SUMÁRIO

Capítulo 1 - Introdução............................................................................................................. 8 1.1. Definição do Problema ................................................................................................ 10 1.2. Justificativa.................................................................................................................. 11 1.3. Objetivos...................................................................................................................... 12 1.3.1. Objetivo Geral ...................................................................................................... 12 1.3.2. Objetivos Específicos ........................................................................................... 12 1.4. Metodologia................................................................................................................. 13 Capítulo 2 - Controle Interno ................................................................................................. 14 2.1. Conceito....................................................................................................................... 14 2.2. Princípios Fundamentais do Controle Interno ............................................................. 16 2.2.1. Responsabilidade .................................................................................................. 17 2.2.2. Rotinas Internas .................................................................................................... 18 2.2.3. Acesso aos Ativos................................................................................................. 18 2.2.4. Segregação de funções ......................................................................................... 19 2.3.5. Confronto dos ativos com os registros ................................................................. 19 2.2.6. Auditoria Interna................................................................................................... 20 2.3. A Importância do Controle Interno ............................................................................. 20 2.4. Ferramentas de Controle.............................................................................................. 22 2.4.1. Manuais de Instrução............................................................................................ 22 2.4.2. Controle de Seqüência e Formulários................................................................... 23 2.5. Os Principais Controle Interno .................................................................................... 23 2.5.1. Controle interno no Contas a Receber.................................................................. 24 2.5.2. Controle interno no Contas a Pagar...................................................................... 24 2.5.3. Controle interno na Tesouraria ............................................................................. 25 2.5.4. Controle interno no Departamento Pessoal .......................................................... 26 2.6. Limitação do Controle Interno .................................................................................... 28 2.7. Testes de observância do sistema de controle interno................................................. 29 2.8. O Controle Interno e a Auditoria Externa ................................................................... 29 Capítulo 3 – Estudo de Caso................................................................................................... 31

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3.1. Levantamento do Controle Interno.............................................................................. 31 3.1.1. Controle Interno no Contas a Pagar...................................................................... 32 3.1.2. Controle Interno no Contas a Receber.................................................................. 33 3.1.3. Controle Interno na Tesouraria............................................................................. 34 3.1.4. Controle Interno no Departamento Pessoal .......................................................... 36 Capítulo 4 – Conclusão .......................................................................................................... 39 Bibliografia............................................................................................................................. 41

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Capítulo 1 - Introdução

Atualmente as empresas necessitam de informações com um nível cada vez maior de qualidade e tempestividade, para que seus gestores possam tomar decisões com segurança e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade.Com o surgimento desse novo ambiente de negócios no qual as organizações estão inseridas, apresenta grandes desafios que podem comprometer a sobrevivência da empresa. Com essas mudanças, surge um novo ambiente de negócios, onde as empresas estão se tornando mais vulneráveis, o que demonstra a necessidade de acompanhamento e controle dos internos. Segundo Peleias (2003), “O novo ambiente de negócios é a realidade atual, na qual as organizações se inserem. Este cenário apresenta os mais variados desafios às empresas, que precisam garantir sua sobrevivência, continuidade e crescimento”. E complementa:
A sobrevivência é a capacidade de a organização adaptar-se ao meio em que atua, importando energia e transformando-a em produtos e serviços (...). A continuidade é a habilidade que a organização tem de se manter operando indefinidamente, pelo uso adequado dos recursos de que dispõe (...). O crescimento é o aumento contínuo do patrimônio e dos resultados da organização.

Essa dinâmica do mercado tem se tornado cada vez mais importante as empresas terem ferramentas adequadas para a tomada de decisões, e elas necessitam ser eficientes e eficazes, para que as organizações possam corrigir suas falhas. Surge a necessidade do uso de ferramentas que possibilitem o gerenciamento do negócio e que seja possível fazê-lo sob a ótica do custo x benefício que representará para a empresa, e uma ferramenta que está sendo bastante utilizada pelos gestores e tem contribuído diretamente no processo de tomada de

uma das ferramentas que se encaixa ao projeto organizacional e que traz benefícios. Segundo Attie (1998). é o controle interno.9 decisões. . é a implantação de um sistema de controle interno e quanto maior a eficiência do sistema de controle interno. mais qualificadas e seguras serão as informações que auxiliaram no processo de tomada de decisão.

Definição do Problema Com o crescimento tecnológico. Tais fatos atingem todos os tipos de empresas.10 1. o sistema de controle interno das organizações. promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia. de modo que os controles internos passaram a ser bastante utilizados na consecução dos objetivos empresariais. desde de pequeno porte até grande porte. Segundo Attie (1998): O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa. têm afetado os negócios e. Diante do exposto.1. em um mercado cada vez mais competitivo. As empresas evoluíram. onde elas precisam manter a sua continuidade. por conseqüência. para salvaguardar seu patrimônio. necessitam cada vez mais de informações confiáveis e tempestivas. a rápida expansão dos negócios e as alterações na estrutura organizacional nos últimos anos. conferir exatidão e fidedignidade dos dados contábeis. surgiu o problema de pesquisa: O sistema de controle interno proporciona confiabilidade das informações emitidas para a Contabilidade? .

e atualmente a mais de 42 anos no mercado.11 1. e como fonte de informações necessárias ao processo decisório.000 clientes. As empresas necessitam de informações com maior rapidez. situada em Recife – PE. Para qualquer organização é necessário responder o mais rápido às exigências do mercado que a cada dia torna-se mais exigente e competitivo. que serve para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização. . para que os seus gestores possam tomar tempestivamente decisões para seu crescimento e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade. Justificativa As organizações nos dias atuais estão sempre reestruturando-se. A evolução da tecnologia da informação exige mudanças. confiabilidade e qualidade. e com mais de 20. Este estudo justifica-se pela contribuição do controle interno dentro das organizações. Este trabalho monográfico é uma investigação feita em uma Distribuidora de peças para veículos automotores.2.

Objetivos 1. • Investigar o Sistema de Controle Interno utilizado empresa Comercial de Peças automotivas com os propostos pela literatura especializada.12 1.3. . Objetivo Geral Analisar sistema de controle interno utilizado por uma empresa Comercial de Peças Automotivas.3. • Identificar o processo de Controle Interno.2.3. Objetivos Específicos • Evidenciar o Controle Interno nas organizações.1. 1.

Segundo Gil (1999).4. será utilizado o método descritivo. no mês de Maio de 2005. . livros. O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos. de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo. atuante a mais de 42 anos no mercado. Metodologia Na elaboração desse trabalho. tarefa praticamente impossível mediante os outros tipos de delineamentos considerados”.000 clientes. contemplando consulta às Normas e Resoluções do CFC. revistas. O objetivo é comparar as informações obtidas no estudo do controle interno que será realizado em uma empresa comercial de peças automotivas com os propostos pela literatura. com aproximadamente 20. em uma Distribuidora de peças para veículos automotores. Será realizada uma investigação através de entrevista com Gerentes e funcionários da empresa. teses e dissertações.13 1. situada em Recife – PE. periódicos.

Já para Attie (1998). produzir dados confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários. visando ainda a otimização da aplicação dos recursos financeiros através da utilização dos controles contábeis e administrativos na tomada de decisões. Vários autores conceituam o controle interno de forma mais técnica ou teórica. Com base no exposto. que no ambiente de negócios.1. e tomar decisões seguras. tendo como finalidade a identificação dos erros e falhas para poder corrigi-los. de informação e outros instrumentos. O controle Interno é a representação em uma organização de vários conjuntos de procedimentos. Peleias (2003). adotados pela empresa. pode-se dizer então. mantidos pelas organizações. promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Conceito Segundo o conceito de Almeida (2003). métodos e rotinas e tem como objetivo a proteção dos ativos. conforme consulta a diversos autores: .14 Capítulo 2 . e está de acordo com as normas estabelecidas. sistemas operacionais. controlar significa certificar-se de que o trabalho está sendo realizado de acordo com o plano traçado. no entanto deve-se analisar a eficiência do controle interno para a qual devem ser observadas as seguintes características na sua implantação. conceitua o sistema de controle interno como sendo uma combinação de políticas. Compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas. para proteger seu patrimônio.Controle Interno 2. verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis. procedimentos. controladores ou administradores.

principalmente. seja tempestivo. auxiliar a administração na condução eficiente e ordenada dos negócios. objetive a salvaguarda dos ativos. deve possuir algumas características básicas como: a) b) c) d) e) f) g) confiabilidade. estabilidade. previna e detecte roubos e fraudes. adequação à realidade da empresa. promover e avaliar a eficiência operacional de todas as atividades empresariais. comunicar diretrizes administrativas e estimular o seu cumprimento Vale salientar que para que o sistema de controle interno seja adequado. possibilitando o fornecimento de informações necessárias no momento da decisão. permita a otimização no uso dos recursos. de forma que propicie um ambiente adequado. Esses controles incluem o sistema de autorização e aprovação. De uma maneira geral podemos dizer que o sistema de controle interno de uma é a combinação de políticas. divide o controle interno em: Controles Contábeis – Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados.15 - deve proteger o patrimônio e os resultados da empresa. sistemas operacionais de informação entre outros instrumentos mantidos pela administração na condução das atividades operacionais. Attie (1998). procedimentos. com a proteção do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. segregação de funções de registro e elaboração de relatórios contábeis daquelas .

entre ele a responsabilidade da administração. Almeida (2003). não esquecendo de tentar alcançar uma relação custo x benefício favorável. porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento. 11. se relacionam indiretamente com os registros contábeis. salvaguardar o patrimônio e definir o rumo da empresa. à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas que.5. o principal é a proteção dos ativos e produção de dados confiáveis para a contabilidade. ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. principalmente. A Resolução CFC Nº 820/97 nos trata sobre vários aspectos do controle interno.2. Tem como objetivo principal ajudar a administração na condução dos negócios. garantindo sua . Entre seus objetivos. bem como de auditoria interna. Controles Administrativos – compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos vinculados. 2.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade. Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema. decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho. Vale ressaltar que cada empresa tem as suas características próprias. normalmente. adequando-se à realidade da organização e ao seu porte.2.16 ligadas às operações ou à custódia de ativos e controles físicos destes. portanto o sistema de controle interno deve ser elaborado dentro dos padrões de cada empresa. Princípios Fundamentais do Controle Interno O controle interno deve ser conduzido para estar adequado aos objetivos da administração.

Esta. porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento. 11. decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho. Almeida (2003). Segundo a Resolução CFC Nº 974/03. destaca as razões para se definir as atribuições: • • Assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados. por sua vez é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno e verificar se esse sistema está sendo seguido de maneira correta pelos funcionários da empresa. bem como fazer algumas alterações necessárias para adaptá-los às circunstâncias surgidas. a administração da entidade é responsável por identificar e divulgar partes relacionadas e transações. de preferência por escrito.1. 2. Detectar erros e irregularidades. entre ele a responsabilidade da administração. através de manuais internos. A Resolução CFC Nº 820/97 trata sobre vários aspectos do controle interno.5.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade. para assegurar que as transações com partes relacionadas sejam apropriadamente identificadas nos registros contábeis ou extra-contábeis e divulgadas nas demonstrações contábeis. .2. com tais partes. Responsabilidade Num sistema de controle interno deve haver de forma clara a delimitação de responsabilidades para evitar o comprometimento de sua eficiência. (Schimt 2002). essa responsabilidade exige que a administração implante sistemas contábeis e de controle interno adequados.2.17 continuidade e o cumprimento de sua missão.

o acesso aos ativos da empresa representa: Recebimento de numerários antes de ser depositado na conta bancária da empresa.3. Almeida 2.2. Segundo Franco (2001). Emissão de cheque com uma única assinatura. com isso a pessoa que realiza uma operação não pode ser a mesma envolvida na função de registro. A fábrica deve ser cercada e na saída todos os funcionários ou terceiros devem ser revistados.18 • Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. Custódia de ativos Os exemplos de controles físicos sobre ativos são: Local fechado para o caixa. Rotinas Internas As organizações através de seu manual interno devem definir as suas rotinas internas.Segundo Almeida (2003) essas rotinas devem compreender: • Formulários internos e externos. • Procedimentos internos dos diversos setores da empresa.2.2. Acesso aos Ativos A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. 2. .

ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixa-lo contabilmente para despesa. também é conhecida como Princípio de Oposição de Interesse. que consiste no fato de que numa estrutura de controles internos.3. Franco (2001). Contagem física de títulos e comparação com o saldo da conta de investimentos do razão geral. Almeida (2003). 2. pois essas funções são incompatíveis no sistema de controle interno. destaca alguns exemplos desse confronto: Contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral. Por exemplo. Ela consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis. Caso a empresa não execute o procedimento de comparar os ativos com os registros contábeis. Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado. se um funcionário tivesse livre acesso aos ativos e registros contábeis. o que levaria a ocultar permanentemente essa transação. Confronto dos ativos com os registros O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. confronto com os registros individuais e comparação do somatório dos saldos desses registros com o saldo da respectiva conta do razão geral.5. existe a possibilidade de o funcionário apoderar-se indevidamente do ativo sem que . Segregação de funções A segregação de funções.19 2.2.4.

20 seja descoberto. avaliações dos controles. ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. e outras informações úteis às decisões da administração da entidade. • Avaliar as necessidades de novas normas ou de modificações das já existentes. • Revisar e avaliar a eficácia. destaca algumas razões para identificar e propor um sistema de controle interno: . sugestões. garantias.3. Auditoria Interna Segundo Attie (1998). ou seja: • Verificar se as normas internas estão sendo seguidas. suficiência e aplicação dos controles contábeis. conselho de administração ou órgão com autoridade equivalente. os auditores internos devem manter os objetivos voltados para as atividades a serem auditadas. A Importância do Controle Interno Peleias (2003). Para cumprir esta responsabilidade. não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema. • Determinar o grau de confiança das informações contábeis e de outras naturezas. financeiros e operacionais. informações relevantes tais como: análises. 2. A auditoria interna tem a função proporcionar à diretoria da empresa. • Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades.2. 2.6. Esse procedimento deve ser efetuado por funcionários que têm acesso aos ativos. Os objetivos da auditoria interna são exatamente esses.

• Redução do número de problemas apontados na carta de recomendação para melhoria dos controles internos. nos sistemas operacionais e de informação. eliminação de redundâncias e retrabalhos e fim da entrada de dados em vários pontos dos sistemas operacionais e administrativos. • A possibilidade de refletir a delegação de autoridade e a segregação de funções contidas na estrutura organizacional. pela redução de custos administrativos. • Permitir que os rituais de gestão da empresa ocorram em prazos menores. é preciso considerar que a visão proposta é a dos ciclos de transações. . • O sistema de controle interno deve ser empregado em toda a empresa de forma que possibilite um acompanhamento constante dos negócios.21 • Materialização do ambiente de controle na organização. • Reduzir o número de horas para os serviços de auditoria independente. Nesse caso. criando bases sustentadas para a adoção de boas práticas de governança corporativa. reduzindo o intervalo de tempo entre a identificação das divergências entre planejado e realizado e as ações necessárias para trazer a empresa aos objetivos originalmente definidos. pois um bom sistema de controle interno possibilitará aos auditores um razoável conhecimento e confiança nos controles operacionais e contábeis permitindo que estes alcancem os seus objetivos em um menos período de tempo. • Otimizar os investimentos em tecnologia da informação. • A possibilidade de visualizar a empresa e seus processos de negócio de forma integrada. proporcionando confiabilidade através das informações geradas para que os gestores possam tomar as decisões mais viáveis para a empresa.

Manuais de Instrução A elaboração de manuais de controles internos. • Apuração dos custos. • Elaboração de Demonstrações. • Faturamento.4. Segundo Peleias (2003). • Vendas. Segundo Almeida (2003). • Atribuições dos empregados. a empresa deve utilizar as ferramentas que se fizerem necessárias. Ferramentas de Controle Objetivando o adequado funcionamento da estrutura de controles internos. é de responsabilidade plena da administração da empresa. .22 2. • Pagamento de Salários e Descontos em folha. 2. com vistas a garantir a uniformidade de rotinas e procedimentos. um manual bem elaborado deve conter instruções sobre: • Registro das Operações. as principais são: • Manuais de Instrução. • Inventário físico. • Elaboração de orçamento.4.1. • Movimentação do disponível. • Controles de Seqüência e Formulários.

ou seja. 2. onde cada operação tem um número próprio indexado e o correspondente valor da transação. • Controles de seqüência. • Controle das operações pelo acesso à informação por meio dos diversos setores envolvidos na execução e fiscalização das mesmas.4. para fiscalizar os setores das operações. Controle de Seqüência e Formulários O controle de seqüência é uma ferramenta de controle interno.23 2. e aqueles . eles têm papel importante no fluxo normal de rotinas.5. sendo que o uso é inversamente proporcional ao nível de informatização da companhia. Os Principais Controle Interno A administração da empresa deve planejar seus controles de acordo com a sua complexidade organizacional. menor será a quantidade de formulários utilizados. Peleias (2003). por indexação numérica de formulários e suas vias ou canhotos. • Confrontação e análise dos dados obtidos de fontes diversas. quanto maior o grau de informatização da empresa.2. • Controles contra fraudes. ou desvios. Os principais controles exercidos pelos formulários são os seguintes: • Contra-assinatura em cópias de formulários para formalizar a responsabilidade nas operações. necessidades específicas da administração. Em relação aos formulários. Tem como característica básica a adoção de uma seqüência numérica para operações do mesmo tipo.

fundamentais para o desenvolvimento das atividades. dentre outros fins. dentre outras finalidades. c) Fixação de limite de crédito. O manual de controle interno deve descrever os procedimentos a serem observados pelas pessoas envolvidas no processo. • Controles internos na área de Recursos Humanos e Pessoal. garantir que as vendas. etc. sempre levando em conta a relação custo x benefício. • Controles internos no contas a pagar. as empresas devem está exercendo um adequado controle.1.24 indispensáveis para registrar e acompanhar os resultados. destaca alguns procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções.5. Segundo Peleias (2003). Controle interno no Contas a Receber Os controles internos.5. e demais valores a receber sejam registrados corretamente. Controle interno no Contas a Pagar No contas a pagar. 2. os procedimentos de controle devem. efetuadas a prazo. por ser as áreas mais onde geram a entrada e saída de recursos financeiros. impedir duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos sejam efetuados sem a . Peleias (2003).2. no contas a receber. Entre eles destacamos: • Controles internos no contas a receber. b) Não efetuar vendas a prazo a clientes com débito vencido. 2. devem. • Controles internos na tesouraria.

25 documentação comprobatória. Os controles internos na tesouraria. . os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa. pois cuidam da parte mais líquida do patrimônio da empresa. Controle interno na Tesouraria Os controles internos na área de tesouraria têm uma característica bem particular. segundo Peleias (2003) englobam. c) O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta. as disponibilidades estão mais sujeitas à ação de pessoas interessadas na prática de desfalques. das disponibilidades. ou seja. Sendo o ativo mais líquido da companhia. os seguintes procedimentos: a) Segregação de funções. Segundo Franco (2001). d) Os cheques. e) Conciliações bancárias periódicas. f) Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária. para pagamentos. entre outros. devem ser cruzados. b) Todas as faturas pagas devem ser canceladas para eliminar reapresentação. Por estas razões. nominativos e assinados à vista da documentação comprobatória. etc. são exemplos de procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções.3. 2. b) Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente.5. c) Todos os pagamentos devem ser autorizados por pessoas competentes.

Controle interno no Departamento Pessoal Para que uma empresa funcione. Todas essas atividades envolvem sérios riscos de erros ou fraudes por parte dos funcionários.4. ela precisa manter empregados em suas operações. Levantamento de horas trabalhadas. a fim de eliminar riscos de irregularidades. Segundo Almeida (2003). Um bom controle sobre funcionários. conforme a metodologia adotada por uma empresa de auditoria externa são os seguintes: . A este recurso dá-se o nome de Recursos Humanos. Aprovações de horas-extras. representa uma parcela significativa dos custos da maioria das empresas. salários e respectivos encargos/benefícios deve ser implantado. o departamento Pessoal.5. faltas e atrasos. um outro tipo de recurso: as pessoas. A elaboração da folha de pagamentos. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Departamento Pessoal e os riscos inerentes à falta de controle nesta área. por isso se torna tão importante o sistema de controle interno nesta área. Dentre as atividades do setor de Recursos Humanos em uma empresa destacamos algumas. quais sejam: • • • • • As contratações e demissões. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Recursos Humanos e os correspondentes riscos inerentes a falta de controle nesta área.26 2. Os cálculos de salário bruto e líquido e as deduções.

Risco de Supervisão: Pagamento por horas indevidamente ou não trabalhadas. Os pagamentos a realizar e os custos a distribuir são registrados e resumidos corretamente de acordo com a classificação de contas estabelecidas.27 Pessoal: É responsável pelas contratações. Cadastramentos na folha de níveis salariais superiores aos autorizados Supervisão: As horas trabalhadas pelos empregados são revisadas e aprovadas devidamente. salários e deduções são autorizados devidamente. Pagamento a empregados que já foram demitidos ou encontra-se afastados da empresa. documentados e corretamente codificados para a contabilização. Riscos da Confecção da Folha de Pagamento: Erros no cálculo das contribuições e deduções salariais. Erros na codificação gerando contabilização em centro de custo indevido. Confecção da Folha de Pagamentos: Os cálculos do salário bruto e líquido e as deduções são corretos e embasados em tempos e importâncias autorizados. . demissões. Riscos do Pessoal: Introdução de nomes fictícios ou não na folha. Riscos do Controle de Tempo: Pagamento a empregados por tempo que permaneceram no local de trabalho. Controle de tempo: Os dados sobre as horas trabalhadas são devidamente processados.

Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas.6.28 As distribuições contábeis dos custos da folha de pagamento não se ajustam às classificações de contas estabelecidas. Pagamentos de benefícios sociais não autorizados. Limitação do Controle Interno Para Almeida (2003). a maioria dos controles destina-se às transações conhecidas e rotineiras. 2. Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias. Pagamentos: O pagamento de salários e demais gastos complementares de pessoal correspondem a serviços prestados e relacionam-se somente a empregados autênticos e são devidamente autorizados pela diretoria. Pagamentos de quantidades não autorizadas. o sistema de controle interno sofre algumas limitações com relação a: Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa. Riscos no Pagamento Pagamentos a pessoas que não são funcionários da empresa. a . Já Peleias (2003) destaca limitação do controle interno: o fato de a administração exigir que os controles sejam eficientes em relação ao seu custo. Todos estes pontos devem ser analisados quando o auditor estiver realizando o seu trabalho de análise e avaliação de controle interno. não contemplando transações eventuais.

Devido aos pontos relatados. CFC Nº 820/97 Se o controle interno for ruim ou inexistir o auditor deve abster-se de dar opinião ou rejeitar o trabalho. 2. Se o auditor contatar que o sistema em uso é diferente do descrito nos manuais internos. informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer. que segundo Peleias (2003) “é onde se busca o fortalecimento das operações e o monitoramento dos ciclos .8. Testes de observância do sistema de controle interno Os testes de observância consistem em o auditor se certificar de que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado. dos controladores e dos administradores está ligado a auditoria interna e externa. anteriormente levantadas. mesmo que a empresa possua um excelente sistema de controle interno. O Controle Interno e a Auditoria Externa Um dos enfoques dados ao controle interno por parte dos proprietários.7. o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas. a situação é totalmente diferente. o auditor deve levar em consideração essas limitações e realizar procedimentos mínimos de auditoria para testar a eficiência dos mesmos. 2. na prática.29 possibilidade de os funcionários ignorarem os controles internos. de forma a ajusta-las à situação real existente. caso elas não sejam adotadas. Ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos. Almeida (2003). acontece com freqüência que uma empresa tem um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos. e com o passar do tempo as normas e procedimentos podem se tornar inadequados. é seu dever alterar as informações sobre o sistema. entretanto.

Para avaliação dos controles internos. o auditor deve também avaliar esses controles. além de garantir credibilidade à publicação das demonstrações contábeis aos diversos interessados. que são os controles contábeis. segundo Almeida (2003). Determinar tipo. Para o auditor o interesse está voltado para valores relevantes. Verificar se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática. para realizá-lo. Avaliar a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades. como foi mencionado anteriormente. deve seguir os seguintes passos: Levantar o sistema de controle interno. proteger os interesses de proprietários. . é necessário avaliar os controles internos relacionados com as demonstrações. portanto. data e volume dos procedimentos de auditoria. que afetem as demonstrações contábeis e possam levar o usuário destas informações ao entendimento errôneo sobre as mesmas. o auditor independente. controladores acionistas e atender as regras impostas a determinadas atividades regulamentadas”. referentes a erros ou fraudes. O auditor externo tem como objetivo principal emitir opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas.30 de transações. Caso algum controle administrativo tenha influência nos relatórios da Contabilidade.

. entre eles destacamos a Mercedes. 3. no qual estão descritas todas as normas e procedimentos bem como as atividades e responsabilidades de cada setor. e conta com grandes parceiros comerciais que oferece estoque uma grande variedade de produtos de alta qualidade. Ford e Caterpillar. a fim de demonstrar a importância do mesmo em uma Empresa Comercial de Peças Automotivas. para a prestação do melhor serviço.000 m² de área. Scania. em todo o Brasil.000 clientes. A empresa X teve a sua fundação em abril de 1963. Estagiários. Volkswagen. afim de demonstrar a importância no processo de gestão. e leitura do manual interno. tesouraria. foi a primeira distribuidora de autopeças a ser certificada pelo Instituto de Qualidade Automotiva. São mais de 250 fornecedores. onde foram investigados os setores contas a pagar. na sua maioria certificados com ISO 9000. Representantes) altamente qualificados. Com o intuito de sempre atender o mercado com serviços de qualidade superior. contando com uma equipe de 500 colaboradores (Funcionários. e departamento pessoal e como essas informações são geradas e emitidas para a contabilidade. Volvo.31 Capítulo 3 – Estudo de Caso O objetivo deste estudo de caso é analisar o Controle interno de uma empresa comercial de peças automotivas.1. a empresa possui um estoque de aproximadamente 11. contas a receber. Levantamento do Controle Interno Este estudo foi realizado com base em entrevistas com gerentes e funcionários em uma empresa Comercial de Peças Automotivas. ao longo dos seus 42 anos tem se firmado como a melhor distribuidora de peças para veículos automotores do Brasil. Foi estudado o fluxo administrativo financeiro. em 2000. situada em Pernambuco. Atualmente conta com mais de 20.

Para que seja efetuado um pagamento é necessário lançar a nota fiscal no sistema. De acordo com Peleias (2003) o controle do contas a pagar. muitas vezes as faturas que já foram pagas e baixadas continuam aparecendo em aberto. afeta diretamente o sistema de controle interno. segundo os funcionários existe a troca de função. o que dificulta um pouco no momento de solicitar uma informação de um determinado pagamento ou até mesmo um agendamento do mesmo. o que em alguns momentos foi realizado o pagamento em duplicidade. A empresa X não trabalha com adiantamento a fornecedores. alguns pagamentos deixam de ser feitos na data correta.1. Por falta de controle por parte dos funcionários e um software de qualidade. todos os pagamentos feitos a fornecedores e prestadores de serviço são a prazo. Controle Interno no Contas a Pagar No contas a pagar. Por não possuir um software de boa qualidade. Uma vantagem nesse rodízio que é feito é que todos sabem a função do outro e em caso de falta já existe uma pessoa capacitada para substituir sem que haja nenhum tipo de prejuízo para a empresa.1. existem três funcionários onde cada um fica responsável por uma parte das atividades do setor. mas também existem as desvantagens. o que acarreta em pedir prorrogação do vencimento ao fornecedor ou prestador de serviço ou até mesmo o pagamento de juros por atraso. enviar a primeira via para a contabilidade junto com um relatório do lançamento que deve ser assinado pelo gerente e pelo funcionário que está efetuando o lançamento. e mandar uma cópia da nota fiscal junto com a requisição de pagamento onde é anexado o boleto de pagamento para ser pago no vencimento. deve seguir alguns procedimentos para impedir a duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos .32 3. nunca se sabe que está responsável por essa função. principalmente quando são feitos depósitos bancários. como esse rodízio é feito aleatoriamente.

O único controle que é adotado nesse processo é a assinatura do gerente autorizando o pagamento das faturas. onde todos os funcionários misturam suas funções o que dificulta bastante a administração desse setor. Observa-se que não existe a segregação de função. Como existem muitas falhas no processo do contas a receber a provisão para devedores duvidosos não tem o valor correto por falta de um controle . a começar pelo software utilizado e outros por falta de uma boa gestão pois. possui dois funcionários. em alguns casos o cliente que está bloqueado por falta de pagamento é liberado para que seja faturado para ele. no contas a receber são bem parecidos com os do contas a pagar. o que por muitas vezes acarreta do envio para cartório por falta de pagamento sendo que na maioria das vezes os títulos já estão quitados. pois em muitos momentos os pagamentos efetuados já baixados no sistema ainda continua aparecendo em aberto. só com uma promessa de pagamento da dívida em aberto. 3.1.2. evitando assim a fraude nesse setor. permite uma abertura a fraude. fica mais difícil descobrir que cometeu. O uso de um software com uma baixa qualidade. Fica evidenciado a falta de controle interno no contas a pagar.33 sejam efetuados sem a documentação comprobatória. o que por muitas vezes acarreta não ser dada baixa em um pagamento realizado pelos clientes. Controle Interno no Contas a Receber Os controles internos. há a mistura de função e com as atividades da cobrança. esse desbloqueio é feito através de uma ordem por escrito do gerente. pois em caso de erro. Existem muitas falhas principalmente nas baixas de duplicatas. ou ser feito um lançamento errado do valor pago. não tendo sido feita a baixa no sistema bancário. deixando a empresa exposta a erro e fraude.

só que na prática é bem diferente. o gerente permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo. a começar pela segregação de funções. no contas a receber. na prática não é obedecido. 3. pois o único local que o mesmo dispõe é a gaveta da sua mesa e mesmo assim quando ele se ausenta pra almoçar os caixas ficam por conta dos outros dois funcionários que estão na sala. Por não possuir um controle mais eficaz com as disponibilidades da empresa. pois o manual interno determina que só um funcionário tenha acesso as disponibilidades do caixa. A empresa não trabalha com adiantamento a clientes.1. e demais valores a receber sejam registrados corretamente. a começar que a pessoa responsável pelo caixa não tem uma sala onde poucas pessoas tenham acesso. dentre outros fins. algumas vezes falta dinheiro no caixa de venda à vista e no fundo fixo. No manual de controle interno estão descritos os procedimentos a serem adotados pelos funcionários. pois como o setor só possui dois funcionários e como possui muitas coisas para fazer eles dividem as funções entre si. contradizendo o que a literatura destaca e indo de contra o sistema de controle interno.3. garantir que as vendas. só que. Os pagamentos das notas . O responsável pelo caixa fica totalmente desprovido de uma segurança maior para poder guardar o dinheiro do fundo fixo e das vendas a vista. entram clientes para efetuar pagamentos de vendas à vista. e não fica determinado o que cada um ficará responsável. todas as compras são a vista ou a prazo. devem. Controle Interno na Tesouraria Os controles internos na área de tesouraria são os mais deficientes.34 Os controles internos. e muitas vezes por querer faturar mais. e não é fixado um limite de crédito para os clientes. e funcionários para resolverem algum tipo de problema. e nesse caso. efetuadas a prazo.

35 fiscais à vista. Por ser uma área mais exposta a fraude. são depositados no dia seguinte. etc. • Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária. . o que ocasiona a não quitação da dívida por falta de fundos no banco. pois só um funcionário tem acesso para efetuar algumas movimentações na conta. expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa. • O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta. devem ser cruzados. nominativos e assinados à vista da documentação comprobatória. O acesso a conta bancária da empresa para efetuar algumas transações é só por um funcionário que possui a senha. o que dá uma grande margem a fraude e erro. Com essa investigação constatamos que na prática muitos pontos descritos pela literatura não ocorrem. o recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável. e segundo Almeida (2003) deve englobar alguns procedimentos. para pagamentos. já que não é feito a consulta junto ao banco do cheque que está sendo recebido. A conciliação bancária é feita semanalmente pelo analista contábil. • Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente. A conciliação bancária deveria ser feita diariamente. Não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa. entre eles destacamos: • Segregação de funções. • Os cheques. é uma pratica comum receber cheques de terceiros para pagamento. o acesso total a essa conta é por conta da diretora financeira. O único ponto em que o controle interno é seguido de forma correta é o acesso a conta bancária da empresa. o que dificultaria mais o erro e a fraude. • Conciliações bancárias periódicas.

faz as anotações e assina a Carteira de Trabalho e a devolve para o funcionário. através de um formulário de avaliação interna.4. prorrogável por mais 45 dias. assistência médica e logo após é encaminhado ao setor onde irá trabalhar. Caso as faltas sejam justificadas o funcionário deve . e em caso de atrasos.O ponto de freqüência e horas trabalhadas dos funcionários é eletrônico e integrado com o sistema EMS de folha de pagamento. atrasos e horas extras. Controle de Ponto . onde deverá ser apresentada ao banco para que o mesmo abra a conta salário do funcionário. No primeiro momento. Durante esse período o funcionário passará pela avaliação do responsável da área. caso não haja é descontado do funcionário. Controle Interno no Departamento Pessoal Admissão .1. A documentação é conferida e o candidato preenche um formulário de “Solicitação de Emprego”. A empresa entrega ao funcionário uma carta de autorização. assina o contrato de trabalho. não justificadas a mesmo procura o responsável da área e verifica se há alguma justificativa. chamado EMS. todas as faltas. adesão ao vale transporte. Mensalmente. Na data de sua admissão o funcionário é cadastrado no Sistema de Folha de Pagamento. O responsável pelo departamento pessoal. a auxiliar do departamento pessoal solicita ao novo funcionário a documentação exigida pela empresa para que seja feito o cadastro do funcionário no sistema da empresa. Portanto.Após realizado todo o processo de recrutamento. é feito um Contrato de Experiência. são registrados quando funcionário entra e sai da empresa. são emitidos relatórios. e o encaminha para o Exame Médico Admissional. faltas ou horas extras. pelo período de 45 dias. através de seu crachá.36 3.

que é enviado para o contas a pagar para ser lançado no sistema o pagamento e autorizar o banco a fazer os devidos depósitos. Nesse setor verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente em relação a atrasos e alguns outros que muitas vezes descontam e que ninguém explica o que significa. partindo da definição de cálculo. que é o único funcionário que tem acesso ao arquivo da Folha. que nunca sabe quais os funcionários que estão . os números das contas correntes e os valores a serem creditados. Após a elaboração da folha é feita a contabilização e impresso o resumo da folha. constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo. pois tem uma senha individual. uma via é enviada para a Contabilidade.A Folha de Pagamentos é elaborada através do sistema EMS. Elaboração da folha de pagamentos . não são pagas as horas extras em dinheiro. elas vão para o banco de horas. O mesmo verifica se os parâmetros do sistema estão corretos. junto com a folha. do qual é enviada uma cópia para a Contabilidade onde o analista contábil vai conferir se todos os lançamento foram efetuados corretamente. Na empresa X. efetuada pelo responsável do departamento pessoal. que é assinado pela gerência. e a outra é arquivada no departamento pessoal. antes de gerar a folha. É emitida uma relação com os nomes dos funcionários. São processados os cálculos referentes às provisões de Férias e 13º Salário e são impressos duas vias. anexar o atestado ou algum outro documento que comprove a ausência. mês de competência e código da operação. e caso tenha alguma alteração na legislação referente a incidência na folha de pagamentos.37 preencher o formulário de ausência. só que não existem um controle rígido dessas horas. as horas-extras não passa pela gerencia. como período de apuração. ele as mudanças no sistema.

. deixando a empresa exposta aos riscos de fraude e erro por parte dos funcionários.38 fazendo e também para poder cobrar o pagamento das mesmas ao responsável pelo departamento. O que comprova uma grande falta de controle nesse departamento.

O Sistema de Controles Internos. o que a deixa exposta a erro e fraude. para avaliar sua eficiência como sistema de controle. uma forma de contribuir com o sucesso de qualquer empresa é a melhoria do sistema de controle interno que deve ser acompanhado e revisado periodicamente. porque as informações geradas pelos setores são incorretas. são considerados ferramentas importantes e eficientes. por muitos autores. As áreas de escolhidas para realização da investigação são necessárias a atividade da empresa já que estão mais expostas a erro e fraude.39 Capítulo 4 – Conclusão Todas as empresas que desejam manter-se de forma competitiva e obtendo bons resultados diante de um mercado tão complexo e desenvolvido economicamente. Observamos que esse novo cenário de negócios impõe a necessidade de mudanças para todos os tipos de empresas e para os profissionais que nela trabalham. e a qualificação das pessoas envolvidas. Em todos os setores contatamos que a empresa não possui um software. devem desenvolver estratégias de planejamento eficazes para otimizar os recursos nas suas operações. o que a deixa exposta a erros e fraude. . conseqüentemente a contabilidade irá informar um valor que não condiz com a realidade. influenciando no processo de tomada de decisão e de gestão. contatamos que a mesma possui um sistema de controle interno ineficaz. para verificação da situação das empresas e qual foi a reação das ações planejadas e dos resultados esperados pela alta administração. e isso influirá diretamente no resultado da empresa. Na investigação realizada em uma empresa comercial de peças automotivas.

o que dificulta bastante a administração desse setor. . A conciliação bancária deveria ser feita diariamente. expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. o mesmo permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo. e fixa limite de crédito para os clientes. pois em caso de erro ou fraude. No departamento pessoal verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente. as horas-extras não passa pela gerencia para que sejam autorizadas. o que dificultaria mais o erro e a fraude. fica mais difícil descobrir que cometeu. não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa. podemos observar que a própria gerência passa por cima do controle interno. o que dá uma grande margem à fraude e erro. No contas a receber. Constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo. O recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável.40 No contas a pagar constatamos que não existe a segregação de função. Na tesouraria.

1999. Acesso em 10 de Março de 2005. Antonio Carlos. Porto Alegre: Ed. 1998. 4ª ed. Elizabete Marinho Serra. NEGRA.41 Bibliografia ALMEIDA. Marcelo Cavalcanti. Controladoria: Agregando valor para a Empresa.cfc.br. Disponível em www. Paulo. Ivan Ricardo. SCHMIDT.gov. Especialização. São Paulo: Atlas. Ivan Ricardo. Manual de Trabalhos Monográficos de Graduação. 5ª ed. Boletins Nº 50/2003. Auditoria: Conceitos e Aplicações. Aprova a NBC T 11 IT 10 . ATTIE. Falando sobre controle interno. 2003. PELEIAS. FRANCO. Falando sobre controle interno. 2002. São Paulo: Atlas. Boletim Temática Contábil e Balanços – IOB.gov. Atlas. . Auditoria (Um curso Moderno e completo). NEGRA. São Paulo: Ed. Conselho Federal de Contabilidade. São Paulo.cfc. Boletins Nº 37/2003. 6ª Edição. São Paulo: Ed.br. 2003. Auditoria Contábil. Boletim Temática Contábil e Balanços – IOB. GIL. do CFC. Atlas. Disponível em www. Hilário. Ernesto. 2001. Acesso em 10 de Março de 2005. MARRA. Bookman. PELEIAS. São Paulo: Ed. 3ª ed. São Paulo. Conselho Federal de Contabilidade. Mestrado e Doutorado. Atlas.Transação com Partes Relacionadas. Resolução 974 do CFC. Resolução 820. Willian. Aprova a NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis com Alterações e dá outras providências. de 31 de dezembro de 2003. Métodos e técnicas de Pesquisa Social. Carlos Alberto Serra. de 17 de dezembro de 1997.

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