ARQUIVO E PROTOCOLO

Cada
coisa em
seu lugar!
 ATIVIDADE

• 1-Como você costuma organizar seus

pertences pessoais?
• 2-Para você o que significa uma “pessoa
organizada.” Descreva.
• 3-Como são organizadas as contas da sua
casa?
• 4-Qual o procedimento que você usa para
guardar as contas pagas?
• 5-É importante guardar contas pagas, porquê?
 BOLSA/CARTEIRA/GUARDA ROUPA

O que é
importante;
O que não é
importante;
O que é
necessário;
O que não é
necessário.
• Em Arquivologia, arquivo é um conjunto
de documentos criados ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo, que os
mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas
atividades. Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos e em vários
suportes. As entidades mantenedoras de
arquivos podem ser públicas (Federal,
Estadual Distrital, Municipal), institucionais,
comerciais e pessoais.
• No Brasil, a política de arquivos públicos e
privados é gerenciada pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo
Nacional.
 Finalidade do “ARQUIVO”

• Servir a ADMINISTRAÇÃO: Fornecem

informações e documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades, facilitam o
acesso aos documentos, preservam a
documentação da empresa, possibilitam o
controle da produção de documentos e
colocam à disposição dos usuários
documentos que fornecem informações de
caráter probatório ou simplesmente
informativo.
• Servir à História: Fornecem informações e/ou
documentos para reconstituir ou escrever a
história política, social ou econômica de
uma nação. Também servem de memória de
uma empresa e constituem uma importante
fonte de pesquisa.
 FUNÇÕES DO ARQUIVO:

• Recolher e ordenar todos os documentos que

circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em
vista sua preservação ou eliminação;
• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos
provenientes dos diversos órgãos da empresa;
• Arquivar os documentos, visando a recuperação
da informação;
• Conservar e assegurar a integridade dos
documentos, evitando danos que possam
ocasionar a sua perda;
• Executar as funções específicas conforme a
organização e administração da instituição.
 ARQUIVAR

Guardar em lugar
seguro;
Conservar na memória;
Valor histórico;
Valor afetivo pessoal;
Os arquivos são
necessários à vida de
toda organização,
independente do seu
tamanho.
 ARQUIVISTA

O que Faz?
• O arquivista arruma de forma lógica.
• Por assunto, ordem alfabética ou cronológica
(de tempo) – todo tipo de documentos dentro
de arquivos.
• Ex: Se um zoológico recebe um novo animal, o
arquivista é quem vai guardar (ou deixar
pronta) a pasta certa para colocar os
documentos do novato.
• Se alguém descobre cartas antigas trocadas
entre pessoas importantes, é o arquivista que
vai identificar a época delas e arrumá-las de um
jeito que fique fácil achá-las depois.
• Seu trabalho é fundamental para conservar a
memória de uma instituição.
• O nosso país tem um Arquivo Nacional, onde
encontra-se gravações de discursos dos
presidentes, mapas das cidades de diferentes
épocas, vídeos de grandes eventos e papéis
importantes como a Lei Áurea, documento que a
Princesa Isabel assinou oficializando o fim da
escravidão no Brasil.
• Arquivos são os documentos produzidos por
uma instituição pública ou privada no
cumprimento de suas funções.
• E participam de 3 fases: a corrente,
intermediária e permanente.
• Servem como memória, testemunho, prova,
podem ter valor histórico , probatório. E
participam de forma ativa da administração de
organizações.
• Os arquivos fazem parte da instituição e tem
que ser tratado como tal. Além de ter um
grande valor estratégico e diferencial em uma
instituição, principalmente na hora de tomar
decisão.
• Nem todas as pessoas
possuem um volume
considerável de papéis
e documentos que
justifique um sistema
de arquivamento mas
essa não é desculpa
para acumular tudo
numa gaveta em
bagunça.
• Se seus papéis são
basicamente documentos
pessoais, contrato de
aluguel, apólices de
seguro, contrato de
escolas e faculdade, você
pode separar por
assunto e manter
tudo em caixas de
arquivo
morto, em pastas
suspensas numa caixa ou
em envelopes numa
gaveta.
• Determine uma cor
para cada pasta e
sempre que precisar
trabalhar o conteúdo,
mesmo que ela tenha
etiqueta
identificadora,
a localização será mais
rápida.
• Separe seus
documentos e arquive
em envelopes coloridos.
Facilitam a organização
e cabem numa gaveta.
• Contas a pagar: o ideal
é mantê-las numa pasta
em ordem cronológica.
Se o volume for
pequeno, uma pasta
sanfonada 1/4 será o
ideal.
• Para não esquecer desses
compromissos, deixe a pasta na gaveta de sua
mesa de trabalho ou à vista no ambiente da
casa em que você mais ficar.
• As contas
pagas devem ser
arquivadas por
tipo/fornecedor/co
ncessionária (luz,
gás, telefone) e
mantidas pelo
período legal.
Pastas e arquivos são tudo na vida da pessoa que
coleciona agendas, diários, aulas.
Não esqueça de etiquetá-los!
• Essa é a dica do dia!
• O dicionário diz que “Arquivar” significa
guardar em arquivo, conservar, reter na
memória, pôr em lugar conveniente.
• No universo da administração, “arquivo” é um
conjunto de documentos produzidos e recebidos
por uma organização ao longo de sua existência
e que são organizados e conservados para
consultas e comprovações.
 ARQUIVAR

• É um ato realizado no
presente tendo em
vista o futuro, pois as
informações retidas,
colocadas “em lugar
conveniente”, vão
servir para ajudar a
diminuir ou esclarecer
questões que ainda vão
ocorrer.
“ARQUIVO” também designa diferentes
realidades:
Ele pode ser o conjunto de documentos e
correspondências que devem permanecer
guardados;
Móvel que guarda esses documentos;
Sala ou lugar onde estão os papéis arquivados.
• O arquivo preserva a situação administrativa e
fiscal, a memória e a história da empresa e
organização que o criou e o mantém.
 EXEMPLO:
• Se um funcionário pretende se aposentar, por
exemplo, e não tem papéis que comprovem
seu tempo de serviço, os documentos
arquivados vão ser muito úteis nesse sentido.
• Se houver alguma pendência com relação ao
pagamento (ou não) de uma conta telefônica
antiga, o arquivo pode localizar essa conta e
resolver a dúvida.
 Principal função do “ARQUIVO”

• É servir à administração de uma instituição,

qualquer que seja a sua natureza.
• Quando a atividade administrativa se extingue
(por fechamento da empresa ou qualquer
outro motivo), os arquivos passam a
desempenhar um novo papel: tornam-se úteis
para a cultura e para a história.
• Até hoje os historiadores lamentam, por
exemplo, que os arquivos referentes à
escravidão no Brasil tenham sido destruídos.
• Se isso não tivesse acontecido, poderíamos
conhecer melhor esse fato tão importante na
formação da nossa nacionalidade.
• Muitas empresas e
instituições costumam
ter vários arquivos:
O setor de
almoxarifado;
O departamento
financeiro;
Setor de pessoal;
etc.
• Os métodos de
organização de um
arquivo podem ser
variados:

Setor pessoal –
método alfabético;
Setor de compras –
critérios numéricos
ou geográficos.
• Qualquer que seja a configuração, a forma de
organização e o tamanho de um arquivo, as suas
funções básicas são sempre guardar e conservar
documentos que possam ser usados para
atender a interesses pessoais, empresariais ou
oficiais
 Tipos de “ARQUIVO”

• Alguns são dedicados a pessoas, outros às

instituições, empresas, cidades ou mesmo
países.

• Assim são muito amplas e variadas as

maneiras de classificar os tipos de arquivos.

• Os arquivos podem ser:

 ARQUIVOS PÚBLICOS:

• Formados em instituições do governo federal,

estadual ou municipal.
O Arquivo Nacional - guarda material
referente ao país.
O Arquivo Estadual do Rio de Janeiro –
preserva aspectos da vida administrativa,
política e cultural desse estado.
 ARQUIVOS INSTITUCIONAIS:

Pertencem a escolas,
igrejas, associações,
clubes, organizações
não governamentais
(ONGS) e organizações
sem fins lucrativos.

EX: o Arquivo do clube

de futebol e Regatas do
Flamengo.
 ARQUIVO EMPRESARIAL

Arquivo de firmas,
corporações e
companhias.

EX: o Arquivo do
Banco do
Bradesco.
 ARQUIVOS FAMILIARES OU PESSOAIS

Preservam correspondência, fotos, cartas,

certidões de nascimento, diários, livros e
muitos outros documentos afins.
Os arquivos pessoais de
alguns políticos,
músicos, escritores,
jornalistas e
pesquisadores são tão
significativos que
costumam ser doados a
uma instituição ou
mesmo vendidos para
bibliotecas.
 ARQUIVO CORRENTE

 Guarda a documentação
mais atual, consultada
com mais frequência, e
por isso também é
conhecido como arquivo
de movimento. Deve ser
mantido em local de
fácil acesso, justamente
para facilitar a consulta.
 Exemplo de “Arquivo Corrente”

• O arquivo de uma empresa de exportação deve

abrigar todas as guias e os processos
elaborados para viabilizar a venda, no exterior,
dos diferentes tipos de produtos com que a
empresa lida. Abriga documentos
recentes,usado com frequência.
 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Preserva documentos que vieram do arquivo

corrente e, com o tempo, foram deixando de
ser usados com frequência. Sua permanência
no intermediário é temporária, pois estão
aguardando para serem jogados fora ou
mandados para o arquivo morto.

EX: Documentos reunidos ao longo dos últimos

dez anos pelo arquivo do departamento
financeiro de uma empresa.
 ARQUIVO ATIVO

• Um arquivo ativo agiliza a gestão diária da

papelada. Na hora de lidar com o serviço de
administração da semana, você encontrará
tudo o que precisa no Arquivo Ativo.
 ARQUIVO MORTO

• Abriga documentos que perderam o valor

administrativo e cujo uso passou a ser apenas
esporádico.
• São conservados por causa de seu valor
histórico e também para fins de pesquisa.
• EX: Arquivo da Secretaria de obras que abriga
planos para a urbanização do Rio de Janeiro
ocorrida no século XIX.
De acordo com as características e a
natureza daquilo que abrigam, os
arquivos também podem ser:

ESPECIAIS

ESPECIALIZADOS
 ARQUIVOS ESPECIAIS

• Além de documentos de
papel, guardam também
discos, fitas, disquetes,
fotografias, fichas
microfilmadas, slides,
filmes.
• Devem merecer
tratamento especial
quanto ao
armazenamento, registro,
acondicionamento,
controle e conservação.
 EXEMPLO DE ARQUIVO ESPECIAL

• O arquivo do museu da imagem e do som do

Rio de Janeiro contém tesouros preciosos,
entre eles músicas gravadas em fitas de áudio,
que já deram origem a muitas pesquisas,
livros e discos.
 ARQUIVOS ESPECIALIZADOS

• Preservam documentos e também objetos

referentes a um assunto especifico, como
Medicina,Botânica, Engenharia, Saúde, etc.
• EX: O arquivo do parque nacional de Itatiaia,
no Sul fluminense, tem sob sua guarda
expressivas espécies vegetais, além de animais
embalsamado da região.
 DOCUMENTOS ARQUIVÁVEIS

• Documento é todo material recebido ou

produzido por um governo, organização ou
empresa no decorrer de suas atividades e que
se constitui em elemento de prova ou de
informação, sendo, portanto, conservado por
essas instituições e seus sucessores para
efeitos futuros.
• EX: Peças escritas, fotos, desenhos ou mapas
produzidos ou recebidos por pessoas físicas.
• Os documentos internos gerados por uma
empresa podem servir para comunicar
decisões,realizar mudanças, participar
informações úteis ou novidades sobre o
trabalho, comprovar transações envolvendo
dinheiro.

• EX: CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa

Jurídica)
 RECIBO

• É o comprovante que alguém deve assinar

quando recebe alguma encomenda, um
documento importante, um sedex ou algum
pagamento.
 NOTA FISCAL

• Deve acompanhar as remessas de

mercadorias expedidas pelo fornecedor. Nela
precisam ser relacionados os produtos, as
quantidades, os preços e a data da operação.
• Precisam ser discriminados os impostos, os
descontos e até o valor do frete.
• A nota fiscal permite, entre outras coisas, que
se troque um produto que foi entregue com
defeito.
NOTA FISCAL
 GUIAS DE RECOLHIMENTO

• Tipo de boleto usado para pagar os impostos.

Para cada imposto há um tipo de guia
diferente.
REQUISIÇÕES DE MATERIAIS OU PEDIDOS DE
COMPRA:

Formulários usados internamente para

solicitar materiais de consumo ou
produtos ao almoxarifado, ou ainda para
pedir a compra de materiais que não
estão no estoque.
A maneira de
guardar
documentos é
muito importante
para a sua
segurança e
conservação.
 DOCUMENTO ESCRITO

Contratos,
Certidões,
Tabelas,
Questionários,
Recibos.

Devem ser arquivados em pastas e guardados

em arquivos de aço.
 DOCUMENTO ICONOGRÁFICO

• Iconografia é a arte e a ciência de representar

alguma coisa por meio de imagens.Documentos
iconográficos são:
 Fotos,
 Quadros,
Desenhos,
Gravuras, etc.
Precisam ser guardados em móveis maiores, de
gavetas largas e rasas. Esses móveis são
chamados de mapotecas.
 DOCUMENTO CARTOGRÁFICO
• A cartografia é a arte ou a ciência de compor
mapas. Os documentos cartográficos são os
mapas, também guardados em mapotecas.
 Os documentos classificam-se quanto a sua
natureza:

OSTENSIVOS:

Aqueles que devem ficar à vista do público,

como, por exemplo, um edital de convocação
de reservistas para as forças armadas, um
comunicado avisando vai faltar água em
determinado período em um edifício etc.
 RESERVADOS:
Têm circulação restrita; devem ser enviados
apenas às pessoas interessadas no assunto.
Ordens específicas para a execução de um
projeto de saneamento básico (precisam ser
conhecidos apenas pelos técnicos e engenheiros
envolvidos).
 CONFIDENCIAIS

Seu tema, ainda que não envolva grande risco

de segurança, só deve ser do conhecimento
de pessoas autorizadas.
EX: Propostas feitas por uma firma de
publicidade para uma concorrência ligada a
uma companhia política.
 SECRETOS

Não devem ser

conhecidos por todos
ou divulgados.
 EX: Planos ou
detalhes sobre
operações militares
ou fotos aéreas que
indicam a localização
e a planta de
quartéis.
 O QUE SE ESPERA DE UM BOM “ARQUIVISTA”

• Um arquivista não lida apenas com papéis e

computadores, mas também com pessoas, já
que precisa atender os funcionários da empresa
e, em muitos casos, também o público externo,
por isso precisa ter:
• Gentileza e boa vontade;
• Ter paciência, para recuperar informações e
localizar documentos;
• Concentração e atenção;
• Ser discreto.
 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• O profissional dessa área deve refletir sobre as

atividades cotidianas da empresa ou da
organização para a qual trabalha e também
sobre os documentos que ele gera,
observando principalmente quais são as
principais solicitações feitas aos arquivos.
• Para quem usa um arquivo, o importante é
que possa encontrar aquilo que está
procurando.
 Método Alfabético:
Significa arrumar as palavras ou o nome das
pessoas a que se referem os documentos
levando em consideração a ordem do
alfabeto, ou seja, a 1ª, a 2ª e a 3ª letras do
alfabeto.
• Se na mesma empresa trabalham Magda e
Marta, qual das fichas deverá vir primeiro?
Como a 1ª e a 2ª letras são iguais a referência
será a 3ª letra.
• Quando se trata de arquivos grandes, contendo
muitos nomes próprios, a postura adotada é
arquivar pelo sobrenome, pois fica mais fácil
localizar, já que, necessariamente, vão existir
muitas Maria e poucos Nascimento, por
exemplo.
• Almeida, Leandro O Método alfabético
é o mais simples de
• Barbosa, João
todos segue a ordem
• Cerqueira, Antonio com que as palavras
• Machado, Claudio são colocadas no
dicionário.
• Nascimento, Ana
 MÉTODO GEOGRÁFICO

• Quando a procedência do documento ou o

local onde se desenvolve a transação nele
mencionada é o elemento principal, o mais
indicado é usar o método geográfico.
Belo Horizonte – Minas Gerais – Um prédio de
dois andares no centro da cidade.
 PROTOCOLO

• Quando precisamos
dar entrada com
um documento em
uma empresa e
precisamos
acompanhar o seu
fluxo, o processo é
iniciar o protocolo.
 PROTOCOLO

Diariamente, empresas e organizações

recebem correspondências e documentos por
correio, malote, fax, internet. São convites,
contratos sociais, comunicados, licitações,
informações sobre eventos, propaganda,
contas a pagar, correspondência particular de
funcionários etc.
 SETOR DE PROTOCOLO

• Registra todos os documentos que chegam e

os distribui para os diferentes