Anais do VIII Simpsio de Administrao da Produo, Logstica e Operaes Internacionais SIMPOI 2005 - FGV-EAESP

Processos de Gesto de Incubadoras de Empresas: As Melhores Prticas da Rede de Incubadoras do Rio de Janeiro

Juliana Calfa de Assis Graduando em Engenharia de Produo Universidade Federal do Rio de Janeiro juliana.calfa@gpi.ufrj.br Renata Seldin, M.Sc. Mestre em Engenharia de Produo Universidade Federal do Rio de Janeiro renata.seldin@gpi.ufrj.br Heitor Mansur Caulliraux, D.Sc. Doutor em Engenharia de Produo Universidade Federal do Rio de Janeiro heitor.caulliraux@gpi.ufrj.br

Resumo: Este artigo tem como objetivo apresentar um estudo cientfico realizado no mbito da Rede de Incubadoras do Estado do Rio de Janeiro (ReINC), onde buscou-se estabelecer um Modelo de Gesto para as suas incubadoras constituintes, suportado por ferramentas tecnolgicas que facilitassem o processo de gesto pelas suas equipes gerenciais. Durante a realizao do estudo, processos genricos de gesto de incubadoras foram customizados para se adequar realidade de cada uma delas, e a comparao entre as customizaes possibilitou encontrar as melhores prticas, em termos de processos de gesto, que podem ser aplicados a qualquer tipo de incubadora de empresas. 1) Introduo O movimento de incubao de empresas do Brasil coloca o pas em evidncia se comparado ao cenrio mundial. Em 2004, as 283 incubadoras brasileiras (um aumento de quase 37% em relao ao nmero de incubadoras existentes no ano anterior) foram responsveis por aes de incentivo ao empreendedorismo, desenvolvimento econmico local e regional, gerao de empregos, desenvolvimento tecnolgico e transferncia de tecnologia (ANPROTEC, 2004). Entretanto, pode-se observar que a estruturao de um modelo de gesto de incubadoras ainda carece de evoluo e, neste sentido, a Rede de Incubadoras do Rio de Janeiro (ReINC) tm elaborado uma srie de estudos para maximizar a eficincia de suas associadas.

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2) Contextualizao Entre o perodo de 2004/2005 foi desenvolvido um estudo cientfico no mbito da Rede de Incubadoras do Rio de Janeiro (ReINC), com o apoio do Sebrae-RJ, que possua como objetivo principal a definio de um modelo de gesto comum, adotado por todas as incubadoras, ns da rede que fortalece o movimento de incubadoras no Rio de Janeiro. Este modelo de gesto foi gerado a partir do princpio de que o processo central de incubao de uma empresa pode ser considerado e estruturado como um projeto, uma vez que atendem s especificaes do PMI (2000:4) quanto aos seguintes aspectos: A incubao de uma empresa tem incio e fim definidos; O produto/servio oferecido pela incubadora nico; A organizao e o objetivo so transitrios. 3) Metodologia Utilizada Aps a construo do Modelo de Gesto para Incubadoras, foi realizada a implantao do mesmo em 8 incubadoras do Rio de Janeiro que possuam, em sua maioria, caractersticas distintas quanto ao tipo de negcio desenvolvido. A preparao para o incio da implantao apontou para a necessidade de modelar processos de gesto que englobassem o uso das ferramentas tecnolgicas adotadas e que fosse genrico de modo a facilitar a aderncia do mesmo a qualquer incubadora que desejasse implantar o Modelo de Gesto. Os processos genricos de gesto de projetos foram modelados com base em REINC (2001) com o intuito de aumentar as chances de implantao bem sucedida do Modelo de Gesto, atravs da apresentao das mudanas que o novo modelo traria aos processos da incubadora e da discusso sobre o melhor uso da ferramenta para apoio gesto da incubadora e das empresas incubadas. Durante a implantao o modelo genrico foi customizado buscando sua adequao s caractersticas de cada incubadora e o entendimento dos processos pela equipe da incubadora. A implantao do Modelo de Gesto em cada incubadora foi considerada como um estudo de caso, que apresentava como produto o seu processo de gesto customizado. Ainda cabe ressaltar o importante papel do desenvolvimento da teoria durante a execuo do planejamento do estudo de caso, visto como esquema de proposies tericas que suportem o estudo, fornecendo uma histria sobre por que ocorreram atos, acontecimentos, estrutura e pensamentos (SUTTON & STAW, 1995:378). A metodologia adotada para realizar a comparao entre os produtos foi o mltiplo estudo de caso proposto por YIN (2005), que possibilitou uma generalizao analtica, normalmente mais facilmente aplicvel em projetos de casos mltiplos, onde o resultado pode ser comparado teoria, cabendo a sua replicao para cada um dos estudos de caso realizados (neste caso a replicao pode ser literal, reforando resultados semelhantes, ou terica, no caso de resultados contrastantes). A abordagem de replicao pode ser observada na Figura 1.

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Figura 1 - Mtodo de estudo de caso. Fonte: COSMOS Corporation (YIN, 2005:72) apud SELDIN (2005)

O cruzamento dos dados obtidos em cada estudo de caso e a comparao dos resultados tiveram como objetivo atestar a validade do modelo genrico de processos de gesto de projetos e propor um novo modelo mais aderente ao propsito de gerir uma incubadora por projetos e com o apoio de ferramentas de Tecnologia da Informao. Sendo assim, a apresentao dos estudos de caso realizados no se dar atravs da narrativa dos casos individuais, mas sim atravs da apresentao de uma anlise cruzada dos tpicos exploratrios, como sugere YIN (2005). Esta apresentao ser feita nos itens a seguir. A construo dos modelos foi feito segundo a metodologia adotada pela ferramenta ARIS Toolset. Na metodologia adotada, a modelagem dos macro-processos feita atravs do modelo denominado VAC (Value-Added Chain Diagram ou Diagrama de Cadeia de Valor Agregado). Nos casos em que um maior detalhamento necessrio (ou se encontra disponvel) foi utilizado o modelo denominado EPC (Event Driven Process Chain ou Cadeia de Processos Orientada por Eventos), que representa os processos componentes de um macroprocesso (SELDIN, 2005). Os objetos utilizados para detalhamento dos modelos esto apresentados na Tabela 1.

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Tabela 1 - Objetos dos processos modelados

4) Processos Genricos de Gesto de Projetos De acordo com os nveis de maturidade encontrados (Figura 2) pde-se observar que algumas incubadoras no apresentavam o desenvolvimento e as caractersticas necessrias para adotar por completo o Modelo de Gesto. As mesmas deveriam possuir uma estratgia bem definida para conseguir determinar os objetivos que desejavam medir e uma infra-estrutura para dar apoio ao uso das ferramentas do modelo.

Figura 2 - Nvel de maturidade de incubadoras

O nvel de maturidade das oito incubadoras pde ser auferido atravs da customizao e anlise dos processos de gesto, que passou pela construo do macroprocesso de incubao de empresas, buscando agrupar todos os processos que devessem ser realizados pelas incubadoras de modo a garantir sua gesto desde o nvel estratgico at o operacional. Os macroprocessos observados foram: Planejamento Estratgico da Incubadora, Planejamento Anual, Gesto da Carteira, Pr-Incubao, Seleo, Incubao, Ps-Incubao, Avaliao da Incubadora e Projetos Especiais. A seguir ser apresentada uma breve descrio de cada um deles. Planejamento Estratgico da Incubadora: consiste em uma rotina realizada periodicamente pela incubadora para revisar a sua misso e viso e definir seus objetivos estratgicos. Esse processo no foi detalhado, pois cada incubadora deve ter uma rotina especfica de

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planejamento estratgico que no deve ser reformulada no mbito do projeto, servindo apenas como dado de entrada para os demais processos. Planejamento Anual: o planejamento Anual da incubadora consiste na organizao dos objetivos estratgicos definidos durante o planejamento estratgico dentro das 4 vistas indicadas pelo BSC e da construo de indicadores, metas, relaes de causa e efeito e planos de ao. Todas essas informaes so inseridas em um sistema de medio de indicadores de desempenho e apresentadas aos stakeholders. Gesto da Carteira: entendo-se que a incubadora possui uma carteira de projetos que devem ser gerenciados surgiu a necessidade de gerar um processo que agrupasse todas as tomadas de deciso referentes aos projetos gerenciados pela incubadora. A gesto da carteira envolve a anlise da situao das empresas residentes e a definio da continuao ou no das empresas no projeto de incubao e com isso, definido o nmero de vagas que sero abertas para o processo de seleo. Alm disso, os projetos especiais tambm so analisados de modo a definir se a incubadora tem capacidade/disponibilidade para entrada de novos projetos especiais em seu portflio. Pr-Incubao: com a aprovao do candidato para a pr-incubao, o processo se inicia com o planejamento das atividades seguido pela avaliao e controle do projeto, ambos apoiados pelo MS Project. O evento que marca o final da pr-incubao o plano de negcios elaborado, quando o empreendedor segue para o processo de seleo para a incubao. Seleo: o preenchimento do template de seleo no MS Project com a alocao de recursos e custos, as metas intermedirias, os prazos das atividades e a data de incio a primeira atividade do processo de seleo. Aps o incio do processo de seleo propriamente dito, o projeto de seleo executado e controlado baseado no template gerado para que no final do processo o projeto seja avaliado gerando um relatrio. Incubao: durante o processo de Incubao a empresa se instala e o seu projeto de incubao planejado baseado no seu Plano de Negcios. Com o apoio do MS Project o projeto acompanhado e avaliado, buscando definir/executar aes de apoio ao desenvolvimento da empresa. Alm disso, a incubadora analisa determinados critrios definidos por ela que visam definir se a empresa est madura para se graduar ou no. Caso seja decidido que a empresa deva se graduar feito um planejamento dentro do template de incubao das atividades de graduao para a preparao da sada da empresa. Ps-Incubao: o processo de ps-incubao est baseado no recolhimento de informaes sobre a situao da empresa graduada para o acompanhamento de seu desenvolvimento fora da incubadora enquanto durar o tempo de ps-incubao. Avaliao da Incubadora: momento em que a incubadora analisa os relatrios gerados durante o ano e avalia seus projetos de incubao, pr-incubao, seleo e projetos especiais analisando seu desempenho global apoiada pelos resultados obtidos pelas medies inseridas no sistema de medio de performance. 5) Comparativo entre processos Aps a comparao de cada processo customizado com o modelo de processos genricos sugerido foi possvel encontrar alguns pontos interessantes que contrastavam com o modelo proposto. No entanto, a maioria dos contrastes encontrados devido s caractersticas

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inerentes ao tipo de negcio incubado ou ao nvel de maturidade da incubadora, segue abaixo as especificidades identificadas em cada processo: Poucas alteraes nos macroprocessos - o baixo volume de mudanas no macroprocesso reflete que as incubadoras, no geral, ou possuem uma gesto semelhante ou no possuam processos de gesto bem definidos e adotaram o modelo proposto. Sistema de Gesto utilizado em algumas incubadoras foram encontrados sistemas de gesto em uso diferentes das ferramentas propostas no Modelo de Gesto. O uso desses sistemas diferenciados altera os processos de gesto, pois a ferramenta utilizada influencia em como as atividades de gesto da incubadora so realizadas. Ausncia de algum macroprocesso - algumas incubadoras no realizam alguns macroprocessos, como por exemplo: Pde-se perceber que algumas incubadoras no possuem pr-incubao. No caso especfico de uma incubadora cujo foco de incubao so spin offs no sente a necessidade de se desenvolver a empresa, visto que possui como clientes grandes empresas que desejam apenas desenvolver um produto especfico. Em outras incubadoras, o macroprocesso de ps-incubao no realizado, pois difcil o contato com as empresas aps a incubao. Segundo MOREIRA (2002), como conseqncia das restries de recursos, a maior parte das incubadoras no mantm um contato formal e sistemtico com as empresas graduadas, limitando-se a operar apenas durante o processo de incubao. Seqncia invertida entre os macroprocessos de Pr-incubao e Seleo em algumas incubadoras o macroprocesso de Seleo ocorre primeiro que o de Princubao. Nos casos em que isso ocorre no h nenhum prejuzo no Modelo Genrico de Processos, visto que para a maioria das incubadoras em que os processos foram customizados o processo de Pr-incubao tem o objetivo de desenvolver ou construir o Plano de Negcios da empresa. Formato de apresentao das metas, objetivos e planos de ao - em algumas incubadoras a apresentao ocorre para o Conselho Diretor. No caso de incubadoras mais maduras, ocorre uma publicao na Intranet das organizaes. Anlise de informaes os clusters de informaes analisados variam de acordo com as necessidades de cada incubadora. No caso de uma incubadora voltada para o desenvolvimento social da regio analisada a incluso social dos membros da empresa. Alm dos pontos expostos acima, tambm foi possvel notar algumas caractersticas que podem ser assinaladas como boas prticas, encontradas em pelo menos uma das incubadoras estudadas, mas que deveriam ser replicadas para as demais: Anlise do projeto de incubao para Graduao realizada uma anlise do projeto de incubao e definido se a incubada est madura ou no para ser graduada, se sim, iniciado o planejamento do projeto de graduao. Se a empresa no estiver madura para a graduao avaliada a possibilidade/ necessidade de continuao no processo de incubao para a assinatura de um termo aditivo de contrato. Critrios de anlise do projeto de Incubao avaliar as parcerias e a participao em Redes das incubadas, visto que a formao de uma rede de relacionamentos capaz de gerar negcios para as empresas incubadas.

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Visita empresa graduada essa atividade apareceu no macroprocesso de Psincubao em duas incubadoras. Durante a visita empresa possvel comprovar os dados que foram enviados para o preenchimento do Relatrio da situao das graduadas. Avaliao Psicolgica do candidato a avaliao psicolgica durante a Seleo permite incubadora identificar os empresrios que no possuem o perfil certo para dirigir sua empresa caso seja aprovado no processo de seleo, evitando assim futuros problemas entre scios, etc. Assinatura de Contratos de Residncia/Associao - Caso a empresa j esteja constituda assinado um contrato de residncia, caso contrrio assinado um termo de compromisso. Durante a pr-incubao assinado um convnio de pr-incubao. Isso permite que a relao empresas/empreendedores com a incubadora seja devidamente formalizada evitando qualquer problema jurdico no futuro. Projetos Especiais processo referente ao controle/avaliao dos projetos especiais. Os projetos especiais independem da incubao das empresas, mas influenciam na gesto da incubadora, podendo ser a construo de um parque tecnolgico ou projetos de consultoria para financiar os demais projetos da incubadora. Associao da empresa graduada em Redes as empresas no perodo de psincubao podem se associar em Redes temticas cujo objetivo promover a estratgia e a integrao das empresas associadas, promovendo a sua insero no mercado. Avaliao da Incubadora durante a Incubao realizada uma avaliao dos servios da incubadora para com as graduadas e uma discusso da adequao do mix de servios da incubadora oferecidos s empresas incubadas. Durante a anlise/acompanhamento do projeto de incubao feita uma anlise da relao da empresa com a incubadora. Realizao de reunies peridicas de acompanhamento da empresa as empresas so acompanhadas periodicamente na fase de incubao para identificar as necessidades de modo que a incubadora junto com a empresa possa montar um plano de ao para resolver os problemas/necessidades identificados.

6) Proposta de novo Modelo de Processos de Gesto de Projetos Aps a anlise de todos as boas prticas identificadas foi necessria a construo de uma nova proposta de modelo genrico de processos de gesto de projetos. Todas as prticas citadas no item anterior foram incorporadas ao modelo e esto assinaladas por um retngulo cinza.

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Gesto de Projetos

Planejamento Estratgico da Incubadora

Planejamento Anual

Gesto da Carteira

Pr-incubao

Seleo

Incubao

Ps-Incubao

Avaliao da Incubadora

Projetos Especiais

Figura 3 Macroprocesso de Gesto de Incubadoras

No macroprocesso foi importante inserir o processo referente aos Projetos Especiais tendo em vista a sua influncia sobre a gesto da incubadora, deslocando recursos e interferindo na gesto da carteira de projetos da incubadora. A Gesto da Carteira o principal processo para a incubadora que deseja se gerir por projetos, visto que inserindo os projetos especiais como podemos ver na Figura 4 a incubadora passa a ter uma viso completa dos projetos que deve gerir e que recursos sero distribudos.

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Incubao

Projeto de incubao avaliado Planejamento Anual Projetos Especiais Relatrio de situao da residente

Consolidar relatrio de situao das residentes

Relatrio consolidado da situao

Estruturas de indicadores e planos de ao definidos

Projetos especiais avaliados

Relatrio de situao consolidado

Sistemas de acompanhamen to das empresas residentes Relatrio consolidado da situao MS Project Analisar situao das empresas residentes

Relatrio da situao do Projeto Especial Analisar situao dos projetos especiais

MS Project

Quantificar metas para novos projetos especiais

Anlise da disponibilidade/ca pacidade da equipe interna

Projetos de graduao definidos

Permanncia de residentes definida Metas para novos projetos especiais definidas

Anlise da necessidade financeira da incubadora

Definir cronograma de graduao das residentes

Definir objetivos e metas para as residentes

Projetos Especiais

Quantidade de vagas para novas residentes definida

Outras anlises do mercado

Polticas pblicas de pesquisa e desenvolvimento

Anlise da demanda do mercado

Cronograma de graduao definido

Objetivos e metas para residentes definidos

Analisar oportunidades de mercado Incubao Quantificar metas para a seleo de pr-incubadas... Quantidade de vagas por atuao

Definir perodo para a seleo de pr-incubadas e residentes

Metas para a seleo de residentes definidas

Metas para a seleo de pr-incubadas definidas

Seleo

Pr-incubao

Avaliao da Incubadora

Figura 4 - Gesto da Carteira

No processo de incubao que pode ser acompanhando na Figura 5 que foi inserido no processo a questo da formalizao do contrato no momento da entrada da empresa na

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incubadora, formalizando a relao entre a incubadora e os empreendedores. Alm disso, foi levado em considerao o critrio de participao em Redes ou parcerias no momento do acompanhamento do projeto de incubao, visto que traz melhorias para o desenvolvimento da empresa e aumenta a carteira de clientes da mesma.
Seleo

Empresas selecionadas

Formalizar contratos

Empresa Constituda

Empresa no Constituda

Assinatura do Contrato de Residnica

Assinatura do Contrato de Associao

Contratos assinados

Plano de Negcios Gesto da Carteira Instalar a empresa Template de Incubao Planejar projeto de incubao MS Project Cronograma de graduao definido

SGpIND

SGpIND

Acompanhar e avaliar o projeto de incubao

Relatrio de situao da residente

Situao financeira

Gesto da Carteira

Projeto de incubao avaliado

Clientes e faturamento das empresas MS Project Mix de produtos

Infra-estrutura e funcionrios

Tendncias e perspectivas Analisar o tempo de incubao da empresa

Parcerias e Participao em Redes

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Empresa dentro do perodo de Incubao

Empresa prxima ao final do perodo de Incubao

Analisar maturidade da empresa

Discutir adequao do mix de servios da incubadora

Definir/executar aes para apoiar o desenvolvime...

Empresa madura para graduao

Empresa no-madura para graduao

Aes de apoio residente definidas/ executadas

Perodo definido para a graduao

Planejar atividades de graduao com a residente

MS Project

Avaliar possibilidade / necessidade de continuao

Acompanhar e avaliar as atividades de graduao

MS Project

Projeto de Incubao avaliado para descontinuidade

Projeto de Incubao avaliado para continuidade

Realizar avaliao dos servios da incubadora

Descontinuar projeto de incubao

Assinar termo aditivo

Formalizar sada e nova relao com a incubadora

Projeto de Incubao Descontinuado

Empresa mantida na Incubao

Desinstalar empresa

Empresa graduada pela incubadora

Ps-Incubao

Figura 5 Incubao

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Incubao

Periodicidade de envio do relatrio da situao da empresa

Empresa graduada pela incubadora

Situao financeira

Clientes e faturamento das empresas Relatrio da situao da empresa graduada Receber relatrio peridico da situao da empresa

Mix de produtos

Infra-estrutura e funcionrios Relatrio peridico recebido

Tendncias e perspectivas

Realizar visita empresa graduada

Avaliar o desenvolvimento da empresa graduada

Empresa dentro do perodo de ps-incubao

Empresa completou perodo de ps-incubao

Verificar aes para potencializar negcios para a empresa

Rescindir contrato com incubadora

Associar as empresas em Redes temticas

Ciclo de ps-incubao completo

Empresa mantida na ps-incubao

Figura 6 - Ps-Incubao

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No processo de ps-incubao foram inseridos dois pontos muito importantes: Visitar empresa e Associar as empresas em Redes Temticas. Durante a visita empresa possvel verificar se os dados enviados por relatrio esto corretos e manter os indicadores os mais reais possveis. A avaliao da empresa graduada traz informaes importantes sobre o quanto a incubao daquela empresa foi bem sucedida.Alm disso, a associao das graduadas em Redes temticas importante para o crescimento da carteira de clientes e para a participao em eventos da empresa. 7) Concluso O trabalho apresentado teve como objetivo avaliar a aderncia do modelo genrico de processos de gesto realidade das incubadoras do Rio de Janeiro. Atravs dele, pde-se perceber que o modelo de gesto inicial no apresentou ganhos quanto gesto de projetos, visto que este foi um conceito novo inserido durante a implantao do Modelo de Gesto. No entanto o modelo ganhou muito em termos de prticas de gesto da incubadora, visto que algumas incubadoras j alcanaram o nvel de maturidade em que a qualidade do servio prestado pela incubadora uma preocupao. Nesse momento a incubadora passa a canalizar seus esforos para uma gesto eficiente. A nova proposta mostrada no item acima tenta incorporar as boas prticas observadas durante a comparao mltipla dos estudos de caso e ser genrica do ponto de vista que pode ser adotada por qualquer incubadora de empresas. O objetivo dessa proposta que uma vez que o processo de gesto seja adaptado para o tipo de negcio incubado, ele possa trazer melhorias na gesto da incubadora e implementar nessa gesto a idia de que a incubadora uma gestora de projetos. A tendncia que este trabalho seja expandido para incubadoras de outros estados de modo a validar o novo modelo genrico de processos dentro de outras realidades e analisar em que nvel de maturidade ele mais se adere. 8) Referncias Bibliogrficas ANPROTEC, 2004, "Panorama 2004". Disponvel em http://www.anprotec.org.br. Acessado em 25/03/2005 MOREIRA, J.H., 2002, Modelo de Gesto para Incubao de Empresas Orientado a Capital de Risco, Dissertao de M. Sc. UFSC Universidade Federal de Santa Catarina. PMI - (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Project Management Body of Knowledge, Verso traduzida para o portugus pelo PMI-MG, Minas Gerais, Brasil, 2000. REINC Rede de Incubadoras do Rio de Janeiro, 2001, Modelo de Gesto para Incubadoras de Empresas: Uma Estrutura de Indicadores de Desempenho. Rio de Janeiro: E-Papers Servios Editoriais. SELDIN, R., 2005, Processos de Gesto da Mudana na Implantao de Sistemas Integrados de Gesto. Dissertao de M.Sc. COPPE Universidade Federal do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro. SUTTON, R. I. & STAW, B.M., 1995, What theory is not, Administrative Science Quarterly, no 40. YIN, R., 2005, Estudo de Caso: Planejamento e Mtodos. 3 ed. Porto Alegre: Bookman.