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O CICLO PDCA COMO FERRAMENTA DA QUALIDADE TOTAL

Leider Simões, Unisalesiano de Lins e-mail: leidersimoes16@hotmail.com

Profª M. Sc. Máris de Cássia Ribeiro, Unisalesiano Lins e-mail: maris@unisalesiano.edu.br

RESUMO

O gerenciamento da qualidade total vem sendo ao longo de algumas décadas o grande desafio das empresas que buscam o aperfeiçoamento de seus produtos e a melhoria contínua de seus resultados. O controle da qualidade está ganhando um espaço cada vez maior dentro das organizações que buscam melhores resultados através da eficiência de seus processos, da redução de desperdícios e retrabalhos e da satisfação total do cliente. O que é imprescindível ao administrador que almeja o sucesso de sua organização, é a habilidade de olhar para as tendências mercadológicas e enxergar um futuro cada vez mais qualitativo, formado por consumidores muito mais exigentes que antes, onde a qualidade do produto está acima de tudo. Falar em qualidade é falar em PDCA, através dessa ferramenta muitas organizações em todo mundo superam dificuldades, resolvem problemas e alcançam resultados. O ciclo PDCA é um método para análise e solução de problemas que pode ajudar a organização a solucionar problemas através de análises, planejamentos e ações corretivas ou preventivas que formarão uma filosofia de melhoria contínua necessária para o alcance das metas.

Palavras-chave: controle. qualidade. análise. planejamento. ação.

1. INTRODUÇÃO

O controle da qualidade teve sua origem na década de 30 nos Estados Unidos da América, quando o Dr. Walter A. Shewhart propôs o uso de gráficos de controles para análises dos dados resultantes de inspeções de qualidade, fazendo com que o procedimento de inspeção não apenas buscasse a detecção e correção de produtos defeituosos mais se transformasse em um processo de estudo e análise a fim de prevenir os problemas relacionados à qualidade de modo a impedir que produtos defeituosos fossem produzidos. No entanto, o grande momento do controle da qualidade surgiu com a Segunda Guerra Mundial diante da necessidade das empresas americanas produzir equipamentos militares de boa qualidade, em grande quantidade e a preços baixos. O controle da qualidade consiste em várias ações que buscam solucionar os problemas que resultam em produtos defeituosos como, as rotas de inspeção nos processos, registro e coleta de dados relativos a não conformidades, análises e propostas de melhorias que venham contribuir para o alcance das metas. Segundo Ishikawa, K. (1989, 1993), “praticar um bom controle da qualidade é desenvolver, projetar, produzir e comercializar um produto de qualidade que seja mais econômico, mais útil e sempre satisfatório para o consumidor”. De acordo com Ishikawa, só é possível à organização atingir o objetivo dessa prática de bom controle se todos estiverem comprometidos com a qualidade e trabalharem em

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equipe. Quando o autor menciona o trabalho em equipe ele quer dizer que todos devem ter os mesmos objetivos quer sejam diretores, gerentes, técnicos e

operadores. Do ponto de vista lógico, o oposto de qualidade é não qualidade. Ora, um produto que não tem boa qualidade certamente é um produto que foi fabricado em um processo ineficiente, pode-se afirmar que ocorrem diversos problemas em um processo mal planejado, e esses problemas acabam interferindo na qualidade do produto final.

É importante definir o que representa um problema segundo os conceitos da

qualidade total. Um problema na verdade é o resultado indesejável de um processo qualquer, ou seja, é um produto fabricado em um processo ineficiente o qual sofreu algum tipo de adversidade e não atingiu o nível das especificações desejadas

originando um produto defeituoso ou uma meta não alcançada.

Em relação aos processos e os problemas, o que se deve ter em mente é que por mais eficiente e planejado, os processos estão sujeitos a falhas e conseqüentemente estão sujeitos a apresentar algum tipo de problema.

O caso é, como se deve tratar esses problemas?

Como identificar um problema e conduzir sua análise levando em consideração fatos inesperados e dados históricos? Indagações essas que surgiram a partir do reconhecimento de que muitas organizações não conseguem atingir resultados e solucionar problemas porque não

buscam as verdadeiras causas que os originam, o que em alguns casos resulta em uma amenização, mas como a causa raiz não é tratada, o processo volta a falhar. Resolver um problema requer uma análise apurada de dados e informações que possibilitem uma ação eficaz.

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action), ciclo e Shewahrt ou ciclo de Deming,

foi utilizado no Japão após a guerra. Nessa época o país enfrentava muitas dificuldades no controle da qualidade. A após a derrota do Japão na Segunda

Guerra Mundial, as forças americanas determinaram que a indústria de telecomunicações japonesa implantasse um programa mais eficiente de controle da qualidade devido ao fato de que a má qualidade nesse setor prejudicava a administração militar americana no Japão.

O ciclo PDCA é umas das ferramentas da qualidade que buscam melhorar os

resultados ajudando a encontrar as causas que originam um problema e movimentar uma ação eficaz para sua solução. Esse método de análise indica a maneira como uma ação deve ser realizada e o que deve ser seguido para que as metas sejam alcançadas. Na utilização do método PDCA muitas ferramentas de melhoria contínua serão utilizadas para possibilitar o desenvolvimento das etapas que envolvem o ciclo.

Busca-se nesse artigo a verificação da importância da ferramenta PDCA na Gestão da Qualidade Total.

O artigo foi elaborado através do método de revisão bibliográfica onde foram

abordados os seguintes autores: Kume (1993); Werkema (1995); Vieira (1999)

2. IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA

Na garantia da qualidade total, um ponto crucial é saber identificar o que é e quando se está diante de um problema. Uma forma muito utilizada por várias organizações para essa identificação e para definir quais os problemas a serem

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tratados, é o gráfico de Pareto desenvolvido pelo economista e sociólogo italiano Wilfredo Frederigo Samaso, ou mais conhecido como Vilfredo Pareto que viveu entre os anos 1848 e 1923. Organizando em ordem decrescente os dados relacionados a todos os problemas que ocorrem em um processo de acordo com o giro de ocorrências ou a gravidade de cada problema, é possível avaliar no gráfico quais são os problemas mais graves e que precisam ser tratados com mais urgência. O diagrama de Pareto estabelece prioridades, ou seja, mostra a ordem em que os problemas acontecem e devem ser resolvidos. Conforme Vieira (1999), para que o diagrama seja mais eficiente é recomendável:

a) não tomar decisões com base em um único levantamento de dados ou uma única conclusão de um Pareto, pois pode ser que os resultados sejam influenciados por algum fenômeno casual por ventura ocorrido no processo. O ideal é que se faça um número de três levantamentos de dados e compare os três e que se leve em consideração fatores distintos;

b) verificar se é mais importante para o momento tratar os problemas mais freqüentes ou os mais caros. Muitas vezes se estará diante de um problema que ocorre freqüentemente, porém, que não causa um prejuízo significativo, ou também pode-se estar diante de um problema que não ocorre freqüentemente mais que tem um custo alto para a empresa;

c) depois de identificado o problema avalie a possibilidade de estratificação do mesmo, ou seja, se há possibilidade de discriminá- lo para verificar as partes que o compõe, dessa forma será possível encontrar a parte que o torna um problema.

Figura 1: Diagrama de Pareto:

100,0% 100,0% 91,3% 80,4% 80,0% 63,0% 60,0% 43,5% 40,0% 21,7% 20,0% 21,7% 21,7% 19,6% 17,4%
100,0%
100,0%
91,3%
80,4%
80,0%
63,0%
60,0%
43,5%
40,0%
21,7%
20,0%
21,7%
21,7%
19,6%
17,4%
10,9%
8,7%
0,0%
Cor
Textura
Peso
Umidade
Temperatura
Espessura
Qtd.
(%) Acum.

Fonte: Elaborado pelo autor do artigo

Normalmente se planeja as ações de melhoria para os itens que fazem parte do percentual acumulado de cerca de 80% dos problemas indicados no gráfico, já que estás representam os itens de maior impacto.

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2.2 ANÁLISE DE CAUSA E EFEITO

Após identificado o(s) problema(s), é necessário fazer uma análise para apurar as causas e os efeitos. O Diagrama de Ishikawa ou Espinha-de-peixe é uma ferramenta que pode ser utilizada para chegar a uma análise eficiente de uma não conformidade, o resultado obtido com essa ferramenta ajudará a originar o ciclo PDCA, pois esse diagrama possibilita uma análise profunda das causas que originam os problemas. Kaoru Ishikawa nasceu em 1915, licenciado em Química aplicada pela Universidade de Tóquio e engenheiro de controle de qualidade, alavancou a estruturação da JUSE (Union of Japonese Scientists and Engineers), que foi a promotora da qualidade no Japão. Seus estudos são muito importante na gestão da qualidade. Em 1943 Ishikawa desenvolveu o diagrama de causa-efeito ou diagrama 6M. Este diagrama é conhecido como 6M pois, em sua estrutura, todos os tipos de problemas podem ser classificados como sendo de seis tipos diferentes:

a) método: relacionado à forma que o processo é realizado;

b) matéria-prima: relacionado aos insumos necessários para a realização do processo;

c) mão-de-obra: relacionado à mão-de-obra utilizada para realizar o trabalho;

d) máquina: relacionado a todos os equipamentos utilizados no processo;

e) meio ambiente:relacionada ao ambiente de trabalho como iluminação, temperatura, ruídos, etc;

f) Medida: relacionado à forma como se mede o desempenho do processo ou a forma como é controlado.

Segundo Kume (1993), o diagrama permite que sejam sugeridas as causas de um problema para que possam ser formuladas sugestões de melhoria, estruturando as causas bem como seus efeitos sobre a qualidade, porém utilizar essa ferramenta não é uma tarefa fácil. Para se chegar a um resultado eficiente é necessário seguir os seguintes passos:

a) identificar o problema (recomendável à utilização do Pareto);

b) analisar as causas primárias;

c) analisar as causas secundárias.

Figura 2: Diagrama de causa e efeito:

Mão de obra Máquina Método Medida Meio Matéria - prima
Mão de obra
Máquina
Método
Medida
Meio
Matéria - prima

Fonte: Elaborado pelo autor do artigo

Efeito

5

Fazer a análise dos problemas utilizando o diagrama 6M é o primeiro passo para iniciar o ciclo PDCA. Em primeiro momento é importante identificar o problema e em seguida fazer uma análise para entender o motivo pelo qual o problema ocorreu. Nessa análise é recomendável estratificar ao máximo os problemas para que se chegue à causa raiz. O Brain-storming, que significa chuva de idéias é uma técnica muito utilizada para a formação do diagrama 6M. Essa técnica consiste em reunir pessoas e elaborar o maior número de sugestões e idéias possível sobre o problema em questão. O ideal é que as pessoas que fazem parte do processo participem da análise, pois sendo as pessoas que realizam diretamente as atividades, supostamente tem mais conhecimento da rotina, e melhor podem detalhar o que ocorre de anormal no processo, além de sugerir melhorias.

2. CICLO PDCA

Realizada a análise das possíveis causas dos problemas inicia-se o ciclo PDCA, que é um método utilizado tanto para solucionar e prevenir problemas como para auxiliar os administradores no processo de tomada de decisões da organização, ajudando a consolidar o alcance das metas. Quanto mais dados, informações e conhecimento sobre o processo e o problema, maiores as probabilidades de sucesso do ciclo. Segundo Campos, (1994, 1995) para facilitar a compreensão da estrutura do ciclo PDCA é necessário entender a existência de dois tipos de metas:

a) metas para manter: é uma meta estabelecida por um cliente interno ou externo a cerca dos limites de especificações, são chamadas metas padrão ou seja, são metas estipuladas por uma determinada norma ou um limite de variação;

b) metas para melhorar: são as metas de melhoria contínua, que por sua vez tem o surgimento a partir do pressuposto de que os clientes desejam um produto cada vez melhor e a organização que deseja satisfazer esse cliente precisa melhorar a qualidade de seus produtos constantemente.

Normalmente, as metas para melhorar indicam algum problema na estrutura atual que precisa ser tratado.

2.1 Etapas do ciclo PDCA

As etapas do ciclo PDCA tem o objetivo de possibilitar que os métodos a serem utilizados na solução do problema sejam planejados, executados, verificados e padronizados. Segundo Werkema (1995), as etapas do ciclo PDCA são:

a) planejamento (plan): está é a primeira etapa do ciclo, nesta fase toma-se por base as informações coletadas no diagrama 6M e planeja-se uma ação que solucione as causas identificadas. O planejamento é feito com a utilização da técnica 5W 2H;

b) execução (do): a segunda etapa do ciclo consiste em executar o planejamento que foi elaborado;

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c) verificação (check): a terceira etapa é a verificação da ação, nessa fase analisa-se a situação atual, compara com a situação anterior, e verifica se o que foi planejado realmente foi realizado;

d) ação (action): a quarta etapa é a ação a ser tomada diante do resultado obtido. Caso o efeito tenha sido negativo e o problema persiste inicia-se outro ciclo, se o efeito foi positivo e o problema foi solucionado então avalia-se a situação atual, e as mudanças que proporcionaram o alcance das metas para que seja feita uma padronização do sistema utilizado.

Figura 3: Representação gráfica do ciclo PDCA

ACTION PLAN A P C D CHECK DO
ACTION
PLAN
A
P
C
D
CHECK
DO

Atuar no

Definir as metas e determinar os métodos para

processo em

função dos

resultados

alcançar as metas

Verificar os

efeitos do

Treinar e

executar os

trabalhos

trabalho

executados

Fonte: Adaptado Werkema, 1999

3. A TÉCNICA 5W 2H

Esta ferramenta é utilizada para analisar ou planejar as ações propostas no diagrama 6M. A nomenclatura 5W 2H é relacionada 7 perguntas básicas a serem respondidas:

1. What: o que deve ser feito?

2. Why: por que deve ser feito?

3. Who: quem deverá fazer?

4. When: quando deverá ser feito?

5. Where: aonde deverá ser feito?

6. How: como deverá ser feito?

7. How Much: quanto custará?

Ao fazer as perguntas deve-se levar em consideração as seguintes situações:

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a) algo está sendo planejado: quando se planeja algo então as perguntas devem ser feitas no tempo futuro;

b) algo presente está sendo avaliado: quando se avalia algo existente as perguntas devem ser adequadas para a situação (presente ou passado).

Figura 4: Diagrama 5W 2H:

O que fazer

Onde

Por quê

Quando

Quanto

Quanto custará

(What)

(Where)

(Why)

(When)

(How)

(How much)

Fonte: Elaborado pelo autor do artigo

4. GERENCIAMENTO DO CICLO PDCA

Figura 5: Sistemática do ciclo PDCA

 
1
1

Identificação do problema

2
2
2 Reconhecimento das características do problema

Reconhecimento das características do problema

P

   

P

3
3

Descoberta das causas principais

4
4

Elaboração da ação corretiva ou preventiva

D
D
5
5

Atuação de acordo com o plano elaborado

 
6
6

Confirmação da efetividade da ação

C

 

C

Eficaz?
Eficaz?
Sim
Sim

   
 
7
7

Eliminação definitiva das causas

A

 
8
8

Revisão das atividades e planejamento para trabalho futuro

 

Fonte: AdaptadoWerkema, 1995

8

5. CONCLUSÃO

A melhoria contínua hoje é o grande desafio das organizações, o principio e a

filosofia é “hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje”. Na busca do sucesso, do aprimoramento, da solução dos problemas que impedem o alcance das metas, o ciclo PDCA é uma importante ferramenta. Pelo que foi possível avaliar com esse trabalho o ciclo PDCA consiste em

fazer um planejamento de uma ação para que ela seja eficaz.

Na formação do ciclo várias ferramentas são utilizadas para completar o conceito de melhoria contínua.

A utilização de todas as técnicas acima apresentadas dá-se o nome de MASP

(método de análise e solução e problemas).

necessário a todo administrador de empresas ou pessoas que trabalhem

em áreas estratégicas conhecer essa ferramenta e utilizá-la no processo de tomadas de decisão. Muitas empresas estão obtendo grandes retornos aprendendo a analisar e solucionar os problemas, adquirindo maior satisfação dos clientes, evitando os retrabalhos e os desperdícios. Na busca da melhoria contínua e através do gerenciamento da Qualidade Total, o administrador pode utilizar várias ferramentas que o ajudarão a alcançar suas metas e se manter em um ponto mais alto que os seus concorrentes.

Através deste estudo, foi possível comprovar que o ciclo PDCA é uma das ferramentas que podem estar auxiliando os administradores na análise, planejamento e solução de problemas, podendo controlar melhor os processos, corrigindo e prevenindo falhas que resultam em produtos defeituosos.

É

4. REFERÊNCIAS

KUME, H. Métodos estatísticos para melhoria da qualidade. 9 ed. São Paulo:

Gente, 1993.

WERKEMA, M.C.C. Ferramentas estatísticas básicas para o gerenciamento de processos. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, Escola de engenharia da UFMG, 1995.

VIEIRA, S. Estatística para a qualidade: como avaliar com precisão a qualidade em produtos e serviços. Rio de Janeiro: Campus, 1999.