Manual de Utilización de SAP

SRM para la presentación

electrónica de Ofertas

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Descripción del Proceso a seguir:
Este documento tiene como objetivo servir de referencia y manual a los proveedores que hayan sido
invitados por Repsol YPF a presentar electrónicamente una oferta en la herramienta SAP SRM, de
cómo proceder para su elaboración y presentación.

Es objetivo de Repsol YPF utilizar, siempre que sea posible, este mecanismo tanto para el envío de las
Peticiones de Oferta, como para la recepción de sus correspondientes Ofertas, ya que representa una
mejora en la eficiencia del tradicional proceso basado principalmente en soporte papel.

Los requisitos técnicos que debe tener disponible el proveedor para participar en este proceso son muy
sencillos:

ƒ Cuenta de correo electrónico.

ƒ Acceso a Internet, con Internet Explorer 5.5 ó superior, con intensidad de cifrado 128 bits. Si no
disponen del mismo, pueden actualizar su Explorer gratuitamente en la siguiente dirección:
http://www.microsoft.com/windows/ie%5Fintl/es/download/
ƒ Según si el acceso a Internet es a través de firewall o proxy, debe:
o Firewall: Abrir los puertos de navegación 8001,8002,8003 en el firewall en caso de
tenerlo.
o Proxy: Permitir conexiones seguras en el proxy por los puertos 8001,8002, y 8003

El proceso, esquemáticamente, que se debe seguir, desde la publicación de la Petición de Oferta

por parte de Repsol YPF, hasta la presentación de las Ofertas por parte de los Oferentes es el
siguiente:

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Actividades a realizar por el Proveedor

1. RECEPCIÓN DEL MAIL DE INVITACIÓN

El proveedor recibe un e-mail en la dirección de
correo electrónico de contacto, con la siguiente
información:
ƒ Plazo máximo de presentación de Ofertas por
parte de los Oferentes
ƒ Dirección URL mediante la cual se accede a
SRM para presentar su oferta.

NOTA: Este mail lo recibirá la persona que

representará formalmente al Proveedor durante la
presentación de su oferta

2. ACCESO A LA APLICACIÓN
Para acceder a la aplicación, el proveedor debe
tener un acceso común a Internet. Puede realizar el
acceso de dos maneras diferentes:
ƒ Pulsando sobre el link que aparece en el mail
de invitación
ƒ Escribiendo directamente en el Navegador la
dirección:
ƒ

https://srm.repsolypf.com

A continuación el Oferente deberá introducir los

datos:
ƒ Usuario: El suministrado por Repsol YPF
ƒ Password: El suministrado por Repsol YPF
ƒ Mandante: 502 (en caso necesario)

NOTA: El usuario y password será comunicado

por Repsol YPF mediante correo electrónico
aparte.
El sistema pedirá al Oferente cambiar la password
obligatoriamente la primera vez que acceda al
mismo. El sistema sólo admitirá password de más

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de 8 caracteres y que contengan números y
letras.

3. ACCESO Y RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA PET. OFERTA

Hacer click en Crear Oferta en el menú de la

izquierda

Dentro de Buscar licitaciones y subastas se

guarda respectivamente un histórico de todas las
Peticiones de Oferta a las que ha sido invitada su
empresa, así como de todas las ofertas que ha
presentado.

Puede buscar la licitación a la que ha sido invitado

(para refrescar la búsqueda debe pulsar “Inicio”).

Seleccione la Petición de Oferta para la que quiere

presentar oferta.

Existen dos pestañas diferentes en la Petición de

Oferta (o Licitación):

ƒ Datos Generales
ƒ Datos de Posición

Dentro de Datos Generales se presentan otras

cuatro pestañas:

ƒ Datos Básicos
ƒ Atributos
ƒ Información del Comprador
ƒ Dirección interlocutor/proveedor

En la pestaña Atributos el Comprador puede haber

asignado (es opcional) una serie de características
que desea valorar del licitante.

Para recuperar los documentos enviados por

Repsol YPF en esta Petición de Oferta, el Oferente
debe entrar en la pestaña de Información del
Comprador.
Pinchando dentro de Resúmen de Anexos sobre

Manual de Proveedor SRM.doc0 4 22/11/2007

los Anexos que figuran.

Una vez abierto el Anexo correspondiente, el

Oferente deberá guardarlo en su propio disco
(Archivo/ Guardar Como), para poder realizar
cualquier acción sobre el mismo (modificarlo,
imprimirlo, etc.).

Si existe un fichero Excel donde figura el listado

de los artículos a los que debe ofertar el proveedor,
deberá ser modificado para anexarlo
posteriormente a la oferta presentada por el
Oferente.

En la pestaña Datos de Posición podrían

encontrarse un resúmen de la/s posición/es
incluídas con descripción del producto, cantidades,
precios, etc.

4. PREPARACIÓN DE LAS OFERTAS

Cuando se pretenda preparar la oferta (antes de la
fecha límite de presentación de ofertas publicada
por Repsol YPF en su Petición), debe pulsar en
“Crear”.

A continuación aparecerá un mensaje de seguridad

legal diciendo que usted acepta las condiciones de
la herramienta. Hacer clic en “Aceptar”

En la pestaña Atributos deberá completar según lo

solicitado (en caso de ser una entrada obligatoria,
sino es opcional)

En la pestaña “Mis Observaciones” puede añadir

un texto (Notas del licitante) que quiera escribir a
Repsol YPF, o añadir cualquier documento que

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considere oportuno.
A través de este mecanismo debe anexarse un
documento que contenga en detalle la Oferta del
proveedor.

IMPORTANTE: A través del botón “Examinar”

se ubica el documento previamente elaborado con
el detalle de la Oferta.
Una vez que en “Vía de acceso” ya se visualice el
nombre del archivo escogido, debemos pulsar
sobre “Añadir” (es fundamental para poder
adjuntar el documento).

Algunos archivos enviados por su parte pueden que no

lleguen correctamente al Comprador si no se siguen las
siguientes recomendaciones:

• Nombre del archivo: Nombre sin acentos, ni

eñes,
• Situación del archivo en el PC del Proveedor:
Que al anexarlo se encuentre cerrado.
• Revisar que el Documento se ha adjuntado
correctamente abriéndolo directamente
desde la aplicación.

Puede salvar su oferta, para seguir trabajando en

ella posteriormente, pulsando “Retener”. Para
posteriormente recuperarla, deberá buscarla en
“Crear Oferta”. Allí podrá seleccionar la/s
oferta/s retenida/s .Pulsando sobre “Modificar”,
podrá continuar trabajando en ella.

5. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Cuando la oferta ya está creada, pulsar “Emitir”.

Aparece mensaje de “Oferta XXX ha sido
enviada”.

NOTA: mientras no se haya alcanzado la

fecha de cierre podrá modificar la misma
cuantas veces lo desee (salvo que el
comprador haya indicado lo contrario).

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Manual de Proveedor SRM.doc0 7 22/11/2007
6.MODIFICACION DE DATOS DEL PROVEEDOR.

En caso de variación de los siguientes datos del Proveedor:

• Nombre Social de la Empresa.
• Cambio de CUIT.
• Direccion de la Empresa.
• Persona de Contacto.
• Correo electronico.
• Telefono.

Por favor, rogamos notifiquen los anteriores datos a su persona (Comprador de Repsol YPF) de contacto.

Si tiene alguna duda o incidencia durante la utilización de este sistema , se puede dirigir a:

- Argentina: Tel: 0810-333-1234 e-mail: licitaciones@repsolypf.com

- Bolivia: Tel: +591 3-338-4160 e-mail: licitaciones@repsolypf.com

- España: Tel: +34 901-101520 e-mail: sacproveedores@repsolypf.com

- Portugal: Tel: + 351 213 119 148 e-mail: sacproveedores@repsolypf.com

- Venezuela: Tel: +58 281-262-5997 e-mail: licitaciones@repsolypf.com

- Perú: Tel: +51-1-5172040 e-mail: licitaciones@repsolypf.com

-Ecuador: Tel +593-22-976610 e-mail: licitaciones@repsolypf.com

NOTA: La actualización de los datos por parte del Proveedor es necesaria para la
correcta recepción de concursos, por parte del sistema SAP SRM.

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