ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Módulo: Administrativo

1ª
 Missão
“Contribuir com a sociedade formando
profissionais capacitados para ingressar em seu 1º
emprego e até mesmo no seu próprio negócio,
tornando-os aptos para exercer funções
administrativas, financeiras, trabalhistas, fiscais e
contábeis e, assim, conquistar o sucesso
profissional e a realização pessoal.”
-Administração de Empresas
-Empresa
-Funções Básicas da Empresa
-Empresas Públicas, Privadas e Mista
-O Empreendedor
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Administração nas Empresas
Para você entender melhor, vamos relacionar um
guarda-roupa com uma empresa. Veja como será
fácil entender.

Eu já vi grandes negócios se transformarem em simples

fantasmas de uma marca apenas porque alguém julgou que eles
poderiam continuar a ser administrados como sempre haviam
sido e, embora a administração pudesse ter sido excelente em
sua época, essa excelência consistia em sua compreensão do
momento atual e não da servil continuidade do seu passado.
(Henry Ford, 1922, Industrial Automobilístico).
Para você, o
que é uma
empresa?
A empresa reúne 3 (três) fatores de produção, sendo
eles:

Terra
Capital
Recursos
Naturais Dinheiro

Trabalho
Material
Humano
 Qual é a
diferença entre
Eficácia e
Eficiência?
Funções Básicas da Empresa
COMERCIAL

CONTABILIDADE
TÉCNICA

FUNÇÕES
BÁSICAS DA
EMPRESA

FINANCEIRA
ADMINISTRAÇÃO

SEGURANÇA
 O que é empresa
Pública, Privada e
Mista?
Qualquer empresa, pequena, média ou grande,
possui:

-Falha na Comunicação;
-Falta de Coordenação;
-Falta de Redistribuição de Áreas;
-Excesso de Burocracia;
-Ausência de Iniciativa e Criatividade;
-Falta de Liderança.
O Empreendedor
-Confiança: Mesmo diante de situações adversas, como conflitos ou novos desafios,
mantém o equilíbrio e a confiança;

-Persistência: Acredita no seu trabalho e corre em busca do sucesso, nem que para
isso tenha que mudar de estratégia;

-Dinamismo: Está sempre buscando novas oportunidades e apresentando soluções

inovadoras;

-Flexibilidade: Revê os planos de acordo com as circunstâncias e está sempre atento

as mudanças internas e externas;

-Criatividade: Busca superar as expectativas, agradando aos outros e a si mesmo.

Utiliza para isso soluções aplicáveis e criativas;

-Capacidade para assumir riscos: Encara os desafios e riscos com responsabilidade;

-Liderança: Sabe como influenciar pessoas, de modo que possam atingir os objetivos
propostos;

- Motivação: Está disposto a aprender e faz com que os outros também estejam.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

2ª
-Técnicas Administrativas e
Organizacionais
- Manual de Rotinas;
- Regulamento Interno;
- Organograma;
- Planejamento;
- Controle de Qualidade;
- Técnicas de Arquivamento;
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Técnicas Administrativas e Organizacionais

Veremos algumas técnicas capazes de organizar e manter a boa ordem na

empresa:

-Manuais de Rotinas
São para determinar normas e procedimentos para a execução de um
trabalho. Exemplo do cotidiano.

-Regulamento Interno

É a técnica que permite definir diretrizes, com ele é possível conhecer a

política da empresa e seu objetivo. Exemplo do cotidiano.
-Organograma

É a técnica que permite conhecer a estrutura funcional de empresa, representando

a relação de mando e subordinação, por meio de gráficos.

Diretor

Auditor / Consultor

Gerente Geral

Gerente Administrativo Gerente Comercial Gerente Operacional

Assistente Administrativo Assistente Comercial Auxiliar de Compras e Estoque

Planejamento

“Planejamento é a definição de
um futuro almejado e dos meios e
alternativas mais eficazes de
alcançá-lo” (ACKOFF, 1979, p. 126).
Por esta definição defendida por
Russel Ackoff, entende-se que
planejamento é o caminho percorrido
em busca do futuro desejado.
Controle de Qualidade Total

Ações como estas permitem que as empresas:

- Tornem-se competitivas;
- Fidelizem a relação Cliente X Empresa;
- Mantenham a credibilidade no mercado.
 Você Sabia?

Surgiu em 1987, com o apoio de 91 países, a

ISO (Internacional Organization for
Standardization). Podemos dizer que das
várias séries da ISO, a mais completa com 20
itens, abrangendo desde o projeto do produto
até o serviço de assistência técnica e pós-
venda, é a ISO 9001.
Técnicas de Arquivamento

O que é um arquivo?

São todos os documentos recebidos e/ou produzidos por uma organização e

devem ser preservados a fim de consulta.

Os arquivos são classificados por:

-Ativo;
-Inativo;
-Morto.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

3ª
-Reunião Empresarial
- Preparando uma reunião eficaz;
- Equipamentos e acessórios;
- Convocação;
-Ata;
-Controle de Qualidade;
-Técnicas de Arquivamento;
-Gerenciamento do Tempo
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Reunião Empresarial
Toda empresa, pequena, média ou grande, realiza reuniões
constantes e é bem provável que o tempo gasto para executá-
las seja o mesmo para realizar um trabalho rotineiro.

As reuniões podem ser:

- Ordinária;
- Extraordinária
Para que a reunião seja melhor compreendida, é
aconselhável fazer o uso dos seguintes equipamentos:
-Retroprojetores;
-Transparências;
-Multimídias;
-Slides;
-Quadros–Negros;
-Quadros–Brancos;
-Flip–Charts;
-Pincéis Atômicos;
-Sonorização.
 Curiosidade
Pequenas mudanças físicas, como a
modificação habitual das cadeiras ou a
alteração do tempo e local costumeiros
das reuniões, eliminam a rigidez mental.
 Convocação
Por que a convocação deve ser
enviada aos participantes pelo
menos 24 horas antes do início da
reunião?
Ata
Por que a Ata é o registro real,
escrito e detalhado de tudo o que
ficou determinado na reunião?
Gerenciando o Tempo
“Tudo tem o seu tempo determinado, e há tempo para todo
o propósito debaixo do céu: há tempo de nascer e tempo de
morrer; tempo de plantar e tempo de arrancar o que
plantou; tempo de matar e tempo de curar; tempo de
derrubar e tempo de edificar; tempo de chorar e tempo de
rir; tempo de prantear e tempo de dançar; tempo de
espalhar pedras e tempo de ajuntar pedras; tempo de
abraçar e tempo de afastar-se de abraçar; tempo de buscar
e tempo de perder; tempo de guardar e tempo de deitar
fora; tempo de rasgar e tempo de coser, tempo de estar
calado e tempo de falar, tempo de amar e tempo de odiar,
tempo de guerra e tempo de paz”. (Eclesiastes 3:1-8)
Gerenciando o Tempo
Muitos profissionais ainda possuem dificuldade em gerenciar seu tempo. Por
conta disso, vários compromissos deixam de ser cumpridos, novas e
antigas tarefas deixam de ser executadas e assim por diante.
Relacionamos alguns fatores que causam desperdício de tempo:

- Marcar vários compromissos ao mesmo tempo;

- Executar o mesmo trabalho várias vezes;
- Apagar “incêndios”;
- Não ter autodisciplina;
- Adiar tarefas importantes;
- Não estabelecer prioridades.
Teste: Gestão do Tempo

Para ajudá-lo a melhor administrar o

tempo, seu educador irá aplicar o Teste
Gestão do Tempo.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

4ª
-Processo de Comunicação
-Redação Comercial
-Sistema de Transmissão de Informação
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Processo de Comunicação
A regra do processo de comunicação é básica e simples, podendo ser
aplicada por todos. Como já dizia o mestre da comunicação, Abelardo
Barbosa, o Chacrinha: “Quem não se comunica se trumbica”.
Vejamos agora como funciona o processo de comunicação:

EMISSOR RECEPTOR

CANAL DE INFORMAÇÃO

RETORNO - FEEDBACK
Redação Comercial
São vários os modelos de redações comerciais existentes e todos com a
finalidade de esclarecer, informar e relatar por escrito os procedimentos legais
ocorridos na empresa. Relacionamos alguns deles:

-Carta;
-Ofício;
-Memorando;
-Atestado;
-Declaração;
-Procuração;
-Aviso;
-Edital.
Qual é a diferença
entre Atestado e
Declaração?
Qual é a diferença
entre Formulário e
Relatório?
 Informação Extra

As cartas, ofícios, declarações,

atestados, entre outros documentos
comerciais, normalmente são impressos
em Papel Timbrado da empresa.
Sistema de Transmissão de Informação

FAX

Equipamento muito utilizado pelas empresas e

organizações em geral, o Fax, também
conhecido como Fac-símile, tem como
principal finalidade transmitir cópias autênticas
ao destinatário.
Sistema de Transmissão de Informação

E-mail – Endereço Eletrônico

É um sistema de Transmissão de Informação

que permite a comunicação entre pessoas,
independente de onde se encontram. É
considerado um modo econômico e rápido de
receber e enviar informações, ultrapassando
meios mais convencionais.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

5ª
-Atividade Comercial
-Atendimento ao Cliente
-Serviço Pós-venda
-Organização Comercial
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Atividade Comercial
Ainda são raras as empresas que se preocupam em conhecer as
necessidades de seus clientes, saber qual o grau de satisfação, apurar
opiniões, sugestões e críticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes é
preciso, primeiramente, sabermos quem são os nossos clientes. Para isso é
necessário saber a sua faixa etária, classe social, freqüência de compras,
etc. tudo para estreitar o relacionamento cliente-empresa.

Clientes: Quem são eles?

Cliente Externo
Cliente Interno
Cliente Intermediário
Qual é a diferença
entre Atacado e
Varejo?
Veja esse produto, agora juntos vamos
identificar:

O que é o produto?
Qual é a sua finalidade?
Onde e do que é feito?
Qual é a sua cor e tamanho?
O que pode ser usado como acessório ou
equipamento?
Quais são as vantagens em adquiri-lo?
Quais são os benefícios que o produto possui?
O que mais chama a atenção no produto?
O que é mais difícil
vender um produto
ou serviço?
Orçamento de Vendas
Veja o orçamento de vendas que está na apostila e
responda (após a explicação do educador):

Por que é necessário colocar a referência?

Por que a descrição do produto ou serviço é

importante?

A data do orçamento e a data de validade tem alguma

relação? Qual?
Organização Comercial
Os vendedores não podem simplesmente
colocar a Pasta de Vendas debaixo do braço e
sair vendendo. Vendas é um processo
importantíssimo, pois é o contato direto com o
cliente e qualquer erro pode ser fatal.
Organização Comercial
Como agendar visitas com as pessoas
certas?

Qual é a melhor abordagem?

O que se precisa saber sobre o cliente?

O que precisa levar para ajudar na

apresentação?
 Serviço de Pós-Venda
O consumidor já não é mais o mesmo que antigamente. Devido à grande
oferta de produtos/serviços no mercado, o consumidor passou a ser cada
vez mais exigente e fazer uso de seus direitos, o código de defesa do
consumidor está sendo fundamental na regularização e fiscalização
destes.

Pós-venda: É todo e qualquer relacionamento mantido

com o cliente após a conclusão da venda do produto /
serviço e seu maior objetivo é estreitar o canal de
relacionamento, cliente X empresa.
O profissional responsável pelo pós-venda tem que
manter-se:

- Treinado e capacitado para receber quaisquer questionamentos;

- Se a objeção não estiver ao alcance, deverá recorrer à

supervisão;

- Fazer uso da empatia;

- Acompanhar o caso até a solução;

- Oferecer algum tipo de compensação, se o erro for da empresa.

 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

6ª
-Marketing
-Ações do Marketing
-Ciclo de Vida dos Produtos
-A necessidade do Cliente
-Conhecendo o Produto/Serviço
-Meios de Comunicação
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Marketing

Durante séculos, o homem comercializou sem

que houvesse a necessidade de Marketing, mas
em decorrência do Capitalismo e o surgimento
das primeiras indústrias, a relação Cliente X
Empresa mudou, aumentando o risco da não
compra por parte dos seus clientes.
Ações do Marketing

-Produto/Serviço
-Preço
-Promoção
-Ponto
-Pessoas
-Padrão
Ciclo de Vida dos Produtos e/ou Serviços

Maturidade

Crescimento

Desenvolvimento Declínio
A Necessidade dos Clientes
Primárias

1) Fisiológica: Necessidade do ser humano em relação à alimentação,

moradia, saúde, etc.;
2) Segurança: Necessidade de sentir-se seguro contra roubo, perigos,
desemprego, doenças, problemas pessoais, etc.
3) Social: O ser humano precisa sentir-se aceito pela sociedade, conquistar
pessoas e manter relacionamentos.

Secundárias

4) Auto-estima: Ter o reconhecimento das pessoas e conquistar a admiração

plena e com isso uma auto-imagem positiva;
5) Auto-realização: Compreendida como sendo aquilo que realmente
desperta prazer, como uma profissão, família ou atividade complementar.
Meios de Comunicação
-Jornal
-Outdoor
-Revista
-Mala Direta
-Rádio
-Televisão
-Brindes
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

7ª
-Títulos de Crédito
-Duplicata
-Nota Promissória
-Cartão Crédito/Débito
-Endosso
-Diferença TED / DOC
-Diferença Taxa / Tarifa
-Comprovante de Pagamento
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Títulos de Crédito
Cheque – É o pagamento à vista sacado contra um banco, com base em saldo
suficiente, resultante de um contrato de abertura de crédito, o saldo fica disponível
em conta corrente até que haja a compensão do cheque.

N.º Conta Valor Numérico

Valor por Extenso

N.º Cheque
Pagto. Nominal
Data Emissão

Assinatura
Cheque Administrativo

É o sacado pelo banco contra um

estabelecimento, só deve ser emitido se for
nominal e o correntista paga uma taxa pelo
serviço prestado pelo Banco.

Cheque Cruzado
(R$ 200,00)
É identificado por dois traços transversais, o (Duzentos Reais) ---------------------------------
cheque com cruzamento em branco (ou geral),
poderá ser pago ao cliente mediante crédito em
conta.
 (R$ 200,00)
(Duzentos Reais) ------------------------------------------
Thiago Leite

Cheque Nominal

Com a expressão “à ordem”, é transferível mediante declaração do

endossante.
Cheque ao Portador

É pagável a quem apresentar no guichê do Banco,

pois não está nominal a ninguém.

(R$ 200,00)
(Duzentos Reais) ------------------------------------------
 Importante!
CPMF (Contribuição Provisória sobre
Movimentação Financeira) é um tributo de
responsabilidade da Receita Federal. Não se
aplica a ela o regulamento de tarifas
bancárias. É cobrado em qualquer transação
bancária, inclusive conta salário.
Duplicata – Precedente de uma Nota Fiscal originária de uma
venda mercantil. As informações necessárias para a confecção
da Duplicata encontram-se na Nota Fiscal. Lei n.º 5.474/68.

Nota Promissória – É o documento que obriga ao credor,

ou à sua ordem, uma determinada importância, numa data de
vencimento estabelecida. Tem como fundamento a confissão da
dívida.
Cartão de Crédito e Débito – Permite que o cliente
adquira produtos / serviços em estabelecimento credenciados.

Crédito – O valor é cobrado do cliente na data de

vencimento da fatura, podendo ser parcelado.

Débito – O valor é debitado da conta do cliente

instantaneamente.
Endosso
É a transferência dos direitos contidos no título de crédito. O
endosso se dá por meio de uma simples assinatura de próprio
punho do real possuidor do título de crédito, no verso do mesmo.

Daniela Dini
Daniela Dini
RG 22.222.222-x
 Qual é a
diferença entre
TED e DOC?
 Comprovante de Pagamento

Para garantir a eficácia do processo financeiro, é

importante a utilização de alguns comprovantes,
sejam eles, de entrada ou saída de operações.

Recibo

Cópia de Cheque
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

8ª
-Notas Fiscais
-Nota Fiscal de Venda a Consumidor
-Nota Fiscal de Prestação de Serviço
-Nota Fiscal Modelo 1
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Notas Fiscais
Nota Fiscal de Venda a
Consumidor

Esta Nota Fiscal é emitida nos casos de

venda direta ao consumidor, tributadas pelo
ICMS, ou não, quando o mesmo retira a
mercadoria diretamente no estabelecimento
comercial.
Notas Fiscais
Nota Fiscal de Prestação de
Serviço

Emitida para os casos exclusivos de

serviço, sendo fundamental a
discriminação do serviço prestado.
Notas Fiscais
Nota Fiscal Modelo 1

Comprova a origem da mercadoria, é

necessária a citação da natureza da
operação, a descrição do produto, e do
destinatário, quantidade, valores,
impostos, entre outros.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

9ª
-Controles Financeiros
-Movimentação Conta Corrente
-Movimentação Caixa
-Controle de Contas a Pagar e a Receber
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Controles Financeiros
Movimentação de Conta Corrente

Permite controlar o saldo da conta corrente de um determinado período,

discriminando o fluxo de depósitos, taxas, tarifas, compensações, etc.
Controles Financeiros
Movimentação de Caixa

Controla a movimentação de valores pagos e recebidos em títulos de

crédito ou moeda corrente. Os lançamentos são realizados independente
de serem entrada ou saída.
Controles Financeiros
Controle de Contas a Pagar e a Receber

O objetivo é analisar e controlar as “contas a pagar e a receber” de modo

que não seja esquecida nenhuma delas. O controle pode ser individual
em espécie de ficha ou consolidado.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

10ª
-Técnicas de Cobrança
-Métodos de Cobrança
-Modelos de Carta de Cobrança
-Cobrança via Telefone
-Direitos dos Inadimplentes
-Análise de Crédito
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Técnicas de Cobrança

Quais são as principais causas da Inadimplência?

- Desemprego demasiado;
- Endividamento excessivo;
- Efetuar compras para terceiros;
- Doenças;
- Atraso de salários.
Métodos de Cobrança
-Cobrança realizada de acordo com as normas da empresa,
podendo ser de 15 a 30 dias após o vencimento.

-Enviar uma carta de cobrança com AR (aviso de recebimento),

informando do débito e dando prazo de 5 dias para quitação do
débito.

-Incluir no Serviço Central de Proteção ao Crédito, mesmo assim

não havendo quitação do débito, o título deverá ser encaminhado
ao Protesto.

-O cliente não se manifestando em nenhumas das ocasiões, o

credor poderá recorrer à cobrança judicial.
Modelos de Carta de Cobrança

As cartas de cobrança são fortes aliadas no processo de

recuperação de inadimplentes.

Aviso de Vencimento

Aviso de Cobrança
Importante!
Seu educador irá
ler para você uma
Carta de
Cobrança muito
interessante,
fique atento.
Cobrança – via telefone
Podemos utilizar o telefone como
primeiro recurso da cobrança, antes
mesmo da carta. Esta ferramenta é
barata e rápida aos demais métodos.
Mas devemos tomar alguns cuidados.
Seu educador irá simular uma cobrança – via
Telefone.
Direito dos Inadimplentes

O código de defesa do consumidor

estabelece que todo cidadão tem direito
de saber quais são as informações que
estão cadastradas a seu respeito e serem
previamente comunicados da inclusão de
seu nome na lista de Inadimplentes.
O consumidor inadimplente pode negociar
sozinho ou por meio de órgão competente
a sua dívida gratuitamente.
Cuidados em Relação ao Cheque
-Evitar cheques de terceiros;

-Verificar se os dados do banco estão datilografados (podem ser

provisórios);

-RG e CPF – conferência da assinatura e identificação;

-Não aceitar cheques rasurados;

-Cheques amarelados e amassados podem ser contas inativas.

 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

11ª
-Protesto de Títulos
-Como Protestar
-Pagamento de Títulos Protestados
-Cancelamento do Protesto
-Conseqüência do Protesto
-Alíneas de Devolução Bancária
-Cartórios
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Protestando Títulos

O que é Protesto?

De acordo com a Lei 9.492, 10 de Setembro 1997,

artigo 1º, Protesto é o ato formal e solene pelo qual
se prova a inadimplência e o descumprimento da
obrigação originada em títulos e outros documentos
de dívida.
Como Protestar?
-Encaminhar o Título ao Serviço de Distribuição de Títulos de
Crédito;

-Preencher no protocolo a seqüência numérica e dados do

cartório;

-Anexar uma guia de protesto para cada título e entregar

juntamente com o título de crédito original;

-O apresentante do título deverá preencher a guia com seus

dados pessoais.
Como Protestar?

-Deverá constar na guia de protesto: Nome / Endereço / Telefone

do Credor;

-Deverá constar na guia de protesto: Nome / Endereço (com

CEP) do Devedor;

-Mencionar o valor, espécie e o número do título.

Pagamento de Títulos Protestados

•O devedor tem 3 dias úteis (após protocolização) para comparecer no

cartório;

•Se a intimação não for entregue pessoalmente, por qualquer motivo,

deverá ser publicado no Edital de Protesto;

•Se o valor do título for inferior à R$_____Ufesp’s, poderá ser pago em

dinheiro e se for superior deverá ser pago com Cheque Administrativo;

*O Emolumento poderá ser pago em dinheiro, caso necessário em

Cheque Administrativo.
Cancelamento do Protesto

O cancelamento poderá ser efetuado diretamente no

Tabelionato de Protesto de Títulos, basta enviar um
ofício juntamente com o instrumento de protesto ou uma
carta de anuência, com firma reconhecida.

Se o credor for pessoa jurídica, se faz necessária a

última alteração contratual.

Pode ser feito também o cancelamento por mandato

judicial.
Conseqüência do Protesto

As conseqüências do Protesto são:

-Restrição na retirada do Talão de Cheque;

-Anulação da Conta Corrente;
-Restrição na liberação de créditos, financiamentos, etc.
Cartórios
Cartório de Protesto de Títulos – Efetua protesto de títulos, certidões de protesto,
cancelamento de protesto, etc.;

Cartório de Registro Civil – Registro de nascimento, casamento, óbito e etc.;

Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas – Registra atos constitutivos, estatutos,

sociedades civis, etc.;

Cartório de Títulos e Documentos – Registra documentos gerais e é responsável por

notificações Extrajudiciais;

Cartório de Notas – Lavra escrituras, reconhecimento de firmas, autenticação de cópias,

etc.;

Cartório de Registro de Imóveis – Registra propriedades de imóveis e certidões.

 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

12ª
-Compras
-Função: Compras
-Realizando uma compra
-Processo de Compras
-Requisição de Compras
-Analisar Fornecedores
-Análise de Compras
-Receber a Compra

-Trabalho de Desenvolvimento Prático

-Exercícios
Compra

Os fatores que influenciam o momento certo de efetuar

a compra são:

-Necessidade da empresa;
-Disponibilidade de verbas para a compra;
-Condições atuais do mercado.
Função: Compras
- Controle de estoque: Para efetuar novas compras é preciso ter o controle do
quanto se tem estocado na empresa, evitando desta forma compras
desnecessárias;
- Controle de compras: Toda compra efetuada precisa ser dada como entrada
no estoque da empresa, este lançamento é efetuado por meio de controles de
compras;
- Controle de consumo: Os materiais, equipamentos, suprimentos, etc.
precisam de um controle rígido de consumo, assim, o comprador terá condições
de avaliar o fluxo de consumo e, com isso, a necessidade de novas aquisições;
- Relação de fornecedores: Para facilitar o processo de compras, é preciso
manter uma relação atualizada de fornecedores;
- Informações técnicas: Um outro controle que o departamento de compras
deve manter é sobre as especificações técnicas dos produtos, materiais,
equipamentos, suprimentos, que são normalmente adquiridos pela empresa.
Processo de Compras
Requisição de compras

Verificar no estoque

Sim Não

Entregar o pedido Selecionar fornecedores

Solicitar orçamento

Efetuar a compra

Receber a compra
Planejamento de Compras

Cond. Pagto.

Preço Fornecedor

Qualidade

Quantidade
Orçamento
Para realizar
uma compra
eficaz é
necessário
avaliar...
Selecionando Fornecedores
O Auxiliar de Compras deve:

- Manter um catálogo ou agenda com informações sobre os

fornecedores atualizados;

- Guardar catálogos, cartões de visita, ou qualquer outra

informação sobre possíveis fornecedores;

- Pesquisar novos fornecedores em Feiras, Exposições,

Internet , etc.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

13ª
-Controle de Estoque
-Estoque
-Controlando o Estoque
-Identificação do Estoque
-Inventário
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Controle de Estoque

Estoque: É o local físico onde são armazenados:

Matéria-Prima, Produtos Semi-Acabados e Acabados,
materiais e equipamentos, entre outros.

-Matéria-prima: Em fase de produção, ainda não industrializado;

-Produto Semi-Acabado: Durante a industrialização, pode
ocorrer necessidade de estocagem;
-Produto Acabado: À espera da comercialização;
-Materiais e Equipamentos: artigos, chamados operacionais.
Controlando o Estoque

Quando o responsável pelo departamento receber a mercadoria, vinda do

fornecedor, ele deverá comparar com a descrição da Nota Fiscal e também
com a Ordem de compra. Depois de conferida, deverá ser cadastrada em um
software específico ou então em formulários, chamados “Controle de estoque”
(conforme figura 1.4). Independente do meio de controle ser informatizado ou
não, ele deverá indicar: quantidade de material disponível, descrição, data de
entrada e saída, entre outros.
Identificação do Estoque
Os estoquem necessitam de uma identificação, evitando
desta forma desperdício de tempo e espaço.

Para facilitar a identificação é

necessário diferenciar por:

-Cor;
-Número;
-Letra;
-Código de barra;
-Símbolos (que permitiram identificar,
periculosidade, fragilidade, instruções
de uso, etc.)
 Inventário
É a relação de bens que a empresa possui,
relacionados por descrição, número e
quantidade.

Os materiais, equipamentos e produtos

acabados, estocados por muito tempo e sem
controle rigoroso podem gerar:

- Corrosão e outras formas de deteriorização;

- Queda do valor de mercado;
- Alto custo de armazenamento e seguro.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Módulo: Administrativo

14ª
-Contratação de Pessoal
-Processo de Recrutamento
-Formulário de Requisição
-Anúncio – Divulgação da vaga
-Processo de Seleção
-Processo de Treinamento e Desenvolvimento
-Trabalho de Desenvolvimento Prático
-Exercícios
Contratação de Pessoal
Processo de Recrutamento
É a técnica que visa a buscar candidatos
capacitados para ocupar a vaga disponível
na empresa. Este processo requer um
planejamento rigoroso, principalmente para
avaliar a real necessidade de contratação. O
recrutamento pode ser:

- Interno;
-Externo.
Anúncio – Divulgação da Vaga

Seleciona Empresa atuante em todo

Assistente Administrativo território nacional contrata: Seleciona
Auxiliar Contábil
Exigimos:

Exigimos:
- Experiência mínima de 02 (dois) anos; AUXILIAR DEPTO. PESSOAL
- Dinamismo;
- Boa comunicação. Experiência em Admissão, Folha - Experiência Anterior
- Dinamismo
de Pagamento e Rescisões
Oferecemos:
Trabalhistas. Oferecemos:
- Treinamento;
- Ambiente de Trabalho agradável. - Treinamento;
- Ambiente de Trabalho agradável.
Enviar currículo para: Caixa Postal
22.512 – São Paulo – SP – CEP
Os candidatos deverão apresentar-se na Rua Os candidatos deverão enviar o currículo para
Independência, 578 – Centro às 10h30. 32566-555 Caixa Postal 22.555 - CEP 15010-100 – Tanabi
Munidos de Currículo. - SP

Aberto Fechado Semi-aberto

Seleção
Para selecionar o candidato com o melhor perfil para
a vaga, é preciso fazer uma análise dos requisitos que
a função espera do novo colaborador.

Os candidatos passarão por uma triagem,

chamada Seleção:

- Análise dos Currículos;

- Entrevista;
- Prova de Conhecimento e Aptidão;
- Exames.
Treinamento e Desenvolvimento
Este processo tem como finalidade orientar e preparar
os colaboradores, a fim de torná-los aptos para
exercer a função com responsabilidade.

Por meio do treinamento é possível:

-Aumentar a produtividade;
-Aperfeiçoar o desempenho;
-Reduzir a rotatividade;
-Motivar e tornar a equipe mais receptiva
às técnicas, normas e culturas.
Trabalho em Equipe
A administração participativa cria razões para que
a empresa e seus dirigentes aprendam a lidar com
o grupo, afinal, participar significa interagir e
compartilhar.

A participação pode efetivar colegas,

fornecedores, supervisores, clientes, e até família.
Desenvolvendo o Trabalho em Equipe

Eficiência
Sinergia

Eficácia Clima
Saudável
Elaboração de Currículo
O currículo pode ser feito de várias maneiras, afinal de contas, cada
profissional possui uma história, uma personalidade, uma atitude única
diante da vida e essa diversidade tem que transparecer em seu currículo.

-Texto;
-Número de Páginas;
-Dados Pessoais;
-Objetivo;
-Formação Acadêmica;
-Idiomas;
-Carreiras;
-Datas;
-Salários;
-Foto;
-Carta de Apresentação.
A maior parte da população possui a Glossofobia, ou seja,
medo de falar em público ou apenas tentar falar. Estudos
revelam que esse pânico é tanto, sendo superior ao medo
de insetos, alturas e até mesmo da morte.

Vejamos algumas dicas de como se comportar:

- Manter-se sempre elegante e com a postura correta;

-Olhar direcionado para o público com quem esteja falando;
-Ouvir tudo com calma e concentração;
-Cuidar da apresentação pessoal;
-Construir o tema e apresentação com
antecedência;
-Controlar as emoções.
 Trabalho de
Desenvolvimento
Prático
Exercícios