BDUA 1291 11 S68170511095840S000007049400

Bogotá, Mayo 17 de 2011

Doctores:
REPRESENTANTE LEGAL EPS SUBSIDIADAS
REPRESENTANTE LEGAL EPS CONTRIBUTIVAS
REPRESENTANTE LEGAL EPS MEDICINA PREPAGADA
REPRESENTANTE LEGAL REGIMEN DE EXCEPCION
ALCALDIAS MUNICIPALES Y
SECRETARIOS DE SALUD
Asunto. Aplicación WEB

Cordial Saludo

Continuando con nuestros procesos de mejoramiento en la recepción y entrega de los

procesos normativamente descritos en la Resolución 1982 de 2010, modificada por las
Resoluciones 4712 y 4140 de 2010, de manera atenta, me permito informarles que a partir
de la fecha las EPS, EPS-S, Entidades de Medicina Prepagada, Entidades pertenecientes al
Régimen de Excepción y los Municipios, deberán radicar los respectivos Archivos Maestros,
Archivos de Novedades y de Traslados, a través de la aplicación WEB diseñada para este
fin. De acuerdo con lo anterior, adjunto encontrará el manual con las indicaciones y pasos a
seguir para realizar el cargue efectivo de sus archivos. Es importante resaltar que la
aplicación WEB le mostrará paso a paso el estado en que se encuentra su archivo hasta el
momento de la radicación, por lo tanto, los días de cargue usted debe estar pendiente de los
mensajes que envía la página la WEB informando posibles errores en su archivo o la
radicación exitosa del mismo (El número de radicación de la página (Indicado cuando carga el
archivo) No es igual al número de radicación del proceso)

Téngase en cuenta que la Resolución 1982 de 2010, establece en su artículo 8, lo

siguiente:
“Artículo 8. Presentación y recepción de la Información. La información se presentará en
medio digital o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro de
los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en
los horarios acordados con dicho administrador.

Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán

garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el Anexo
Técnico.

Los medios digitales deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el

representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con
los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la
información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se
remitirá al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro del calendario establecido en la
presente resolución.

Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado,
es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y

LOS TRÁMITES ANTE EL FOSYGA NO REQUIEREN INTERMEDIARIOS

Carrera 7 No. 32 - 39 Edificio Fénix – Telesentinel – Bogotá D.C.
PBX 6 05 87 77 FAX 605 87 77 ext. 0 NIT 900.047.282-8
 consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita
por el representante legal del obligado.”

1. El archivo Maestro, Archivo de Novedades y/o de Traslado, debe venir acompañado del
respectivo oficio de solicitud de radicación de la información, este oficio debe contener el
total de registros remitidos en cada uno de sus archivos y debe venir firmado por:

a. EPS y EPS´S – Representante Legal de la Entidad

b. Municipios – Alcalde Municipal y/o Secretario de Salud

Si el oficio no viene firmado por el Representante Legal, el Alcalde Municipal y/o el

Secretario de Salud, se debe remitir junto con el oficio el poder autenticado ante Notaría,
donde se autoriza a un tercero a remitir esta información.

Adicionalmente, es importante resaltar que el oficio debe ser radicado de la misma forma
que el archivo .PAK, a través de la WEB, pero con extensión .DOC o PDF, y que la
radicación de su archivo a través de la WEB no es garantía de su proceso, ya que si el
archivo radicado no cuenta con el oficio de radicación que lo soporte, el archivo no será
procesado.

2. De acuerdo con la Resolución1982 de 2010, la recepción de los archivos Maestro, de

Novedades y/o de Traslado, se realizará dentro de los plazos señalados en la resolución,
de conformidad con el calendario definido y en el horario acordado entre el Administrador
Fiduciario y las EPS´S, EPS y Municipios, este horario de recepción se acordó hasta las
3:00 p.m. con el fin de que las entidades a cargo de la remisión de los archivos tengan
la oportunidad de corregir sus archivos y volverlos a remitir en caso de encontrarse
errores al momento de la radicación y antes de correr el respectivo proceso.

3. El usuario y clave de acceso a la WEB, para los municipios será entregada a más tardar
el día 19 de Mayo de 2011, a los correos institucionales recibidos y actualizados, de
acuerdo con la solicitud hecha el día 11 de mayo de 2011.

4. El FTP estará a disposición de las entidades para el envío de los archivos, sí y solo sí, se
presenta algún tipo de inconveniente con el cargue a través de la WEB, en estos casos
las EPS´S, EPS, Entidades de Medicina Prepagada, Entidades pertenecientes al
Régimen de Excepción y/o municipios, deberán informar mediante correo electrónico
cuyas especificaciones se encuentran más adelante, la inconsistencia presentada con la
aplicación, anexar el respectivo pantallazo con el error e indicar la ruta exacta en la que
dispuso su archivo Maestro, de novedades y/o de Traslado.

5. Los archivos .PAK que deben radicar, deben ser generados con la última versión de la
malla validadora que está dispuesta en la página WEB del Fosyga (www.fosyga.gov.co).
La nueva aplicación WEB verificará que el archivo haya sido validado por esta última
versión; de no ser así, su archivo no podrá ser radicado. Recuerde que la malla debe
ser instalada en el sistema operativo Windows XP, en una ruta corta, preferiblemente en

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 el escritorio del equipo de cómputo, que no contenga espacios en blanco, ni caracteres
especiales.

6. El archivo .PAK generado por la Malla validadora no puede ser alterado o modificado,
toda vez que esto crea conflicto al momento de descifrarlo y la información no podrá ser
procesada. Por lo tanto, si la entidad encuentra error en el nombre del archivo .PAK,
debe corregirlo desde el archivo original (archivo txt) y posteriormente realizar
nuevamente la validación de estructura y generación del archivo .PAK a través de la
malla validadora. Recuerde que la estructura del nombre del archivo para las EPS y
EPS´S es: TIPOARCHIVOCODENTIDADDDMMAAAA y para los municipios es
NSDPTOMPIODDMMAAAA

7. De otra parte, por políticas de seguridad de la información, solicitamos su colaboración

en la creación de correos institucionales, para el envío de información, para lo cual, es
importante que nos hagan llegar la actualización de sus correos y adicionalmente los
nombres de las personas encargadas de los diferentes procesos. El uso de correos
comerciales como YAHOO, HOTMAIL, GMAIL y otros, no garantizan la recepción de
información, por lo tanto puede generar una pérdida de información importante para la
entidad.

8. La Unidad de BDUA del Consorcio Fidufosyga, realizará el respectivo acompañamiento a

cada una de las Entidades que así lo requiera en la implementación y manejo adecuado
de la aplicación WEB, para lo cual pueden comunicarse con nosotros a los correos
gmoreno@fidufosyga.com.co (Jefe Unidad BDUA), abruce@fidufosyga.com.co
(Procesos Contributivo), ctorres@fidufosyga.com.co (Procesos Subsidiado),
prestrepo@fidufosyga.com.co (Medicina Prepagada) e iramirezza@fidufosyga.com.co
(Régimen de Excepción).

Cualquier información adicional o al respecto con gusto será remitida.

Cordialmente,

GUSTAVO MORENO CHÍA

Jefe Unidad Base de Datos Única de Afiliados

Proyectó: Claudia Mariza Torres Londoño – Profesional Unidad de Asistencia Técnica.

Z:\USERDATA\UNIDAD DE BDUA\Publico\03_SUBSIDIADO\Correspondencia\Varios\BDUA_1291_CMTL_APLICACION PAG WEB_11MAYO2011.doc

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