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Como trabalhar com voluntários na captação de recursos

Andrea Goldschmidt*

Quando falamos de captação de recursos para uma organização, podemos


estar falando em captação de dinheiro, de materiais, de produtos,
equipamentos, espaços físicos para a realização de atividades ou eventos e,
sem dúvida, de pessoas.

A existência de voluntários, neste sentido, já é uma forma de captação de


recursos – recursos humanos.

Os recursos humanos são essenciais na captação de outros recursos para uma


organização, já que são necessárias pessoas para fazerem contatos com
potenciais doadores, para ajudar na montagem de uma mala direta, na
organização de eventos, em atividades de telemarketing, etc.

A captação de recursos é uma atividade que deve permear toda a organização.


Todos os funcionários e voluntários (sejam da linha de atendimento, diretores
ou conselheiros) podem e devem participar das atividades de captação de
recursos e, neste sentido, mesmo os funcionários de outras áreas da
organização podem ser voluntários.

Se gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil, gerenciar voluntários apresenta


alguns desafios adicionais. Estamos lidando com pessoas com motivações
diferentes, disponibilidades diferentes, expectativas diferentes e com apenas
uma coisa em comum – não estão ganhando nada (financeiramente) para
desenvolver o trabalho proposto.

O que estamos discutindo aqui, portanto, é como aproveitar o melhor de cada


uma destas pessoas, gerenciando os conflitos e dificuldades que irão surgir
neste processo.

É importante pensarmos em alguns aspectos desta questão:

1. Como cada uma destas pessoas pode ajudar? Que atividades estas
pessoas podem desenvolver? Que contatos elas têm que podem ser
úteis para a organização?
2. De quantas pessoas dispomos?
3. Que estrutura é necessária para gerenciar as atividades deste grupo?
4. Como vamos fazer para envolvê-las, motivá-las e controlar seu
trabalho?
5. Que materiais são necessários para que estas pessoas possam
desenvolver suas atividades de maneira mais produtiva.

Este planejamento deve ser feito antecipadamente, juntamente com o


planejamento da captação como um todo, já que algumas das conclusões que
vamos chegar ao analisar os recursos humanos de que dispomos podem afetar
as decisões de como o plano como um todo deve ser conduzido.
QUE ATIVIDADES OS VOLUNTÁRIOS PODEM DESENVOLVER

A princípio qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntários. Existem


dois caminhos que podemos seguir:

1. Depois de elaborado o plano de captação (no qual foram pensadas


estrategicamente as atividades que devem ser realizadas para captação de
recursos) a organização seleciona os voluntários para desenvolverem o
trabalho

Esta é a situação ideal, já que a organização primeiro estabelece o que precisa


ser feito e depois seleciona as pessoas que podem desempenhar aquela(s)
tarefa(s) com eficiência.

Para que esta possibilidade exista, a organização precisa contar com uma
grande variedade de voluntários cadastrados. Estes voluntários vão sendo
chamados a participar sempre que surgirem atividades que demandem as
aptidões específicas que cada um deles têm.

Esta é a forma mais eficiente de trabalhar, já que aproveitamos as aptidões e


habilidades de cada pessoa.

Na realidade a situação que encontramos no mercado em geral é um pouco


diferente desta, já que as organizações não dispõem de tantas alternativas de
recursos humanos disponíveis.

2. Selecionados os voluntários, vamos fazer um levantamento de suas


habilidades e aptidões e pensar como podemos explorá-las da melhor
maneira possível.

Quando a organização não dispõe de muitas alternativas de recursos humanos


disponíveis, este pode ser um caminho interessante.

É melhor aproveitar as habilidades de um voluntário que esteja disponível, do


que insistir em captar recursos através de canais sobre os quais não se tem
conhecimento e/ou acesso.

É preciso tomar cuidado, no entanto, para não perder boas oportunidades de


mercado porque a organização não conseguiu enxergar alternativas para os
métodos tradicionais de captação que seus voluntários estabeleceram como
ideal.

Para que possamos aproveitar o melhor destas duas alternativas, a sugestão é:

• Elabore um plano de captação de recursos “ideal”;


• Identifique as habilidades necessárias para desenvolvimento das
atividades do plano;
• Monte um cadastro de voluntários disponíveis e identifique as
habilidades de cada um deles;
• Faça um cruzamento das duas informações e tente ajustar o plano para
que fique o mais próximo possível do ideal e aproveite da melhor
maneira possível as habilidades dos voluntários disponíveis.

COMO ENVOLVER OS VOLUNTÁRIOS NAS ATIVIDADES DE CAPTAÇÃO

Algumas organizações têm facilidade em atrair voluntários, mas têm uma certa
dificuldade em mantê-los. A captação de recursos, como sabemos, é um
processo que às vezes demanda tempo e, por isso, precisamos de voluntários
“fixos”: pessoas que estejam comprometidas com o trabalho e que tenham o
compromisso de levar a cabo as atividades e os contatos que foram iniciados.

Para que um voluntário permaneça trabalhando por um longo período para


uma organização, ele deve estar ainda mais motivado a participar do que os
funcionários remunerados.

O voluntário tem que enxergar:

1. Que faz diferença;


2. Que seu trabalho é importante;
3. Que está sendo reconhecido por desenvolver este trabalho e pelo apoio
que dá a esta organização.

Motivação é a palavra chave! É importante que os voluntários recebam o


retorno que esperam com o trabalho que estão realizando.

O complicado aqui é saber o que cada voluntário espera. Como estamos


lidando com pessoas, as motivações de cada voluntário podem ser muito
diferentes e, para isso, teremos que desenvolver a difícil tarefa de estudar as
motivações de cada pessoa.

Pode ser interessante, desenvolver um pequeno questionário (ou uma breve


entrevista), através do qual a organização possa conhecer melhor seus
voluntários e entender mais profundamente quais são as suas motivações.

Também é importante que a atividade seja acompanhada (supervisionada) com


freqüência, para que o voluntário não se sinta demasiadamente “solto”. Isso
não significa controlar cada passo que o voluntário dá. Lembre-se que eles
estão ali para ajudar, dividindo as tarefas. Se a supervisão for freqüente demais
ou profunda demais, a equipe de supervisão vai ficar ainda mais
sobrecarregada e os voluntários, ao invés de ajudar, podem até atrapalhar.

COMO FAZER A SUPERVISÃO E AVALIAR OS VOLUNTARIOS

Se levarmos em consideração que o voluntário foi selecionado para


desempenhar uma tarefa específica, é fácil imaginar que haverá um
detalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se o
plano de atividades tiver sido feito desta maneira, ficará fácil implantar um
sistema de supervisão deste trabalho.
O desenvolvimento de um plano de ação, portanto, é a chave para a
supervisão do trabalho dos voluntários (e também dos funcionários
remunerados).

Pode ser interessante estabelecer reuniões regulares de acompanhamento do


plano. Sempre que planejamos uma atividade composta por várias etapas de
trabalho (como um plano de captação de recursos), é importante que haja
momentos pré-definidos de avaliação do andamento das ações propostas.

Além desta ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todas as
pessoas envolvidas (já que cada um sabe o que deve fazer, quando, qual a
importância do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso de
sua parte no trabalho de outras pessoas), a tendência é que as pessoas
entendam estas datas como “dead-lines” e que realizem a sua parte até a data
do próximo encontro.

A supervisão, portanto, deve ser freqüente e baseada em informações pré-


acordadas (das atividades que deveriam ser realizadas).

Isso não significa que não possam acontecer atrasos ou contratempos durante
a execução do plano. O supervisor tem que ter a habilidade de reconhecer
quais os problemas que levaram ao não cumprimento das atividades
acordadas – corpo mole, falta de habilidade do voluntário para aquela tarefa,
falta de suporte da organização, problemas externos, etc. – e avaliar como esta
dificuldade será contornada para que o sucesso do plano não seja
comprometido.

Este já é o começo da avaliação do trabalho dos voluntários. Quando fazemos


reuniões de acompanhamento com freqüência, estamos construindo dia após
dia, uma avaliação de cada um dos voluntários envolvidos nas atividades de
captação de recursos.

Se o desempenho for bom, isto é, se as atividades estiverem sendo


desenvolvidas a contento, ótimo. Se não for bom, é preciso fazer uma análise
da situação e definir o que fazer.

Podemos pensar em várias alternativas:

• É possível melhorar o desempenho do voluntário naquela atividade?


• É possível aproveitá-lo em outra função que atenda às suas
expectativas e que efetivamente ajude a organização?
• É melhor desligá-lo?

Pode parecer estranho falar em “demissão” de voluntários, mas a organização


precisa ter em mente que o voluntário está ali para ajudá-la, mais do que para
ser ajudado.

É possível, portanto, “demitir” voluntários que não estejam trazendo os


resultados desejados (ou combinados com o restante do grupo), mas é claro
que isso deve ser o resultado de sucessivas avaliações negativas.
Quando o grupo como um todo percebe que aquele voluntário não está
desenvolvendo suas atividades como proposto, é até bom que ele seja
desligado, para não criar desânimo entre os demais voluntários.

COMO DAR RECONHECIMENTO PARA OS VOLUNTARIOS


PARTICIPANTES

Se podemos “demitir” voluntários que não atendem às nossas expectativas,


certamente também devemos dar reconhecimento para os voluntários que
atendem (e até superam) às expectativas.

Imaginando que a organização tenha feito a pesquisa sugerida para conhecer


melhor as motivações dos voluntários, ela precisa, em algum momento, dar a
eles o retorno que esperam.

É claro que alguns retornos são imediatos ou constantes: “o prazer de ver o


desenvolvimento de uma comunidade” poderá ser observado pelo voluntário no
dia-a-dia, à medida que as atividades vão sendo desenvolvidas. Mas muitas
pessoas tornam-se voluntárias em função do reconhecimento que vão ter e,
desta forma, esta é uma atividade que não pode ser negligenciada.

O reconhecimento pode ser simples, feito dentro do próprio grupo, ou pode ser
um reconhecimento público, em um evento, por exemplo.

Algumas organizações realizam eventos anuais de reconhecimento de


voluntários: uma festa em que serão “premiadas” as pessoa que ajudaram com
seu trabalho voluntário ao longo do ano. Estas pessoas podem receber um
diploma, um troféu ou simplesmente ter seu nome citado na presença de
pessoas que sejam importantes para elas (sejam familiares, empregadores ou
amigos).

O que precisamos ter em mente é que da mesma forma que estamos avaliando
nossos voluntários, também estamos sendo avaliados por eles. Se nesta
avaliação eles tiverem a percepção de que não tiveram o retorno que
desejavam (os itens que citaram na nossa pesquisa), eles provavelmente irão
procurar outras organizações para oferecer seu trabalho e, desta forma,
perderemos o voluntário.

Trabalhar com voluntários, portanto é uma tarefa muito gratificante e


economicamente viável, mas que precisa ser planejada de maneira detalhada
para que se obtenha os resultados desejados.

Além do planejamento detalhado do trabalho que será realizado, deve-se ter


especial atenção com a seleção, a avaliação de desempenho e as ações de
motivação dos voluntários para que a ação de captação com a participação de
voluntários seja realmente eficiente.
* Andrea Goldschmidt é administradora de empresas pela EAESP- FGV e atua
como captadora de recursos desde 1999. Também é professora de Marketing e
Captação de Recursos na ESPM e na FACAMP e colaboradora do Centro de
Estudos do Terceiro Setor (CETS) da Fundação Getúlio Vargas. Trabalha
como consultora na APOENA Empreendimentos Sociais
(www.apoenasocial.com.br) auxiliando empresas na implantação de programas
de responsabilidade social junto à comunidade.

Banco de Técnicas
- Captação de Recursos e Contratos - Rodrigo Mendes Pereira
- Estratégias de Comunicação para o Terceiro Setor - Andrea Goldschmidt
- Pequenos Eventos para Captação de Recursos - Andrea Goldschmidt
- Análise SWOT na captação de recursos – avaliação de oportunidades, ameaças, pontos
fortes e pontos fracos - Andrea Goldschmidt
- Prospecção de doadores e parceiros - Andrea Goldschmidt
- Stakeholders – Como interagir com tantos públicos diferentes - Andrea Goldschmidt
- Planejamento estratégico para captação de recursos - Andrea Goldschmidt
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nos Doutores da Alegria. - Iêda Alcântara e Rodrigo Alvarez
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