26/12/2010

7 dicas para organizar o dia-a-dia do empresário

Melhorar a sua qualidade de vida aliada ao aumento da produtividade

empresarial. Esse é o objetivo de quase todo empreendedor. Mas é
preciso realizar a própria gestão do tempo. Veja algumas dicas.

O dia-a-dia de um empresário é intenso.

São muitas atividades, várias responsabilidades e todas precisam ser

resolvidas com prontidão. Caso contrário, o seu negócio pode sofrer
impacto. Por causa disso, as pessoas tendem a centralizar as funções e
trabalhar de forma a “apagar incêndios”.

Segundo Christian Barbosa, especialista em produtividade e gestão do

tempo pessoal, essa situação poderia ser evitada. Ele diz que é necessário
se organizar e fazer o planejamento pessoal para não ter futuramente
prejuízos na saúde e nas finanças.

“A nossa cultura deixa para que façamos tudo na última hora, sempre
esperamos para realizar as atividades próximas do prazo final. Nós temos
a cultura da última hora”, lembra Christian.

“A maioria das atividades nasce como importante. Mas toda atividade que
não é realizada no momento certo, torna-se urgente”, ressalta Christian
Barbosa. O consultor diz que poderíamos evitar – e muito – o nosso
estresse e melhorar a qualidade de vida. Isso depende apenas da mudança
de postura.

Porém, é preciso contar com as emergências. São aquelas situações que

não estavam previstas e que, de repente, aparecem e precisam ser
resolvidas prontamente.

Esse tipo de situação é corriqueira, exemplos como: cliente faz uma

ligação solicitando um produto de última hora; um fornecedor atrasa
entrega; acaba energia no horário de atendimento ao público... Essas e
outras inúmeras situações ocorrem e, por isso, o planejamento pessoal
deve ter um espaço na agenda para emergências.

É necessário, portanto, saber diferenciar as atividades planejadas,

importantes, urgentes e emergentes.

7 dicas essenciais para administrar o seu tempo

Segundo a empresa NeoTriad, todo profissional – empreendedor,

executivo ou funcionário – pode organizar-se completamente.
Para comprovar isso, foi criada a metodologia Tríade do Tempo
(http://www.neotriad.com/pt/).

A seguir, veja as sete dicas que contribuem diretamente para aumentar a

produtividade.

    1. Escolha um programa de computador que lhe ajude a organizar as

tarefas do dia. Pode ser desde a agenda do Outlook até uma planilha em
Excel.
    2. Delegue tarefas. Tenha em mente que você não consegue fazer tudo.
Portanto, identifique o que consegue ou não fazer em seu horário de
trabalho.
    3. Determine quais são os momentos importantes de sua semana.
Planeje com antecedência e coloque, por exemplo, momentos com a
família em sua agenda.
    4. Evite a predominância de atividades urgentes.
Analise e identifique quais poderiam ter sidas feitas antes. Isso impacta
diretamente no estresse.
    5. Escolha um dia da semana para atividades pessoais. Na maioria dos
casos, os dias de domingos são a melhor opção. Quem tem comércio,
deve escolher outro dia que for mais adequado.
    6. Mantenha o seu ambiente de trabalho organizado. Quanto mais
desorganizado, você perderá muito mais tempo para encontrar papéis,
documentos e aumentar suas horas de trabalho.
    7. Estipule quais são os horários para acessar e ler os seus e-mails. O
hábito de ler as mensagens sempre que elas chegam prejudica na
concentração de outras atividades.

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