2. ANLISIS 2.

1HERRAMIENTAS PARA ANLISIS y y y Herramientas para la recoleccin de datos Herramientas para la diagramacin Herramientas para el diccionario

2.2. MTODOS PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN 2.3. FUENTES DE DATOS PARA EL ANLISIS DE SISTEMAS 1. El sistema actual 2. Fuentes internas 3. Fuentes externas 2.4 INVESTIGACIN PRELIMINAR y y CLARIFICACION DE REQUERIMIENTOS ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Factibilidad tcnica Factibilidad econmica Factibilidad operativa APROBACION DEL REQUERIMIENTO

2.5 DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS 2.6 CUNTO TIEMPO DEBE DEDICARSE AL ANLISIS DE SISTEMAS? 2.7 REPORTE DE TERMINACIN DEL ANLISIS DE SISTEMAS 2.8 PLANTEAMIENTO DE TODOS LOS REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS 2.8 PLANTEAMIENTO DE SUPOSICIONES CRTICAS 2.9RECURSOS REQUERIDOS 2.10 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS 2.11 DESARROLLO DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS 2.12 SELECCIN Y EVALUACIN DE ALTERNATIVAS a) Objetivos que debe cumplir la alternativa.

b) Ponderacin de las alternativas c) Tablas de Evaluacin de Alternativas d) Seleccin de la mejor alternativa

ANLISIS

HERRAMIENTAS PARA ANLISIS

y Herramientas para la recoleccin de datos: Capturan detalles que describen los sistemas y procedimientos en uso. Documentan procesos y actividades de decisin. Se utilizan para apoyar la tarea de identificar requerimientos. Herramientas para la diagramacin. Crean representaciones grficas de sistemas y actividades. Apoyan el dibujo y revisin de diagramas de flujo de datos e iconos asociados con el anlisis estructurado. Asimismo incluyen programas para representacin en diagramas de flujo. Herramientas para el diccionario. Registran y mantienes descripciones de los elementos del sistema tales como grupos de datos, procesos y almacenamiento de datos. Con frecuencia proporcionan la capacidad de examinar las descripciones del sistema para decidir si son incompletas o inconsistentes.

MTODOS PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN

Para realizar un buen anlisis de un sistema necesitamos una bsqueda muy profunda de informacin que sea relevante para empezar una estructuracin y definicin del problema de proyecto, dar solucin, una validacin y otras cosas. Es algo complicado obtener la informacin concreta de una organizacin, lo podemos ver como un proceso que es lento y costoso, que exige cierto tiempo y dedicacin por parte de un buen analista de sistemas. En esta fase de bsqueda de informacin, suelen ser grandes consumidoras de tiempo, y el xito de los resultados depende de la calidad de la informacin que fue brindada por la organizacin. Se tiene que tener en mente que no siempre la informacin esta escrita, o inclusive que este la conozca. Esto hace necesaria la interaccin del analista con las personas del sistema para identificar y/o generar la informacin faltante. Por otra parte si se cuenta con informacin escrita formal y adecuada ser conveniente utilizarla, ya que ahorrara tiempo y le facilitara la comprensin del sistema. Estos mtodos que tenemos a continuacin son los que necesitamos para recopilar una excelente informacin de la organizacin o sistema social. Estos incluyen:

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Cuestionarios Entrevistas Sondeos Encuestas Collage Dibujos Diagramas de flujo de datos Tablas de Organizacin Descripcin de puestos Manuales Operativos. Representacin fsica de las Organizaciones.

Todos brinda una excelente calidad de informacin que ayudara de mucho al analista de sistema para que vea donde esta el problema o que puede hacer para hacer mas eficiente el sistema que esta en funcionamiento o remplazarlo para otro mejor y mas eficiente.

FUENTES DE DATOS PARA EL ANLISIS DE SISTEMAS.

Existen bsicamente tres fuentes de hechos dentro y alrededor de la organizacin las cuales son: 4. El sistema actual. A lo largo de la experiencia podemos decir que un analista siempre que va desarrollar un sistema de informacin siempre hay uno anterior, seria muy raro que llegar a implantarlo por primera vez, lo cual puede suceder, sin embargo el anlisis es mas complejo. Con frecuencia se dedica una gran cantidad de tiempo investigando y documentando el sistema anterior, pero un anlisis de ventajas y desventajas puede ayudar a determinar cundo y qu tan extensamente debe estudiarse el sistema anterior. Las principales ventajas de analizar el sistema anterior:
y y y y y

Eficacia del sistema actual. Ideas de diseo. Reconocimiento de recursos. Conocimiento de conversin. Punto de partida comn.

Las principales desventajas de analizar el sistema anterior:

y y

Gastos Barreras Innecesarias.

5. Fuentes internas. La fuente ms importante de hechos de estudio a disposicin del analista es la gente, ya que es la que interacta con el sistema y la cual sabe que es lo inconveniente y lo que ellos quieren que realice el sistema. Los requerimientos de informacin pueden ser planteados mejor por los usuarios de la informacin. El papeleo describe la forma en que una organizacin esta estructurada. 6. Fuentes externas. La exploracin de otros subsistemas de informacin dentro de la organizacin puede ser una fuente til de recopilacin de datos, procesamiento de datos o de ideas y tcnicas para el reporte de la informacin.

INVESTIGACIN PRELIMINAR
Esta etapa se divide en tres actividades: 1. Clarificacin de requerimientos 2. Estudio de factibilidad 3. Aprobacin del requerimiento CLARIFICACION DE REQUERIMIENTOS El analista debe de observar en forma objetiva lo que ocurre en la empresa, ya que muchas veces los requerimientos no estn claramente establecidos, por lo que, el proyecto requerido debe examinarse para determinar precisamente lo que desea la empresa. En muchos casos, los usuarios y los analistas de sistemas trabajan conjuntamente, el usuario tiene ideas bastante definidas acerca de la salida requerida, las entradas necesarias y, posiblemente una nocin general de los controles necesarios. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Es determinar si el proyecto es factible. Los aspectos para determinar la factibilidad del proyecto son: Factibilidad tcnica: Se debe de investigar si se puede realizar el trabajo para el proyecto con el equipo actual, el personal y el software disponible o se tiene que cambiar, ya que a veces el analista ya cuenta con sus grupo de trabajo y solicita el que este todo su grupo para trabajar armnicamente y rpidamente con el fin de entregar un buen sistema.

Factibilidad econmica: Qu beneficios tendr la creacin del sistema en cuanto a costo/beneficios? El costo/beneficio es un razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin humana. Se supone que todos los hechos y actos pueden evaluarse bajo esta lgica, aquellos dnde los beneficios superan el coste son exitosos, caso contrario fracasan. Este es el estudio ms importante para las dos partes, ya que el analista dar un resultado econmico de lo que costara la elaboracin del sistema y el cliente dar la respuesta de si quiere el sistema o no. Factibilidad operativa: Se debe de investigar si el sistema que se desarrolla se pondr en marcha, si habr resistencia de los usuarios en cuanto a este. APROBACION DEL REQUERIMIENTO Aqu se decidir que proyectos son importantes para la empresa y programarlos. Posteriormente, cuando se terminan dichos proyectos, puede iniciarse el desarrollo de la aplicacin propuesta por el analista. El resultado de estas actividades ser aprobar el requerimiento para una atencin posterior o rechazarlo como no factible.

Determinacin de requerimientos
El analista de sistemas llega a la raz del problema o a la necesidad y define los requerimientos de los usuarios. Con frecuencia, los que los usuarios creen que necesitan o lo que parece ser el problema al principio, resulta ser algo totalmente diferente despus de un anlisis profundo. Cuando el analista de sistemas se renen con los usuarios y ambos empiezan a escarbar, surgen nuevos y en ocasiones diferentes requerimientos que al principio no eran evidentes. La Determinacin de Requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras. El objetivo del anlisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas. Por tanto, los buenos analistas hacen hincapi en la investigacin y el cuestionamiento para conocer cmo opera el sistema e identificar los requerimientos que tienen los usuarios para modificarlo o proponer uno nuevo. Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema.

Los analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben estudiar el proceso que se efecta actualmente para as poder contestar las preguntas claves de esta fase. Qu y cmo se est haciendo? Qu tan frecuentemente ocurre? Qu tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones? Existe algn problema?, s el problema existe, Qu tan serio es y cul es la principal causa que lo origine? Para que el analista pueda contestar estas preguntas deber hablar con diferentes grupos de empleados para as recabar diferente opiniones sobre las causas por las que se originan las cosas. Los mtodos de recoleccin pueden ser cuestionarios a grupos de personas o individuales, tambin se requiere estudiar los manuales y reportes, observar los comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender los procesos. Una vez, recopilada la informacin, los analistas estudian los requerimientos para identificar las caractersticas del nuevo sistema.

Cunto tiempo debe dedicarse al anlisis de sistemas?

Manejamos que tan solo un 10% del tiempo total del desarrollo del sistema. Sin embargo otros opinan que hasta un 40% ms. No se puede dedicar mucho tiempo al anlisis, ya que seria como causa una "parlisis del anlisis", en donde la vctima no se puede mover de esta fase para pasar a otras debido principalmente a la incertidumbre.

Reporte de terminacin del anlisis de sistemas:

El analista deber tener y mantener una extensa comunicacin con el solicitante, y dems personal de proyectos. Esta comunicacin comienza con la propuesta para realizar el anlisis. La comunicacin tiene un objetivo especifico que se basa en que exista una retroalimentacin entre las personas entrevistadas, u observadas, con relacin a lo que el analista entiende, la verificacin con el personal usuario con respecto a los hallazgos. Sin embargo, quizs la comunicacin ms importante de todas es el reporte de terminacin del anlisis de sistemas, que describe los hallazgos del anlisis.

El formato y el contenido de este reporte incluye lo siguiente: a) b) c) d) Exposicin de las razones y alcance del anlisis. Una lista de los Principales Problemas Identificados. Una presentacin de todos los requerimientos de los usuarios. Un planteamiento de todas las suposiciones crticas hechas por el analista durante el anlisis. e) Alternativas del sistema (3 o 4). f) Una proyeccin de los recursos requeridos. g) Cualquier recomendacin referente al sistema.

Planteamiento de todos los requerimientos de los usuarios:

Este punto lo obtendremos durante las entrevistas y a partir de otras investigaciones donde identificamos los siguientes requerimientos especficos: 1. Una comunicacin oportuna y eficiente de los requerimientos de los eventos para todos los departamentos. 2. Una produccin y distribucin en forma eficiente y exacta. 3. Informacin oportuna sobre el estado del sistema de informacin 4. Un sistema para asegurar un control interno adecuado. 5. Un sistema sencillo y eficiente

Planteamiento de suposiciones crticas:

No se pueden determinar todas las restricciones futuras posibles en la fase de anlisis de sistemas. El desarrollo futuro se basa en varias suposiciones crticas. 1. Despus de un perodo de conversin en paralelo, el sistema viejo se eliminar y el nico sistema que se utilizar ser el que se desarrolle como resultado de este proyecto propuesto. 2. El sistema final desarrollado requerir que se capacite al personal segn se requiera, y debern comprometerse los fondos y el apoyo para la capacitacin. 3. El hardware y el software requeridos pueden instalarse. Ninguna limitacin fsica de las instalaciones impedir su implementacin.

Recursos requeridos:
En este punto se enfoca al compromiso para el desarrollo de sistemas, el centro de eventos deber identificar los recursos adicionales con los que no se cuenta actualmente o quitarle al personal parte de su tiempo dedicado a sus compromisos actuales.

Estos requerimientos de recursos incluyen: 1. La fase de desarrollo requerir personal adicional para formar un equipo de desarrollo. Anticipamos la necesidad de dos diseadores de sistemas. Debern tener experiencia en el diseo de sistemas y experiencia en un lenguaje programacin. 2. Si el desarrollo se realiza internamente, se requiere la adquisicin del hardware y el software segn se especifique en el diseo de sistemas. Si los programas se adquieren de un proveedor externo, se anticipa una adquisicin similar para el soporte del producto obtenido. En este momento se anticipa que se requerirn dos computadoras personales con software para procesamiento de palabras y para el desarrollo de programas. 3. La fase del diseo general de sistemas requerir cierta horas-hombre ejemplo (1,400 horas-hombre) para su terminacin a un costo aproximado de $______ ejemplo ($28,000). 4. Para tener xito se requiere el apoyo de la gerencia.

Diagrama de flujo de datos.

Desarrollo de diagramas de flujo de datos. Usando un enfoque de arriba abajo (diseo modular). 1. Haga una lista de actividades del negocio y selas para determinar varios:

a. b. c. d.

Entidades externas. Flujo de datos. Procesos Almacenes de datos.

2. Cree un diagrama de Contexto que muestre las entidades externas y los flujos de datos que entran y salen del sistema. No muestre ningn proceso detallado ni almacn de datos. 3. Trace un Diagrama modular, el siguiente nivel. Muestre los proceso pero mantngalos generales. En este nivel muestre los almacenes de datos.

4. Cree un Diagrama hijo para cada uno de los procesos del diagrama modular.

5. Revise buscando errores y asegrese que las etiquetas que se asignan a cada proceso y flujo de datos son significativas.

6. Desarrolle un diagrama de flujo de datos fsicos a partir del diagrama de flujo de datos lgico. Distinga entre procesos manuales y automatizados, describa los archivos actuales y reportes por nombre y aada controles para indicar cuando estn terminados los procesos o suceden errores.

7. Divida el diagrama de datos fsico, separando o agrupando partes del diagrama para facilitar la programacin e implementacin

Desarrollo de Soluciones alternativas:

La definicin del problema, se renen los datos actuales y el anlisis, lo cual produce una entrada de datos para el analista de sistema. El analista ahora con la informacin que tiene sus procesos ser evaluar, integrar, descartar, cancelar, confirmar, eliminar y sintetizar, siempre de acuerdo con los objetivos del sistema que se est estudiando y los del sistema de informacin para la administracin. Cada una de las alternativas que queden deber incluirse en una lista, junto con las ventajas y desventajas que se les apliquen. A cada una de ellas deber atribuirse un valor cuantitativo. El efecto de la aplicacin de cada alternativa deber evaluarse de acuerdo con las metas a corto y largo plazo. Finalmente, el analista debe recordar que el nuevo sistema requiere la aprobacin por parte de la administracin. Por lo tanto, su proposicin deber hacerla en trminos generales, haciendo hincapi en los resultados, de acuerdo con los objetivos de la organizacin.

Seleccin y Evaluacin de alternativas:

Ya que se tienen el concentrado del anlisis de la empresa y una vez detectado los problemas que se tienen que resolver, es posible ver los requerimientos y necesidades del nuevo sistema de informacin, el cual debe cumplir con los objetivos del sistema.

Ahora se procede a evaluar las diferentes alternativas que cumplan con los objetivos deseados, y se seleccionar aquella que adquiera la mejor evaluacin y se adapte mejor a la empresa. Al tener varias alternativas de solucin, existen varias posibilidades de cmo hacer las cosas, de estas manera, tenemos diferentes caminos para llegar al mismo lugar; en la forma en que satisfagan mejor al problema, se obtendr la mejor alternativa, por lo tanto hay que conocerlas a detalle cada una de ellas. Seleccionar entre soluciones alternativas propuestas para el problema significa resumir y analizar datos de todas las fuentes para llevar a cabo anlisis de costobeneficio. Algunos aspectos del anlisis de problemas administrativos pueden computarizarse utilizando algoritmos y modelos programados. Sin embargo, los elementos crticos en anlisis administrativo no son los clculos y comparaciones, si no el juicio administrativo requerido para saber cules mtodos analticos deben aplicarse para analizar los resultados. Las alternativas consideradas para el desarrollo de un nuevo sistemas por lo general son: a. Sistema actual modificado. Sistema de registro de transacciones. b. Sistema parcialmente computarizado. Sistema para el Soporte en la toma de decisiones. c. Sistema de cmputo completo. Sistema estratgico. Las alternativas se evaluarn mediante el anlisis de decisiones del nuevo directivo racional, por ser un mtodo lgico y sencillo de evaluacin de alternativas. En esta metodologa de evaluacin del autor Kepner Charles H. primero se establecen objetivos obligatorios para asegurarse del xito del sistema y despus se establecen los objetivos deseados, los cuales son sugeridos por el usuario. El objetivo para la mejor seleccin y evaluacin de las alternativas es la siguiente: Seleccionar el sistema de informacin que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, para obtener la informacin ms oportuna y relevante, de manera que ayude a la toma de decisiones. a) Objetivos que debe cumplir la alternativa. Los objetivos del sistema han sido divididos en objetivos obligatorios (lo que se debe hacer) y los objetivos deseados (lo que queremos que haga adems de lo bsico), esto con la finalidad de establecer los lineamientos para la eleccin de la alternativa que mejor cumpla con los requerimientos del sistema bajo estudio.

Objetivos Obligatorios: Son precisos, deben cumplirse para garantizar una decisin exitosa; de esta manera, al evaluar las alternativas en funcin con sus objetivos obligatorios, la que no cumpla con stos inmediatamente ser descartada del anlisis. Estos objetivos se determinan segn lo que el gerente o tomador de decisiones quiere que tenga como mnimo el nuevo sistema de informacin Objetivos deseados: Su funcin es darnos una idea comparativa de las alternativas, de tal manera que se diferencien unas de otras, con lo cual marquen la alternativa ganadora. Estos objetivos sern los que marquen la mejor alternativa. Un objetivo deseado puede ser imprescindible, pero no obligatorio, ya sea por no ser cuantificable o por usarse como medida de desempeo. b) Ponderacin de las alternativas: Esto se llevar a cabo mediante la ponderacin de los Objetivos deseados, es decir, a cada uno de los objetivos deseados se le otorgar un valor que ir del 1 a 5 donde 1 representa la calificacin ms baja y 5 la ms alta. Una puntuacin ponderada es aquella que se otorga a una alternativa por el peso de los objetivos que se refieran a dicha alternativa, es decir, dependiendo de tanto ofrezca de ventaja diferencial para el sistema. Las calificaciones de los objetivos deseados se obtienen segn el grado de satisfaccin que alcance cada objetivo, segn la comparacin que realiza el analista de sistemas y el gerente con respecto a lo esperado con la implantacin del sistema que la alternativa generar. Una vez asignado el peso para cada objetivo deseado se ordenan y califican.

c) Tablas de Evaluacin de Alternativas:

(Para cada alternativa que cumpla con todos los objetivos obligatorios se genera una tabla.)

d) Seleccin de la mejor alternativa: La toma de decisiones y el clmax del proceso de solucin de problemas administrativos depende casi por completo del juicio del administrador. Una vez evaluadas las alternativas, se procede a seleccionar la mejor de ellas, segn sus caractersticas y tomando siempre en cuenta la decisin final del gerente o tomador de decisiones. El analista recomienda pero debe permanecer al margen de la decisin final. Es importante sealar que las ventajas de un sistema de cmputo sobre otros, muchas veces llegan a ser abrumadoras y hace que la persona que piensa invertir en un proyecto se incline por ste, que aparentemente ofrece slo ventajas, por lo que es trabajo del analista recalcar y resaltar las ventajas y desventajas que el sistema puede presentar. Defendiendo siempre lo mejor para el nuevo sistema.