CHECKLIST

EVENTOS HÍBRIDOS
Confira alguns itens importantes para um evento de sucesso

PRÉ EVENTO

 Definição do escopo do evento  Assinar contrato de locação de

espaço/studio
 Definir programação do evento
 Envio de artes para plataforma
 Definição de responsabilidades
 Enviar base de convidados para
 Cotação de espaços/estudios
plataforma (se evento fechado)
(3 fornecedores)
 Definir dados de cadastro e login
 Cotação de audiovisual e streaming
 Definir funcionalidades do chat
 Cotação de Buffet (se houver)
 Se houver enquetes e pesquisa de
 Definição de mestre de cerimônias
satisfação, cadastrá-las na plataforma
(se houver)
 Definir áreas da plataforma e acessos
 Convite de palestrantes e atrações
personalizados, caso necessário
 Definição de identidade visual / KV
 Definir disponibilização e periodicidade
 Definição de cotas e benefícios de de conteúdo
patrocinadores (se houver)
 Definir dados de cadastro e login
 Envio de especificações de artes e
 Recebimento e revisão de apresentações
arquivos para patrocinadores
dos palestrantes
 Recebimento de logos e arquivos de
 Contratar tradução simultânea
patrocinadores
(se necessário)
 Confirmação dos speakers
 Definir roteiro detalhado
 Definir sessão de transmissão (plataforma)
 Definir lista de convidados
 Definir fornecedor de audiovisual e
 Passar lista de convidados para
streaming
liberação no espaço/studio
 Definir espaço/estudio

evnts.com.br
 PRÉ EVENTO

 Definição de cotas e benefícios de  Testar transmissões

patrocínio
 Reunião de alinhamento com todos os
 Elaboração de planilha de patrocínios envolvidos

 Recebimento de logos e arquivos de  Enviar endereço do local e horários

patrocinadores para os palestrantes e fornecedores

 Enviar roteiro para os palestrantes e  Emissão de nota de fornecedores

audiovisual

 Enviar os links de streaming para a

plataforma

MONTAGEM

 Recebimento de itens físicos de  Conferência de itens contratados x

patrocinadores descarregados

 Conferência de itens de patrocinadores  Reunião com equipe geral

e cotas de cada um
 Set up de internet
 Vistoria inicial do local
 Set up de equipamentos
 Manuseio de brindes (se houver)
 Testes de equipamentos
 Conferência de artes impressas de
cenografia
 Posicionamento de itens de sinalização

 Recebimento de fornecedores
 Ensaios

 Descarregamento dos fornecedores

 Limpeza final

evnts.com.br
 AÇÕES DE MARKETING

 Enviar briefing para a equipe de design  Elaborar ações de engajamento na

plataforma, presentes, games, etc
 Criação de landing page
 Estratégia de parcerias
 Estratégia divulgação Redes Sociais
Orgânico  Definição de estratégia de venda de
patrocínio (se necessário)
 Estratégia divulgação Redes Sociais Pago
 Enviar peças de comunicação para
 Estratégia E-mail Marketing
palestrantes
 Enviar a arte de e-mail marketing para a
 Solicitar vídeo convite para palestrantes
plataforma fazer o disparo

PÓS EVENTO

 Enviar pesquisa de satisfação via  Fazer análise de ROI

plataforma
 Disponibilizar gravações aos palestrantes
 Extrair dashboard com os dados dos
participantes
 Captar depoimentos de speakers e
expectadores
 Reunião de alinhamento pós evento
com equipe
 Tirar banners de espaços promocionais

 Criar relatório de resultados do evento

 Criar e divulgar uma NEWS com os
melhores momento do evento
 Enviar agradecimento personalizado
aos participantes e parceiros
 Criar e publicar um post no BLOG com
os melhores momento do evento
 Disponibilizar vídeos na sua plataforma
de vídeos
 Envio de certificados (se necessário)

evnts.com.br