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Manual GesPOS

Estado dos
Documentos
ÍNDICE
O MANUAL DE ESTADO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................ 1
Introdução....................................................................................................................... 1
Objectivos ....................................................................................................................... 1
Condições de Utilização...................................................................................................... 1
ESTADO DOS DOCUMENTOS ............................................................................................................... 2
O que é? ......................................................................................................................... 2
Configuração do sistema .................................................................................................... 2
Aplicação dos estados dos documentos ........................................................................ 2
Parametrização dos estados dos documentos ................................................................ 2
Estados .......................................................................................................... 2
Transição de estado ......................................................................................... 3
Movimentação .................................................................................................................. 5
Back Office .............................................................................................................. 5
Front Office ............................................................................................................. 6
Relatórios ........................................................................................................................ 7
Estado dos documentos ............................................................................................. 7
Transições de estado dos documentos.......................................................................... 8
Perguntas e respostas ...................................................................................................... 10
O manual de estado dos documentos

Introdução

Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas,


contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é
necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a
capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos
informáticos.
Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração
qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na
implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se
estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de
forma inequívoca para o seu desenvolvimento.

Objectivos

O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento da Gestão de


Estado dos Documentos existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou
esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação.
Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo
que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre
presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o
máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados.

Condições de Utilização

Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação,


concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores
do sistema informático.
 Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é
mostrar as funcionalidades do sistema.

Convenções usadas no manual


 Texto a verde ou “negrito” – Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do
manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação;
 Texto a verde em itálico – Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs;
 Texto a verde com o símbolo  ou sublinhado – Notas e chamadas de atenção;
 Texto em itálico – Exemplos das funcionalidades documentadas.

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Estado dos Documentos

Base Prime
Vision GesCafé Necessário Módulo
PME01PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 (*)

Este manual aborda a Gestão de Estado dos Documentos. Para uma melhor performance e
viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração.

O que é?

O Estado dos Documentos no GesPOS consiste basicamente na sua classificação. Útil para a
gestão de encomendas e projectos, poderá ainda ser utilizado na gestão de trabalhos de
lavandaria.

Configuração do sistema

De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam a gestão de estado dos
documentos.

Aplicação dos estados dos documentos

Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade.


 Esta funcionalidade não está disponível em sistemas com GesFILIAIS.

Parametrização dos estados dos documentos

Estados
Previamente deverão ser criados os diversos estados possíveis para os documentos – Diversos –
Configurações – Configuração de Documentos – Estados de Documento.

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Transição de estado
Após criar os diferentes estados possíveis, terá que ser definido o fluxograma de transição de
estados – Diversos – Configurações – Configuração de Documentos – Transições de
Estado de Documento.

Barra de
ferramentas

Estados
disponíveis

Barra de tarefas

Formatação dos
Área de desenho elementos do diagrama

Para desenhar um novo diagrama seleccione o documento que pretende clicando no ícone de
novo diagrama:

De seguida arraste os estados posicionando-os na área de desenho…

Terá ainda que configurar a transição de estados. Clique no ícone e una os elementos.

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Para além de cores diferentes, cada caixa de estado poderá ter associadas restrições aos
documentos, nomeadamente permissão de alteração e/ou conversão.

Da mesma forma, as setas que identificam as transições de estado poderão apresentar cores
diferentes. Além disso, poderá ser definido o grupo de utilizadores que têm permissão para
proceder à alteração de estado em questão.

Caso pretenda, associe acções às mudanças de estado – envio de sms ao cliente, definição de
comentário por parte do utilizador, …

Para formatar cada elemento do diagrama clique no ícone e seleccione o elemento a


configurar.
 Para configurar um conector de estados deverá clicar na linha correspondente.

Na caixa de propriedades defina as cores, acções, restrições dos documentos e permissões de


utilizadores.

 Se possuir módulo Interface Franchising poderá definir a exportação para XML.

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Nota de Encomenda reprovada não pode ser convertida.

Passagem de documento para o estado “Reprovado” obriga à indicação de um


comentário por parte do utilizador.

Movimentação

O estado dos documentos poderá ser alterado respeitando o fluxograma preestabelecido.

Esta análise/alteração poderá ser efectuada quer em back office quer em front office.

Back Office

Aceda a Movimentos – Movimentos de Vendas (ou Movimentos de Compras) – Estados de


Documento.

Aqui poderá definir o estado e tipo de documento a analisar bem como definir um intervalo de
datas. Caso pretenda, indique o cliente (ou intervalo de clientes).

Uma vez definidos os critérios clique em Carregar para que sejam listados os documentos.

Para proceder à alteração clique no campo Estado e seleccione uma das ocorrências.

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Será solicitada a confirmação da alteração efectuada. Caso a transição implique uma operação
esta será automaticamente iniciada.
Seguindo o exemplo da transição para o estado “Reprovado”...

Uma vez analisada pelo Dep. Comercial, a NE 6 é reprovada. Ao mudar para o estado
“Reprovado” o utilizador tem que introduzir um pequeno comentário justificativo desta
reprovação.

Front Office

Para proceder à alteração do estado dos documentos em POS execute a função MUDAESTADO
(TRANSTATUSFLOW).

O processo de alteração é simples...

Defina os critérios para a análise e clique em Carregar para que sejam listados os documentos.

Seleccione o documento a alterar e escolha um dos estados possíveis. Por fim clique no botão
Alterar Estado.

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Seguindo o exemplo da transição para o estado “Reprovado”...

Uma vez analisada pelo Dep. Comercial, a NE 6 é reprovada. Ao mudar para o estado
“Reprovado” o utilizador tem que introduzir um pequeno comentário justificativo desta
reprovação.

Relatórios

Estado dos documentos

A qualquer momento poderá consultar os estados dos documentos – Relatórios – Relatórios de


Vendas (ou Relatório de Compras) – Estados de Documento – Estados de Documento.

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Transições de estado dos documentos

Além do estado actual dos documentos, poderá ser importante uma análise do historial de
estados.

Aceda a Relatórios – Relatórios de Vendas (ou Relatório de Compras) – Estados de


Documento – Transições de Estado de Documento. Aqui poderá consultar as várias
mudanças de estado que cada documento sofreu.

O campo Estado Origem diz respeito ao estado inicial antes da transição em análise, Novo Estado
corresponde ao estado para o qual foi mudado o documento. O estado actual é apresentado no
campo Estado.
 No sentido de facilitar a análise, poderá definir um agrupamento por tipo e número de documento.

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De acordo com o exemplo da NE 6...

Do estado SUBMETIDO passou para aprovação do Dep. Comercial, tendo sido reprovado
posteriormente.

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Perguntas e respostas

Quando crio uma nota de encomenda é automaticamente assumido o estado


APROVADO!
O estado associado aquando criação de um documento é o definido em Diversos –
Configurações – Configuração de Documentos – Tabela de Documentos – Outros
Campos – Estado Inicial.
Certamente ao criar o fluxograma de transição de estados usou o estado “Aprovado” em primeiro
lugar, daí ter sido esse o assumido para o documento.

Ao emitir uma nova factura o campo relativo ao estado do documento está desactivo!
Além dos estados tem que criar o diagrama de transição de estados, definindo o fluxo entre os
diversos estados. Verifique se foi configurado o fluxograma para esse documento – Diversos –
Configurações – Configuração de Documentos – Transições de Estado de Documento.

Como posso consultar as transições de estado que um determinado documento sofreu?


Consulte o historial de estados – Relatórios – Relatórios de Vendas (ou Relatório de
Compras) – Estados de Documento – Transições de Estado de Documento. Os campos
Estado Origem e Novo Estado reflectem as alterações que o documento sofreu em termos de
estados.

Em POS como posso alterar o estado de um documento?


Execute a função MUDAESTADO (TRANSTATUSFLOW). Defina os critérios que pretende e
clique no botão Carregar. De seguida seleccione o documento e altere o seu estado na combo box
em rodapé.
Após seleccionar o novo estado clique em Alterar Estado.

Defini que ao mudar para determinado estado o documento é convertido, mas não
deixa gravar porque falta o documento destino!
Ao configurar uma transição para dar origem à conversão do documento terá que indicar qual
será o documento resultante desta conversão – campo Documento na janela de propriedades.

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