SECOGOCA Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Enero 2007

INTRODUCCIN
El presente trabajo consiste en la elaboracin de un manual de procedimientos usando la informacin suministrada por la empresa SECOGOCA en las reas de produccin, mantenimiento y transporte. Posteriormente se realizar una descripcin detallada del proceso de produccin, al que de 4 diferentes procesos que toman lugar hoy da en dicha empresa utilizando las diferentes herramientas de diagnstico.

La elaboracin de un manual de procedimientos se logra mediante la recoleccin de datos relevantes en los diferentes departamentos y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las tcnicas necesarias para el logro. Esta investigacin tambin nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para as poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

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OBJETIVO DEL MANUAL

El propsito de este manual es suministrar informacin sobre 2 diferentes procesos desempeados en VILEPAL. Dichos manuales fueron realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de Recursos Humanos que es la que suministra los mtodos para su desarrollo.

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RESEA HISTORICA
La empresa VILEPAL, inicia sus operaciones el 15 de Julio de 1997, teniendo como ubicacin la carretera vieja que dirige a la Ciudad de Anaco, zona industrial en la Ciudad de Cantaura, Estado Anzotegui. Tal como lo establece el Registro Mercantil Primero de la Circunscripcin Judicial del Estado Anzotegui. Con un capital suscrito de Bs. 13.500.000, y pagado de Bs. 13.500.000, .Los accionistas actuales son: Carlos Palma quien suscribi y cancel 3 acciones por un valor de Bs. 900.000, cada una, el socio Jos Maita suscribi y cancel 3 acciones de la empresa y el socio Manuel Vzquez suscribi y cancel 3 acciones de la empresa. Es importante resaltar que los accionistas nombrados y nicos dueos son venezolanos.

Esta organizacin cuenta con 90 empleados (actualmente) en donde gran parte del personal conforma la unidad de produccin y una pequea proporcin en el rea de gerencia administrativa. VILEPAL, tiene como funcin la elaboracin fabricacin de servicios de construccin de obras civiles, as como las actividades relacionadas con la misma. VILEPAL, en su lucha por mantenerse como una de las principales empresas, en la construccin de obras civiles, elctricas y electromecnicas est en la ruta hacia la excelencia en la fabricacin de esos materiales; a travs de la actualizacin de sus procesos en la adquisicin de nuevas tecnologas que le permiten estar a la vanguardia en el mercado satisfaciendo las necesidades de los clientes cuya exigencia fomenta que da a da el producto sea cada vez de mejor calidad.

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MISIN
VILEPAL, tiene como misin, satisfacer las necesidades de los clientes a travs de la fabricacin de servicios de construccin de obras civiles, con un equipo proactivo, altamente competitivo y comprometido, que con sus conocimientos actualizados y recursos propios interacta de manera positiva con sus clientes, satisfaciendo y superando sus expectativas en las diversas reas de nuestro desempeo.

Para el logro de su misin de futuro ha estructurado un equipo proactivo, altamente competitivo y comprometido, que sus conocimientos actualizados y recursos propios interactan de manera positiva con sus clientes, satisfaciendo y superando sus expectativas en las diversas reas de nuestro desempeo. Todo esto tecnologa. basndose en lo mas moderno enfoque de la calidad, gerencia y

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VISIN
VILEPAL, es una empresa econmicamente slida, consolidada en el oriente del pas como empresa de servicios de construccin de obras civiles q ue apoyan en su recurso humano y la incorporacin adecuada de tecnologa, sea reconocida por su alta capacidad de respuestas a sus clientes.

Ser la empresa lder de su ramo en el mercado nacional, participa en el mercado internacional satisfaciendo las necesidades y exigencias de sus clientes, con servicios de la ms alta calidad a precios competitivos, utilizando recursos humanos altamente calificados, los mejores insumos en tecnologa de vanguardia, para lograr ser una empresa altamente rentable.

Cultivar un ambiente donde todos sus trabajadores sean capacitados y motivados a desarrollar su mas alto potencial de productividad y creatividad, para que quienes laboren en ella mantengan compromiso, lealtad y orgullo, alcanzando as mas alta satisfaccin en el trabajo.

Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura dinmica que promueva inversiones con potencial de desarrollo y rentabilidad. Administrar

adecuadamente sus recursos, orientndolos hacia el respeto por el medio ambiente y el mejoramiento de la sociedad,

CUERPO CENTRAL

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DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
La tecnologa utilizada es la ltima disponible en el continente. Nuestros procesos son diseados para un permanente perfeccionamiento, al igual que nuestros profesionales se empean en ser expertos inspirados y futurista. VILEPAL, quiere fundar su filosofa en la riqueza de los seres humanos que dan vida al equipo, creemos en la mayor riqueza que aporta el trabajador como comunidad, como un equipo, con el dinamismo que proporciona la variedad de enfoque, la pluralidad de ideas. Queremos que esto ltimo sea fuente principal de nuestro compromiso innovador.

Esta empresa se dedica a la transformacin de la sociedad y de la comunidad en general mediante la maximizacin de esfuerzos y el aprovechamiento de los recursos. Aspiramos a ser siempre expertos en el negocio de nuestros cliente. La estrategia de VILEPAL es prestar el mejor servicio desde cerca, porque solo all logramos comprender sus desafos y ofrecer nuestra experiencia basada en la realidad. Fidelidad, compromiso y estrechos vnculos con nuestros clientes y sus problemas nos permiten conocer proyectar junto a ellos.

Para lograr que entre cada cliente y nosotros surjan respuestas soluciones frescas y originales, buscamos cultivar una complicidad fructfera con ellos. Un vnculo que permita nuevas perspectiva al momento de los retos y desafos.

El punto donde logramos producir la innovacin es donde se cruza nuestra experiencia con la necesidad de soluciones de nuestros clientes. All es donde la visin que tenemos puede producir resultados duraderos.

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OBJETIVO DE LA EMPRESA
1.-Atrae clientes para brindarles los servicios que ofrece la empresa.

2.-Ofrece dichos servicios a sus potenciales clientes con profesionalismo, respeto y darle la mejor calidad y desarrolla un plan estratgico para ampliar la produccin y lograr satisfacer la demanda del mercado internacional.

3.-Estructura un conjunto de programas e ideas operacionales que resuelven los requerimientos de los diversos acreedores.

4.- Desarrollar nuevos planes de adiestramiento, ya que existen nuevas normas de higiene y seguridad industrial, y as lograr reducir la cantidad de accidentes de trabajo.

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POLTICAS DE LA EMPRESA
1.- La forma de pago es por depsito a cuenta o con el cheque de gerencia nicamente.

2.- El envo se efecta al momento de recibir el depsito, se verifica que ya ha sido efectuado para luego proseguir.

3.-La empresa suministrar a los empleados el adiestramiento adecuado para la el desempeo de su trabajo

4.- La empresa proporcionar a los empleados los equipos de proteccin personal para evitar cualquier tipo de accidente laboral.

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DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PROCESOS

 Unidad de Recursos Humanos Garantiza que todas las personas de la organizacin puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el mximo provecho de stas, mediante un conjunto de polticas y esquemas de gestin que adems contribuyen a que las personas se sientan mas integrada , motivadas comprometidas con el objetivo de la organizacin.  Unidad Compra-Venta Elabora ventas y compras que ayudan a prever las condiciones de contratacin de manera de favorecer la optimizacin de los planes de produccin, suministran la materia prima adecuada que la ayudar a la fabricacin de un producto de calidad.  Unidad de Transporte Tiene como funcin la administracin de su personal, dentro del cual estn los chferes y mecnicos, Asia como la coordinacin y elaboracin de convenios con otras empresas que facilitan los procesos de distribucin a nivel nacional.  Unidad de Contralora y Tesorera Maneja las relaciones con los inversionistas, trmites bancarios, crditos, cobranza y administracin de riesgo, las cuales son claves para una organizacin. Esta unidad es el

centro de los anuncios financieros y operativos de VILEPAL, ya que maneja el mbito contable, donde se dan a conocer la situacin econmica de la empresa.

 Unidad de produccin Lleva a cabo un proceso de produccin, debe analizarse la combinacin de las maquinarias ya que permiten disminuir los costos de produccin, desperdicio de tiempo y materia prima, adems ayuda a la entrega del producto terminado.

La unidad de produccin realiza los cronogramas de mantenimiento de las maquinarias lo que permite prever posibles anormalidades en el funcionamiento de los equipos.  Unidad de Mantenimiento Garantiza que la empresa produzca de manera eficiente y efectiva, para cumplir eficazmente con sus funciones realiza una revisin peridica a los libros de anormalidades de equipos, los cuales son llevados por la unidad de produccin en donde se registran los posibles defectos que se detectan, sto coopera con un ritmo de trabajo fluido y sin sobresaltos.  Unidad de Control de Calidad Garantiza que los procesos realizados por la organizacin conduzcan a la elaboracin de un producto o prestacin de servicios que satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos.

FASE DIAGNOSTICO DEL SIMBOLOGIA DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

VILEPAL Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Noviembre 2006 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO 1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de Facturas. Responsable Paso Departamento Administrativo 1 Departamento Administrativo 2 Departamento 3 Administrativo Departamento Administrativo 4 Departamento Administrativo 5 Departamento Administrativo 6 Secretaria 7 Accin Se inicia cuando se calcula las horas de los reportes diarios de trabajo. Introduce los datos en la computadora sobre el trabajo realizado. Firma y sella y enva por fax a la empresa acreedora. Recibe al cabo de 2 o 3 das la orden de servicio de la empresa acreedora. Elabora la factura correspondiente. Enva una factura en original y copia. Finaliza cuando en la oficina de contabilidad se archiva ya sellada y firmada.

VILEPAL Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Noviembre 2006 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso de transporte. Responsable Unidad de transporte Operacin del almacn Unidad de transporte Paso 1 2 3 Ubica los productos terminados solicitados para luego embalar la mercanca de una forma adecuada para que no se estropee en el camino al cliente final. Finaliza cuando lleva el pedido al camin repartidor y luego se firma la orden de salida. Accin Se inicia cuando se entrega la orden de transporte.

VILEPAL Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Noviembre 2006 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO 3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Nomina. Responsable Caporal El departamento administrativo Asistente administrativo Asistente Administrativo Departamento Administrativo Secretaria Paso 1 2 3 Accin Se inicia cuando el caporal lleva el control de las horas trabajadas cuyo reporte entrega al departamento administrativo. Recibe el reporte donde tendr que revisar y comparar con los soportes. Realiza los clculos respectivo los datos personales de los obreros y los datos de las jornadas de trabajo. Luego de culminar la nomina se le enva al presidente para que este lo firme y autorice el pago. Se produce la realizacin de los recibos de pago. Finaliza cuando se cancela a los trabajadores.

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VILEPAL Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Noviembre 2006 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO Procedimiento N 1 Elaboracin de facturas.
Inicio En la oficina de contabilidad se archiva la copia sellada y firmada

Se calcula las horas en los reportes diarios de trabajos Introduce datos en la computadora sobre el trabajo realizado Firma la pro forma y enva por fax a la empresa acreedora

Fin

Recibe al cabo de 2 3 das la orden de servicio de la empresa acreedora

Elabora la factura correspondiente

Enva una factura original y una copia

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DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO Procedimiento N 2: Proceso de Transporte.

Unidad de Transporte

Operario de almacn

Inicio

Ubica los productos para embarcar la mercanca

Entrega la orden de transporte

Lleva el pedido al camin

Finaliza cuando firma la orden de salida

Fin

VILEPAL Cantaura-Anzotegui Manual de procedimientos Noviembre 2006 Procedimiento N 3: Pago de Nomina.

Inicio Revisa y los compara con los soportes que le enva la empresa acreedora y los firmar Reporte diario semanal se archivan

El caporal llevar el control de las horas trabajadas

Reporte diario semanal

Se realiza los recibos de pago con la nmina y luego archivar

Introduce los datos personales obreros y las jornadas de trabajos

La nmina es enviada al presidente para que firme y autorice el pago y enva a Dpto.

Se le cancelan a los trabajadores

Fin

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Conclusin
Se puede concluir que los manuales de procedimientos son fundamentales para los procesos de una empresa ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, y se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.

El dominio de las herramientas de diagnsticos, como lo son flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la mas usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos.

Esto desarrolla la conciencia para la alta gerencia, para que implanten programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente recursos humanos) de capacitacin en la elaboracin de los manuales de procedimientos, para as poder tener una gua en caso de que falle algo en el proceso productivo ya que ese es el propsito fundamental en su elaboracin. Esperemos que se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organizacin.