1.

Carátula (incluyendo Título del proyecto)

“IMPLEMENTACION DE UN NUEVO SISTEMA DE COSTEO EN LA FABRICA DE PRODUCTOS

ALIMENTICIOS – DON MUNDY – “
2. Índice (detallado y con paginación)
 3. Introducción

A nivel mundial, las personas individuales, las pequeñas y medianas empresas están realizando
cambios a pesar de la crisis por la que estamos sobrellevando. Cambios en todos los sentidos,
principalmente en el ámbito económico, estamos en un cambio global en el cual las empresas pequeñas,
medianas y grandes están optimizando recursos, desarrollando proyectos que les ayuden a mejorar su
situación y que le ayuden a realizar sus operaciones de una manera más sencilla y con mejores resultados.

La familia de Alimentos Don Mundy, no es la excepción, pues a lo largo de unos pocos años que
tiene de funcionar se ha esforzado para que sus operaciones sean más óptimas y sean más eficientes,
logrando con esto, llegar a más compradores de sus productos.

Como se mencionó para poder seguir adelante y desarrollándose Don Mundy necesita una mejora
en las operaciones contables para que pueda utilizar esta información de una manera precisa a la hora de
tomar decisiones. Se necesita hacer un análisis de sus operaciones actuales y orientarlas de una manera más
ordenada y precisa, para poder obtener mejores rendimientos y mejores ganancias.
 4. Cuerpo del proyecto de AO

A. Marco General de referencia.

A.1. Reseña histórica de la organización, entidad u oficina.

Don Mundy inició como un proyecto a largo plazo por parte de Edmundo Bermúdez, Gerente de la
empresa, una experiencia completa de varios años lo llevó a analizar la posibilidad de crear una pequeña
empresa de alimentos, para cierto sector del mercado.

En el año de 1995, don Edmundo aprovecha la oportunidad de comprar un terreno en una zona de San
Cristóbal, la cual ya poseía una construcción de 2 niveles. Este terreno albergaba unas bodegas, las cuales eran
utilizadas para procesar ciertos alimentos, pero con el tiempo al dueño no le fue bien y tuvo que cerrar.

Aprovechando la oportunidad, a este inmueble se le hicieron ciertas modificaciones que lo llevaron a

echar en marcha 1 de los cuartos fríos que posee, dando inicio al principio con la producción del primer
producto fabricado por parte de don Mundy y es el “CHIMICHURRI”. Receta elaborada al 100% por parte de
Don Edmundo por tradición familiar.

Luego se sumaron otros productos en Conserva, como el Curtido en Conserva, etc.

Con el paso de los días, la empresa fue creciendo en cuanto a captar mercado, se hicieron varios
contactos con tiendas y supermercados, principalmente con personas que conocía don Edmundo.

Luego conoció a un vendedor que había trabajado anteriormente en una empresa de alimentos muy
importante. Esta persona le fue ayudando a colocar su producto en otros mercados, por ejemplo el salvadoreño,
donde actualmente coloca varios productos.

De esa cuenta uno y otro producto se fueron sumando a la producción, a lo que ahora es “DON
MUNDY”.

A.2 Definición del área a automatizar.

El Departamento de Costos.

Actualmente no existe definida un área de costos, pues la persona encargada de ver existencias, ventas e
incluso nómina es la encargada, pero a muy groso modo, pues como se analizará en este proyecto, también se
implementara una reorganización de actividades.

A.3 Recursos asignados actualmente del Departamento de Costos:

Posee una oficina en la cual se realizan las actividades administrativas.

Mobiliario
Escritorio en V de metal con fórmica negro
Archivo metálico de 2 gavetas
Estantería de madera de 2 divisiones
Mapa de Guatemala (Ciudad)
Silla secretarial
Sillas de madera para visitas

Equipo:
CPU marca HEWLETT PACKARD
Impresora EPSON
Monitor LCD marca LG Studio Works 563A
Mouse marca COMPAC
Teclado HP
Teléfono secretarial TELGUA

Materiales:
Bandeja de escritorio portapapeles de 2 divisiones
Hojas Carta
Hojas Oficio
Lapiceros
Mascarillas
Gabachas blancas
Guantes de médico

Recurso Humano:
Se cuenta 2 personas que realizan las actividades administrativas de llevar el inventario, compras, costeo.

A.4 Tareas administrativas del área a automatiza:

• Realizar las cotizaciones y compras de Materias Primas, Materiales y Suministros.

• Elaborar las órdenes de producción.
• Calculo de tiempos de las producciones.
• Reportes de producción.
• Calculo de Costo de Producción

A.5. Organigrama de la organización

Gerencia General
Asesor

Contabilidad Producción Ventas

 A.6. Organigrama del área

Contabilidad de
Costos

Asistente 1 Asistente 2

B. Análisis situacional de la organización, entidad u oficina.

Actualmente Don Mundy, distribuye diferentes tipos de productos a varios compradores, tanto en Guatemala,
como El Salvador.

Utilizan una red de Distribución que se llama CODICO, el cual le ayuda a colocar su producto en diferentes
lugares, dándose a conocer día a día en diferentes partes del país.

Sus proveedores son de diferentes lugares, principalmente del área del Occidente, pues en este sector, se
producen los productos que distribuye y que utiliza como materia prima.

En dónde estamos (Qué somos) y a donde queremos llegar:

No. Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Crecimiento Constante Clientes potenciales Capital Grandes competidores
Importante Distribuidor Cambio de tecnología Organización Empresas similares
Amplias Instalaciones Confianza de los Sin Procesos establecidos Leyes perjudiciales
proveedores
B.3 Como podemos hacerlo. (Matriz de estrategias FODALES)

Factores Internos FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Involucramiento de Gerencia 1. Poca Capacitación de Personal

2. Productos de calidad 2. Falta de Tecnología
Factores Externos 3. Servicio Excelente 3. Sin Publicidad

OPORTUNIDADES  A través del Servicio Excelente,  A través de la asesoría que se le

podemos captar esa porción del
1. Necesidad del producto
mercado mal atendida.
2. Leyes que ayudan a las PYMES
3. Mercado mal atendido  La gente tiene necesidad de un
producto excelente, por lo cual,
debemos de aprovechar la
oportunidad de brindarles
productos de calidad.
 Solicitar asesorías por parte de
las gremiales que ayudan a las
PYMES.
brinda a las PYMES, el personal
puede especializarse y este, dar
capacitación a todo el personal.
 Buscar maneras económicas para
Publicar nuestros productos. Una
forma es utilizar el impulso que se
le está brindando a las PYMES
(ferias).

AMENAZAS  La Gerencia puede utilizar sus

1. Clientes del exterior cambie, por
proveedores en su país
2. Inestabilidad política y delincuencia
3. Poca inversión
contactos en el exterior para buscar
nuevos clientes y/o proveedores.
 Aunque existe un clima de
ingobernabilidad en el país, los
productos de calidad son los
sobrevivientes de este problema.
 El brindar un Servicio Excelente ayuda
a que nos conozcan los inversionistas y
quieran invertir en la compañía
 Crear estrategias para poder brindarle
un mejor servicio y apoyo a los clientes
y proveedores.
 Con poca inversión no se puede hacer
ningún tipo de publicidad, por eso es
necesario crear mecanismos de
recuperar dinero de clientes morosos
por ejemplo, y de esa forma obtener
fondos.

C. El problema.

No existe una base de costeo de los productos, que lleva como consecuencia en que no sepa en realidad la
empresa, su posición con los demás competidores.

Existen costos, pero fueron calculados de hace varios años. Además se han unido a la producción nuevos
productos, los cuales son costeados con el método de comparación, el cual no es el correcto.

C.1. Determinación del problema:

Con una “ENTREVISTA” al Gerente, se determinó que no puede medir sus utilidades, e ahí donde entra en
juego el costeo correcto, ya que puede ser que algunos productos se estén costeando demasiado alto y algunos
otros demasiado bajos.

Para ello el Gerente, indicó que es necesario retomar el tema de los costos.

Problemas encontrados:

1. No existe costeo
2. No hay hojas de costeo
 3. No existe kardex
4. No existe un responsable directo
5. No existe un equipo de computo adecuado

Antecedentes.
- Cómo se originó el problema.

Principalmente el problema se originó al utilizar el primero costeo que con el paso del tiempo quedó atrás. Es
decir, muchos de los nuevos productos son calculados en base a los costos viejos y no es lo correcto.

Cuando la empresa fue creada, obviamente se utilizaron herramientas que se tenían a la mano. El trabajo de
costeo se realizo tomando en cuenta las variables “visibles” que se tenían en ese momento.

Posteriormente se hizo un estudio, ya que se quería aumentar la cantidad de productos para vender. Entonces lo
que se tomo como base, fueron los costos que se tenían de los primeros productos y solo se tomo en cuenta en
porcentajes. Es decir los costos, ya se habían tomado en cuenta, pero no como se tendría que haber hecho.

Justificación.

(ANEXO)
Diagrama de Causa y Efecto

Materiales Mano de Obra Mediciones

No hay Hojas de Costos No hay persona asignada No existen controles

Falta de estudio

Medio
Costos obsoletos

No existe depto. De
No existe equipo
costos
Método de costeo
antiguo

Medio Ambiente
Equipo Métodos
Evaluación de las 5C

Capacidad:

La capacidad de un buen sistema de costeo, es necesaria para mantener una buena información que ayude a
determinar con mayor exactitud la rentabilidad necesaria que la empresa necesita, para mantenerse a flote. Sin
embargo, la capacidad del sistema de costeo existente, está desfasada, pues existen costos que no se están tomando
en cuenta, además los valores ingresados en los mismos están desactualizados.

Control:
Debido a los cambios constantes de los precios de las materias primas es necesario que se mantengan actualizadas
las hojas electrónicas que llevan los costos. Actualmente no existen hojas de costos con datos actualizados, pues
todo es tomado según las hojas grabadas de hace años.

Comunicación:
Integración y comunicación en las diferentes áreas de la organización. Producción, tiene que realizar órdenes de
producción para llevar un mejor control. En la organización que se esta analizando no existes esta comunicación
necesaria. Las áreas se encuentran desordenadas y mal coordinadas. Además no existen registros de procesos, todo
lo solicitado es mediante la palabra.

Costos:
Monitoreos y reducción de costos. Es necesario que se optimicen los procesos y se haga un análisis de los gastos en
que la empresa esta incurriendo, pues actualmente Gerencia no puede determinar exactamente en donde tiene
problemas. Por ello es necesario hacer un estudio completo.

Competitividad:
Debido a los últimos problemas que las empresas están saliendo, están cambiando su metodología para captar
clientes. Muchas empresas están haciendo cambios radicales, para que puedan competir en el mercado. Por ello es
necesario que se hagan estos cambios radicales en la empresa de análisis, pues es necesaria actualizarse
organizacional y tecnológicamente hablando, para poder dar batalla contra la competencia.

C.2. Departamentos afecta el problema:

Principalmente afecta a Gerencia y Contabilidad.

Gerencia indica que no puede determinar con exactitud su rendimiento, debido a que no tiene la
información. No sabe con exactitud el resultado de cada producción, así como el costo unitario.

Afecta en el departamento de Gerencia en la toma de decisiones.

Afecta en el departamento de Contabilidad, pues no se puede determinar el Costo de Producción.

Fuente:
Libro de Automatización de Oficinas, Capitulo 1.
Libro de Fundamentos de Análisis de Sistemas, Capítulo 7.
D. Perfil del proyecto.

D.1 Objetivos.

• Manejar Costos Reales

• Hojas técnicas
• Presentación Mensual del Estado de Costo de Producción a la Gerencia

D.2 Metas.

• Incremento de las ganancias a mediano plazo

• Optimización de recursos

D.3 Título del proyecto.

“IMPLEMENTACION DE UN NUEVO SISTEMA DE COSTEO EN LA FABRICA DE PRODUCTOS

ALIMENTICIOS – DON MUNDY – “

D.4 Coordinador del proyecto.

JUAN CARLOS AZAÑON GOMEZ

D.5 Descripción del proyecto.

Se realizará un proyecto de costeo en la fabrica “DON MUNDY”. Para tomar en cuenta todos los procesos, ya
que los costos actuales no reflejan la realidad de la empresa, así como los problemas que tienen. De esa cuenta,
optimizar recursos y cambiar precios.

D.6 Tiempo de disponibilidad del proyecto.

Para realizar el nuevo proyecto, se utilizará un promedio de 10 días al mes por un tiempo de 6 meses.

D.7 Personal involucrado.

1. Gerencia General
2. Gerencia Administrativa
3. Producción

D.8 Costo del proyecto incluyendo salarios del personal involucrado.

Item Valor
Salario Asesor Q. 10,000.00
Equipo (computador) Q. 4,500.00
Programa Q. 5,500.00
Varios Q. 2,000.00
Total Q. 22,000.00

D.9 Narrar la justificación del costo y ahorro neto.

 Realmente el salario cobrado por el Asesor de Costos, se ve un poco alto, pero al diluirlo en los 6 meses que
realizará la asesoría es relativamente poco (Q. 10,000.00 / 6 = Q. 1,666.67 mensuales).

Actualmente no utilizan computador para llevar el inventario, así como el costeo, todo lo llevan a mano. La
compra del computador es necesario, ya que es necesaria la máquina para poder realizar las órdenes de
producción a través de ella, y directamente la persona de producción puede realizar las operaciones de ingreso y
egreso de materiales, pues esta persona es la que va a llevar el control del inventario.

Siempre surgen gastos, como gasolina, algún accesorio y esto es lo que se está contemplando con el valor de Q.
2,000.00.

Estos costos son mínimos con las pérdidas que están manejando actualmente, por no tener un buen control de
costos, ya que no se ven reflejadas por ninguna parte las ganancias.

D.10 Descripción de la solución planteada.

Indicando la solución es bien sencilla, pues solamente hay que realizar un estudio detallado de la elaboración de
cada producto para poder determinar con exactitud el costo desde entrada de la materia hasta el producto final,
tomando en cuenta todos los factores.

Actualmente como ya se ha mencionado, se utilizan costos antiguos. Y como todos sabemos todos las materias
primas sufren varios en su costo, entonces es necesario actualizar de una manera pronta, las hojas de costeo.

Con el Software se van a poder utilizar hojas de costos, manejo de inventarios con costos actualizados, y
reportes contables, que muestren los resultados de la empresa al momento, que es el objetivo primordial a donde
se quiere llegar.

Fuente:
Libro de Automatización de Oficinas, Capítulo 1.
Libro de Fundamentos de Análisis de Sistemas, Capítulo 4.
E. Plan de implementación (solución) propuesta.

Descripción narrativa del nuevo sistema

Actividades de la Solución

No. Act. Definición de la Actividad

1 A Presentación del proyecto a Gerencia
2 B Análisis de la propuesta
3 C Presupuesto de gastos
4 D Tabular la información
5 E Empezar a utilizar Kardex
6 F Tomar tiempos de producción
7 G Verificar costos adicionales (Indirectos)
8 H Entrevistas a personal encargado
9 I Implementar controles
10 J Realizar informe preliminar a Gerencia
11 K Cotizar equipo nuevo de computo y materiales
12 L Compra de equipo de computo y materiales para instalación
13 M Definición y determinación del lugar de instalación
14 N Presentar informe final a Gerencia

E.1 Descripción narrativa del nuevo sistema.

A través del nuevo Sistema de Costeo a realizar, Gerencia General, va a determinar con exactitud cuáles
son sus costos reales para cada producción, a través de las hojas de costeo, se determinara de una forma más
simple el Estado de Costo de Producción y de esa cuenta, Gerencia General, va a poder tomar mejores
decisiones y de esa cuenta, va a obtener mejores dividendos o utilidades al final de cada periodo.

El hecho de manejar hojas técnicas de costeo, facilita al departamento de contabilidad, el llevar a cabo las
actividades diarias de costeo, así como el control de los inventarios.
 F. Planeamiento estratégico de la información.

F.1 Determinar las herramientas (Hardware).

CPU Descripción
Procesador Intel Core 2 Dúo.
Memoria RAM 2 GB
Disco Duro 120 GB
Puertos 4 USB, Serial, paralelo, PS/2.
Tarjeta de red Controlador de Fast Ethernet

Almacenamiento
Raid Multicanal de alta velocidad con 256m cache
Disco Duro 2 disco duros de 1TB
Capacidad de Datos Correo de 25 gigas y 320 gigas para datos y registros

Conectividad
Ethernet 4 x GB Ethernet
Ethernet administrada 3 COM fast model 3CFU08
Puerto Serie Estándar RS 232

Monitor
Pantalla plana Panorámica 14”

Accesorios
Mouse Óptico, con salida USB
Teclado Estándar Keyboard Español.
Impresora HP, velocidad Draft ultra Speedy, cinta.
UPS Tripp Lite, LS500M, consumo de 500 VA.

F.2 Determinar cómo usar la tecnología (Software) para hacer más

productivo el trabajo.

Software

Descripcion del Software Utilizacion

Windows Xp Profesional Se instalara en la maquina
Microsoft Office Standard 2007 Se instalara en la maquina
Aspel SAE y PROD Programa para llevar inventarios de materias primas,
materiales, accesorios, suministros
Aspel COI Programa enlazado con Aspel SAE, para contabilizar
todas las operaciones
F.3 Describir y justificar técnicamente qué tipo de sistema de Información es el que debe utilizar para
adecuar y manejar la Información que incluirá el flujo de datos.

Sistemas de información para la gestión (MIS)

Los Sistemas de Informacion para la Gestion son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de
la información (hardware+software) con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de
una organización para la toma de decisiones.

Recopilar datos  Almacenar y procesar datos  Presentar información a los gestores

Podemos afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones: LA RECOPILACION DE DATOS, tanto
internos como externos; ALMACENAMIENTO Y PROCESAMIENTO DE INFORMACION; y
TRANSMISION DE INFORMACION A LOS GESTORES.

Parece que el uso de los sistemas de información para la gestión dejaban incompletas las necesidades
informativas de los gestores de las empresas, surgiendo, asi distintos sistemas para la toma de decisiones.

Fuente:
Libro de Fundamentos de Análisis de Sistemas, Capítulo 5.
G. DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO.

Definir cómo los procesos y datos en el área de estudio de la empresa son

implementados en procedimientos específicos y cómo esos procedimientos
deben interactuar con el usuario final.

Realizando una reorganización de los procedimientos actuales, los cuales, son muy pobres, el sistema propuesto
quedaría de la siguiente manera:

1. El auxiliar de Costos recopila la información concerniente a gastos y tiempos de los procesos de

producción de los productos, conjuntamente con el encargado de producción.

2. A partir de este momento producción colabora directamente con Contabilidad de Costos dando la
información de las ordenes de producción para hacer solicitudes de materias primas las cuales, ya
salen costeadas en el nuevo sistema.

3. Se realiza el proceso de reunir información que va a servir para determinar las nuevas hojas de
costeo.

4. En este momento se realizan los nuevos cálculos con la información que se reunió. Utilizando
Excel para hacer pruebas preliminares y luego se cargaría la información al nuevo sistema.

5. Se elaboran las Hojas Tecnicas (almacenaje de información)

6. El Auxiliar determina el nuevo Estado de Costo de Produccion.

7. Se archiva la información contable.

8. El Auxiliar presenta la información al Contador General.

9. El contador General presenta la información a Gerencia.

G.1 Diagrama o diagramas de flujo de datos. Secuencia lógica de los procesos de la solución planteada por el
investigador (utilizando la técnica de diagramación de GANE-SARSON).

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Contador

Auxiliar
de Costos General Gerencia
Recopilar Nuevos F F5 Costo de F F7 F F8
F F1 F F3 Calculos Produccion
informacion
F F2 F F4 F F6

A Almacenaje de A Hojas A Almacenaje

informacion Tecnicas de
informacion
G.2. Determinar los elementos del sistema: entidades, procesos, almacenes,
flujo de datos.

Entidades Externas:

1. Auxiliar de Costos
2. Contador General
3. Gerencia

Procesos

1. Busqueda de información
2. Nuevos cálculos
3. Elaboracion de Costos de Produccion

Almacenes

1. Inventarios
2. Hojas Tecnicas
3. Informacion Contable

G.3 Identifique que tipos de salidas y entradas utiliza su proyecto.

Salidas:

La información de salida principalmente es la siguiente:

• Hojas Técnicas: detallan la composición de cada producto. Desde el costo unitario x materia primas,
materiales, gastos fijos, gastos variables, salarios; que son necesarios para producir cierto producto.

• Informes Contables: se determinan las partidas contables de lo detallado en el punto anterior.

Entradas:

La información de entrada principalmente es la siguiente:

• Inventarios: una de las tareas iniciales es la de hacer inventarios de materias primas, materiales,
suministros, maquinarias, vehículos. Todo lo que lleve a hacer una base de datos completa, para poder
empezar a realizar las Hojas Tecnicas.

• Gastos: determinar la información que no se esta tomando en cuenta actualmente. Entre ellos, los
gastos que por ser variables, no se habían distribuido de la mejor manera.

G.4. Elaboración de manuales de procedimientos. (Tomando como base su

DFD).
 NARRATIVA DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Revisa Recolecta información de inventarios Auxiliar de Costos
2. Decisión Decide si la información recolectada es suficiente y Contador
confiable
3. Registra datos Registra datos en almacén de informacion Auxiliar de Costos
5. Genera Reportes Elabora y genera reporte de Hojas Tecnicas Auxiliar de Costos
6. Registra datos Registra datos en almacén Hojas Tecnicas Auxiliar de Costos
7. Prepara respuesta Prepara respuesta de solicitud de contabilidad Contador
8. Genera reporte Elabora y genera reporte de Estado de Costo de Contador
Produccion
9. Traslada copia de reportes Gerencia recibe Reportes de Costos Gerencia

Fuente:
Libro de Sistematización de Oficinas, Capítulo 2, 6 y 7.
Libro de Automatización de Oficinas, Capítulo 3L
H. Glosario (discrecional).
I. Anexos.
• Encuestas.
• Entrevistas.
• Diagramas estadísticos.
• Presupuestos (De la solución).
• Causa y efecto.
J. Bibliografía.
RUTA
CRTICA TOTAL LIBRE INDEPENDIENTE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
No. ANTECEDENTE CONSECUENTE Tiempo " t " LI LJ HOLGURA

TIEMPOS OCURRENCIAS

TABLA DE DATOS
ACTIV IDAD DESCRIPCION To Tm Tp EI EJ
GUIA DE PROYECTOS FASE 2:

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS 1

AUTOMATIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

A. Definir la lista de actividades.

A.1 Tabla de Actividades

A.2. Construcción del CPM- PERT O RED A TIEMPO “T”.

El investigador elaborará el diagrama de secuencias o diagrama de
flechas manualmente, tomando como punto de referencia las
actividades antecedentes y consecuentes con sus tiempos
calculados. Es aconsejable que este diagrama sea elaborado en la
herramienta Microsoft Project –Manager.

A.3 En su tabla utilizada en el inciso A.1 efectúe el cálculo de

ocurrencias tempranas y tardías, holguras, e identifique su ruta
crítica la cual debe marcar en su red.

B. Determinación de costos y gastos del proyecto.

B.1. Determinar los costos y gastos de cada actividad del proyecto
B.2 Determinar los costos y gastos del proyecto total.
Fuente: Libro Elaboración de Presupuesto.

C. Elaboración de diagramas.

C.1 Diagrama de Gantt.

C.2 Diagrama de Pert.

Se sugiere para la realización de los mismos la utilización de Microsoft - Project.

Manager-.

Fuente:
Libro de Control y Evaluación de Proyectos 1.
GUIA DE PROYECTOS FASE 3:

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS 2

“AUTOMATIZACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”

A. Estudio de Factibilidades.

A.1 Factibilidad económica

Despues de determinar los recursos a desarrollar, implantar y mantener en operación el sistema que queremos
implantar, se avaluaron los costos existentes en el sistema actual y los beneficios que se obtendrán del nuevo.

Analisis Costos-Beneficios

Este análisis permite hacer una comparación entre la relación entre costos del sistema actual, y los costos que tendría
el nuevo sistema, conociendo de antemano los beneficios que la informática ofrece.

A continuación se presenta un resumen de los costos del sistema propuesto y una lista de los costos que conlleva
implantarlo. Luego se analizan los otros beneficios que no necesariamente son económicos.

Costos del Sistema Actual

Costos Generales

Los gastos generales se encuentran representados por todos aquellos gastos en accesorios y el material de oficina de
uso diario, necesarios para trabajar.

Costos de Material de Oficina y Papelería

Gastos Generales Costo Aproximado Consumo Mensual Monto en Quetzales
Anuales
Material de Oficina 200.00 1 2,400.00
Papel de impresora 100.00 1 1,200.00
Cintas de impresoras 250.00 1 3,000.00
Cartuchos de respaldo 250.00 1 3,000.00
Total 800.00 9,600.00

Costo de Personal

En este tipo de gasto, incluye los generados por el recurso humano, bajo cuya responsabilidad directa esta la
operación y funcionamiento del sistema. Se muestra a continuación:

Costos de Salario del Personal, Sistema Actual

Recurso Humano Salario Mensual Salario Anual
Asistente 3,000.00 36,000.00

Total 3,000.00 36,000.00

 Costos de Hardware y Software, Sistema Actual
Tipo de Gasto Costo Mensual Costo Anual
Hardware (computador) 208.30 2,500.00
Software (programas) 0 0
Total 208.00 2,500.00

Costo Total del Sistema Actual >>>> Q 48,100.00

Costos del Sistema Propuesto:

El sistema de información automatizado para el Costeo de la empresa DON MUNDY, S.A. involucra los siguientes
costos:

Costos Generales:

Al lograr optimizar los procesos, agilizando el flujo y manejo de la información de las actividades de Costeo de la
empresa DON MUNDY, no es necesario la ejecución de multiples actividades y tareas para alcanzar las metas
propuestas, es decir, solamente hay que automatizar las tareas realizadas actualmente, de esa forma se van ahorrar
muchos recursos.

Se estima que el uso del sistema propuesto va a suponer un ahorro en gastos generales en un 10%, ya que todo va a
ser guardado en la computadora. Ademas el tener a disponibilidad la información de costos, representa una manera
mas rápida y oportuna de buscar información, de trasladar la información tanto física como electrónica a Gerencia.
Se pretende reducir en un 40% el uso de material de oficina.

Costos de Material de Oficina y Papelería del Sistema Propuesto

Gastos Generales Costo Aproximado Consumo Mensual Monto en Quetzales
Anuales
Material de Oficina 100.00 1 1,200.00
Papel de impresora 50.00 1 600.00
Cintas de impresoras 250.00 1 3,000.00
Cartuchos de respaldo 250.00 1 3,000.00
Total 650.00 7,800.00

Costo de Personal

En este tipo de gasto, incluye los generados por el recurso humano, bajo cuya responsabilidad directa esta la
operación y funcionamiento del sistema. Se muestra a continuación:

Costos de Salario del Personal, Sistema Propuesto

Recurso Humano Salario Mensual Salario Anual
Asistente 5,000.00 60,000.00

Total 5,000.00 60,000.00

Costos de Hardware y Software

Es necesario que la organización compre equipo de computo, asi como software para poder desarrollar el programa.
 Costos de Hardware y Software, Sistema Propuesto
Tipo de Gasto Costo Mensual Costo Anual (1 año)
Hardware (computador) 375.00 4,500.00
Software (programas) 458.30 5,500.00
Total 833.33 10,000.00

Costo Total del Sistema Propuesto >>>> Q. 67,800.00

Análisis Costo Beneficio del Sistema Propuesto y el Sistema Actual

En la tabla siguiente, se muestran los costos totales del sistema actual como los del sistema propuesto para el primer
año de funcionar. Se estima que los beneficios netos con el sistema propuesto aumenten en un 130%, esto se debe
que el sistema en si va a ser mas funcional y optimo.

Sistema A
Costo An
Material de Oficina
Salarios
Hardware y Sotfware
Subtotal
Los costos aumentan, pero los beneficios netos también aumentan, tomando en consideración que la fabrica va a
incrementar el volumen de producción en un 40%. Por eso se estima un incremento en los gastos, debido a las
remodelaciones que hay que hacer. Pero también se toma en consideración los beneficios netos que se van a obtener
en un lapso no muy largo de tiempo.

Beneficios Tangibles

Los beneficios tangibles aportados por el sistema propuesto están dados por los siguientes aspectos:

• Reduccion de costos en papelerías, mantenimiento y espacio físico

• Ahorro en suministros para los equipos antiguos
• Almacenaje de información en formato digital
• Equipo de computo que facilitan el manejo de la información

Beneficios Intangibles

Entre los beneficios intangibles del sistema propuesto se pueden incluir:

• Optimizar las actividades, aumentando la productividad del personal que labora en la empresa,
repercutiendo en el funcionamiento de la empresa.
• Control y seguimiento de los activos, al inventariar y tomar en cuenta toda la maquinaria, edificios, etc,
que antes no se tomaba en cuenta.
• Se van a tener las herramientas necesarias para manejar mayor volumen y diversidad de información
con rapidez y precisión, ofreciendo una herramienta de trabajo al personal.
• Generación de información eficiente y confiable, que sirva de apoyo a la toma de decisiones.
• Mayor y mejor aprovechamiento de los recursos tecnológicos instalados.
• Capacidad de registrar y almacenar automáticamente datos de los registros, estandarizando el
mantenimiento de los registros.

A.2 Factibilidad Técnica

En la siguiente parte se explica, como es necesario hacer una reestructuración en lo referente al Hardware y el
Software, según el análisis de las 5 C:

Capacidad

El sistema propuesto requiere que la información a consultar sea almacenada en un medio confiable y que tenga la
capacidad de guardar información de alto volumen, por ello es necesario, un Hardware con estas características:

CPU Descripción
Procesador Intel Core 2 Dúo.
Memoria RAM 2 GB
Disco Duro 120 GB
Puertos 4 USB, Serial, paralelo, PS/2.
Tarjeta de red Controlador de Fast Ethernet

Almacenamiento
Raid Multicanal de alta velocidad con 256m cache
Disco Duro= 2 Discos duros de 1TB
Capacidad de Datos Correo de 25 gigas y 320 gigas para datos y registros

Conectividad
Ethernet 4 x GB Ethernet
Ethernet administrada 3 COM fast model 3CFU08
Puerto Serie Estándar RS 232

Monitor
Pantalla plana Panorámica 14”

Accesorios
Mouse Óptico, con salida USB
Teclado Estándar Keyboard Español.
Impresora HP, velocidad Draft ultra Speedy, cinta.
UPS Tripp Lite, LS500M, consumo de 500 VA.

En lo referente a la capacidad del personal, es de notar, que el manejo de los sistemas propuestos son fáciles de
manejar, por ello, se requiere una capacidad simple. No va a ser necesario contratar personal altamente capacitado.
Al comprar estos programas el programador va a dar una capacitación de unas horas, las cuales van a ser suficientes
para poder manejar los programas.

Control

Para el manejo de Hojas Tecnicas de Costos es necesario el manejo del Sofware SAE y COI, que es donde vamos a
manejar la información de costos y relacionarla con Hojas Electronicas de Excel. Por ello se requiere la instalación
de estos Software, para llevar un mejor control de los movimientos contables, relacionados con el Costeo.

Software
Windows Xp Profesional
Microsoft Office Standard 2007
Aspel SAE
Aspel COI
Aspel PROD

Comunicación

El sistema propuesto también integra la parte de producción. En este contexto la información determinada por
producción en lo referente a la información solicitada para producir, va a ir conectada directamente con la parte de
costos, ya que al utilizar el Software SAE y PROD.

Para ser mas fluida, producción solamente hace la solicitud de producción a través del sistema PROD y esta solicitud
va a caer directamente en el sistema de costos, haciendo efectiva la comunicación y además la información va a fluir
de una manera mas rápida.

Costos

El sistema propuesto va a llegar a determinar los costos por producto. Lo que va a llegar a saber con exactitud las
utilidades netas de la empresa, pues actualmente no lo podemos saber. Con esto logramos una reducción
considerable en los costos actuales, teniendo como consecuencia un aumento en el rendimiento a un mediano plazo.

El dueño de la empresa, además va a saber con exactitud si la empresa es rentable, con las herramientas que este
sistema le va a desplegar, como son, los reportes de costo de ventas, en donde va a llegar a determinar la utilidad
neta por el periodo que necesite.
Competitividad

Actualmente existe una gran variedad de clientes, que son muy exigentes y esto lleva a buscar la estrategia adecuada
para cada tipo de cliente.

La actualización tecnológica es necesaria, debido a los cambios en el mercado, y que la empresa que no tenga las
herramientas para poder lograr sostenerse, no va a sobrevivir. Por ello, es necesario que se haga un cambio radical en
los equipos. Aunque se tengan un par de maquinas, no se tiene el Hardware necesario, asi como el Software para
desarrollar estrategias de penetración en el mercado.

A.3 Factibilidad Operativa

En la empresa a realizar la Automatizacion , no existe una resitencia al cambio debido a que los usuarios finales son
los interesados en cambiar el sistema actual.

Plan de Capacitacion de la Solución Propuesta

I. Actividad de la empresa

Don Mundi, S.A., es una empresa de derecho privada, dedicada a la manufactura de especias.

II. Justificacion

El recurso más importante en cualquier organización lo forma el personal implicado en las actividades laborales.
Esto es de especial importancia en una organización que manufactura productos comestibles, en la cual la conducta y
rendimiento de los individuos influye directamente en la calidad y optimización de los servicios que se brindan.

Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en los que las organizaciones exitosas
sustentan sus logros. Estos aspectos, además de constituir dos fuerzas internas de gran importancia para que una
organización alcance elevados niveles de competitividad, son parte esencial de los fundamentos en que se basan los
nuevos enfoques administrativos o gerenciales.

La esencia de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que recibe en sus relaciones individuales que
tiene con los ejecutivos o funcionarios, en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen
diariamente. También son importantes el ambiente laboral y la medida en que éste facilita o inhibe el cumplimiento
del trabajo de cada persona.

Sin embargo, en la mayoría de organizaciones de nuestro País, ni la motivación, ni el trabajo en equipo tienen el
nivel de trato que sea deseable, dejándose con ello de aprovechar significativos aportes de la fuerza laboral y por
consiguiente el de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en el mercado.

Tales premisas conducen automáticamente a enfocar inevitablemente el tema de la capacitación como uno de los
elementos vertebrales para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de
las organizaciones, direccionado a la optimización de los servicios de asesoría y consultoría empresarial.

III. Alcance

Este plan de capacitación es de aplicación para la Gerencia General, para el auxiliar contable y por ultimo, la persona
de producción que va a ingresar las ordenes de producción.

IV. Fines del Plan de Capacitacion

A continuación se detalla una lista de fines del plan de capacitación:

  Elevar el rendimiento del personal
 Mejorar la interaccion entre el personal de administración y producción
 Satisfacer fácilmente los requerimientos futuros de la empresa
 Generar conductas positivas
 Generar reportes exactos para la toma de decisiones

V. Objetivos del Plan de Capacitacion

 Preparar al personal para la ejecución de procedimientos de costeo, a través del sistema propuesto
 Proporcionar orientación e información relativa a la situación de la empresa
 Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en areas especializadas de actividad
 Ayudar en la preparación de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y requerimientos de la
empresa

VI. Metas

Capacitar al 100% al Gerente, Auxiliar contable y Asistente de Produccion, para el manejo del nuevo sistema de
costeo.

- Definición de las actividades.

- Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos
(Cronograma).

- Diagrama de Gantt (Se sugiere para la realización del mismo, la

utilización de MS MICROSOFT PROJECT MANAGER).

B. Auditoría al nuevo sistema.

A través de la Auditoria del nuevo sistema, se revisa y se evalúan los controles, sistemas y procedimientos tanto
físicos, como de informática. También de los equipos de computo, como se utilizan, la eficiencia con la que se
manejaran y la seguridad que manejan y manejaran los nuevos.

Según el enfoque de su proyecto, el aspecto de Auditoría será introducido a su

proyecto después de lo concerniente a Sistematización de procedimientos
Administrativos, dado que se utilizará principalmente el diagrama de flujo de datos
(Gane-Sarson), y los procedimientos respectivos.
B.1. Alcance de auditoría en forma horizontal.
B.1 Seguridad física (Equipo, mobiliario e instalaciones).
B.2 Seguridad de datos (Proceso y Almacenamiento).
B.3 Seguridad de procedimientos.

C. Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema.

Analizar todos los puntos de riesgos en los sistemas que ya fueron creados en la
fase anterior (análisis de sistemas) y deberá definir, enumerar e implementar todos
los puntos de control.
C.1 En la copia del diagrama de flujo de datos (Gane-Sarson)
identificar tanto los riesgos como los puntos de control con la
simbología proporcionada en el curso.
C.2 Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente
requieren control, explique técnicamente por qué dejó puntos
de riesgo sin control.
C.3 Elabore el rastreo de de los puntos de control.
Fuente: Control y Evaluación de Proyectos 2.

D. Manual de contingencia.
Tomando como base su diagrama de flujo del sistema que utilizó para identificar
sus puntos de riesgo y de control, ahora desarrolle el Manual de Contingencia.
Asuma que en todos los puntos de control que estableció, puede existir falla o error.
D.1 Hacer la tabla de análisis de contingencia.
D.2 Hacer el diagrama de contingencia del sistema.
D.3 Hacer la tabla de llamada
D.4 Hacer la tabla de instructivo.

Fuente:
Libro de Control y Evaluación de Proyectos 2, Capítulo 2
Material de apoyo ubicado en EVALUANET
• Conclusiones finales
•
Recomendaciones finales
•
Anexos finales
•
 Glosario final (Aquí se recopilan todas las palabras técnicas o propias de la empresa)
•
Bibliografía, (En este rubro se anotará la recopilación documental que implica Leyes,
Reglamentos, Guía, Instructivos, Libros, etc.)