DESARROLLO DE LA COMUNICACIN INTERNA

Uno de los puntos ms importantes en el ambiente laboral es la comunicacin interna. Es la clave de la motivacin, es lo que permite que la gente sienta que puede expresarse y que sus ideas sern escuchadas, valoradas, seguramente se sienta a gusto en su lugar de trabajo; generando una mayor fidelizacin de los empleados hacia la empresa, un mayor compromiso. Esto se convierte en una estrategia para el rea de Recursos Humanos. Gran cantidad de experiencias comprobadas en diferentes empresas demuestran que teniendo canales de comunicacin efectivos (los supervisores conozcan las polticas de empleo y los empleados saben cuales son sus derechos) habr menos posibilidades de que se produzcan males entendidos o sentimientos por parte de los empleados de que no forman parte del equipo de la empresa. Debido a que las corporaciones son cada vez ms complejas es preciso crear numeroso canales de comunicacin para que la informacin se mueva hacia arriba, hacia abajo y lateralmente dentro de la estructura organizativa de la empresa. La informacin que se enva y se recibe en las comunicaciones es de dos tipos: sobre hechos y sobre sentimientos. Los hechos son elementos de informacin que se pueden medir o describir de manera objetiva. Por ejemplo el coste de un computador. Los sentimientos son las respuestas emocionales de los empleados ante las decisiones o las acciones realizadas por los directores u otros empelados. Un caso en el que la empresa debe ser especialmente cuidadosa con los sentimientos de sus empleados, es cuando sta atraviesa un proceso de reestructuracin o decide reducir las dimensiones de su planta y en consecuencia efectuar considerables despidos. CMO FUNCIONA LA COMUNICACIN La comunicacin comienza con un emisor que desea enviar un mensaje a un receptor. El emisor debe codificar el mensaje y seleccionar un canal d comunicacin que sea capaz de transmitrselo al receptor. Cuando se trata de transmitir hechos, el mensaje puede estar codificado en palabras, cuando se trata de transmitir sentimientos, el mensaje puede codificarse en lenguaje corporal o en el tono de voz. Debido a que hay una gran posibilidad de que se produzcan malos entendidos, cuando se comunica algo importante es importante de que exista la posibuilidad de la retroalimentacin. De esta manera se logra aclarar el verdadero significado del mensaje. El tipo de comunicacin que permite la retroalimentacion se denomina comunicacin bidireccional, ya que el emisor y el receptor pueden interactuar entre s. Existe otro tipo d comunicacin en el que no hay retroalimentacion denominado comunicacion unidireccional. La comunicacin hacia abajo permite a los gerentes aplicar las decisiones que han tomado e influir en los empleados de los escalones mas abajo de la jerarqua de la empresa. La comunicacin hacia arriba permite a los empleados de los niveles ms

bajos de la empresa comunicar sus ideas y sentimientos a las personas encargadas de tomar las decisiones situadas en los niveles mas alto. CMO FACILITAR UNA COMUNICACIN EFICAZ La informacin en las empresas una fuente de poder y una estrategia como mencionamos anteriormente. Actualmente las empresas dependen cada vez mas de lo que se ha dominado trabajadores del conocimiento para prestar un servicio o producir un producto. Los trabajadores del conocimiento transforman la informacin en un producto o servicio y necesitan grandes cantidades de infamacin para cumplir adecuadamente con su trabajo Los mtodos ms importantes para la difusin de informacin dentro de una empresa son los siguientes: El manual del empleado: Se encuentra la informacin necesaria para que el empleado logre un excelente desempeo en sus funciones como tambin las condiciones y reglamentos de la empresa. La filosofa, cultura de la organizacin como los derechos y deberes que tiene cada empleado(recibir un trato uniforme y coherente) Informa a las supervisoras la forma de evaluar e impedir que tomen decisiones arbitrarias hacia los empleados lo que generara repercusiones negativas por empleados descontentos. En algunos de los estados de estados unidos sugieren que los manuales de los empleados no son sino un contrato implcito entre la empresa y el empleado que limita la libertad del primero a despedir al segundo sin una causa justificada. Algunas empresas han ido mas alla para protegerse a s mismas. Piden a los empleados que firmen un acuse de recibo en el que se declara que el empleado ha recibido el manual y que se remitir al mismo para informarse sobre las normas, reglamentos y polticas de la empresa, teniendo en cuenta que de ningn modo es un contrato. A pesar de todo los manuales de empleado pueden ayudar a evitar o a solucionar problema laborales. Una empresa puede comunicar con todo detalle una poltica de nepotismo a travs del manual de empleado(el nepotismo es una practica consiste en dar un trato favorable a los familiares con respecto otros trabajadores en la organizacin) Esperar a que surja una situacin para establecer una poltica puede resultar costosa. En una ocasin dos abogados de un importante bufete de Chicago se enamoraron y decidieron divorciarse de sus respectivos conyugues para casarse. Entonces mientras estaban en su luna de miel la empresa decidi establecer una poltica que prohibiera el matrimonio entre empleados. Uno de los dos tenia que abandonar el bufete y fue la mujer quien finalmente dimiti. Debido a que esta empresa no tenan ninguna poltica en este sentido antes de que la pareja contrajera matrimonio(de hecho pareca una poltica que haba entrado en vigor con carcter retroactivo, estaba destinada a esta pareja en concreto) la mujer puso una demanda a la empresa y recibi una indemnizacin de seis cifras en dlares.

Comunicaciones escritas: Los memorados son un medio til de transmitir los cambios que se produzcan en las distintas polticas y procedimientos de la empresa que no estn reflejados en el manual de l empleado. Por ejemplo cuando se produce un cambio en la cobertura de un tipo especifico de procedimiento medico. Los informes financieros deberan Difundirse entre los empleados para que conozcan los resultados de la empresa y reciban una retroalimentacion de su rendimiento global. Boletn Informativo: Consiste en una pequea publicacin mensual en donde se puede encontrar infamacin de acontecimientos importantes de reuniones y cambios de puestos de trabajo o novedades de la organizacin Comunicacin electrnica: El correo electrnico o e- mail es un sistema mediante el cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse entre s a travs de mensajes electrnicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red. Este medio es rpido de transmitir resultados financieros o acontecimientos claves de la empresa a un gran numero d empleados Uno de los problemas es que al ser muy fcil de utilizar contribuye en algunos casos ha que haya un exceso de informacin. Adems la gente tiende a imprimir todos los mensajes recibidos lo que provoca una avalancha de papeles que precisamente se pretende evitar mediante el correo electrnico Reuniones: Facilitan l dialogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre empleados que no suelen interactuar entre s frecuentemente por encontrase separados. Las reuniones suelen celebrarse a diferentes niveles empresariales. Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una perdida de tiempo fenomenal que tenga como consecuencia una reduccin de la productividad de la empresa Retiros: Han ganado popularidad entre las empresas estadounidenses en los ltimos aos. El retiro consiste en llevar a un grupo d empleados aun lugar tranquilo como por ejemplo un refugio de montaa donde se mezcla el trabajo con actividades recreativas tales como el golf. Otros tipos de empresas suelen aprovechar estos retiros para anunciara ascensos o acontecimientos importantes que provoquen cambios en la organizacin. Comunicaciones informales:

Comnmente llamados como rumores de la oficina, consiste en intercambios de informacin que se producen de manera espontanea entre los empleados de la oficina sin que se haya programado un encuentro sino que este surge espontneamente. La informacin que se suele transmitir es informacin sobre medidas tomadas por la empresa ya sea a favor o en contra. Gestin mediante paseos: Utilizada para controlar la comunicacin informal. Consiste en que el director pasee por toda la empresa de forma que lo empleados de todos los niveles tenga las oportunidades hacer sugerencias, reclamos. Estudios de actitud del empleado: Lo que se le pide al empleado que respondan como se sienten con respecto al trabajo que realizan, a sus supervisor, a sus oportunidades de promocin, a la calidad de la informacin que han recibido. Las repuestas que den diferentes subgrupos al estudio de actitudes del empleado. Las respuestas que den diferentes subgrupos al estudio pueden comprarse con las de la poblacin total de empleados, de manera que los directores puedan identificar los grupos que atraviesan peores relaciones internas y as proporcionales la atencin que necesiten. Procedimientos de apelacin: Permiten a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir las decisiones de la direccin. El menos reglamentado es el programa de puertas abiertas, el denominador comn de este tipo de programas es que los empleados, disponen de acceso directo a cualquier director o directivo de la empresa. Tiene dos importantes ventajas: hace que los empleados se sientan mas seguros y confiados con la empresa y que los directores acten con menos arbitrariedad. Programa de asistencia al empleado: Ayudan a al empleado a afrontar problemas personales que interfieren en su rendimiento en el puesto de trabajo, tales como el, abuso de drogas o de alcohol, la violencia familiar. Cuando un problema de un empleado interfiere en su rendimiento a ste se lo considera un empleado con problemas ya que comienza la baja en la productividad, en su aspecto fsico, entre otros factores. El procedimiento consta de cuatro pasos: 1 Paso Identificacin de los empleados con problemas, es decir la identificacin por ellos mismos y por el supervisor 2 Paso

Consejo a travs de los programas de asistencia al empleado. Si el empleado rehusa a la ayuda y es despedido si su problema influye negativamente de manera importante en el trabajo 3 Paso Si el problema est resuelto, el empleado continua trabajando sino recurrimos al tratamiento 4 Paso No encontramos con la situacin anterior del problema resuelto, continua trabajando, en el caso de que el tratamiento no tenga xito, se despide al empleado Sistema de sugerencia: Esta diseado con el fin de solicitar, valorar las ideas valiosas de los empleados. Los directores deben seguir los siguientes tres directrices para disear el sistema de sugerencias: *tener un comit de evaluacin de sugerencias con el fin de evaluar objetivamente las ideas sugeridas *Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un agradecimiento a la persona que la haya realizado *Establecer el valor de la recompensa al beneficio que suponga para la empresa la sugerencia Premios de reconocimiento: Agradecen pblicamente a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa. stas personas suelen convertirse en modelos para otros dentro de la organizacin, dando a conocer que comportamientos y los logros son valorados. El premio al empleado del mes de Mc Donald's consiste en un cartel que se pone en cada uno de los restaurantes de manera que lo puedan ver empleados y clientes Para acometer con eficacia cualquiera de los mtodos mencionados es importante que los supervisores al obtener la informacin por parte de los empleados deben actuar sobre las mismas para lograr el cambio que se espera sino los empleados lo vern como un estudio en vano y seguramente no volvern a colaborar. Segundo la informacin debe utilizar con tica, no se debe utilizar de forma negativas ( despedir a un empleado por estar descontento) tercero algunos de los mtodos deben utilizarse de forma confidencial puede ser por ejemplo por una consultora