DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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CUENTAS POR COBRAR

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FECHA DESCRIPCIÓN Iniciales/Cargos Iniciales/Cargo Iniciales/Cargo

SC MA FG
Asistente Corporativo Responsable de Calidad Director de Administración
11/10/2010 Emisión inicial

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CUENTAS POR COBRAR

INDICE
Página

1.PROPÓSITO ..................................................................................................................3
2.ALCANCE:......................................................................................................................3
3.DEFINICIONES ..............................................................................................................3
4.NORMATIVAS................................................................................................................3
5.DESCRIPCIÓN DEL PROCESO....................................................................................4
6.REGISTROS...................................................................................................................5
7.REFERENCIAS:..............................................................................................................5
NO APLICA........................................................................................................................5
8.ANEXOS: .......................................................................................................................5

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1. PROPÓSITO

Indicar los pasos a seguir para realizar la cobranza por servicios prestados por la Firma Mercantil
INVERSIONES 1.800.000, C.A.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable al seguimiento y control de las cuentas por cobrar generadas por la
Dirección de Operaciones y debidamente notificadas a la Dirección de Administración de INVERSIONES
1.800.000,C.A.

3. DEFINICIONES

FACTURA:

Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información
fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un
servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación

CUENTAS POR COBRAR

Registro de los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías
o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de
cambio y pagarés) a favor de la empresa

DEPÓSITOS BANCARIOS
Operación financiera

SALDO DEUDOR
Diferencia entre el haber y el deber

4. NORMATIVAS

4.1. Las áreas requirentes de aplicación de cobranza de soporte financieros aplicables a los clientes,
son responsables de remitir inmediatamente el (los) documento (s) a cobrar al área de Cuentas por
Cobrar de la Dirección de Administración.

4.2. El área de Cuentas por Cobrar de la Dirección de Administración, es responsable de mantener

actualizada la base de datos que registra los movimientos referentes a la cobranza extrajudicial
generada en virtud de la prestación de servicios contratadas por los clientes a la empresa.
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4.3. Todo soporte de cobro debe archivarse en la carpeta correspondiente, tanto en su estado de
pendiente por pago, así como los cancelados.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Responsable (Unidad /
Actividad(es) / Acción (es)
Cargo)

Operaciones 1. Remite a la Dirección de Administración, al área de Cuentas por Cobrar

el Informe o Presupuesto debidamente aprobado por el cliente.

Dirección de 2. Recibe el soporte que refleja el cobro a realizar

Administración/Área de
Cuentas por Cobrar 3. Verifica la información y el cliente ha ser aplicado el pago.

4. Elabora la factura correspondiente

5. Registra la información de cobranza en la base de datos

correspondiente.

6. Archiva el soporte en la carpeta correspondiente de cuentas por cobrar.

7. Notifica y remite al cliente la factura con el monto de la deuda.

8. Se comunica con el cliente solicitando información del pago.

9. El cliente paga la deuda:

9.1.No: Solicita información de fecha posible de pago y continúa la gestión

de Cobranza.

9.2. Si: Verifica el depósito o transferencia.

10. Ubica en la carpeta “Cuentas por Cobrar”, el soporte pendiente y lo

cancela.

11. Registra el pago en la base de datos correspondiente.

12. Archiva el soporte cancelado en la carpeta correspondiente.

13. Notifica a la Dirección de Administración, al Área de Contabilidad, el

pago realizado

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6. REGISTROS
TIEMPO DE
TIEMPO ARCHIVO
CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE Tipo de Archivo ARCHIVO INACTIVO/
(custodio) ACTIVO DISPOSICIÓN
FINAL
Según N/A
INV-R-015 Cuentas por Cobrar Administración Electrónico
actualización

7. REFERENCIAS:
No aplica

8. ANEXOS:
No aplica

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