Gestão de Tempo

O que é o tempo?

O tempo é um elemento que se gasta e não se

recupera. Apesar de pensarmos que “temos todo o
tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e
mesmo que não o usemos ele permanece limitado. É
algo que tem significados diferentes ao longo da vida e
que não é adaptável.

É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO

MAS
É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A NÓS
PRÓPRIOS….
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo,
muitos são os impedimentos a uma gestão de tempo
eficaz.
Faça uma pequena reflexão:

A que causas atribui as perdas de tempo?

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O que costuma fazer para que isso não aconteça?
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Dividimos as maiores preocupações com o tempo
em três grandes categorias:

A - Barreiras Humanas ao Tempo:

(Que envolvem directamente a natureza humana)

1. Esforçar-se demais
2. Desorganização pessoal
3. Incapacidade de dizer NÃO
4. Falta de Autodisciplina
5. Procrastinação
6. Deixar tarefas inacabadas
7. Socializar
B - Barreiras Administrativas ao Tempo:
(Onde são focadas certas competências administrativas,
que quando negligenciadas, causam perdas de tempo
significativas)

1. Falta de objectivos, prioridades e planeamento;

2. Delegação ineficiente;
3. Pessoas não treinadas ou inadequadas;
4. Falta de comunicação
5. Responsabilidade ou autoridade confusa;
6. Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos;
7. Não saber escutar.
C - Barreiras Ambientais ao Tempo:
(Incidindo sobre preocupações de tempo que têm origem na
envolvente)

1. Interrupções pelo telefone;

2. Visitantes ocasionais;
3. Encontros;
4. Informação atrasada ou incompleta;
5. Papelada, formalidades, leitura;
6. Falta de pessoal ou excesso de pessoal;
7. Barulho, distracções visuais.
IMPORTANTE:
As barreiras humanas ao tempo …..

1. São as mais difíceis de dominar, derivam dos hábitos

adquiridos ao longo da vida.

2. No entanto, são as que mais dão oportunidade de

trabalhar porque pode fazer escolhas sobre a sua
forma de organização , desde que tenha identificado
as principais causas.
O que significa a gestão de tempo?

1. Estabelecer objectivos e prioridades

2. Planear actividades e tarefas

3. Organização pessoal
1 - Estabelecer objectivos e prioridades;
Tem a certeza de que distingue facilmente objectivos?

▪ Faça diariamente 20 cartas.

▪ Aprecie bailado.
▪ Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
▪ Cante uma canção.
▪ Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom
clima de trabalho.
▪ Cite um exemplo de solidariedade.
▪ Desenvolva o potencial da criança.
▪ Dedique-se à sua equipa.
▪ Defenda a democracia.
▪ Escreva um relatório.
▪ Seja uma boa cidadã/cidadão.
▪ Identifique os objectivos desta lista.
Há 5 objectivos, conseguiu identificá-los?

1. Faça diariamente 20 cartas.

2. Cante uma canção.
3. Cite um exemplo de solidariedade.
4. Escreva um relatório.
5. Identifique os objectivos desta lista.
 Escolher os objectivos….

1. Mensurável: algo que possa ser medido, não pode ser algo
abstracto;
2. Atingível: não ser impossível de conseguir;
3. Realista: não ser algo demasiado difícil nem demasiado
fácil;
4. Compatível: Ser algo que você pode realizar e que não vá
contra o que você realmente quer;
5. Prazo: definir prazos limite;
6. Específico: não ser algo geral, mas algo concreto;
7. Pessoal: algo seu, adaptável a si e ao que você quer e não
a outra pessoa;
8. Escrito: deverá escrevê-lo para que não se esqueça.
RESOLUÇÃO DO EXERCICIO – ESTABLECER OBJETIVOS
 CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER
PRIORIDADES DO TEMPO:
❖ O que gostamos antes do que não gostamos

❖ O que é mais fácil antes do que é mais difícil

❖ O que sabemos antes do que é novo

❖ O que é urgente antes do que é importante

❖ O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos

❖ O que está anotado na agenda antes do que não está anotado

❖ O que está mesmo à nossa frente antes do que é importante

 1 - Estabelecer objectivos e prioridades;

urgente Não urgente

Importante
Tenha em conta a Matriz
de prioridades que
ilustramos ao lado e vá
preenchendo com as
actividades do seu dia a

Não importante
dia de modo a organizar-
se mais facilmente.
RESUMINDO:

• Um bom plano de gestão e organização do tempo deve

ser elaborado tendo em conta as prioridades.

• Estabelecer prioridades não é mais do que distinguir o

que é importante do que é urgente.

• Tarefa Importante: actividade útil e essencial para atingir

objectivos;

• Tarefa Urgente: actividade com prazo de finalização

imediato
 Para uma boa gestão de tempo é muito importante ser-se
eficaz, ou seja, ter a capacidade de atingir os objectivos
inicialmente definidos.

As pessoas eficazes caracterizam-se por…

• Não gastarem tempo nos quadrantes III e IV porque a situação não é

importante;

• Reduzirem ao máximo o quadrante I, para evitar o enfoque excessivo na gestão

de crises;

• Concentrarem a sua energia no quadrante II, o qual é muitas vezes deixado para
segundo plano devido ao factor pressão da urgência.
 3 – Organização pessoal:

Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de

objectivos e prioridades e o planeamento de actividades e tarefas,
passamos para o terceiro e último ponto:
organização pessoal – a partir de várias actividades poderá
organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais rentável.

➢ Construa um horário para que se organize no seu dia a dia

• Junte os itens semelhantes
• Utilize os “tempinhos”
• Faça do tempo de transição um tempo produtivo
• Seja fiel ao seu horário
• Comece cedo
• Faça o horário em torno das actividades chave
• Avalie os seus horários
• Calendarize todas as suas actividades
➢ Minimize as interrupções:
• Analise as interrupções
• Seja breve
• Reorganize-se
• Defina 1 prazo
• Escreva
• Desloque-se
• Levante-se
• Conjugue os assuntos
• Aprenda a comunicar melhor
 SÍNTESE FINAL:

6 FACTORES PARA MELHOR GERIR O TEMPO

1. Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a

alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar.

2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os

compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida.

3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num gabinete,

feche a porta e “isole-se”. Se recebe muitos telefonemas, peça para que
sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer “não” com
amabilidade).
4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe
menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as
competências dos seus colaboradores.

5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório, entre o

urgente e o importante.

6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

 PRINCÍPIOS DA GESTÃO DO TEMPO

Estamos neste momento informados sobre as regras e

procedimentos básicos que nos podem ajudar a melhor
organizar o nosso trabalho…..vamos agora conhecer um
conjunto de princípios sobre a Gestão do Tempo,

Querer remar contra a maré quase sempre dá mau resultado!

Na medida em que estes princípios são incontornáveis, e

que, como tal, merecem uma aceitação generalizada,
vulgarmente são apresentados como leis.
Ei-las:
• Lei dos 20/80 (Pareto)

20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos

resultados.

O essencial leva pouco tempo, o acessório muito!

• Lei das sequências homogéneas de trabalho

Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e

levará mais tempo do que se for executado de modo
contínuo.
• Lei de Parkinson

O tempo investido num trabalho varia em função do

tempo disponível e não do necessário.
• Lei da contra produtividade

Para além de um certo limite, a produtividade do tempo

investido decresce e torna-se negativa.
• Lei da alternância

Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa;

não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la
bem!
Lei dos ritmos biológicos

O nosso rendimento cognitivo varia ao longo do dia, sendo

que competências como atenção, memória e
concentração atingem o seu máximo no início e até meio do
dia, diminuindo progressivamente ao longo do
dia até atingirem os valores mais baixos à noite.

O seu horário deve ter em conta (na medida do possível) as

suas preferências, por isso procure construir o
seu horário diário de acordo com o seu ciclo biológico
natural, dedicando as suas horas mais produtivas aos
trabalhos mais importantes.