2310512022 28:36 Versio para impressio TECNICO EM ADMINISTRAGAO Estrutura do projeto — Apresentagao, objetivos, finalidade, viabilidade, orgamento, cronograma, planos de ag&o e formatagao Construir um plano de projeto de facil elaboragao e efetivamente aplicavel no cotidiano da organizagéo é um grande desafio para o gerente de projetos (stakeholder). Um dos recursos que podem auxilié-lo € 0 uso de modelos mentais. Um modelo mental de projeto é formado por conceites (como, por exemplo, recursos, stakeholders, entregas, riscos) e pelas relagées que podem ser estabelecidas entre esses conceitos. . BOE Verte) ey troy Coiled told Prete conceitos Figura 1 - Modelo mental Baseado em modelos mentais, o Project Model Canvas é uma metodologia simples e de baixo custo de gerenciamento de projets. Apresentagao ana2310512022 28:36 Verso para impressio Para que se possa elaborar um projeto, alguns pontos devem ser levados em consideragao. A seguir, estéo relacionados os principais aspectos a serem pensados, bem como as agées a eles relacionadas, com base no modelo Canvas. Preparo Foco Visualizagao Ordem Agrupar Estimular um ambiente acolhedor e positive Apresentar aequipe Estabelecer os acordos eas convengées de trabalho durante processo Conduzir reunides ourtas e objetivas Otimizar o tempo Utiizar 0 pensamento visual (cores) Procurar seguira sequéncia correta durante processo de construgao & elaboracao Os conceitos, reduzindo o numero de itens processados Integrar Relacionar Participagao Atengao. Os itens, reduzindo o processamento Todos os conceitos necessarios ao plano no mesmo desenho Proporcionar autonomia 20s stakeholders para que Participem ativamente do plano Manter 0 nivel de atengdo dos stakeholders no problema No processo de elaboragao de um projeto, além dos aspectos mencionados, caracteristicas como discemnimento, perspicacia, versatilidade e criatividade séo importantes por parte dos executores. Elas sero colocadas em agao para a construgdo dos elementos do projeto, Basicamente, um projeto apresenta sete elementos: 1. Identificagao do projeto — Identificam-se as informagées basicas e 08 aspectos gerais da sua abrangéncia 2. Descrigao da situagao-problema - Descreve-se a problematica. 3. Definigao de metas — Os resultados desejados sao estabelecidos. 4. Delineamento do método, estratégias e procedimentos — Definem-se as premissas. ana2310512022 28:36 Verso para impressio 5. Especificagao do cronograma — Determina-se 0 prazo de duragao das etapas do projeto. 6. Identificagdo de recursos e custos — Os recursos que serao disponibilizados para a realizagao do projeto sao arrolados. 7. Proposigao de monitoramento e avaliagao — Todas as etapas do projeto so acompanhadas e monitoradas. Criar um plano de projeto é um exercicio em que se devem contemplar as suposigées relativas a custo e a tempo. As suposigées dadas como certas no plano do projeto sao chamadas de premissas. Objetivos 0 objetivo do projeto estd relacionado com aquilo que ele deve atingir, com 0 resultado que se espera. Ele pode seguir 0 formato conhecido como SMART, sigla que deriva da: das cinco palavras mostradas a seguir Especifico E preciso usar qualificadores e adjetivos suficientes para elucidar o projeto. Mensurével E necessério apontar numeros relativos ao esforgo necessario ou aos principais resultados. Alcangavel E preciso mostrar que 0 projeto pode ser realizado com as competéncias que esto ao alcance da organizagao. Realista E necessario mostrar que havera tempo e recursos (financeiros ou nao) para realizar 0 projeto. ana2310512022 28:36 Verso para impressio Delimitado no tempo E preciso indicar a data de conclusao do projeto, \Vejamos um exemplo. Imagine que uma empresa de telecomunicagées esta elaborando um projeto para oferecer um novo aplicativo para smartphones focado no relacionamento com © cliente. Esse novo produto ofereceré servigos como emissdo de fatura, alteragao de plano de servigo e de dados cadastrais, aquisigao de novos aparelhos, entre outros, visando a agilizar 0 atendimento ao cliente a otimizar custos © tempo. Agora, procure pensar em como o objetivo desse projeto seria elaborado considerando o formato SMART. Finalidade A finalidade, ou justificativa, do projeto abordaré a relevancia dele na proposta de solugdo para o problema apresentado. De acordo com Heloisa Liick (2012, p. 96), a justificativa pode ser assim compreendida’ (.) a descrigéo de uma realidade especifica, mediante andlise de todos os seus aspectos importantes, de modo a caracterizar com clareza e objetividade uma situagéo que demanda agéo de inovagao, melhoria ou transformagé ana2310512022 23:36 Versio para impressio Evidenciando a complexidade e a dinamica da realidade identificada na demanda do projeto, estabelecem-se parametros e estratégias de agdo e a sinergia necessaria para atingir a melhoria proposta. Viabilidade A execugao de um projeto dependeré dos recursos internos e externos disponiveis & empresa. Esses recursos podem ser recursos humanos, capital, informatica e tecnologia. Com 0 exame dos estudos de viabilidade, é preciso destacar alguns fatores externos que podem influenciar diretamente a realizagao ou a implementagao do projeto. Peed Biase Ber Eg BUR Orgamento ena2310512022 28:36 Verso para impressio No orgamento, registram-se os custos e as metas que foram estabelecidos na elaboragao do projeto. Tempo, custos e riscos estéo intimamente relacionados. Avaliar o investimento total a ser gasto no projeto é uma das tarefas que estado relacionadas a sua viabilidade. Cronograma Quanto mais simples for o cronograma, melhor. Ele estabelece o tempo necessario para a realizagao de um trabalho e para a promogo dos resultados pretendidos. O tempo é dimensionado e especificado para organizar as ages necessérias para a realizagao dos objetivos. Um cronograma deve mostrar ao gerente do projeto o fluxo de trabalho entre 08 grupos de recursos. Nele, a gestéo da execugdo aproxima a realidade da estimativa. © cronograma estabelece a sequéncia das atividades, sua duragao, recursos necessario e restrigdes. Para simplificar 0 proceso, pode-se adotar uma estratégia para organizar 0 cronograma de um projeto. Veja um exemplo: + Divida 0 tempo desde o inicio do projeto até data-limite em quatro partes iguais + Trace linhas verticais e horizontais, como no modelo a seguir + Marque o prazo final da entrega de cada periodo * Procure nao acumular muitas entregas no ultimo periodo, pois nele serd integrada grande parte das entregas ena2310512022 28:36 Veja 0 modelo a seguir: Primeiro periodo Segundo periodo Verso para impressio Terceiro periodo Quarto periodo tabela de quatro colunas e trés linhas, cada coluna organiza-se como: primeiro periodo; segundo periodo; terceiro periodo; quarto periodo. Planos de agao Toda organizagéio tem objetivos, metas e estratégias. A questdo é: como “fazer acontecer" no dia a dia? © plano de acéo pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de gestao da qualidade aplicada & padronizagéo de procedimentos. Ele permite 0 desenho adequado dos projetos e programas que a organizagdo pretende implementar. Exemplo: programa de fidelizagao de clientes. Formatagao Determinar a metodologia e 0 modelo a serem utilizados na elaboragao de um projeto constitui parte importante do processo. E preciso procurar um modelo que contemple todas as informagées necessarias para a etapa do planejamento e que seja de facil entendimento, manutengao e operacionalizagao pelos responsaveis e pelas partes interessadas, ma2310512022 23:36 ‘Verso para impressio visando ao objetivo maior de alcangar os resultados e de atender a todas as expectativas do projeto. A seguir, apresentamos 0 modelo do Project Model Canvas, que prioriza a légica ¢ 0 pensar em conjunto. hile Fata Figura 3 - Modelo Canvas Fonte: _http:/blog.mundopm.com.briwp-content/uploads/2013/06/pm-canvas. png, Acesso em: 22 jan. 2016. © objetivo do modelo Canvas é representar de forma visual e em apenas uma folha, chamada canvas (palavra em inglés que significa “tela’), 13 ‘componentes fundamentais para a composigao do plano do projeto. Hé um processo de quatro etapas relativas ao plano: conceber, integrar, resolver e compartilhar. A seguir, veremos cada uma delas, ana2310512022 28:36 Metodologia Canvas s Compartilhar (enter ee Pomme eh ccc) (em grupos) 599 PON Clb cre Peseta Dee eer Beet eee Ly Verso para impressio ® cy eS) Resolver Pere Eee Cy balanceamento do projeto para equipe, clientes e patrocinadores ty ery tose Dee oc ogc) de um fluxo de trabalho de 13 passos Figura 4 — Metodologia para a construgao do canvas de um projeto 4. Conceber o plano Nesta elapa, so respondidas estas seis perguntas fundamentais sobre o projeto: “Por qué?”; “O qué?”; “Quem?”; “Como?”; “Quando?”; e “Quanto?”. Essas perguntas séo desdobradas em 13 componentes, ou segdes, que compéem. © Canvas, conforme demonstrado na figura 5. A equipe deve trabalhar nessas sees para buscar respostas completas, concisas e integradas. Clique nas segées, que estéo separadas por cores para visualizar as perguntas. ona2310512022 28:36 Verso para impressio Figura 5 — As seis perguntas fundamentais e os 13 componentes do Project Model Canvas. s0n32310512022 28:36 Verso para impressio “Por qué?” E a pergunta mais importante a ser respondida, pois ajudara a definir os valores que identificardo todos os envolvidos no projeto. Justificativa é razo de ser do projeto. © objetivo do projeto deve ser expresso em formato SMART (especifico, mensuravel, alcangavel, realista e com tempo determinado). Beneficios é 0 potencial do projeto, sob uma perspectiva do valor criado apés a sua implantagao. “O qué?” S40 listados os produtos, servigos ou resultados que atenderao as necessidades reais dos clientes, descritas nas segdes anteriores. “Quem?” ‘Sao listadas todas as partes interessadas que néo comporao a equipe do projeto, podendo ser pessoas ou éreas impactadas. Nomeiam-se também os membros da equipe do projeto ¢ determinam-se os seus papéis. s32310512022 28:36 Verso para impressio ‘Como? Explica-se a maneira como o projeto sera executado, “Quando?” e “Quanto?” s riscos principais sao listados, e um cronograma e os custos em alto nivel do projeto sao estimados e inseridos no canvas. © modelo apresenta procedimentos detalhados para o preenchimento de cada uma das 13 segdes baseando-se na técnica SMART. 2. Integrar o plano foco é entender as conexdes do modelo. A integragao dé coesdo e um maior sentido ao contetido das 13 segées e 6 conduzida pelo gerente do projeto pela equipe por meio de um protocolo de integragdo em oito pasos. ‘Sao revisadas sequencialmente as justificativas, assim como o objetivo, os requisitos, os stakeholders externos, a equipe, as premissas, as restrigbes, os riscos e 0 cronograma e 0 orgamento em alto nivel, dando um viés mais dinémico ao processo de composigao do plano do projeto. 3. Resolver problemas e pendéncias do plano E 0 momento de atacar os pontos de conflito, obter informagées até entéo nao saa2310512022 28:36 Verso para impressio confirmadas e avaliar inimeros pontos de fragilidade do projeto. Nesse momento, © valor e a pertinéncia do projeto sao colocados em discussdo, para que néo haja duvidas de que os beneficios que gerard justificaréo os recursos que serao ‘consumidos para realizé-lo 4, Comunicar e compartilhar o plano Nesta etapa, os envolvidos s8o comunicados sobre 0 modelo para que o projeto seja adotado e para que haja o comprometimento necessério para viabilizé-lo. E possivel que ele seja feito com mais formalismo e mais detalhes, se necessario. Referéncias bibliogréficas FINOCCHIO JUNIOR, José. Project Model Canvas: Gerenciamento de projetos sem burocracia, Rio Janeiro: Elsevier, 2013. LUCK, H. Metodologia de projetos: uma ferramenta de planejamento e gestao. Petropolis: Vozes, 2003. VARGAS, R. Manual pratico do plano de projeto — Utilizando o PMBOOK Guide. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. s313