Curso Auditor Interno Calidad

6. Responsabilidades del Auditor

OBJETIVOS
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OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didctica ser capaz:

Conocer las actividades y responsabilidades del Auditor.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Actividades y Responsabilidades

Conocimientos y formacin y mtodo de evaluacin de los auditores.

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Responsabilidades del Auditor

La confiabilidad y la confianza en el proceso de auditora dependen de la competencia del personal que lleva a cabo la auditora. Esta competencia se basa en la demostracin de:

tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y

demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado 7.2, adquiridos mediante la educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en auditoras descritas en el apartado 7.4, y que son necesarias para llevar a cabo auditoras.

El concepto de competencia se ilustra en la Figura Concepto de Competencia.

Algunos de los

conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y algunos son especficos para los auditores de cada una de las disciplinas. Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del contino desarrollo profesional y de la participacin regular en auditoras.

Competencia
CALIDAD
Conocimien tos y habilidades especficos de calidad Conocimien t os y habilidades genricos

MEDIO AMBIENTE
Conocimientos y habilidades ambientales especficos

Formacin acadmica

Experiencia laboral

Formacin como

Experiencia en

auditoras

(7.4)

Atributos personales (7.2)

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ATRIBUTOS PERSONALES Los auditores deben poseer atributos personales que le permiten actuar de acuerdo con los principios de la auditora que contribuyen al rendimiento exitoso del auditor.

Un auditor debe ser:

TICO DE ACTITUD ABIERTA DIPLOMTICO OBSERVADOR PERSPICAZ VERSTIL TENAZ DECIDIDO SEGURO DE S MISMO imparcial, sincero, honesto y discreto; dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos de mucho tacto en las relaciones con la gente constante y activamente consciente de los entornos fsicos y las actividades instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones capaz de adaptarse a diferentes situaciones persistente, orientado hacia el logro de los objetivos alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lgico y el anlisis acta y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Conocimientos y habilidades especficas de los auditores de sistemas de gestin de la calidad

Los auditores de sistemas de gestin de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas: A) mtodos y tcnicas relativas a la calidad para permitir al auditor examinar los sistemas de gestin de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditora apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar: terminologa de la calidad;

principios de gestin de la calidad y su aplicacin;

herramientas de gestin de la calidad y su aplicacin (por ejemplo: control estadstico del proceso, anlisis de modo efecto y falla, etc.).

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B) productos, incluyendo servicios y procesos operativos para permitir al auditor comprender el contexto tecnolgico en el cual se est llevando a cabo la auditora. Los conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar:

terminologa especfica del sector; caractersticas tcnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios; procesos y prcticas especficas del sector.

EDUCACIN,

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EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIN COMO AUDITOR Y EXPERIENCIA EN AUDITORAS

Auditores

Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:

A) Completado una formacin acadmica suficiente para permitir la adquisicin de los conocimientos y habilidades definidas en el apartado 7.3.

B) Tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en los apartados 7.3.3 y 7.3.4. La experiencia laboral debe ser de una funcin tcnica, de gestin o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solucin de problemas y comunicacin con otro personal directivo o profesional, compaeros, clientes y/u otras partes interesadas.

Parte de la experiencia laboral debe ser en una posicin donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en: el rea de gestin de la calidad para auditores de sistemas de gestin de la calidad; y el rea de gestin ambiental para auditores de sistemas de gestin ambiental.
a)

Formacin como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el apartado 7.3.1. La formacin podra ser proporcionada por la propia organizacin a la que pertenece o por una organizacin externa.

b)

Experiencia en auditoras en las actividades de auditora descritas en el apartado 6. La experiencia global en auditoras debe cubrir el proceso completo de la auditora y la totalidad de la norma del sistema de gestin de la calidad o ambiental. Esta experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisin y orientacin de un auditor jefe en la misma disciplina.

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Auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental Los auditores de sistemas de gestin de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deben:
a)

tener la formacin y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina; y

b)

haber realizado auditoras que cubran el sistema de gestin en su totalidad en la segunda disciplina bajo la supervisin y orientacin de un auditor calificado como auditor jefe en la segunda disciplina.

Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta que hayan satisfecho lo establecido en los apartados anteriores. Ilustracin de indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditoras
Auditor
Formacin acadmica Experiencia laboral total Experiencia laboral en el campo de la gestin de la calidad y ambiental Formacin del auditor
Formacin acadmica secundaria (vase nota 1) 5 aos (vase nota 2)

Auditor en ambas disciplinas

Nada adicional

Auditor jefe
Nada adicional

Nada adicional 2 aos en la segunda disciplina (vase nota 3)

Nada adicional

Al menos 2 de los 5 aos

Nada adicional

40 horas de formacin en auditora 4 auditoras completas y no menos de 20 das de experiencia en auditora como auditor en prcticas Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 3 ltimos aos consecutivos

24 horas de formacin en la segunda disciplina (vase nota 4) 3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora en la segunda disciplina Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 2 ltimos aos consecutivos

Nada adicional 3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora actuando como auditor jefe Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 2 ltimos aos consecutivos

Experiencia en auditoras

NOTA 1 La formacin acadmica secundaria es aquella parte del sistema de formacin acadmica nacional que viene a continuacin del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o institucin educacional similar. NOTA 2 El nmero de aos de experiencia laboral pude reducirse en un ao si la persona ha completado una formacin acadmica postsecundaria apropiada. NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral en la primera disciplina.

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NOTA 4 La formacin en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, mtodos y tcnicas.

La tabla, muestra indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditoras que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditoras internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se necesitan ms indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditoras de certificacin o auditoras de complejidad similar, estos indicadores deben ser los mnimos. RECORDATORIO: En virtud de la nota 2 del apartado 3.1 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002: Las auditorias externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de segunda y tercera parte. Las auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, tal como clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 o ISO 14001. A menudo, este ultimo tipo de auditoria se conoce como auditorias de certificacin. Los requisitos que mencionamos en esta unidad son para los auditores de segunda/tercera parte.

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA Desarrollo profesional continuo El desarrollo profesional continuo est relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales. Esto puede lograrse a travs varios medios tales como experiencia laboral adicional, formacin, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deben demostrar su desarrollo profesional continuo. Las actividades de desarrollo profesional continuo deben tomar en consideracin los cambios en las necesidades de las personas y las organizaciones, la prctica de la auditora, las normas y otros requisitos.

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Mantenimiento de la capacidad auditora Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a travs de la continua participacin en auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.

El proceso de evaluacin El proceso de evaluacin implica cuatro pasos principales. Estos son: Paso 1 Identificar los atributos personales, los tipos y niveles de conocimientos y habilidades

para satisfacer las necesidades del programa de auditora (7.6.3); Para decidir cules son los niveles apropiados de conocimientos y habilidades la organizacin debe considerar:

el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin que va auditarse; los objetivos y extensin del programa de auditora; los requisitos de certificacin, registro y acreditacin; el rol del proceso de auditora en la gestin de la organizacin; el nivel de confianza requerida en el programa de auditora; y la complejidad del sistema de gestin. Paso 2 Establecer los criterios de evaluacin

Los criterios pueden ser cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de educacin, el nmero de auditoras realizadas, las horas de formacin en auditora), o cualitativos (tales como tener atributos personales, conocimientos o desempeo de habilidades demostrados, en la formacin o en el lugar de trabajo).

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Paso 3

Seleccionar los mtodos de evaluacin apropiados

La evaluacin puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios mtodos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en cuenta: los mtodos sealados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones; la fiabilidad de los diversos mtodos sealados pueden diferir; normalmente, una combinacin de mtodos deber ser utilizada para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable. Paso 4 Realizar la evaluacin

El ltimo paso de la evaluacin es comparar la informacin recopilada de la persona frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando una persona no cumpla los criterios se requiere formacin, experiencia laboral y/o experiencia en auditoras adicionales, despus de lo cual deber realizarse una nueva evaluacin para establecer de que se ha cumplido con los criterios.
Mtodos de evaluacin Mtodo de evaluacin
Revisin de registros

Objetivos
Verificar los antecedentes del auditor Evaluar las cualidades personales, habilidades de comunicacin, verificar la informacin, examinar los conocimientos, adquirir informacin adicional Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicacin Para facilitar informacin en aquellos puntos en los que la observacin directa no puede ser posible o apropiada Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicacin Para proporcionar informacin sobre cmo se percibe el desempeo del auditor

Ejemplos
Anlisis de los registros de formacin acadmica, formacin, trabajo y experiencia en auditoras

Entrevista

Entrevistas telefnicas

personales

Observacin

Improvisacin, presenciar auditoras, desempeo de cursos de capacitacin Revisin del informe de la auditora y discusin con colegas, clientes, auditados y con el auditor Exmenes orales y exmenes psicotcnicos escritos,

Revisin despus de la auditora

Examen

Reaccin positiva y negativa

Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas

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Ejemplo de una estructura para la evaluacin del auditor en un programa interno de auditoras Paso 1 reas de competencias Atributos personales, conocimientos y habilidades
Capacidad para llevar a cabo una auditora de acuerdo con los procedimientos internos, comunicndose con compaeros conocidos del lugar de trabajo.

Paso 2 Criterios de evaluacin

Haber completado un curso de formacin de auditores interno. Haber realizado tres auditoras como miembro de un equipo auditor interno.

Paso 3 Mtodos de evaluacin

Revisin de los registros de formacin Observacin Evaluacin entre partes Revisin de los registros de formacin Examen Entrevista

Principios, procedimientos, procesos y tcnicas de auditora

Documentos del Sistema de Gestin y otros documentos de referencia Situaciones de la organizacin Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestin y los procedimientos relacionados.

Leer y entender los procedimientos de la auditora, pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditora.

Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organizacin y cualquier cuestin de delimitaciones. Capacidad para identificar y entender la aplicacin de las leyes y reglamentos pertinentes relativos a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente. Capacidad para describir los mtodos de control de la calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.

Haber trabajado para la organizacin al menos durante un ao en tareas de supervisin. Haber asistido a un curso de formacin sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de la auditora. Haber sido formado en la aplicacin de mtodos de control de la calidad. Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspeccin final. Haber trabajado en la oficina de planificacin de produccin en el departamento de planificacin de proceso. Haber trabajado en el departamento de servicios.

Revisin de los registros laborales Revisin de los registros de formacin

Herramientas y tcnicas relacionadas con la calidad

Revisin de los registros de formacin Observacin in situ

Productos, servicios y procesos operativos

Capacidad para analizar los productos, su proceso de produccin, especificaciones y uso final

Revisin de los registros de empleo

Principios y tcnicas de gestin ambiental Ciencia y tecnologa ambiental

Capacidad para entender la importancia de la proteccin ambiental/prevencin de la contaminacin. Capacidad para identificar los mtodos pertinentes de prevencin de la contaminacin de los procesos,

Haber recibido formacin de concienciacin ambiental. Haber completado satisfactoriamente un curso de qumica.

Revisin de los registros de formacin Revisin de los registros de formacin acadmica

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productos y servicios de la organizacin. Capacidad para listar los aspectos ambientales de la organizacin (por ejemplo, productos qumicos en uso, sus reacciones entre ellos y el impacto potencial en le medio ambiente en caso de vertido o escape). Capacidad para describir los mtodos de proteccin ambiental de la organizacin. Haber completado un curso interno de formacin sobre almacenaje de productos qumicos, mezcla, uso e impactos ambientales. Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de mtodos correctos de almacenaje, mezcla y empleo de productos qumicos.

Aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones

Revisin de los registros de formacin, contenido del curso y resultados

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