Guia de Referência Rápida de Gerenciamento de Projeto

para o Project 2007

Antes de começar um novo projeto, uma organização deve determinar se ele se

enquadra em suas metas estratégicas. Os executivos devem classificar os
projetos propostos que enfatizam atividades de missão crítica como de alta
prioridade e os projetos periféricos para as metas da organização como de baixa
prioridade.
Antes do início do trabalho, um patrocinador executivo deve ser identificado. A
organização deve concluir a avaliação
iação de alto nível do caso comercial do projeto,
suas limitações e seus requisitos técnicos e financeiros. É necessário identificar,
por fim, um gerente de projeto que poderá configurar um plano de projeto no
Microsoft Office Project 2007.
Visite no site do TRF da 1ª Região e conheça a página do Escritório de Projetos:
Internet->Institucional->Gestão Estratégica->Escritório
>Escritório de Projetos.
Projetos

1 Inicie um novo Intranet->serviços->formulários->Desenvolvimento

Segundo o PMBoK: “Um
>Desenvolvimento Organizacional
Um projeto é um esforço temporário, com início e fim
projeto definidos, cujo objetivo é criar produtos, serviços ou resultados exclusivos, por
meio de atividades planejadas, executadas e controladas, utilizando recursos
humanos, materiais e financeiros específicos. Os projetos e as operações
diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e
exclusivos, enquanto as operaçõesões são contínuas e repetitivas.”
repetitivas
PMBoK: Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos
de Gestão de Projetos) é um conjunto de melhores práticas para Gestão de
Projetos, que é mantida pelo PMI(Project Management Institute).
São 10 os Grupos
pos de Conhecimento: Integração, Escopo, Tempo, Custos,
Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Riscos,
Riscos Aquisições e Partes
Interessadas (5ª Edição PMBoK - 2013).
1. Fases do
Gerenciamento de
Projeto

2. Áreas de • Integração: São os processos de gerenciamento – Termo de abertura, declaração de escopo preliminar, plano de
Conhecimento gerenciamento do projeto, gerenciar a execução do projeto, monitorar trabalho, controle e encerramento.
• Escopo: Descreve o trabalho necessário para concluir o projeto com sucesso.
• Tempo: Seqüenciamento de atividades, estimativa de custos por atividade, recursos e cronograma.
• Custos: Estimativa de custos, orçamentação e controle dos custos.
• Qualidade: Planejamento, garantia e controle da qualidade.
• Recursos Humanos: Mobilizar equipe, desenvolver e gerenciar os membros da equipe.
• Comunicação: Geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações.
• Riscos: Identificação dos riscos, plano de contingência e monitoramento dos riscos.
• Aquisições: Compra ou aquisição de material, serviços ou resultados. Contratação e seleção de fornecedores.
• Partes Interessadas: Processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes
interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.
• SMP – Solicitação de Mudança de Projeto
3. Formulários do • TAP – Termo de Abertura de Projeto .
• TAC - Termo de Aceite do Projeto
Escritório de Projetos • PSP – Plano Simplificado de Projeto
• TEP – Termo de Encerramento do Projeto
• EAP – Estrutura Analítica de Projeto
• RLA – Relatório de Lições Aprendidas
• MAP – Mapa de Aquisições do Projeto
• RAP – Relatório de Acompanhamento do Projeto
 4. Criar um novo • Para criar um novo projeto em branco no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No painel de tarefas
arquivo de projeto Novo Projeto , clique em Projeto em Branco.
• Para criar um novo projeto com base em um modelo no Project 2007, clique em Novo no menu Arquivo . No
painel de tarefas Novo Projeto , clique em No computador e clique na guia Modelos de Projeto .

5. Definir a data de
No menu Projeto , clique em Informações sobre o Projeto. Na caixa Data de início , digite a data de início do projeto.
início do projeto

6. Definir o calendário No menu Ferramentas , clique em Alterar Período Útil.. Identifique os dias e os períodos úteis e não úteis para o seu
do projeto projeto.

7. Salvar o arquivo do No menu Arquivo , clique em Salvar. Na caixa Nome do arquivo , digite o nome do projeto.
projeto

8. Ativar e Desativar No menu Exibir , clique em Ativar Guia de Projeto.. Siga o tutoria para criar um novo projeto.
Guia de Projeto

No estágio de planejamento, você desenvolve um esquema trabalhável para

2 Planeje as tarefas
realizar as metas do projeto. Para fazer isso, você identifica as etapas, os
produtos e as tarefas do projeto. Esse plano pode ser a estrutura de análise do
seu trabalho (WBS). Você desenvolve e aprimora o cronograma e identifica
identifi os
recursos necessários para implementar o projeto.

9. Inserir tarefas No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt. No campo Nome da Tarefa , insira as tarefas. As tarefas também podem
conter tarefas de resumo, etapas e itens WBS. Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos, do
Inglês, Work Breakdown SStructure
tructure é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em
componentes menores e mais facilmente gerenciáveis

10. Estruturar tarefas Crie sua hierarquia de tarefas, incluindo tarefas e as etapas sob tarefas de resumo, que podem representar as fases ou
outras divisões de trabalho. Clique em uma tarefa (ou em várias) e clique no botão Recuo ou Recuo à Esquerda na
barra de ferramentas.
11. Hiperlink
Associe documentos a tarefa através de Hiperlinks. Clique em uma tarefa e clique no botão Hiperlink da barra
de ferramentas.

12. Criar Tarefas

No menu Inserir , clique em Tarefa Recorrente. Digite as informações da tarefa recorrente.
Recorrentes

13. Inserir durações Clique no campo Duração de uma tarefa e insira uma duração; por exemplo, digite 4d para indicar 4 dias. Para
especificar uma etapa sem uma duração, digite 0d. Para indicar que uma duração é uma estimativa, adicione um
ponto de interrogação; por exemplo, digite 6d?.
Você pode inserir durações em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (me). Para dias corrido
insira (dd).
Observação Evite inserir datas de início e término para tarefas. Em vez disso, insira uma duração e deixe que o
Project 2007 defina automaticamente essas datas, que poderão ser alteradas de qualquer forma, à medida que os
recursos forem atribuídos às tarefas.

14. Vincular tarefas para Selecione as tarefas que você deseja vincular e clique no botão Vincular Tarefas. na barra de ferramentas. Para
mostrar alterar o tipo de dependência padrão terminar-para-iniciar, clique duas vezes na linha entre as tarefas que você
relacionamentos deseja alterar e selecione um link de tarefa na lista Tipo .

15. Controlada pelo Se desejar que a duração da tarefa permaneça fixa mesmo que as atribuições de recursos sejam alteradas,
empenho desmarque Controlada pelo Empenho.

16. Restrições flexíveis Para revisar ou alterar a restrição em uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na tarefa, clique em
Semiflexíveis, Informações da Tarefa e clique na guia Avançado. As informações de restrições se encontram nas caixas Tipo de
inflexíveis restrição e Data de restrição.
Flexível: O mais breve Possível, O mais tarde possível.
Semiflexível: Não iniciar antes de, Não iniciar depois de, Não terminar depois de, Não terminar antes de.
Inflexível: Deve iniciar em, Deve terminar em.

17. Períodos Útil de Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Clique na guia Avançado. Na caixa Calendário,
Tarefas Individuais selecione os calendários disponíveis.

18. Ortografia No menu Ferramentas, clique em Ortografia. Execute os procedimentos para acertos de eventuais erros de digitação.
 Atribuições são as associações entre tarefas específicas e os recursos

3 Atribuir recursos necessários para concluí-las.

las. Você pode atribuir mais de um recurso a uma
tarefa. Além dos recursos de trabalho (pessoas), você pode atribuir recursos
materiais (como cimento) e recursos de custo (como uma viagem) às tarefas.

19. Definir recursos No menu Exibir , clique em Planilha de Recursos. No campo Nome do Recurso , digite os nomes dos recursos que
você usará para este projeto.

20. Atribuir recursos às No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt.. Selecione uma tarefa à qual você deseja atribuir um recurso. Clique no
tarefas botão Atribuir Recursos . Na caixa de diálogo Atribuir Recursos , clique nos nomes dos recursos e clique em
Atribuir.
Também é possível atribuir recursos às tarefas usando o Formulário de Tarefa. Na exibição do Gráfico de Gantt, clique
em Dividir no menu Windows .

21. Inserir a quantidade Quando agendam tarefas, às vezes, os gerentes de projeto preferem inserir a quantidade de trabalho (ou a
de recursos de quantidade de mão
mão-de-obra)
obra) necessário para a conclusão de uma tarefa, em vez da duração dela. Inserir o trabalho
trabalho gastos nas reflete o cronograma real.
tarefas
Para inserir horas de trabalho para os recursos atribuídos às tarefas, adicione a coluna Trabalho à exibição do Gráfico
de Gantt. No menu Inserir , clique em Coluna.
22. Conhecer seu tipo de Assim que você atribui recursos, o Project 2007 determina como agendar a tarefa com base no tipo de tarefa. Talvez
tarefa você na verdade veja as durações mudarem, à medida que os recursos forem adicionados às tarefas.

Como os tipos de tarefas funcionam

O trabalho, a duração e as unidades (% de alocação) são determinadas pela fórmula: Trabalho = Duração * Unidades.

Em . . . Se você revisar a Se você revisar a Se você revisar as

duração do trabalho... duração... unidades...

Tarefa de unidades Alterações de duração Alterações de trabalho Alterações de duração

fixas

Tarefa de trabalho fixo Alterações de duração Alteração de unidades Alterações de duração

Tarefa de duração fixa Alteração de unidades Alterações de trabalho Alterações de trabalho

• Para definir um tipo de tarefa padrão para todo o projeto, clique em Opções no menu Ferramentas e clique
na guia Cronograma . Na caixa Tipo de tarefa padrão, selecione Unidades Fixas (o padrão), Duração Fixa ou
Trabalho Fixo.
• Para alterar o tipo de tarefa para uma tarefa individual, selecione a tarefa e clique no botão Informações
sobre a Tarefa botão . Clique na guia Avançado e, na caixa Tipo de tarefa , clique no tipo de tarefa que
você deseja criar.

23. Identificar fatores Você pode usar o Project 2007 para ajudá-lo a entender como as alterações feitas a uma tarefa podem afetar o
que afetam restante do projeto e para rastrear alterações do cronograma. No menu Exibir , clique em Mostrar Realce de
agendamentos de Alteração.
tarefas
Para exibir informações mais detalhadas sobre a agenda e as alterações da tarefa, use drivers de tarefa. Selecione
uma tarefa e clique em Drivers de Tarefa .

24. Alterar Escala de Clique com o botão direito do mouse na escala de tempo do gráfico de Gantt. Selecione a opção Escala de Tempo.
Tempo Para especificar a escala de tempo do gráfico de Gantt altere as informações da Camada Superior, Camada
Intermediária, Camada Inferior e Tempo de Folga.

25. Dividir uma tarefa No menu Exibir , clique em Gráfico de Gantt. Clique no botão dividir . Selecione uma tarefa à qual você deseja
dividir acompanhando o início e o término da tarefa a ser dividia.
26. Mostrar Tarefa de
Clique no menu Ferramentas. Clique em Opções. Na aba Exibir , clique em Mostrar tarefa de resumo do Projeto.
Resumo de Projeto

27. Ativar Barra de Clique no menu Arquivo. Clique em Novo. No menu Exibir , clique em Ativar Guia de Projeto. Selecione o modo de
Modos visualização desejado.

28. Ativar Guia de

No menu Exibir, clique em Barra de Modos. Siga o passo a passo para iniciar um novo projeto.
Projeto

29. Inserir sub Projeto No menu Inserir, clique em Projeto. Selecione o projeto que será inserido no projeto principal.

30. Estilo de Textos No menu Formatar, clique em Estilos de Texto. Altera a apresentação visual do grupo desejado.

31. Redistribuir recursos No menu Ferramentas, clique em Redistribuir recursos... Digite as opções de nivelamento.

32. Pool de Recursos – Abra o projeto com o projeto que deverá ser compartilhado. Abra o novo projeto. No menu Ferramentas, selecione
Compartilhamento Compartilhar Recursos, em seguida Compartilhar Recursos. Selecione Usar Recursos De.
de Recursos
4 Defina a linha de base Crie uma linha de base ou um plano provisório para que você possa comparar
depois a agenda atualizada com a linha de base. Salvar um plano de linha de
base lhe permite identificar e resolver discrepâncias e planejar os projetos
do projeto futuros semelhantes com mais precisão.

33. Salvar o plano da Depois que o plano do projeto tiver estabelecido a data de término, o orçamento e o escopo, você poderá enviá-lo
enviá
linha de base para aprovação. Após a aprovação, salve o plano da linha de base. No menu Ferramentas , aponte para Controle e
clique em Definir Linha de Base
Base.

34. Exibir dados de linha No menu Exibir , clique em Gantt de Controle.. Na área do gráfico, as informações de linha de base são mostradas
de base em um como a parte inferior das duas barras de Gantt para cada tarefa.
modo de Gráfico de
Gantt

35. Exibir dados da linha No menu Exibir , aponte para Tabela, e selecione Variância.. Esta tabela contém campos para início e fim da linha de
de base em uma base e da variância.
tabela
 Atualizar o andamento do projeto é a única maneira de assegurar que ele
permaneça nos trilhos à medida que o trabalho é realizado. O foco nesse ponto

5 Atualizar
está no gerenciamento das alterações, atualização do cronograma, controle do
andamento e comunicação das informações do projeto.
Observação O Project 2007 controla três conjuntos de datas:
datas atual, linha de
andamento base e real. Quando você define pela primeira vez a linha de base, atual = linha
de base. Quando uma tarefa está 100% concluída,
conclu atual = real. Os valores da
linha de base, atual e real existem para a data de início, a data de término, a
duração, o custo e o trabalho.

36. Gerenciar alterações O gerenciamento de alterações envolve a modificação de durações, datas, dependências, atribuições de recursos ou
tarefas com base nas alterações solicitadas ou novas informações. Mantenha os campos atualizados e compare-os à
linha de base.

37. Controlar datas e é melhor optar por um único método para controlar o andamento. Você pode inserir a porcentagem de conclusão, as
durações reais datas reais de início e término, as durações real e restante ou o trabalho real e restante.
Selecione a tarefa para a qual você deseja inserir o andamento real. No menu Ferramentas , aponte para Controle e
clique em Atualizar Tarefas
Tarefas. Na caixa de diálogo Atualizar Tarefas , insira os dados de andamento nos campos que
correspondem
respondem ao método de controle.

38. Controlar horas e Se você quiser inserir as horas ou os cursos reais e restantes, use a tabela de controle. No menu Exibir , aponte para
custos reais Tabela e clique em Controle. Insira os dados de andamento nos campos Trab. Real ou Custo Real para a tarefa.
Também é possível usar a tabela de controle para inserir a porcentagem de conclusão, as datas reais de início e
término e a duração real e restante.

39. Personalizar Barra de Na Barra de Ferramentas, clique com o botão direito do mouse e selecione as guias que você quer que apareçam. Em
Ferramentas personalizar, crie uma nova barra de ferramentas com as funcionalidades que lhe interessam.
intere

40. Escala de Tempo No menu Formatar , aponte para Escala de Tempo, e selecione os parâmetro na aba Camada Superior, Camada
Intermediária, Camada Inferior e Tempo de Folga.

41. EDT – Definir No menu Projeto , aponte para Definir Código, e digite os parâmetro para criação do Código da Estrutura de Trabalho.
Estrutura de Divisão
de Trabalho

42. Mostrar Número da

Clique no menu Ferramentas
Ferramentas. Clique em Opções. Na aba Exibir , clique em Mostrar número da estrutura de Tópicos.
Tópicos
Estrutura de Tópicos
43. Mostrar e Ocultar No menu Projeto , aponte para Estrutura de Tópicos, e selecione as opções de mostrar ou ocultar tarefas. Neste grupo
Subtarefas também é possível selecionar o nível de estrutura de tópicos no grupo Mostrar.

44. Drivers de Tarefa Clique no menu Projeto e selecione em Drivers de Tarefa. Serão exibidas informações de vínculos a atribuições da
tarefa.

45. Uso do Recurso - No gráfico de Gantt, no menu Exibir, selecione Uso de Recursos.
Informações
Clique duas vezes na tarefa, possibilitando alterar as datas de Início e Término e a Delimitação de Trabalho.
Clique duas vezes Altere a Delimitação de Trabalho.
No grupo Detalhe, clique com o botão direito na célula Trabalho e selecione as colunas que deseja visualizar. Selecione
Estilo de detalhe para alterar as informações da tabela.

46. Preenchimento
Automático de No menu Editar , aponte para Preencher e em seguida selecione o botão Abaixo, Acima, à Direita ou À Esquerda..
células

47. Visão dos Custos Para visualizar os custos das tarefas em Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Outros Modos de
Exibição e, em seguida, em Planilha de Tarefas. Clique em Tabelas e em seguida Custos.
Para visualizar a planilha os custos dos recursos, selecione na guia Exibição, no grupo Visão de Recurso, clique em
Planilha de recursos. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas, em seguida Custos.
É possível criar sinalização de variação de custos utilizando os recursos de sinaleira através dos campos personalizados.
No módulo de estatística é possível verificar as informações de resumo do projeto.

48. Limpar Tudo No menu Editar , aponte para Limpar, e em seguida selecione o grupo que deseja limpar o conteúdo de informações.

49. Outros modos de Clique com o botão direito do mouse no canto direito da Barra de Visões e selecione os modos de visão: Calendário,
Visão Diagrama de Rede, Gantt de controle, etc. Em Mais Modos de Exibição é possível incluir outras combinações de
visões.
6 Reportar informações do O Project 2007 fornece muitos métodos para imprimir e distribuir informações
detalhadas e de visão geral do projeto de forma rápida e eficiente.
projeto
50. Informações sobre o No menu Projeto , aponte para Informações Sobre o projeto. Selecione o botão Estatísticas.
projeto

51. Formatar uma No menu Formatar

Formatar, clique em Estilos de Texto ou Estilos de Barra para configurar estilos que serão aplicados a várias
exibição para tarefas. Ou, no menu Formatar, clique em Fonte ou Barra para formatar elementos individuais para uma determinada
impressão tarefa. Clique em Escala de tempo
tempo, Linhas de grade ou Layout no menu Formatar para alterar
altera os aspectos da exibição
atual.

52. Imprimir uma Configure a exibição atual da maneira como você deseja que ela seja impressa. No menu Arquivo, clique em Visualizar
exibição como Impressão para verificar o layout da exibição. Para imprimir a exibi
exibição, clique em Imprimir.
Imprimir
relatório

53. Adicionar um campo Clique em qualquer lugar em uma coluna à esquerda de onde você deseja inserir uma nova coluna. No menu Inserir,
(coluna) a uma clique em Coluna.. Na caixa Nome do campo , clique no nome do campo que você deseja adicionar como uma nova
tabela coluna.

54. Personalizar No menu Exibir,, clique em Mais modos de exibições. Clique em Novo ou Editar.. Na caixa de diálogo Definição de
exibições Modo de Exibição , especifique a tabela, o grupo e o filtro que você deseja usar para definir a exibição.

55. Personalizar tabelas No menu Exibir , aponte para Tabela e clique em Mais Tabelas. Clique em Novo ou Editar.
Editar Na caixa de diálogo
Definição da Tabela , especifique as informações que você deseja incluir na tabela.

56. Personalizar grupos No menu Projeto , aponte para Agrupar por e clique em Mais Grupos. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo
Definição de Grupo , especifique como você deseja agruparr as informações do projeto.

57. Personalizar filtros No menu Projeto , aponte para Filtrado por e clique em Mais Filtros. Clique em Novo ou Editar. Na caixa de diálogo
Definição de Filtro , especifique como você deseja filtrar as informações do projeto.

58. Cabeçalho e Rodapé No menu Exibir , aponte para Cabeçalho e Rodapé. Selecione a aba Cabeçalho ou Rodapé para inserir as informações
do projeto. Também é possível parametrizar as informações de Página e Margens para impressão.
 59. Macro No menu Ferramentas , aponte para Macro. Selecione Gravar nova Macro. Digite o nome da macro e em seguida
pressione OK.. Execute os procedimentos da macro. Em seguida, no menu Ferramentas , aponte para Macro e
selecione Parar Gravação.

60. Compartilhamento No menu Projeto,, clique em Organizador.

entre Planos

61. Abrir arquivos em No menu Ferramentas

Ferramentas, clique Importar Tarefas do Outlook...
... Selecione as tarefas para importação para o MS Project.
outros formatos
No menu Arquivo, clique em Abrir, e no canto inferior direito selecione Pastas de Trabalho do Microsoft Excel.

Só porque seu projeto está quase terminado não significa que o trabalho foi

7 Fechar o projeto concluído. Você ainda precisa resolver os detalhes do projeto final e obter a
aceitação dos produtos pelo cliente. Faça uma sessão de “lições aprendidas”,
registrando as informações sobre áreas para aprimoramento e práticas
recomendadas. Faça as atualizações finais ao plano do projeto. E por fim,
arquive o plano do projeto de acordo com as diretrizes da organização.

62. Criar um relatório No menu Relatório , clique em Relatórios Visuais para visualizar os dados do projeto nos relatórios de Tabela Dinâmica
final no Excel 2007 e nas exibições de Diagrama Dinâmico no Visio Professional 2007.
Também é possível exibir relatórios básicos que não exigem o Excel ou o Visio. No menu Relatório , clique em
Relatórios.. Clique duas vezes em uma categoria de relatório e clique duas vezes no relatório predefinido. Insira a
informação solicitada. Uma visualização do relatório será exibida. Para imprimir o rrelatório,
elatório, clique em Imprimir.

63. Salvar um projeto Após concluir um projeto, aproveite o que você aprendeu com ele tornando
tornando-o o um modelo para projetos futuros. No
como modelo menu Arquivo , clique em Salvar como e, na caixa Salvar como Tipo , clique em Modelo.
Modelo

64. Bibliografia 1. https://support.office.com/pt

https://support.office.com/pt-br/article/O-mapa-de-gerenciamento-de-projetos
projetos-ad8c7625-fa14-4e36-9a83-
c6af33097662
2. Carl Chatfield, PMP, and Timothy Johnson, MCTS, - Passo a Passo - Microsoft Project 2007