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Gesto da Informao

Autor: Ligia Maria Testa Pupo Nogueira


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ATENO: Este material parte integrante do curso on-line "Gesto da Informao" oferecido pela Universidade Empresarial SABESP. O acesso s atividades, leituras interativas, testes e fruns de discusso deve ser feito diretamente no ambiente de aprendizagem online.

APRESENTAO A agilidade na tomada de deciso um dos fatores mais relevantes para o sucesso empresarial neste mercado seletivo, exigente e agressivo. E que insumo pode ser considerado primordial para a tomada de deciso? Com certeza, trata-se da INFORMAO: disponvel e exata. A informao transformou os hbitos da sociedade maneira de se comunicar, de se vestir, de consumir. Ao transformar o consumo, por exemplo, vem influenciando diretamente a economia. Logo, sendo to forte a influncia que exerce sobre o comportamento, a organizao e a economia da sociedade, podese compreender a importncia que os meios para obter a informao tm em pesquisas e investimentos. Com os avanos da Tecnologia da Informao e Comunicao, fez-se necessrio o tratamento adequado da informao; a crescente informatizao e a oferta de tecnologias deram dimenso e formalizao nova cincia: a Gesto da Informao (GI).

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PRIMEIRA FASE: O valor da informao na sociedade e nas empresas. Vestindo a camisa da GI. A maneira pela qual a informao gerida: determina a natureza da estrutura e do comportamento organizacional das empresas; sinnimo de eficincia; cria incentivos ao melhor desempenho operacional e qualidade dos produtos e servios oferecidos. Pode-se garantir que, medida que se exera uma boa GI numa organizao, os benefcios so claros: melhor fluxo de informaes; operao de forma integrada; melhor desempenho interno; melhor relacionamento com outras empresas; crescimento no mercado. A importncia da informao para as organizaes vai do aumento da eficincia dos trabalhos criao de vantagens competitivas, por isso, tornou-se o elemento de maior importncia para o sucesso das organizaes e nesse sentido que a Gesto da Informao adquire relevncia sem precedentes. O poder da informao. A informao contm valor, pois est integrada aos processos, s pessoas e s tecnologias, conforme ilustrado na figura abaixo:

As afirmaes dos autores estudiosos da Engenharia da Informao - conjunto empresarial de disciplinas dirigido ao fornecimento da informao correta, para a pessoa certa, no tempo exato so muito interessantes no sentido de apontar o grau de importncia e estratgia que a informao tem nos tempos atuais: A informao e o conhecimento sero os diferenciais das empresas e dos profissionais que pretendem destacar-se no mercado e manter a sua competitividade.

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Nossa sociedade exibe crescente propenso para coletar e armazenar informaes; seu uso efetivo permite que a organizao aumente a eficincia de suas operaes. A informao um ativo importante para os negcios e necessita ser adequadamente protegida. Na sociedade da informao, a informao o principal patrimnio da empresa e est sob constante risco. A informao representa a inteligncia competitiva dos negcios e reconhecida como ativo crtico para a continuidade operacional e para a sade da empresa. As empresas j perceberam que o domnio da tecnologia como aliado para o controle da informao vital. O controle da informao um fator de sucesso crtico para os negcios e sempre teve fundamental importncia para as corporaes do ponto de vista estratgico e empresarial.

Apoio Os avanos da Tecnologia da Informao (TI) vm transformando a maneira de a sociedade se organizar, seja nas comunicaes, seja na difuso global da informao. A rede mundial de computadores, Internet, transformou drasticamente as relaes dos indivduos e das organizaes com a informao, a qual representa poder para quem possui, pessoa ou instituio.

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SEGUNDA FASE: Conceitos fundamentais: dado, informao e conhecimento. Apresentao. Em primeiro lugar preciso estabelecer a diferena entre DADO, INFORMAO e CONHECIMENTO. O DADO um conjunto de letras, nmeros ou dgitos que, tomado isoladamente no transmite nenhum conhecimento, ou seja, no contm um significado claro; um elemento da INFORMAO. A INFORMAO todo DADO trabalhado, til, tratado, com valor significativo atribudo e com sentido natural e lgico para quem a usa. a abstrao informal que tem um significado, atravs de textos, imagens, sons ou animao. INFORMAO o DADO transformado. O CONHECIMENTO a INFORMAO trabalhada, possibilitando a gerao de cenrios, simulaes e oportunidades. O conceito de CONHECIMENTO complementa o de INFORMAO com valor relevante e de propsito definido. O CONHECIMENTO uma INFORMAO valiosa da mente humana, que inclui reflexo, sntese, contexto e subjetividade. CONHECIMENTO uma abstrao interior de algo experimentado por algum. Complicado? Que tal um exemplo? Imagine uma tabela de nomes de cidades, meses (de 1 a 12) e temperaturas mdias, de tal forma que os ttulos das colunas e os nomes das cidades estejam em lngua chinesa. Para quem no sabe chins, tal tabela considerada, simplesmente, DADOS. A mesma tabela em portugus, ser INFORMAO (para quem l portugus). Uma distino fundamental entre DADO e INFORMAO: "o primeiro puramente sinttico e, o segundo contm, necessariamente, um significado" (SETZER). Ilustrando:

Dado: Informao: Paris uma cidade fascinante (desde que a frase seja lida por algum, que Paris signifique para a pessoa a capital da Frana e fascinante tenha a qualidade usual e intuitiva associada com essa palavra) (SETZER). Conhecimento: conhecer Paris pessoalmente, na prtica. Como o DADO uma seqncia de smbolos quantificveis (exemplos de smbolos quantificveis: texto, imagens, sons, animao), ele pode ser armazenado e processado por um computador. J, no possvel a armazenar ou processar a INFORMAO por um computador, mas sim a representao da INFORMAO, que pode ser feita por meio de DADOS e, ento, armazenada em um computador. Note-se que o que armazenado na mquina no a INFORMAO e, sim sua representao, em forma de DADOS, ou seja, necessrio reduzir a INFORMAO a DADOS para process-la em um computador.

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Tambm importante ressaltar que, pelo fato de os seres humanos buscarem constantemente por significao e entendimento, os DADOS, se inteligveis, so sempre incorporados por algum como INFORMAO: um texto consiste, exclusivamente, de dados; mas uma pessoa, desde que o compreenda, pode absorv-lo como informao. Por exemplo, quando se l a frase: a temperatura mdia de Paris em dezembro de 5C, feita uma associao imediata com o frio, com o perodo do ano, com a cidade particular etc. Note que significao no pode ser definida formalmente. Aqui ela ser considerada como uma associao mental com um conceito, tal como temperatura, Paris etc (SETZER). Apoio Resumindo os conceitos, ainda na viso de Setzer: CONHECIMENTO no pode ser descrito, o que se descreve a INFORMAO; CONHECIMENTO no depende apenas de uma interpretao pessoal, como a INFORMAO, pois requer uma vivncia do objeto (do CONHECIMENTO); CONHECIMENTO est no mbito puramente subjetivo do homem; INFORMAO pode ser prtica ou terica; CONHECIMENTO sempre prtico; CONHECIMENTO se relaciona com alguma coisa existente no mundo real, do qual se tem uma experincia direta. Atualmente, as INFORMAES se apresentam em grande volume, disponibilizadas nos mais diversos meios de comunicao, exigindo sua seleo e organizao para o uso efetivo e produtivo. Visto que as INFORMAES nascem dos DADOS processados, preciso tratar de maneira efetiva tais DADOS, para extrair, de maneira produtiva, tais INFORMAES.

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TERCEIRA FASE: Gesto de dados. Armazenamento Para armazenamento, os dados so previamente organizados por sua hierarquia, do bit at o banco de dados. O conjunto de caracteres forma os campos, que agrupados formam os registros, que agrupados formam os arquivos, que agrupados formam o banco de dados (base de dados ou data base, BD ou DB). A Administrao de Dados e a Administrao de Banco de Dados complementam a Gesto de Dados e so processos responsveis por tornar os dados identificados, modelados e estruturados, representando bem a empresa. A melhor maneira de se gerir dados por meio, entre outros, das ferramentas dos Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD). Guarda A guarda trata da cpia dos dados (realizao do chamado backup), elaborada de forma criteriosa e com uma freqncia que permita sua fcil recuperao (atividade da Gesto de Dados), quando for necessrio. Deve-se elaborar cpia adicional fora do ambiente fsico da empresa. Controle e aceso O controle e os nveis de acesso, outra atribuio da boa Gesto de Dados, so, mais comumente, feitos por meio de senhas (passwords). Os nveis de acesso definem restries e responsabilidades pelo acesso aos dados e informaes especficos. So distribudas para atender s funes empresariais, conforme os nveis da informao (estratgico, gerencial e operacional). Apoio Para gerir bem os dados, voc deve ser capaz de compreender bem a figura abaixo e todas as suas implicaes:

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QUARTA FASE: Tecnologia para gesto de dados. Como voc j deve saber, a maioria das empresas trabalha com bancos de dados (ou BDs), por ser uma tecnologia consagrada que organiza os dados como num arquivo convencional, seguindo uma hierarquia: CAMPO REGISTRO ARQUIVO BANCO DE DADOS. Pra que fique mais claro, veja d uma olhada no quadro:

Mas no basta mais ser capaz de entender os Bancos de Dados. Com o tempo, a tecnologia evoluiu dos BDs convencionais aos relacionais e seus gerenciadores (SGBD). O BD relacional permite que um conjunto de dados relacionados seja compartilhado por aplicativos diversos e simultneos. O SGBD armazena os dados num nico local - base de dados nica - possibilitando sua manipulao por diferentes sistemas de informao e aumentado as condies de integridade, de consistncia e de no-redundncia dos dados. Ento percebemos que h uma diferena entre a Administrao de Dados e Administrao de Banco de Dados. comum certa confuso entre as duas funes relacionadas ao tratamento de dados nas empresas. A primeira atividade mais conceitual e, a segunda, mais tcnica. Pra no confundir a equipe, chegamos a essas definies que voc pode ver no quadro: Administrar Banco de Dados significa instalar, configurar, monitorar e solucionar problemas de um SGBD. O Administrador do Banco de Dados um profissional especializado, capacitado para entender e dar suporte ao SGBD da organizao. Administrar Dados significa envolvimento direto com o negcio. O Administrador de Dados deve ser um profissional especialista em tcnicas de modelagem de dados e conhecedor das principais regras que regem o negcio da empresa.

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Apoio A gesto de dados fundamental na vida de uma empresa (seja ela pblica ou privada). Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos dados.

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QUINTA FASE: Sistemas de informao. Os Sistemas de Informao (Sis) exercem impacto na estrutura das empresas a ponto de influenciar sua cultura, polticas, processos e modelo de gesto. Geradores que so das informaes, desempenham funes estratgicas fundamentais nas empresas. Para entender melhor o que so sistemas e como funciona em especfico os sistemas de informao. Primeiro importante dizer que o sistema pode ser definido como um conjunto de elementos inter-relacionados (chamados de componentes ou subsistemas), que tem alguma funo identificada desempenhada pelo sistema como um todo. Exemplos: sistema econmico, sistema computacional, sistema solar, sistema de injeo eletrnica, Sistema Brasileiro de Telecomunicao, sistema digestivo, sistema endcrino etc. Alguns exemplos ajudam a firmar essa idia: Sistema econmico: manter os recursos da economia em circulao; Sistema computacional: atender determinada necessidade de processamento de informaes de usurios; Sistema Solar: manter os planetas girando em torno do sol; Sistema de injeo eletrnica: regular a mistura tima de combustvel e ar para o funcionamento do motor; Sistema digestivo: incorporar, ao corpo de um animal, a energia e a matria contidas em alimentos. O que Sistema de Informao (SI)? Conceituado Sistema, pode-se definir Sistema de Informao como o conjunto de mecanismos que faz a informao fluir e ser armazenada dentro da organizao; ou, ainda, combinao de procedimentos, informao, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objetivos de uma organizao. De forma natural e permanente, o ser humano busca a racionalizao no trabalho, visando: minimizar esforos; melhorar a fluncia de processos; economizar tempo, equipamentos, material, procedimentos e recursos; aumentar produtividade, qualidade lucro e competitividade. Para atingir tais metas, constroem-se os SIs. Apoio O SI, como qualquer outro sistema da organizao, deve ser gerido de acordo com a satisfao da misso da empresa e deve assumir, como misso prpria, a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organizao, pela utilizao da informao e da tecnologia da informao. Assim, numa abordagem mais global, os SIs servem para fornecer dados organizados, de forma a ajudar os gestores a tomar as decises certas, rapidamente e com risco mnimo.

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SEXTA FASE: Classificao da informao e dos sistemas de informao. Mecanismos de proteo custam dinheiro e afetam o tempo de acesso informao, portanto, no faz sentido tratar da mesma forma todo e qualquer tipo e qualquer tipo de informao corporativa. imprecindvel classificar a informao, visando estabelecer os nveis de segurana adequados para cada caso. Classificar a informao um processo que permite definir o grau de importncia que ela tem para a organizao logo, seu nvel de proteo garantindo, assim, sua confidencialidade, integridade e disponibilidade. A classificao deve tratar a informao durante todo o seu ciclo de vida, com nveis e critrios de criao, acesso, armazenamento e descarte. Deve ser sempre revista, pois seu valor para a organizao pode mudar. Para garantir que sua informao permanea protegida, a organizao deve levar em conta que: a informao um ativo valioso; a classificao da informao ajuda a minimizar os riscos; a informao precisa ser classificada corretamente, para refletir os nveis de proteo mais adequados em cada caso; a classificao da informao pode variar ao longo do tempo, devendo ser previstas revises peridicas da classificao atribuda a determinado tipo de informao. Nem toda informao crucial ou essencial, mas determinada informao pode ser to vital que o custo de sua integridade, qualquer que seja, ainda ser menor que o custo de no dispor dela adequadamente. Dentre as vrias classificaes, tem-se, por exemplo, a que foca os nveis de prioridade: Pblica: a que pode vir a pblico sem conseqncia danosa ao funcionamento da empresa; sua integridade no vital; Interna: seu acesso deve ser evitado, embora a conseqncia do uso no autorizado no seja sria demais. Sua integridade importante, mas no vital; Confidencial: restrita aos limites da empresa, sua divulgao ou perda pode levar ao desequilbrio operacional e, eventualmente, perdas financeiras ou de confiabilidade perante o cliente externo. Alm de permitir vantagem expressiva ao concorrente; Secreta: crtica s atividades da empresa, sua integridade deve ser preservada a qualquer custo e seu acesso deve ser restrito a um nmero bastante reduzido de pessoas. A manipulao desse tipo de informao vital para a companhia. Outro tipo de classificao bastante usual se a informao : Estratgica; No-estratgica. Voc pode estar se perguntando afinal, o que informao estratgica?. Uma definio possvel : Uma informao estratgica para uma empresa quando ela, s, ou associada a um conjunto de fatores, representa risco ou oportunidade para a evoluo do ciclo de vida da organizao em dado momento. Informaes identificadas como estratgicas para uma empresa no o sero, necessariamente,

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para quaisquer outras (CARVALHO). Ainda, uma informao hoje estratgica pode tornar-se no-estratgica amanh e vice-versa. Classificao do Sistema de Informao Os nveis hierrquicos da empresa tm diferentes necessidades de informao, logo, os SIs tambm podem ser classificados em grupos da seguinte maneira: SI Operacional; SI Gerencial; SI Estratgico. Normalmente, depois de alcanada a maturidade de implementao dos vrios SIs Operacionais, d-se incio ao desenvolvimento dos Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) e dos Sistemas de Informao Estratgicos (SIE). Sistema de Informao Operacional SIO o sistema de apoio s operaes ou sistema de controle. Contempla o processamento de operaes e de transaes rotineiras cotidianas, controla dados detalhados das operaes empresariais e auxilia a tomada de deciso do corpo tcnico. Sistema de Informao Gerencial - SIG Contempla o processamento de grupos de dados de transaes operacionais, convertendo-os em informaes agrupadas para gesto. Seu objetivo essencial o controle das atividades, sendo tambm utilizado para o planejamento e a organizao, alm de auxiliar a tomada de deciso do corpo de gestores da empresa. Sistema de Informao Estratgico - SIE Contempla o processamento de grupos de dados operacionais e de transaes gerenciais, transformando-os em informaes estratgicas; auxilia a tomada de decises em ambientes complexos e dinmicos. Apoio A figura a seguir tenta sintetizar as diferenas fundamentais entre os tipos de sistemas:

Aps classificar os SIs, pode-se compreender o papel estratgico que exercem nas empresas.

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STIMA FASE: O papel dos sistemas de informao e as fontes de informao. O foco dos SIs deve ser direcionado ao negcio principal da organizao: uma informao s possui valor se servir misso da empresa. Os sistemas abrangendo as atividades de planejamento, integridade, normas e regras, procedimentos e envolvimento das pessoas, de maneira organizada e estruturada, tendem a assegurar uma dinmica de funcionamento sistmico e integrativo. O principal papel dos Sistemas de Informao nas organizaes o de atuar como facilitadores na conduo cotidiana, na manuteno e no crescimento da empresa, favorecendo: gesto e administrao participativa; mudanas e adaptaes internas; produtividade e qualidade nos servios e produtos; capacidade de administrar diferenas ambientais, organizacionais e comportamentais; perenidade e melhoria dos negcios; lucro e competitividade empresarial. Apoio "As empresas precisam ter sua informao interna organizada e disponvel, ou seja, precisam criar sistemas on-line internos que organizem a informao produzida pelos diferentes departamentos da empresa - in-house information system. Estes sistemas geralmente so compostos pelo Sistema de Informao Gerencial, Sistema de Suporte Deciso, Sistema de Informao Executiva, Sistemas Aplicativos de Negcios e, quando for o caso, Sistema de Informao para Pesquisa e Desenvolvimento." Katia Maria Lemos Montalli, Perfil do profissional de informao tecnolgica e empresarial.

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OITAVA FASE: O tratamento do excesso de informao gesto de contedo. Agora voc j tem esclarecidos os conceitos, a classificao e o que cada um deles representa a informao e os sistemas de informao para a empresa, hora de tratar o fim do ciclo de vida da informao, ou seja, seu descarte. Quando eliminar a informao? Quando ela deixa de ter valor e passa a representar um lixo inconveniente? O fechamento do ciclo de vida da informao tem sido deixado de lado pela grande maioria das empresas. Descartar a informao que perdeu a importncia ou aquela intil um processo to importante quanto os demais inseridos na Gesto da Informao, na medida em que o excesso de informao afeta a produtividade das corporaes. E o que Gesto de Contedo? No todo e qualquer contedo que interessa, absolutamente. Portanto, gerir contedo cuidar do que relevante. Pode-se afirmar que o contedo se relaciona ao valor da informao, que esse valor depende de quem recebe a informao: portanto, contedo sempre algo relativo. o valor que determina se uma informao ser tratada como contedo. Sendo a informao algo relativo, pode assumir alto grau de importncia para uns e nenhuma importncia ou significado para ningum. Nesse ltimo caso, tem-se o lixo digital. Por exemplo: informao sobre promoes sem validade, produtos descontinuados etc. A Gesto de Contedo visa zelar pela qualidade da informao e pela otimizao de sua classificao e busca. Engloba: criao, publicao e gesto (propriamente dita). Esse ltimo processo envolve acompanhar a vida til do contedo, incluindo sua eliminao. Informaes, contedos desatualizados e lixo digital minam a confiabilidade e geram descrdito s organizaes, portanto, importante definir que tipo de informao se deve armazenar, para otimizar a infra-estrutura. Apoio "O excesso de dados apenas um rudo da situao global que vivenciamos. A informao no conhecimento, nem mesmo sabedoria. Precisamos do sentido da informao, mais do que dos seus meios. Precisamos ainda mais de sabedoria. A proliferao da informao no somar um minuto ao dia de um ser humano. Com o excesso de informao, no estamos fazendo necessriamente nada melhor que antes. Pelo contrrio, podemos simplesmente perder o senso de realidade e o toque humano. A abundncia de informao um srio desafio, exigindo disciplina, distanciamento e ceticismo. Precisaremos de habilidades cognitivas de percepo, razo, julgamento e bom senso." Phillippe Quau, em "A revoluo da informao: em busca do bem comum"

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NONA FASE: Segurana da informao gesto de segurana. Como voc pode ver, estamos quase terminando a implantao da gesto da informao. E nesse momento torna-se essencial a preocupao com a informao que est circulando na empresa. Afinal, toda informao nasce, vive e morre... Todo o seu ciclo deve ser bem gerido, especialmente enquanto ela tem aquele valor estratgico imprescindvel s organizaes. Como proteg-la? Como diminuir os riscos de sua perda? Como voc pode imaginar, a segurana parte fundamental de uma empresa. atravs da preocupao com a segurana que a empresa consegue preservar o que h de mais precioso em sua corporao. Com as informaes, acontece da mesma forma. Existe uma crescente fragilidade e um risco cada vez maior no que diz respeito manipulao e ao armazenamento das informaes, questo que tem que ser tratada com bastante seriedade por parte das empresas. Como manter a informao segura, visto ser um bem de to alto valor? Como responder a tantas mudanas, evolues e reestruturaes com a devida segurana das informaes necessrias organizao? Em face dos atuais desafios, o conhecimento da prtica de Gesto de Segurana da Informao tem crescido, independentemente do tamanho e do tipo da organizao, e est apresentando a arte de formular, implementar e avaliar linhas de ao multidepartamentais referentes s interaes da organizao com o seu ambiente, tentando garantir o seu principal patrimnio que a informao, para atingir seus objetivos de longo prazo, relativos a seus produtos, mercado, clientes, concorrentes, sociedade etc (PEREIRA). Apoio "Durante o 02 Congresso Nacional sobre Segurana e Auditoria da Informao ocorrido em So Paulo, nos dias 10 e 11 de setembro de 1999, foi realizada a 4 pesquisa nacional sobre segurana da informao, que envolveu 176 empresas de vrias localidades do pas e diversas reas de atuao como instituies financeiras, empresas de servios e telecomunicaes, universidades e entidades do governo. Das empresas ouvidas, 87% consideram que a segurana das informaes estratgica. Entretando, apenas 67% delas possuem uma poltica de segurana formalizada, sendo que, desse total, 69% seguem regras desatualizadas, que no contemplam todos os ambientes ou no so conhecidas pelos usurios." Jos Francisco Silva, em "Segurana na Web"

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DCIMA FASE: Polticas e estratgias de gesto da informao. Nesse momento torna-se necessrio normatizar as implantaes que foram feitas at o momento, ento o melhor a fazer preparar um guia que ajude-nos na implantao e manuteno da gesto da informao. Em primeiro lugar, bom ter idia de que 03 aspectos so fundamentais numa poltica de GI: CONFIDENCIALIDADE, INTEGRIDADE E DISPONIBILIDADE. No se pode ignorar que os aspectos ticos ligados aquisio e divulgao de informao privada tornaram-se questes centrais: embora a informao seja um recurso da empresa, proibido, por exemplo, a venda de sua base de dados de clientes. A GI deve ser a ponte entre os aspectos legais e a organizao e deve proceder de forma a evitar que a lei seja infringida; so inmeros os casos de empresas que violam legislao sobre privacidade, na maioria dos casos por desconhecimento do enquadramento legal. (GOUVEIA). Poltica e estratgia de informao cada vez mais necessria a adoo de poltica e estratgia global para a informao: a Comisso Europia definiu e introduziu na sua poltica o termo Mercado de Informao e criou a Sociedade de Informao, promovendo o estabelecimento de normas de informao e desenvolvimento de estudos e ferramentas. Nos EUA, apareceu o termo Super-Auto-Estradas da Informao, como esforo nacional para manter a competitividade do pas. A Gr-Bretanha promoveu a noo de informao que se poderia comercializar. A definio de uma poltica de informao, devido sua complexidade e aos custos envolvidos, pode ser uma tarefa que no est ao alcance de todas as organizaes. O planejamento necessrio para definir e avaliar estratgias para recursos humanos, financeiros e materiais certamente complexo (GOUVEIA). Um Bom Exemplo A Nippon Steel Corporation, em 92, listou alguns aspectos para nortear sua poltica e estratgia de informao, que visava, como ponto principal, manter a competitividade da empresa no mercado mundial do ao: perscrutar intensivamente o ambiente envolvente (environmental scanning) para obter nova informao; identificar novas oportunidades de negcio usando as TI; favorecer aprendizagem organizacional como forma de assimilar rapidamente informao; fuso de informao para criao de novos cenrios; aprender fazendo e aprender usando com recurso intensivo a informao; criar competncias para novos negcios recorrendo utilizao comercial de tecnologias j existentes; promover a gesto intensiva de informao ao nvel da empresa, e estimular, nos seus colaboradores, esprito empreendedor.

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Um Contra-Exemplo Alguns casos relatam provveis falhas na implementao de polticas de informao: falta de apoio de algum no nvel de deciso mais elevado da empresa, algum que possa lutar por recursos e pela criao de condies favorveis; mudanas rpidas no setor de negcio ou mudana dos objetivos na prpria empresa; desalinhamento entre os objetivos da estratgia de informao e a compreenso desses objetivos pelos responsveis por sua implementao e manuteno; inexistncia de um ambiente favorvel a uma aprendizagem organizacional, de forma que o problema referido no ponto anterior seja ultrapassado. Etapas do mtodo de implementao O mtodo para implementao de polticas e prticas de GI tem trs etapas principais: sensibilizar para a IMPORTNCIA DA GI; definir uma ESTRUTURA DE GI; desenvolver um PLANO DE GI. A importncia da GI A GI um processo integrado de identificao de todos os recursos informacionais e sua definio, manuteno e utilizao - de uma forma otimizada deve-se alinhar aos objetivos da organizao. A GI no um fim em si mesma, mas um suporte indispensvel para um objetivo mais alargado: a gesto de uma organizao. Todos os recursos de informao devem ser considerados, qualquer que seja sua mdia. Aspectos principais Alguns aspectos so considerados essenciais para uma GI eficaz: a GI deve ser abordada como tema de gesto, no como tema exclusivamente tcnico; a informao deve ser gerida numa perspectiva de processo de negcio, integrada com outros objetivos da organizao; os gestores devem comprometer-se a aceitar os princpios gerais da GI, com o objetivo de assegurar uma gesto efetiva da informao; a GI deve respeitar o estilo de gesto e a cultura de cada unidade organizacional. Benefcios A implementao de um programa de GI deve permitir o aparecimento e o reconhecimento dos seguintes benefcios: a informao gerida de forma integrada, coerente, eficiente e eficaz; a informao utilizada em seu potencial mximo, com uma relao custo/benefcio aceitvel, tendo em conta os objetivos da organizao; a informao chega s pessoas certas, no local correto, no tempo certo, no formato adequado, ao custo certo; maximizao de: qualidade, disponibilidade, utilidade e valor da informao adquirida, armazenada, processada e disseminada.

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Estrutura de gesto de informao. A estrutura de GI deve ser integrada de forma a gerir e a controlar a informao ao nvel da organizao. Deve ser integrada com as outras funes relacionadas, isto , Gesto de Tecnologias de Informao e Comunicao e Gesto de Sistemas de Informao. Outras funes, tais como bibliotecas, centros de documentao e arquivos, devem ser, se existentes, consideradas. A gesto desta estrutura deve ser feita no nvel mais elevado da organizao. A estrutura deve ter em conta a natureza de cada unidade organizacional, as suas necessidades de informao e a sua dependncia em caractersticas essenciais da informao, tais como preciso, acesso em tempo real e disponibilidade. Responsabilidades. As responsabilidades no mbito da GI devem ser claramente definidas em cada descrio de trabalho e funo. Seguem alguns exemplos: Gestor de Informao Deve aplicar na prtica o disposto na misso, objetivos e planos do programa de GI, com as necessrias adaptaes: gerir de forma integrada todos os recursos de informao, independentemente do seu suporte, formato e ciclo de vida; definir, divulgar e implementar polticas, normas, procedimentos e tcnicas de GI; integrar a GI na gesto do negcio da organizao; gerir e coordenar fluxos de informao; estabelecer e manter uma cultura de informao; estabelecer, monitorar e otimizar a utilizao dos recursos de informao; coordenar mudanas de necessidades e requisitos de informao, gerindo a qualidade e a integridade da informao; coordenar os recursos de informao no seu todo, e providenciar a correta aquisio, acesso, indexao, utilizao, armazenamento e apresentao; coordenar programas de formao. A sensibilizao de todos os usurios dever ser planejada e posta em prtica por meio de programas de formao, apresentaes, e material informativo. Como a responsabilidade de erros na informao pode ser imputada em 65% a erros de entrada de dados ou a funcionrios pouco motivados, compreende-se que a sensibilizao e formao dos funcionrios importante. Plano de gesto de informao. O Plano de GI deve ser desenvolvido de forma a suportar a misso e os objetivos da organizao, por isso essencial o conhecimento do documento de estratgia da organizao, em que: misso, planos, estratgias e objetivos esto identificados. Requisitos. Os requisitos de informao necessrios para elaborar o Plano so: necessidades informacionais dos usurios, incluindo os externos empresa; tipos, frequncia e quantidade da informao pretendida; normas de qualidade, em termos de preciso, relevncia, disponibilidade temporal; custos e valor;

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propriedade; requisitos de segurana, respeito de questes legais e ticas.

Implementao. O Plano de GI pode servir de base a outros planos, tais como o de Sistemas de Informao. Alguns aspectos a ter em conta na implementao do Plano so: obter autorizao para a sua implementao; identificar problemas urgentes; identificar um projeto piloto com base nas prioridades da organizao e que tenha um impacto visvel e demonstrativo dos benefcios; auditar, rever e controlar a implementao do Plano. Apoio A gesto da informao tem como objectivo apoiar a poltica global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma interactiva a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao s exigncias concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projecto e dos seus produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa.

Este texto para fins didticos e parte integrante do curso on-line "Acompanhamento 19 e Controle" produzido pela LIVRONLINE.COM (www.livronline.com).

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Este texto para fins didticos e parte integrante do curso on-line "Acompanhamento 20 e Controle" produzido pela LIVRONLINE.COM (www.livronline.com).

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