PLANILLA DE CLCULOS INICIAL - CURSOS DE CAPACITACIN EN INFORMTICA CMD OESTEFELIPE MOR

PLANILLA DE CALCULOS

NIVEL INICIAL TEORIA

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Contenidos:
Planilla de clculos. Presentacin. rea de trabajo Barra de men, barra de herramientas, barra de frmulas Columnas, filas, celdas Trabajando con filas y columnas Ancho de columna Alto de fila Insertando columnas Insertando filas Eliminar una fila o columna Ingresando datos Tipos de datos Desplazarse por las celdas Editar el contenido de una celda Realizando operaciones matemticas Cmo ingresar frmulas Suma, autosuma Resta Divisin Multiplicacin Cortar, copiar y pegar. Filas y columnas Texto, nmeros, frmulas Creando, abriendo y guardando planillas.

Este material didctico est basado mayormente en el programa OpenOffice.org Calc, que es software libre. En los casos que se crey necesario se han aadido comparaciones e imgenes del programa Microsoft Excel 2003 y Microsoft Excel 2010 (software propietario que para su uso requiere la adquisicin de una licencia) entendiendo que muchos/as usuarios/as cuentan con l en sus computadoras y por lo tanto se justifica realizar la comparativa entre ambos programas que tienen algunas diferencias en sus respectivas interfaces.

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Una planilla de clculos es un programa que nos permitir realizar desde operaciones matemticas simples (sumar, restar, multiplicar y dividir) hasta operaciones ms complejas relacionadas con las estadsticas o la lgica. Tambin, utilizando una planilla de clculos podremos armar una base de datos y organizarla de diferentes maneras. Podramos decir que con una planilla de clculos, entonces, tenemos dos tipos de posibilidades de trabajo: por un lado, operatorias matemticas (llevar las cuentas de una casa o un negocio,

controlar nuestros gastos, organizar nuestras compras en el almacn, etc.) y por el otro lado, la organizacin de bases de datos (organizar una agenda de compaeros, registrar los clientes y proveedores de nuestro emprendimiento, ordenar y clasificar los libros de la biblioteca popular de nuestro barrio). Utilizando una planilla de clculos ser ms fcil organizarnos y planificar, pero adems tendremos ms beneficios, como la posibilidad de dibujar nuestros datos en grficos de barra o de crculos.

Entonces, por ejemplo, utilizando una planilla de clculos podemos: 1- Realizar las cuentas de la Pea que organizamos en la escuela para juntar fondos con el fin de comprar tiles escolares:
Ttulo Panchos Choripanes Gaseosas Cerveza Empanadas Papas fritas TOTAL Cantidad vendida 26 15 50 17 23 28 Precio unitario 1,20 1,50 0,75 2,00 0,75 1,00 Total 31,2 22,5 37,5 34 17,25 28 170,45

2- Llevar un registro de los padres, madres, vecinos y vecinas que organizaron la Pea, para hacer cadenas telefnicas y comunicarnos ms rpido.
Participante Alberto Cristina don Gimnez doa Juana Graciela Javier Mariela Pepe Roxana Tito Telfono Comentarios

462857 desde las 17 461558 463574 (vecino) 458521 431825 (sobrina) 1569447 455213 414789 (trabajo) 487521 a la noche 1559852

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3- Graficar las ganancias de la Pea para informar a todos los miembros de la escuela

Ventas en la Pea
37,5 35 32,5 30 27,5 25 22,5 20 17,5 15 12,5 10 7,5 5 2,5 0 Panchos Choripanes Gaseosas Cerveza Empanadas Papas fritas

Dinero

Productos

En la actualidad existen muchos programas de planilla de clculos, los ms comunes son Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, etc. Nosotros trabajaremos con OpenOffice.org Calc que pertenece al llamado Software libre. Cuando abrimos la planilla de clculos vemos una ventana similar a la siguiente:

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Ahora iremos reconociendo las partes ms importantes de esta ventana, como la barra de mens

que al igual que en el procesador de textos se encuentra en la parte superior de la pantalla y que nos ofrece todas las posibilidades de trabajo que tenemos con este programa, para acceder a ellas debemos hacer clic en el men que queremos ejecutar, por ejemplo, si cliqueamos en el men Datos se abrir el siguiente cuadro:

Volvemos a hacer clic sobre la accin elegida y ya estaremos dndole ordenes a la planilla de clculos. En este caso, le estamos pidiendo que ordene diferentes datos. Ms abajo de la barra de mens est la barra de herramientas, donde tendremos las acciones graficadas como conos. En la barra de herramientas encontraremos las acciones ms comunes o las ms usadas por las personas, para ahorrarnos tener que buscarlas dentro de la barra de men todo el tiempo.

En la barra de formato, tendremos a mano las herramientas ms comunes para darle formato al texto que escribamos como as tambin a las tablas que hagamos

El rea de trabajo en la planilla de clculos est conformado por columnas que se denominan con letras (columna A, columna M, columna T) y filas que se denominan con nmero (fila 1, fila 33, fila 74). La interseccin entre una columna y una fila, se denomina celda. Entonces, la celda estar referenciada por la letra de la columna ms el nmero de fila.

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Por ejemplo:

En este momento estamos ubicados en la celda B5 (columna B, fila 5) Determinar la ubicacin de una celda es similar a ubicar un barco en el juego de la Batalla Naval que seguramente todos conocemos.

En Microsoft Excel 2003 el rea de trabajo y las barras de men, herramientas y frmulas son muy similares:

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As se ve la pantalla principal de Microsoft Excel 2010:

La planilla de clculos nos permite modificar el ancho de sus columnas o el alto de sus filas, para que lo que escribamos dentro de ellas no quede cortado y nos alcance bien el espacio. Ancho de columna: Tenemos dos opciones, la ms simple es posicionarnos con el puntero del mouse sobre el borde de la columna, y con el botn apretado del mouse, arrastramos ese borde hacia la derecha o hacia la izquierda.

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Si no, seleccionamos la columna a modificar (en este caso, hacemos un clic sobre la B) y luego hacemos clic en el men Formato, luego Columna y luego Ancho

Se abrir una ventana como la siguiente en donde debemos colocar la cifra exacta que queremos que tenga esa columna (2,5 cm; 1,7 cm; etc.) Luego hacemos clic en Aceptar.

Alto de fila De modo similar al caso anterior, podemos regular el alto de las filas de dos maneras. La primera, arrastrando con el puntero del mouse

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O bien, seleccionando la fila (en este caso, hacemos clic sobre 1 que identifica la fila) y luego, hacemos clic en el men Formato, luego Fila, luego Altura. Se abrir una ventana como la siguiente:

Al igual que en el caso anterior, escribimos el nmero deseado y luego hacemos clic en Aceptar.
En Microsoft Excel 2010 podemos modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas desde la pestaa Inicio y luego Formato

Insertando columnas: Supongamos que la tabla con los datos de los organizadores de la Pea nos qued chica, porque nos olvidamos de una columna o quisimos agregarle sobre la marcha una columna para anotar las direcciones de las personas. La planilla de clculos nos da la posibilidad de agregar o quitar las columnas que deseemos. Para agregar una columna, debemos: 1 Seleccionar el lugar donde deseamos agregar una columna, en este caso, al lado de la columna Nombre. 2 Hacemos clic en el men Insertar y luego Columnas
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3 La columna se insertar y desplazar hacia la derecha la columna siguiente:

Insertando filas De similar manera, insertamos una fila extra, para incorporar una persona que se suma a la organizacin de la Pea. 1 Seleccionamos el lugar donde deseamos agregar una nueva fila

2 Hacemos clic en el men Insertar y luego Filas 3 La nueva fila se insertar y desplazar hacia abajo a las otras filas siguientes:

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas para insertar filas o columnas en la pestaa Inicio y luego Insertar

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Eliminar una fila o una columna Para eliminar una fila o una columna, debemos: 1 seleccionar la fila o columna que queramos eliminar 2 Hacemos clic en el men Editar y luego Borrar celdas 3 Automticamente se borrar la fila o columna y las dems se desplazarn para ocupar ese espacio en blanco.

En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas para eliminar filas o columnas en la pestaa Inicio y luego Eliminar

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Los datos que podemos ingresar en una planilla de clculos son de tres tipos: 1- Texto: por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, productos, etc. 2- Nmero: nmeros enteros (1; 3; 27; 8976...) o bien fracciones (1,75; 2,41; 896,10...) o bien pueden ser fechas (14/08/2003; 27 de marzo de 1996; etc.), o bien porcentuales (21%; 45,20%, etc.) o bien dinero ($12; 25,4; etc.) pero todos nmeros al fin. 3- Frmulas: son las que resolvern diferentes operaciones matemticas. Siempre se encuentran detrs de un signo = (igual) Desplazarse por las celdas e ingresar datos en las mismas: para desplazarnos de celda en celda, slo debemos pulsar las teclas de direccin del teclado, o bien hacer un clic con el mouse sobre la celda elegida y comenzar a escribir. Una vez que terminamos de escribir en una celda, ya sea un texto, ya sea un nmero, ya sea una frmula, siempre es necesario cerrar la carga de datos apretando la tecla Enter o bien alguna de las flechas de direccin o desplazamiento para pasar a una nueva celda. De esta forma avisaremos que ya hemos terminado de cargar datos en esa celda. Editar el contenido de una celda: para poder re-escribir o modificar el contenido de una celda, primero debemos volver a abrir el cursor titilante en esa celda. Para ello, nos ubicamos sobre la celda en cuestin y apretamos la tecla F2 del teclado, entonces, se habilitar el cursor que nos permitir editar (modificar) el texto, nmero o frmula que se encuentra en la celda. Luego, volvemos a cerrar el modo de escritura con Enter o con las flechas de desplazamiento. Resumiendo: Nos desplazamos de celda en celda con las flechas de desplazamiento Escribimos y cerramos la escritura con Enter o con las flechas de desplazamiento. Editamos el contenido de una celda posicionndonos sobre ella y apretando F2. Luego volvemos a cerrar el modo de escritura con Enter o las flechas de desplazamiento.

Uno de los beneficios ms importantes de una planilla de clculos es que en ella podemos resolver muy fcilmente operaciones matemticas. Para ello, debemos valernos de las frmulas que existen para cada operacin. Las frmulas (sumas, restas, multiplicaciones, etc.) que contenga una celda sern visualizadas en la barra de frmulas (que se encuentra debajo de la barra de herramientas). A la derecha de la barra de frmulas encontraremos un casillero que nos marcar la celda en donde estamos parados en este momento. Veamos el ejemplo:

En este ejemplo estamos posicionados en la celda D7 y que en ella tenemos el resultado de multiplicar la celda B7 por la C7

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Cmo ingresamos frmulas? Una ley al momento de ingresar frmulas, es que siempre deben estar precedidas por el signo = (igual). Asimismo, cuando ingresamos una frmula, es un requisito necesario indicarle las celdas que vamos a operar: Veamos un ejemplo: Javier y Pedro se encargaron de repartir, casa por casa, los volantes para la Pea que se hizo en la escuela. Queremos saber, en total, cuntos volantes repartieron entre los dos, entonces, en la celda B3 sumaremos B1 + B2

Lo bueno de referenciar por celdas (B3=B1+B2) y no por nmeros (B3=124+89) es que si luego queremos modificar el valor de una celda, se modificar automticamente el resultado final.

Sumando esfuerzos! Para realizar una suma, tenemos varias posibilidades. La ms simple es que la vimos arriba: Posicionados en B3 escribimos =B1+B2 Pero y si tenemos muuuuchos factores para sumar? Supongamos que los/as dems compaeros/as al ver el entusiasmo de Javier y Pedro deciden ayudar a repartir volantes, entonces se suman 9 personas ms al grupo y nosotros queremos saber cuntos volantes repartieron entre todos: Posicionados en B12 escribimos =B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11 Si bien esta frmula es posible, nos sera demasiado cansador escribirla entera, corriendo el riesgo de equivocarnos de tanto tipear letras y nmeros. Entonces, podemos utilizar la funcin SUMA: Posicionados en B12 escribimos =SUMA(B1:B11) que significa: queremos sumar desde B1 hasta B11, estableciendo as lo que llamamos un rango de celdas, es decir, las celdas comprendidas entre una inicial y una final. Todos los rangos se enuncian de la misma manera: Abrimos parntesis ( celda inicial B1 dos puntos : celda final B11 cerramos parntesis )

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Veamos el ejemplo:

Autosuma:

Es una herramienta muy til porque nos permitir hacer grandes sumas de una manera ms simple. Hacemos clic en la celda donde queremos poner el resultado, y luego hacemos un clic en el botn Sigmade la barra de herramientas. Automticamente se seleccionar un rango de celdas, si es el correcto, simplemente apretamos Enter y tenemos nuestro resultado. Si el rango seleccionado no es el correcto, entonces con el puntero del mouse seleccionamos el rango vlido y Enter.

En Microsoft Excel 2010 encontraremos la herramienta Autosuma en la pestaa Inicio

Restando penas Con el dinero recaudado en la Pea se comenzaron a comprar los tiles escolares que faltaban. Cada nueva compra iba restando dinero del fondo pero tambin restando penas a los chicos que menos tenan!

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Para restar, tenemos tambin varias posibilidades:

En este caso, nos posicionamos sobre B3 y restamos B1 B2 =B1-B2 Ms adelante, las personas deciden comprar ms tiles necesarios: lapiceras, ceritas, tijeras, reglas, cartulinas. Entonces...

Entonces resolvemos de la siguiente manera: Al total de $170,45 le restamos la suma de todos los productos comprados: =B1-SUMA(B2:B7) o bien, a la celda B1 le restamos todos los productos desde B2 hasta B7. Dividiendo las cargas! Para atender el buffet de la Pea, la escuela contaba con 15 voluntarios/as y con 5 tareas especficas: preparar los choripanes, preparar los panchos, preparar las empanadas, servir las gaseosas y las cervezas y preparar las papas fritas. Entonces, si haba 15 voluntarios/as para realizar 5 tareas, cada tarea contara con 3 voluntarios.

Entonces, para introducir una divisin debemos escribir =A2/B2

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Multiplicando esperanzas! Entusiasmados por los resultados de la Pea, los chicos y chicas de la escuela y del barrio decidieron armar una rifa, pero esta vez, para comprar algunos libros que regalarn a la Biblioteca. Para que la rifa sea accesible a todos los bolsillos, pusieron diferentes valores. Luego, hicieron una tabla para saber el total de dinero juntado gracias a las rifas

Una multiplicacin, entonces, la hacemos de la siguiente manera: =A2*B2

Estas tres importantes herramientas que hemos visto en el procesador de texto, tambin nos servirn (y mucho!) en la planilla de clculos. Con cortar, copiar y pegar podemos cambiar el formato de nuestra planilla (reacomodar las columnas y las filas, moverlas, desplazarlas, duplicarlas) o bien ahorrarnos de tipear texto o nmeros repetidos y frmulas matemticas, es decir, podemos tambin duplicar, mover, desplazar, el contenido de esas columnas y filas.

Cortar Copiar Pegar Cortando, copiando y pegando filas y columnas Para desplazar o duplicar las filas y columnas de nuestra planilla, debemos: 1 seleccionar la fila o columna elegida, en este ejemplo, queremos copiar la columna Entradas vendidas.

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2 hacemos un clic en el cono copiar de la barra de herramientas o bien en el men Editar y luego Copiar. Nuestros datos estarn ahora en el portapapeles, a la espera de que los peguemos en la nueva ubicacin.

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3 Seleccionamos la nueva ubicacin, el lugar donde pegaremos nuestra columna

4 Hacemos clic en el cono pegar de la barra de herramientas o bien en el men Editar y luego Pegar

Y listo, la columna se habr copiado al final de la tabla:

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Pegando una columna entre medio de otras dos con contenidos: Qu sucede si queremos copiar o mover la columna Entradas vendidas entre las columnas Precio y Total? Nos faltar lugar! En estos casos, lo que debemos hacer antes de copiar o mover la columna Entradas Vendidas, es agregar una columna en blanco donde luego pegaremos la columna Entradas vendidas. Veamos el ejemplo:

(para agregar columnas en blanco, revis el apartado Trabajando con filas y columnas de esta cartilla) Una vez agregada la columna, repetimos los pasos anteriores y obtendremos lo siguiente:

Para el caso de copiar, cortar y pegar filas, debemos llevar a cabo los mismos procedimientos que con las columnas.

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Cortando, copiando y pegando texto, nmeros y frmulas de celda en celda Para poder copiar o mover texto, nmeros o frmulas de una celda a otra, debemos: 1 Seleccionamos la celda deseada con un slo clic sobre la misma

2 Hacemos clic en el cono correspondiente (en este caso, copiar). 3 Nos posicionamos con un clic en la nueva ubicacin 4 Hacemos clic en el cono pegar tantas veces como sea necesario.

Una buena noticia! Para copiar frmulas haremos el mismo procedimiento, pero la frmula (en el caso de nuestro ejemplo B3*C3 se ir adaptando a la nueva fila en que se encuentra, para poder multiplicar los valores de esa fila y no de la anterior.

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Veamos el ejemplo:

Como vern, con esta herramienta nos ahorraremos mucho trabajo cuando tenemos una misma frmula que se repite (en este caso, la multiplicacin)

En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas necesarias para cortar, copiar y pegar en la pestaa Inicio

Recordemos que cuando trabajamos con una computadora podemos abrir archivos que estn guardados, guardar archivos que acabamos de hacer y por supuesto crear nuevos archivos. Esta posibilidad de poder guardar y luego recuperar archivos guardados, es una de las principales ventajas que tienen las computadoras con respecto a las mquinas de escribir o a las calculadoras. Crear, abrir y guardar hojas de clculos es muy similar a crear, abrir y guardar documentos de textos, tal como hemos visto en la cartilla anterior. Pero hagamos un repaso: Crear una hoja nueva: Para ello, hacemos clic en el men Archivo y luego Nuevo y luego Hoja de clculos. O bien hacemos clic en el cono correspondiente de la barra de herramientas.

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Para crear un libro nuevo de Microsoft Excel 2010 deberemos ir a la pestaa Archivo, luego Nuevo y luego Crear

Guardar una hoja de clculos por primera vez: Hacemos clic en el men Archivo y luego Guardar o bien en el cono correspondiente:

Se abrir una ventana en donde debemos escribir con qu NOMBRE queremos guardar ese archivo y en qu UBICACIN lo haremos, luego hacemos clic en Guardar.

Guardar los cambios

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Cuando tenemos una hoja de clculos guardada, luego la abrimos y modificamos, y finalmente la volvemos a guardar, lo que estamos haciendo es guardar los cambios a la misma. Entonces, no tendremos que volver a escribir el nombre del archivo y su ubicacin, ya que nuestra computadora ya tendr esos datos. Simplemente hacemos clic en el cono o en el men Archivo y luego Guardar, y as quedarn grabados esos cambios que hicimos. Abrir una hoja de clculos: Para abrir una hoja de clculos que est guardada, debemos conocer dos datos: cmo se llama nuestra hoja y dnde la guardamos. Entonces, hacemos clic en el men Archivo y luego Abrir o en el cono correspondiente.

Se abrir una ventana como la siguiente:

En ella, elegimos el archivo que queremos abrir y hacemos clic en Abrir

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas Guardar, Guardar como y Abrir en la pestaa Archivo

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