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eContador

Sumário
Introdução ao eContador.............................................................................................................3
Configurações no sistema PHD.....................................................................................................4
Configurações no sistema Departamento Pessoal.......................................................................5
Acesso a site do eContador e Tela Principal..................................................................................9
Aba Atendimentos......................................................................................................................18
Atendimentos......................................................................................................................... 18
Karoo (Novo)..........................................................................................................................20
Aba Documentos........................................................................................................................21
Documentos Gerais....................................................................................................................21
CND........................................................................................................................................ 25
Aba Departamento Pessoal........................................................................................................35
Funcionários........................................................................................................................... 35
FolhaNet................................................................................................................................. 37
Pré-admissão de Funcionários................................................................................................38
Agendamento de Férias..........................................................................................................41
Pré demissão..........................................................................................................................43
Aba Empresa..............................................................................................................................44
Aba Usuários..............................................................................................................................48
Aba Collect.................................................................................................................................53
eContador – Visão do cliente...........................................................................................................70

Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinamento do sistema. Deverão ser
utilizadas folhas de ofício no formato A4.

Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são


meramente ilustrativos e servem apenas como material didático.

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Introdução ao eContador

O eContador foi criado para reduzir o volume de rotinas existentes em um escritório de


contabilidade, em relação as informações e documentos entre o contador e seus clientes.

Os documentos e informações que antes ficavam apenas dentro do escritório, agora estão ao
alcance do contador e de seus clientes, ao mesmo tempo, através de um ambiente virtual.

Sua empresa dispõe de uma página web exclusiva: www.contadornanet.com. Com um simples
acesso por uma senha que você fornece ao seu cliente, tanto o escritório quanto a empresa
ficam integrados.

Você, contador, tem a sua disposição um site que agilizará a comunicação da sua empresa
contábil com seus clientes, tornando-a mais fácil, rápida e segura!

Agilize a contratação de funcionários e o envio de informações ao E-Social.

Preste atendimento qualificado para clientes de outras localidades.

Atenda seus clientes com mais rapidez.

Reduza o custo de impressões de documentos.

Envie e receba dados de seus clientes com segurança.

Defina quais abas podem ser acessadas por seus funcionários e clientes.

Simplifique o controle das CNDs e aumente a produtividade de sua equipe.

Ganhe segurança! Através do eContador, sua empresa acaba com o envio de documentos via e-
mail, correios e outros.

> O escritório insere o documento no eContador

> Determina por quanto tempo ele ficará disponível

> O cliente faz o download do arquivo

> E o escritório recebe um e-mail notificando que o download foi realizado.

Receba os pedidos de seus clientes online e evite a necessidade de telefonemas, recados e


retornos. Através da abertura de atendimentos, as solicitações ficam registradas no sistema,
para que você tenha total controle do que foi pedido.

Essa opção de abertura de atendimentos está disponível apenas para os clientes que possuam
o sistema Pack CRM Alterdata.

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Com a ferramenta de Pré-admissão de funcionários, presente no eCotnador, o cadastro de
funcionários ficou mais fácil! Através da ferramenta online, seu cliente agiliza o envio de
informações sobre um novo funcionário à sua empresa contábil.

Através dele, seu escritório possui um panorama completo de colaboradores ativos, demitidos
e afastados, podendo ainda filtrá-los por empresa.

Com o eContador a rotina do Departamento Pessoal fica mais fácil! Através delet', de modo que
os eventos sejam importados para a base do sistema Departamento Pessoal.

A emissão das CNDS – Certidões Negativas de Débitos – é uma rotina presente no dia a dia da
empresa contábil. Quanto mais clientes o escritório possuir, maior o fluxo de gerenciamento
deste rotina. Pensado nisso, desenvolvemos um software web capaz de automatizar por
completo esta rotina.

Com o Alterdata CND, sua empresa pode buscar e emitir automaticamente as certidões
através da internet, armazenar estas CNDs e ainda controlar os vencimentos desses
documentos. E mais: através desta solução, você ainda pode publicá-la automaticamente para
o seu cliente e notificá-lo por e-mail.

Configurações no sistema PHD

Para iniciar a utilização do eContador é necessário realizar o envio das empresas cadastradas no
PHD. Ao enviar o cadastro da empresa será enviado também o cadastro dos usuários do PHD e
o cadastro dos sócios.

Para isto, acesse o sistema Alterdata PHD, clique na aba 'Manutenção' e em seguida no ícone
do 'Integração eContador'.

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Nesta tela é possível selecionar as empresas que deseja enviar para o eContador. Selecione a
empresa e clique no botão da seta no centro da tela.

Ao selecionar a primeira empresa a ser enviada, será aberta uma tela onde deverá ser
informado o código de cliente junto a Alterdata a senha de passaporte.

Após informar estes dados é possível realizar o envio das empresas para o eContador, bastando
clicar no botão 'Atualizar todas as empresas no eContador'.

Configurações no sistema Departamento Pessoal

Caso faça a utilização do sistema Departamento Pessoal, após integrar as empresas


cadastradas no PHD ao eContador acesse o sistema Departamento Pessoal. Acesse a aba
'Empresa' clique em 'Empresa'.

Clique duas vezes sobre o cadastro da empresa que deseja configurar.

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Acesse a aba 'Configurações', em seguida a sub aba ‘Processos’ e marque a opção 'Realiza a integração eContador'.

Com esta configuração marcada além do cadastro da empresa, também serão enviados os
cadastros dos Departamentos e dos Funcionários para o eContador.

Ao final clique em 'Gravar'.

O mesmo procedimento deverá ser realizado para as demais empresas que serão integradas
ao eContador.

Após realizar o envio das empresas, será necessário configurar os eventos que serão utilizados
pelos clientes para lançamentos no eContador.

Para isso, acesse a aba 'Folha', clique em 'Eventos (Rubricas) > 'Cadastro'.

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Selecione o evento que será utilizado no eContador, clicando duas vezes sobre o mesmo.

Selecione a opção 'Mudar configurações do evento' e clique em 'Avançar'.

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Na opção 'Evento trabalha com a integração Packup' clique em 'Sim'. Esse procedimento deve
ser realizado para todos os eventos que serão utilizados para lançamentos no Packup.

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Acesso a site do eContador e Tela Principal

Para acessar o eContador, acesse o seguinte endereço www.contadornanet.com

Informe no campo de usuário CPF ou CNPJ e a senha de acesso.

O cadastro do contador será realizado pelo suporte Alterdata, por isso é necessário entrar em
contato com o suporte Alterdata para realizar as configurações iniciais.

Ao acessar o site, o contador terá acesso a duas abas 'eContador' e 'Pack Tarefas'.

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Clicando sobre 'eContador' é possível visualizar gráficos com informações atualizadas sobre:

Empresas com maior número de movimentações nos últimos 30 dias

Atendimentos abertos por departamentos

Documentos não lidos por empresa.

Ainda na tela principal, clicando no ícone do globo é possível verificar as notificações do


contador. É possível visualizar, por exemplo, documentos recebidos, atendimentos, tornando a
navegação do eContador ainda mais prática.

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Ao lado do ícone de notificações temos a opção de configurações para que sejam realizadas as
configurações de acordo com a necessidade do usuário.

Na tela de configurações temos “Atendimentos”. Marcando a opção 'Somente o usuário da


delegação terá permissão de ver o atendimento' , um atendimento que tenha delegação,
somente poderá ser visualizado por:

> Quem abriu o atendimento

> Usuários de delegação

> Usuários administradores do sistema

As restrições se aplicam também ao envio de notificações e novos pareceres.

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Abaixo temos as configurações para as Certidões Negativas de débito.

Nesses quadros abaixo, poderão ser definidos dos dias para a emissão das certidões antes das
datas de vencimento.

Abaixo temos as configurações para as conferências das certidões e se o usuário deseja


armazenas as certidões vencidas.

Nas configurações para o Collect, temos as seguintes opções :

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Poderá ser informada a periodicidade 'Diária', 'Semanal', 'Quinzenal' e 'Mensal'.

Na opção *Periodicidade da sincronização da notificação de resumo de vendas para o cliente


deverá ser informada a quantidade de dias para o sistema se basear quando baixar as
próximas vendas. O sistema agendará a próxima baixa de acordo com a quantidade de dias
informada. O campo permite que seja informado um intervalo de 1 a 30 dias.

Ex: Se o estabelecimento for cadastrado hoje no sistema e for configurada a periodicidade


para 5 dias, o sistema baixa as vendas dos últimos 30 dias e ao terminar de baixar, será
programado para baixar as próximas vendas após 5 dias.

Após, em 'Departamento Pessoal' é possível definir campos com preenchimento obrigatório


na pré-admissão de funcionários .

Alguns campos já serão pré-estabelecidos como obrigatório, mas o usuário poderá inserir
outros de sua preferência.

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Em *Importar Horários, marcando 'Sim' o cadastro de horário padrão do sistema
Departamento Pessoal será disponibilizado no site do eContador.

Em Documentos, temos as seguintes configurações:

Confirmação de leitura > Notificar confirmação de leitura: Com essa opção marcada será
enviada uma notificação por e-mail quando o usuário do sistema marcar o documento como
lido.

Reenvio de documentos: Marcando 'Sim' nesta opção serão habilitadas outras duas opções

Quantidade de notificações de novos documentos até que sejam lidos: Informando a


quantidade 10, por exemplo, o cliente receberá 10 notificações informando que o documento
não foi lido.

Quantidade de horas entre notificações de novo documento: Neste campo será definido o
intervalo de horas para envio das notificações que foram definidas anteriormente.

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Opção Utilizar SMTP próprio?

Marque essa opção caso queira utilizar um SMTP para que os e-mails enviados sejam enviados
através do seu endereço de e-mail. Marcando a opção deverão ser preenchidas as informações
da conta de e-mail utilizada. Em caso de dúvidas no preenchimento destas informações
consulte o seu técnico de informática.

Com a opção desmarcada, o eContador realizará o envio de e-mail utilizando o SMTP do eContador.
Os e-mails serão enviados através do endereço do e-mail deste site.

A última opção desta tela “Alternar o intervalo da apresentação de acordo com os gráficos
configurados” deverá ser configurada a quantidade de segundos para alternar o intervalo dos
gráficos na aba do eContador.

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Ainda no ícone de configurações temos a opção layout do eContador onde é possível alterar o
layout do site do eContador

Em Layout de E-mails é possível personalizar o layout dos e-mails que serão enviados ao
cliente pelo eContador.

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Abaixo temos a auditoria do sistema. Os usuários do sistema PHD terão acesso à auditoria do
sistema com as informações do que foi realizado no site.

Em Ajuda, estão disponíveis os vídeos sobre a utilização do eContador e também o manual do


sistema.

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Ao lado do ícone de configurações temos o ícone onde é possível visualizar o perfil de acesso
do usuário no eContador.

Aba Atendimentos
Atendimentos

Na Aba atendimentos, clicando em 'Atendimentos' é possível realizar a abertura de


atendimentos para seus clientes e vice-versa.

Esse recurso também permite a integração com o sistema Pack CRM Alterdata, caso o
contador possua esse sistema.

O sistema Pack CRM é uma solução abrangente para que o contador possa manter contato
com seus clientes, informando sobre diversos aspectos do seu negócio: finanças,
relacionamento com o cliente, produtividade de sua equipe e muito mais.

Na tela de atendimentos é possível realizar a abertura de um atendimento diretamente no


eContador sem ser necessário acessar o Pack CRM para tal.

O atendimento aberto através do eContador será exibido tanto no eContador quanto no Pack CRM
(caso o usuário possua este sistema) otimizando as rotinas do escritório contábil. Basta clicar
em 'Novo Atendimento' e realizar o preenchimento do atendimento da forma desejada.

Na tela principal dos atendimentos, é possível visualizar todos os atendimentos que o usuário
possui.
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Clicando em 'Detalhes' visualiza-se as informações do atendimento.

Selecionando a opção 'Adicionar Parecer' é possível adicionar um novo parecer ao


atendimento.

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Na opção 'Histórico de Pareceres' é possível visualizar todos os pareceres contidos neste
atendimento.

Karoo (Novo)

Com este recurso, o usuário poderá cadastrar uma conta no chat do Karoo Alterdata. Uma vez
registrado, os clientes poderão acessar o chat (conforme previsto nas permissões dos usuários)
podendo assim manter contato com o contador através do atendimento via chat.

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Aba Documentos

Documentos Gerais

Na tela principal dos documentos, é possível visualizar todos os documentos recebidos com as
seguintes informações: nome da empresa, um resumo que é o título do documento, da data
de cadastro, da sua data de vencimento e do seu valor (se houver) e da sua categoria. Além
das ações que podem ser realizadas para cada documento.

Em ‘Ações’ temos a opção 'Visualizar’, onde é possível visualizar os arquivos anexados a esse
documento.

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Ao clicar, será aberta uma tela com o ou os anexos desse documento, onde, inclusive será
possível fazer o download dos arquivos selecionados ou fazer o download de todos os
arquivos, assim como recalcular.

A opção ‘Recalcular’ será apresentada para os DARF´s gerados ou pelo DP ou pelo Fiscal e será
apresentada tanto para o escritório contábil como para seus clientes e, para esse processo,
basta colocar a data de pagamento do DARF eu o eContador abrirá a guia com os devidos acrésci-
mos.

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E, em ‘Mais Ações’, temos as seguintes opções:

- ‘Recalcular’ conforme apresentado acima, e, para que o processo de recalculo seja feito,
temos que, na tela que abrirá a seguir, colocar a data de pagamento desejada para que o
sistema, ao salvar, abra a DARF com o valor corrigido na data de acordo com os parâmetros do
sistema de origem do documento.

- ‘Compartilhar’ os arquivos em anexo por e-mail, informando o nome e o e-mail do


destinatário e, após, clicar em enviar.

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- 'Download’, o sistema realizará o download dos documentos contidos nesta opção.

- 'Excluir’, onde é possível excluir os documentos listados.

Para o envio de um novo documento, clique em 'Novo Documento'.

Nesta tela, informe o título, a descrição e a categoria do documento.

Após, informe o vencimento do documento, se houver.

No campo 'Expira em' deverá ser informada uma data para a expiração do documento.

Abaixo, poderão ser selecionadas as empresas para o envio do documento. Poderão


ser selecionadas mais de uma empresa.

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Em seguida, deverá ser anexado o arquivo para envio. Para anexar um arquivo, nesta
tela temos duas opções. Se desejar, você poderá apenas arrastar o arquivo para dentro
do quadro 'Arraste os arquivos para esta área ou clique em Adicionar Arquivos...'

Ou clique na opção 'Adicionar arquivos'.

Ao final, clique em 'Salvar'.

O aquivo será enviado para a empresa selecionada, de acordo com as informações


selecionadas.

CND

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O controle das Certidões Negativas de Débitos (CNDs) é uma rotina trabalhosa para as
empresas contábeis, porque demanda a emissão de muitos documentos com prazos
diferentes e esferas governamentais diferenciadas.

Todo esse volume pode gerar erros que podem comprometer a imagem da Empresa
Contábil perante os seus clientes, também pode gerar demanda de mais mão de obra,
elevando o custo operacional.

Sabemos que a falta de uma certidão pode fazer a empresa perder um negócio
importante, impedi-la de conseguir um empréstimo e pode bloquear a venda de um
imóvel.

Com o Alterdata CND você pode acessar o site do eContador, através de um computador,
smartphone ou tablet e visualizar ou imprimir a certidão de que necessita.

Na tela principal do cadastro das CNDs temos dois gráficos que demonstram as
estatísticas dos Status das CNDs e as estatísticas de conferência.

Acima, na tela principal temos o botão 'Controlar nova certidão'. Verificaremos


primeiro o controle de uma certidão de maneira automática.

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Nesta tela, primeiro selecione o 'Tipo da CND'.

Após, selecione a empresa para a qual deseja controlar a emissão da CND. Poderão ser
selecionadas mais de uma empresa, desde que o Tipo de CND seja o mesmo para
todas as empresas selecionadas.

Em 'Configurações' temos duas opções:

'Renovação Padrão': marcando esta opção fica estabelecida a renovação na data


padrão, estabelecida por lei.

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Renovação personalizada: Com esta opção marcada fica estabelecido o período
informado pelo usuário. Esta opção habilita para que seja informada a periodicidade
da certidão e para informar o dia da renovação.

Para o controle de uma certidão manual, clique em 'Controlar nova certidão' e em


seguida em 'Nova certidão Manual'.

Este recurso visa controlar a notificação de renovação de certidões que o usuário


emite manualmente. Na data estipulada antes do vencimento, o usuário receberá uma
notificação de vencimento da certidão, para que possa solicitar junto ao órgão
competente a nova certidão. Ainda poderá atualizar a certidão no sistema com a nova
emitida.

Nesta tela, selecione a empresa, informe o Tipo da CND e o Órgão Emissor.

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Após, informe a Abrangência e o Status da Certidão.

Em seguida informe a data de emissão e a data de vencimento da CND Manual.

Abaixo, clique em 'Escolher arquivo' para vincular o arquivo da CND que será
controlada de maneira manual.

Ao final, em 'Emitir notificação' informe a quantidade de dias antes do vencimento


para que seja emitida a notificação do vencimento desta certidão. Ao final clique em
'Salvar'.

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Após salvar a CND, retornando a tela principal, clicando em 'Certidões Homologadas' é
possível visualizar as certidões homologadas pela Alterdata junto aos órgão
competentes.

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Na opção é possível emitir um relatório com as informações
contidas nos filtros informados neste tela:

O relatório será emitido na tela de acordo com os filtros selecionados.

Ainda na tela principal, serão demonstradas as CNDs cadastradas.

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Na coluna 'Cadastro' é demonstrada a data do cadastro da nova certidão. Quando a
certidão é atualizada pelo sistema (renovada) a data desta coluna é substituída pela
data do cadastro desta nova certidão.

Na coluna 'Vencimento' serão demonstrados os vencimentos das certidões e ao lado


em 'Conferência' serão demonstradas se as certidões foram renovadas ou não.

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Em 'Renovação' é possível habilitar ou desabilitar a renovação automática das CNDs.

Para cada CND, existem alguns botões relacionados, são eles:

Este botão será habilitado apenas para as certidões manuais, já


que não será o sistema que renovará esta certidão
automaticamente, e sim o usuário que realizará o upload dos
aquivos da CND.

Este botão será habilitado para as CNDs com renovação


automática.

É possível reagendar a emissão da CND para o dia da


antecipação.

Clicando neste botão será habilitada a seguinte janela com as observações abaixo:

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É possível visualizar os detalhes da última certidão que
foi emitida. Ao clicar neste botão será apresentada a tela
de detalhamento da CND.

Nela será demonstra a CND emitida do órgão competente.

É possível, imprimir, baixar, excluir e conferir a certidão.

É possível visualizar as certidões emitidas anteriormente. Ao clicar neste botão, será aberta a
tela de Certidão Negativa de Débito (antigas). Nela o usuário terá as opções: Visualizar, Baixar
e excluir as certidões.

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Aba Departamento Pessoal

Na aba Departamento Pessoal, temos as informações sobre a gestão de funcionários. Nela


constam alguns Menus que serão verificados neste tópico.

Funcionários

Nesta aba serão visualizados todos os funcionários cadastrados no sistema Departamento


Pessoal Alterdata.

Acime temos a opção para selecionar o status dos funcionários.

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Ao lado, deverá ser selecionada a empresa para que sejam listados os funcionários
cadastrados.

Em seguida os funcionários cadastrados para a empresa selecionada serão visualizados na tela.

Clicando sobre o nome de um dos funcionários, serão demonstrados alguns dados do mesmo
que estão cadastrados no sistema Departamento Pessoal Alterdata.

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Os dados contidos nesta tela não poderão ser alterados. Para realizar alterações no cadastro
dos funcionários listados, o usuário deverá acessar o sistema Departamento Pessoal.

FolhaNet

Neste menu é possível realizar lançamentos para folha de pagamento para serem importados
para o sistema Departamento Pessoal.

Para realizar um novo lançamento, clique no botão 'Novo Lançamento'.

Primeiro selecione para que tipo de processamento deseja realizar o lançamento.

Os tipos de processos demonstrados nesta tela dependerão de uma configuração no cadastro


da empresa que será verificado posteriormente.

Ao lado selecione o período que deseja realizar o lançamento.

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Após, selecione o evento que deseja lançar, o funcionário e informe o Valor/Quantidade do
evento.

Lembrando que os eventos que aparecem na listagem serão disponibilizados para visualização
de acordo com as informações fornecidas no cadastro da empresa que será verificado
posteriormente.

Após realizar o lançamento clique no sinal

O sistema disponibilizará para que o usuário continue realizando mais lançamentos.

Após realizar os lançamentos desejados, clique em

Retornando a tela principal dos lançamentos, serão visualizados os lançamentos realizados


para a empresa selecionada. Na coluna 'Status' será demonstrado se o lançamento foi ou não
importado para o sistema Departamento Pessoal.

Pré-admissão de Funcionários

O recurso de pré-admissão de funcionários será utilizado para que se realize o cadastro pré-
admissional dos funcionários. Esta é uma aba para que o cliente possa enviar ao contador o
pré-cadastro dos funcionários que está admitindo para sua empresa.

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Para a realização de um novo cadastro, clique em 'Novo Pré-cadastro'.

Nesta tela, todos os dados com * são de preenchimento obrigatório. Temos vários cadastros
que deverão ser realizados, de acordo com a imagem abaixo:

No final da tela do cadastro temos as seguintes opções:

Se o usuário, no momento do cadastro, não possuir alguma informação, poderá clicar em 'A
concluir' para dar continuidade ao cadastro posteriormente.

Ao final do preenchimento de todos os campos, clique em 'Salvar'.

Ao terminar o pré-cadastro o funcionário aparecerá na tela principal para que o contador


possa realizar a importação do mesmo para o sistema departamento pessoal.

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Ao lado do nome dos funcionários, temos algumas cores que demonstram as seguintes ações :

À concluir

Este status demonstra que o Pré-cadastro não possui todas as informações


necessárias para importação para o sistema Departamento Pessoal.

Em avaliação

O Status azul demonstra que o cadastro foi importado para o sistema Departamento
Pessoal e que está sendo avaliado.

Aguardando Importação

Este status demostra que o cadastro ainda não foi importado para o sistema
Departamento Pessoal.

Falta Informação

Este status demonstra que o cadastro foi recusado por algum motivo. Em geral, o
motivo é a falta de informações, que serão detalhados no campo 'Observações'.

Para realizar a importação do funcionário para o sistema Departamento Pessoal, acesse a aba
'Funcionário' e clique em 'Funcionários'.

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Secionando a empresa, o sistema demonstra, abaixo dos funcionários, o quadro a concluir.

Caso exista um novo pré-cadastro no sistema Departamento Pessoal, o mesmo será


demonstrado nesta tela. Basta clicar em Editar para dar continuidade ao cadastro.

Agendamento de Férias

Esse módulo permitirá que o usuário verifique até quando deverá conceder as férias para seus
funcionários e ainda poderá realizar o agendamento de férias.

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Previsão de Férias

Esse recurso possibilitará ao usuário uma melhor visualização das datas Vencimento de Férias'
e 'Conceder até' e a situação de cada funcionário, possibilitando a solicitação do agendamento
de férias a partir desta tela.

Agendamentos

Será efetuada uma solicitação de agendamento de férias no eContador, onde o usuário poderá
definir a data de agendamento de férias,abono e pagamento de adiantamento de 13º em
férias.

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Efetuada a solicitação, esta será importada para o WDP que receberá as informações e
efetuará o Agendamento de Férias e Confirmação do Agendamento de acordo com as
configurações e parâmetros de cada funcionário.

Após esse fluxo o usuário terá um retorno no eContador informando se o Agendamento foi
confirmado com as mesmas informações solicitadas 'Status: Confirmado' ou se o agendamento
foi confirmado com alguma alteração de informação e/ou observação 'Status: Confirmado com
Observações'.

Pré demissão

O recurso de pré demissão de funcionários será utilizado para realize a solicitação prévia da
demissão do funcionário. Esta é uma aba para que o cliente possa enviar ao contador a
solicitação de aviso prévio/dispensa do funcionário que está admitido na sua empresa.

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Ao acessar esta opção serão exibidos todos os funcionários cadastrados que ainda estão ativos
na empresa, selecionando o tipo de documento (aviso prévio ou comunicado de dispensa),
após o emissor (empregado ou empresa), deve ser informado a data e clicar no ícone
'adicionar solicitação' após salvar.

Aba Empresa

Nesta aba, serão listadas as empresas que foram integradas ao eContador e suas respectivas
informações. Clicando sobre o nome da empresa serão apresentados os dados cadastrais
desta.

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Acessado o ícone serão apresentadas as seguintes abas:

Configurações Adicionais de CND: Nesta tela, é possível adicionar informações das empresas
que não constam no cadastro do PHD. Tal como senha de acesso a sites de Prefeituras, Código
de Imóvel Rural e Inscrição Cadastral. Estes campos serão habilitados de acordo com o
município da empresa e qual CND o sistema controla.

Tipos de movimentos: Através desta opção é possível definir os tipos de movimentos que
estarão disponíveis para a empresa selecionada, ou seja, os tipos de movimentos que a
empresa poderá realizar lançamentos através do eContador.

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Eventos: Nesta aba é possível definir os eventos que estarão disponíveis para esta empresa.
Serão apresentados todos os eventos que estão marcados para integração com eContador no
cadastro dos eventos no sistema departamento pessoal. Basta selecionar os eventos que serão
disponibilizados para a empresa realizar lançamentos e clicar em adicionar.

Caso necessário, também é possível remover os eventos adicionados.

46
Prazos de lançamentos : Informe o prazo para lançamento da folha.

Atenção! Ao marcar a opção de importação de lançamentos antes o fechamento do


período/competência, no sistema Departamento Pessoal serão importados todos os
lançamentos disponíveis no eContador. Empresas com esta configuração desmarcada não poderá
editar ou excluir lançamentos. Ao final clique em 'Salvar'.

Caso exista alguma empresa que siga as mesmas configurações que foram definidas para a
empresa selecionada, é possível importar os dados, ou seja, incluir as mesmas configurações
para mais de uma empresa, sem que seja necessário configurar empresa por empresa. Basta
selecionar a empresa e clicar em Importar.

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Aba Usuários

Nesta aba poderão ser cadastrados e visualizados os usuários para acesso ao eContador

Opção 'Converter sócios em usuários'

É possível selecionar através desta opções quais sócios das empresas integradas serão
convertidos em usuários do eContador.

Se for selecionada apenas uma empresa, é possível selecionar quais sócios serão convertidos
em usuários. Caso sejam selecionadas todas as empresas serão convertidos em usuário todos
os sócios das mesmas.

Após, selecionar os sócios e marcar os status, tipos e responsáveis, clique em 'Converter'.

48
Na tela principal do cadastro dos usuários será realizado o controle dos usuários do eContador. Os
usuários do PHD já estarão cadastrados no eContador terão acesso somente ao eContador, não terão
acesso ao PHD.

Para realizar um novo cadastro, utilize o botão 'Novo Usuário'.

Após cadastrar ou integrar um usuário do PHD temos que ativar o cadastro do mesmo no
eContador.

Neste, deverão ser cadastrados os usuários que terão acesso à realização de lançamentos, por
exemplo.

No cadastro de usuários temos os seguintes ícones:

Reenviar senha – Através desta opção é possível reenviar a senha de acesso ao eContador
por e-mail informada no cadastro do usuário.

49
Lembrando que os usuários cadastrados no eContador utilizarão como login seu CPF ou CNPJ e a
senha que será enviada por e-mail.

Reiniciar senha – Através deste ícone ao lado é possível reiniciar a senha do usuário. Ao
reiniciá-la a senha passará a ser o login do usuário, ou seja, o CNPJ ou CPF.

Editar – Ao clicar em editar é possível ativar e definir o perfil de acesso do usuário ao


eContador.

Na primeira aba temos as opções com informações onde serão inseridos os dados cadastrais
do usuário. Para que este receba a sua senha de acesso é necessário que o e-mail do mesmo
esteja devidamente cadastrado.

Para ativar o usuário basta marcar a opção 'Ativo'.

50
Na aba 'Empresas' deverão ser selecionadas as empresa que este usuário terá acesso.

Em Permissões, é possível determinar as permissões de acesso do usuário, definindo quais


informações o mesmo poderá visualizar, criar, editar, excluir. Caso o usuário tenha todas as
permissões citadas anteriormente, basta marca a opção 'Todos'.

51
Na aba 'Categorias' serão definidos os tipos de documentos que este usuário poderá visualizar.

A aba 'Pack CRM' só estará disponível para os usuários do sistema Pack CRM Alterdata. Nesta,
serão definidos os departamentos que este usuário poderá visualizar.

Na aba 'Karoo' marque a opção 'Poderá acessar o Karoo pelo eContador' caso deseje liberar o
acesso deste usuário ao chat do Karoo de sua empresa contábil.

52
Em 'Notificações' marque as opções de notificação que este usuário poderá receber.

Aba Collect

Sabemos que os contadores precisam coletar frequentemente as informações de vendas de


máquinas de cartão para seus clientes, mas através do Alterdata Collect é possível importar os
dados de vendas das máquinas de cartão para um local web, apenas com um login e senha
para acesso.

Quando o empresário realiza vendas, ele tem que emitir as notas fiscais referentes ao que foi
vendido para a conferência das quantidades reais comercializadas no período. O Alterdata
Collect facilita essa visualização e evita possíveis divergências com o fisco.

Através do Alterdata Collect o contador tem acesso ás vendas totais por máquinas ou por
estabelecimento, podendo ser realizadas consultas dia a dia e sobre anteriores, para verificar
se existe divergência de informações, Além das consultas também será possível efetuar a
Integração de valores para o seu sistema contábil Alterdata.

O primeiro passo para utilizar a ferramenta será dado cadastrando os estabelecimentos nos
quais deseja controla o movimento de cartão, para isso acesse a aba 'Collect' e clique em
'Estabelecimentos'.

53
Você será direcionado a uma nova tela de cadastro, nela clique em 'Cadastrar
estabelecimento'.

Em seguida selecione a 'Empresa' e abaixo a 'Operadora'.

Abaixo, informe o nº do estabelecimento, o Usuário de acesso e a senha. Lembrando que


essas informações são as mesmas que o seu cliente utiliza para acessar o site das operadoras e
baixar os extratos de maneira manual.

Ao final, clique em 'Salvar'.

Retornando à tela de cadastro, é possível visualizar os estabelecimentos já cadastrados, bem


como suas operadoras.

54
Atenção! Quando um novo estabelecimento for cadastrado, só serão baixadas as vendas dos
últimos 30 dias.

Ex: Se cadastrarmos o estabelecimento no dia 28/04, serão baixadas as vendas de 30 dias


anteriores, ou seja, de 29/03 a 27/04. A partir daí o Collect passará a baixar as vendas
periodicamente.

Ao lado de cada empresa, o Collect demonstrará o status do cadastro. Caso tenha alguma
inconsistência, a cor demonstrada será diferenciada conforme legenda.

Para visualizar a legenda de status, clique em 'Exibir legenda'.

Caso seja necessário efetuar qualquer edição no cadastro, clique em 'Editar estabelecimento'.

Nesta edição não é possível alterar os campos 'Empresa' e 'Operadora'.

Também destacamos que, caso já tenha efetuado a baixa do extrato desta operadora, o campo
nº do estabelecimento também não poderá ser alterado.

Ao lado da opção de cadastrar os estabelecimentos, temos a opção ‘Listagem de operadoras’.

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Na primeira opção ‘Homologadas’ serão apresentadas as operadoras de cartão que são
controladas pelo sistema, ou seja, as operadoras o sistema consegue puxar as informações em
seu site e importar para o eContador.

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Na segunda opção ‘Indisponíveis’ serão apresentadas as operadoras que estão
temporariamente indisponíveis.

Depois que o Collect baixar as vendas, será possível visualizar as movimentações. Para isso,
clique em 'Collect' e em seguida em 'Extrato de vendas'.

Na opção 'Dashboard' é possível visualizar gráficos com as informações gerais das


movimentações.

Desta forma é possível visualizar as estatísticas de vendas no mês, por operadora, as vendas no
mês de operadoras por bandeira e também as vendas na semana de cada operadora.

57
Ainda na tela principal temos o botão 'Atenção às máquinas' onde serão demonstradas as
máquinas que foram cadastradas que possuem senha incorreta.

É importante ajustar essas senhas para que as vendas possam ser baixadas.

Quando for identificada que a senha cadastrada está incorreta, será enviado um e-mail para o
usuário que tenha permissão neste tipo de notificação, avisando que não houve sucesso ao
acessar os dados do estabelecimento. Com a senha incorreta, não será possível baixar as
vendas.

Ao lado, temos a aba 'Extrato de vendas'.

Caso a movimentação já tenha sido importada, esta aparecerá nesta tela.

Para uma melhor visualização, temos os filtros para facilitar a consulta. É possível selecionar a
'Empresa', se deseja visualizar a movimentação por 'Valor Total da Transação', 'Valor Líquido'
ou 'Valor Bruto'.

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O valor da transação trata do valor da venda efetuada; o valor líquido refere-se ao valor da
venda menos o percentual da operadora e o valor bruto o valor das parcelas da venda, caso a
mesma tenha sido efetuada a prazo.

Também é possível visualizar a movimentação de acordo com a quantidade de dias


selecionada.

Ao clicar em 'Filtrar' serão demonstradas as movimentações de cartão das operadoras


cadastradas.

Caso deseje visualizar as informações de forma detalhada, clique no ícone com no nome da
operadora.

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O Alterdata Collect facilitará também a Escrituração Contábil, pois através desta ferramenta é
possível realizar a integração deste movimento com o Contábil Alterdata.

O primeiro passo para parametrizar essa integração será o cadastro dos lançamentos
automáticos a serem utilizados. Para isso, acesse o sistema contábil, clique na aba 'Cadastros'
e em seguida em 'Lançamento automático'.

Para realizar um novo cadastro clique em 'Novo Cadastro'

Informe o nome do lançamento e após clique em 'Gravar'.

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Retornando à tela principal, selecione o lançamento criado anteriormente e, após, clique em
'Lançamentos'.

Nesta nova tela, clique em 'Novo Cadastro'.

Os lançamentos automáticos serão cadastrados por plano de contas. Selecione o plano de


contas ao qual deseja que os lançamentos automáticos sejam vinculados.

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Abaixo, informe a conta devedora que será utilizada no lançamento e a conta credora. Neste
exemplo, como estamos criando um lançamento automático para vendas de cartão a débito,
foi inserida a conta devedora Banco Itaú e a conta credora de Vendas Cielo.

Lembramos que as contas utilizadas neste material servem apenas para fins didáticos.
Verifique em seu plano de contas quais contas serão vinculadas.

Abaixo, informe o histórico padrão para o lançamento e após, clique em 'Gravar'.

Retornando à tela principal do cadastro dos lançamentos automáticos, temos a coluna


'Código'. Essa numeração será utilizada no Collect para integração.

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Retornando ao site, clique em 'Configurações de Integração' onde serão demonstradas as
operadoras cadastradas e os campos para que sejam informados os códigos dos lançamentos
automáticos cadastrados no sistema contábil.

Lembramos que não será obrigatório preencher todos os campos dos lançamentos
automáticos. Você deverá verificar quais operações deseja que sejam exportadas para, então,
serem importadas para o sistema contábil.

Será obrigatório apenas, preencher os campos de lançamentos automáticos de débito e


crédito na mesma operação.

Ex: Se você, realiza os lançamentos automáticos utilizando apenas os valores totais da


transação, só precisará preencher o lançamento de débito e de crédito desta operação.

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Informe os códigos dos lançamentos automáticos criados anteriormente em cada tipo de valor
que deseja integrar e, ao final, clique em 'Salvar Configurações'.

Depois de realizar estas configurações, podemos realizar a exportação do movimento.


Retornando à aba 'Extrato de Vendas', clique em 'Exportar Movimento'.

Selecione a empresa para a exportação da movimentação. Lembramos que a empresa deverá


estar cadastrada no sistema contábil e utilizar o plano de contas para o qual foram cadastrados
os lançamentos automáticos de forma que a movimentação seja importada corretamente.

Abaixo, em 'Exportar vendas por', selecione o tipo de movimento.

Após, selecione o período que deseja ser exportado.

É possível realizar a importação de todas as operadoras ou selecionar uma operadora


específica.
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Em 'Tipo de venda' pode-se selecionar todas as vendas, ou realizar a exportação das vendas a
crédito ou somente a débito.

As opções contidas em 'Geração do arquivo' facilitam o usuário que não precisará gerar o
arquivo três vezes selecionando as operadoras uma a uma. Caso seja gerado mais de um
arquivo, será criada uma pasta compactada com todos os aquivos juntos.

Clicando em 'Exportar' o sistema baixa um arquivo de acordo com as marcações efetuadas


para exportação.

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Caso tenha marcado apenas uma operadora o sistema gerará um único arquivo em TXT desta
operadora, caso tenha selecionado mais de uma operadora, será gerado um arquivo
compactado com os arquivos separados.

Lembrando que como padrão o arquivo será gerado no diretório de downloads configurado no
navegador padrão de sua máquina. Geralmente na pasta 'Downloads'.

Para realizar esta importação, acesse o sistema contábil, clique na aba 'Importar Lançamentos'.

Para realizar a importação de maneira correta, selecione a opção 'Contábil Windows (Wcont)'
e clique em 'Avançar'.

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Na tela seguinte, selecione a empresa e clique em 'Avançar'.

Em seguida, selecione o arquivo que foi exportado no site. Após, clique em 'Avançar'.

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Na tela seguinte, informe o período inicial e final para a importação. Este período deverá ser o
mesmo que foi informado na exportação do aquivo no site.

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Após avançar a tela, informe uma descrição para o lote que será criado para esta importação.
Abaixo, deixando a opção 'Liberar lançamentos' marcada, o sistema ao realizar a importação,
automaticamente, libera o movimento para a contabilidade.

Para verificar o movimento importado, acesse a aba 'Lançamentos' e clique em 'Abrir'.

Selecione a 'Empresa' e o
lote que foi criado.

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Toda movimentação contida no arquivo importado será demonstrada na tela.

Observe que constam as informações das contas a débito, a crédito e também os valores da
movimentação.

eContador – Visão do cliente

Após demonstrar todos os acessos que o contador tem no eContador, será demonstrado agora o
acesso do cliente do contador. O cliente do contador deverá acessar o mesmo site do contator:
www.contadornanet.com

Deverá ser informado o seu usuário e senha de acesso. A senha é enviada de maneira
automática para o e-mail informado no cadastro do usuário.

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Ao acessar o site, na tela principal, o cliente terá acesso as seguintes informações:

Pré admissão de funcionários : Serão listados todos os funcionários cujo cadastro está na lista
de pré admissão, o cliente poderá visualizar as informações inseridas pelo contador para que
possa, por exemplo, completar o cadastro do funcionário.

Meus pagamentos : este campo é um atalho para Documentos.

Últimos atendimentos em aberto: Aqui, o cliente poderá visualizar os últimos atendimentos


em aberto. É possível visualizar as informações sobre a data de abertura e previsão de
finalização.

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O usuário terá acesso na parte superior a todos os menus que o contador tem acesso, somente
não terá acesso ao cadastro de Usuários.

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