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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

COLÉGIO TÉCNICO DE LIMEIRA


COTIL - UNICAMP

5S

DEPARTAMENTO DE QUALIDADE

Prof.: Sincléris Magri


SUMÁRIO PÁG.

Módulo I – Introdução

1. Programa 5S 02
1.1 Conteúdo do 5 "S" 03
1.1.1 Seleção 04
1.1.2 Organização 04
1.1.3 Limpeza 05
1.1.4 Conservação 07
1.1.5 Disciplina 08
2. Definição e a Relação entre Qualidade Total e 5 "S" 08

Módulo II – Preparação para o 5 "S"

3. Os 8 princípios para implantar o 5S 10


4. Empresa limpa para quem ? 11
5. Quem deve participar do 5 "S" 12

Módulo III – Implantando o 5 "S"

6. Cronograma de Implantação 13
7. Preparando o Evento de Lançamento do Programa 17
8. Resultados do 5 "S" 17
9. Dificuldades na manutenção 19
10. Como manter o 5 "S" 20
A. A rotina do dia-a-dia 20
B. Avaliações periódicas 21
C. Motivação 23
11. Evolução do panorama 5S na empresa 25

ANEXOS
Anexo A– Benefícios do Programa 5S
Anexo B– Indícios para o 5S
Anexo C– Roteiro 5S para o ambiente de trabalho
Anexo D– Relatório sobre a situação dos 5S
Anexo E– Folha de Verificação para 5S
Anexo F– Folha de Verificação para Produção
Anexo G– Folha de Verificação para Escritório
Critério de Avaliação do 5S ( Item Senso de Organização de
Anexo H –
Escritório)
Anexo I – Visão Geral da metodologia de promoção dos 5S
Anexo J – Ata de Reunião
MÓDULO I - INTRODUÇÃO

1. PROGRAMA 5S
O programa “5S” surgiu no Japão no fim da década de 60.
O 5S e a visão sistêmica de todos os agentes envolvidos no processo
produtivo (Cliente, Acionistas, Fornecedores, Funcionários, Comunidade)
foram os fatores fundamentais para a recuperação das empresas japonesas
e a obtenção da Qualidade Total.

O programa 5S é formado por cinco sensos, são eles:

Senso Japonês Português


1 Seiri Seleção
2 Seiton Organização
3 Seiso Limpeza
4 Seiketsu Conservação
5 Shitsuke Disciplina

Mas como os 5S afetam nossa vida no local de trabalho? Qual o


resultado de sua implantação para a empresa? Como podemos utilizá-los
em nossas vidas pessoais? Bem, podemos dizer que os 5S:

• Ajudam-nos a evitar erros e prevenir problemas. Uma empresa


de embalagens e sacolas plásticas teve problemas de qualidade com
um lote de sua produção, identificado logo após o início do processo
de fabricação. O problema poderia ser corrigido através de um
ajuste nos processos posteriores. Como não havia nenhuma
sinalização quanto ao problema, o material foi reintroduzido no
processo sem os ajustes devidos, sendo então totalmente perdido. A
utilização do gerenciamento visual, uma das técnicas do 5S, teria
evitado este problema, pois o lote defeituoso seria rapidamente
identificável. Os 5S ajudam a satisfazer um dos requisitos das
normas de qualidade de ISO 9000, que é o controle de materiais
não-conformes. A organização conseguida através da implantação
dos 5S ajudam a combater a desordem e condições inseguras, pois
os equipamentos de segurança estarão melhor sinalizados e
desobstruídos. Além disso, todas as pessoas ficarão preocupadas em
como fazer seu trabalho de maneira mais eficiente.

• Facilitam nossa vida. Quem já não perdeu tempo procurando por


“aquela” ferramenta que estava necessitando ou “aquele”
documento que, com certeza, guardou mas não sabe onde se
encontra? Os 5S ajudam-nos a organizar as coisas de que realmente
precisamos de forma a estarem rapidamente à disposição. Os
conceitos dos 5S são tão simples que várias pessoas os estão
adotando para organizar e melhorar suas vidas fora do local de
trabalho. Nós podemos utilizar o conceito de gerenciamento visual
dos 5S para gerenciar os estoques de alimentos e produtos de
limpeza em nossas casas. Muitas pessoas têm escritório em casa.
Que tal utilizar os 5S para deixá-lo organizado?

• Ajudam-nos a deixar de apagar incêndios e a partir para a


prevenção de problemas. Com os 5S nós começamos a pensar
em maneiras de prevenir a ocorrência de anormalidades (através do
gerenciamento visual), e também a verificar mais freqüentemente
nossos equipamentos e dispositivos de trabalho (através da limpeza
rotineira usada como uma forma de inspeção). Dessa maneira nós
temos a chance de antever problemas.

• São a base para a aplicação de outros programas na empresa.


Os 5S ajudam a diminuir resistências, pois os trabalhos de
implantação dos 5S começam com a melhoria direta das condições
de trabalho. Como os 5S utilizam-se da normalização de atividades
e de auditorias periódicas para sua implantação e manutenção,
quando a empresa começar a implantar um programa de
normalização, por exemplo, as pessoas já estarão acostumadas a
trabalhar com normas e procedimentos, aceitando melhor a idéia. É
por isso que os 5S são considerados a base para outros programas e
o início de um processo de mudanças dentro da empresa.

Outras vantagens do 5S:

• Reduz custos;
• Aumenta a produtividade;
• Aumenta a área disponível na empresa;
• Facilita a localização dos objetos necessários;
• Aumenta a segurança;
• Diminui e facilita o transporte interno de materiais;
• Melhora higiene pessoal e limpeza geral;
• Diminui o absenteísmo
• Torna o ambiente de trabalho mais organizado, e as pessoas que o
freqüentam mais satisfeitas e dispostas;

O 5S não é somente um evento episódico de limpeza, mas uma nova


maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. É
baseado em educação, treinamento e prática em grupo.

O programa visa eliminar o desperdício (tudo que gera custo extra),


mudar a maneira de pensar das pessoas na direção de um melhor
comportamento para toda vida, conscientizá-las de seu valor como ser
humano, do quanto elas podem contribuir para a melhoria das condições de
trabalho e qualidade de vida e despertar a importância da auto-estima e da
segurança.
1.1 CONTEÚDO DO 5S

Para entendermos o programa, vejamos o que significa cada senso

1.1.1 Seleção

Utilizar e selecionar os recursos disponíveis de acordo com a


necessidade e a adequação, evitando excessos e má utilização.
A Seleção é feita separando as coisas necessárias que deverão
permanecer nas áreas, das desnecessárias que deverão ser retiradas para
uma posterior triagem.
Materiais de alto uso: estocar próximo ao local de trabalho ou, devem
ser carregados com os funcionários.
Materiais de baixo uso: eliminá-los, ou estocar afastado do local de
trabalho.
No âmbito comportamental, refere-se também à utilização plena do
potencial humano, do talento das pessoas.

Vantagens da Seleção:

• Reduz a necessidade de espaço, estoque, gastos com sistema de


armazenamento, transporte e seguros;
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico (lay-out), o controle de
produção a execução do no tempo previsto;
• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e
também os danos a materiais ou produtos armazenados;
• Aumenta o retorno do capital empregado;
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas;
• Traz maior senso de organização e economia, menor cansaço físico,
maior facilidade de operação.

Nesta fase devemos sempre nos perguntar:

• O que deve ser jogado fora?


• O que deve ser guardado num depósito?
• O que pode ser útil para outro setor?
• O que deve ser consertado?
• O que pode ser vendido?

Lembre-se:

Tenha só o necessário, na quantidade certa.

1.1.2 Organização

Ter as coisas necessárias no lugar certo de maneira a estarem


rapidamente à disposição, levando em conta freqüência de utilização, o tipo
e o peso do objeto, como também uma seqüência lógica já praticada, ou de
fácil assimilação.
Quando se tenta ordenar as coisas, necessariamente o ambiente fica
mais agradável para o trabalho e, conseqüentemente, mais produtivo.
Do ponto de vista comportamental refere-se à organização do
pensamento, do tempo, das atividades, etc.

Vantagens da Organização:

• Cada objeto ter o seu único e exclusivo lugar;


• Disponibilidade dos objetos próximos ao local de uso;
• Ter o necessário, na quantidade certa, na qualidade certa, na hora e
lugar certos;
• Menor tempo de busca dos objetos.

Na fase de organização é necessário:

q Decidir como guardar as coisas;


q Fazer uma análise do estoque conhecendo as características de cada
item;
q Definir um nome apropriado para cada coisa;
q Divulgar o nome de cada objeto para seus respectivos usuários;
q Ter a indicação exata do local de estocagem;
q Identificar tudo de forma clara, que facilite o gerenciamento visual.

Nesta fase devemos perguntar:

• É possível reduzir os estoques?


• O que está a mão, precisa mesmo estar aqui?
• Os nomes das coisas estão padronizados?
• Qual é o melhor lugar para cada objeto?

Lembre-se:

Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar.

1.1.3 Limpeza

A limpeza é o monitoramento do ambiente, dos equipamentos e das


pessoas. Deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de
reconhecimento do ambiente.
É responsabilidade de todos. Cada pessoa na empresa deve, antes e
depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe um
fim que foi previamente acordado.
A melhor maneira de manter um local limpo é não sujá-lo, mas para
isso acontecer é preciso atacar as causas raízes da sujeira.
Os principais pontos/áreas que devem ser atacados na limpeza são:
processos relativos ao produto ou serviço, postos de trabalho, setores,
estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo, áreas externas,
fachadas, jardins, áreas de atendimento, etc.
Um ambiente limpo resulta na qualidade e segurança.
No sentido profundo, refere-se à limpeza interior de hábitos e atitudes,
do ponto de vista moral e ético.
Vantagens da Limpeza:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o


retrabalho;
• Facilita a venda do produto ou serviço;
• Evita perdas e danos de materiais e produtos;
• É fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

Nesta fase devemos perguntar:

• Cada pessoa deixa suas ferramentas e utensílios limpos antes de


guardá-los?
• As mesas, armários e móveis estão limpos e em condições de uso?
• O ambiente está limpo?

Lembre-se:

As pessoas merecem o melhor ambiente possível.

1.1.4 Conservação

Estabelecer normas, procedimentos e ferramentas para garantir a


manutenção dos sensos de seleção, organização e limpeza.
Significa atuar de forma preventiva para o estabelecimento das
condições adequadas à garantia do bom nível de saúde das pessoas no lar e
no trabalho, envolvendo a preocupação constante com o corpo, quanto a
prevenção de doenças e lesões e também com o bom condicionamento
físico.
A higiene físico - pessoal é fundamental, mas só é perfeita quando
seguida de uma boa higiene mental e psicológica.
Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos
de qualidade.

Vantagens da Conservação:

• Facilita a segurança e o melhor desempenho de todos os


funcionários;
• Evita danos à saúde do funcionário e do consumidor;
• Melhora a imagem da empresa tanto internamente quanto para o
cliente externo;
• Eleva o nível de satisfação e motivação do pessoal para com o
trabalho e a empresa.

Nesta fase devemos perguntar:

•Você realiza a higiene bucal diariamente?]


• Cuida da aparência freqüentemente? (corta os cabelos, as unhas, a
barba, etc.)
• Você realiza a higiene pessoal periodicamente? (toma banho, utiliza
anti-transpirante, etc.)
• Troca as roupas pessoais com freqüência?
Lembre-se:
Qualidade de vida no trabalho!

1.1.5 Disciplina

Consiste na internalização gradativa dos sensos, pelas pessoas da


organização, através da educação, do treinamento e da repetição constante
das atividades do 5S.
O senso de disciplina bem desenvolvido promove a substituição de
hábitos inadequados por outros saudáveis, incluindo aspectos pessoais,
físicos e relacionados ao meio ambiente, cultivados através dos 4 sensos
anteriores.
A disciplina é sinal de respeito ao próximo.

Vantagens da Disciplina:

• Reduz a necessidade de controle;


• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação;
• Evita perdas orientadas do não-surgimento de rotina;
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação;
• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a
necessidade de controles pressões, etc.
• Melhoria contínua;
• Execução do trabalho conforme foi treinado.

Nesta fase devemos perguntar:

• O que melhorou? Por que?


• As mudanças foram mantidas? Por que?
• Que atividades poderiam ser feitas para que as mudanças sejam
mantidas?

Lembre-se:

Ordem, rotina e constante aperfeiçoamento.

Este senso é o combustível para manter acesa a chama do “5S”.


Precisamos de você pois sem sua ajuda, não obteremos nenhum
resultado.

2. DEFINIÇÃO E RELAÇÃO ENTRE A QUALIDADE E O 5S

É comum definir-se Qualidade como "atendimento das


expectativas dos clientes". Porém, a obtenção da Qualidade Total só
é possível através de uma visão sistêmica de todos os agentes
envolvidos em qualquer processo produtivo (bens e serviços). São
eles:

a. O próprio cliente, que é o agente que deflagra todo o processo, e


onde todas as etapas deste processo devem ser focadas;
b. Os acionistas;
c. Os fornecedores;
d. Os funcionários;
e. A comunidade

Há duas linhas de condução para a excelência da Qualidade:


O gerenciamento da rotina, e as diretrizes empresariais.
O gerenciamento da rotina objetiva tornar os processo previsíveis,
através da manutenção dos padrões, e da eliminação das causas dos
problemas.

As diretrizes empresariais visam melhorar a competitividade da


organização, através de um plano estratégico oriundo das necessidades dos
clientes, e de melhorias permanentes dos processos.
O sucesso destas diretrizes de consolida quando é alcançado o ponto
de equilíbrio na relação entre os agentes citados acima, todos mantendo
relacionamento de Qualidade entre eles.
Módulo II - PREPARAÇÃO PARA O 5S

3. OS 8 PRINCÍPIOS PARA IMPLANTAR O 5S

Princípio 1:

5S para a satisfação de todos

¬ Não pode ser um movimento restrito para um pequeno grupo.


TODOS DEVEM PARTICIPAR !
¬ É necessário um constante entendimento entre os Gerentes, os
Supervisores e Líderes.

Princípio 2:

Movimento reconhecido pela empresa toda

¬ Não deve ser atividade escondida, realizada em horas extras. Tem


que ser um movimento claro, reconhecido pela empresa;
¬ Através de faixas e cartazes, fazer propaganda para todos
entenderem e participar do movimento;
¬ Nas oportunidades de reuniões gerais o Presidente, os Diretores,
devem deixar claro a intenção de participar desse movimento e dar
apoio.

Princípio 3:

O Presidente é o maior responsável

¬ É importante deixar claro a intenção do Presidente, deixando claro a


postura de “Eu vou implementar o 5S” ;
¬ A pior atitude do dirigente máximo é cruzar os braços e dizer ao
Gerente ou aos Supervisores simplesmente “Faça você”, “Você pode
fazer da maneira que achar melhor”, “Dou total apoio”.
¬ O dirigente máximo deve participar ativamente das reuniões de
implementação e tomar as iniciativas.

Princípio 4:

Deixar claro os objetivos

¬ Para que todos tenham um claro entendimento do 5S, realizar


constantes reuniões de implementação e esclarecimento;
¬ Citar exemplos de casos bem sucedidos: organizar visitas a
empresas que tiveram sucesso com o movimento.
Principio 5:

Persistência

¬ Nunca deve-se perder o ânimo em função das resistências naturais


das pessoas;
¬ Utilizar, dentro da cultura da empresa, pessoas que exerçam poder
de influenciar o grupo para motivá-lo a participar do programa;
¬ O treinamento deve ser uma “arma” fundamental na implantação do
programa.

Princípio 6:

O Presidente deve inspecionar a Fábrica

¬ O próprio Presidente, ou a autoridade máxima, deve realizar visitas


de inspeção, e indicar os pontos falhos e elogiar os pontos positivos;
¬ A autoridade máxima deve comparecer nas reuniões de
implementação do Movimento 5S, e indicar os setores para
melhoramentos necessários
¬ Os pontos de melhorias indicados devem ser discutidos entre as
fábricas, ou setores, e estudados os processos de melhoria contínua,
realizar e relatar o melhoramento.

Princípio 7:

Deve ser realizado num embalo só

¬ É proibido realizar na “moleza”. No instante em que está definida a


estrutura, agir !!!
¬ Quando a Seleção, Organização e Limpeza estiverem lançados,
deve-se preparar os procedimentos, as normas para praticar a
Conservação e posteriormente atingir a Disciplina.

Princípio 8:

O 5S é a ponte para a melhoria contínua (KAIZEN)

¬ O movimento não para apenas no Seleção-Organização; vem em


seguida o Zero Defeito, a redução de custos, enfim todos os Kaizens
possíveis.

4. EMPRESA LIMPA PARA QUEM?

Antes de discutir o processo de implantação do 5S está questão tem


de ser discutida, pois grande parte das empresas visam a limpeza para:

a) Visita do Presidente;
b) Visita de Pessoas importantes;
Para melhor entender esta questão devemos reforçá-la com outra
pergunta:

• Quanto tempo estas pessoas ficam na fábrica?

Dentro deste prisma, conclui-se que:

“ A EMPRESA TEM QUE SER LIMPA PARA AQUELES QUE NELA


TRABALHAM O ANO INTEIRO”

Se isto acontecer, temos grandes possibilidades de obter:

a) Maior satisfação e disposição das pessoas para o trabalho;

b) Diminuição do absenteísmo;

c) Diminuição do número de acidentes;

d) Diminuição de refugos;

e) Diminuição de custos.

5. QUEM DEVE PARTICIPAR DO PROGRAMA 5S

A implementação do programa 5 “S” deve partir da maior autoridade


da empresa. É ela quem deve decidir sobre a iniciação do programa, como
pré-condição para se Ter Qualidade na empresa.
Para dar início à implantação o Presidente, a maior autoridade, deve
emitir um documento de comprometimento sincero com o programa 5
“S”, demonstrando os objetivos deste programa. Se não houver este
documento, os funcionários não participam como devem, pois não
entenderam a razão do programa.
Além da emissão do documento o Presidente, a maior autoridade, deve
participar ativamente do evento oficial do programa para que todos
entendam que a importância e a sinceridade com que o assunto é visto e
tratado.
É muito importante que todos entendam que a implantação definitiva
do 5S só ocorrerá se houver a PARTICIPAÇÃO DE TODOS os
empregados da empresa, do Presidente aos Operários.
MÓDULO III – IMPLANTANDO O 5 “S”

6. CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

O desenvolvimento do programa 5S deve ser adequado ao processo


cultural de cada empresa, por isto um cronograma deve ser adaptado as
realidades de cada uma.

Fase I – Comprometimento da Alta Administração

- Sumário das ações necessárias;


- Elaboração do Documento de comprometimento;
- Divulgação do Comitê Gerenciador do Programa;
- Criação de concurso para pôster, slogan e emblema do 5S

- Principais recursos utilizados


- Informações sobre 5S (cursos, seminários, visitas e etc.)

Fase II – Concurso para poster, slogan e emblema do 5 S

- Sumário das ações necessárias


- Regulamento;
- Premiação;
- Formação Comissão Julgadora / Divulgadora;
- Divulgação dos ganhadores.

- Principais recursos utilizados


- Informações sobre 5S (Divulgação do Concurso)

Fase III – Educação e Treinamento para todos os Funcionários

- Sumário das ações necessárias


- Definição de 5S;
- Necessidades do 5S;
- Objetivos do 5S;
- Estudo de casos do 5S;
- Procedimentos para Brainstorming;
- Métodos estatísticos elementares

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S
- Filmes sobre 5S
- Certificados de conclusão do curso de 5S

Fase IV – Evento de Lançamento do 5S

- Sumário das ações necessárias


- Metas a atingir com o 5S;
- Explanação sobre sistema 5S;
- Principais recursos utilizados
- Diretrizes e Políticas do Programa 5S;
- Regulamentos do Programa 5S;
- Comitê Gerenciador

Fase V – Brainstorming sobre os 3S iniciais

- Sumário das ações necessárias


- Organizar reuniões para todas as áreas de trabalho;
- Brainstorming para escolher problemas relativos aos 3S;
- Escolher problemas mais críticos e definir um projeto

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S
- Metodologia de Solução de Problemas
- Apostila sobre 7 Ferramentas da Qualidade

Fase VI – Estabelecimento de Metas e Cronograma

- Sumário das ações necessárias


- Estabelecer Cronograma para terminar projeto em 6 meses;
- Estabelecer metas a serem atingidas em 6 meses;
- Obter consenso de todo grupo para o Cronograma do projeto.

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Metodologia de Solução de Problemas;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade.

Fase VII – Análise das Ações Corretivas

- Sumário das ações necessárias


- Colear dados que esclareçam os fatos;
- Analisar os dados para revelar causa fundamentais;
- Condensar ações corretivas

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Metodologia de Solução de Problemas;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade.

Fase VIII – Adoção das Ações Corretivas Definidas

- Sumário das ações necessárias


- Entender as ações corretivas;
- Executar como indicado;
- Fazer histórico do que foi feito

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Metodologia de Solução de Problemas;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade.

Fase IX – Avaliação dos Resultados Obtidos

- Sumário das ações necessárias


- Comparar resultado com situação anterior;
- Comparar resultados com as metas estabelecidas;
- Medir diferença entre Metas e Resultados.

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Metodologia de Solução de Problemas;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade.
- Metas do Projeto

Fase X – Preparação e Apresentação de Relatório a Gerência

- Sumário das ações necessárias


- Descrever os passos desenvolvidos para solucionar problema;
- Submeter o relatório ao Comitê Gerenciador do Programa

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade
- Metas do Projeto

Fase XI – Apresentação do Relatório em Seminário para


Motivação

- Sumário das ações necessárias


- Organização do seminário pelo Comitê Gerenciador
- Convidar pessoas que terminaram os projetos 5S pra relatar a
outros funcionários.

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade
- Metas do Projeto

Fase XII – Seleção de Outro problema para melhoria

- Sumário das ações necessárias


- Repetir os passos I a XI;
- Resolver todos os problemas que puder

- Principais recursos utilizados


- Apostila 5S;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade
- Metas do Projeto
Fase XIII – Ampliação dos Brainstorming dos 3 para os 5S

- Sumário das ações necessárias


- Repetir os passos V a XII;
- Atacar preferencialmente os problemas mais difíceis
- Principais recursos utilizados
- Apostila 5S;
- Apostila 7 Ferramentas da Qualidade
- Metas do Projeto

Obs.: Tempo de implantação (Fase I a XIII) = 18 meses

7. PREPARANDO O EVENTO DE LANÇAMENTO DO PROGRAMA

O início do programa 5S começa com o Dia da Limpeza. Este evento é


de suma importância para o sucesso do programa, devido a ser realizado
em um único dia.

Fatores fundamentais para o Dia da Limpeza:

a. Dia todo;
b. Todos os setores;
c. Ter a disposição todos os recursos materiais (tinta, vassouras,
panos, rodos, estopas, detergentes, pincéis, mangueiras, escadas e
etc.);
d. Fotografar, filmar antes, durante e depois;
e. Providenciar refeição, lanches, etc.
f. Ser ágil nas comunicações;
g. Parar o maior número de áreas possíveis;
h. Identificar o local para depósito da sucata (o local deve ser visível e
de fácil acesso);
i.Participação do Presidente, no início e no final do dia é fundamental;
j. Divulgação do Dia da Limpeza: o Comitê Gerencial deverá
desenvolver um amplo trabalho de divulgação do dia, através de
cartazes, quadros de aviso, jornais, camisetas e etc.
k. Repórter do Dia “D”

8. RESULTADOS DO 5S

Os resultados do programa 5S podem ser definidos através dos 8


ZEROS:

1. Zero Perdas

Redução de Custo

♦ Eliminação do excesso de materiais;


♦ Eliminação do excesso de locais de estocagem, tais como:
almoxarifado, prateleiras, estantes, armários, ...
♦ Eliminação das perdas decorrentes de excesso de empilhadeiras,
carrinhos e paletes;
♦ Eliminação dos movimentos inúteis do tipo “procurar”, “desviar de
...”;
♦ Eliminação de movimentos que não acrescenta nenhum valor
agregado, tais como “contar”, “empilhar”, “tirar pilha”...

2. Zero Acidentes

Aumento de Segurança

♦ Numa instalação limpa com máquinas brilhando é fácil detectar os


locais de perigo;
♦ Onde os locais de estocagem estão bem definidos, sobra espaços
para corredores de acesso ou locais de descanso;
♦ Mesmo num eventual incêndio, os corredores estão desimpedidos e
os extintores são facilmente acessíveis.

3. Zero Quebra

Aumento de Produtividade

♦A sujeira e a poeira são as maiores inimigas das máquinas. Elas


reduzem drasticamente a vida útil.
♦ É fácil perceber as condições de funcionamento de uma máquina que
esteja sem cavacos, sem poeira misturada com óleo, enfim, limpa.
♦ Com a limpeza diária é possível notar qualquer irregularidade, de tal
forma que os eventuais defeitos são imediatamente constatados.

4. Zero Defeito
Melhoria da Qualidade

♦ Num local sujo, mesmo que aconteça falhas no produto, as falhas são
difíceis de serem constatadas;
♦ Cada dispositivo está no local certo. Assim não há mais enganos;
♦ Trabalhando num local limpo, o próprio espírito dos operadores ficam
limpos e trabalham satisfeitos;
♦ O correto uso, armazenamento e manutenção dos instrumentos de
medição é condição inicial para Zero-Defeito.

5. Zero Perda na Preparação

Flexibilidade

♦A correta arrumação e a disposição ordenada, elimina a grande perda


da procura;
♦ Num local limpo e brilhante a produtividade cresce;
♦ Com a realização dos 5S, até o aprendiz entende rapidamente o que
está acontecendo no local;
♦ Chega! Não vamos mais usar ferramentas erradas!

6. Zero Atraso

Absoluto respeito aos prazos

♦ Desaparecendo as rejeições podemos obedecer os prazos de entrega;


♦ Com bom ambiente de trabalho, tudo corre normalmente;
♦ Nos locais de trabalho onde o 5S é cumprido, a freqüência é grande e
é baixo o absenteísmo;
♦ Onde não existe perda, evidentemente a produtividade é maior.

7. Zero Reclamações

Cliente Satisfeito

♦ Produto que sai de uma empresa limpa é um produto bom;


♦ Produto que sai de uma empresa limpa é um produto barato;
♦ Produto que sai de uma empresa limpa sai no prazo certo.

8. Zero Prejuízo

Progresso na Empresa

♦ Quem trabalha numa empresa 5S, trabalha animado, e a confiança dos


colaboradores torna-se cada vez maior.

9. DIFICULDADES NA MANUTENÇÃO

A manutenção dos 5S é um dos principais desafios a ser enfrentados


por todas as empresas que tentam implantá-los. Existem alguns fatores
comuns que dificultam a manutenção do programa 5S no longo prazo:

• Falta de comprometimento da Alta Administração

• Falta de entendimento dos conceitos

• Falta de um plano estratégico

• O plano limita-se a até o dia de lançamento (Dia D ou Dia da Grande


Limpeza)

• Encarar o 5S como um “enlatado”

• Achar que o 5S é uma “panacéia”

• Ter pressa na execução

• Fazer o 5S para os outros


• Limitar o 5S às instalações e ao ambiente de trabalho

10. COMO MANTER O 5S

A manutenção do programa 5S depende de três pilares básicos:


motivação das pessoas, incorporação das atividades de 5S na rotina do dia-
a-dia e auditorias/avaliações periódicas de 5S (ver figura).
Por ser um programa direcionado e ligado diretamente ao Homem, o
5S necessita de ser permanentemente promovido. Mesmo quando a
disciplina já está consolidada, um incremento deve ser utilizado.
Há diversas estratégias que, se utilizadas obedecendo a cultura da
empresa, promove o 5S em toda sua duração.

UDITORIA DE 5S
MOTIVAÇÃO

OTINA

COMPROMETIMENTO DA
ALTA ADMINISTRAÇÃO

A. A Rotina do Dia-a-Dia

Para incorporar as atividades de 5S no dia-a-dia podemos lançar mão


de duas ferramentas: normalização de atividades e implementação do
gerenciamento visual.
O programa necessita de normas claras para que as pessoas saibam
qual sua responsabilidade e o que deve ser feito. No estabelecimento
dessas normas, devemos levar em consideração alguns aspectos básicos:

a. Devemos dizer quais atividades devem ser feitas e como. Isso


diminuirá o tempo para execução das tarefas e garantirá sua
eficiência

b. Devemos estabelecer quem é responsável pelo quê. Delimitar


exatamente que atividades e áreas são de responsabilidade de cada
um. Muitas vezes, temos a tendência de achar que podemos deixar
a responsabilidade como sendo de “todos”. Geralmente, a
responsabilidade de “todos” torna-se responsabilidade de
“ninguém”. Uma responsabilidade coletiva somente poderá ser
estabelecida quando tivermos conseguido uma mudança cultural
nas pessoas.

c. Devemos estabelecer quando as atividades de 5S devem ser


executadas. A não definição dos horários para as atividades faz
com que tais atividades sejam encaradas como não-obrigatórias,
não sendo incorporadas na rotina de trabalho. Assim é muito
importante a definição de um horário diário (com duração de 5 a 10
minutos) para que todos possam executar as tarefas. Geralmente
ficamos envolvidos em muitas atividades, em nosso ambiente de
trabalho. Com tantas tarefas a executar, não temos tempos ou
capacidade de ficar observando todos os detalhes para ver se
alguma coisa está errada ou fora do lugar. Se não notamos e
corrigimos de imediato, com o tempo as anormalidades parecerão
normais e não mais conseguiremos percebê-las facilmente. Assim,
devemos conceber meios para que as anormalidades sejam
rapidamente percebidas por todas as pessoas. A utilização de
técnicas de gerenciamento visual ajuda a organizar o ambiente e a
sinalizar quando alguma coisa está errada.
Entre exemplos de técnicas de gerenciamento visual podemos citar:
faixas demarcando áreas de trabalho e corredores, indicação de fluxo e
áreas de estacionamento de carros de transporte com setas pintadas no
piso, marcas de posição em quadros de ferramentas, etc.
As ferramentas de gerenciamento visual devem ser desenvolvidas com
o objetivo de tornar o local de trabalho mais organizado e de indicar
rapidamente qualquer anormalidade. O uso excessivo dessas ferramentas
pode vir a saturar as pessoas, causando efeito contrário.

B. Avaliações Periódicas

Auditorias ou avaliações periódicas (geralmente mensais) são um fator


fundamental para a manutenção do programa 5S no longo prazo. Elas são
importantes porque:
1. Servem de termômetro para verificar o estado do programa
2. Indicam as ações corretivas que devem ser tomadas para manter e
melhorar o programa. Indicam também áreas críticas que devem
ser atacadas
3. Podemos utilizar o resultado das avaliações para estabeler uma
competição sadia entre os setores, mantendo a motivação para o
programa.

As auditorias serão executada através de formulários, critérios de


pontuação e sistemáticas de aplicação padronizados a fim de atender todos
os setores da empresa.

Funcionamento das Avaliações:

As avaliações serão feitas por intermédio de auditorias que poderão


ser internas ou externas.
•Auditorias Internas: realizadas mensalmente pelo próprio grupo
(auto-avaliação) e será utilizado o formulário Folha de Verificação
para 5S.
Obs.: Os resultados das auditorias internas precisam ser compatíveis
com os da externa.

• Auditorias externas: realizadas bimestralmente pelo Comitê, onde


serão preenchidos os Formulários FOLHA DE VERIFICAÇÃO 5S PARA
ESCRITÓRIO quando as auditorias forem realizadas no escritório e a
FOLHA DE VERIFICAÇÃO 5S PARA PRODUÇÃO quando forem
realizadas na produção.

Divulgação

Os resultados das auditorias externas serão divulgados através do


RELATÓRIO SOBRE A SITUAÇÃO DO 5S que é representado por uma
ESTRELA.
Obs.: Deverá ser estabelecido metas para os resultados das auditorias
externas.

Funcionamento da Estrela:

O Relatório sobre a Situação do 5S será alimentado pelas atas de


reuniões e auditorias externas.
A ESTRELA tem 5 pontas que representam os 5 Sensos e é composta
por 4 partes:

Parte 1. Centro da Estrela Menor (Miolinho): será preenchido após a


emissão da primeira ata de reunião.
Parte 2. Estrela Menor (Estrelinha): será preenchida se o grupo fizer
20 |---- 60% de pontos em cada senso.
Parte 3. Centro da Estrela Maior (Miolo): será preenchida se o grupo
conseguir 60 |---- 100% de pontuação em cada senso.
Parte 4. Estrela Maior (Estrela): será preenchida ser o grupo obter
100% de pontuação em cada senso.

Obs.: O grupo terá pontuação 0 (zero) quando as atitudes tomadas


após a emissão da 1a Ata de Reunião formam pouco relevantes. É
importante lembrar que não será permitido a pontuação zero duas vezes
consecutivas, caso isso aconteça o grupo voltará a ter apenas a estrutura
da estrela sem nenhum preenchimento.
Caso nenhuma Ata de Reunião tenha sido emitida o grupo não será
avaliado e o miolinho não será preenchido.
Todos os 5 sensos serão feitos paralelamente, sendo o grupo poderá
avançar ou retroceder no preenchimento. Em qualquer das 5 etapas é
possível retroceder etapas (desde a estrela até o miolinho).

Exemplo:

Senso 1 2 3 4 5
Significado Seleção Organização Limpeza Conservação Disciplina
Total de Pontos (%) 20% 10% 90% 100% 60%

No Relatório sobre a Situação do 5S deverá conter também o Nome do


Grupo (Líder e Membros) e Data da última atualização (Anexo D).

A Estrela tem a utilidade de divulgar o progresso do 5S, a fim de


mostrar os pontos positivos e destacar as áreas que mais avançaram no
processo.
Divulgar fotos que demonstrem um evolução do ambiente, provoca
uma sensação de conquista para equipe daquele setor promovido.

1 5
2 1 5
2 0 5
2 4
3 4
3
3 4

C. Motivação

O terceiro pilar para a manutenção dos 5S na empresa é a motivação


do pessoal.
A preocupação com a motivação deve ser constante. A competição
entre os setores é a forma mais comum encontrada, mas ela deve ser
acompanhada de outras ações para não se tornar rotina.
A empresa deve periodicamente promover palestras de reforço e para
novos funcionários, mantendo o programa na mente das pessoas todo o
tempo.

É importante lembrar que: É impossível obter a motivação sem haver


auto-estima.

Afinal, o que é auto-estima?

É gostar de si próprio, é uma força interior que nos leva a um


maior/melhor estado de motivação para o comprometimento, pois antes de
cuidar bem de alguma coisa ou alguém, temos, tem primeiro lugar, que
cuidar bem de nós mesmos.
Fazemos isso valorizando as nossas virtudes e pontos fortes,
reforçando nossos relacionamentos e vínculos e aprendendo com as pessoas
que nos cercam. Entretanto, conhecer e aceitar os nossos pontos fracos é o
primeiro passo para a evolução.

Como elevar a auto-estima:


• Demonstrar as pessoas que elas são importantes para o trabalho;
• Elogiar as pessoas;
• Incentivar o crescimento pessoal e profissional;
• Desenvolver a participação do grupo na realização dos trabalhos;
• Usar as sugestões das pessoas;
• Mostrar-se satisfeito quando alguém fizer um bom trabalho;
• Fazer com que as pessoas se sintam necessárias.

A auto-estima pode ser afetada negativa ou positivamente, conforme o


quadro abaixo:

Afetada Teremos maior - Reação psicológica contrária


Negativamente Probabilidade: - Falta de adesão interna
- Conflitos internos

Consequentemente

ENVOLVIMENTO

Estável ou Teremos maior - Mais motivação psicológica no


Positiva Probabilidade: Trabalho
- Obtenção de aceitação e adesão
Total

Conseqüentemente

COMPROMETIMENTO
Campanhas e Concursos

Podem ser criados concursos de 5S das mais variadas formas:

- Slogan;
- Melhor ambiente em cada S;
- Melhor ambiente nos 5S

Os vencedores podem ser premiados simbolicamente, com troféus,


broches, livros e etc.
Estas campanhas devem ser realizadas freqüentemente, pois se trata
de uma estratégia fundamental para a consolidação e o aprimoramento das
etapas vencidas.

Visitas internas e externas

As visitas às áreas ou empresa que tenham o 5S num estágio mais


adiantado, são motivadoras para os Comitês, responsáveis pela áreas. Isto
por que é a partir da experiência e das dificuldades enfrentadas por estas
áreas ou empresa, que o 5S pode ganhar vida, ou ter ser planos revisados.
11. EVOLUÇÃO DO PANORAMA 5S NA EMPRESA

Qualidade
e
Excelência

S
Tempo