Sysadmin 2020-PT Final

Administração do Sistema
Caderno de exercícios de laboratório

Hyland Software Brasil, Inc.
28500 Clemens Road
Westlake, Ohio 44145
P: (440) 788-5000
F: (440) 788-5100
Training.Hyland.com
1
OnBase
© Hyland Software Brasil, Inc.
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v. 2022.02.05CA1100
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acordo com os termos de tal contrato. Qualquer outra forma de uso ou divulgação é expressamente proibida. Todos os
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site. A referência é fornecida somente com propósito informativo. Caso você tenha perguntas sobre as discrepâncias
neste documento, entre em contato com a Hyland Software, Inc.
O software descrito neste documento é fornecido somente sob um acordo de licença e somente deve ser usado segundo
os termos deste acordo. É contra a lei copiar o software sem o consentimento expresso por escrito da Hyland Software,
Inc., exceto quando especificamente permitido no contrato de licença. A reprodução ou o uso não autorizados do
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marcas comerciais registradas ou não registradas da Hyland Software, Inc. ou de suas afiliadas nos Estados Unidos e
vários outros países. Todos os outros produtos são marcas registradas ou marcas comerciais de seus respectivos
detentores.
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AS
CONTEÚDO
TOC
Clientes dos Serviços Globais para Nuvem

Qual a diferença?
Etapas de configuração e acesso podem variar ao longo deste curso para soluções locais e hospedadas. Por exemplo,
como um cliente hospedado, você acessará a Configuração e o Cliente de maneira diferente da apresentada na aula.
Não se preocupe, iremos lhe fornecer as ferramentas e demonstrar as diferenças ao longo da semana. As diferenças
mais comuns são exemplificadas abaixo.
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Legendas para Nuvem
Ao longo da apostila, você verá explicações sobre como o processo ou as informações variam para sua solução
hospedada. Fique de olho nas explicações.
Nuvem: Grupo de Usuários
Sempre adicione seu Grupo de Usuários ao Tipo de Documento que você está
criando. Caso contrário, você não poderá acessar o Tipo de Documento em
nenhum Cliente. Além disso, você não terá acesso para adicionar a si mesmo ao
Tipo de Documento posteriormente.
Não se preocupe. Se você esquecer, deverá entrar em contato com sua primeira
linha de suporte. Eles irão adicionar seu Grupo de Usuários ao Tipo de
Documento.
Recursos
O apêndice contém recursos e informações específicas para soluções hospedadas. Quando você voltar para sua
organização, acesse Hyland.com\community para acessar os seguintes manuais:
 Guia de processamento em nuvem (Cloud Processing Guide)

 Ambientes de não produção (Non-Production Environments)
 Portal da Nuvem (Cloud Portal)
 Citrix na Hyland Cloud (Citrix in the Hyland Cloud)
Serviços Globais para Nuvem (Global Cloud

Services)
ARQUITETURA DO ONBASE CLOUD (ONBASE CLOUD
ARCHITECTURE)
O diagrama abaixo ilustra a estrutura da Hyland Cloud. Cada solução da Hyland Cloud é configurada com a mesma base.
O número de servidores envolvidos se expande à medida que uma solução cresce, mas mantém a mesma estrutura
básica.
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AS
Existem três redes principais para se ter em mente ao pensar sobre a arquitetura da Hyland Cloud:
1. Externa - a rede externa é tudo que está fora da rede da Hyland Cloud. Todas as conexões de clientes originam-
se desta área. Todos os dados entre a Internet e a Hyland Cloud devem ser criptografados.
2. DMZ - A rede DMZ vai do firewall externo da rede Hyland Cloud para o firewall interno na frente da rede
privada. Os balanceadores de carga, servidores da web e outros dispositivos que devem se comunicar com a
Internet residem nesta área.
3. Privada - A rede privada é tudo após o firewall interno. Inclui servidores de aplicativos, servidores de
processamento, servidores de grupos de discos, bancos de dados e muitos outros dispositivos. Esta área da rede
faz
O FLUXO DE PROCESSO SFTP (SFTP PROCESS FLOW)

O objetivo deste documento é descrever os procedimentos para entrar em contato com o Suporte dos Serviços Globais
para Nuvem (Global Cloud Services, GCS).
Entender o que acontece com os arquivos quando eles são transferidos lhe ajudará a projetar processos eficientes para
trazer dados à sua solução. Este diagrama exibe o fluxo. Há cinco etapas gerais para o fluxo.
1. O cliente carrega um arquivo ou documentos, através da Internet, aos servidores SFTP da Hyland Cloud. Os
clientes podem utilizar qualquer software SFTP compatível. Como você verá abaixo, alguns formatos de arquivo
especiais podem ser suportados, como ZIP e PGP.
2. Os servidores SFTP da Hyland irão digitalizar os arquivos recebidos para garantir que eles estejam livres de vírus
e código prejudicial.
3. Assim que recebido e verificado, o servidor SFTP enviará o arquivo ao servidor de processamento.
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4. Caso o envio ao servidor de processamento tenha êxito, o servidor SFTP irá arquivar o arquivo em um local de
arquivamento específico. Os arquivamentos serão mantidos por 30 dias, caso o arquivo de origem seja
necessário.
5. Assim que o arquivamento estiver completo, o arquivo de origem no servidor SFTP é deletado.
RESUMO DO SUPORTE GCS

A equipe de suporte GCS apoia soluções instaladas dentro da Hyland Cloud. A equipe de suporte colabora com o Suporte
Técnico da Hyland, Garantia de Qualidade, Desenvolvimento, nossos parceiros e dentro do GCS para solucionar e
diagnosticar problemas dentro da Hyland Cloud.
É importante observar que o Suporte Técnico da Hyland deve ser sua primeira chamada ao lidar com um problema de
aplicativo. Aqui está um resumo rápido para entrar em contato com o Suporte GCS.
Informações gerais de contato:

Suporte: (440) 788-5607
Instalações: installations@onbaseonline.com
Atualizações: upgrades@onbaseonline.com
Suporte: support@onbaseonline.com
Suporte 24/7
O Suporte GCS utiliza uma combinação de turnos e rodízios de plantão para fornecer suporte aos clientes e parceiros,
24/7/365. Atualmente, o escritório do GCS funciona durante o horário comercial normal, de domingo à noite às 22h até
sexta à noite às 22h (ETZ). Isso não inclui os Feriados Coletivos da Hyland. O suporte após o expediente é de sexta-feira
às 22h a domingo às 22h (ETZ) e inclui Feriados Coletivos da Hyland.
O suporte de emergência de produção está disponível durante o horário comercial normal e após o expediente. Todo o
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AS
suporte restante é realizado durante o horário comercial normal. Caso o suporte de emergência seja necessário após o
expediente, entre em contato com o número do suporte e deixe um correio de voz. Um representante do GCS retornará
a ligação e estará disponível para ajudar. Consulte a seção Gravidade do Incidente (Incident Severity) para obter mais
detalhes sobre emergências de produção.
Contato com o Suporte GCS

O suporte GCS está disponível por telefone ou e-mail. Note que se a necessidade de auxílio for imediata, ligar para o
suporte GCS é a melhor opção. Os e-mails do suporte GCS são monitorados continuamente durante nosso horário
comercial, no entanto, a prioridade é dada aos clientes que ligam para o Suporte GCS. O objetivo é fornecer uma
resposta inicial ao e-mail dentro de um dia útil.
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Demonstração da Solução
Exercício
Ao longo desta semana, estaremos configurando soluções OnBase para nosso cliente, Hospital Hyland. Você aprenderá
como construir essas soluções com base em algumas das melhores práticas gerais que podem ajudar uma organização a
manter a integridade dos dados, bem como garantir uma integração harmoniosa com outros módulos OnBase e
aplicativos de terceiros. Esta demonstração é uma representação da solução OnBase que você terá configurado até
sexta-feira.
Nesta demonstração, você verá a solução como um usuário final. Mais tarde, ao longo do curso, você aprenderá como a
solução foi desenvolvida, desde a criação de palavras-chave, a importação de grandes volumes de documentos usando
uma variedade de processos de importação, para compreender melhor um dia na vida de um administrador de sistema
OnBase.
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AS
Seção 1:
Tipos de palavra-chave e Modelos de Tipo de
Documentos
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Descoberta do Tipo de Documento e de Palavras-chave
Exercício
Antes de criar Tipos de Documentos e de Palavras-chave, examine os documentos de amostra e descubra como os
usuários finais pretendem recuperá-los a partir do OnBase. Como palavras-chave são importantes para o
armazenamento, recuperação e até mesmo para a segurança, antes de criar uma palavra-chave é importante saber,
entre outras informações:
 Qual é o formato do valor da palavra-chave (alfanumérico ou numérico)?
 Quantos caracteres deve ter o valor da palavra-chave?
 Esta é uma palavra-chave restrita/restritiva? Como exemplo, você pode optar por restringir os direitos de
visualização de certos documentos com base no valor das palavras-chave.
 Há outras considerações? Se houver uma lista definida de valores, é recomendável configurar um Conjunto de
Dados. Se houver uma aparência padrão, é recomendável aplicar uma máscara ao Tipo de Palavra-chave.
Revise o RH - Currículo e RH - Solicitação de emprego para preencher o modelo de Tipo de Documento abaixo com o
Grupo de Tipos de Documentos, Configurações de Tipo de Documento e Configurações de Tipos de Palavra-chave.
CONFIGURAÇÕES DO TIPO DE DOCUMENTO

RH - Currículo RH - Solicitação de emprego
Grupo de Tipos de Recursos Humanos Recursos Humanos
Documentos
Tipo de documento RH - Currículo RH – Solicitação de Emprego
Formato do arquivo MS Word Image File Format
Grupo de Discos DATA DATA
CONFIGURAÇÕES DOS TIPOS DE PALAVRAS-CHAVE

Nome Tipo de Dados Comprimento Segurança
máximo
Nome do Funcionário o Alfanumérico o Moeda 100 o Sim
o Data o Numérico o Não
Cargo o Alfanumérico o Moeda 100 o Sim
o Data o Numérico o Não
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AS
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Configuração dos Tipos de Palavras-chave
Exercício
1. Abra a Configuração do OnBase, e conecte-se na fonte de dados OnBase com MANAGER | password
2. Vá para Palavra-chave | Tipos de palavra-chave
3. Informe o nome do Tipo de Palavra-chave
4. Clique em Criar ou pressione Enter
5. Selecione a Configuração do Tipo de Palavra-chave apropriada (escolhida no modelo anterior)
Prática recomendada
Quando configurar Tipos de Palavras-chave alfanuméricos, examine os dados que serão armazenados
no Tipo de Palavra-chave para entender qual é a quantidade típica de caracteres necessários. Criar
Tipos de Palavras-chave com número excessivo de caracteres desperdiça espaço de armazenamento e
memória no servidor de bancos de dados.
CONFIGURANDO UM CONJUNTO DE DADOS

Durante as pesquisas e/ou a indexação de documentos, os conjuntos de dados possibilitam que o usuário selecione
rapidamente, de uma lista de valores, um valor predeterminado de palavra-chave.
1. Acesse o Tipo de Palavra-chave Cargo para aplicar ao Conjunto de Dados

2. Selecione Usar Conjunto de Dados de Palavras-chave
3. Selecione Palavra-chave deve existir nas Restrições de Utilização
4. Clique em Salvar
5. Clique em Conjunto de Dados
6. Clique em Importar e acesse C:\SysAdmin\HR\Position Dataset.txt
7. Selecione o arquivo e clique em Abrir
Configuração de Tipos de Documentos

Exercício
GRUPOS DE TIPOS DE DOCUMENTOS
Os Grupos de Tipos de Documentos representam um agrupamento lógico dos Tipos de Documentos e pode agir como
um filtro no OnBase. Nesta atividade, o Grupo de Tipos de Documentos será Recursos Humanos.
1. Navegue na Configuração do OnBase até Documento | Grupos de Tipos de Documentos

2. Preencha o seguinte:
a. Nome: Recursos Humanos
b. Grupos de Usuários: Operadores de scanner, Recrutadores de RH e MANAGER
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AS
3. Clique em Fechar
TIPO DE DOCUMENTO
1. Navegue na Configuração do OnBase até Documento | Tipos de Documentos
a. Selecione o novo Grupo de Tipo de Documento de Recursos Humanos no menu suspenso
b. Crie um novo Tipo de Documento: RH - Currículo
2. Configurações do Tipo de Documento:
a. Grupo de Tipos de Documentos: Recursos Humanos
b. Formato de Arquivo Padrão: Documento MS Word
c. Grupo de Discos Padrão: DADOS
3. Grupos de Usuários: Operadores de scanner, Recrutadores de RH e MANAGER
4. Tipos de palavra-chave:
a. Nome do Funcionário
b. Cargo
5. Repita as etapas acima para configurar o RH - Solicitação de Emprego, certifique-se de procurar diferenças no
formato do arquivo
Administração em nuvem: Grupo de Usuários
Sempre adicione seu Grupo de Usuários ao Tipo de Documento. Caso contrário,

você não poderá acessar o Tipo de Documento em nenhum Cliente. Além disso,
você não terá acesso para adicionar a si mesmo ao Tipo de Documento
posteriormente.
Se você esquecer, deverá entrar em contato com sua primeira linha de suporte.
Eles irão adicionar seu Grupo de Usuários ao Tipo de Documento.
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Configure uma Cadeia de Nome Automático
Exercício
A Cadeia de Nome Automático é mostrada na lista de
resultados da pesquisa de documentos e fornece uma
descrição do documento usando dados das palavras-chave
do documento e/ou texto estático.
A configuração de uma Cadeia de Nome Automático

relevante proporciona ao usuário final uma lista de
resultado(s) descritiva. Quando há vários documentos na
lista, permite que ele identifique facilmente o(s)
documento(s) que procura.
Nesta atividade, você configurará uma Cadeia de Nome

Automático relevante usando valores de palavra-chave e
texto estático para ambos os novos Tipos de Documentos
de RH.
No exemplo acima, a Visualização do Nome Automático seria escrita assim:
%N para (insira a palavra-chave do nome do funcionário) para o cargo de (insira a palavra-chave do cargo)
1. Clique em Nome Automático

2. Configure uma cadeia de nome automático fácil de usar
Próximo nível | Conjuntos de

dados de palavras-chave
Você aprendeu como criar um conjunto de dados interno nesta
seção; entretanto, o que acontece se os dados precisarem ser
coletados de uma fonte externa? Este curso demonstrará como
criar um conjunto de dados externo, conjuntos de dados em
cascata e muito mais.
Administração do
Curso Sistema
iniciante Caminho de
aprendizagem
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AS
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Seção 2:
Processamento de imagens de documentos
16
AS
Fila de digitalização: RH - Currículos

Exercício
1. Navegue para a Configuração| Importação | Filas de Digitalização
2. Configure os seguintes:
a. Nome: RH - Fila de digitalização de currículos (não copie as configurações de uma fila de digitalização
existente)
b. Grupo de Discos: DADOS
c. Grupos de Usuários: Operadores de scanner e MANAGER
d. Tipo de Documento: RH - Currículo
3. Clique em Opções do Processo
ABA DE PROCESSAMENTO DE LOTE
1. Selecione os seguintes:
a. Menu suspenso do Modo de Digitalização Padrão: Pré-Indexação
b. Menu suspenso do Tipo de Documento Padrão RH - Currículo
c. Lotes de Nome Automático
ABA DE CAPTURA
1. Clique em Navegar e vá até C:\SysAdmin\HR\Resumes
ABA DE INDEXAÇÃO
a. Chave de entrada principal: Indexar documento
b. Chave de entrada numérica: Indexar documento
Nuvem: Processamento de imagens de documentos
Este módulo funciona e é compatível com a Hyland Cloud, mas o uso é diferente
de uma instalação local. Embora a digitalização do Cliente Clássico e a
digitalização do Unity ofereçam suporte à produção de imagens de documentos, a
Hyland Cloud não oferece suporte ao Cliente Clássico para digitalização. O único
aplicativo para Production Document Imaging é o Unity Scanning.
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18
AS
Cache do servidor de
aplicativos e pools de
aplicativos
Quando uma mudança é feita na Configuração do OnBase, ou no OnBase Studio, essas mudanças não são visualizadas
imediatamente nos Clientes. Para ver essas mudanças em qualquer cliente que dependa do servidor de aplicativos do
OnBase, os Administradores devem redefinir o cache do servidor de aplicativos ou reciclar o pool de aplicativos do
servidor de aplicativos do OnBase.
Um pool de aplicativos (AppPool) define um grupo de um ou mais processos de trabalho, definidos com configurações
comuns que atendem a solicitações para um ou mais aplicativos. Cada pool de aplicativos consiste em um processo de
trabalho denominado w3wp.exe que é executado em uma máquina servidor. Quando você recicla o AppPool, há algum
tempo de sobreposição. Seu processo de trabalho está marcado para reciclagem, mas continua a lidar com as
solicitações já recebidas. (Ele não vai lidar com novas solicitações). O processo de trabalho será encerrado assim que
todas as solicitações existentes forem tratadas.
Com uma redefinição do IIS, todos os processos de trabalho são encerrados e o cache na memória é limpo. Novos
processos de trabalho serão criados assim que novas solicitações chegarem. As sessões de usuário existentes serão
encerradas, o que pode fazer com que os usuários sejam removidos à força do Cliente Web. Os clientes Unity e Office
Integration, no entanto, tentarão se reconectar, o que pode causar um atraso perceptível nesses clientes quando a
conexão for restabelecida. O Cliente OnBase, se o Workflow estiver em uso, precisará ser reiniciado se o pool de
aplicativos for reciclado.
Se houver vários servidores de aplicativos OnBase em uso, todos os servidores de aplicativos devem ser reciclados para
que as alterações feitas na Configuração do OnBase possam ser refletidas em todos os clientes.
Como faço para redefinir o cache do servidor de aplicativos sem reciclar o pool de
aplicativos?
Use a opção Redefinir Cache na Configuração do OnBase ou use a opção Redefinir Cache do
Servidor no OnBase Studio. Esta opção redefine o cache para todos os servidores de
aplicativos usando a fonte de dados atual. Todos os clientes e módulos que se comunicam
com o servidor de aplicativos são afetados quando o cache é redefinido.
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Por que usar uma redefinição de cache do servidor de aplicativos?
A redefinição de cache do servidor de aplicativos permite que os administradores enviem

uma configuração totalmente nova aos usuários sem interromper sua conexão, como uma
reciclagem de pool
Devoderealizar
aplicativos
umafaria.
reciclagem do pool de aplicativos ou redefinir o cache do servidor de
aplicativos?
Não há uma resposta correta aqui. Por causa disso, aqui está uma lista de prós/contras para
cada abordagem.
Reciclagem do pool de aplicativos Redefinição do cache

Prós: Prós
 Melhor para grandes mudanças na configuração  Bom para novas configurações
 Agendável  Os usuários não são expulsos
 Limpa a memória  Todos os servidores de aplicativos serão afetados
Contras Contras
 Disruptivo - Conexões dos usuários dos servidores  Levemente problemático - os usuários devem fazer
 Deve reciclar todos os pools de aplicativos do logout/login para ver as alterações
servidor de aplicativos  O primeiro usuário pode atingir o tempo limite em
soluções maiores
 Não é possível agendar
 Ainda pode ser necessário reciclar pool(s) de
aplicativos
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AS
Varredura: RH - Currículos
Para fazer a varredura do RH – Currículos usando nossa nova fila de varredura, devemos primeiro reciclar nosso servidor
de aplicativos para ver as atualizações do sistema que fizemos na Configuração do OnBase refletidas nos Clientes Unity
ou Web.
RECICLE O SERVIDOR DE APLICATIVOS

1. Localize e clique duas vezes no atalho Reciclar AppServer na área de trabalho da VM
VARREDURA DO CLIENTE UNITY: RH - CURRÍCULOS

1. Conecte-se ao Cliente Unity e selecione a fonte de dados OnBase, entre com MANAGER | password
2. Selecione Digitalização em Lote a partir da faixa de opções inicial
3. Selecione a fila de digitalização RH - Currículos
4. Clique com o botão direito do mouse e selecione Varrer Diretório
a. Varra todos os arquivos
b. Varredura
Os documentos são trazidos para uma verificação rápida de Garantia de Qualidade
5. Selecione Ir para Lote na faixa de opções de revisão de documentos

6. Selecione o lote na janela Processamento em Lote
7. Selecione Iniciar processamento a partir da faixa de opções
8. Na tela Indexação de lote, insira os valores da palavra-chave conforme vistos na imagem do documento e clique
em Indexar
9. Continue até que a indexação do lote seja concluída
10. Salve e faça a transição
O lote RH - Currículo está agora na etapa Aguardando Confirmação e os documentos agora podem ser recuperados por
seus usuários.
Fila de digitalização: RH - Solicitações de Emprego

Exercício
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Importação | Filas de Digitalização
a. Nome: Fila de Digitalização RH - Solicitação de Emprego
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d. Tipo de Documento: RH - Solicitação de Emprego

b. Menu suspenso do Tipo de Documento Padrão RH - Solicitação de Emprego
ABA DE CAPTURA
1. Clique em Navegar e vá até C:\SysAdmin\HR\Resumes
ABA DE INDEXAÇÃO
Varredura: RH - Solicitações de Emprego

VARREDURA DO CLIENTE UNITY: RH - SOLICITAÇÕES DE EMPREGO

1. Acesse o Cliente Unity
3. Fila de Digitalização RH - Solicitações de Emprego
4. Selecione Varrer na faixa de opções
a. Varrer todos os arquivos, Varrer

7. Selecione Iniciar processamento a partir da faixa de opções
8. Na tela Indexação de lote, insira os valores da palavra-chave conforme vistos na imagem do documento e clique
em Indexar
Observe que o segundo documento do lote é uma continuação do primeiro, não um documento
totalmente novo; em casos como esses, podemos escolher Anexar em vez de Indexar para adicionar
quaisquer páginas adicionais ao documento anterior indexado sem ter que inserir palavras-chave
22
AS
novamente.
9. Continue indexando e anexando conforme necessário até que a indexação do lote seja concluída
O lote está agora na etapa Aguardando Confirmação e os documentos agora podem ser recuperados por seus usuários.
Exercícios adicionais
Arquivos de Funcionários: Tipos de documentos e Tipos

de palavras-chave
Revise os Arquivos de Funcionários para completar a tabela abaixo:
CONFIGURAÇÕES DO TIPO DE DOCUMENTO
Histórico do Contrato de trabalho Carteira de Verificação do
Funcionário identificação do Atestado de Bons
funcionário Antecedentes
Grupo de Tipos
de Documentos
Tipo de
documento
Formato do
arquivo
Grupo de Discos
CONFIGURAÇÕES DOS TIPOS DE PALAVRAS-CHAVE

Nome Tipo de Dados Comprimento Segurança
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máximo
Nome do Funcionário Alfanumérico o Moeda 60 o Sim
o Data o Numérico Não
Cargo Alfanumérico o Moeda 30 o Sim
Número de ID do funcionário Alfanumérico o Moeda 7 o Sim
Departamento Alfanumérico o Moeda 20 o Sim
CONFIGURANDO TIPOS DE PALAVRA-CHAVE E MÁSCARA

A máscara deve ser usada em um Tipo de Palavra-chave quando você deseja fornecer um formato consistente para a
entrada de dados de palavra-chave. Essa consistência pode fornecer um maior nível de precisão ao indexar e recuperar
documentos.
1. Crie dois novos tipos de palavra-chave: Número de ID do Funcionário e Departamento

2. Selecione o Tipo de Palavra-chave: Número de ID do funcionário e escolha Máscara
3. Marque Usar Máscara e digite o seguinte para a sequência de máscara: 00S0000
4. Insira um - no campo de Caracteres Estáticos para fornecer o S de sua máscara
5. Marque a caixa para tornar a entrada de campo completo necessária
6. Selecione Testar Máscara e teste alguns valores aleatórios para ver como o mascaramento está funcionando
7. Clique em Salvar
TIPO DE DOCUMENTO
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Documento | Tipos de Documentos
a. Nome: RH - Histórico do funcionário
b. Formato de Arquivo Padrão: Arquivo formato imagem
3. Grupos de Usuários: Operadores de scanner, recrutadores de RH e MANAGER
a. Nome do funcionário
b. Número de ID do Funcionário
c. Cargo
d. Departamento
24
AS
5. Configurar uma Cadeia de Nome Automático útil
RECURSO DE CÓPIA DO TIPO DE DOCUMENTO

1. Navegue para a Configuração do OnBase | Documento | Tipos de documentos | RH - Histórico do Funcionário
2. Clique em Copiar
3. Adicionar o próximo nome de Tipo de Documento
4. Marque a caixa de seleção Segurança do Grupo de Usuários para usar os mesmos Grupos de Usuários
5. Repita até que todos os quatro novos Tipos de Documentos tenham sido criados
25
Fila de digitalização: Arquivos de Funcionários
Exercício
a. Nome: Fila de digitalização HR – Arquivos de Funcionários
d. Tipos de Documentos:
i. RH - Histórico do funcionário
ii. RH - Contrato de trabalho
iii. RH - Carteira de Identificação de Funcionário
iv. RH - Autorização para Verificação de Antecedentes
a. Lotes de Nome Automático
ABA DE CAPTURA
1. Clique em Navegar e vá até C:\SysAdmin\HR\Employee Files

2. Selecione Incluir Subpastas
ABA DE INDEXAÇÃO
a. Manter ao indexar/alterar o Tipo de Documento
b. Forçar seleção de Tipo de Documento
c. Chave de entrada principal: Indexar documento
d. Chave de entrada numérica: Indexar documento
26
AS
Próximo nível | Designer do

processo de captura
O Designer do processo de captura (CPD) fornece as
ferramentas para personalizar processos de captura para
atender às suas necessidades de negócios - liberando você das
restrições do modelo de processamento em lote padrão.
Curso
Exercício prático
intermediário
27
Seção 3:
Conjunto de palavras-chave de preenchimento
automático (AFKS)
28
AS

automático: Conjunto de chaves de funcionários
Exercício
Os Conjuntos de Palavras-chave de Preenchimento Automático (AFKS) podem ser usados para auxiliar o usuário na
indexação dos documentos. Quando indexar, o indexador pode digitar um valor da palavra-chave, a palavra-chave
primária; as palavras-chave restantes do conjunto de palavras-chave serão preenchidas automaticamente. Utilizar um
Conjunto de Palavras-chave de Preenchimento Automático no palavra-chave Tipo de Documento ou Palavra-chave
agilizará o processo de indexação e resultará em dados corretos. Conjuntos de Palavras-chave de Preenchimento
Automático podem ser configurados manualmente na Configuração do OnBase, importados de arquivos de texto ou
configurados para extrair externamente via SQL ou script.
CONFIGURE A TABELA AFKS
1. Antes de configurar o Conjunto de Palavras-chave de Preenchimento Automático, examine o arquivo de

indexação que contém todas as palavras-chave (C:\SysAdmin\HR\Employees keyset.txt)
2. Navegue para a Configuração do OnBase | Palavra-chave | Conjuntos de Palavra-chave de Preenchimento
Automático
a. Nome: Conjunto de chaves de funcionários
b. Selecione preenchimento automático padrão
Etapas 3 e 4: A ordem em que você inclui os Tipos de Palavras-chave deve corresponder exatamente à
ordem das palavras-chave no arquivo de indexação. O primeiro Tipo de Palavra-chave é a Palavra-
chave Primária.
3. Selecione o Tipo de Palavra-chave primária e clique em Adicionar

4. Selecione os Tipos de Palavras-chave secundárias e clique em Adicionar
5. Grupos de Usuários: Operadores de scanner e MANAGER
A ordem em que nossos Tipos de Palavras-chave aparecem quando configuramos os Conjuntos de
Palavras-chave de Preenchimento Automático é muito importante, pois estamos criando uma tabela
29
de banco de dados com base nessa ordem. Por outro lado, a ordem em que nossos Tipos de Palavras-
chave aparecem nos Tipos de Documentos não afetará como as Palavras-chave de Preenchimento
Automático são preenchidas no documento. Para que a indexação seja mais fácil, é recomendável
mover a palavra-chave primária para o topo da lista no Tipo de Documento.
Atribua o AFKS aos Tipos de Documentos

1. Navegue para Documento | Tipos de Documentos | RH - Verificação de Antecedentes
2. Selecione o botão Tipos de Palavras-chave
3. Selecione o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático no menu suspenso no canto esquerdo
inferior
4. Repita as etapas acima para os três Tipos de Documentos de arquivos de funcionários restantes
CONFIGURE O PROCESSADOR DE IMPORTAÇÃO AFKS

1. Selecione Importar | Processador de palavras-chave de preenchimento automático
a. Nome: RH - AFKS do Funcionário
b. Caminho padrão: C:\SysAdmin\HR\Employees keyset.txt
c. Escolha um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático para preencher: Conjunto de
chaves de funcionários
d. Delimitador: “
e. Separador: ,
EXECUTE O PROCESSO DE IMPORTAÇÃO AFKS

1. Abra ou reinicialize o Cliente OnBase
2. Navegue para Administração | Conjuntos de Palavras-chave de Preenchimento Automático | Importar
3. Selecione o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático RH - AFKS do Funcionário
4. Clique com o botão direito e selecione Executar Processo de Importação e Processar
5. Consulte o SIS - relatório de verificação para assegurar que o processo foi executado corretamente
Nuvem: Clientes clássicos
O Cliente Clássico do OnBase e a Configuração do OnBase ainda são

necessários em uma solução hospedada, mas devem ser limitados apenas a
funções de administração. Cada solução hospedada recebe uma conta que pode
iniciar um cliente remoto, que atualmente é feito por meio do Horizon View, dando
a você acesso ao Cliente Clássico do OnBase e à Configuração do OnBase. Essa
é uma conta única e é dedicada a uma pessoa por vez. Algumas organizações
têm vários administradores para o aplicativo do OnBase. Nesses casos, múltiplas
contas Horizon View podem ser fornecidas.
30
AS
SIS Relatórios de verificação
Todos os processos de importação/exportação produzem um relatório sob este Tipo de Documento, após a execução do
processo. O relatório contém
informações sobre quaisquer erros ou mensagens do sistema encontrados durante o processo.
Próximo Nível | Palavras-chave:

Conjuntos de Palavras-chave de
Preenchimento Automático
A Palavra-chave primária é necessária para popular o AFKS. O que
acontecerá se um documento for importado, mas a palavra-chave
primária estiver ausente ou coberta? Não se preocupe. Aprenda
como configurar um AFKS reverso. Além disso, você aprenderá
como configurar um AFKS externo e muito mais.
Administração do
Curso Sistema
aprendizagem
31
Aprimoramentos
Melhorias da Solução: Operadores de scanner

CASO DE NEGÓCIOS
Depois de configurar uma solução para um departamento, é importante voltar para a equipe e determinar se há
melhorias que podem ser implementadas. Os operadores do scanner forneceram as seguintes sugestões de melhorias:
o O conjunto de palavras-chave de preenchimento automático economizará muito tempo durante a indexação,

mas às vezes os documentos são importados sem a ID do funcionário (palavra-chave primária) no documento ou
a ID do funcionário está escrita incorretamente ou pode ser difícil de ler. Existe uma maneira de obter as
informações do sistema sem usar o ID do funcionário?
o O painel de palavras-chave nem sempre reflete a ordem que faz mais sentido para a indexação de documentos.
o Os operadores do scanner identificam documentos de forma incorreta periodicamente e/ou anexam
documentos incorretamente. Quando isso acontece, o operador precisa esperar que um supervisor se torne
disponível e elimine o lote e, em seguida, indexe o lote novamente. A equipe quer saber se há uma maneira de
fazer o seguinte:
o Os operadores de scanner podem alterar o Tipo de Documento de um documento após a indexação?
o Os operadores de scanner podem corrigir erros de acréscimo sem eliminar o lote?
o Os operadores de scanner podem eliminar um lote?
32
AS

automático reverso
Exercício
No caso em que uma palavra-chave primária de um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático não
estiver evidente no documento, um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático reverso pode ser
colocado em prática.
A funcionalidade de conjunto de palavras-chave de preenchimento automático reverso permite que um usuário use
palavras-chave secundárias para pesquisar um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático durante a
indexação. Isso é especialmente útil quando não se conhece a palavra-chave primárias do conjunto de palavras-chave de
preenchimento automático.
1. Navegue para a Configuração do OnBase |

Palavra-chave | Conjuntos de Palavra-chave
de Preenchimento Automático Reversos
a. Conjunto de palavras-chave:
Conjunto de chaves de funcionários
b. Campo Etiqueta do Item: Pesquisa
Alternativa
c. Título da caixa de diálogo: Pesquisa
de palavra-chave alternativa
d. Seleção primária: Use este resultado
e. Texto de Ajuda: Use uma ou mais
palavras-chave conhecidas para
encontrar o Número de ID do
funcionário
2. Clique em Adicionar
3. Reveja as palavras-chave na caixa de diálogo Pesquisa/Resultados para marcar qualquer uma das palavras-chave
da lista Pesquisar palavras-chave que não estariam no documento como NÃO, clicando duas vezes na palavra-
chave e desmarcando a caixa de seleção Pesquisar palavra-chave quando necessário.
4. Clique em Salvar
33
Personalize o painel de palavras-chave
Exercício
Você pode personalizar o painel de palavras-chave para seus documentos no cliente Unity, se necessário. Seguindo as
instruções abaixo, modificaremos a ordem de palavras-chave para nossos Arquivos de Funcionários para nos auxiliar na
utilização dos
conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático que criamos.
BENEFÍCIOS DO PAINEL DE PALAVRAS-CHAVE PERSONALIZADAS
Abaixo está uma imagem do painel de palavras-chave para uma fila de verificação de Inscrição de Benefícios para
Funcionários. Observe a longa lista de palavras-chave no painel. Além disso, as palavras-chave não estão na ordem das
palavras-chave no formulário. Um dos recursos de um painel de palavras-chave personalizadas é a capacidade de mover
as palavras-chave que refletem o documento.
Antes
34
AS
Após a personalização

1. Clique duas vezes no atalho Reciclar AppServer na área de trabalho da VM
VARREDURA DO CLIENTE UNITY: RH - ARQUIVOS DE FUNCIONÁRIOS

1. Conecte-se no Cliente Unity com MANAGER | password
3. Selecione a Fila de Digitalização RH - Arquivos de Funcionários
4. Clique com o botão direito do mouse e selecione Varrer Diretório
a. Varra todos os arquivos
b. Varredura
35
7. Selecione Iniciar Processamento a partir da faixa de opções
PERSONALIZE O PAINEL DE PALAVRAS-CHAVE PARA A INDEXAÇÃO

1. Selecione Configurar painel de palavras-chave na tela de Indexação de lote,
2. Selecione a Fila de Digitalização RH - Arquivos de Funcionários
3. Selecione um de seus Tipos de Documentos a partir do menu suspenso
4. Clique na linha da palavra-chave Número de ID do funcionário e a arraste acima do campo de palavra-chave
Nome do Funcionário para reorganizar as palavras-chave para esse documento
5. Salve e repita para todos os Tipos de Documentos necessários, feche o painel quando terminar
6. Na tela de Indexação de lotes, selecione o Tipo de Documento para a imagem do documento exibido
7. Insira os valores da palavra-chave conforme vistos na imagem do documento utilizando seu AFKS ou AFKS
reverso e clique em Indexar
Modificando privilégios para operadores de scanner

CASO DE NEGÓCIOS
A segurança configurada previamente do Grupo de Usuários Operadores de Scanner possui alguns Direitos do Produto e
Privilégios. Essas configurações oferecem ao operador acesso aos Clientes, Filas de Digitalização, e Tipos de
Documentos, bem como a capacidade de indexar documentos e modificar palavras-chave para os documentos que eles
têm direito de visualizar. Elas também criam, ocasionalmente, documentos através da importação ad-hoc.
Os operadores de scanner pediram o recurso de:

o Eliminar lotes
o Reindexar documentos quando houver um erro durante a indexação
o Importar documentos individuais quando necessário, e corrigir itens anexados incorretamente.
Recursos:
 Guia de referência de módulo da Administração do Sistema (MRG)
Validar a funcionalidade atual
36
AS
Exercício
1. Navegar ao Cliente Unity, OnBase como KENDA PAETH
2. Consultar os documento RH - Histórico do Funcionário para todos do Departamento Enfermaria
Validar a incapacidade de reindexar
3. Abrir um arquivo e tentar reindexá-lo
a. Você consegue?
Validar a incapacidade de eliminar lotes
4. Navegar até Processamento de Lotes - Aguardando confirmação
5. Clicar com o botão direito em RH - Currículos para eliminar o lote
a. Você consegue?
Validar a incapacidade de executar uma importação Ad Hoc
6. Selecionar um currículo em C:\sysadmin\HR\Resumes
a. Você consegue usar a função de importação Ad Hoc para importar um único documento sem usar a
digitalização em lote?
Validar a incapacidade de formar a Separação do documento
7. Buscar por uma RH - Solicitação de Emprego para o Cargo Enfermeira
a. Você consegue enviar para a Separação do documento ou Reindexar | Dividir?
Revise o guia de referência do módulo Administração do Sistema e determine quais Privilégios e Direitos de
Produtos do Grupo de Usuários são necessários para executar as funções solicitadas pelos operadores de scanner.
Direitos do Produto Privilégios
Reindexar
Eliminar lotes
Importação Ad Hoc
Separação do documento
1. Adicione os Direitos do Produto e/ou Privilégios ao Grupo de Usuários Operador de Scanner

2. Navegue até Utilitários | Monitoramento de serviços e Redefinir cache
Tenha certeza de que fechou o Cliente Unity e reconectou-se como KENDA PAETH (pode levar um
37
minuto até as alterações carregarem)
3. Reveja as etapas 1 - 5 nesta lista, você obteve um resultado diferente?
38
AS
Separação do documento
Exercício
Ao indexar documentos, erros podem ocorrer e seria necessária uma modificação de documento. Por exemplo, se um
documento de Solicitação de Emprego foi acidentalmente indexado como dois documentos separados de uma página,
ao invés de um documento com duas páginas, nós poderíamos seguir as etapas abaixo para corrigir isso, ou problemas
similares.
UTILIZE A SEPARAÇÃO DO DOCUMENTO PARA MODIFICAR DOCUMENTOS

1. Busque as Solicitações de Emprego que foram indexadas
2. Selecione o primeiro documento que precisa de modificação
3. Clique com o botão direito e envie para a Separação do Documento ou Reindexar | Dividir
Uma nova janela para Separação do Documento irá abrir
4. Minimize ou mova a nova janela e selecione outro resultado que precisa ser combinado com esse item
5. Clique com o botão direito e envie novamente para a Separação do Documento ou Reindexar | Dividir
6. Abra a janela de Separação do Documento e veja duas linhas, com um documento/página por linha
7. Selecione os dois documentos e clique em Juntar | Mesclar Documentos na seção Modificar da faixa de opções
no topo da janela (as Páginas também podem ser reordenadas ao clicar e arrastá-las para onde necessário)
8. Salve e Feche tudo (O usuário que realiza a separação de documentos desta forma precisará do privilégio de
Excluir no OnBase para que o documento seja excluído)
9. Delete qualquer documento que tenha sobrado se necessário
Em um cenário onde os dois documentos têm valores de indexação diferentes, você pode usar o
recurso de arrastar e soltar na janela Separação de Documentos para mover os documentos
necessários para a linha com os valores corretos das palavras-chave antes de salvar.
39
Melhorias da Solução: Usuários Finais
CASO DE NEGÓCIOS
Como parte de nosso acompanhamento após a implementação destas novas funcionalidades de RH no OnBase,
recebemos alguns comentários dos usuários sobre as mudanças que eles gostariam de ver como possíveis melhorias
para seu processamento.
o Durante o Processo de Recrutamento, seria benéfico para os Recrutadores de RH poder fazer anotações sobre
os candidatos em seus documentos de candidatura para uso durante a análise dos candidatos.
o Os usuários solicitaram ajuda para economizar tempo ao acessar vários documentos para o mesmo funcionário.
O Departamento de Recursos Humanos quer a opção de visualizar facilmente o HR - Contrato de Trabalho, HR -
Solicitação de Emprego, HR - Histórico do Funcionário, e HR - Carteira de Identidade do Funcionário sem ter que
recuperar cada item individualmente.
o Foi descoberto que os Operadores de Scanner são atualmente capazes de recuperar e visualizar documentos
para todos os funcionários. Queremos configurar nosso sistema para que eles só tenham acesso a seus próprios
documentos de RH quando recuperarem.
o Soube-se que os Recrutadores de RH atualmente têm a capacidade de excluir todos os documentos de RH. O
único Tipo de Documento que talvez precise ser excluído, para ser substituído ao longo do tempo, é o Cartão de
Identificação do Empregado. Foi-nos solicitado que removêssemos o acesso de Excluir para todos os outros
Tipos de Documentos de RH para evitar a exclusão acidental.
40
AS
Notas e anotações
Exercício
Nesta atividade, você irá configurar uma Nota com Anotação para ser utilizada pelos Recrutadores de RH nos
documentos de candidatura durante o processamento dos candidatos.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Documento | Tipos de Notas

2. Crie uma nova nota chamada Notas dos Recrutadores
a. Selecione os grupos Recrutadores do RH e MANAGER do lado esquerdo e depois marque as quatro
caixas para Privilégios no canto inferior direito
b. Adicione os grupos de usuários Recrutadores do RH e MANAGER e observe que todos os privilégios
foram concedidos
c. Clique em Fechar
3. Altere a Cor do Tipo de Nota, se desejar
4. Selecione Atributos e escolha uma Nota ou um estilo de Anotação específico para sua Nota
O Cliente que está sendo utilizado, assim como o tipo de arquivo dos documentos, pode ter um
impacto em qual tipo de Nota/Anotação você escolher, consulte o MRG do SysAdmin para mais
informações.
5. Se desejar, selecione o ícone e escolha o ícone que você gostaria de exibir para sua Nota
6. Recicle o Servidor de aplicativos e abra novamente o Unity, fazendo o login com MANAGER | password.
7. Navegue até um documento RH - Solicitação de Emprego para ver e usar sua Nota dentro do documento
Referências cruzadas
Exercício
Nesta atividade, você irá configurar uma Referência Cruzada de um documento de imagem para outro documento.
Uma Referência Cruzada baseada em imagem permite clicar duas vezes na imagem para ver documentos relacionados.
A relação entre os dois documentos geralmente é baseada em uma palavra chave comum.
1. Na Configuração do OnBase, selecione o nome do Tipo de Documento primário e clique no botão Referências
Cruzadas
2. Selecione o(s) nome(s) do(s) documento(s) secundário(s), clique em Adicionar e clique em Palavras-chave
3. Selecione o nome do Tipo de Palavra-chave comum e clique em Adicionar
4. Clique no botão Imagem e configure o local de clique duplo. Clique em Salvar ao
terminar
Para iniciar a Referência Cruzada com dois cliques em um documento em
imagem ou baseada em texto, a área do documento atribuída para dois cliques
deve ser definida.
41
Referências Cruzadas de Imagens
Exercício
ETAPAS PARA CRIAR A REFERÊNCIA CRUZADA PARA O FORMULÁRIO RH - CONTRATO DE
EMPREGO
1. Selecione o Tipo de Documento RH - Carteira de Identificação do Funcionário

2. Clique no botão Referência cruzada
3. Selecione e adicione RH - Contrato de trabalho
4. Clique no botão Palavras-chave
5. Selecione Número de ID do funcionário como a palavra-chave em comum
6. Clique no botão Imagem e configure uma região para dois cliques
Você pode optar por usar a mesma região de clique duplo usada para outros Tipos de Documentos ou
pode configurar regiões diferentes para cada Tipo de Documento individual.
ETAPAS PARA CRIAR A REFERÊNCIA CRUZADA PARA RH - SOLICITAÇÃO DE EMPREGO
1. Com o diálogo de Referência Cruzada ainda aberto, selecione e adicione RH - Solicitação de Emprego
2. Clique no botão de Palavras-chave
3. Atribua Nome do Funcionário como a palavra-chave comum
4. Clique no botão Imagem e configure uma região de dois cliques
ETAPAS PARA CRIAR A REFERÊNCIA CRUZADA PARA RH - HISTÓRICO DO FUNCIONÁRIO
1. Com o diálogo de Referência Cruzada ainda aberto, selecione e adicione RH - Histórico do Funcionário
2. Clique no botão de Palavras-chave
3. Atribua o Número de ID do funcionário como a palavra-chave comum
4. Clique no botão Imagem e configure uma região de dois cliques
O Departamento de Recursos Humanos deseja que a Referência Cruzada seja circular. Por isso, configure os
documentos RH - Autorização para Verificação de Antecedentes, RH - Solicitação de Emprego e RH - Histórico do
Funcionário para fazer Referência Cruzada com RH - Carteira de Identificação de Funcionário.
Ao testar, observe a diferença nos resultados com base no uso da opção de duplo clique ou do botão
Referências cruzadas na faixa de opções. Ao utilizar documentos com outros tipos de arquivos além
de arquivos de imagem ou texto, a região de duplo clique não será uma opção.
42
AS
Palavras-chave de segurança
Exercício
Com a configuração de palavras-chave de segurança, você pode designar segurança adicional a documentos com base
nas palavras-chave do documento. As restrições de Palavras-chave de segurança em documentos podem ser
implementadas de duas formas:
 Igual: Limita o Usuário ou Grupo de Usuários a ver apenas os documentos que contenham o valor especificado.
Por exemplo, seus gerentes regionais precisam acessar o Tipo de Documento GR - Relatórios trimestrais de
vendas. Porém, cada um deles só precisa de acesso aos relatórios da sua região. Se região for uma Palavra-
chave naquele Tipo de Documento, você pode atribuir uma região como uma Palavra-chave de segurança
(Região = Região Oeste). O gerente regional somente veria documentos da região oeste.
 Não igual: Limita o Usuário ou Grupo de Usuários a ver todos os documentos, exceto os que contenham o valor
especificado. Por exemplo, usando o exemplo acima, se você selecionasse Região ≠ Região Oeste, o gerente
regional veria documentos que contivessem as regiões Norte, Sul e Leste.
Nesta atividade, você limitará a capacidade dos Operadores de Scanner de verem certos RH - Documentos com base no
nome de usuários que eles se conectaram. Os operadores de scanner devem ser capazes de ver seus próprios
documentos de Arquivo de Funcionários, mas não os de outros funcionários.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Usuários | Grupos de Usuários/Direitos | Operadores de scanner

2. Clique em Palavras-chave de segurança
3. Defina as seguintes configurações:
a. O Tipo de Palavra-chave: Nome do Funcionário
b. Condição: Igual
c. Nome de usuário
4. Entre no Cliente como KENDA PAETH
5. Recupere as carteiras de identificação de funcionários na Recuperação de Documentos
a. Na primeira tentativa, utilize o Número de ID do funcionário - 89-5589 (KENDA PAETH)
b. Na segunda tentativa, utilize o Número de ID do funcionário - 45-6789 (JANE HARPER)
c. Na terceira tentativa, utilize o Departamento ENFERMARIA
Nuvem: Palavras-chave de segurança
Duas contas de usuários OnBase podem ser necessárias para administrar

completamente a solução. Uma conta de usuário que seja parte de todos os
grupos no OnBase estaria sujeita a todas as restrições de palavras-chave de
segurança. Como as restrições de palavras-chave de segurança são cumulativas,
isso pode impedir a recuperação de alguns ou todos os documentos para sua
conta de administrador. Nesta situação, uma segunda conta de usuário pode ser
necessária. A segunda conta seria um membro de um único grupo com acesso a
todos os Tipos de Documentos sem palavras-chave de segurança configuradas
para ela, permitindo a recuperação de todos os documentos para fins de solução 43
de problemas.
Substituir de privilégios
Exercício
Os usuários podem ser membros de dois ou mais Grupos de Usuários que podem ter privilégios conflitantes, ou certos
privilégios concedidos podem ter sido destinados a um Tipo de Documento, mas não a outro. A substituição de
privilégios permite adicionar ou remover um privilégio de um Grupo de Usuários no Nível do Tipo de Documento,
permitindo maior flexibilidade e granularidade na segurança de seu usuário.
Após observar que atualmente, Grupo de Usuários HR - Recrutadores tem o privilégio de excluir documentos, foi
decidido que somente HR - Cartões de Identificação de Funcionários deveria poder ser excluído por HR - Recrutadores.
Todos os outros Tipos de Documentos que eles têm acesso não devem permitir a remoção. Fomos encarregados de
atualizar a segurança do grupo, e de configurar uma Substituição de Privilégios para o Tipo de Documento RH - Carteira
de identificação do funcionário para conciliar esta exigência.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Usuários | Grupos/Direitos de Usuários

a. Selecione o grupo RH - Recrutadores
b. Selecione os Privilégios
i. Remova os Privilégios para documentos Excluir e Excluir Somente os Itens Não Confirmados
ii. Salve
2. Com o grupo RH - Recrutadores selecionado, selecione Tipos de Documentos
a. Selecione a adicione RH - Carteira de identificação do funcionário
b. Clique em Substituir Privilégios
c. Clique em Configurações
d. Selecionar Excluir
e. Clique em Salvar e Fechar
3. Recicle o Servidor de Aplicativos e reinicie o Cliente Unity
4. Conecte-se no Cliente Unity como JOHN REIN | password
a. Busque por uma carteira de identificação do funcionário e observe que Excluir é uma opção
b. Busque por qualquer outro Tipo de Documento do RH, Excluir não deve estar disponível
44
AS
Seção 4:
Processador de importação de documentos (DIP)
45
DIP: RH - Cartas de Oferta de Emprego
Exercício
O Processador de importação de documentos (DIP) permite importar, classificar e indexar automaticamente grandes
volumes de documentos, qualquer que seja o tipo do arquivo eletrônico. Esse processo de importação normalmente é
usado para importar documentos de conversões de grandes volumes (backfile), serviços externos de digitalização,
soluções legadas e sistemas de captura fornecidos por terceiros.
Para executar um processo DIP, você precisa de documentos eletrônicos e de um arquivo de indexação que contenha os
valores de palavras-chave associados a cada documento. O arquivo de indexação associado ao processo DIP tem duas
alternativas de formato: Marcado ou Ordenado. O DIP Ordenado é coberto neste exercício, o DIP Marcado será coberto
em uma seção futura.
ARQUIVO DE INDEXAÇÃO DO DIP ORDENADO

Analise o arquivo de indexação de importação (C:\SysAdmin\HR\Offer Letters\OfferLettersIndex.txt) para preencher a
tabela abaixo. As palavras-chave no arquivo de indexação estão listadas em uma ordem específica. Esta ordem é
importante para a configuração do processo DIP. Anote as palavras-chave na mesma ordem em que estão presentes no
arquivo.
NÚMERO DE CAMPO/PALAVRA-CHAVE
ORDEM DO CAMPO TIPO
46
AS
CONFIGURANDO O TIPO DE DOCUMENTO
a. Nome: RH - Carta de Oferta de Emprego
b. Formato de Arquivo Padrão: Documento MS Word
3. Grupos de Usuários: Operadores de scanner, recrutadores de RH e MANAGER
a. Nome do funcionário
b. Número de ID do funcionário
c. Cargo
d. Departamento
e. Salário
f. Gerente contratando
g. Data de Início
5. Configurar uma Cadeia de Nome Automático útil
CONFIGURANDO O PROCESSO DIP

1. Navegue para a Configuração do OnBase | Importar | Processador de Importação de Documentos
a. Nome: RH - Cartas de Oferta de Emprego DIP
2. Defina as seguintes configurações de processos:
a. Diretório padrão: C:\SysAdmin\HR\Offer Letters\OfferLettersIndex.txt
c. Na aba Opções, selecione Acumular informações de processamento
3. Clique em Tipos de Documentos e adicione o tipo RH - Carta de Oferta
4. Selecione a seguinte configuração em Configurações do Processo com base no arquivo de indexação:
a. Tipos de Campos: Campos ordenados
b. Delimitadores de campo: Aspas (")
c. Separador: Personalizado e digite uma vírgula (,)
5. Clique em Ordem dos campos
6. Destacar RH - Carta de Oferta
7. Clique em Configurações do Campo
8. Selecione as seguintes palavras-chave no menu suspenso e clique em Adicionar após cada
47
1) Número de ID do funcionário
2) Nome do Funcionário
3) Cargo
4) Departamento
5) Salário
6) >>Nome do arquivo
9. Aplicar um Formato de Moeda apropriado para o Tipo de Palavra-chave Salário
Formato da data Formato da moeda

O formato de data assegura que o Tipo de Palavra-chave O formato de moeda assegura que o Tipo de Palavra-
de data seja configurado no mesmo formato em que chave de moeda seja configurado no mesmo formato em
aparece no arquivo de indexação de importação. O que aparece no arquivo de indexação de importação.
formato especificado não tem impacto na forma como a
data será armazenada no banco de dados ou exibida. Ele Se o tipo de dados de palavra-chave foi criado como
simplesmente reflete o formato no arquivo. A moeda, ele deve ser formatado para corresponder à
configuração do formato informa ao processador como ler moeda no documento.
o campo no arquivo.
Nuvem: Processamento
Sua solução Hyland Cloud pode utilizar vários módulos de importação diferentes
(ex: Document Imaging, DIP, COLD, TIP, etc.) A Hyland Cloud oferece a todos os
clientes uma conta SFTP para enviar dados de processamento em lote para a
Hyland Cloud. O GCS irá configurar o caminho do processo para um processo
inicial de importação. Esse processo inicial pode ser usado como modelo para
qualquer configuração de processo adicional, incluindo os processos
programados que são necessários para a implementação da Hyland Cloud.
48
AS
REGISTRANDO A ESTAÇÃO DE TRABALHO
1. Reinicie o Cliente Clássico e navegue para Administração │ Gerenciamento de usuários │ Registro da estação de
trabalho
2. Selecione sua estação de trabalho
3. Selecione o Processador de importação de documentos a partir do menu suspenso
4. Clique em Registrar
5. Clique em Sair
EXECUTE O PROCESSO DIP

1. Navegue para Processamento | DIP
2. Selecione RH - Cartas de Oferta de Emprego DIP nos Formatos de Processos
3. Clique com o botão direito e escolha Processador de Importação de Documentos
4. Selecione Somente teste
5. Clique em Processar
6. Revise o SIS - Relatórios de verificação, se não aparecerem erros, feche o relatório
7. Desmarcar Teste apenas e clicar em Processar
8. Clique em Sair e busque sua RH - Cartas de Oferta
Observe que duas palavras-chave estão atualmente em branco, esses valores não estavam disponíveis
na imagem do documento, ou em nosso arquivo de índice, no entanto, eles podem ser extraídos de
outro sistema para serem adicionados assim que estiverem disponíveis
Nuvem: Práticas recomendadas para o processamento DIP
A seguir estão algumas recomendações e melhores práticas para o uso do

serviço de Transferência Segura de Arquivos. A incorporação dessas
recomendações ajudará a tornar mais eficiente o processamento de
carregamento de arquivos.
Compacte em ZIP todo o lote DIP juntos para carregar (<1GB)
Use nomes únicos: Adicionar carimbos de data e hora
Tamanho do lote: =< 10,000 Documentos
49
automático externo
Você pode configurar um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático que identifique um valor de
palavra-chave primária por um banco de dados externo e extrai os valores de palavras-chave secundárias
correspondentes também pelo banco de dados externo com o objetivo de indexá-los.
CONFIGURE O CONJUNTO DE PALAVRAS-CHAVE DE PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO

Automático
a. Nome: AFKS_External_HR
b. Preenchimento automático padrão
a. Número de ID do Funcionário
b. Gerente contratando
c. Data de Início
3. Grupos de Usuários: Operadores de scanner e MANAGER
4. Configurações: Conjunto de palavras-chave de preenchimento automático externo
CONFIGURE UMA CONSULTA EXTERNA

1. Clique no botão Externo
2. Garanta que o botão de opção Cadeia SQL Select esteja selecionado
3. Digite os seguintes valores nos campos apropriados, ou eles também podem ser copiados de C:\SysAdmin\HR\
OfferLetter_ExtAFKS_Query.txt
4. Cadeia SQL Select
SELECIONE empid,hiringmgr,startdate
A PARTIR DE dbo.cc_HR
ONDE empid = '@primary'
5. DSN: OnBase
6. ID do usuário: viewer
7. Senha: cprt_hsi
8. Clique em Salvar
OBSERVAÇÃO: Você não poderá testar sua busca antes de salvá-la.
9. Clique no botão Externo
50
AS
10. Insira “456789” no campo Testes e clique em Teste
Apesar de o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático ser configurado neste ponto,
ele não pode ser usado durante a indexação até que seja atribuído para ambos um Tipo de
Documento ou um Tipo de Palavra-chave primária (nos casos em que o preenchimento automático
seja usado em qualquer Tipo de Documento que use o Tipo de Palavra-chave).
12. Aplique o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático ao Tipo de Documento HR - Carta de Oferta
Teste o uso do AFKS externo:
13. Recicle o pool de aplicativos do Servidor de Aplicativos, ou reinicie o cache do Servidor de Aplicativos
14. Conecte-se ao Cliente Unity como MANAGER
15. Importe um novo RH - Carta de Oferta (selecione qualquer documento de amostra de C:\sysadmin\HR\Offer
Letters)
16. Indexe com:
a. Nome do Funcionário: Jenny Minusnine
b. Cargo: ANALISTA DE TI
c. Número de ID do funcionário: 867530
d. Departamento: TI
e. Salário: US$ 50.000
f. A Data de Início e Data de Contratação devem popular automaticamente com o AFKS externo, com base
na palavra-chave primária do Número de ID do funcionário
i. Gerente contratando: Tommy Tewtone
ii. Data de Início: 16/11/1981
51
DIP: Guias de remessa (Opcional)
Exercício
ARQUIVO DE INDEXAÇÃO DO DIP MARCADO
Revise o arquivo de indexação de importação (C:\SysAdmin\AP\Packing Slip\PackingSlip.txt) para preencher a tabela
abaixo. As palavras-chave no arquivo de indexação estão listadas em uma ordem específica. Esta ordem é importante
para a configuração do processo DIP. Anote as palavras-chave na mesma ordem em que estão presentes no arquivo.
Seu instrutor oferecerá auxílio adicional para que você preencha esse formulário.
MARCA TIPO DE CAMPO/PALAVRA-CHAVE
NOVO >>INICIAR DOCUMENTO EXCLUSIVO

CLIENTE: NOME DA COMPANHIA
FATURA: NÚMERO DA FATURA
PC: NÚMERO DO PC
CAMINHO: >>NOME DO ARQUIVO
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Importar | Processador de Importação de Documentos
a. Nome: CP – Guias de remessa DIP
2. Defina as seguintes configurações:
a. Diretório padrão: C:\SysAdmin\AP\Packing Slip\PackingSlip.txt
3. Clique em Tipos de Documentos e adicione o Tipo de Documento CP – Guias de remessa
4. Selecione a seguinte configuração em Configurações do Processo com base no arquivo de indexação:
a. Tipos de Campos: Campos marcados
b. Delimitadores de campo: Nenhuma
c. Separador: Nova linha
6. Destacar CP – Guias de remessa
8. Adicione a etiqueta e o Tipo de Palavra-chave/campo para cada uma das entradas da tabela acima
52
AS
EXECUTE O PROCESSO DIP
1. Reinicie o Cliente e navegue para Processamento | DIP
2. Selecione CP - Pedidos de Compras DIP nos Formatos de Processos
4. Selecione a caixa para Apenas Teste
7. Desmarque Apenas Teste e clique em Processar, clique em Sair e Busque seus documentos CP – Guias de
remessa
Próximo nível | Processador de

Importação de Documentos: Como
solucionar problemas
Aprenda como administrar e resolver problemas comuns do DIP
com os Especialistas da Hyland. Neste curso, Você aprenderá os
tipos diferentes de DIP para manobrar eficientemente um processo
comercial, e para monitorar todos os aspectos de cada documento.
O bônus para a solução de problemas de trabalho está incluído.
Analista de Suporte
Curso Técnico
intermediário Caminho de
aprendizagem
53
Seção 5:
Processador de Importação de Documentos
54
AS
Processador de Importação de Documentos:

Contabilidade
Exercício
O Processador de Importação de Documentos permite que os usuários OnBase importem documentos de qualquer
estrutura de arquivo de índice. Informações valiosas contidas dentro da pasta e no nome do arquivo nessa estrutura
podem ser usadas para classificar e indexar os documentos automaticamente.
Revise a estrutura do diretório
1. Navegue para C:\sysadmin\Directory Import Processor

2. Revise a estrutura do diretório e protocolos de nomes de arquivos para completar as tabelas abaixo:
SUBPASTA: Cont – Cheques

NÚMERO DE TIPO DE CAMPO/PALAVRA-CHAVE
ORDEM DOS
CAMPOS
1
2
3
4
5
SEPARADOR
SUBPASTA: Cont – Guias de remessas
NÚMERO DE TIPO DE CAMPO/PALAVRA-CHAVE
ORDEM DOS
CAMPOS
1
2
3
4
SEPARADOR
CONFIGURE O PROCESSADOR
DE IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. Navegue para a Configuração | Importar | Processador de Importação de Documentos
2. Clique em Adicionar Processo
a. Nome: Contabilidade
3. Selecionar o processo Contabilidade
4. Aba Geral: Pesquisar: C:\sysadmin\Directory Import Processor
6. Selecione DADOS no menu suspenso do Grupo de Discos
7. Na aba Opções, selecione Acumular Informações de Processamento e clique em Salvar
55
8. Clique em Aplicar
56
AS
CONFIGURE A SUBPASTA
1. Clique com o botão direito no processo Contabilidade e escolha Adicionar Subpasta
2. Escreva “Cont - Cheques” e pressione Enter
O nome da subpasta na Configuração do OnBase DEVE combinar com o da subpasta em seu diretório
3. Clique na subpasta Cont - Cheques para selecioná-la
4. Escolha CP - Cheque no menu suspenso do Tipo de Documento Padrão
CONFIGURE MAPEAMENTO
Porque os nomes de arquivos seguem uma ordem consistente para seus valores de palavra-chave, mas não usam
posições de caracteres fixos, nós usamos a opção Mapeamento Ordenado.
1. Clique com o botão direito na subpasta Cont - Cheques e escolha Adicionar mapeamento ordenado | Origem do
nome de arquivo
2. Abaixo de Cont - Cheques, clique em Ordenado - Nome de arquivo para selecioná-lo
3. Usando a tabela completada anteriormente, adicione o mapeamento das palavras-chave e seus números em
ordem para a sua configuração.
Ainda que o primeiro valor seja uma abreviação que representa o Tipo de Documento, configure seu
primeiro campo mapeado como >>Dummy Key. O OnBase não precisa ler este campo, pois o diretório
nos permite escolher um Tipo de Documento padrão baseado na subpasta. Em situações onde você
esteja importando mais de um (1) Tipo de Documento a partir da mesma pasta, o uso de uma
Abreviação é útil
4. Insira um Formato apropriado para o Tipo de Palavra-chave Quantidade
5. Insira um sublinhado/traço baixo (_) como o Separador
Uma vez completa a configuração para a subpasta Cont - Cheques, repita os passos 1-5 abaixo Configure a Subpasta e
Configure o Mapeamento para a subpasta Cont - Guias de remessa.
1. Navegue e reinicie o Cliente | Processamento | Processador de Importação de Documentos

2. Selecione e clique com o botão direito em Processar
a. Você possui uma opção para o Processador de Importação de Documentos executar o novo processo?
Se não, o que você precisa fazer para permitir que o Cliente execute esta tarefa?
3. Complete o registro da estação de trabalho, se necessário, e depois retorne aos passos 1 e 2
4. Selecione Processador de Importação de Documentos e selecione a caixa para Apenas Teste, processe
6. Desmarque Teste apenas e clicar em Processar
7. Clique em Sair e Busque seus documentos
57
Próximo nível | Processador de
Importação de Diretório
Neste curso prático, você não somente aprenderá mais sobre o
Processador de Importação de Diretório, mas também terá a
oportunidade de configurar e executar um Processador de
Importação de Diretório.
Curso
iniciante
58
AS
Programas e relatórios
Programar um Processo de Importação

Exercício
É importante observar que os processos dentro do OnBase podem ser programados para serem executados em
determinados momentos para permitir que usuários e administradores tenham mais flexibilidade para se concentrar em
sua carga de trabalho com maior valor agregado. Neste Exercício, configuraremos nosso Cliente para funcionar como
um Serviço do Windows e configuraremos um programa para nosso Processador de Importação de Diretório de
Contabilidade.
O Cliente OnBase é frequentemente executado como um Serviço do Windows para executar processos programados
como DIP, COLD, SWEEP, AFKS, etc. Para começar a configurar o Cliente OnBase como um Serviço do Windows, execute
os seguintes passos:
1. Configuração do OnBase | Utilitários | Serviços do Windows

2. Nomeie seu serviço, Processador de importação do Cliente OnBase
3. Insira uma descrição do serviço, Este serviço executa todos os processos de importação para o Cliente OnBase.
4. No caminho executável, navegue até onde o executável do Cliente OnBase está instalado
5. Nos campos Nome de Usuário e Senha, digite o usuário OnBase que fará o login no Cliente OnBase e executará
todas as tarefas necessárias
a. Nome de usuário: Importação programada
b. Senha: password
6. Incluir quaisquer argumentos adicionais necessários
a. Exemplo: como o sistema saberá qual a fonte de dados a ser usada ao fazer o login?
i. –SCHED –ODBC=”OnBase”
7. Na aba Configuração do Logon do Serviço, configurar a conta local ou de rede que será usada para iniciar e
executar o serviço
Quando você executa o Cliente OnBase como um Serviço para que ele possa executar processos de
59
importação como DIP, a conta que executa o serviço deve ter permissões de escrita para os Grupos de
Disco OnBase.
8. Abra seus Serviços Locais, e atualize a tela
9. Encontre seu serviço Cliente OnBase do Windows e tente iniciá-lo
CONFIGURE UM PROGRAMADOR
1. No Cliente OnBase, navegue para Processamento | Processador de Importação de Diretório
2. Selecione seu Processador de Importação de Diretório configurado e clique com o botão direito
a. Selecione Programar o formato para abrir a janela Gerenciamento de Programação
b. Crie um programa personalizado para funcionar de segunda/quarta/sexta às 20:00
Nuvem: Agendamento
O processamento será realizado por um servidor de processamento executando o

Cliente OnBase como um Serviço do Windows. O serviço funciona de forma
semelhante a um Cliente OnBase que executa processos programados. A melhor
prática é ter suas tarefas OnBase programadas para serem executadas o tempo
todo. Uma configuração típica que sejam executadas 7 dias por semana, 24 horas
por dia, a cada 5 minutos. Isso garantirá que não importa quando um arquivo for
recebido, ele será processado logo em seguida. Não há degradação de
desempenho ter uma verificação de serviço para processamento a cada 5
minutos
Trabalhos de processamento
Exercício
Os trabalhos de processamento podem ser usados no lugar da definição de cronogramas de processo individuais quando
você tem múltiplos processos que gostaria de executar juntos durante um determinado período de tempo. Quaisquer
processos que dependam de informações de outros processos devem ser agrupados em uma ordem lógica para evitar
erros.
Em nosso exemplo, configuraremos nossos processos DIP para funcionar à noite.
1. Navegue ao Cliente OnBase | Processamento | Trabalhos de processamento

2. Clique com o botão direito na janela de Trabalhos de processamento para criar um novo trabalho
3. Nomeie o Trabalho de processamento DIP Funcionamento noturno
4. Selecione e clique com o botão direito no novo trabalho e escolha Configurar Trabalho
a. No menu suspenso do Formato do Processo, selecione e depois clique para Adicionar os processos na
ordem em que você deseja que sejam executados
Você pode designar um Grupo de Disco Alternativo para qualquer processo no Trabalho, se for
necessário gravar os arquivos do processo para um Grupo de Disco diferente do Grupo de Disco
Padrão designado na configuração para esse Processo de Importação.
60
AS
5. Uma vez que o trabalho tenha sido configurado, clique com o botão direito do mouse e programe o trabalho a
partir da janela Trabalhos de Processamento
6. Crie um horário noturno para ser executado após seu processo previamente programado
Notificações
Exercício
As notificações são uma faceta muito útil do OnBase, especialmente ao programar o processamento. Notificações
podem ser criadas para serem enviadas aos Usuários, Grupos de Usuários ou endereços de e-mail específicos para
notificar quando ocorrerem eventos durante o processamento no OnBase. Neste cenário, criaremos uma notificação
para acionar quando um de nossos processos falhar.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Importação | Notificações do processador

a. Nome: Processamento de Grupo Falhou
2. Na Configuração, use o menu suspenso para selecionar entre os eventos de notificação disponíveis e selecione
Falha de Lote
3. Nomeie o Processamento de Processo de Notificação Falhou
4. Clique em Configurações para redigir sua mensagem de notificação
a. Dê um bom Assunto à sua mensagem para chamar a atenção para o assunto em questão
i. AÇÃO REQUERIDA: %P falhou em %D
b. Acrescente um corpo à mensagem para fornecer mais detalhes
i. A %P falhou no Número de Lote %B com %E total de erros e %T total de documentos.
c. Clique no botão Destinatários para adicionar Grupos de Usuários, Usuários ou endereços de e-mail que
devem receber esta notificação
i. Enviar para train@es.com e ao usuário MANAGER
d. Fechar e Salvar
5. Na janela Grupo de Notificação do Processador, escolha as filas de digitalização/processadores que devem
disparar essa notificação
a. Adicione todos os Processadores de RH
SERVIÇO DO PROGRAMADOR UNITY

O serviço do Programador Unity tem feito parte das soluções OnBase desde o OnBase 16 e continua a evoluir à medida
que novas tarefas que podem ser configuradas para serem executadas automaticamente são acrescentadas. Esse
serviço pode ser instalado várias vezes para escalar processos que precisam de serviços dedicados no OnBase. O
Console de Gerenciamento do Unity é a ferramenta de configuração para tarefas que o serviço do Programador Unity
executará.
1. Confirme que o serviço do Programador Unity para a fonte de dados do OnBase está funcionando
2. Navegue até o atalho do Console de Gerenciamento do Unity
61
3. Clique em Adicionar a partir do canto superior esquerdo
4. Selecione Painéis Administrativos
a. Fonte de dados: OnBase
b. Nome do usuário: MANAGER
c. Senha: password
5. Clique duas vezes na entrada do Serviço de Distribuição
6. Escolha um relatório para visualizar
7. Selecione seu Programador de Tarefas
8. Clique em Conectar
9. Clique em Criar Tarefa.
a. Nome: Teste
10. Clique no menu suspenso na seleção do Tipo de Tarefa e revise rapidamente as diferentes tarefas que você é
capaz de programar.
11. Anote pelo menos uma tarefa que pareça interessante ou valiosa, e considere discuti-la com a classe
Revise os seguintes recursos para obter mais informações sobre o Programador Unity e o Console de Gerenciamento
do Unity:
a. Busque por cursos "Unity Scheduler" no site training.hyland.com
b. Encontre o MRG de Unity Scheduler no Community e baixe-o para revisão
Visualizar relatórios de processos acumulados

Exercício
Um relatório diário é uma lista acumulada de relatórios de verificação de processos que foram executados naquela
estação de trabalho. Assim que a janela do relatório de verificação diário estiver vazia, os relatórios de verificação serão
arquivados sob o Tipo de Documento SIS Relatórios de verificação.
Os relatórios de processos acumulados podem ser visualizados e limpos a partir de dentro do Cliente OnBase, sob o
menu Processamento.
- Veja o relatório diário. Quantas páginas ele possui?

- Você pode dizer quais registros foram testes e quais foram os verdadeiros?
62
AS
Seção 6:
Segurança
63
Solução de problemas de Grupo de Usuários
Exercício
PERMISSÕES PARA REDEFINIR O CACHE
Como Administrador, você (e outros que administram seu sistema OBProd) muitas vezes se conecta como MANAGER,
sabendo que você terá as permissões para fazer o que precisa. Hoje, você ouviu que é possível reiniciar o cache do
Servidor de Aplicativos, em vez de reciclar o pool de aplicativos do Servidor de Aplicativos, você prefere fazer isso, mas
até agora você não sabia que era uma opção. Ao fazer login na Configuração do OnBase (OBProd), você foi avisado para
ir até Utilitários | Monitoramento de Serviços - mas não há opção de Monitoramento de Serviços no menu Utilitários
após fazer login como MANAGER.
Usando seus conhecimentos e recursos, responda as seguintes perguntas e complete as tarefas abaixo:
1. Qual permissão é necessária para Redefinir o cache do Servidor a partir da Configuração do OnBase?
2. Quais outras opções são atribuídas quando se tem a permissão necessária para redefinir o cache?
3. Adicione quaisquer permissões faltantes ao grupo MANAGER para que eles tenham todas as permissões
administrativas no OnBase.
VERIFIQUE QUAL ADMINISTRADOR FEZ A MUDANÇA

Um usuário liga para reclamar sobre suas permissões no OnBase estarem incorretas. Ao olhar na Configuração do
OnBase (OBProd), você confirma que alguém alterou as permissões do Grupo de Usuários. Existem três pessoas que
administram o OnBase, e ninguém se lembra de fazer as alterações. Após uma revisão mais aprofundada, você descobre
qual usuário efetuou as alterações - o nome do usuário é... MANAGER.
Como saber quem realmente fez as alterações? A resposta é...você não pode fazer isso sem esforço. Esse é um dos
motivos que desencorajamos se conectar como o usuário MANAGER para qualquer coisa além da instalação do OnBase.
Complete as etapas abaixo para adicionar somente você no Grupo MANAGER. Isso pode ser feito para usuários que
precisam de permissões para administrar o sistema todo.
1. Abra a Configuração do OnBase | Usuários | Nomes de Usuários e Senhas

2. Crie um novo usuários com seu nome. utilize a senha: password
3. Adicione-se ao Grupo MANAGER
4. Conecte-se ao Cliente OnBase (OBProd) com suas novas credenciais
64
AS
CONFIGURAR OS GRUPOS ADMINISTRATIVOS SEM TODAS AS PERMISSÕES
Como o OnBase é utilizado em vários departamentos, alguns Administradores têm a tarefa de apenas configurar o
OnBase para um departamento em particular. Sua tarefa será completar a configuração para o Grupo de Admin de RH
para a fonte dos dados do OnBase. Abaixo há uma tabela listando as permissões que eles precisam. Os itens da seção
superior já estão completos. Conclua a configuração do grupo ao completar os itens na seção inferior da tabela abaixo.
Deve ter acesso a: Deve ser capaz de configurar: Deve ser capaz de:
Já configurado
Configuração Tipos de Documentos Recuperar documentos com o Diálogo de
Recuperação
Cliente Web Filas de digitalização Restaurar o cache do Servidor de Aplicativos
DIP Criar e Eliminar Lotes DIP
Trabalhos de processamento
Gestão de Programadores (para

Trabalhos de processamento)
Notificações de Processadores
OnBase como um Serviço do Windows
A ser configurado
Cliente OnBase Tipos de palavra-chave Gerenciar documentos, processos, lotes e
Bloqueios de Usuários
Cliente Unity Consultas personalizadas Criar e Eliminar Lotes DirIP
DirIP Criar Lotes de imagens de documentos
AFKS Executar todas as funções administrativas de

processamento de imagens de documentos
(Eliminar lotes, Confirmar lotes, etc)
Segurança do Grupo de Usuários
Ao completar a configuração acima, liste quaisquer perguntas que você tenha sobre as configurações que aplicou e
esteja preparado para discuti-las com a classe.
65
Administração da política de opção do usuário
Exercício
As políticas de opção do usuário permitem que um Administrador defina e aplique as Opções de Usuários para
determinados Grupos de Usuários.
Políticas de opção do usuário são aplicáveis somente no Cliente Unity, enquanto outros clientes mantêm suas próprias
opções de usuário. As Opções do Usuário podem ser obrigatórias, o que significa que os usuários não podem alterá-las,
ou, podem não ser obrigatórias, o que significa que os usuários podem alterá-las. Se um usuário já ajustou uma Opção
do Usuário para si mesmo, a Política de Opção do Usuário anula essa configuração. As mudanças feitas em uma Política
de Opção do Usuário entram em vigor no momento do login do usuário.
1. No Cliente Unity, navegue até Arquivo | Administração | Administração de política de opção do usuário
2. Clique em “Criar Política” e a nomeie como “Recrutadores RH”
3. Abaixo de Categorias, selecione na lista suspensa um subconjunto de opções de usuário para escolher
a. Neste caso, selecionaremos Documento e Configurar para exibir automaticamente o painel de tarefas
Notas
b. Na janela Editar Opção do Usuário, marque a caixa Exibir automaticamente o painel de tarefas de notas
ao visualizar documentos
c. Marque também Impor opção do usuário para ter sempre essa janela exibida para os usuários
Recrutadores RH
4. Clique em Continuar duas vezes para acessar a janela Atribuir Grupos de Usuários à Política e adicionar o grupo
Recrutadores RH
5. Clique em Continuar e clique e arraste a política para Definir Prioridade. Neste caso temos apenas um, mas este
passo ainda deve ser dado
6. Clique em Concluir
7. Desconecte do Unity e entre como JOHN REIN | password
8. Acesse o RH - Solicitações de Emprego ao qual adicionamos uma Nota mais cedo na aula - o painel de
informações do documento com Painel de Notas é exibido automaticamente?
9. Navegue até Arquivo | Opções do Usuário | Documento - é possível desmarcar Exibir automaticamente o painel
de tarefas de notas?
Nuvem: Configurações de Segurança
Há várias opções de configuração e contas de administração que são proibidas:

As contas Manager e Administrator são acessadas apenas pelo GCS
A configuração “Administrador do Grupo de Usuários” não está disponível
A configuração do Grupo de Discos não é permitida
A segurança dos Direitos de Configuração não está habilitada
66
AS
Próximo Nível | Segurança

Este curso discute os fundamentos da criação e configuração de
Grupos de Usuários OnBase, incluindo como criar um Grupo de
Usuários básico para seus usuários do dia-a-dia, bem como um
Grupo de Usuários gerencial com privilégios adicionais e
responsabilidades administrativas.
Administração do
Curso Sistema
aprendizagem
67
Seção 7:
Relatório
68
AS
Relatórios de configuração
Exercício
Os relatórios de configuração mostram como cada componente do sistema está configurado. Cada relatório apresenta
informações sobre todas as opções definidas no módulo das Configuração do OnBase para serem usadas com aquele
componente. Geralmente, os relatórios têm uma listagem de todos os itens que o relatório trata e, em seguida, uma
discriminação detalhada de todas as opções de configuração para esses itens.
EXECUÇÃO DE RELATÓRIOS
Relatórios de configuração são executados a partir do menu Relatório no módulo Configuração do OnBase. Os usuários
podem executar um relatório individual, selecionando-o a partir dos relatórios disponíveis. Os usuários também podem
executar todos os relatórios aos quais têm direitos, selecionando Executar Todos os Relatórios.
RECUPERANDO RELATÓRIOS
Após serem executados, os Relatórios de Configuração são automaticamente armazenados no Tipo de Documento SIS
Relatórios de Configuração. A cada relatório é dado um título que indica o tipo de Relatório de Configuração,
juntamente com a data e hora em que foi criado.
Registros de transações
Exercício
Os registros de transações fornecem uma trilha de auditoria de cada ação que ocorre dentro de seu sistema OnBase.
Você pode buscar uma variedade de relatórios, tais como, registros de segurança, registros de processamento e
registros de histórico de documentos. Os relatórios que você gera a partir dos registros de transações são salvos como
SIS Registros de Transações e podem ser recuperados nos Clientes.
O Departamento de Recursos Humanos está funcionando sem problemas com as mudanças que implementamos. A
solução está sendo usada por todo o departamento de RH, e é por isso que, quando foram auditados, eles vieram até
você para ver se poderia ajudar com as informações solicitadas pelo auditor.
- Crie uma pasta Auditoria em sua área de trabalho e salve as seguintes informações na nova pasta:
Situação: Crie um relatório mostrando cada usuário que entrou ou saiu do OnBase durante os últimos 5 anos. Salve o
relatório como SEGURANÇA.TXT em sua pasta Auditoria
1. Vá para o Cliente OnBase | Administração | Registros de transações | Criar relatório
2. Selecione Segurança no menu suspenso
3. Destaque Conectar e Desconectar
4. Digite o intervalo de datas
5. Clique em Criar Relatório.
6. Quando o relatório for exibido, clique com o botão direito do mouse e Enviar para | Arquivo
a. Na janela Salvar opções de texto, abaixo de Conversão de linha, confira que selecionou “Manter cada
69
linha como uma linha separada” e Salvar
b. Vá até a Área de trabalho | Auditoria e salve o arquivo lá
Situação: Criar um relatório mostrando todos os usuários que visualizaram documentos e/ou palavras-chave de
documentos. Salve o relatório como VISUALIZADOR.TXT em sua pasta Auditoria.
1. Vá para o Cliente | Administração | Registros de transações | Criar relatório
2. Selecione o Histórico de Documentos a partir do menu suspenso
3. Selecionar Mostrar detalhes
a. Destacar Documento visualizado e Palavras-chave visualizadas do documento
linha como uma linha separada” e salve
Situação: Criar um relatório de listagem de todos os documentos que foram excluídos. Salve o relatório como
EXCLUÍDOS.TXT em sua pasta Auditoria.
1. Vá para o Cliente | Administração | Registros de transações | Criar relatório
2. Selecione o Histórico de Documentos a partir do menu suspenso
3. Selecionar Mostrar detalhes
a. Destacar Documento excluído
linha como uma linha separada” e Salvar
Relatórios diversos
Exercício
Há variedades de outras opções de relatórios ou tarefas administrativas que podem ser realizadas diretamente da
Recuperação de Documentos e/ou dentro do Cliente.
Situação: Criar um arquivo de texto, separado por vírgula, de todos os CP - Cheques desde 2009 com mais de US$ 1.000.
Favor incluir a Data do Documento, o Número do Cheque, o Número da Fatura e o Valor. Salve o relatório como
GRANDES_PAGAMENTOS.TXT em sua pasta Auditoria.
1. Navegue até o Cliente OnBase | Recuperação de Documentos
2. Busque por CP - Cheques com um Valor de >1000
70
AS
3. Destaque todos os documentos. Clique com o botão direito e selecione Criar lista de palavras-chave
4. Selecione e adicione os quatro Tipos de Palavras-chave solicitados
5. Selecione o botão de opção para Separador de guias
6. Marque a caixa para Adicionar linha de cabeçalho de nome de tipo de palavra-chave
7. Vá até C:\Audit e salve o arquivo como GRANDES_PAGAMENTOS.txt Clique em OK
8. Vá para a pasta Auditoria e veja seu relatório
Próximo Nível | Relatórios

Este curso cobre o essencial da geração de relatórios do
OnBase para uso em planejamento e desenvolvimento de
negócios.
Administrador de banco
Curso de dados
especialista Caminho de
aprendizagem
71
Seção 8:
Recuperação
72
AS
Consultas Personalizadas
Exercício
As consultas personalizadas permitem, por meio de pesquisas predefinidas, acessar os documentos recuperados com
maior frequência. Nesta atividade, você configurará uma consulta personalizada para os recrutadores do departamento
de RH.
1. Na Configuração do OnBase, navegue para Consultas | Consultas personalizadas

2. Nomeie a Consulta personalizada Recrutadores de RH , e clique em Criar
3. Atribuir aos Grupos de Usuários desejados o acesso à Consulta Personalizada
a. Recrutadores de RH
b. MANAGER
4. A janela de Opções de consulta personalizada abre, aqui vamos configurar o seguinte:
a. Acrescentar instruções para abordar para que esta consulta deve ser usada
b. Selecione o Tipo de Consulta Personalizada
i. Por Tipo de Documento, marcando a opção Restringir por direitos
c. Controles opcionais
i. Campos de edição de palavras-chave com todas as opções associadas
d. Opções de pesquisa de data
i. Selecione o intervalo de data
5. Em Consulta de Tipo de Documento, especifique os Tipos de Documentos a serem consultados
a. RH - Solicitação de Emprego
b. RH - Currículo
6. Especifique as palavras-chave de recuperação disponíveis para pesquisa
a. Ambas opções são aplicáveis
7. Selecione Exibir Colunas para determinar as colunas exibidas quando a consulta é executada
a. Data do documento
b. Tipo de documento
c. Nome do Funcionário
d. Cargo
8. Especifique Colunas de classificação para determinar a ordem na qual os resultados da busca são exibidos
a. Nome do Funcionário
b. Tipo de documento
9. Conecte-se ao Cliente Unity e navegue até Consultas personalizadas para testar o que você construiu
73
Próximo nível | Consultas
Personalizadas
Neste curso, você irá aprender sobre a configuração das
Consultas Personalizadas. Você também aprenderá o básico
sobre as Consultas Personalizadas em HTML que oferecem à
sua organização um nível mais alto de personalização. Ao
construir suas Consultas Personalizadas, você terá a
oportunidade de testar suas configurações a partir da
perspectiva do usuário final.
Curso
iniciante
Páginas pessoais
Exercício
A Página Pessoal oferece aos usuários do Cliente Unity a capacidade de configurar uma interface de usuário
personalizada, baseada em blocos. Esta interface personalizável fornece acesso simplificado a itens como:
 Consultas personalizadas
 DKT
 Documentos
 Envelopes
 Pastas
 Formulários
 Caixa de Diálogo de importação
 Filas do Workflow
A personalização das páginas pessoais é fácil. Os usuários podem adicionar blocos à sua página pessoal e depois definir
este layout como sua página inicial no Cliente Unity. Uma vez adicionados à página, os blocos podem ser reordenados
ou removidos para criar a interface desejada.
- Adicione a Consulta Personalizada de Recrutadores de RH à sua página pessoal
74
AS
Administração do Grupo de Blocos

Exercício
Usuários com privilégios de administrador podem distribuir atalhos requeridos e recomendados para Grupos de
Usuários especificados. Os atalhos destinados à distribuição estão contidos dentro de Grupos de Blocos. Estes Grupos de
Blocos podem ser vistos e atualizados pela sua Página Pessoal. Os atalhos necessários aparecerão no topo da página
pessoal sob o título Grupo de Blocos.
1. Navegue para Arquivo | Administração | Administração do Grupo de Blocos

2. Clique em Adicionar novo
a. Nomeie o Grupo de Blocos de RH
3. Selecione o novo nome do Grupo de Blocos e Clique para Editar Grupos de Usuários
a. Adicione Recrutadores de RH e MANAGER
b. Marque a caixa para torná-la obrigatória (os usuários não podem excluir os blocos de sua página
pessoal)
4. Navegue até Consultas Personalizadas e clique com o botão direito do mouse na consulta Recrutadores de RH
a. Selecione Adicionar aos grupos de blocos
b. Selecione o Grupo de Blocos de RH e clique em OK
5. Vá até a Página Pessoal para ver suas mudanças
75
Seção 8:
Conclusão da Configuração
76
AS
Conclusão da Configuração
Exercício
 Após nosso fantástico trabalho em todas as atualizações do processamento de RH, fomos solicitados a criar
processos para alguns documentos adicionais usados pelo Departamento de Contabilidade. A Contabilidade
está atualmente processando as faturas com Pedido de Compra e sem Pedido de Compra manualmente, e eles
gostariam de usar algumas das funcionalidades mais automatizadas que estamos usando em RH para agilizar seu
processamento. As faturas com PC têm um Número de PC que pode ser usado como palavra-chave primária, e
as faturas sem PC têm um arquivo de índice associado disponível.
 Os arquivos estão localizados em: C:\SysAdmin\AP
o Crie quaisquer palavras-chave necessárias que ainda não existam (Data da Fatura)
o Crie dois novos Tipos de Documentos:
o Crie uma fila de digitalização para Faturas com PC
o Crie um AFKS para Faturas com PC
o Crie um DIP para Faturas sem PC
o Forneça acesso aos Grupo de Usuários Funcionários de CP (Contas a Pagar) e MANAGER
o O resultado final deve ser faturas com PC e sem PC totalmente indexadas e recuperáveis
77
Seção 9:
Ferramentas e Tarefas Administrativas
78
AS
Tarefas diárias de terça-feira
Bloqueios de documentos
Exercício
Sempre que um usuário estiver visualizando um documento no OnBase, esse usuário terá um cadeado no documento.
Se dois usuários estiverem visualizando um documento ao mesmo tempo, apenas um deles tem um cadeado no
documento - o usuário que começou a visualizá-lo pela primeira vez. Isso significa que não podem ser feitas mudanças
no documento por nenhum outro usuário no sistema - isso inclui a realização de tarefas como a modificação de
palavras-chave, ou a reindexação do documento.
Neste cenário, George Bailey, um Gerente de TI, está tentando modificar as palavras-chave no documento RAD - Cartão
de Identificação de Debbie Smith.
1. Conecte-se no Cliente OnBase com a fonte de dados OBProd:

a. Nome de usuário: GEORGE BAILEY
b. Senha: password
2. Busque pelo RAD - Cartão de Identificação para Debbie Smith e tente visualizar as palavras-chave. O documento
está bloqueado.
3. Repita este processo no Cliente Unity, há alguma diferença entre os Clientes?
O bloqueio de documentos pode ser removido de vários clientes (Cliente OnBase, Cliente Unity, Cliente
Web) com as permissões administrativas corretas.
4. A partir do Cliente Unity:
a. Arquivo | Administração | Gerenciar bloqueios
b. Selecione o bloqueio de documento, remover o selecionado
Tópicos de discussão
Quando seria necessário remover um bloqueio de documentos?
Há alguma razão para NÃO remover um bloqueio de documento?
79
Desbloqueando usuários
Exercício
Os bloqueios de usuários podem ocorrer por diferentes razões, e impedem que os usuários façam login no OnBase e
façam qualquer tipo de trabalho. Pode haver ocasiões em que você queira bloquear um usuário específico fora do
OnBase, ou queira bloquear todos os usuários fora do OnBase.
Neste cenário, precisamos desbloquear um usuário que se bloqueou fora do OnBase devido a muitas tentativas
fracassadas de login.
1. Conecte-se na Configuração do OnBase (OBProd) com MANAGER | password

2. Navegue para Usuários | Grupos/Direitos de usuários
3. Como você pode determinar qual Usuário está atualmente bloqueado?
4. Desbloqueie o Usuário uma vez que você o tenha localizado.
Perguntas:
1. Além de tentativas fracassadas de login, que outros tipos de problemas você acha que poderiam bloquear um
usuário?
2. Você acha que terá que realizar esta tarefa administrativa com frequência?
80
AS
Tarefas diárias de quarta-feira
Reciclagem do pool de aplicativos e redefinição do cache

Exercício
Há momentos em que a melhor opção é reciclar o pool de aplicativos do Servidor de Aplicativos no IIS, mas há alguns
riscos associados à realização desta tarefa, como cortar as conexões de qualquer usuário conectado. Outra opção que
você tem como Administrador é reiniciar o Cache do Servidor de Aplicativos. Ambas as opções podem servir ao
propósito de fornecer aos usuários atualizações que foram feitas em seu sistema OnBase. Entender as razões para
escolher uma em detrimento da outra e os riscos associados a ambas as opções é fundamental para manter os sistemas
OnBase à medida que as mudanças são feitas.
CENÁRIO UM
A equipe de Workflow do OnBase fez mudanças significativas em dois ciclos de vida importantes e você está pronto para
implementar as alterações.
Você vai reciclar o(s) pool(s) de aplicativos do(s) Servidor(es) de Aplicativo(s) no IIS, ou reiniciar o cache do Servidor de
Aplicativos? Observe quaisquer considerações importantes para ambas as opções abaixo.
CENÁRIO DOIS
Você acabou de configurar uma nova fila de digitalização e está ansioso para permitir que os usuários comecem a usá-la.
Você vai reciclar o(s) pool(s) de aplicativos do(s) Servidor(es) de Aplicativo(s) no IIS, ou reiniciar o cache do Servidor de
Aplicativos? Observe quaisquer considerações importantes para ambas as opções abaixo.
81
Manutenção de documentos e lixeira do usuário
Exercício
MANUTENÇÃO DE DOCUMENTOS
A Manutenção de Documentos contém todos os documentos que qualquer usuário eliminou do sistema. A partir da
Manutenção de Documentos, você pode eliminar os documentos permanentemente do OnBase ou cancelar a exclusão
de itens excluídos pelos seus usuários.
Segurança: Privilégio de eliminar documento/pasta. Para eliminar documentos deletados: Somente documentos
pertencentes a Tipos de Documentos que você tem direito a serem eliminados.
1. A partir do módulo do Cliente OnBase na fonte dos dados OBProd, selecione Administração | Utilitários |
Manutenção do Documento
2. Para eliminar um ou mais documentos, selecione os documentos que você gostaria de eliminar.
3. Clique com o botão direito e selecione Eliminar seleção
4. Clique em OK ou Sim para remover permanentemente os documentos do OnBase.
Observação: Documentos eliminados não podem mais ser recuperador pelo sistema de qualquer
forma. A única exceção à remoção de arquivos é se um documento que não foi eliminado ainda se
refere ao arquivo em questão, caso em que o arquivo é deixado no Grupo de Discos.
LIXEIRA DO USUÁRIO (DOCUMENTOS DELETADOS)

Neste cenário, um usuário eliminou um documento que deseja restaurar. É sexta-feira de manhã, e o Administrador do
Sistema tem uma eliminação programada de Manutenção de Documentos todas as sextas-feiras para remover todos os
documentos excluídos do sistema. O usuário vai conseguir restaurar o documento a tempo??
1. A partir do Cliente OnBase, delete qualquer documento

2. Navegue para Usuário | Lixeira
3. Clique com o botão direito do mouse no documento que você acabou de apagar e selecione restaurar.
82
AS
Tarefas diárias de quinta-feira
Confirmando lotes
Exercício
CONFIRMANDO LOTES E ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS
Quando você gera um lote de documentos no OnBase, o lote inicialmente não é comprometido. O ato de confirmar um
lote dispara uma ou mais tarefas no OnBase. Um lote confirmado sempre irá compor os arquivos capturados em
qualquer cópia de armazenamento secundário em massa dos Grupos de Disco configurados para sua solução OnBase (se
as cópias secundárias estiverem configuradas). Para clientes que estão gerenciando suas necessidades de
armazenamento de arquivos no local (não utilizando o GCS da Hyland), determinar onde e como você manterá a
redundância de arquivos é importante.
Para clientes que utilizam os Serviços Globais para Nuvem (Global Cloud Services) da Hyland, a redundância de arquivos
e procedimentos de backup são gerenciados pela Hyland como parte do serviço. Independentemente de sua
organização interna de TI gerenciar o acesso, armazenamento e manutenção de arquivos com uma solução local, ou de
você utilizar o GCS da Hyland, é importante considerar o ato de confirmar lotes, uma vez que isso determinará quando
os arquivos serão gravados nesses locais de armazenamento secundário.
OPÇÕES PARA PROGRAMAR UMA CONFIRMAÇÃO DE LOTE

O agendamento da confirmação de lotes pode ser útil, pois permite determinar quando é melhor compor os arquivos
em locais de armazenamento secundário. Para programar a confirmação de muitos de seus processos de Importação
existentes (DIP, DirIP):
1. Navegue ao Cliente OnBase | Processamento | Seu processo escolhido

2. Selecione o processo a ser programado, clique com o botão direito do mouse e escolha Programar Confirmação,
e selecione as opções para a confirmação
83
CONFIRMAÇÃO AUTOMÁTICA DE LOTES
Há alguns tipos de processos que podem ter uma confirmação automática realizada, o que significa que o processo de
confirmação ocorrerá durante o processamento dos arquivos.
1. Nas opções do processo da fila de digitalização, na aba de Processamento de Lote, selecione a configuração de
confirmação automática de lotes. O lote será confirmado após ser totalmente indexado.
2. No DIP você pode programar uma confirmação de um processo DIP e o comportamento padrão é de
confirmação automática.
a. Navegue para o Cliente OnBase | Processamento | DIP
b. Selecione o processo DIP ENS - Pontuações de teste para se confirmar automaticamente, clique com o
botão direito do mouse e selecione Programar confirmação
c. Marque o horário para a confirmação automática aos domingos às 8 h da manhã
A frequência de processamento para este processo de confirmação é uma configuração definida. O
comportamento padrão é executar a confirmação uma vez por dia. Isso funciona bem se você estiver
executando o processo DIP apenas uma vez por dia. Você também tem a opção de programar o
processo de confirmação uma vez a cada ___ minutos. Isso significa que a frequência de
processamento de seu processo DIP e a frequência de confirmação são configuradas em intervalos
separados, o que, em muitos casos, é desejado.
3. Se você tiver a necessidade de confirmar vários lotes DIP por dia e quiser que o processo de confirmação acione
cada vez que o lote DIP for criado, você pode configurar os processos DIP para enviar a uma fila de digitalização,
e então ter lotes da fila de digitalização com confirmação automática.
a. Navegue para a Configuração do OnBase | Importar | Processador de importação de documentos
b. Selecione o processo DIP CP - Pedidos de Compras e nas configurações do DIP, envie à fila de
digitalização para esse processo, e defina o status da fila de digitalização como Esperando Confirmação
c. Garanta que configurou a fila de digitalização para confirmar lotes automaticamente nas Opções do
Processo
CONFIRME PARA DISPARAR O WORKFLOW

Embora este não seja um curso de Workflow, reconhecemos que muitos de nossos clientes confiam fortemente nas
soluções de Workflow do OnBase para fornecer valor à sua organização.
No OnBase, você pode configurar processos de importação para enviar os itens processados a um ou mais ciclos de vida
do workflow. Ao configurar isso, você pode optar por enviar os itens para o Workflow enquanto eles estão sendo
processados, ou você pode enviar os itens para o Workflow quando o lote estiver confirmado. O que esta opção
permite é a capacidade de gerenciar quando os itens começam o processo de Workflow com maior flexibilidade, devido
à flexibilidade de programação disponível com nossos processos de Importação.
As soluções de Workflow do OnBase podem ser extremamente poderosas, e como tal, há muitas coisas a serem
consideradas em sua implementação e manutenção. Recomendados que qualquer um que tenha responsabilidade
84
AS
pelos processos de workflow como parte das responsabilidades da Administração do Sistema, também participe de
nossos cursos de Workflow.
85
DETERMINE O NÚMERO PERMITIDO DE LOTES NÃO CONFIRMADOS
Por padrão, o OnBase permite 10 lotes não confirmados criados pela digitalização ou varredura a qualquer momento.
Outros processos de importação, como DIP, não estão incluídos nessa conta. É considerado uma prática recomendada
confirmar lotes rotineiramente assim que o processamento inicial estiver completo. Com o objetivo de permitir mais
lotes não confirmados, quando necessário, o padrão máximo pode ser ajustado dentro da Configuração do OnBase.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Importação | Configuração do processo

2. Ajuste o máximo atual de 10 para 25
3. Salve
86
AS
Administrando Serviços do OnBase

Exercício
RESUMO DOS SERVIÇOS
Muitas das soluções implementadas do OnBase irão envolver o uso dos Serviços do Windows, que devem ser instalados
e estar funcionando. Enquanto cada serviço tem uma função diferente, muitos deles requerem uma instalação similar e
perfis de usuários similares para funcionar e executar suas tarefas. Por exemplo, com qualquer serviço que execute em
um sistema Windows, algum usuário deve ser capaz de iniciar e executar o serviço, o que requer as permissões e
configurações corretas do Windows. Para serviços específicos do OnBase, há também contas OnBase atribuídas aos
serviços que requerem certas permissões do OnBase.
Independentemente do serviço que você utiliza, muitos dos mesmos fatores ainda são fundamentais - O serviço está
funcionando? Os usuários envolvidos possuem as permissões corretas (permissões de Rede e do OnBase), para permitir
que o serviço execute as tarefas que precisamos?
Revise os serviços que estão atualmente funcionando em seu sistema utilizando as instruções abaixo, e então responda
a seguinte pergunta:
1. A partir do Menu Iniciar do Windows digite Serviços e abra o Aplicativo Services

2. Localize quaisquer serviços com um nome começando por “Hyland”
Perguntas:
1. Qual serviço é responsável por alguns dos processos de OCR e Captura Inteligente da Hyland?
2. Qual conta será usada para "Entrar como" para o Serviço de Diagnóstico da Hyland?
CLIENTE ONBASE COMO UM SERVIÇO DO WINDOWS

O Cliente OnBase é frequentemente executado como um serviço do Windows para executar processos programados
como DIP, COLD, SWEEP, AFKS, etc. Múltiplas instâncias do Cliente OnBase podem executar diferentes processos a
partir de diferentes servidores em sua rede.
1. De sua janela de Serviços, encontre o Cliente OnBase rodando como um serviço do Windows e confirme que ele
ainda está rodando
Nuvem: Serviços
Os clientes hospedados podem acessar todos os serviços relevantes utilizando o

Portal da Nuvem (Cloud Portal). Dentro do Portal, a aba solução fornece detalhes
técnicos sobre os serviços configurados para a solução e a capacidade de
reiniciar os serviços. Esta funcionalidade é mais comumente usada para
implementar mudanças de configuração que requerem um reinício para ter efeito.
As reinicializações podem ser executadas agora ou programadas para serem
executadas em uma data e hora específica até um mês no futuro. 87
Manutenção do registro de transação
Exercício
Os registros de transações no OnBase oferecem informações muito valiosas sobre o que ocorreu no sistema. Se você
quiser saber quem fez login, quem apagou um documento, quando o fez, etc... você pode usar os registros de
transações para obter as informações necessárias. Se você precisar executar uma auditoria do sistema, você não só
pode pesquisar o histórico transacional a partir destes registros, mas também pode gerar arquivos e fornecê-los a quem
quer que esteja precisando da auditoria.
O OnBase tem outras soluções que também podem atender às suas necessidades em com relação às políticas de
retenção de documentos e dados. Consulte o Hyland Community e os MRGs correspondentes para obter informações
adicionais.
Como com qualquer dado que armazenamos no OnBase, o histórico transacional pode perder seu valor com o tempo.
Como esses dados estão sendo armazenados em nosso banco de dados, com o tempo podemos querer remover parte
do histórico transacional. Não há nenhuma exigência para remover estas informações, mas você tem a opção de
removê-las. Antes de fazer isso, certifique-se de não estar removendo informações que são importantes manter.
1. Conecte-se ao Cliente OnBase (OBProd) como o Administrador OnBase NED FIFOOT | password
2. Vá até Administração | Registros de transações | Eliminar mensagens
3. Selecione Segurança
4. Elimine dados de 01/01/2009 até 01/01/2012
5. Retorne ao Tipo de Documento SIS Registro de transação para revisar os dados que você acabou de eliminar
88
Seção 10:
Conclusão da resolução de problemas
Toda solução implementada em um sistema OnBase pode, de tempos em tempos, precisar de suporte. Como
Administrador OnBase, você será encarregado de "solucionar problemas" do sistema em situações onde existem
múltiplas peças arquitetônicas a serem revisadas para garantir que a solução faça o que deve fazer. Os cenários listados
nesta seção exigem que você execute certas tarefas e, em seguida, responda perguntas de acompanhamento sobre cada
questão, na esperança de que seu conhecimento do OnBase seja solidificado e cresça como resultado.
Para aqueles de vocês que planejam fornecer suporte técnico regularmente para as soluções OnBase, não deixem de
verificar as ofertas de treinamento que fornecemos e que são projetadas exclusivamente para vocês. Temos ofertas em
sala de aula e muitos outros cursos premium disponíveis sobre estes tópicos.
Para todos os cenários abaixo, você precisará fazer o seguinte:
1. Certifique-se de fazer o login na fonte de dados apropriada listada para cada cenário, e com o usuário
apropriado.
2. Responda às perguntas para cada cenário da melhor forma possível e esteja preparado para rever suas
respostas com seu instrutor e outros alunos.
89
Colloportus
Exercício
Lonnie não consegue se conectar ao Cliente Unity e não tem certeza do porquê. Para ver o que a Lonnie está vendo e
resolver esse erro, siga as etapas e responda às perguntas abaixo:
1. Tente se conectar no Cliente Unity na fonte de dados OBProd:

a. Nome de usuário = LONNIE LAWKSTUN
b. Senha = password
2. Responda às perguntas a seguir:

a. O que estava impedindo Lonnie de entrar no sistema?
b. Onde você conseguiu resolver o problema?
c. O que causou este problema? (dica: a resposta completa está em dois lugares no menu dos Usuários
na Configuração do OnBase (OBProd))
Impedimenta Scriptum
Exercício
O Departamento de CP está utilizando DIP para importar faturas. Agora foi decidido que o Valor deve ser um valor
capturado para cada fatura, o arquivo de índice para o processo DIP já foi atualizado com o Valor. Antes de testar o
processo DIP depois de fazer alterações, você se depara com erros. Resolva os erros do processo em seu exercício
seguindo as etapas abaixo e respondendo às perguntas relacionadas.
1. A partir do Cliente OnBase, execute o processo DIP intitulado CP - Fatura DIP

2. Revise o SIS Relatórios de verificação para o processo que você acabou de executar
3. Há múltiplas mudanças de configuração que são necessárias para que este processo funcione. Liste no
mínimo 2 delas abaixo:
90
AS
Reparo
Exercício
Edward Stitt trabalha no departamento de enfermaria e foi solicitado a testar o acesso que o departamento tem tido a
alguns de seus próprios documentos de RH. O problema é, quando Edward se conecta e busca por seus Documentos de
RH, ele não consegue ver seus próprios documentos, mas ele consegue visualizar os documentos de alguns de seus
colegas enfermeiros. Para resolver esse problema, complete as tarefas abaixo e responda às perguntas relacionadas.
1. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd:

a. Nome de usuário = EDWARD STITT
b. Senha = password
2. Busque um documento com os critérios a seguir:
a. Tipo de Documento: RH - Carteira de identificação do funcionário
b. Palavras-chave:
i. Nome do funcionário: EDWARD STITT
ii. Algum documento está visível?
3. Tente novamente com os critérios de pesquisa a seguir:

b. Palavras-chave:
i. Cargo: Enfermeiro
ii. Algum documento está visível?
4. Resolva esse erro para que Edward possa apenas Recuperar e Visualizar seus próprios documentos de RH.
5. Qual era o problema?
91
Aparecium
Exercício
Devido à percepção de que uma falha no processo CP - Fatura DIP acima poderia causar problemas significativos, CP
solicitou que um e-mail fosse enviado se um processo falhar. Para completar essa tarefa, siga as etapas abaixo e
responda às perguntas relacionadas.
1. Conecte-se à Configuração do OnBase na fonte dos dados OBProd como NED FIFOOT | password
2. Configure uma notificação do processador que irá enviar um e-mail para train@es.com se o processo CP -
Fatura DIP falhar.
3. Faça o processo CP - Fatura DIP falhar novamente e execute o processo com falha (Você pode fazer isso de
várias maneiras... escolha uma fácil para testes)
a. Qual processo é responsável por enviar notificações por e-mail?
b. Um e-mail foi inicialmente enviado para train@es.com?
c. O que precisa ser alterado para que o e-mail de notificação do processador seja enviado?
92
AS
Accio
Exercício
Bob Vellasity é um Enfermeiro que recentemente foi solicitado a apoiar o grupo de Enfermeiros com suas necessidades
como Administrador de TI - ele ainda é um Enfermeiro, mas terá um papel administrativo de TI para o grupo de
Enfermeiros.
O grupo de Enfermeiros utiliza um sistema interno de e-mail OnBase para se comunicar entre si sobre documentos.
Edward Stitt enviou a Bob um pedido por e-mail para redigir um Cartão de Identificação de Radiologia para um
paciente... o único problema é que Bob não recebeu a mensagem. Complete os passos abaixo e descubra como resolver
isso, para que Bob possa ver as mensagens da maneira que ele costumava ser capaz de ver.
1. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd como Edward Stitt | password
2. Busque pelo documento RAD - Cartão de Identificação para Tom Stewart
3. Clique com o botão direito e Enviar para | Usuário interno.
4. Selecione BOB VELLASITY no campo Para:
5. Digite o que quiser no assunto e corpo de mensagem (já que estamos apenas testando), e clique em Enviar
6. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd como Bob Vellasity para ver se você consegue buscar a
nova mensagem
7. Resolva o problema e teste novamente como Bob para ter certeza de que você pode ver a mensagem de e-
mail
Perguntas:
2. Agora que Bob é um Administrador de TI (e em breve estará chegando a um treinamento de Administração de

Sistemas para o OnBase), que outras opções você poderia recomendar a ele para permitir que os enfermeiros
se comuniquem entre si com relação a documentos, ou fazer solicitações da equipe administrativa?
93
Revelio
Exercício
Toda semana um processo de conjunto de palavras-chave de preenchimento automático (AFKS) é executado, contendo
dados de novos funcionários que começaram recentemente. Este processo é executado para que todos os novos
documentos para os funcionários possam utilizar os dados dos funcionários do AFKS para indexação. Os usuários
começaram a reclamar porque, quando começam a criar novos documentos para estes novos funcionários, o
preenchimento automático não está funcionando. Siga os passos abaixo e depois responda as perguntas de
acompanhamento.
1. Acesse a fonte de dados OBProd como um usuário administrativo com as permissões corretas, e execute
manualmente o processo Registro de Novos Funcionários - AFKS Conjunto de palavras-chave de
preenchimento automático. O processo não será executado com sucesso. Para esse cenário, use os dados da
pasta C:\sysadmin\HR
a. A qual Cliente você se conectou para executar o processo de AFKS?
b. O que estava errado com o processo?
2. Corrija o processo e o execute novamente com sucesso. Analise os dados no Cliente OnBase | Administração
| Conjunto de palavras-chave de preenchimento automático | Gerenciamento | Ver tudo
a. Esta é uma informação para novos funcionários que começam em nossa empresa. Discutir com sua
classe o tipo de processo que você pode precisar para um funcionário existente com uma mudança de
nome?
b. Agora que você viu algumas de nossas soluções em ação, você pode pensar em outros processos ou
soluções no OnBase que poderiam usar esses dados de funcionários?
94
AS
Esquecer
Você foi solicitado a criar um relatório mostrando quaisquer documentos criados em 6 de fevereiro de 2020. Complete
os passos abaixo e responda as perguntas relacionadas.
REVISÃO DOS REGISTROS DE TRANSAÇÕES

1. Conecte-se no Cliente OnBase no banco de dados OBProd
2. Use os registros de transações para ajudá-lo a saber quantos documentos foram criados em 6 de fevereiro de
2020
Perguntas para revisar
1. Quantos documentos foram criados em 6 de fevereiro de 2020?
2. Que registro de transações você gerou para responder à pergunta acima?
RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA TESTE

1. Continue conectado no Cliente OnBase para executar a seguinte busca:
a. Tipo de Documento: RAD - Cartões de Identidade
b. Data do documento: 02/06/2020 a 02/06/2020

1. Quantos RAD - Cartões de Identificação têm uma data de documento de 02/06/2020?
2. A Data do Documento é sempre a mesma que a data de Criação do Documento?
RESUMO
1. O que aconteceu para causar tudo isso?
95
Seção 11:
CHAVE DE RESPOSTAS: Conclusão da
Configuração
96
AS
Criar palavra-chave
Exercício
Para esta solução, precisaremos criar uma palavra-chave adicional para Data da Fatura.
1. Navegue para a Configuração do OnBase | Palavras-chave | Tipos de Palavras-chave

2. Dê um nome à nova palavra-chave de Data da Fatura e pressione Enter ou clique em Criar
3. O Tipo de Dados deve ser Data
4. Salve
Criar Tipos de Documentos

Exercício
Para esta solução, precisaremos criar dois Tipos de Documentos adicionais, CP - Faturas com PC e CP - Faturas sem PC.

2. Selecione o novo Grupo de Tipo de Documento de Contabilidade no menu suspenso
3. Nomeie o primeiro novo Tipo de Documento CP - Faturas com PC e clique em Enter ou clique em Criar
4. O Formato de Arquivo Padrão será PDF
5. Grupo de Discos Padrão é DADOS
6. Selecione MANAGER e Funcionários de CP para os Grupos de Usuários
7. Adicionar todos os Tipos de Palavras-chave necessárias ao documento (consulte o arquivo txt para os
documentos a fim de escolher os corretos)
8. Criar um valor apropriado de Cadeia do Nome Automático para o Documento
9. Repita essas etapas para criar o Tipo de Documento CP - Faturas sem PC também
97
Criar um conjunto de palavras-chave de preenchimento
automático para as Faturas com PC
Exercício
CONFIGURE A TABELA AFKS
1. Antes de configurar o Conjunto de Palavras-chave de Preenchimento Automático, examine o arquivo de

indexação que contém todas as palavras-chave (C:\SysAdmin\AP\PO Invoices\PO_Invoice_keyset.txt)
Automático
a. Nome: Conjunto de palavras-chave das Faturas com PC
b. Selecione preenchimento automático padrão
3. Selecione o Tipo de Palavra-chave primária e clique em Adicionar
4. Selecione os Tipos Secundários de Palavras-chave e clique em Adicionar na ordem apropriada
Atribua o AFKS aos Tipos de Documentos
1. Vá até Documento | Tipos de Documentos | CP - Faturas com PC

2. Selecione o botão Tipos de Palavras-chave
3. Selecione o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático no menu suspenso no canto esquerdo
inferior
CONFIGURE O PROCESSADOR DE IMPORTAÇÃO AFKS
1. Selecione Importar | Processador de palavras-chave de preenchimento automático

a. Nome: AFKS das Faturas com PC
b. Caminho padrão: C:\SysAdmin\AP\PO_Invoices_keyset.txt
c. Escolha um conjunto de palavras-chave de preenchimento automático para preencher: Conjunto de
palavras-chave das Faturas com PC
d. Delimitadores: “
e. Separadores: ,
EXECUTE O PROCESSO DE IMPORTAÇÃO AFKS
1. Acesse e reinicialize o Cliente OnBase

2. Navegue para Administração | Conjuntos de Palavras-chave de Preenchimento Automático | Importar
3. Selecione o conjunto de palavras-chave de preenchimento automático Faturas com PC AFKS
98
AS
4. Clique com o botão direito do mouse e selecione Executar Processo de Importação para processar
5. Consulte o SIS - relatório de verificação para assegurar que o processo foi executado corretamente
Criar uma fila de digitalização para CP - Faturas com PC

Exercício
a. Nome: CP - Fila de Digitalização de Faturas com PC
c. Grupos de Usuários: Funcionários de CP e MANAGER
d. Tipo de Documento: CP - Fatura com PC
b. Menu suspenso do Tipo de Documento Padrão CP - Fatura com PC
ABA DE CAPTURA
1. Clique em Navegar e vá até C:\SysAdmin\AP\PO Invoices
ABA DE INDEXAÇÃO
1. Selecione os seguintes, se desejado:
99
Varrer e indexar as Faturar com PC
Exercício
VARREDURA DO CLIENTE UNITY: CP - FATURAS COM PC

1. Conecte-se no Cliente Unity como MANAGER:
a. Selecione Digitalização em Lote a partir da faixa de opções inicial
b. Selecione a CP - Fila de Digitalização de Faturas com PC
c. Clique com o botão direito do mouse e selecione Varrer Diretório
i. Varra todos os arquivos
ii. Varredura
2. Os documentos são trazidos para uma verificação rápida de Garantia de Qualidade
a. Selecione Começar Processamento a partir da faixa de opções
5. Na tela Indexação de lote, insira os valores da palavra-chave conforme vistos na imagem do documento
utilizando seu AFKS
a. Clique em Indexar
7. Salvar e fazer a transição
Criar um DIP para Faturas sem PC

Exercício
1. Navegue à Configuração do OnBase | Importar | Processador de Importação de Documentos
a. Nome: CP - DIP de Faturas sem PC
2. Defina as seguintes configurações de processos:
a. Diretório padrão: C:\SysAdmin\AP\Non PO Invoices\Non_PO_Invoices_DIP.txt
3. Clique em Tipos de Documentos e adicione o Tipo de Documento CP - Fatura sem PC
100
AS
4. Selecione a seguinte configuração em Configurações do Processo com base no arquivo de índice:
a. Tipos de Campos: Campos ordenados
b. Delimitadores de campo: Aspas (")
c. Separador: Personalizado e digite uma , (vírgula)
6. Destaque CP Faturas sem PC
8. Selecione as seguintes palavras-chave no menu suspenso e clique em Adicionar após cada
a. >>Nome do arquivo
b. Nome da Companhia
c. Número da Fatura
d. Data da fatura
e. Valor
EXECUTANDO O PROCESSO DIP
1. Reinicie o Cliente Clássico e vá para Processamento | DIP

2. Selecione o DIP CP - Faturas sem PC a partir dos Formatos de Processo
4. Selecione a caixa para Apenas Teste
7. Desmarque o Apenas Teste e Clique em Processar
8. Clique em Sair e busque por CP - Faturas sem PC
101
Seção 12:
CHAVE DE RESPOSTAS: Conclusão da
resolução de problemas
102
AS
Colloportus
Exercício
Lonnie não consegue se conectar ao Cliente Unity e não tem certeza do porquê. Para ver o que Lonnie está vendo e
resolver este problema, siga os passos e responda as perguntas abaixo:
1. Tente se conectar no Cliente Unity na fonte de dados OBProd:

a. Nome de usuário = LONNIE LAWKSTUN
b. Senha = password
a. O que estava impedindo Lonnie de entrar no sistema?
Lonnie estava com o sistema bloqueado
a. Onde você conseguiu resolver o problema?

Você pode desbloquear usuários na Configuração, e Cliente OnBase, Cliente Web, Cliente Unity, e até mesmo o Cliente
Mobile, desde que você tenha as permissões corretas.
a. O que causou este problema? (dica: a resposta completa está em 2 lugares no menu dos Usuários na
Configuração do OnBase)
O motivo do bloqueio é:
1. Tentativas falhas de login. Isso pode ser visto a partir da Configuração| Nomes/senhas de usuários | Ver
Métricas
Para saber quantas tentativas de login falhadas o usuário teve:

1. O registro de transações para segurança de Login para o usuário mostraria esta informação
Para saber o que está controlando o número de tentativas falhas de login:

1. Com a segurança padrão do OnBase, isso é controlado com Políticas de Senha no OnBase. Na VM de nossa aula,
a política de senha padrão não possui restrições, portanto, se alguém olhar para a política em vigor, pode ficar
confuso. Neste caso, uma política de senha diferente foi atribuída ao grupo que Lonnie faz parte (Funcionários
de CP).
a. Para ver todas as políticas de senhas e a políticas de senha padrão: Configuração | Usuários | Políticas
de Senhas
b. Para ver qual política está atribuída aos Funcionários de CP: Configurador | Usuários | Grupos e Direitos
de Usuários | Opções de Senha para o grupo
103
Impedimenta Scriptum
Exercício
O Departamento de CP está utilizando DIP para importar faturas. Agora foi decidido que o Valor deve ser um valor
capturado para cada fatura, e o arquivo de índice para o processo DIP já foi atualizado com o Valor. Antes de testar o
processo DIP depois de fazer alterações, você se depara com erros. Resolva os erros do processo em seu exercício
seguindo as etapas abaixo e respondendo às perguntas relacionadas
1. Conecte-se ao Cliente OnBase na fonte de dados OBProd como NED FIFOOT | password
2. A partir do Cliente OnBase, execute o processo DIP intitulado CP - Fatura DIP
3. Revise o SIS Relatórios de verificação para o processo que você acabou de executar
4. Há múltiplas mudanças de configuração que são necessárias para que este processo funcione. Liste no
mínimo 2 delas abaixo:
Motivos para a falha:

1. O processo DIP não foi configurado para utilizar o arquivo de índice correto
2. O campo Valor da Palavra-chave não está na Configuração do Campo
3. O campo Valor deve ser configurado corretamente com um Formato
104
AS
Reparo
Exercício
Edward Stitt trabalha no departamento de Enfermaria e foi solicitado a testar o acesso que o departamento tem tido a
alguns de seus próprios documentos de RH. O problema é, quando Edward se conecta e busca por seus Documentos de
RH, ele não consegue ver seus próprios documentos, mas consegue visualizar os documentos de alguns de seus colegas
enfermeiros. Para resolver esse problema, complete as tarefas abaixo e responda às perguntas relacionadas.
1. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd:

a. Nome de usuário = EDWARD STITT
b. Senha = password
2. Busque um documento com os critérios a seguir:
b. Palavras-chave:
i. Nome do funcionário: EDWARD STITT
3. Algum documento está visível?
Nenhum documento visível
4. Tente novamente com os critérios de pesquisa a seguir:

b. Palavras-chave:
i. Cargo: Enfermeiro
5. Algum documento está visível?
Sim. Outros Cartões de Identificação do Funcionário estão visíveis
6. Resolva esse erro para que Edward possa apenas Recuperar e Visualizar seus próprios documentos de RH.
Edward está no Grupo de Usuários Enfermaria no OnBase. Existe uma Palavra-chave de Segurança configurada para o
grupo, mas não foi configurada corretamente - está configurada para funcionar da maneira contrária que deveria
funcionar.
105
Aparecium
Exercício
Devido à percepção de que uma falha no processo CP - Fatura DIP acima poderia causar problemas significativos, CP
solicitou que um e-mail fosse enviado se o processo falhar. Para completar essa tarefa, siga as etapas abaixo e responda
às perguntas relacionadas.
1. Conecte-se à Configuração do OnBase na fonte dos dados OBProd como NED FIFOOT | password
2. Configure uma nova notificação do processador que irá enviar um e-mail para train@es.com se o processo CP
- Fatura DIP falhar
3. Faça o processo CP - Fatura DIP falhar novamente e execute o processo falhado (Você pode fazer isso de várias
maneiras... escolha uma fácil para testes)
4. Modifique o local do arquivo de índice na configuração do processo
5. Atualize o número de campos na configuração do campo

a. Qual processo é responsável por enviar notificações por e-mail?
Serviço do Programador Unity
b. Um e-mail foi inicialmente enviado para train@es.com?
Inicialmente, nenhuma mensagem foi enviada.
c. Se não, o que precisava ser alterado para enviar o e-mail?

O Serviço do Programador Unity é responsável por garantir que as tarefas do Console de
gerenciamento do Unity ocorram, e não estava inicialmente em funcionamento. Uma vez que o
serviço esteja funcionando, a notificação deverá ser enviada.
106
AS
Accio
Exercício
Bob Vellasity é um Enfermeiro que recentemente foi solicitado a apoiar o grupo de Enfermeiros com suas necessidades
como Administrador de TI - ele ainda é um Enfermeiro, mas agora possui um papel administrativo de TI para o grupo de
Enfermeiros.
O grupo de Enfermeiros utiliza um sistema interno de e-mail OnBase para se comunicar entre si sobre documentos.
Edward Stitt enviou a Bob um pedido por e-mail para redigir um Cartão de Identificação de Radiologia para um
paciente... o único problema é que Bob não recebeu a mensagem. Complete os passos abaixo e descubra como resolver
isso, para que Bob possa ver as mensagens da maneira que ele costumava ser capaz de ver.
1. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd como Edward Stitt | password
2. Busque pelo documento RAD - Cartão de Identificação para Tom Stewart
3. Clique com o botão direito e Enviar para | Usuário interno.
4. Selecione BOB VELLASITY no campo Para:
5. Digite o que quiser no assunto e corpo de mensagem (já que estamos apenas testando), e clique em Enviar
6. Conecte-se no Cliente Unity na fonte de dados OBProd como Bob Vellasity para ver se você consegue buscar a
nova mensagem na caixa de mensagens
7. Resolva o problema e teste novamente como Bob para ter certeza de que você pode ver a mensagem de e-
mail
Perguntas:

Bob está no grupo Gerente de TI no OnBase. Este grupo não tem permissões para o e-mail interno como o grupo de
Enfermeiros tinha. É provável que Bob tenha sido removido do Grupo de Enfermeiros quando foi adicionado ao grupo
de Gerentes de TI no configurador do OnBase.
2. Agora que Bob é um Administrador de TI (e em breve estará chegando ao treinamento de Administração de

Sistemas para o OnBase), que outras opções você poderia recomendar a ele para permitir que os enfermeiros
se comuniquem entre si com relação a documentos, ou fazer solicitações da equipe administrativa?
Há várias maneiras de enviar informações a outras pessoas a respeito de documentos no OnBase. Cada uma representa
tipos diferentes de soluções.
Algumas opções a serem consideradas que foram mencionadas na aula são:

1. Notas (Anotações) em documentos
2. WorkView. Como o WorkView | Case Manager fornece uma plataforma flexível para dados relacionais, e uma
maneira de acompanhar os comentários, ele certamente fornece um método de capturar notas e permitir que
outros as vejam e interajam com elas, conforme apropriado. Rever os "Eventos" que estão associados a cada
107
erro na solução de rastreamento de erros no banco de dados OBProd para um exemplo muito simples de uma
maneira de comentar ou rastrear informações para cada interação com um objeto
Outras opções:
3. Workflow com formulários para processos bem definidos
4. Colaboração para maneiras de se comunicar com outros independente de certos documentos
Lembre-se que a utilização de ferramentas como o Hyland Community lhe permite colaborar com outros profissionais do
OnBase para resolver os desafios comerciais em toda a sua organização.
108
AS
Revelio
Exercício
Toda semana um processo de conjunto de palavras-chave de preenchimento automático (AFKS) é executado, contendo
dados de novos funcionários que começaram recentemente. Este processo é executado para que todos os novos
documentos para os funcionários possam utilizar os dados dos funcionários do AFKS para indexação. Os usuários
começaram a reclamar porque, quando começam a criar novos documentos para esses novos funcionários, o
preenchimento automático não está funcionando. Siga os passos abaixo e depois responda as perguntas de
acompanhamento.
1. Acesse a fonte de dados OBProd e execute manualmente o processo do conjunto de palavras-chave de

preenchimento automático Registro de Novos Funcionários - AFKS. O processo não será executado com
sucesso. Para esse cenário, use os dados da pasta C:\sysadmin\HR
a. A qual Cliente você se conectou para executar o processo de AFKS?

O Cliente OnBase é o único cliente de quem você pode executar um processo AFKS
b. O que estava errado com o processo?

O processo estava usando o arquivo de texto errado
Se você tentar usar o arquivo de texto intitulado NewEmpRecords.txt, ele não funcionará, porque o Tipo de Palavra-
chave Número de Telefone tem mascaramento aplicado, e os dados do número de telefone naquele arquivo não
correspondem à configuração de mascaramento.
O arquivo NewEmpRecords_Mask.txt possui o formato correto para o número de telefone que corresponde à nossa
configuração de máscara para a palavra-chave Número de Telefone. O uso deste arquivo proporcionará uma
importação bem sucedida dos dados AFKS, o que permitirá que nossos usuários utilizem os dados ao indexar novos
documentos, etc.
2. Corrija o processo e o execute novamente com sucesso. Analise os dados no Cliente OnBase | Administração
| Conjunto de palavras-chave de preenchimento automático | Gerenciamento | Ver tudo
a. Esta é uma informação para novos funcionários que começam em nossa empresa. Discutir com sua
classe o tipo de processo que você pode precisar para um funcionário existente com uma mudança de
nome?
Ao considerar como gerenciar mudanças nos dados ou registros no OnBase, é importante considerar como os dados são
utilizados. Você precisará alterar todos os registros históricos do funcionário para que ao pesquisar pelo nome você
encontre os registros corretos? Ou o uso de um identificador único como o ID do Funcionário significa que você pode
simplesmente mudar todos os novos registros que vão adiante após a mudança de nome? Uma solução como o
109
WorkView poderia permitir rastrear os registros dos funcionários no OnBase simplesmente mudando o nome do
funcionário em seu objeto Funcionário uma vez - isto permitiria que todos os objetos de dados associados ao
funcionário refletissem o novo nome, já que as soluções WorkView são aplicações de banco de dados relacionais.
b. Agora que você viu algumas de nossas soluções em ação, você pode pensar em outros processos ou
soluções no OnBase que poderiam usar esses dados de funcionários?
O OnBase é ótimo na coleta e utilização de bons dados. Esta informação poderia ser usada no futuro para:
1. Indexar novos documentos de RH à medida que chegam ao OnBase
2. Reindexar documentos de RH existentes
3. Informações de preenchimento automático para formulários de funcionários que são publicados nos sites da
empresa - esses formulários são então enviados ao OnBase como documentos que podem passar por ciclos de
vida do workflow, etc.
4. Expandir DIP ou outros processos de Importação que carecem de alguns dos dados que o preenchimento
automático contém
5. Etc…
110
AS
Esquecer
Você foi solicitado a criar um relatório mostrando quaisquer documentos criados em 6 de fevereiro de 2020. Complete
os passos abaixo e responda as perguntas relacionadas.
REVISÃO DOS REGISTROS DE TRANSAÇÕES

1. Conecte-se no Cliente OnBase no banco de dados OBProd
2. Use os registros de transações para ajudá-lo a saber quantos documentos foram criados em 6 de fevereiro de
2020
1. Quantos documentos foram criados em 6 de fevereiro de 2020?

O relatório inicial do registro de transações mostrará que nenhum documento foi criado em 6 de fevereiro de 2020, mas
isso é incorreto.
2. Que registro de transações você gerou para responder à pergunta acima?

Você pode gerar um registro de transação de Criação de Documento e filtrar os resultados para 02/06/2020.
RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA TESTE

1. Continue conectado no Cliente OnBase para executar a seguinte busca:
a. Tipo de Documento: RAD - Cartões de Identidade
b. Data do documento: 02/06/2020 a 02/06/2020

1. Quantos RAD - Cartões de Identificação têm uma data de documento de 02/06/2020?
10 documentos são recuperados quando você realiza a pesquisa acima. A busca é feita com a Data do Documento. Por
padrão, a menos que a Data do Documento tenha sido alterada para um documento (o que pode ser feito durante a
reindexação, ou como parte de um processo de importação) a Data do Documento é a data em que o documento foi
indexado - geralmente a mesma data em que é armazenado no OnBase (criado).
2. A Data do Documento é sempre a mesma que a data de Criação do Documento?

Não - se você capturar um lote de documentos em 5 de fevereiro, e depois indexar o lote em 6 de fevereiro, a Data do
Documento para esses documentos será 6 de fevereiro. Mas a data em que o arquivo foi armazenado, ou criado, seria 5
de fevereiro. Saber quais são esses valores de data do sistema ajuda a entender melhor como o sistema OnBase
funciona.
RESUMO
1. O que aconteceu para causar tudo isso?
Aqui estão os fatos:
111
1. Um lote foi gerado em 6 de fevereiro de 2020 para o RAD - Cartões de Identificação.
2. Este era um lote DIP, portanto os documentos foram armazenados e indexados no mesmo dia - 6 de fevereiro
de 2020.
3. Para este lote, não foi feita nenhuma configuração para modificar a Data do Documento, e nenhum dos
documentos teve um usuário modificando sua Data do Documento como parte de um processo de reindexação.
Portanto, todos os documentos têm uma data de documento de 06/02/2020.
4. Um usuário administrativo purgou o Histórico de Documentos para qualquer documento criado em 6 de
fevereiro de 2020. Isso significa que qualquer Registro de Transações gerado para mostrar documentos criados
em 06/02/2020 não mostraria nenhum resultado.
5. Se você executar uma busca de documentos para SIS - Registros de transações, você verá um arquivo chamado
"Histórico do Documento - Registro da Exclusão...", refletindo que a exclusão ocorreu.
Este é o comportamento padrão sempre que um usuário elimina informações do Registro de
Transação - um documento SIS Registro de Transação é gerado e armazenado no OnBase, refletindo o
que foi eliminado do banco de dados.
112

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CONFIGURE O PROCESSADOR DE IMPORTAÇÃO AFKS

EXECUTE O PROCESSO DE IMPORTAÇÃO AFKS

Nuvem: Clientes clássicos

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Próximo Nível | Palavras-chave:

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Conjunto de palavras-chave de preenchimento

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PERSONALIZE O PAINEL DE PALAVRAS-CHAVE PARA A INDEXAÇÃO

Modificando privilégios para operadores de scanner