12 Dicas para comunicar com mais eficiência

A comunicação comercial apresenta melhores resultados se a mensagem for

fácil de compreender.
Ou seja, se saber comunicar, vende mais. Siga simplesmente estas doze dicas:

1. O leitor em primeiro lugar

Antes de começar a escrever, pense primeiro nos seus leitores. E escreva
como se estivesse a escrever diretamente para uma determinada pessoa.
Tente imaginar os seus leitores com a ajuda de fotos. Poderá ainda criar
"Personas" (link para user-experience.biz).
Coloque as seguintes perguntas:

• O leitor compreenderá o que escrevi?

• Ele conhece os termos técnicos que usei?
• A publicidade transmite algo importante ou útil para o leitor?
• Se eu fosse o leitor, o conteúdo persuadia-me?

Escreva diretamente para os seus leitores. As frases da coluna esquerda são

orientada à empresa, ao lado encontra a versão orientada a clientes:

Orientado à empresa (-) Orientado ao destinatário (+)

e.pages possui ferramentas Com e.pages, aumente as suas vendas
sofisticadas de marketing online, online, por exemplo através de vales de
tais como newsletter com vales desconto enviados aos seus clientes via
de desconto e a integração com newsletter. Ou coloque os seus produtos à
eBay e outros mercados online venda no eBay, ou noutros mercados online,
através de um único clique.
E.pages disponibiliza mais de 40 Elimine os custos com design gráfico e
modelos personalizáveis e personalize simplesmente um dos 40
catalogados em 14 segmentos. modelos já optimizados para 14 segmentos
de negócio.
2. Organize cuidadosamente a informação

Estruture cuidadosamente os seus conteúdos nos seus pontos e identifique a

importância de cada um. Certamente, uma dos pontos constitui a mensagem
principal da sua comunicação, sendo os restantes informações secundárias. No
caso de um automóvel, o lançamento de uma edição limitada podia ser a
mensagem principal. O consumo, emissões, opções de financiamento, etc., as
informações secundárias.
Assim, no título deve abordar a informação principal que terá o seu
desenvolvimento no primeiro parágrafo. As mensagens secundárias terão lugar
no seguimento do conteúdo. Se o conteúdo for extenso, cada ponto secundário
deve ser desenvolvido num parágrafo individual, identificado através de um
título e/ou numeração.

Apresentação de conteúdos online ou em carta

Para apresentações de produtos ou serviços online ou em carta, poderá aplicar
o seguinte guião da sua comunicação:

1. Inicie com um título que transmite uma promessa;

2. Explique como satisfazer esta promessa;
3. Evidencie que o produto ou serviço satisfaz esta promessa;
4. Apresente o processo de compra;
5. Justifique que o preço é marginal em comparação com o benefício.

Apresentações presenciais
Em apresentações presenciais, ajude o seu público fixar os pontos chaves da
sua mensagem, seguindo estes passos:

1. Diga ao público o que dirá;

2. Diga o que tem para dizer;
3. Diga-lhes o que disse;

Em ambos os casos, comece por listar e organizar primeiro os seus

argumentos de venda.
3. Estruture os seus conteúdos

Quanto mais extenso um conteúdo, mais difícil se torna a sua leitura.

Especialmente a leitura online dificulta esta tarefa. Por isso, deverá estruturar o
conteúdo em frações curtas e compreensíveis, de preferência, um ou dois
parágrafos.
Identifique cada secção através de títulos que permitem igualmente
compreender a hierarquia do conteúdo. Use, para este efeito, a formatação de
títulos nível 1, 2 e 3. Se nos pontos não existir uma sequência lógica da leitura
(um ponto depende do anterior), aplique uma numeração dos pontos.
Um texto extenso com parágrafos compridos e sem divisões transmite
simplesmente: "Ler isto é duro!"

4. Escreva em frases curtas

As frases curtas são mais fáceis de ler do que frases compridas. Frases
compridas cansam e distraem os leitores. Ao chegar ao fim da frase, não se
recordam do princípio.
Quantas palavras? Conteúdos técnicos deixam de ser compreensíveis se uma
frase ultrapassar 34 palavras. Use entre 14 e 16 palavras (ao máxima 25!) para
comunicações empresariais, e entre 6 e 16 para publicidade.
Para reduzir o número de palavras por frase, divida o texto em várias frases.
Evite também textos com frases do mesmo comprimento, porque tornam a sua
leitura mais cansativa.

5. Use palavras simples

As palavras simples aumentam a eficácia de comunicação. Os "grandes

discursos" normalmente não impressionam tanto a audiência como esperado
pelo orador. Em muitos casos, até aborrecem e dificultam a compreensão do
que o orador está a tentar explicar.
Use palavras que também se aplicavam numa montra e que permitem ao leitor
"ver" o produto.
6. Evite um discurso técnico

Evite vocabulário técnico na sua comunicação, se o seu público não o dominar.

Isso não significa que deve omitir as informações técnicas, mas apenas que
estas devem ser apresentadas apropriadamente. Quem não compreende os
termos usados no título ou resumo, nem lerá o conteúdo principal porque
acredita que o texto foi concebido para técnicos.
Em geral, evite termos técnicos se 95% da audiência não os compreenderão.
Caso seja necessário o cliente aprender termos técnicos para escolher entre
produtos diferentes, eis uma boa oportunidade de o ajudar e ensinar o
significado desses termos através de um glossário ou uma área de apoio no
site. Em outros casos, a utilização de palavras técnicas é inevitável pela razão
de não existirem alternativas mais simples e diretas.

7. Seja conciso

A escrita comercial deve ser concisa. Palavras desnecessárias desperdiçam o

tempo do leitor e diluem a mensagem comercial. Para conduzir o leitor do título
à ação da compra, o discurso funciona como uma estrada de piso liso. O
excesso de palavras são pedras e buracos no caminho que comprometem
chegar no destino.
Rever e reescrever são as técnicas para descobrir e eliminar palavras
desnecessárias.

8. Seja específico

Informação comercial persuade-nos através de informações específicas de um

determinado produto. Quanto mais dados e mais específicos, melhor. Referir
detalhes importantes pode fazer toda a diferença. Durante a recolha de
informações, todas as fontes devem ser analisadas. Depois, os factos
relevantes devem ser descritas numa linguagem clara, consistente e direta,
mas também cativante.
Alguns exemplos

Vago (-) Específico (+)

As marcas mais conhecidas Marca A, B e C
O produto existe em 4 cores
O produto existe em várias cores
(amarelo, vermelho, verde e azul)
Toda a oferta encontra numa das Toda a oferta encontra nas nossas
nossas 3 lojas. lojas em Lisboa, Porto e Faro

9. Fale diretamente sobre o assunto

Sendo o título a parte mais importante de uma comunicação comercial, o

primeiro parágrafo é certamente a segunda informação mais importante. Aqui,
o leitor é introduzido, ou melhor, puxado para o conteúdo, onde encontra as
informações que lhe prometemos no título. O conteúdo do primeiro parágrafo
apresenta informações sobre o benefício concreto de um produto, e não deve
ser um discurso geral que justifica a existência do produto.
No caso de um eletrodoméstico de consumo reduzido, evite neste parágrafo
um discurso com dados sobre a evolução sobre o aquecimento global e o seu
impacto para o meio-ambiente. Fale diretamente sobre os benefícios do
produto e use termos que servem ao consumidor como referência. Mencione o
nome comercial da tecnologia aplicada, porque será uma das referências que
permite ao leitor identificar mais tarde o produto em catálogos ou lojas ("aquele
frigorífico com a tecnologia Energia 3000"). Por outro lado, explique o efeito em
termos de referências (classe de consumo A) e os valores que o consumidor
poderá poupar.
Lembre-se do objetivo do primeiro parágrafo: levar o leitor suavemente para a
apresentação principal do produto e de seguida até ao fecho da compra. Em
lojas online ou Web site, o sucesso do parágrafo após o título é ainda mais
crítico: Em muitos casos esta é a única informação aparece numa lista de
conteúdos com outros produtos, e a informação principal encontra-se numa
outra página - à distância de um clique que interrompe naturalmente o fluxo de
leitura.
10. Escreva conversas amigáveis

Os leitores apreciam textos simples e de compreensão fácil, escritos como se o

autor estivesse a falar connosco, mais concretamente, o vendedor. Um tom
formal e técnico cria distância com os leitores e informações que não
compreendem tornam-nos aborrecidas. Escrever um texto amigável que ajuda
ao leitor saber como conseguir algo útil e desejado, por exemplo a montagem
dos seus vídeos no PC, compensa com a sua "amizade".
Apresento, como exemplo clássico, o texto original do lançamento da IBM do
primeiro PC com Charlie Chaplin:

"There is a world of information just waiting for you.

But to use it, study it, enjoy it and profit from it, you
first have to get it.
Yet the facts can literally be right at your fingertips -
with your own telephone, a modem, and the IBM
Personal Computer."

Já passam 25 anos, e um PC com acesso à Internet já faz parte do nosso dia-

a-dia. Mas o sentido positivo desta mensagem mantém, sem dúvida, o seu
efeito.
Agora compare estes dois textos sobre o impacto de má / boa usabilidade em
Lojas online:

Texto negativo (-) Texto positivo (+)

Os clientes facilmente irritam-se, e A realização bem conseguida das tarefas,
muitas vezes desistem, quando não tal como encontrar e comprar um produto,
são capazes realizar determinadas motiva os clientes explorar mais
tarefas, ou apenas com dificuldades, conteúdos e produtos, porque sentem-se
como encontrar e comprar um competentes e experientes. Isso,
produto. Ficam frustrados e aumenta a sua auto-estima e proporciona
desmotivados. Uma experiência uma boa experiência, associada à sua
extremamente negativa que Loja, marca e produtos.
associam à sua Loja e produtos.
11. Evite a discriminação do sexo

Se o artigo não se destina especificamente a homens ou mulheres, a

linguagem não deve favorecer ou discriminar um sexo. No caso de um utilitário
para médicos, evite frases como "... permite ao médico..." ou "...o médico usa
este utilitário..". Procure soluções como "... permite aos médicos..." ou "...
médicos usam este utilitário ..."

12. Não escrever em maiúsculas

Na comunicação online, escrever em maiúsculas significa "gritar".

Evidentemente, ninguém pretende "gritar" com os seus clientes.
Nos e-mails, a utilização de maiúsculas no assunto até é considerado um
critério de alguns filtros de Spam (por exemplo o do Gmail).
Para destacar palavras ou frases, devem ser aplicadas as técnicas de
formatação e de design (negrito, cores, tamanho de letra, etc..)