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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL

CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL DO PORTO

Documentação comercial – assistência ao


cliente não presencial

UFCD_9223

341346 - Técnico/a de
Comunicação e Serviço
Digital

25 horas
Documentação comercial – assistência ao cliente não presencial UFCD 9223

Índice

Objetivos e conteúdos .......................................................................................................................................................................... 4

Direito comercial ...................................................................................................................................................................................... 5

Noção de direito comercial ................................................................................................................................................................. 5

Legislação e regulamentos aplicáveis à emissão de documentação comercial ....................................................... 8

Contratos comerciais ............................................................................................................................................................................. 9

Documentos comerciais .................................................................................................................................................................... 22

Tipo de documentação comercial/Seleção e organização/Preenchimento ........................................................... 22

Gestão da correspondência.............................................................................................................................................................. 34

Receção/Abertura/Registo/ Encaminhamento/Resposta.............................................................................................. 34

Sistema informático de gestão administrativa ...................................................................................................................... 40

Funcionalidades do sistema de gestão documental ............................................................................................................ 40

Regras de segurança da informação ........................................................................................................................................... 42

Normas de proteção da confidencialidade dos consumidores...................................................................................... 44

Bibliografia e Netgrafia ...................................................................................................................................................................... 47

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Objetivos:

✓ Identificar os tipos de documentação comercial e normas aplicáveis.

✓ Aplicar as normas de receção e tratamento da correspondência do serviço de


assistência ao cliente não presencial.

✓ Selecionar e utilizar as funcionalidades do sistema informático de gestão documental.

Conteúdos:

✓ Direito comercial

➢ Noção de direito comercial

➢ Legislação e regulamentos aplicáveis à emissão de documentação comercial

➢ Contratos comerciais

✓ Documentos comerciais

➢ Tipo de documentação comercial

➢ Seleção e organização

➢ Preenchimento

✓ Gestão da correspondência

➢ Receção

➢ Abertura / registo

➢ Encaminhamento

➢ Resposta

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✓ Sistema informático de gestão administrativa

➢ Funcionalidades do sistema de gestão documental

➢ Regras de segurança da informação

➢ Normas de proteção da confidencialidade dos consumidores

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Direito comercial

Noção de direito comercial

Direito Civil cria núcleos especiais de relações jurídicas subordinadas a princípios diferentes
dos que regiam os particulares em geral. Na verdade, o Direito Comercial destina-se a
regular, especificamente, o conjunto de relações jurídicas comerciais e dos
comerciantes no exercício do comércio.
O Direito Comercial é o conjunto de normas que regulam os atos objetivos de comércio
(aqueles que estão especialmente previstos no Código Comercial) e os atos subjetivamente
comerciais, ou seja, os atos dos comerciantes que não sejam de natureza
exclusivamente civil e que se presumam resultantes do exercício do comércio.

O Código Comercial Português configura o Direito Comercial como um direito especial


aplicável aos atos de comércio, independentemente de os sujeitos serem ou não comerciantes.
Como se retira da leitura do artigo 2.° do Código Comercial, existem dois tipos de atos de
comércio abrangidos por este ramo do Direito. Assim, temos os atos de comércio objeti-
vos, que são todos os que se encontram regulados na legislação comercial; e os atos de
comércio subjetivos, que são os atos praticados pelos comerciantes no exercício do
comércio.

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No artigo 13.° do Código Comercial define-se quem é considerado comerciante:

1 .° As pessoas que, tendo capacidade para praticar atos de comércio, fazem deste
profissão.
2.º As sociedades comerciais.

O Direito Comercial ganhou autonomia face ao Direito Civil pela especificidade própria
das relações jurídicas comerciais. Na verdade, estas relações exigem maior celeridade do que
as relações jurídicas civis comuns para que os efeitos jurídicos sejam de alguma utilidade,
pois, caso contrário, as oportunidades do comércio e dos negócios podem gorar-se. Com
efeito, importa não esquecer que a rápida circulação de mercadorias significa maior capaci-
dade de gerar lucros.
Por outro lado, o comércio exige do Direito mecanismos de reforço do crédito. De facto, o
credor comerciante precisa de tornar mais sólida a sua posição creditícia, o que pode fazer
através de garantias de pagamento, recorrendo, por exemplo, a letras de câmbio ou livranças,
pois sem dinheiro dificilmente conseguirá gerir os seus negócios.

Os Sujeitos de Direito são os entes suscetíveis de serem titulares de direito e obrigações,


de serem titulares de relações jurídicas. São sujeitos de direito as pessoas, singulares e
coletivas.

Personalidade jurídica

A Personalidade Jurídica traduz-se precisamente na suscetibilidade de ser titular de


direitos e se estar adstrito a vinculações, art.º. 66º/1 CC.
À Personalidade Jurídica é inerente a Capacidade Jurídica ou a Capacidade de Gozo de
direitos (art.º. 67º CC).

Fala-se pois, de personalidade para exprimir a qualidade ou condição jurídica do ente em


causa – ente que pode ter ou não ter personalidade. Fala-se de capacidade jurídica para
exprimir a aptidão para ser titular de um círculo, com mais ou menos restrições, de relações
jurídicas – pode por isso ter-se uma medida maior ou menor de capacidade, segundo certas
condições ou situações, sendo-se sempre pessoa, seja qual for a medida da capacidade.

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Capacidade jurídica

É a medida de direitos e vinculações de que uma pessoa é suscetível, art. 67º CC, traduzindo
esta inerência, estabelece que “as pessoas podem ser sujeitos de quaisquer relações
jurídicas, salvo disposição legal em contrário: nisto consiste na sua Capacidade Jurídica”.

A Capacidade divide-se em Capacidade de Gozo, é a medida de direitos e vinculações


de que uma pessoa pode ser titular e a que pode estar adstrita. Capacidade de Exercício,
consiste na medida de direitos e de vinculações que uma pessoa pode exercer por si só
pessoal e livremente.
Enquanto na Capacidade de Gozo esta coloca-se no plano abstrato da titularidade de
situações jurídicas, na Capacidade de Exercício estamos já no plano concreto de averiguar
em que medida certa pessoa pode exercer os direitos ou cumprir as obrigações que na
verdade lhe podem caber enquanto sujeito. Pode haver Capacidade de Gozo e não haver
Capacidade de Exercício.

A Capacidade Genérica é quando a generalidade dos direitos e das vinculações


reconhecidas pela ordem jurídica. (art. 67º CC). A Capacidade Específica, é a capacidade das
pessoas num âmbito mais restrito de apenas abranger certas categorias e vinculações de
direito, ex. Pessoas Coletivas, art. 160º/1 CC.
Por oposto existe a Incapacidade Jurídica, que é a medida de direitos e vinculações
de que uma pessoa não é suscetível. Há pessoas que são titulares da Capacidade de Gozo,
mas não de exercício. Pode-se ter Capacidade de Gozo genérica e não ter uma
Capacidade de Exercício genérica, ex. menores.
A Incapacidade de Gozo não admite suprimento, enquanto que a Capacidade de Exercício é
suprível.

A Incapacidade de Gozo reporta-se à titularidade de direitos e vinculações de que


uma pessoa pode gozar. Neste campo não é viável suprir uma incapacidade.

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Legislação e regulamentos aplicáveis à emissão de documentação comercial

✓ Regime de bens em circulação: DL 198/2012

✓ Despacho 8632/2014 do Diretor Geral da Autoridade Tributária e Aduaneira

✓ Quaisquer documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de fatura,


devem conter de forma evidente a sua natureza e, se suscetíveis de apresentação ao cliente …
conter a expressão 'Este documento não serve de fatura' ";

✓ "Os documentos impressos pelo programa de faturação não devem conter valores
negativos. Quando necessário, serão utilizados documentos retificativos de faturas … como
documentos de correção de operações de compra e venda …";

✓ Se para a impressão dos documentos … "for utilizado papel pré-impresso, a aplicação


deve assegurar a impressão de todos os elementos fiscalmente relevantes incluindo as
menções obrigatórias, os elementos identificativos do sujeito passivo emitente e a natureza do
documento".

✓ Outros

✓ Lei 83C/2013

✓ Art.º 189: “Os documentos … são emitidos em uma ou mais séries, convenientemente
referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados
de forma progressiva e contínua, dentro de cada série, por um período não inferior a um ano
fiscal”.

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Contratos comerciais

Compra e venda

Compra e venda é o contrato pelo qual se transmite a propriedade de uma coisa, ou outro
direito, mediante um preço.

O contrato de compra e venda de bens imóveis só é válido, em alguns casos, se for celebrado
por escritura pública.

A compra e venda têm como efeitos essenciais:

a) A transmissão da propriedade da coisa ou da titularidade do direito;


b) A obrigação de entregar a coisa;
c) A obrigação de pagar o preço;

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O preço deve ser pago no momento e no lugar da entrega da coisa vendida.

Mas, se por estipulação das partes ou por força dos usos o preço não tiver de ser pago no
momento da entrega, o pagamento será efetuado no lugar do domicílio que o credor tiver ao
tempo do cumprimento.

Transmitida a propriedade da coisa, ou o direito sobre ela, e feita a sua entrega, o vendedor
não pode, salvo convenção em contrário, resolver o contrato por falta de pagamento do preço.

➢ Reparação ou substituição da coisa

O comprador tem o direito de exigir do vendedor a reparação da coisa ou, se for necessário e esta tiver
natureza fungível, a substituição dela;

Mas esta obrigação não existe, se o vendedor desconhecia sem culpa o vício ou a falta de qualidade de
que a coisa padece.

➢ Denúncia do defeito

O comprador deve denunciar ao vendedor o vício ou a falta de qualidade da coisa, exceto se este
houver usado de dolo.

A denúncia será feita até 2 meses depois de conhecido o defeito no caso de bens móveis e 1 ano no
caso de imóveis.

➢ Garantia de bom funcionamento

Se o vendedor estiver obrigado, por convenção das partes ou por força dos usos, a garantir o bom
funcionamento da coisa vendida, cabe-lhe repará-la, ou substitui-la quando a substituição for
necessária e a coisa tiver natureza fungível, independentemente de culpa sua ou de erro do
comprador.

O prazo da garantia expira 2 anos após a entrega da coisa no caso de bens móveis e 5 anos no caso de
imóveis

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Promessa de Compra e venda comercial ≠ Compra e venda civil

A compra e venda é comercial quando uma das partes (o vendedor) transfere para outra (o
comprador), mediante preço convencionado, a propriedade de qualquer coisa que o comprador
destine a revenda ou aluguer, ou que o vendedor tenha adquirido com o fim de revender.

Fases do contrato

➢ Fase de encomenda

Dá início ao contrato de compra e venda

➢ Nota de encomenda

Documento onde o comprador vai especificar a qualidade e a quantidade da mercadoria pretendida,


bem como as condições de entrega e pagamento.

Normalmente é emitida em duplicado (o original destina-se ao vendedor, ficando o comprador com o


duplicado).

➢ Nota de venda:

A encomenda nem sempre se processa pela iniciativa direta do comprador.

Documento onde é registada a encomenda, sendo preenchido pelo vendedor ou por um seu
representante.

Tem traçado e características semelhantes aos da nota de encomenda.

É normalmente preenchida em triplicado (o original destina-se ao comprador, o duplicado ao


vendedor e o triplicado ficará na posse do representante do vendedor).

➢ Fase de entrega

É aquela em que o vendedor procede ao envio da mercadoria, dando, deste modo, execução à
encomenda feita pelo comprador

➢ Guia de remessa

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É emitida pelo vendedor.

Por vezes, têm um talão destacável (talão de receção) que o comprador vai preencher e devolver,
confirmando desse modo o recebimento da mercadoria nas condições devidas.

➢ Fase de liquidação

É aquela em que o vendedor indica ao comprador a importância total que este terá de pagar pela
mercadoria que adquiriu.

➢ Fatura

Documento que o vendedor envia ao comprador, indicando o valor das mercadorias, as despesas
efetuadas, os descontos concedidos e o IVA (se for caso disso).

Devem ser emitidas em triplicado (o comprador ficará com o original e duplicado, o vendedor ficará na
posse do triplicado).

Podem funcionar como guias de remessa quando acompanham a mercadoria

➢ Nota de débito

Documento que se destina a retificar o valor da fatura quando o vendedor, por lapso, a emitiu por um
valor líquido inferior ao que nele devia figurar.

A nota de débito vai ter a função de acrescentar o valor omitido na fatura.

➢ Nota de crédito

Documento que vai corrigir o valor da fatura, quando o vendedor a emitiu por um valor superior ao
que nela devia constar.

A nota de crédito tem como função abater a importância que indevidamente foi acrescida na fatura

➢ Fase de pagamento

Fase que encerra o contrato de compra e venda;

Envio da importância em dívida pelo comprador ao vendedor;

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➢ Recibo

Documento passado pelo vendedor e que serve para dar quitação ao comprador.

➢ Fatura-recibo:

Documento passado pelo vendedor e diz respeito a vendas feitas ao balcão a imediato pagamento.

Serve de fatura, de guia de remessa e até de recibo.

➢ Acompanhamento e controlo da compra contratada

Especial nos seguintes aspetos

⚫ Receção qualitativa, quantitativa e documental


⚫ Controlo dos prazos de entrega e da validade dos produtos
⚫ Controlo da faturação

O art. 1142º CC indica três notas distintas como caracterizadoras do mútuo legalmente
típico:

➢ Uma parte, designada mutuante, empresta certa coisa a outra, o mutuário;


➢ Depois, o objeto emprestado é dinheiro ou outra coisa fungível, e, por fim;
➢ O mutuário fica obrigado a restituir outra tanto do mesmo genro e qualidade.
➢ O mútuo proporciona apenas uma cessação temporária de uso de bens. Deste modo, de
acordo com uma sistematização de índole económica e social o mútuo integra-se com a
locação (art. 1022º CC) e o comodato (art. 1129º CC), na categoria de contratos que
proporcionam o gozo de bens alheios.
O mutuário recebe a coisa para retirar dela o aproveitamento que a mesma
proporciona, incorrendo numa obrigação de restituição. Não se trata, porém, de restituir a
própria coisa, individualmente considerada, mas outro tanto do mesmo género e qualidade.

O mútuo é, pois, na sua essência, um contrato pelo qual uma parte cede
temporariamente a outra um valor patrimonial.

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A obrigação que dele resulta para o mutuário é uma obrigação genérica. Pode por esta razão
afirmar-se que, pelo mútuo, o direito de propriedade do mutuante sobre a coisa mutuada é
substituído no seu património por uma pretensão à “restituição”.

A fungibilidade a que a lei se refere, isto é, a suscetibilidade de as coisas em causa serem


substituídas na mesma função por outras do mesmo género, qualidade e quantidade (art.
207º CC) é a designada fungibilidade convencional.

O que caracteriza o mútuo oneroso é o pagamento de juros como retribuição por parte
do mutuário, não se pode pôr em dúvida que um dos termos da correspetividade económica
reside nessa remuneração.

O mútuo legalmente típico é, pois, o contrato pelo qual uma das partes, o mutuante, como
ou sem retribuição renúncia temporariamente à disponibilidade de uma certa quantia
de dinheiro ou ao equivalente a certa coisa fungível que cedeu à outra parte, o
mutuário, para que este delas possa retirar o aproveitamento que as mesas
proporcionam.

O mútuo é, na sua natureza, um contrato real, no sentido do que só se completa pela entrega
(empréstimo) da coisa.

Mútuo consensual
Considerar a entrega da coisa como um elemento de qualificação do mútuo legalmente típico
oferece, a base adequada ao enquadramento do denominado mútuo consensual. Designa-se
um contrato de conteúdo idêntico ao mútuo típico exceto no afastamento da entrega do
momento estipulado para o momento executivo do negócio. Alguém obriga-se a entregar certa
coisa, em mútuo. A entrega já não surge com um ato espontâneo, indispensável ao
surgimento do contrato, mas como um ato derivado, praticado em execução ou
cumprimento desse contrato.

O mútuo consensual é frequentemente considerado como um contrato atípico, e na


realidade assim deve ser. Pouco significado teria esta afirmação, porém, se levasse a tornar
inaplicáveis a este contrato o conjunto de regras relativas ao mútuo legalmente típico.

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Contrato promessa de mútuo


É geralmente afirmada a admissibilidade da celebração de contratos promessa de mútuo, à
qual não se reconhece, com efeito, qualquer impedimento.

Contrato promessa de mútuo, nos termos do art. 410º/1 CC é a convenção pela qual
uma ou ambas as partes se obrigam à futura celebração de um contrato de mútuo.
Atendendo a que o acordo de vontades acompanha ou precede, em via de regra, a entrega da
coisa, é possível configurar, conclusivamente, quatro situações jurídicas diferentes:

➢ O acordo representa um momento do inter negocial que, com a posterior entrega da


coisa, conduzirá à formação de um mútuo legalmente típico[8]. A não concretização da
entrega pode implicar responsabilidade pré-contratual, nos termos do art. 227º CC.
➢ O acordo dirige-se a pôr a cargo de uma ou de ambas as partes as obrigações de
posterior celebração de um contrato de mútuo[9]. A não celebração do contrato prometido
pode implicar a responsabilidade obrigacional (art. 798º CC).
➢ O acordo consubstancia a imediata celebração de um contrato em cujo conteúdo se
inscreve uma obrigação de entrega (mútuo consensual). A obrigação inexecutada pode ser
judicialmente exigida (arts. 817º e 827º CC).
➢ O acordo é acompanhado da entrega da coisa. Realiza-se de imediato o interesse
contratual do mutuário.
Forma do mútuo
As declarações de vontade que integram o acordo, elemento indispensável para o
aperfeiçoamento de qualquer contrato, têm de se exteriorizadas por forma reconhecível, por
mais que seja. Nesta perspetiva, o mútuo tanto é um contrato consensual como solene,
porquanto embora a lei por vezes admita a liberdade de forma, noutras requer forma especial
para a respetiva celebração.

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As exigências legais especiais relativas à forma do mútuo encontram-se consagradas no art.


1143º CC.

A forma é um requisito ad substantiam do contrato, de acordo com a regra geral


consignada no art. 364º CC. A respetiva inobservância importa, assim, a invalidade do
contrato, conforme desde logo refere o art. 219º CC.
A invalidade é, no entanto caso concreto, a nulidade do contrato (art. 220º CC), devendo
consequentemente ser repetido aquilo que foi prestado (art. 289º/1 CC).

Depósito

O contrato de depósito (art. 1185º CC) tem por objeto a guarda (custódia) de uma
coisa. É esta a obrigação dominante no negócio: o depositário recebe a coisa para a
guardar.
Preceituando o art. 1185º CC que o depósito é um contrato pelo qual uma das partes
entrega à outra uma coisa, afirma esta disposição a sua entrega real. Não havendo
entrega, não há depósito. Sem entrega da coisa, pode haver, quanto muito, um contrato-
promessa de depósito, que tem por objeto a realização de um negócio jurídico e não a guarda
de uma coisa, e que são aplicáveis os arts. 410º segs. e não arts. 1185º segs. CC.

O depósito é as mais das vezes efetuado pelo proprietário ou dono da coisa. Mas
nada impede, que seja constituído por titulares de outros direitos, como pelo usufrutuário,

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locatário, etc. O art. 1192º CC, prevê inclusivamente a possibilidade de o depósito ter sido
efetuado por quem não tenha direito a reter a coisa.

A afirmação de que o depositário há-de guardar a coisa e restitui-la, quando ela lhe for exigida,
não obsta a que as partes convencionem que a restituição haja de ser feita
independentemente de interpelação nesse sentido. O próprio depositário pode ter legítimo
interesse em efetuar a restituição antes de esta lhe ser exigida, para se libertar do dever que
assumiu, quando no tempo ultrapasse o prazo fixado para a guarda da coisa ou quando tenha
justa causa para o fazer (art. 1201º CC).

Entre as modalidades possíveis de depósito, o Código Civil destacou o depósito de


coisa controvertida feito pelos dos litigantes (regulado nos arts. 1202 segs. CC) e o
depósito irregular (arts. 1205º e 1206º CC) sem aludir ao depósito judicial.

➢ Leasing/Locação financeira

“Contrato oneroso que tem por objeto coisas móveis ou imóveis cujo gozo temporário é cedido
por uma das partes à outra, à qual se permite que venha a adquirir o bem”. Trata-se de um
contrato de financiamento que conjuga o contrato de locação e o contrato de compra e
venda.

A locação financeira pode conformar várias situações jurídicas.

Uma delas verifica-se quando alguém cede a outrem o gozo de uma coisa mediante o
pagamento de uma retribuição a efetuar periodicamente (mensalmente), e ao fim de um
determinado período, àquele a quem foi atribuído o gozo da coisa é dada a opção de a comprar
por um valor residual.

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Outra situação, a mais comum, ocorre quando


alguém pretende adquirir um bem, mas, não dispondo do dinheiro suficiente para tal, contrata
com uma empresa de locação financeira com vista a que esta adquira o bem em causa,
transferindo-lhe depois o gozo do mesmo, mediante o pagamento de prestações periódicas.
Aquele que desfruta o bem pode optar por comprá-lo ao fim de determinado período de tempo,
pelo preço residual.
Por último a chamada locação financeira restitutiva (lease-back): o titular dos bens
vende-os a uma sociedade de locação financeira, que depois os cede em leasing ao primeiro.
Trata-se de uma forma de obter capital mobilizado em troca de capital imobilizado.
A lei estabelece prazos mínimos e máximos para a locação financeira. Quanto a coisas
móveis vai de dezoito meses ao período presumível de utilização económica da coisa.
Quanto a imóveis vai de sete a trinta anos.

A locação financeira apresenta várias vantagens. Na medida em que implique uma


redução de endividamento junto dos bancos, permite às empresas que optem pela locação
em vez do recurso ao crédito bancário, conferindo a imediata disponibilidade do bem
que ainda não está totalmente pago.
Por outro lado, pode constituir uma forma de permitir um rápido acompanhamento
do processo tecnológico, principalmente no que toca a bens que rapidamente se
desatualizam, como os computadores.
Mas a locação financeira também apresenta inconveniente, sendo o mais relevante o que
respeita ao elevado preço que se acaba por pagar

Franchising

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O franchising ou franquia, é um tipo contratual que não encontra regulamentação


nas legislações dos diversos países europeus, incluindo Portugal. Por isso, é um contrato
juridicamente atípico, isto é, não previsto na lei, que se desenvolve ao abrigo do princípio
da liberdade contratual. Assim, as regras que o regem são aquelas que as partes acordarem,
revestindo por isso o contrato importância capital. Este contrato, além disso, rege-se pelas
regras gerais dos contratos em tudo o que não tenha sido licitamente regulado pelas
partes, atentas as suas particularidades, designadamente o facto de se tratar de um contrato
de execução continuada.

Embora não exista na legislação portuguesa uma tipificação deste tipo de negócio, a nível
comunitário existem algumas normas jurídicas que, de forma expressa, se referem à figura
do franchising. Tratam-se de normas comunitárias que gozam de aplicabilidade direta e
vigoram na ordem interna, por força do disposto no Regulamento (CEE) n.º 4087/88, de 30
de Novembro e do Regulamento (CE) n.º2790/99, de 22 de Dezembro, ambos da Comissão,
relativos à aplicação do nº3 do artigo 81º do Tratado CE a determinadas categorias de acordos
verticais e práticas concertadas. Para além destes, importa ainda referir o Código
Deontológico Europeu para o Franchising que, obrigando apenas os membros da Federação
Europeia de Franchising (FEF), consiste no principal instrumento orientador da atividade.

O que é o franchising?

Atenta a ausência de legislação nacional sobre a matéria, a noção de contrato de franchising


tem sido construída através da doutrina e da jurisprudência. Assim, poder-se-á referir
que se trata de um acordo entre dois agentes económicos distintos e independentes, o
franquiador e o franquiado, através do qual o primeiro se compromete a conceder ao
segundo, mediante contrapartidas, um determinado conhecimento ou experiência em certa
área do negócio (know-how) com vista ao fabrico ou venda de produtos ou à prestação de
serviços, ficando por seu lado o segundo autorizado a utilizar uma série de atributos

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exclusivos, tais como o conhecimento do mercado, uma marca, os sinais distintivos, etc.,
obrigando-se a usar todos os elementos que lhe são prestados, em conformidade com as
orientações do primeiro.

Qual a forma do contrato?

O contrato de franchising não está sujeito a uma forma legal específica, também em
virtude da falta de regulamentação específica. No entanto, para segurança dos
investimentos financeiros e pessoais, e na medida em que a relação contratual possa
envolver a cessão de direitos de propriedade industrial, não deve prescindir-se da
assinatura de um contrato. Afinal, o franchising origina um leque de direitos e
obrigações para ambas as partes, bem como o estabelecimento de um determinado
relacionamento entre ambas que normalmente se pretende duradouro, pelo que a sua
redução a escrito se revela aconselhável.

Qual o prazo do contrato?

O prazo do contrato é variável, mas considerando os investimentos que são


efetuados, deve perdurar pelo tempo suficiente para permitir o retorno do investimento,
bem como mais alguns anos com vista à obtenção do benefício do negócio. Nesta medida, é
recomendável a estipulação do direito automático de renovação por, pelo menos, um
período.

Principais cláusulas a incluir no contrato

No contrato de franchising devem esclarecer-se, com detalhe, as seguintes questões:

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➢ Condições de cedência da marca e dos demais sinais distintivos utilizados pelo


franquiador;
➢ Condições de transmissão dos conhecimentos técnicos e comerciais testados;
➢ Formas que deverá revestir a prestação de assistência ao franquiado;
➢ Obrigações mínimas do franquiador em matéria de marketing e publicidade, a quem
cabe normalmente a responsabilidade das campanhas;
➢ Promoção e lançamento de novos produtos, apoio informático, entre outros.
➢ É ainda especialmente importante, principalmente do ponto de vista do franquiado:
➢ A correta identificação das partes, isto é, do franquiador e do franquiado, com vista a
prevenir eventuais dificuldades relativas à responsabilidade do compromisso assumido, no
futuro.
➢ A certificação de que se está a negociar com os legítimos representantes da marca,
devendo para o efeito ser efetuada uma consulta junto dos registos do Instituto Nacional da
Propriedade Industrial.
➢ A exclusividade territorial, com vista à proibição de outro franquiado ou até mesmo o
franquiador de vir a desenvolver atividade concorrente na sua área de atuação.
➢ A assistência técnica do franquiador, por forma a que o franquiado tenha assegurado
todo o apoio necessário antes e depois da abertura do negócio.
➢ A certificação de que os direitos e obrigações das partes se encontram definidos no
contrato de forma equilibrada.
➢ Uma duração do contrato nunca seja inferior ao tempo estimado para o retorno do
investimento realizado pelo franquiado.
➢ O direito de renovação automática no termo do contrato.
➢ O elenco das obrigações cujo incumprimento legitima a resolução unilateral do
contrato e a forma como deve ser feita essa resolução.
➢ A mera sugestão pelo franquiador dos preços de venda ao público a praticar pelo
franquiado, nunca a sua fixação ou imposição, que não é permitida.

Quais as formas de cessação do contrato?

A cessação do contrato pode ocorrer pelas várias formas admitidas na lei, designadamente:

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Caducidade: o contrato cessa quando terminado o prazo de duração estipulado ou


quando houver oposição à renovação, se tiver sido estipulada a renovação automática do
contrato.
Denúncia: se o contrato tiver sido celebrado por tempo indeterminado, pode cessar, a
todo o tempo, por vontade de uma das partes, devidamente comunicada à outra, mediante
denúncia. Essencial nestes casos é estabelecer um prazo de pré-aviso razoável e determinar se
haverá ou não lugar a pagamento de indemnizações.
Resolução: o contrato pode cessar quando ocorra incumprimento, por qualquer das
partes, das obrigações a que estava vinculada, nas situações previstas na lei ou no contrato,
podendo a parte faltosa ter que indemnizar, nos termos gerais, a outra por prejuízos que lhe
haja causado.
Em qualquer dos casos o franquiado deve restituir ao franquiador tudo o que deste
recebeu e cessar a utilização dos sinais distintivos do comércio do franquiador.

Documentos comerciais

Tipo de documentação comercial/Seleção e organização/Preenchimento

Nota de encomenda

Fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstância de os montantes envolvidos


nem sempre serem muito significativos, acontece em múltiplos casos existir o fornecimento
sem a celebração, ainda que verbal, de qualquer contrato.

Nestas situações tudo se inicia com a nota de encomenda ou uma requisição, as quais
valerão, juridicamente, como um contrato.

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Em qualquer dos casos, quer decorra da prévia celebração de um contrato de fornecimento


quer surja como o primeiro ato formalmente praticado pelas partes, a nota de encomenda não
é um documento normalizado.

Ou seja, as partes são livres para estipular o conteúdo da nota de encomenda desde que a
informação nela contida lhes permita, a ambas, realizar o controlo e gestão da encomenda.

Elementos necessários das notas de encomenda ou requisição são:

 Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação fiscal


da empresa que faz a encomenda;

 Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação fiscal


do fornecedor;

 Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;

 Número e data da encomenda;

 Preço dos bens encomendados;

 Condições de pagamento;

 Data de entrega;

 Indicações específicas relacionadas com o transporte dos bens;

 Outras indicações julgadas úteis por ambas as partes;

 Assinatura da empresa que faz a encomenda.

Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as condições


gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento.

O número de cópias de uma nota de encomenda depende, fundamentalmente, da organização


das empresas envolvidas.

Fatura ou nota de venda

Os fornecedores de bens e serviços são obrigados a emitir uma fatura ou uma nota de
venda por cada transmissão de bens ou prestação de serviços realizados.

Ambos são assim os documentos contabilísticos das vendas enviados pelo vendedor ao
cliente.

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Devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:

Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens


ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente;

 Os números de identificação fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;

 A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados,


com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável;
Nota: as embalagens não efetivamente transacionadas deverão ser objeto de indicação
separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

 O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

 As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

 Nota: no caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem


bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos às quantidades,
preço,

 Taxas e imposto desses bens ou serviços devem ser indicados separadamente, segundo
a taxa aplicável;

 O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

 Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem


utilizadas como documento de transporte.

Estes documentos podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor
de bens/prestador de serviços e o destinatário/adquirente, bem como quaisquer referências
que o emissor dos documentos entenda dever nelas inscrever.

Devem ser:

 Datadas;

 Numeradas sequencialmente;

 Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a fatura for utilizada como


documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do
fornecedor (e, quando exista, o triplicado às entidades fiscalizadoras).

Além disso, as faturas devem ser emitidas:

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 Em geral, até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o IVA é devido;

 Em caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja recebido.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.

Este aspeto é essencial: só mediante a apresentação do original da fatura é que o cliente tem
direito à dedução do IVA.

Por essa razão, em caso de extravio de uma fatura o procedimento correto é emitir uma nova
fatura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de fatura em substituição e
nunca emitir uma 2ª via da fatura.

A violação do dever de emitir ou exigir faturas, ou a sua emissão fora de prazo, está sujeita à
aplicação de coimas, para além das consequências nefastas que pode ter em sede de relações
com a Administração Fiscal.

Documentos retificativos

Nota de débito e nota de crédito

O documento que titula a venda de um produto é, por definição, a fatura.

Porém, em certos casos, pode haver lugar à emissão de Notas de Crédito e de Notas de
Débito.

Nota de débito
A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro,
despesas alfandegárias, etc..

Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as partes.

Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas.

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Nessa situação, não se encontrando incluídas na fatura, o fornecedor emitirá uma nota de
débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a
empresa pretende praticar atos não incluídos no seu objeto social.

Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica à atividade de fornecimento de
bens informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida vender o
mobiliário existente. Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que não
cabe na previsão do seu objeto social razão pela qual a empresa não pode cobrar o preço
através da emissão de fatura. Neste caso, o documento apropriado é a nota de débito.

À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos estudados a propósito das faturas.

Nota de crédito
Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido
inverso.

Ou seja, não se trata aqui de debitar (cobrar) uma importância ao comprador mas sim de lhe
creditar (devolver) um determinado montante.

A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a
fatura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em
dinheiro.

Neste caso, a emissão da nota de crédito, a favor do comprador, permitirá regularizar a conta
corrente entre ambos.

Recibo

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Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitação do
pagamento.

A quitação é, precisamente,

 O ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a sua obrigação de pagamento
para com o fornecedor.

Documentação do contrato de compra e venda

Requisitos dos documentos comerciais

Clareza – os documentos devem ser de leitura e preenchimento fáceis;

Integralidade – devem conter todas as informações e condições da operação que


representam;

Economicidade – devem ser pouco dispendiosos;

Conformidade – devem satisfazer as exigências legais.

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A) ENCOMENDA

Documento: Nota de Encomenda

Emissor: Feito em duplicado pelo comprador; original fica para o vendedor;

Utilizado no comércio por grosso. Dá origem ao fornecimento dos produtos. O


comprador dá a conhecer ao vendedor as mercadorias que pretende adquirir, bem
como as condições em que o deseja fazer (qualidade, quantidade, etc.).

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Documento: Requisição

Emissor: Feito em duplicado pelo comprador; original fica para o vendedor;

Utilizado no comércio retalhista e grossista. É utilizado para levantar, de imediato, as


mercadorias no armazém do vendedor.

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ENTREGA

Documento: Guia de Remessa

Emissor: Feito em triplicado pelo vendedor; original fica para o comprador; o duplicado,
Depois de devidamente assinado pelo comprador, comprova a receção da mercadoria e
deve ser devolvido ao vendedor. Se existir talão de receção, este deve ser devolvido ao
vendedor; o triplicado fica na posse do vendedor;

Documento que o vendedor remete ao comprador, acompanhando as mercadorias


especificando as designações e as quantidades, para efeito de conferência no acto da entrega.

LIQUIDAÇÃO

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Documento: Fatura

Documento no qual o vendedor indica as condições gerais da transacção e faz o apuramento


final do valor das mercadorias fornecidas:

O valor das mercadorias;


O valor dos descontos;
O valor das despesas imputadas ao cliente;
O valor do IVA.

A fatura deve ser emitida até ao 5.º dia útil seguinte da realização da transacção;

É preenchida em duplicado, o original destina-se ao comprador e o duplicado ao vendedor;

Deve ser numerada sequencialmente e impressa em tipografia;

Pode ser emitida eletronicamente

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Após a emissão da fatura, o vendedor pode ter de retificar o valor da mesma (descrição dos
produtos, quantidades, custos de embalagem, seguros, transportes), por erro ou omissão:

Nota de Débito – documento emitido pelo vendedor, para retificar, por acréscimo, o
valor da fatura. Deve ser emitida em duplicado até ao 5.º dia útil da data do acontecimento,
ficando o original com o comprador; deve incluir a regularização de IVA;
Nota de Crédito – emitida em duplicado pelo vendedor, para retificar, por redução
do valor da fatura ou por erros cometidos por excesso.
Inclui a regularização de IVA.

Exemplos:

✓ Erros de soma, cometidos por excesso (o valor da factura é superior ao valor real da
transacção);
✓ Devoluções de mercadorias ou embalagens;
✓ Descontos concedidos pelo vendedor que não constaram na factura.

PAGAMENTO

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Documento: Recibo

O vendedor indica ao comprador o valor da sua transação. É uma prova de


pagamento. É emitido em duplicado pelo vendedor, ficando o original para o comprador;
Não é obrigatório o envio de recibo, mas sim o envio do comprovativo do recebimento
do valor pago pelo comprador.
Documento: Fatura-Recibo

As “Faturas-Recibo” e as “Vendas-a-Dinheiro” são utilizadas no comércio a retalho, quando a


fase de pagamento coincide com a fase de liquidação. São documentos equivalentes às
facturas.

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Gestão da correspondência

Receção/Abertura/Registo/ Encaminhamento/Resposta

DOCUMENTO

É qualquer objecto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar uma
pessoal, coisa ou facto.

Os documentos podem ser ESCRITOS ou NÃO ESCRITOS (fotografia, filme, gravação áudio).

Os documentos mais utilizados nas operações comerciais são os DOCUMENTOS ESCRITOS


porque oferecem maior segurança em caso de conflito.

Há situações em que os DOCUMENTOS ESCRITOS são


OBRIGATÓRIOS – caso de compra e venda de casas que devem ser celebrados em
ESCRITURA PÚBLICA.

CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA:

Todos os dias e mesmo várias vezes por dia, a informação escrita chega às organizações
sob diversas formas: cartas comerciais, circulares, ofícios, memorandos, faxes, convocatórias,
comunicações internas, E-mails e tantos outros.

É fundamental que o processo de divulgação destes documentos se processe para que a


recepção destes documentos chegue aos receptores.

É extremamente importante, em qualquer empresa, a circulação da correspondência, quer


a nível de comunicações internas, quer a nível das comunicações externas – recebidas e
expedidas.

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CORRESPONDÊNCIA INTERNA

Todos temos consciência da importância deste tipo de comunicação para o bom


funcionamento da empresa. Para que o seu circuito seja eficiente é necessário que lhe seja
dado um tratamento atento por parte dos funcionários encarregues desta função. Assim,
devemos ter em atenção os seguintes pontos:

1. Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para que todos os


interessados tenham acesso a essa informação.

2. Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens telefónicas recebidas e fazê-las


chegar de imediato aos destinatários.

3. Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma folha que os destinatários


rubriquem a fim de confirmar a recepção das mesmas.

NOTA: Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4, com a indicação do


sector/emissor para o setor/destinatário, que por sua vez o envia para conhecimento de um
outro sector/destinatário e assim sucessivamente. Estes envelopes podem ser utilizados
diversas vezes, para tratamento do mesmo assunto ou de outros.

CORRESPONDÊNCIA EXTERNA

A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:

Recebida:

Comercial/Oficial:

1. Patente – cartas, comerciais, recibos facturas

2. Confidencial – assuntos sigilosos (o envelope tem carimbada essa indicação)

3. Pessoal

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Expedida

Existem diversas formas de tratar os diferentes tipos de correspondência.

Relativamente à correspondência recebida há que fazer cuidadosamente uma triagem, ou


seja, a separação da correspondência. Tanto a correspondência confidencial como pessoal não
devem ser abertas, mas sim dirigidas de imediato aos destinatários.

A correspondência patente vai entrar no circuito de tratamento bem como a


correspondência expedida.

(Patente e Expedida)

Registar em livro próprio:

Patente (recebida):

Nº de entrada

Data

Emissor

Endereço

Assunto

Anexos

Data de resposta

Observações

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Expedida:

Nº de saída

Data

Registo

Destinatário

Endereço

Assunto

Anexos

Data da resposta

Observações

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➢ Triagem – Selecção da correspondência

➢ Abertura – Apenas de correspondência patente. Verificar se a carta está datada e se


contém o nome/endereço do remetente (emissor), excepcionalmente se isto não acontecer
torna-se imprescindível agrafar o envelope

➢ Registo de Entradas – Verificação e registo dos dados considerados importantes (em


livro próprio)

➢ Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário (receptor) que acusa a sua


recepção rubricando o envelope próprio para o efeito ou de um livro de protocolo

➢ Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondência deve ser


devidamente arquivada em local próprio e segundo as normas da empresa.

➢ Realização da carta – Seguindo os requisitos para a execução da mesma

➢ Assinatura – Depois de elaborada, a carta deve ir a despacho, ou seja, deve ser


verificada, aprovada e assinada pelo responsável do sector ou departamento

➢ Registo de Saídas – Verificação da existência de anexos ou instruções especiais para a


sua expedição (enviada com conhecimento para diversos destinatários, registada, correio
azul, etc.). Todos estes dados devem ser registados em livro próprio.

➢ Arquivo – Deve ser feita uma cópia de toda a correspondência emitida, para
posteriormente se proceder ao seu arquivo.

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N.º DATA REMETENTE ASSUNTO Secção Destinatária OBS


100 05.04.2020 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 05.04.2020 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 05.04.2020 Seg. Social Solicitação de Recursos Humanos
dados
102 06.04.2020 Finanças Impostos Contabilidade

N.º DATA DESTINATÁRIO ASSUNTO Secção remetente OBS


100 10.04.2020 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 10.04.2020 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 15.04.2020 Seg. Social Solicitação de Recursos Humanos
dados
102 26.04.2020 Finanças Impostos Contabilidade

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Sistema informático de gestão administrativa

Funcionalidades do sistema de gestão documental

Solução de gestão documental que inclua as seguintes funcionalidades macro:

Digitalização em massa de documentação

Disponibilização de aplicação de document management

Integração com sistemas e processos de negócio

DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO

➢ Preparação da Documentação

➢ Digitalização

➢ Indexação

➢ Controlo de Qualidade

➢ Repositório de Documentação

➢ Consulta

Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos)

➢ Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento)

➢ Com nº de páginas variáveis e com identificação de separadores entre documentos


(exemplo: Folha com um código de barras que identifique o fim de um documento)

Indexação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº


de fatura, nº de contribuinte, etc)
Validação dos atributos dos documentos

➢ Disponibilização dos documentos na solução de arquivo

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DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT MANAGEMENT

➢ Disponibilização de documentação em ambiente Web

➢ Facilidade na pesquisa e consulta de documentação

➢ Check-in/Check-out

➢ Controlo de Versões

➢ Perfis de acesso à documentação

➢ Roll-back de alterações efetuadas

➢ Elaboração de relatórios

➢ Auditoria ao sistema

INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO

➢ Integração com sistemas de negócio (por exemplo: Integração de faturas (faturas) com
aplicação de faturação)

➢ Integração com processos de negócio (por exemplo: aprovação de pagamento de


recibos com base num documento digitalizado)

METODOLOGIA

➢ Implementação iterativa e incremental de projetos utilizando uma metodologia ágil,


permitindo maior eficácia, eficiência e adequabilidade.

➢ A metodologia de implementação permitirá manter o foco nas entregas de maior valor.

➢ Os entregáveis são incrementais, possibilitando a disponibilização mais rápida de


componentes da solução.

➢ No final de cada iteração serão recolhidos dados e feedback sobre os entregáveis


disponibilizados, aumentando a rapidez de identificação e implementação de melhorias.

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Regras de segurança da informação

O que é a segurança da informação?

É um processo organizado e estruturado que permite preservar a confidencialidade,


integridade e a disponibilidade da informação.

➢ Confidencialidade é... assegurar que a informação é acessível somente por pessoas


devidamente autorizadas. O acesso à informação é restrito a utilizadores legítimos.

➢ Integridade é… garantir a veracidade e complementaridade da informação, bem como


os seus métodos de processamento. O conteúdo da informação não pode ser modificado de
forma inesperada.

➢ Disponibilidade é… assegurar o acesso à informação e bens associados por quem


devidamente autorizado. A informação deve estar acessível sempre que necessário.

➢ Quem é o responsável pela segurança da informação?

Todos nós somos responsáveis pela segurança da informação e todos temos a


responsabilidade de proteger os nossos dados e os que nos são confiados.

No entanto, as organizações possuem pessoas especializadas e dedicadas à segurança da


informação e à proteção dos dados pessoais.

Estes colaboradores são normalmente designados por CISO - Chefe Information Security
Officer ou por DPO - Data Protection Officer. São responsáveis pela proteção da informação
contra quebras de confidencialidade, integridade e disponibilidade da mesma.

As principais tarefas do CISO são:

➢ Para que esta função tenha sucesso a colaboração e o envolvimento de todos é


fundamental.

➢ Assim como, sempre que necessitares, o CISO está disponível para te ajudar.

➢ Implementar boas práticas de segurança de informação holísticas e estruturadas (Ex.


CISO,

➢ COBIT, ITIL, etc.);

➢ Aplicar, contribuir e rever as normas, políticas e standards de segurança de


informação;

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➢ Executar auditorias e controlos internos regulares;

➢ Realizar ações de sensibilização e de formação para os utilizadores;

➢ Apoiar a organização e em especial o IT e os gestores de projeto, com foco na


segurança;

➢ Colaborar na estratégia, desempenho e monitorização do IT

A proteção eficaz e adequada da informação e dos sistemas de informação contra


quebras de confidencialidade, de integridade e de disponibilidade garante a capacidade de
produção e a posição concorrencial da organização, a confiança junto dos clientes e parceiros,
bem como a imagem junto do público, faz parte imprescindível da política da organização.

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Normas de proteção da confidencialidade dos consumidores

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor, dia 25 de maio de


2018, e substitui a atual diretiva e lei de proteção de dados. Em Portugal, muitas empresas
procederam a algumas mudanças, mas a maioria ainda nem sabia muito por onde começar e o
que fazer.

Do lado da Administração Pública foi aprovada em conselho de ministros uma proposta que
pretende causar “o mínimo de perturbação institucional”. A proposta de lei determina que as
coimas não se apliquem à Administração Pública durante 3 anos.

Afinal o que precisa de fazer na sua empresa para estar em conformidade com o RGPD?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados foi aprovado pela União Europeia,


introduzindo um novo regime em matéria de proteção de dados pessoais. Foi criado para
proteger o cidadão face ao tratamento de dados pessoais em larga escala por grandes
empresas e serviços da sociedade de informação.

Para além do reforço da proteção jurídica dos direitos dos titulares dos dados, o RGPD define
novas regras e procedimentos do ponto de vista tecnológico.

Este Regulamento substitui a Diretiva europeia sobre a proteção de dados (Diretiva 95/46
/ CE) estabelecida em 1995 e revoga as disposições incompatíveis do Código para a proteção
de dados pessoais (Decreto Legislativo n.196/2003). O regulamento foi adotado a 27 de maio
de 2016 com previsão de aplicação de dois anos, ou seja estará em pleno funcionamento na
EU a 25 de maio de 2018.

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Em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de dados funcionará como um estilo de


“ASAE” dos dados.

O que são dados pessoais?


Nome, morada, localização, informação de saúde, rendimento, perfil cultural, IPs de
dispositivo, são alguns dos exemplos do que é considerado um dado pessoal. Se, na sua
empresa, recolhe, armazena ou usa este tipo de dados então tem de cumprir as regras.

De referir que as regras


definidas no RGPD aplicam-se a dados pessoais que podem estar em formato digital ou em
papel.

Responsável pelos dados… precisa?


Verifique se precisa de um responsável pela proteção de dados (DPO – Data Protection Officer
ou EPD – Encarregado de Proteção de Dados). Em termos de perfil é exigido que este tenha
conhecimentos especializados em direito da proteção de dados. Pode ser um funcionário ou
um prestador de serviços.

Nem sempre é obrigatório tudo depende do tipo e da quantidade de dados que recolhe, se o
tratamento de dados é a sua atividade principal e se o faz em grande escala.

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Proteger Dados – o que fazer?


Tentar que todos os dados e sistema estejam seguros. Não há nenhuma fórmula ou regra
específica aqui, mas é necessário demonstrar que existe a preocupação e acção

Garantir que os fornecedores de Serviços, Software, Sistema, estão conscientes do RGPD e


ePrivacy e o cumprem;

➢ Devem ser realizadas auditorias aos dados

➢ Dados devem estar alojados na Europa

➢ As seguranças físicas e digitais implementadas

O custo do incumprimento… (multas)


A Regulamentação aprovada pelo Parlamento Europeu, disposta no nº 5 do artigo 83ª
determina que as multas em casos menos graves podem atingir 10 milhões de euros ou 2% do
volume total de negócios.

Alguns desses casos são:

➢ Ausência de comunicação de violações de dados à autoridade nacional que rege esses


dados, no caso, a CNPD ;

➢ Não cooperação com as autoridades

➢ Em casos mais graves podem atingir 20 milhões de euros ou 4% da faturação. Alguns


desses casos são:

Incumprimento das regras de consentimento


Transferências internacionais de dados (se os dados dos clientes são transferidos para fora da
União Europeia, sem qualquer conhecimento e/ou consentimento)

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Bibliografia e Netgrafia
✓ SANTOS, Fernando; Saber Escrever – A Arte e a Técnica da Escrita, Edições Chambel,
1998

✓ SEQUEIRA, Arminda Sá Moreira; Correspondência em Português – Comunique de Forma


Eficiente, Porto Editora, 2005

✓ LAMPREIA, J. Martins; Comunicação Empresarial, Texto Editora, 1998

✓ FIGUEIREDO, Olívia e FIGUEIREDO, Eunice; Prontuário Actual da Língua Portuguesa –


Guia Alfabético, Edições Asa, 2005

✓ IEFP, Documentação Comercial, 2004

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