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Medidas simples podem reduzir gastos com papel

O desperdício de papel é um dos maiores problemas enfrentados pelos gestores e muitos empresários reclamam
da falta de consciência ambiental.
'É muito difícil implementar um pensamento verde nas companhias porque tem gente que não está preocupada
em contribuir para a conservação do meio ambiente. As pessoas imprimem textos sem necessidade e usam a impressora
para uso pessoal. Já vi funcionário imprimir na empresa uma apostila de mais de 500 páginas', afirma Rosiane Rodrigues,
responsável pelo setor de compras da Expand, importadora e exportadora de bebidas.
Porém, para empreendedores que se preocupam com a sustentabilidade e redução dos gastos, hoje já existem
programas de gerenciamento que ajudam a controlar o volume de impressões e cópias. A economia pode ser de mais de
30%, dependendo da estratégia seguida.
Para Leonardo Kernkraut, diretor da área de serviços da Gomac, empresa que desenvolve soluções nas áreas de
impressão, o primeiro passo para diminuir o uso de papel é conscientizar funcionários. 'Afinal, são eles quem utilizam as
folhas em seu dia a dia. É importante alertá-los sobre a real necessidade de imprimir um documento. A maioria das
pessoas não sabe quantas árvores são poupadas quando o consumo de papel diminui e nem quanto lixo deixa de ser
produzido com o fim do desperdício', diz.
Ele afirma que outra medida importante é programar as máquinas da maneira correta. As impressoras, por
exemplo, podem imprimir frente e verso da página, o que de imediato reduz em 50% o uso de papel. Além disso, existem
programas que controlam recursos e informam quem imprimiu o que e quando. 'Identificar quem mais imprime já é um bom
começo, pois os gestores podem conversar com o funcionário e saber os reais motivos do descontrole. É possível, a partir
de então, estabelecer por usuário um número máximo de folhas impressas por mês'.
Outra maneira de diminuir gastos é contratar uma empresa especializada e fazer um projeto de reengenharia de
impressão. 'Com essa medida pode-se economizar 20%, podendo chegar até 30% sobre o custo real de página impressa',
diz Kernkraut.
A Nutrin, empresa de alimentação empresarial, adotou a reengenharia de impressão e está satisfeita com os
resultados. Em poucos meses, o número de cópias mensais passou de 50 mil para 34 mil. 'Tivemos uma média de 35% de
economia, entre redução de impressões, cópias e papel. A conquista é positiva para a empresa e para o planeta. Estamos
felizes em fazer a nossa parte e cuidar do meio ambiente', afirma Odair de Arruda Junior, gerente de tecnologia da
informação da Nutrin.
Confira abaixo dicas de especialistas sobre como economizar papel na sua empresa:
Faça um treinamento de conscientização dos funcionários. Ensine-os a ter sempre em mente se impressão é
mesmo necessária. Muitos arquivos são impressos apenas para leitura e depois são descartados.
Sempre que possível, utilize os modos de impressão de frente e verso da folha. Além da economia de papel, eles
reduzem gastos com a compra de pastas e com espaço para armazenamento.
Reaproveite as folhas utilizadas de um só lado e faça blocos de anotações.
O toner acabou? Retire-o da impressora somente quando estiver com um novo. Isso evita que o canal de tinta
seque e exija manutenção.
Embora o papel reciclado custe quase o dobro do comum, ele evita o desmatamento de florestas.
Incentive os funcionários a guardar arquivos em CDs ou em pen drives em vez de mantê-los em versões
impressas.
Fonte: PEGN
Autora: Ana Cristina Dib
Atolados em papel
Alexandre Mansur, de Washington

Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os
computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e
planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente, a explosão do e-mail e da internet deu a alguns
a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório. Pois bem: nos últimos cinqüenta anos, o
consumo de papel cresceu seis vezes. Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo
apetite das máquinas de fax, impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas
mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel. Uma impressora moderna pode disparar dez páginas por minuto.
E o volume de folhas consumidas alcança, literalmente, dimensões astronômicas. Esses dados impressionantes fazem
parte de um estudo divulgado na semana passada pelo Instituto Worldwatch, em Washington.
É natural que o consumo de papel cresça. Por melhor que seja a imagem da tela do computador, nenhuma se
compara ao conforto de ler, estudar e fazer anotações em um texto impresso. Para cada documento, faz-se uma média de
dezenove cópias. Um trabalhador americano típico costuma imprimir 12.000 folhas por ano em seu escritório. Um estudo
da Boeing revelou que o papel gasto no projeto de um 747 não cabe dentro do próprio avião. Além disso, apesar da
disseminação do e-mail, o volume de correspondência em papel aumentou 16% desde 1993. Com isso tudo, o consumo
de papel de escritório cresceu 110% nas últimas duas décadas. A virada do milênio promete multiplicar a papelada. Para
se precaver contra falhas de computadores no ano 2000, o chamado bug do milênio, os 183 maiores bancos japoneses
estão imprimindo todos os dados financeiros de seus clientes, formando uma pilha de papel três vezes mais alta do que o
Monte Fuji.
O problema é que essa explosão de consumo está gerando montanhas de papel que se acumulam nos aterros
sanitários das cidades. Afinal, o papel corresponde a 40% do lixo urbano. O consumo também aumenta a pressão sobre
as florestas do mundo, pois 19% das árvores derrubadas são para fabricar celulose. Isso ameaça principalmente o que
resta de áreas naturais na Rússia, na Indonésia, nos Estados Unidos e no Canadá, usadas para fazer papel. Uma das
melhores maneiras de reduzir o custo ecológico do papel é aumentar a quantidade de celulose proveniente de florestas
plantadas de forma sustentável, reduzindo a demanda de matéria-prima dos bosques naturais. Um bom exemplo é o
Brasil, que produz celulose a partir de plantações de pinus e eucalipto. E essas florestas artificiais são intercaladas com
30% de matas nativas, ajudando a preservar a fauna local e as bacias hidrográficas. Hoje, a indústria brasileira de celulose
protege uma área natural com 1,4 milhão de hectares, algo equivalente à metade do Estado de Alagoas. Outra maneira de
reduzir o impacto ambiental do papel é investir em reciclagem, o que já vem ocorrendo. Uma nova fábrica, atualmente em
construção, no bairro do Bronx, em Nova York, vai usar só papel reciclado. Hoje, 43% do papel consumido no mundo é
reutilizado. Esse índice poderia chegar a 70%. Só os Estados Unidos descartam anualmente 44 milhões de toneladas de
papel, mais do que tudo o que a China consome. Um dos grandes responsáveis por isso são os escritórios.
O papel usado nas empresas é justamente um dos mais mal aproveitados. No Brasil, onde a reciclagem em geral
atinge níveis de Primeiro Mundo, quase 75% do papel de escritório vai para o lixo. É uma questão de ordem prática.
Revistas e jornais velhos são descartados nas lixeiras dos prédios, recolhidos pelos porteiros e vendidos aos catadores.
Grandes embalagens de papelão se acumulam nos depósitos de lojas e supermercados, que vendem o material para
fábricas de papel. Já o papel usado nos escritórios dificilmente tem quem o passe adiante. "As empresas que consomem –
e descartam – grandes quantidades geralmente ficam nos bairros centrais das cidades, onde as prefeituras restringem a
ação dos catadores de papel", explica o engenheiro Alberto Fabiano Pires, da Associação Brasileira de Celulose e Papel.
O material acaba sendo todo descartado.
Algumas empresas estão despertando para o problema. "Existem maneiras simples de reduzir o uso
desnecessário, cortando em até 30% os gastos com papel", diz Ashley Mattoon, do Worldwatch. O Bank of America, nos
Estados Unidos, reduziu em 25% seu consumo trocando os relatórios e formulários por versões eletrônicas e imprimindo
documentos nos dois lados de cada folha. Escritórios japoneses estão se reunindo para juntar papel em quantidade
suficiente para que a coleta seja economicamente viável. Um desses grupos, com 280 escritórios, separa 8.000 toneladas
de papel para reutilização, economizando 712.000 dólares por ano na taxa de lixo. No edifício sede da Petrobras, no Rio
de Janeiro, os funcionários coletam 25 toneladas por mês. O Boticário, no Paraná, faz mais. Ele troca o papel usado na
empresa por 600.000 cadernos, que são doados para escolas do Estado.
O que fazer com o papel?

No começo da minha carreira, em 1984, meu primeiro emprego foi em um banco. Trabalhava à noite como
digitador, digitando pilhas e pilhas de cheques que iam para compensação no banco central e depois “rodava” os relatórios
de saldos dos clientes para que de manhã logo cedo fossem distribuídas para as agencias via malote.
Não preciso dizer que estas listagens também eram toneladas de papel, uma vez que, este banco tinha muitas
agências; eu ficava impressionado com a quantidade de papel necessário para atender a este processo. Já na naquela
época se dizia que a Informática vinha para “substituir” o papel e que no futuro o mesmo deixaria de existir e tudo seria
digitalizado.
Ironicamente, três anos depois fui trabalhar como programador em uma grande fábrica de papel e celulose, na
época, era a terceira maior empresa deste setor no Brasil. Trabalhava no “CPD” o qual era imenso. Havia mais de 200
profissionais trabalhando lá, desenvolvendo programas que “imprimiam” toneladas de listagens pata todo o tipo de
necessidade da empresa: saldo de estoque, pedidos de vendas, compra de matéria prima, pesquisa de mercado, folha de
pagamento, distribuição etc. Era rotina diária se imprimir nas impressoras matriciais dos mainframes estes relatórios.
De lá para cá muita coisa mudou, e com certeza para melhor, surgiram as redes de PCs, a internet, e-mails, os
sistemas de gestão integrados (ERPs), banda larga, servidores menores com maior poder de processamento e de custo
menor, impressoras multifuncionais, impressoras deskjets, opa!!! Impressoras deskjet, evolução?
Sim meu caro amigo, lembre-se que passamos por uma época em que muitas empresas adotaram essas
impressoras por serem bem mais baratas do que a impressora laser, mas era uma economia enganosa optando-se pela
compra da deskjet, pois o custo de impressão de uma impressora colorida é muitas vezes maior, chegando a até 100% a
mais que o custo de impressão de uma impressora laser.
Você lembra que se comprava um cartucho e ganhava-se uma impressora deskjet? Parece brincadeira, mas
chegamos a absurdo como este. Muitos fabricantes de impressoras nesta época se deram conta disso, e ganharam muito
dinheiro vendendo impressoras a preço de custo e ganhavam na venda de cartuchos, os quais em geral eram “próprios”
para cada modelo de impressora.
Portanto se na sua empresa você ainda utiliza este tipo de impressão, sugiro você reavaliar imediatamente, pois
está jogando dinheiro pela “porta de impressão” literalmente.
Com a evolução da impressora laser e o barateamento da mesma, muitas empresas começaram neste momento
os primeiros passos na direção de redução dos custos de impressões e, vendo que a conta era alta, começaram a fazer as
substituições.
Mas você deve estar me perguntando, com tanta evolução na informática por que cada vez mais as corporações
(não importa o tamanho delas) estão cada vez mais imprimindo e consumindo papel e recursos? E as fábricas de papel
continuam aumentando em número de instalações e em volume de vendas nestes últimos 20 anos!
Na realidade eu entendo que a informática veio a colaborar na melhoria de automação dos processos e
armazenamento de dados e informações e é justamente aí que vejo a relação do aumento das impressões. A quantidade
de informações disponível hoje através da informática é infinitamente maior, a economia cresceu, as pessoas são
literalmente “bombardeadas” por uma demanda enorme de informações, desta forma o numero de impressões cresceu na
mesma proporção.
Mas como as empresas podem reduzir custos e controlar de maneira inteligente a racionalização dos seus
recursos desta natureza? Bem podemos listar algumas ações que sua empresa e área de Tecnologia da Informação pode
adotar para reduzir o numero de impressões e com isso contribuir com a natureza e os resultados financeiros. São elas:
1. Solicite ajuda ao departamento de recursos humanos, crie um programa de conscientização, demonstre os
números e as metas desejadas para redução.
2. O RH e TI criarem políticas, fazendo com que seus colaboradores coloquem no rodapé na assinatura do e-mail
uma mensagem de alerta do tipo : "Antes de imprimir este documento pense em seu compromisso com o Meio Ambiente e
o comprometimento com os custos”.
3. Reduza o numero de impressoras, se possível crie um “centro de impressão”.
4. Elimine as impressoras deskjet e as resistências, comprometa as pessoas demonstrando os custos de uma
impressão Deskjet X Impressão Laser, você também pode colocar uma única impressora laser colorida para atendimento a
toda empresa em um único local.
5. Terceirize com uma empresa especializada as impressões, deixe um fornecedor administrar os ATIVOS, onde
este é responsável por instalar todo ativo de impressão, fornecer o toner (poucas optam por fornecer o papel, mas é
possível), suporte e assistência técnica,. ao final do mês, apuram qual foi o volume de impressão e mandam a conta para
empresa. Mas atenção, ao terceirizar, estas empresas ganham no volume de impressão, então elas não estão nem um
pouco interessadas em reduzir o volume de impressão, este papel, é da empresa contratante, a gestão é sua, e não do
terceiro, lembre-se disso!
6. Adotem uma “Gestão de impressão”. A área de tecnologia da informação pode ajudar em muito nesta missão.
Instalando na rede um software que emita relatório (eletrônico), apontando: quando, quanto, quem e principalmente O
QUE cada usuário esta imprimindo na rede.
7. A Tecnologia da Informação deve disponibilizar as informações do item seis na sua Intranet, deixando-os
públicos e transparente, cabendo aos demais gestores o papel de conscientização dos seus colaboradores, cobrando e
incentivando os resultados acordados.
8. Estipule limites de impressões através de cotas para os usuários.
9. Utilize papel reciclado e impressões frente e verso (se for possível).
10. Na reunião mensal com a diretoria apresente os resultados obtidos e comemore!
Acredito que a soma destas medidas trará uma redução bem significativa, onde todos têm a ganhar, inclusive a
natureza. Curiosamente, estes dias entrei em uma agencia daquele mesmo banco onde trabalhei no inicio da minha
carreira, e lá estava escrito: “47 kg de papel reciclado = 1 árvore salva = 10.000 litros de água economizados” e isto me
inspirou a escrever esta coluna! Então pensem nisto antes de imprimir a mesma!

Rogério R. Cunha é gestor e consultor de TI