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SPED

Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos do Exército Brasileiro

SPED:
Boas Práticas no Trâmite
dos Documentos

1º Centro de Telemática de Área


Cap Dallacosta
Sumário

● Citaremos 10 boas práticas no trâmite de documentos no SPED:


● Procurar manter a caixa de entrada vazia
● Ter por hábito utilizar o botão 'Mostrar todos'
● Utilizar o botão 'Histórico'
● Incluir palavras-chave no documento
● Utilizar o recurso 'Referência'
● Ter o hábito de utilizar o recurso 'Documentos Relacionados'
● Saber a diferença entre Despachar e Encaminhar
● Buscar o quanto antes a solução para o despacho e clicar no botão 'Providência Resolvida'
● Não ter documentos vencidos
● Parcimônia ao arquivar documentos no SPED

● Divulgaremos os Cursos EAD ministrados no Portal de Ensino do 1º


CTA; dentre eles, o SPED.
A sua caixa de entrada é esse
carnaval de cores?
Nossa meta! Nosso sonho!
Organização ajuda!
Procurar manter a 'Caixa de
Entrada' vazia
1ª Boa Prática => Resolva os DIEx da Caixa de Entrada e depois
os envie para a caixa 'Já lidos'.
Mantenha na Caixa de Entrada apenas com os documentos
que necessitam de alguma ação.
Ter por hábito utilizar o botão
'Mostrar todos'
Ter por hábito utilizar o botão
'Mostrar todos'

2ª Boa Prática => Clicar no botão 'Mostrar todos' para visualizar


todos os textos de despachos e encaminhamentos realizados.
Fundamental tomar todas as providências destinhadas a sua
Pessoa e dar destino ao documento.
Incluir palavras-chave no documento
● Tem por finalidade facilitar o processo de pesquisa de documentos.
● Podem ser adicionadas várias palavras-chave em um documento.

4ª Boa Prática => Adicione palavras-chave nos documentos para


facilitar a pesquisa. Procure padronizar um conjunto de
palavras-chaves na sua OM e dê conhecimento aos seus usuários.
Assunto: Desconto em férias (Cap Dallacosta)
Incluir palavras-chave no documento
Utilizar o botão 'Histórico'
Disponível em todas as fases do documento. Permite a visualização de
todas as operações realizadas no documento.

3ª Boa Prática => Verifique se o seu documento não está


parado e que está 'indo' para o destino desejado.
Utilizar o recurso 'Referência'
● Referência:

5ª Boa Prática => Quando for responder um DIEx, insira-o no


Campo 'Referência'. Ao clicar na Referência, o documento
abre automaticamente.
Passos para incluir um documento
de origem na 'Referência'
3 4

1
Ter o hábito de utilizar o recurso
'Documentos Relacionados'

6ª Boa Prática => Quando for responder um DIEx,


utilize o recurso de documentos relacionados.
1) Relaciona a origem e a resposta
2) Adiciona outros documentos que embasaram a resposta
Passos para incluir 'Documentos
relacionados'
Passos para incluir 'Documentos
relacionados'
Passos para incluir 'Documentos
relacionados'
Passos para incluir 'Documentos
relacionados'
Saber a diferença entre Despachar e
Encaminhar
Despacho:
● quando subordinado tem que tomar providência e dar o

pronto ao chefe.
● utilizar o botão providência resolvida.

Encaminhamento:
● subordinado não precisa tomar providência, apenas para

conhecimento;
● se necessário, utilizar o campo anotação.

7ª Boa Prática => Utilizar o botão 'Providência resolvida' para evitar


atrasos e o campo 'anotação', em documentos relacionados, para
armazenar o que foi realizado sobre determinado assunto.
Buscar o quanto antes a solução para o despacho e
clicar no botão 'Providência Resolvida'

Recebendo um Despacho:

Ao resolver um despacho recebido, o usuário deve


relatar as “Providências Resolvidas“ e clicar no
botão “Prov. Resolvida“ para o finalizar o
processo deste despacho.

Erro frequente: esquecer de clicar no botão “Prov.


Resolvida“, ficando o despacho pendente.

8ª Boa Prática => Relatar as providências do despacho


e, para finalizar, clicar no botão 'Providência Resolvida'.
Passos para não deixar um
despacho pendente
Passos para não deixar um
despacho pendente
Não ter documentos vencidos

9ª Boa Prática => Acabar com a janela de 'Documentos Vencidos'


ao entrar no SPED.
Não ter documentos vencidos

Vá no meu Relatórios / Minhas Pendências

Dê a solução para o despacho que foi enviado:

1 - Escreva a(s) providência(s) tomada(s);


2 - Clique no Botão “Providência Resolvida”.
Parcimônia ao arquivar documentos

● Documentos no estado “Protocolado”, que não


tenham sido despachados.

● Documentos que tenham sido despachados e que


não possuam pendências (providências a serem
resolvidas): se algum usuário não clicou no botão
'Providência resolvida', não é possível arquivar o
documento.
Parcimônia ao arquivar documentos

10ª Boa Prática => Mesmo eu tendo a possibilidade de utilizar o


Botão 'Arquivar Documento', essa ação só deve ser executada
por quem gerou o DIEx.
Evitar! Utilize o recurso 'Já lidos' na caixa de entrada.

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