Quinze dicas para o PowerPoint

Introduo O PowerPoint o programa mais lembrado quando o assunto apresentao de slides. Seja na escola, seja na faculdade, seja no trabalho, seja at mesmo em casa, seu uso muito comum, razo pela qual o InfoWester apresenta a seguir quinze dicas para ajud-lo a usar melhor os recursos oferecidos pela ferramenta. As dicas apresentadas nesta pgina foram testadas e validadas no PowerPoint 2003 e no PowerPoint 2007 em portugus do Brasil. Vamos a elas: 1 - Ao abrir um arquivo do PowerPoint, faa -o iniciar a apresentao imediatamente Se voc salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opo de salvamento padro (extenso .ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extenso .pptx na verso 2007), o programa sempre o abrir de forma que voc possa edit-lo. No entanto, voc pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentao dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto. Para isso, faa o seguinte: - no PowerPoint 2003, v ao menu Arquivo, escolha Salvar como e, no campo Salvar como tipo: da janela que surgir, escolha a opo Apresentao do PowerPoint. Note que o arquivo ficar com a extenso .pps; - no PowerPoint 2007, clique no boto Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opo Salvar como e, por fim, o item Apresentao de slides do PowerPoint. O arquivo ficar com a extenso .ppsx. Agora, faa o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrir imediatamente no modo de exibio de slides. Para finalizar a apresentao, clique na tecla ESC de seu teclado. 2 - Volte ao incio da apresentao rapidamente Suponha que voc tem uma apresentao com 30 slides e, l pelo vigsimo, descobre que precisa, por algum motivo, comear a apresentao novamente. Para voltar ao incio (ao primeiro slide), simplesmente pressione os botes esquerdo e direito do mouse ao mesmo tempo por dois segundos. 3 - Oculte a apresentao sem sair do PowerPoint Durante a apresentao de slides, voc pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso til para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem ateno em algo que voc tem em mos. Para isso, faa o seguinte: - Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado; - Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado. - Para voltar apresentao de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla. 4 - Use o slide em formato retrato

Suponha que voc necessite gerar um cartaz sobre um evento qualquer. Voc pode usar o PowerPoint para isso como um "quebra galho", afinal, ele possui interessantes recursos grficos. Mas como fazer isso se o PowerPoint s gera slides no formato paisagem, sendo que o cartaz deve estar no formato retrato? Ao contrrio do que muita gente pensa, o PowerPoint capaz sim de gerar slides na orientao retrato: - No PowerPoint 2003, v em Arquivo / Configurar pgina. Na janela que surgir, escolha a orientao Retrato no campo Slides; - No PowerPoint 2007, v ao menu Design e, na opo Orientao do Slide, escolha Retrato.

Slide na orientao Retrato 5 - Insira imagens corretamente para evitar corrompimento do arquivo Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar". A princpio, isso pode no trazer nenhum problema, mas se sua apresentao tem mui os t slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentao ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para diminuir as chances desses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta: - No PowerPoint 2003, v em Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, v ao diretrio onde a figura est armazenada e selecione-a; - No PowerPoint 2007, v ao menu Inserir e clique no boto Imagem. Na tela que surgir, v pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a. Se voc constatar que uma imagem que voc quer inserir est no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint no ficar grande.

6 - Crie lbuns de fotografia rapidamente Pouca gente sabe disso, mas o PowerPoint permite a criao de lbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos. Para isso: - No PowerPoint 2003, v em Inserir / Imagem / Novo lbum de fotografias. Na janela que abrir, clique no boto Arquivo/disco para localizar a pasta que contm as fotos. Note que voc pode selecionar todas as imagens do diretrio. Quando esse processo for concludo, voc pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opo Fotografias no lbum. No campo Layout do lbum, voc pode escolher se quer ver uma ou mais fotos por slide; - No PowerPoint 2007, v ao menu Inserir, clique em lbum de Fotografias e, por fim, em Novo lbum de Fotografias. Clique no boto Arquivo/disco para localizar a pasta que contm as fotos. Note que voc pode selecionar todas as imagens de uma s vez. Feita a seleo, voc pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opo Fotografias no lbum. No campo Layout do lbum, voc pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide. Note que tambm h um boto que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco.

Criando lbum de fotos no PowerPoint 7 - Cuidado com a escolha das fontes Voc criou uma apresentao muito bacana, mas ao abr la em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu diferente. Isso certamente ocorreu porque essa fonte no est instalada no computador em questo. Para evitar problemas de sse tipo, utilize apenas fontes que voc sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma. 8 - Mude a posio dos slides rapidamente Precisa mudar a posio de algum slide? fcil:

- No PowerPoint 2003, v em Exibir e escolha Classificao de Slides (ou clique no boto Modo de Classificao de Slides). Na tela que surgir, basta arrastar com o mouse o slide para posio desejada; - No PowerPoint 2007, clique no boto Classificao de Slides ou v ao menu Exibio e escolha o referido boto. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posio que quiser. 9 - No insira muito texto Numa apresentao, no conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opo inserir apenas tpicos que do destaque ao que voc vai abordar. No entanto, se a insero de textos longos realmente for necessria, divida-o em vrios slides, j que mant-lo em um slide s exigir um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem est longe da tela. 10 - Mova itens nos slides com preciso Se voc inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicion-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso selecionar o item e moviment-lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto d pequenos "pulos" para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contnua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o boto Ctrl do teclado pressionado. No PowerPoint 2003, essa mesma instruo vale para redimensionar o tamanho dos itens do slide. 11 - Insira caracteres e smbolos especiais Precisa inserir caracteres ou smbolos especiais, como euro, sinal de desigualdade, copyright, entre outros? fcil: - Na verso 2003, clique em uma caixa de texto qualquer ou insira uma e v em Inserir / Smbolo. Agora, escolha o caractere que quiser; - No PowerPoint 2007, insira uma caixa de texto ou crie uma, v em Inserir e clique no boto Smbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir. Note que essa opo somente acessvel durante a manipulao de textos. 12 - Salve seus slides como imagem Como diz a dica nmero 4, o PowerPoint pode ser usado como um "quebra galho" para a gerao de trabalhos grficos. Se voc fez um cartaz, por exemplo, provavelmente ir querer t-lo em um formato de imagem. Para isso, faa o seguinte: - No PowerPoint 2003, v em Arquivo / Salvar como e, no campo Salvar como tipo:, escolha um dos formatos de imagem disponveis: GIF, JPEG, PNG, TIFF ou BMP; - Na verso 2007 do software, clique no boto Office, v em Salvar Como e selecione Outros Formatos. Depois, escolha um dos tipos de imagem disponveis (so os mesmos da verso 2003). Note que se a apresentao tiver mais de um slide, o programa poder perguntar se voc quer salvar todos os slides como imagem ou somente o atual. 13 - Use grades para posicionar melhor os itens do slide

Se os slides de sua apresentao forem muito detalhados, talvez o uso de grades lh e ajude a posicionar melhor todos os itens. Para ativar essa opo, clique com o boto direito do mouse sob o slide atual e escolha a opo Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaamento desejado e clique no boto Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrrio.

Slide com grades Note que as grades servem apenas para ajud-lo no posicionamento dos itens, portanto, no aparecero durante a apresentao. O procedimento acima vale para ambas as verses do PowerPoint tratadas nesta pgina. 14 - "Escreva" no slide durante a apresentao Se voc quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentao, basta clicar com o boto direito do mouse no slide e escolher Opes de ponteiro. Nesse menu, escolha uma caneta ou o marca-texto. Agora, voc poder "rabiscar" o slide e fazer os destaques que quiser. Note que, quando voc

finalizar ou mudar de slide, o programa perguntar se voc quer salvar esses "rabiscos". Essa dica vale para ambas as verses do PowerPoint tratadas aqui. 15 - Mova slides de uma apresentao para outra Voc est trabalhando em uma apresentao e se lembra de alguns slides de outro arquivo que seriam teis. Deve ser difcil copiar de um arquivo para o outro, no? Na verdade, esse procedimento muito simples. Em primeiro lugar, abra ambas as apresentaes e: - No PowerPoint 2003, v em Exibir e escolha Classificao de slides. Faa isso nas duas apresentaes. Em seguida, v ao menu Janela e clique em Organizar todas. Ambas as apresentaes sero exibidas ao mesmo tempo, lado a lado. Agora, basta arrastar os slides que quiser de uma para a outra; .: Livro sugerido :. :: PowerPoint 2007 Estudo dirigido
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- Na verso 2007, v em Exibio e clique no boto Classificao de Slides. faa esse procedimento nos dois arquivos. Depois, ainda em Exibio, v rea Janela e clique em Organizar todas. Note que o PowerPoint exibir ambos os arquivos ao mesmo tempo, um ao lado do outro. Agora, basta arrastar os slides desejados de uma apresentao para a outra.

Apresentaes lado a lado: basta arrastar os slides de um lado para o outro Para fazer com que o PowerPoint volte a exibir uma apresentao por vez, basta clicar no boto Maximizar (o boto do meio dos trs que aparecem no canto superior direito) de qualquer arquivo.

Transformar o mouse em um apontador laser

No modo de exibio Apresentao de Slides ou Leitura, voc pode transformar seu mouse em um apontador laser para chamar a ateno da audincia para algo em um slide.
OBSERVAO

Para obter mais informaes sobre modos de exibio, consulte Quando e como usar modo s de exibio no

PowerPoint 2010. 1. Siga um destes procedimentos: Para usar o apontador laser no modo de exibio Apresentao de Slides, na guia Apresentao de Slides, no grupo Iniciar Apresentao de Slides, clique em Do Comeo ou Do Slide Atual para iniciar a apresentao de slides. Para usar o apontador laser no modo de exibio Leitura, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibio de Apresentao, clique em Modo de Exibio de Leitura .

y y
2.

Pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL, clique com o boto esquerdo do mouse e aponte para o contedo no slide que deseja enfatizar.
OBSERVAO

Se quiser que a audincia veja o apontador laser, mas no o ponteiro do mouse, pressione e mantenha

pressionada a tecla CTRL antes de mover o mouse para manter o ponte iro oculto. 3. Para alterar a cor do apontador laser, siga este procedimento: 1. Na guia Apresentao de Slides, no grupo Configurao, clique em Configurar a Apresentao de Slides . 2. Na caixa de dilogo Configurar Apresentao, em Mostrar Opes, selecione a cor desejada na lista Cor do apontador laser e clique em OK.

INCIO DA PGINA

Gravar os movimentos do apontador laser do mouse

Para gravar os movimentos do apontador laser a fim de aprimorar apresentaes de slides autoexecutveis ou com base na Web, siga este procedimento:

OBSERVAO

Para obter mais informaes sobre como gravar e cronometrar apresentaes de slides, co nsulte Gravar e

adicionar narrao e intervalos a uma apresentao de slides .

1. 2. 3. 4.

Na guia Apresentao de Slides, no grupo Configurao, aponte para a seta ao lado de Gravar Apresentao de Slides Clique em Iniciar Gravao do Comeo ou Iniciar Gravao pelo Slide Atual, dependendo de onde voc deseja iniciar a gravao da apresentao de slides. Na caixa de dilogo Gravar Apresentao de Slides, marque a caixa de seleo Narraes e apontador laser e, se quiser registrar a durao de cada slide ou animao, marque a caixa de seleo Tempos de slide e animao . Clique em Iniciar Gravao .
DICA Para pausar a narrao, no menu de atalho Gravao, clique em Pausar. Para reiniciar a narrao, clique em Continuar Gravao.

5. 6. 7. 8.

9.

Pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL, clique com o boto esquerdo do mouse e aponte para o contedo no slide que deseja enfatizar. Para ir para o prximo slide, solte a tecla CTRL e clique com o boto esquerdo do mouse. Para encerrar a gravao da apresentao de slides, clique com o boto direito do mouse no slide e depois clique em Finalizar Apresentao. Os intervalos da apresentao de slides gravada so salvos automaticamente, e a apresentao de slides aparece no modo de exibio Classificao de Slides com intervalos entre cada slide. Para exibir os movimentos do ponteiro e os intervalos que acabou de gravar, na guia Apresentao de Slides, no grupo Iniciar Apresentao de Slides , clique em Do Comeo ou Do Slide Atual. Para refazer os movimentos do ponteiro ou os intervalos dos slides, basta repetir essas etapas.