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Proyecto Automatizacin Facturacin Servicios Mxico AFASME

Acta de Constitucin del Proyecto

Elaborado por: Peter Ampuero Preparado por: Nombre de Responsable

Febrero, 2010

Proyecto Automatizacin Sistema Facturacin Mxico - AFASME


Acta de Constitucin

EO - Comercial

1. INFORMACIN GENERAL
Nombre del Proyecto Patrocinador:
Automatizacin Facturacin Servicios Mxico (AFASME) Pedro Pablo Durand

Fecha de Preparacin Fecha de Modificacin:

05/02/10 05/02/10

2. TERMINOS DE REFERENCIA
Los Procesos Comerciales de Ventas de Mxico se realizan en la actualidad de forma manual, es decir se extrae informacin del AIP, luego se consolida para finalmente ingresar la informacin en el BPCS. Ante las oportunidades de mejora registradas en la operacin, se determin empezar la automatizacin de este proceso con las reas involucradas: Logstica de Salida y el rea Comercial.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO


OBJETIVOS DEL PROYECTO

1. Integrar los servicios generados en el AIP con el BPCS


2. Automatizar la generacin de pedidos por BPCS

4. ALCANCE Y EXTENSIN DEL PROYECTO


Principales Entregables del Proyecto. De la Gestin: Iniciacin: Acta de Constitucin del Proyecto Kick off Planificacin: Gantt del Proyecto Ejecucin: Actas de Reunin Seguimiento y Control Solicitud de Cambio Cierre
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Lecciones Aprendidas Encuesta de Satisfaccin del Cliente

Del Producto: Anlisis de Requerimientos Arquitectura del Sistema (Seccin: Requerimientos Funcionales y No funcionales) Diseo Arquitectura del Sistema (Prototipos del Sistema y Arquitectura) Construccin No se construirn componentes. Pruebas Informe de Pruebas Manual de Aplicacin Implementacin Registro de Capacitacin Correo Formal de Entrega de Aplicacin. Interesados claves.
Pedro Pablo Gerente Excelencia Operacional Francisco Muoz Jefe Administracin Rafael Ruiz Planeador de Cadena

Restricciones. 1. El Proyecto debe de implementarse en 30 das tiles.


2. El Proyecto contemplara la facturacin de pedidos de capital, provincia y embalaje, para Belcorp Mxico.

Supuestos
A fin de asegurar la calidad del producto, se contar con un equipo multidisciplinario que contemple todas las reas de negocio y funcionalidades comprendidas por el proyecto.

Exclusiones. No se desarrollaran componentes para esta aplicacin.

5. FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROYECTO


Todo proyecto exitoso es el resultado de una infinidad de variables. Sin embargo, siempre pueden ser identificados aquellos factores que, por el tipo de emprendimiento o por las caractersticas particulares del mercado, determinarn que el proyecto se desarrolle exitosamente. A continuacin, se ha identificado una lista de Factores Crticos de xito (FCE) que permitirn hacer un seguimiento y control de aquellas fortalezas y debilidades que podran impactar (positiva o Yobel SCM | Metodologa de Gestin de Proyectos EO Copyright 2009 3

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negativamente) en el xito del proyecto, los cules debern ser de conocimiento de los involucrados claves del proyecto: 1. Proactividad y actitud positiva al desarrollo del proyecto de parte de todos los interesados. 2. Involucramiento, compromiso permanente y pblico los Equipos de EO Logstica y EO Comercial. 3. Los lderes de las Unidades de Negocio deben reconocer la necesidad de este proyecto y comprender los objetivos del mismo. 4. Seguimiento y Control permanente del proyecto por parte del Jefe del Proyecto. 5. Definicin de responsabilidades claras y precisas, las cuales debern ser conocidas por los integrantes del Equipo del proyecto. 6. El equipo del proyecto (Gestin Humana y TI) deber contar con la disponibilidad para participar en el proyecto, la cul ser especificada mediante el Cronograma del Proyecto y que variar mientras se desarrolle el proyecto.

6. CRONOGRAMA DEL PROYECTO


Estimacin de Fechas a Programar:
Fecha de Inicio: 28/01/2010 Fecha de Fin: 26/02/2010

7. AUTORIDAD DEL PROYECTO

Autorizacin

Pedro Pablo Durand Gerente de Excelencia Operacional

Jefe del proyecto Gustavo Horna

Comit de Seguimiento
Pedro Pablo Durand Rafael Ruiz

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8. INTEGRANTES DEL RESPONSABILIDADES


INTEGRANTES Pablo Durand Rafael Ruiz Gustavo Horna (Comercial) Marcos Zulueta (LS) Jos Retegui (TI)

EQUIPO
ROL

DEL

PROYECTO,

ROLES

RESPONSABILIDADES Supervisar el desarrollo del proyecto

Comit de Seguimiento

Jefe del Proyecto

Gestionar la iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre del proyecto Desarrollar el Acta del Reporte Semanal del Proyecto. Convocar a las reuniones semanales del equipo del proyecto. Desarrollar las actas de reuniones del proyecto. Gestionar la aprobacin formal de los entregables y de las fases de desarrollo del proyecto. Realizar el Control de la Calidad de los entregables de la Ingeniera del Proyecto

Francisco Muoz

Analista Lder

Liderar el equipo tcnico de Administracin


Mxico.

Dirigir las reuniones con las reas usuarias


para la definicin de las funciones que deber de tener el sistema.

Javier Ruiz Peter Ampuero EOC Andrs Garca LS

Analista de Procesos

Liderar el equipo tcnico del Proyecto. Dirigir las reuniones con el Equipo Tcnico

Juan Martin Challanca Johel Snchez Grados

Programadores

de Administracin Mxico. Realizar el anlisis, diseo y pruebas. Asistir a los usuarios en las pruebas de usuario de aceptacin. Monitorear la solucin de las incidencias que se presenten. Desarrollar las capacitaciones tcnicas y de usuario del sistema. Realizar los programas de Mantenimiento de Pedidos y generacin de pedidos SMG. Realizar las pruebas de las aplicaciones generadas. Elaboracin del Manual de Aplicacin.

9. FIRMAS
Nombre/Funcin Firma Fecha
5

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Pedro Pablo Durand Rafael Ruiz Francisco Muoz Gustavo Horna Marcos Zulueta Peter Ampuero

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