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Manual de Procedimentos do Protocolo

Serviço Geológico do Brasil - CPRM

Versão Jul/2020

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SUMÁRIO

1. APRESENTAÇÃO __________________________________________________________ 3
2. PROTOCOLO _____________________________________________________________ 4
2.1 Atribuições do Protocolo ________________________________________________ 5
2.2 Conceitos Arquivísticos Fundamentais _____________________________________ 6
2.2.1 Classificação da Correspondência ______________________________________ 6
2.3 Rotinas de Protocolo ___________________________________________________ 7
2.4 Fluxo das Atividades do Protocolo ________________________________________ 8
2.4.1 Recebimento de Correspondências e Documentos em meio físico (Com Geração
de Processo) ___________________________________________________________ 9
2.4.2 Recebimento de Correspondências e Documentos em meio físico (Inclusão em
Processo Existente) _____________________________________________________ 10
2.4.3 Recebimento de Documentos Sigilosos / Restritos SEI _____________________ 11
2.4.4 Recebimento de Documentos Classificados______________________________ 12
2.4.5 Recebimento de Documentos via Peticionamento ________________________ 13
2.4.6 Recebimento de Documentos e Processos via Acesso Externo _______________ 14
2.4.7 Recebimento de Materiais ___________________________________________ 15
2.4.8 Recebimento e Expedição de Materiais de Outras Unidades Regionais – Malote ou
Correios (Processo gerado pelo setor que solicitou o envio) _____________________ 16
2.4.9 Recebimento de Mercadorias e Correspondências Pessoais (Não passa pelo SEI) 17
2.4.10 Expedição de Documentos pelos Correios ______________________________ 18
2.4.11 Expedição de Documentos pelos Correios com AR _______________________ 19
2.4.12 Expedição de Documentos Restritos e Sigilosos – SEI _____________________ 20
2.4.13 Expedição de Documentos Classificados _______________________________ 21
2.4.14 Cadastramento de Empresas, Órgãos Públicos e Liberação do Cadastro do
Usuário Externo ________________________________________________________ 22
2.4.15 Cadastramento de Empresas, Órgãos Públicos e Liberação do Cadastro do
Usuário Externo - Documentação Entregue no Protocolo ______________________ 23
Referências _______________________________________________________________ 24

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1. APRESENTAÇÃO

As atividades que propiciam o funcionamento da Administração Pública


acarretam na produção de grande volume de documentos e processos, sendo este um
dos motivos que levou o Serviço Geológico do Brasil (CPRM) a decidir pela adesão ao
Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A partir do uso desse sistema, as atividades
rotineiras atuais referentes a Protocolo devem ser adequadas aos padrões e
procedimentos do próprio sistema.

O SEI integra o projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa


coordenada pelo Ministério do Planejamento, que congrega diversos órgãos e
entidades públicas visando construir uma infraestrutura para a integração dos
documentos e processos dos órgãos do Governo Federal. Além da integração, espera-
se que as melhorias na gestão de documentos e processos da Administração Pública,
se traduzam em celeridade, produtividade, transparência, segurança, satisfação dos
usuários e clientes, economicidade, controles estatísticos para a gestão de prazos e
produtividade.

Tal sistema foi selecionado em razão da sua versatilidade, facilidade de uso,


interface amigável, assinatura eletrônica, ergonomia, usabilidade e segurança das
informações. Além disso, aperfeiçoa os processos de trabalho, com a diminuição das
suas diversas etapas. Entre as práticas inovadoras do SEI destacam-se o fim da
produção do documento em suporte papel e o compartilhamento do conhecimento
institucional em “tempo real”. Além de contribuir com a redução de custos com
transporte, impressora, tonner e outros materiais de expediente.

O Manual de Procedimentos de Protocolo da CPRM é uma adaptação do


Manual do Protocolo e Arquivo do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e
Gestão – MPDG, e apresenta o conjunto de regras e procedimentos técnicos a serem
utilizados pelos colaboradores que atuam nas unidades de Protocolo, bem como por
aqueles que também farão abertura de processos em suas unidades administrativas.

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Este Manual tem por objetivo padronizar procedimentos gerais referentes aos
atos praticados nas etapas do trâmite documental, de forma a assegurar a difusão
do conhecimento organizacional. O SEI permite o acompanhamento integral da
documentação arquivística, desde as etapas de produção, controle, trâmite, até a
sua destinação final, (eliminação ou guarda permanente).

Esse Manual deve ser utilizado concomitantemente ao Manual de Usuários do


SEI, disponível em https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-
usuario/sumario, uma vez que as orientações completas para a utilização do sistema
estão no mencionado documento.

2. PROTOCOLO

A Unidade protocolizadora é o setor encarregado pelo serviço de recebimento,


registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos. Qualquer que seja sua finalidade ou organização, cada órgão ou
entidade deve garantir a existência de procedimentos, desde os mais simples até os
mais complexos, dependendo do seu tamanho e das características de sua estrutura
organizacional.

A Unidade Protocolizadora desenvolve seu trabalho observando a


padronização e a uniformidade de procedimentos, que facilitam a localização dos
documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento das
informações. A partir da implantação do SEI, a documentação será produzida no
próprio sistema ou digitalizada para posterior registro.

Além de ser uma área estratégica, a Unidade Protocolizadora reúne as


atividades indispensáveis à eficácia da política de gestão documental, pois assegura
o efetivo controle dos documentos arquivísticos, a partir da origem. Ou seja, na
etapa de produção ou recepção de documentos, haverá o controle do fluxo
documental da instituição.

A partir da Lei nº 12.527, de 16 de novembro de 2011, conhecida como Lei de


Acesso à Informação, a Administração Pública é obrigada a fornecer aos cidadãos

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informações governamentais requeridas por qualquer meio legítimo, ressalvadas as
hipóteses de sigilo.

Desta maneira, com a implantação do SEI, o foco integrado da informação


arquivística permitirá aos Serviços de Informação ao Cidadão (SIC) um alinhamento
pleno com a área de protocolo, devido à importância que o acesso à informação tem
recebido nos últimos anos.

2.1 Atribuições do Protocolo

A Unidade Protocolizadora possui atribuições específicas a serem


observadas, especialmente com a utilização do SEI. Devido à sua importância em
qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas,
deverá ser responsável pelas seguintes atribuições:

a.Receber, expedir, conferir, digitalizar, registrar, distribuir e tramitar os documentos


de origem externa, assim como devolver a cada setor administrativo o documento ou
processo original em suporte de papel, CDs, DVDs, entre outros, que tenham sido
digitalizados para tramitação no SEI;

b.Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica;

c. Verificar a documentação recebida via EBCT, se identificar violação do invólucro


do documento, o fato deve ser registrado e comunicado imediatamente ao Órgão
Competente;

d.Orientar os usuários no âmbito do órgão ou entidade sobre a utilização do SEI;

e.Informar ao administrador do SEI, sempre que houver a necessidade sobre


problemas de funcionamento, melhorias e atualização do sistema;

f.Verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da CPRM


estão sendo efetuados de forma adequada;

h.Solicitar ao administrador do SEI, o cancelamento ou alteração de perfil de usuário


de sua unidade;

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2.2 Conceitos Arquivísticos Fundamentais

No âmbito do SEI, tramitarão somente documentos arquivísticos. O documento é


considerado arquivístico quando é produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica,
no decorrer das atividades de uma instituição pública ou privada, que possua
elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades, seja qual for
o suporte utilizado para o registro.

O SEI reforça estes conceitos e a necessidade deles serem observados,


tendo em vista que haverá a recepção de documentos em diferentes suportes,
sobretudo digital e papel. A documentação arquivística tratada no setor de Protocolo é
produzida e recebida pelo órgão ou entidade.

Por estes motivos, tornam-se necessários alguns cuidados para distinguir o


que é e o que não é documento arquivístico. Em sua maioria, os documentos chegam
em forma de correspondências, possuindo ou não anexos a eles.

2.2.1 Classificação da Correspondência

Quanto à natureza:

Oficial: Comunicação formal é aquela basicamente veiculada pela estrutura formal


da instituição, mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou
Privada ou, ainda, entre órgãos ou entidades da Administração Pública com o
cidadão.

Comunicação Particular: Comunicação mantida entre autoridades, empregados


ou pessoas estranhas, cujo conteúdo não diz respeito à Administração Pública,
veiculada fora da estrutura formal da instituição. Essa comunicação não é objeto
do protocolo institucional.

Quanto ao âmbito de movimentação:

Interna: Correspondência mantida entre as unidades da instituição.

Externa: Correspondência mantida entre as unidades da instituição e outros


órgãos da Administração Pública, entidades privadas, não governamentais ou
pessoas físicas.

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Quanto à origem:

Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelas unidades.

Expedida: Aquela enviada pelas unidades para destinatários externos.

2.3 Rotinas de Protocolo

As rotinas de protocolo devem ser fixadas de acordo com o conceito de


documento arquivístico. Para nós, o documento é aquele recebido ou produzido de
acordo com as atividades da instituição, qualquer que seja o seu suporte ou a natureza
da sua informação. Neste manual, estaremos abordando particularmente dois suportes
físicos, o papel e o digital.

Todas estas rotinas fazem parte de um programa de gestão de documentos do


órgão ou entidade que adotar o SEI como instrumento de gestão eletrônica. A gestão
de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, trâmite, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
com vistas à eliminação ou recolhimento de documentos à guarda permanente.

Com relação às atividades de gestão documental, o protocolo representa o início


de todas elas, pois esta etapa garantirá a eficácia de todas as atividades arquivísticas,
caso os procedimentos padronizados sejam seguidos com fidelidade pelos seus
usuários. Em relação ao nosso caso, as atividades de protocolo são realizadas com o
suporte do SEI, cuja finalidade é classificar, receber, cadastrar, controlar e tramitar toda
a documentação recebida ou expedida no âmbito das instituições da Administração
Pública.

As rotinas de protocolo envolvem desde a entrada ou produção de documentos


e processos, passando pelo seu controle, tratamento, análise, inserção de dados no
SEI e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos. A descrição das
principais tarefas envolvidas nas rotinas de protocolo deve servir como referência
para a correta realização do trabalho.

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2.4 Fluxo das Atividades do Protocolo

O fluxograma é um gráfico universal, que representa o fluxo ou a sequência


normal das atividades de um processo. Trata-se de uma apresentação esquemática,
que possibilite uma visualização dos eventos e que seja, ao mesmo tempo, racional,
sistematicamente organizada, de entendimento mais simples e objetivo do que outros
métodos descritivos, facilitando a análise e eficácia.

O fluxo das atividades que fazem parte do escopo de trabalho do Protocolo da


CPRM foi desenhado visando à padronização dos procedimentos. Porém, por ser uma
solução bastante flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas
funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades.

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2.4.1 Recebimento de Correspondências e Documentos em meio físico (Com Geração de Processo)

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2.4.2 Recebimento de Correspondências e Documentos
Docum em meio físico (Inclusão
Inclusão em Processo Existente)
Existente

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2.4.3 Recebimento de Documentos Sigilosos / Restritos SEI

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2.4.4 Recebimento de Documentos Classificados
cados

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2.4.5 Recebimento de Documentos via Peticionamento

13
2.4.6 Recebimento de Documentos e Processos via Acesso Externo

14
2.4.7 Recebimento de Materiais

15
2.4.8 Recebimento e Expedição de Materiais de Outras Unidades Regionais
Regiona – Malote ou Correios (Processo gerado pelo setor
que solicitou o envio)

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2.4.9 Recebimento de Mercadorias e Correspondências Pessoais (Não passa pelo SEI)

17
2.4.10 Expedição de Documentos pelos Correios

18
2.4.11 Expedição de Documentos pelos Correios com AR

19
2.4.12 Expedição de Documentos Restritos e Sigilosos – SEI

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2.4.13 Expedição de Documentos Classificados

DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a
informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.
DECRETO Nº 7.845, DEE 14 DE NOVEMBRO DE 2012 que regulamenta egulamenta os procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de
informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

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2.4.14 Cadastramento de Empresas, Órgãos
ãos Públicos e Liberação do Cadastro do Usuário Externo

Instruções sobre a realização do Cadastramento de Empresas e órgãos Públicos e Liberação do Cadastro do Usuário Externo estão no Manual de
Cadastro de Usuário Externo.

Lembrando que a função de Administração para liberação do Cadastro Externo que o Protocolo terá que realizar está descrito a partir da página 20 do
Manual.

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2.4.15 Cadastramento de Empresas, Órgãos Públicos e Liberação
Liberaç do Cadastro do Usuário Externo - Documentação Entregue no
Protocolo

Instruções sobre a realização do Cadastramento de Empresas e órgãos Públicos e Liberação do Cadastro do Usuário Externo estão
e no Manual de
Cadastro de Usuário Externo.

Lembrando que a função de Administração para liberação do Cadastro Externo que o Protocolo terá que realizar está descrito a partir da página 20 do
Manual.
Em caso de dúvidas,, entre em contato através do e-mail
e cintia.moreira@cprm.gov.br

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Referências

Manual do Protocolo e Arquivo – Software Público Brasileiro

Benchmarking realizado com as instituições listadas abaixo:


MME – Ministério de Minas e Energia
ANP – Agência Nacional do Petróleo
Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro
CGU – Controladoria Geral da União

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