será aberta (Figura


21.2), podemos escolher entre os diferentes tipos de relatório que po-
dem ser criados para o projeto, como Visão geral, Custos ou Cargas
de trabalho, entre outras opções. O último botão permite a criação de
relatórios personalizados.

2. Como exemplo, vamos criar um relatório de custos. Após clicar


no botão homónimo, pressione o botão Selecionar.

3. A próxima tela pergunta qual o tipo de relatório de custos deve


ser aplicado. Podemos criartie relatórios de Fluxo de caixa a relatórios
sobre Tarefas com orçamento estourado. Em nosso exemplo, criare
mos um relatório de Fluxo de caixa.

4. Se quiser editar o relatório original, dique em Editar. Com a aba


Definição aberta, na área Tabela de referência cruzada, selecione mais
de uma coluna para criar relatórios cruzados com mais de uma semana.
É possível criar relatórios com a amplitude de dias, meses ou anos.

5. Em Linha, é possível definir se o relatório tratará de Recursos ou


Tarefas. Na linha ao lado, é possível escolher o tema central do rela
tório. Tendo escolhido Recurso, selecionamos, em seguida, a opção
Custo real.

6. Na área Filtro, escolha um parâmetro de filtragem. Seja qual for,


o ideal é clicar, feita a opção, em Realçar, para que ele apareça com
realce, e não com uma filtragem "bruta".

7. Clique na aba Detalhes e, depois, em Entre recursos, para obter


uma planilha semelhante às do Excel. Clique em OK para finalizar.
8. De volta à tela Relatórios, dique em Seiecionar e o relatórioserá
impresso imediatamente. É possível enviá-io em um arquivo, e náo di-
retamente para o papel, ciicando em Imprimir > Microsoft Document
Writer. Selecione, depois, a caixa Imprimir para arquivo, e dique
em Imprimir.
Visualização e portabilidade
do Microsoft Project
Uma das regras para a utilização de sistemas de gerenciamento
é a implementação da universalidade dos dados, ou seja, a garantia
de que todas as informações podem ser visualizadas por toda a equi-
pe de trabalho. Com o Microsoft Project não é diferente: ao mesmo
tempo em que as folhas de projeto devem ser capazes de transmitir
informações para todas as partes interessadas, elas também devem
ser portáveis, ou seja, passíveis de serem carregadas ou utilizadas em
outros lugares que não o computador do administrador, ou a rede in-
terna da empresa.
A primeira condição que nos obriga à portabilidade é bastante ób-
via: não é possível instalar cópias do Project em todas as máquinas da
empresa. Uma licença do MS Project 2003 custa em média mais de R$
12 mil por máquina, sem contar que a licença do Project Server é bem
mais cara... Em uma rede com 12 máquinas que trabalhem com visuali-
zação e manejo de projetos, mais o servidor, o investimento seria, como
parece claro, dificilmente digerível. Esse tipo de obstáculo faz com que
setores de implementação de projetos sejam, por vezes, descartados
pelas empresas: o custo do software e sua atualização é muito alto.
No entanto, tal problema pode ser resolvido com dois elementos
que já devem fazer parte da bagagem do administrador de projetos:
organização e tecnologia.

Organização-e tecnologia

No que toca à organização, vamos implementar o que aprendemos


na Primeira Parte (Conceitos) do nosso guia: se existe um projeto, ele
depende de pessoas (profissionais) e de recursos materiais (máqui-
nas, insumos etc). Apesar de parecer óbvio para quem trabalha com
planejamento, normalmente, esse fator é esquecido quando é preciso
resolver problemas práticos. Se funcionários precisam de recursos
para trabalhar, esses mesmos recursos não são infinitos, e, portanto,
devem ser distribuídos com sabedoria.
Pessoas que participam do projeto, mas que não formatam e nem
se envolvem diretamente com a edição da folha não precisam do
Project completo para trabalhar. Se é necessário apenas ter contato
com o projeto, é possível utilizar um visualizador.
Visualizadores são programas que montam o conteúdo de um ar -
quivo, permitindo, então, que ele possa ser visto, mas não alterado,
e aqui entra a parte da tecnologia. A maioria dos visualizadores para
softwares pagos é gratuita, e pode ser obtida na Internet. Basta baixar
um único arquivo em um compartilhamento de rede, ou gravar um CD,
e, depois, replicar as instalações.
A Microsoft, ao contrário do que ocorre com o Visio e com o Word,
não disponibiliza visualizadores para arquivos do Microsoft Project.
Essa facilitação ficou a cargo da empresa Software Reader, que fabri ca
o Project Reader, programa capaz de abrir não só folhas de projeto
salvas no formato-padrão do Microsoft Project, mas também projetos
salvos no formato XML, bases de dados do SQL Server, Access (for -
mato mdb), ou bases de dados Oracle que porventura estejam em
conexão com os arquivos do Microsoft Project.
O programa pode ser adquirido em http://www.projectrBader.com .
Infelizmente, não é gratuito (apesar do que indicamos acima sobre
os visualizadores), mas é possível testá-lo por 30 dias. Além disso,
o custo da licença é cerca de 20 vezes menor do que o custo de uma
licença do Microsoft Project. Confira a seguir como instalar e utilizar
o programa:

1. A instalação do programa segue o padrão do que observamos


na maioria dos programas de Windows. É só clicar duas vezes sobre o
executável para que a instalação seja efetuada.

2. Após o término da instalação, dique no menu Iniciar > Progra


mas > Project Reader > Project Reader. A interface do programa
será aberta.

3. Existem várias maneiras de abrir um projeto para visualização.


Para abrir projetos locais, armazenados em um CD, no disco rígido ou
mesmo em um compartilhamento de rede, siga o menu File > Open >
File > Local.

4. Com o aplicativo, podemos abrir arquivos de versões antigas


do Microsoft Project (formato mpp), da versão 2003 (mpd) e também
arquivos nos formatos mdb (Microsoft Access) e XML. Assim que a
janela Abrir aparecer, navegue até o local em que está armazenado o
projeto desejado e dique sobre o arquivo duas vezes.
O arquivo será aberto quase imediatamente (a engine empregada
para a visualização é muito leve). O resultado de todo o procedimento
executado pode ser visto na figura a seguir.

5. Para visualizar um projeto armazenado em um servidor rodan-


do o Microsoft Project Server, siga File > Open > File > http. 0 link
para o projeto deve ser digitado na caixa de exibição indicada logo
em seguida (Figura 22.2). Se o arquivo já foi aberto, é possível ganhar
tempo acessando projetos que foram guardados no cache do sistema
operacional. Para que isso ocorra, dique na caixa de verificação Read
cache before, digite o endereço do projeto e dique em OK.
6. Para abrir bancos de dados Oracle, dique em File > Open > DSN
> Oracle. Como os bancos de dados Oracie, mesmo quando indexa-
dos ao Project, trabalham sob o modelo cliente/servidor, aparecerá
uma tela de login, solicitando o nome do usuário, a senha e o ende-
reço do banco de dados (Figura 22.3). A mesma indicação vale para
arquivos do Microsoft SQL Server.

Nota: o modelo cliente/servidor funciona por meio de estações


de trabalho que observam os bancos de dados visualizados em
outras estações de trabalho, sendo que estas são centralizadas.

7. Ao abrirmos um projeto, podemos escolher de que maneira ele


será visualizado, assim como ocorre com o Microsoft Project. Para
tanto, siga o menu View. As opções acessíveis são Gráfico de Gantt
(Gantt Chart), Uso da Tarefa (Task Usage), Uso de Recursos (Resource
Usage) e Folha de Recursos (Resource Sheet). Também podemos uti-
lizar os botões da barra de ferramentas do programa para alterar a
forma da visualização.
Alterações rápidas
dos dados de um projeto
É muito comum que um projeto seja visto como uma rocha: algo
grande demais para ser movido para os lados, lascado ou aparado,
tendo que seguir um rumo fixo. Essa mesma visão é a que faz com que
erros bem visíveis em um projeto, como variáveis gritantes que pode-
riam ser melhor definidas, sejam "tocados para a frente" até a data de
fechamento ou o dia da apresentação.
Felizmente, existem formas práticas de preencher tais "lacunas de
eficiência", fazendo com que o pro}eto pareça mais coeso. Neste tópi-
co, vamos conhecer algumas delas, observando como alterações em
algumas colunas ou células podem fazer diferença no resultado final.

Alterando formatos de campos de data 11 ri I li Mi I i


Um dos problemas mais comuns ocorre quando um formato de
data já padronizado é, simplesmente, esquecido, sendo substituído
por um outro de acordo com o novo gosto do administrador. Este não
é um problema que parece exercer muito peso, mas faz com que, por
exemplo, não seja possível confrontar dois projetos simultaneamente:
as datas não terão correspondência.

1. Para resolver esse problema, dique no menu Ferramentas > Op


ções > Exibir. Na caixa Formato de data, dique no formato desejado.

2. Se quiser alterar apenas o formato de data de uma única tabela


da folha de projetos, dique em Exibir > Tabela e, depois, em Mais
tabelas. Na lista Tabelas, dique, como mostrado na Figura 23.1, em
Tarefa ou em Recurso. Lembre-se de que o conjunto de tabelas des
sas opções é diferente.
3. Clique na tabela cuja data quer formatar e, em seguida, aperte o
botão Editar. Na caixa Formato de data, escolha o formato desejado.
Clique em OK e em Aplicar (Figura 23.2).

4. Se não visualizar o formato de data indicado, o problema pode


estar no Windows, e não no Project. É possível resolvê-lo via Painel
de controle, clicando duas vezes no ícone Opções regionais, e sele-
cionando, logo após, a aba Data. Altere as configurações de data con-
forme o necessário. No Painel de controle do Windows XP, clique em
Opções regionais e de Idiomas e na guia Opções regionais. Refaça,
então, o caminho do Project mostrado nos passos anteriores.

Cópia de informações de
■um -campo para vários campos
Em outros casos, o "remendo" dos dados pode ser feito com a sim-
ples cópia dos dados contidos em um campo para os demais campos
da tabela. No entanto, nesse tipo de procedimento, estamos aquém
da formatação de dados, restringindo-nos a um reparo emergencial na
estrutura, ou no preenchimento de campos vazios com os dados que
estiverem ao alcance das mãos.

1. Abra a tabela que precisa editar. Em seguida, selecione o cam-


po associado a uma tarefa ou a um recurso individual que deva
ser copiado.
2. Depois, com a tecla Ctrl pressionada, selecione os campos que
serão preenchidos ou que devem receber itens colados. O campo a
ser copiado deve estar no início da seleção.

3. Abra o menu Editar > Preencher, selecionando, logo após, a di-


reção que será preenchida (Abaixo, À Esquerda, À Direita, Acima).

Q. Também podemos copiar informações e repetir padronagens,


fazendo uso da alça de preenchimento, umpequeno quadrado no can-
to da seleção em uma planilha. Ao indicar a alça de preenchimento, o
ponteiro do mouse transforma-se em uma cruz preta. Para copiar o
conteúdo em campos adjacentes, ou para repetir informações sele-
cionadas, arraste a alça de preenchimento. Selecione as informações
que serão copiadas e dique na alça, no canto inferior direito das infor-
mações selecionadas, e arraste para incluir os campos em que precisa
repetir a seleção.

5. Se o preenchimento causar conflito no agendamento de tarefas


ou recursos, aparecerá a janela da Figura 23.3. Podemos optar por dar
seguimento à operação, clicando em Continuar. Permitir o conflito de
agendamento ou por parar o preenchimento, clicando em Cancelar.
Evitar o conflito de agendamento.
6. Se optou por continuar o preenchimento, é possível consertar as
tarefas ou utilizar os recursos resultantes do preenchimento manual-
mente. Basta clicar sobre o campo Duração e distanciar ou aproximar
a quantidade de dias em relação a outras tarefas ou recursos (Figura
23.4)

7. Também podemos resolver esse tipo de conflito clicando na li-


nha correspondente ao início do projeto, na coluna Início. Certifique-
se, porém, de que o início da tarefa ou uso dos recursos podem ser
alterados sem causar inconsistências mais graves.
cálculos simples de
custos de horas extras
Em tópicos anteriores, vimos que é muito simples fazer alterações
nas horas de trabalho presentes em folhas de projeto; utilizando, para
tanto, ferramentas de criação de horas extras. Nesse tópico, vamos mos-
trar, por meio da ferramenta Trabalho de horas extras, como calcular os
custos integrados das horas extras de uma forma ainda mais fácil.

1. No menu Exibir, dique em Uso da Tarefa. Em seguida, dique


novamente no menu Exibir, aponte para Tabela e selecione Trabalho.

2. Clique no campo Trabalho. Logo após, siga o menu Inserir >


Coluna.

3. Na caixa Nome do campo, clique em Trabalho de horas extras


e, depois, em OK.

4. No campo Trabalho de horas extras, clique na atribuição de re


curso para a qual deseja inserir o trabalho extra. Isso feito, digite o
total de horas extras para a atribuição de recurso.

5. Para inserir as horas extras nas atribuições de recurso adicionais,


repita as etapas três e quatro. Lembre-se de que o volume de trabalho
de horas extras especificado não é adicionado ao volume de trabalho
para a tarefa, representando apenas uma parte do volume total de
trabalho que deve ser considerado e cobrado como hora extra. Ao
inserir o trabalho de horas extras, a duração de uma tarefa é imediata
mente abreviada.

Após a inserção das horas extras, se for necessário fazer alterações


ou correções manualmente, com o objetivo de regularizar a situação
das horas trabalhadas, siga o expediente mostrado abaixo:

1. Abra o menu Exibir > Mais modos de exibição. Depois, na iista


Modos de exibição, clique em Planilha de tarefas e em Aplicar.

2. Volte para o menu Exibir e selecione a opção Tabela e, em segui


da, Trabalho.
3. No campo Real, correspondente à tarefa que deseja atualizar,
insira os valores referentes ao trabalho efetivamente realizado. Os va-
lores recalculados, em porcentagens, do trabalho concluído e do tra-
balho restante aparecem nos campos % trab. concl. (porcentagem do
trabalho concluído) e Restante (trabalho restante), respectivamente.

Redistribuição de recursos

Para situações em que houve superalocação de recursos, seja por


aplicação inadequada de horas extras, ou por duplicação de tarefas,
pode ser necessário implementar a redistribuição de recursos. O
Project possui ferramentas internas que permitem realizar essa redis-
tribuição sem que seja preciso desmanchar todo o projeto, ou cance-
lar integralmente as horas extras planejadas e concedidas.

1. Quando realizamos essa operação, as tarefas de menor impor


tância serão atrasadas ou divididas. Antes de tudo, no menu Ferra
mentas, dique em Redistribuir recursos.

2. Aparecerá a janela Redistribuição de recursos (Figura 24.1). Na


área Redistribuição de cálculos, dique em Automática.
Também podemos utilizar a opção Manual. Essa redistribuiçao tem
um fator de segurança: é executada somente quando clicamos no bo-
tão Redistribuir agora. A redistribuiçao automática ocorre instanta-
neamente, ao alterarmos uma tarefa ou um recurso.

3. Se escolhermos a redistribuiçao automática, temos de desmarcar


a caixa de seleção Limpar nivelamentos anteriores. Esta caixa é mar
cada por padrão, mas, na redistribuiçao automática, pode retardar sen
sivelmente o trabalho agendado. Na caixa Procurar superalocações em
uma base, defina o período em que a redistribuiçao deve reconhecer as
superalocações. O padrão é Diariamente, mas podemos utilizar A cada
hora, Semanalmente ou, até mesmo, Mensalmente. As últimas opções
são ideais para projetos muito demorados, ou que serão compartimen
tados em várias tarefas, separadas por vários períodos.

Nota: a opção A cada hora é ideal para projetos que contarão


com um grande número de horas individuais ou extras, e nos
quais, portanto, o custo tem de ser mais bem trabalhado.

4. Em Intervalo de redistribuiçao para <nome do projeto>, decida


se todo o projeto será redistribuído (Redistribuir o projeto inteiro) ou
se apenas as tarefas compreendidas em um intervalo de tempo espe
cífico (Redistribuir).

5. Na caixa Ordem de redistribuiçao, dique na opção desejada.


Em Somente identificação, o Project redistribui as tarefas confor-
me necessário, na ordem crescente de seus números de identificação,
antes de considerar outros critérios.

Nota: número de identificação é o número com que o Project


reconhece cada tarefa, recurso ou atribuição, conforme estes são
adicionados ao projeto.

6. Clique em Padrão se quiser que o Project examine primeiro de


pendências de predecessoras, margens de atraso, datas, prioridades
e restrições, determinando se as tarefas devem ser redistribuídas e
qual será a forma (Figura 24.2).
7. No entanto, se necessário, dique em Prioridade > Padrão para
que o Project verifique inicialmente as prioridades das tarefas e, de
pois, os critérios-padrão.

8. Para impedir o atraso da data de seu projeto, marque a caixa de


seleção Nivelar sem atrasar o projeto.

9. Marque a caixa de seleção A redistribuição pode ajustar atri


buições individuais de uma tarefa. Dessa forma, permitimos o ajuste
da redistribuição quando um recurso trabalha em uma tarefa indepen
dente de outros recursos que também trabalham nela.

10. Para que a redistribuição interrompa as tarefas, criando divi


sões no trabalho restante, marque a caixa de seleção A redistribuição
pode criar divisões no trabalho restante.

11. Para incluir recursos propostos, assim íomo outros recursos,


dique na caixa de seleção Nivelar tarefas com o tipo de reserva
proposto.

Nota: recursos propostos possuem uma alocação de recurso


pendente para uma atribuição de tarefa ainda não autorizada.

12. Para limpar os resultados de redistribuições anteriores antes de


fazer uma outra redistribuição, dique em Limpar redistribuição.

13. Se estiver fazendo a redistribuição manualmente,dique em Re


distribuir agora. No caso da opção automática, dique em OK.

A caixa de diálogo Redistribuir agora será aberta se um modo de


exibição como Planilha de Recursos, Gráfico de Recursos, Uso do Re -
curso ou Formulários de Recursos estiver ativo e com opções selecio-
nadas. Clique em Recursos selecionados para redistribuir apenas os
recursos selecionados. Ou, então, clique em O conjunto inteiro para
redistribuir todos os recursos da planilha.
Outlook e Microsoft Project
Se, atualmente, o Microsoft Project é o sistema-padrão para geren-
ciamento de projetos, o Microsoft Outlook é o gerenciador de e-mails,
de compromissos ou de negócios mais famoso do mundo da informá-
tica. Apesar de existirem outros softwares de grande qualidade, como
o Eudora ou o Pegasus Mail, trata-se de simples clientes de e-mail, e
não possuem nem metade das funcionalidades do Microsoft Outlook.
Além disso, bases de dados de portáteis, e até de alguns telefones
celulares, podem ser facilmente sincronizadas com o este aplicativo,
"espelhando" anotações e calendários pessoais atualizados durante
todo o dia, ou durante uma viagem de negócios. Tanto em Palms
como em Pocket PCs, essa sincronização é feita de maneira automáti-
ca e transparente.
No entanto, pouca gente sabe que é possível integrar as informa-
ções do Outlook com o Microsoft Project. E isso em estações de proje-
tos "solitárias", nas quais os projetos são administrados por uma única
pessoa, como no caso de redes em que o Project está presente no for-
mato Server, e as estações de trabalho que rodam Outlook acessam
bases de dados de e-mails, tarefas e calendários armazenados em ser-
vidores de correio eletrônico Exchange. Esse tipo de integração pode
ser efetivado de várias maneiras, trazendo à tona diversos recursos
que podem agilizar a manutenção de listas de tarefas e calendários,
ou facilitar o envio de mensagens de alteração de tarefas ou de datas
para todos que participam de uma equipe.

1. No menu Ferramentas, dique em Importar tarefas do Outlook,


como mostrado na Figura 25.1. É preciso estar com o Outlook aberto
e devem, obviamente, existir tarefas a ser importadas.
2. Em uma implementação local, ou em uma estação de rede ro
dando o Outlook no modo compartilhado, o usuário (ou você, no caso
da implementação local) será avisado de que um outro programa está
tentando acessar recursos do Outlook. Para permitir o acesso ao siste
ma, dique em Permitir acesso para e defina o tempo em que o acesso
ao Outlook será habilitado, tendo como mínimo um minuto e, como
máximo, dez minutos. Logo após, dique em Sim.

3. Do lado do Project, aparecerá a janela Importar tarefas do


Outlook (Figura 25.2). Selecione as tarefas desejadas e, depois, dique
em OK para importá-las para o projeto atual. Se quiser habilitar todas
as tarefas, dique em Selecionar tudo.
C o n tr o le d e a r q u iv o s e ta re fa s
Com o Outlook também é possível fazer o controle de tarefas exe-
cutadas em arquivos, como criação, leitura ou formatação de planilhas
e documentos. Ainda menos conhecida é a funcionalidade que permi-
te a esse histórico (chamado de Diário de tarefas) anotar o acesso a
folhas de projeto criadas com o Microsoft Project.
1. Inicie o Outlook como no passo anterior. Se a opção Diário não
está ativada, é preciso habilitá-la. Para tanto, abra o menu Ferramen-
tas > Opções. Na aba Preferências (Figura 25.3), dique em Opções
de diário.

2. Será aberta a tela Opções de diário. Nela, escolha quais tipos de


oeorrência serão anotadas. Podemos marcar de e-màils a solicitações
de tarefas. Além disso, na área Registrar também os arquivos do, é
possível escolher quais documentos do Microsoft Office, em sua atua-
lização rotineira, farão parte do diário (Figura 25.4).
3. Caso o trabalho seja realizado em rede, com um simples dique
em Para estes contatos, podemos controlar as solicitações de tare
fas ou os e-mails de qualquer um dos nossos contatos, ou, ainda, o
usuário cadastrado especificamente no servidor de correio eletrôni-
co Exchange.

4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções de diário.


Depois de configurar o Outlook para registrar os arquivos do Project,
todo trabalho será registrado, mesmo quando o Outlook estiver inati-
vo ou fechado.

Administrando recursos
humanos de um projeto com o Outlook
Também é possível empregar o Outlook para administrar os recur-
sos humanos de um projeto. Essa atividade pode ser realizada com
a ajuda da Lista de Contatos do Outlook, como vemos nos pontos
a seguir.

1. No Microsoft Project, siga o menu Exibir > Planilha de Recursos.

2. Clique na linha em que deseja começar a adicionar os novos


recursos. Em seguida, vá ao menu Inserir > Novo recurso do, e sele-
cione Catálogo de endereços.

3. Na caixa de diálogo Seiecionar recurso, insira o nome ou a lista


de distribuição que pretende adicionar à caixa Digite o nome ou sele-
cione na lista. Uma outra via é, na lista Nome, usar a barra de rolagem
e, depois, clicar no nome do recurso ou na lista de distribuição que
pretende adicionar à lista de recursos.

4. Clique em Adicionar. Se você seJecionou uma lista de distribui


ção, e não um contato individual, será exibida uma mensagem per
guntando se você quer expandir a lista de distribuição em nomes de
e-mail individuais. Clique em Sim.
Atalhos úteis j
Para facilitar o seu trabalho, o Microsoft Project fornece diversas
teclas de atalho, muito úteis para agilizar atiigitação e para quem não
gosta de trabalhar com o mouse. Na lista a seguir, confira alguns ata-
lhos e suas funções:

Tecla Descrição
r e t i n i r » } » Acesso ao help do programa Ativa a barra
F1 F2 de entrada para permitir a edição de um texto em um
Ctrl + F2 Ctrl + campo Comando Vincular tareias (menu Editar) Comando
Shift + F2 Alt + Desvincular tarefas (menu Editar) Comando Salvar como
F2 F3 Shift + F3 (menu Arquivo) Filtro para todas as tarefas ou recursos
Alt + F3 Ctrl + F3 Redefine a classificação para a ordem de identificação
Ctrl + Shift + F3 Exibe a caixa de diálogo Definição de coluna Aplica o
Ctrl + F4 Shift + mesmo filtro Aplica a ordem de classificação Fecha a
F4 Alt + F4 F5 janela de projeto Localiza um item Fecha a janela de
Shift + F5 Ctrl + programa Comando Ir para (menu Editar) Abre a caixa de
F5 Ctrl + Shift + diálogo Localizar Restaura a janela de projeto Rola a
F5 Alt + F5 F6 tarefa no Gráfico de Gantt Vai para a próxima
Shift + F6 Ctrl + superalocação Ativa o outro painel em um modo de
F6 Ctrl + Shift + exibição combinado Ativa a barra de divisão Ativa a
F6 F7 Ctrl + F7 F8 próxima janela de projeto Ativa a janela de projeto anterior
Shift + F8 Ctrl + Comando Ortografia (menu Ferramentas) Move a janela
F8 Alt + F8 F9 de projeto Ativa ou desativa o modo Estender seleção
Shift + F9 Ativa ou desativa o modo Adicionar à seleção Dimensiona
a janela de projeto Caixa de diálogo Macros Calcula todos
os projetos abertos Calcula o projeto ativo
Ctrl + F9 Alt Ativa ou desafiva o cálculo automático Atualiza todos os
+ F9 vínculos de troca dinâmica de dados (DDE) Ativa a barra
F10 Ctrl + de menus Maximiza a janela de projeto Abre um novo
F10 F11 arquivo Abre uma nova janela com o arquivo atual
Shift + F11

Comandos do teclado
para acessar caixas de diálogo
Para Pressione
IliílííllIltlílHIlliiHBililWitliKtHiflIlltl IfifiWiltiiliittinilltlIMtllíHtt
Alternar para a próxima guia em uma cai- Ctrl + Tab
xa de diálogo Alternar para a guia anterior
Ctrl + Shift + Tab Tab Shift +
em uma caixa de diálogo Mover-se para a
próxima opção ou grupo de opções
Tab Seta para cima e para baixo
Mover-se para a opção ou grupo de op-
ções anterior Mover-se entre as opções da
caixa de listagem ativa Marcar ou Barra de espaços
desmarcar a caixa de seleção ativa Abrir Alt + Seta para baixo Esc Enter
a caixa de listagem selecionada Fechar a Esc
caixa de listagem selecionada Executar a
ação atribuída ao botão de comando
padrão Cancelar o comando e fechar a
caixa de diálogo

Comandos do teclado para


abrir, salvar e fechar arquivos
comando Comando do teclado
iiiiiiiiiiiiifiitn
intiiti MntiiffiiffiitiitfittiiftifiiiM
Novo Abrir Ctrl+0ouF11 Ctrl +A
Imprimir Ctrl + P Ctrl + B
Salvar Salvar F12ou Alt + F2
como Fechar Ctrl + F4 Alt +
Sair F4

Comandos do teclado para acessar menus I


Para Pressione ifiittmi itriM
lilillllltPiililPiifillliiiSTOWilitirUMilItiM tini iiiiiti niii
Ativar a barra de menus Mostrar o menu F10ouAlt Alt + Barra de
Controle Fechar ao mesmo tempo o menu e espaços Alt
Esc
o submenu visíveis Fechar o menu visível

Comandos do teclado para acessar caixas de texto f


para Pressione
■HS ;HÍIIIfitHIWiI'H»ÍHflH-ílWltHitiilH! liUilHiliitHHillilifHiUHIffUIltir
Mover-se para 0 início da entrada Mover- Home End Seta para a esquerda ou
se para 0 final da entrada Mover-se um para a direita Ctrl + Seta para a
caractere à esquerda ou à direita Mover- esquerda ou Ctrl + Seta para a
se uma palavra à esquerda ou à direita direita

Comandos do teclado para criar


uma estrutura de tópicos em um projeto
Para Pressione
IIBHMiWtWililHiilHIiitltií Alt + Shift + Hífen Alt + Shift + Seta
Ocultar subtarefas Recuar para a direita Alt + Shift + Sinal de
para a direita Mostrar soma Alt + Shift + Asterisco Alt +
subtarefas Mostrar todas as Shift + Seta para a esquerda
tarefas Recuar para a
esquerda
Comandos do teclado para selecionar e
editar caixas de diálogo
Para Pressione
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Estender a seleção urn caractere à
Shift + Seta para a esquerda
esquerda Estender a seleção um Shift + Seta para a direita
caractere à direita Estender a seleção Shift + End Shift + Home End Enter
até o final do texto Estender a seleção Shift + Tab Alt + Seta para baixo
até o início do texto Mover-se para o
final do texto Mover-se para a próxima
tarefa Mover-se para o grupo Mostrar
uma lista em uma caixa

Comandos do teclado para


editar dados em um modo de exibição
Para pressione
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Cancelar Limpar ou redefinir o campo Esc Ctrl + Delete CtrH- C
selecionado Copiar Recortar Excluir Preencher Ctrl + X Delete Ctrl + D
Localizar Botão Localizar próxima Ir para Shift + F5 Shift + F4 F5
Vincular tarefas Colar Reduzir a seleção a um Ctrl + F2 Ctrl + V Shift +
campo Desfazer Desvincular tarefas Backspace Ctrl + Z Ctrl +
Shift + F2
Selecionar dados em um modo de exibição i i
Para Pressione
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Estender a seleção para uma página abaixo Shift + Page Down Shift + Page
Estender a seleção para uma página acima Up Shift + Seta para baixo Shift
Estender a seleção para uma linha abaixo + Seta para cima Shift + Seta
Estender a seleção para uma linha acima para a esquerda Shift + Seta
Estender a seleção para a esquerda para a direita Shift + Home
Estender a seleção para a direita Estender a
seleção até o primeiro campo em uma linha Shift + End Ctrl + Shifí + Home
Estender a seleção até o último campo em
uma linha Estender a seleção até o início das Ctrl + Shift + End
informações Estender a seleção até o final Ctrl + Shift + Seta para cima
das informações Estender a seleção até a Ctrl + Shift + Seta para baixo
primeira linha Estender a seleção até a Ctrl + Shift + Home
última linha Estender a seleção até o Ctrl + Shift + End
primeiro campo da primeira linha Estender a Ctrl + Shift + Barra de espaços
seleção até o último campo da última linha Ctrl + Barra de espaços Tab
Selecionar todas as linhas e colunas Shift + Tab Shift + Barra de
Selecionar uma coluna Selecionar o próximo espaços Enter
campo Selecionar o campo anterior
Selecionar uma linha Mover-se para um Shift + Ervter Tab Shift + Tab
campo abaixo em uma seleção Mover-se
para um campo acima em uma seleção
Mover-se para um campo à direita em uma
seleção Mover-se para um campo à
esquerda em uma seleção
Comandos do teclado para selecionar e
editar a barra de entrada
Para Pressione
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Aceitar uma entrada Cancelar uma entrada Enter Esc Backspace Delete
Excluir um caractere à esquerda Excluir um Ctrl + Delete Shift + Seta para
caractere à direita Excluir uma palavra à direita a esquerda Shift + Seta para
Estender a seleção um caractere à esquerda a direita Shift + End Shift +
Estender a seleção um caractere à direita Home Seta para a esquerda
Estender a seleção até o final do texto Seta para a direita End Home
Estender a seleção até o início do texto Mover- Insert
se um caractere à esquerda Mover-se um
caractere à direita Mover-se para o final do
texto Mover-se para o início do texto Ativar ou
desativar o modo de sobreposição

Mover-se no painel lateral i


Para Pressione
tttunntunnttUfíiítunmnnmmmitnKmmimmtntii HítittilttMtiWtttiiiflii
Mover o foco entre o painel lateral e o modo de Ctrl + Tab
exibição do lado direito Seo foco estiver no painel Tab
lateral, selecionar controles diferentes Atualizar a F5
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