A IMPORTÂNCIA DE UMA GESTÃO OPERACIONAL DE EVENTOS

O planeamento e a execução de um evento, desde a montagem até a

finalização, depende da participação de diversas áreas e, com isso, surge a

necessidade de uma área experiente com know-how para processos,

negociações e tomadas de decisão: a gestão operacional.

1. Entendimento do evento

O primeiro passo em um processo de gestão operacional é entender o objetivo

do evento que será organizado e, por isso, deve alinhar com o cliente quais são

o público-alvo e nicho pretendidos, a verba disponível, o local, que tipo de staff

que será necessário para o tipo de evento e como será feita a divulgação e,

caso haja, a venda de ingressos.

2. Contratação de serviços

A pesquisa de fornecedores para um evento vai desde a iluminação e locação

de cadeiras, até bufês e auditórios. Por essa razão, é imprescindível que o

responsável levante preços e a relação custo-benefício para cada serviço com

prestadores de confiança ou de boa indicação. Com uma gestão operacional

experiente, esse trabalho é otimizado, uma vez que a prática e o conhecimento

auxiliam no momento de escolher o fornecedor ideal para cada tipo de evento

em um tempo menor.

3. Montagem do evento

Uma equipe experiente é essencial no momento da montagem, já que um

detalhe esquecido ou um processo deixado de lado pode prejudicar o

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andamento do evento. Também é importante que a equipa esteja à par de

todos os recursos oferecidos pelo local para ter um rendimento ainda maior e

trazer resultados incríveis.

4. Atenção

Por fim, ao longo do evento, é de extrema importância que a equipa esteja

preparada para antecipar e lidar com imprevistos. Nesse caso, a experiência e

know-how são grandes diferenciais que podem evitar maiores problemas no

decorrer do evento.

O plano de ação, então, age com objetivo de descrever as ações que cada

setor deve executar, elencando os recursos necessários para tal. Dessa

forma, seus principais elementos são: 

 Objetivo geral;

 Metas;

 Lista de ações e tarefas a serem realizadas;

 Data de início e de fim para cada uma das atividades;

 Recursos financeiros;

 Responsáveis por cada ação;

 Escopo de cada atividade;

 Lista de eventuais riscos; 

 Planos de contingência.

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É importante destacar que esses são alguns itens gerais, porém

indispensáveis, em um plano de ação. Ou seja, é preciso adequá-los à

realidade do seu negócio. 

A metodologia 5w2  h consiste em 7 perguntas que vão orientar o

desenvolvimento das suas atividades. 

Elas se estruturam em 5 Ws, que são:

 What? = O que?

 Why? = Por quê?

 Where? = Onde?

 Who? = Quem?

 When? = Quando?

Além disso, adiciona-se mais 2 Hs:

 How? = Como?

 How much? = Quanto?

O principal objetivo do   5W2H  é otimizar o planeamento de qualquer tarefa

da empresa. Alguns exemplos práticos da aplicação do método são:

 Manutenção de equipamentos;

 Ajustes em processos;

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  Resolução de falhas;

 Gestão de não conformidades;

 Criação de processos; 

 Aumento da produtividade.

Quais os 8 passos para fazer um plano de ação?  

1. Defina claramente seus objetivos

Primeiramente, precisa considerar os objetivos principais da companhia.

Eles devem ser claros e atingíveis, pois servem como base para o plano de

ação. 

Nessa etapa, crie ou extraia do planeamento estratégico todos os

elementos que vão guiar as ações dos envolvidos, incluindo:

 Missão: Propósito que criou a empresa. Por exemplo: garantir a

melhor experiência ao cliente;

 Visão: Inspiração que a organização pretende alcançar. Pode ser

“conquistar metade do mercado de varejo da região em 5 anos”;

 Valores: Princípios que guiam o comportamento, como “sempre ter

boa relação com os consumidores”.

2. Torne suas metas mensuráveis

Metas consistem em desdobramentos dos objetivos. É fundamental que

elas atendam a determinados requisitos para que orientem as tarefas do

plano de ação precisamente. 

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Uma estratégia interessante para isso é o conceito de “SMART”. Ele

estabelece que uma meta deve ser:

 Específica (specific): Direta e que não gere interpretações ambíguas;

 Mensurável (measurable): Pode ser medida, permitindo saber se ela

foi alcançada;

 Alcançável (attainable): Não é excessivamente difícil ou fácil, o que

mantém a equipe motivada;

 Relevante (relevant): É importante para a organização alcançá-la;

 Temporal (time-bound): Tem um prazo definido para ser concluída.

3. Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas

Nessa etapa, deve estruturar uma checklist dos atos que devem ser

executados no plano de ação.

 Faça uma reunião com a equipa de cada setor e discuta as tarefas; 

 Crie uma lista contendo a atividade, com o seu respetivo

responsável.

É importante que haja equilíbrio das funções. Um colaborador não pode

ficar sobrecarregado de serviços, bem como outro não pode ficar com

muito tempo ocioso. Cada um terá um papel claro, de acordo com suas

virtudes individuais.

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4. Estabeleça prazos 

Todas as metas e tarefas devem ter prazos. Essa é uma etapa

fundamental para o cumprimento do plano de ação. Além disso, lembre-se

de que cada atividade deve ter o tempo adequado para ser realizada.

Os prazos devem ser compatíveis entre si. Ou seja, no ciclo produtivo eles

devem se encaixar, sem deixar que um colaborador do estágio posterior

permaneça ocioso enquanto aguarda uma nova atividade.

5. Delegue tarefas

Estude as tarefas e as classifique pelo nível de complexidade. Dessa

forma, é mais fácil conseguir delegar sem sobrecarregar nenhum membro

da equipe.

Uma dica aqui é desmembrar as atividades mais complexas em tarefas

menores, para que existam entregas em menos tempo e que possam ser

monitoradas regularmente. Assim, o colaborador terá mais clareza sobre

seu trabalho.

6. Crie uma representação visual do plano de ação

Nesse ponto, você deve elaborar um cronograma visualmente claro de

todas as ações, prazos, metas etc. É preciso que todos os envolvidos

consigam identificar suas obrigações e responsabilidades.

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Por exemplo, você pode estruturar apresentações com relatórios contendo

o ciclo produtivo, metas que já foram cumpridas e resultados já

alcançados.

Após isso, exponha o cronograma em um local que todos possam ver.

Dessa maneira, a equipe não se perde no processo produtivo e se motiva

ao ver que seu trabalho impacta positivamente nos resultados.

7. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência

Nem sempre tudo ocorre como o planeado. São inúmeros os fatores que

podem prejudicar o seu negócio, como mudanças no mercado, crises

económicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, entre outras

ocorrências fora do seu controle.

Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de risco

possível e, então, elabore planos de ação para solucioná-las. Quando você

se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer

para manter a estratégia ativa.

8. Monitorize o andamento das ações

Por fim, monitorize toda a execução do plano de ação. Assim, garante que

as tarefas sejam cumpridas no prazo e na ordem correta. 

Inclusive, crie um cronograma de envio de relatórios e de reuniões

periódicas (quinzenal ou semanalmente), para que os responsáveis de

cada setor apresentem seus resultados.

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Com os dados em mãos, registe todos os desvios ao planeado e detete

eventuais entraves no trabalho dos colaboradores. Por fim, identifique suas

causas e apresente soluções para os problemas. 

Tome todas as medidas necessárias para corrigi-las e verifique se as

mudanças garantem o andamento do plano.

Seguindo esses passos, será capaz de criar um plano de ação que resolve

as não conformidades e possibilita o desenvolvimento saudável da sua

empresa, da forma mais ágil e segura possível.

Vantagens de utilizar planos de ação

O plano de ação é útil, principalmente, em dois cenários:

 alcançar resultados específicos

 resolver falhas nos processos. 

Dessa forma,consegue encontrar as soluções ideias. Com isso, o processo

de crescimento é acelerado.

Por este motivo, os planos de ação são essenciais para criar negócios

duradouros e sustentáveis.

Além disso, essa ferramenta também traz benefícios como:

 Prevenção de problemas;

 Apresentação de soluções;

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  Coleta de informações relevantes para o negócio;

 Tomada de decisão pelos gestores;

 Feedback construtivo e aprendizagem de todos envolvidos;

 Conquista de objetivos;

 Gestão apropriada de não conformidades;

 Resolução de problemas.

Por fim, planeamentos estratégicos variam de empresa para empresa e,

consequentemente, o uso dos planos de ação também. Logo, conhecer as

melhores estratégias e metodologias é fundamental para que possa

usufruir de todos os benefícios.