Una poltica eficiente de cobros requiere de algn tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas.

No prestar la debida atencin a los pagos atrasados puede perjudicar su flujo de fondos y las posibilidades de xito de su empresa. De tan evidente, asusta lo poco que se aplica!

Para mantener un orden de las cuentas por cobrar, muchas empresas utilizan una serie de cartas y llamadas telefnicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente ms serias e insistentes, conforme se vencen los pagos. La forma en que usted estructure su sistema de cobro es un asunto personal; por ejemplo, es posible que usted se sienta ms cmodo llamando a sus clientes que envindoles cartas. Lo importante es tener un sistema y, para ello, puede seguir los pasos que a continuacin detallamos. Paso 1: Llamada telefnica de satisfaccin del cliente Es ms probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales le permiten averiguar sobre su desempeo, de manera de garantizar que ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione que recibirn la factura correspondiente dentro de poco y la fecha de vencimiento de dicha factura. Cundo: tres das a contar de la entrega o prestacin de su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente. Paso 2: Primer aviso de vencimiento Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. Usted supone que el cliente ha olvidado, ignorado o perdido la factura y que la pagar al recibir este gentil recordatorio. Un mtodo bastante comn es enviar una copia de la factura timbrada como vencido. Cundo: diez das a contar del vencimiento de la factura. Paso 3: Segundo aviso de vencimiento Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante. Por ejemplo: [Fecha] [Nombre/direccin del deudor] Ref.: Factura N ____________ Monto adeudado ____________ Fecha de vencimiento ____________ Estimado Sr. ____________ Recientemente le enviamos una notificacin de cuenta vencida. Ante la posibilidad de que

dicho documento se haya extraviado, adjuntamos otra copia de la factura en cuestin. Le agradeceremos regularizar su situacin de pago, para mantener operativa su cuenta. Atentamente, Cundo: 10 a 15 das a contar del primer aviso de vencimiento/20 o ms das a contar de la fecha de vencimiento de la factura. Paso 4: Primera llamada de cobro Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefnica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Por ejemplo, es posible que el cliente no est satisfecho con su producto o servicio o que enfrente problemas de flujo de fondos. Sea corts, sin embargo, busque lograr un compromiso de pago. Preprese para todo tipo de excusas. Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el correspondiente cheque de pago, consulte la fecha y lugar de dicho envo a fin de establecer cundo debera recibirlo. Cundo: 7 a 10 das a contar del segundo aviso de vencimiento/27 o ms das a contar de la fecha de vencimiento de la factura. Paso 5: Primera carta de cobro Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefnica. Confirme por escrito lo que se habl en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que adquiri. Por ejemplo: [Fecha] [Nombre/direccin del deudor] Ref.: Factura N ____________ Monto adeudado ____________ Fecha de vencimiento ____________ Estimado Sr. ____________ La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversacin del [Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligacin. En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situacin mediante el envo del cheque correspondiente el da de hoy. Atentamente, Cundo: inmediatamente despus de la primera llamada telefnica de cobro/28 o ms das a contar del vencimiento de la factura. Paso 6: Segunda llamada de cobro Para esta fecha, la obligacin tiene entre 30 y 40 das de vencimiento. Mantenga su cordialidad, pero con determinacin solicite el pago inmediato de la cuenta. Intente encontrar una solucin para los problemas de pago. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otra fecha de pago.

Cundo: diez das a contar del envo de la primera carta de cobro/38 o ms das a contar del vencimiento de la factura. Paso 7: Segunda carta de cobro Ha llegado el momento de informar la gravedad de la morosidad. Esta carta apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Enve esta carta, y toda correspondencia posterior, va correo certificado o expreso, de manera de poder llevar un registro de su recepcin. Por ejemplo: [Fecha] [Nombre/direccin del deudor] Ref.: Factura N ____________ Monto adeudado ____________ Fecha de vencimiento ____________ Estimado Sr. ____________ Su cuenta registra una importante morosidad a la fecha. De no regularizar el pago dentro de los prximos siete (7) das, nos veremos en la obligacin de suspender sus beneficios de crdito con nuestra empresa. Debido a que lo valoramos como cliente, le rogamos saldar su deuda de inmediato a fin de no tener que interrumpir nuestra relacin comercial. Agradeceremos enviar el cheque correspondiente el da de hoy. Atentamente, Cundo: diez das a contar de la fecha en que se esperaba el pago segn lo acordado en la anterior llamada de cobro/50 o ms das a contar del vencimiento de la factura. Paso 8: Tercera llamada de cobro Manteniendo la cordialidad y la calma, enfatice la gravedad de la situacin. Utilice esta llamada para explicar al cliente que se trata de su ltima oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales. Asegrese de informarle los beneficios de resolver esta situacin y mantener una buena relacin comercial, al igual que su crdito abierto. Al igual que en la llamada anterior, logre el compromiso de pago del deudor para una fecha determinada. Cundo: 15 das a contar de la segunda carta de cobro/65 o ms das a contar de la fecha de vencimiento de la factura. Paso 9: ltima carta de cobro El tono de esta carta debe ser severo y categrico. Utilice esta carta para confirmar el acuerdo establecido en la ltima llamada y exija el pago. Puntualice que si no se realiza el pago en la fecha antes acordada, usted deber derivar el cobro a una entidad externa. Por ejemplo: [Fecha] [Nombre/direccin del deudor] Ref.: Factura N ____________

Monto adeudado ____________ Fecha de vencimiento ____________ Estimado Sr. ____________ La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversacin del [Fecha]. Debe regularizar de inmediato la situacin de dbito que registra su cuenta. De no recibir el pago correspondiente dentro de los prximos diez das, nos veremos en la obligacin de referir el cobro de su deuda a una entidad externa, lo que afectar sus antecedentes de crdito de manera adversa. Agradeceremos enviar el cheque correspondiente el da de hoy a ms tardar. Cundo: siete das a contar de la tercera llamada de cobro/72 o ms das a contar de la fecha de vencimiento de la factura. Paso 10: Traspaso a entidad recaudadora A la fecha, la cuenta registra un atraso de 90 o ms das y puede requerir asistencia profesional. Con frecuencia, una carta recibir una carta de una entidad recaudadora motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. Por lo general, las firmas recaudadoras cobran un 25% de la suma recaudada. En lugar de recurrir de inmediato a una firma recaudadora, puede solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo tambin motiva el pago de los deudores morosos. Cundo: si el pago no se ha recibido entre 10 y 15 das a contar de la ltima carta de cobro/90 o ms das a contar del vencimiento de la factura.