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empresa/

17 de outubro de 2008

Como organizar e arquivar documentos

gerados na empresa
Troque ideias com os membros do fórum. - (5) Mensagens

O arquivo é um importante instrumento para

controlar a administração de qualquer empresa. Toda
atividade em seu empreendimento gera documentos
que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem

exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como
um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de
informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos

• Revelar o que está para ser feito
• Diminuir a duplicidade de trabalho
• Evitar repetições desnecessárias de experiências
• Evitar improvisos e inadequações
 • Encontrar bons parceiros e fornecedores
• Avaliar o empreendimento por partes
• Avaliar o empreendimento com um todo
• Transmitir ordens e ensinar como fazer
• Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os
ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo

conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de
arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas
delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam
a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e
crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse

cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve
ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória,
toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente.
Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

• As exigências da legislação pública

• Organização interna da empresa.

Os princípios básicos para começar arquivar são:

• A classificação dos tipos de documentos

• A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que
levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a
fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para
frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar
documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o
trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está
faltando.

A técnica de arquivamento das pastas vazias

É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas
estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença
nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento,
que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu
uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como
uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.

As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e
cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números
nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice
descritivo para encontrá-las.

• 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como,

onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos
objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
• 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas
que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a
produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
• 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta
pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e
manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material
impresso.
• 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de
mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os
planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias,
etc…
• 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar
nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta
deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de
pagamento.
• 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem
ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser
usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
• 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do
empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas,
boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar
uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
• 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos
com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se
criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por
diante.
• 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos,
regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de
pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da
empresa (INSS)…
 • 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas
jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de
clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em
uma subpasta.
• 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos
prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist
das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
• 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas
e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do
caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
• 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou
criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma
pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por
diante.
• 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas,
impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo
fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento
do IRPF, etc…
• 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha
de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale
transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um
em sua pasta.
• 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de
markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A
diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles
migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas
com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
• 16.01 - Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis,
documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc…
Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta
para análise.
• 16.02 - Cartões de visita. Colecione os cartões de visitas recebidos durante
eventos, palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de
anexar junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro para
você se lembrar das pessoas depois.
• 16.03 - Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar sua agenda e as
anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Uma excelente
maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente

e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você
conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva.

Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos
fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia, coloque nela suas
experiências. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas.

Há muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os
novos empreendedores começarem com o pé direito.
Arquivar documentos vai ficar divertido.

Bibliografia: Organização e Técnica Comercial de Sinclayr Luiz e Como Organizar e

Dirigir uma empresa de Antonio Carlos de Souza Ramos. (Curso da ADEMPE)